Accountants play three different roles within organizations.

They use accounting

systems to record event s and transactions so that useful information can be
provide d to decision makers.

Accountants also assist in the design and development of accounting systems, and
some accountants verify that the information generated is accurate and that the
systems are functioning properly. In this last role accountants are per forming an
audit function.Auditors evaluate internal control systems so that they can play the
appropriate nature, extent and timing of their audit activities.

Internal control

In general internal control comprises all elements of an organization that are

designed to provide a reasonable assurance (not an absolute assurance) that
management goals and objectives are met.

An internal control system is comprised of three components: control environment,

accounting system, and control procedures. Management ́s attitude about control
is the single most important factor in the control environment. If management
demonstrates by its actions that controls are important, then the other members of
the organization will believe that controls really are important. Accounting systems
should provide control features. For example, the double entry procedure which
requires that debits a l ways equal credits in a transaction helps to ensure that the
general ledger is always in balance. Control procedures are the activities tha t
management has prescribed to ensure that their goals and objectives are met.

Taken together controls should ensure that:

1. Transactions are executed in accordance with management ́s general or

specific authorizations;

2. Accounting records are accurate and co mplete so that financial statements,

which present fairly the financial position, results of operations, and changes in
cash flow, can be prepared;
3. Assets are safeguard;

4. Management ́s goals and objectives are met.

Control procedures can be either preventive , detective, or corrective. Preventive

controls prevent irregularities before they occur. For example, a previous control
may be designed to prevent the execution of an authorized or fraudulent
transaction. Detective controls identify problems after they have occurred. The
preparation of a trial balance is a detective control. The trial balance indicates
when the general ledger is out of balance, but it does not prevent the error which
caused the general ledger to be out of balance. Corrective controls prov ide the
information necessary to correct problems which have been detected.

The audit trail is one of the most important corrective controls in an auditing
system. The audit trail consists of all of the information which makes it possible to
trace a tran saction backwards through the accounting system from a general
ledger posting to the source documents and even the original transaction.

One of the most important preventive controls is the segregation of incompatible

functions.Accounting functions are incompatible when a person has access to
assets and the corresponding accounting records. Other important control
procedures include inventory counts (a detective control to determine if the
physical quantity on hand is the same as that shown in the account ing records),
and transaction review and approval (another detective control).

Auditing

Auditing is the process of gathering sufficient, competent evidence to allow an

auditor to express an opinion on the fairness of financial statements. Management
is r esponsible for the design and operation of their accounting system, for the
control procedures which protect that system, and for the financial statements
which are generated by that system. The auditors are responsible for expressing
an opinion on those financial statements.
 As noted above, auditors study and test internal control systems so that they can
plan their audit activities. However, the tests of controls do not provide the auditors
with the evidence that they require to express an opinion on the financial
statements. Auditors use substantive tests to gather this evidence.

Analytic review, test of transactions, and tests of account balances are substantive
tests. Analytic review tests examine relationships between related accounts and
amounts. Fo r example, if sales have increased by 20% over the past year, then
the auditors would assume that cost of goods sold should have increased. If sales
increased by 20% but cost of goods sold decreased over the same period by 15%
then the auditors might conc lude that an error may have occurred in the
accounting records and would perform further tests of the sales and cost of goods
sold accounts. Analytic review tests are used to identify areas that require
additional audit work.

Test of account balances are performed when the auditors can gather high quality
evidence about an account balance from external or third parties. For example, the
auditors For example, auditors can verify the final cash balance with the bank
where the audit client's cash accounts are located. Sometimes it is not possible to
gather competent evidence from third parties. In these cases, the auditor must
perform transaction tests.

For example, in most cases it would be impossible to confirm sales for the year
with all customers of the customer. How would you confirm sales with customers at
a clothing store? It would be almost impossible.

Auditors perform transaction tests by examining documents prepared during

transaction processing. To test sales transactions, an auditor can examine
customer purchases or documents, shipping documents, invoices and subsequent
customer payments. Once the auditors feel they have gathered sufficient
competent evidence, they then express their opinion on the financial statements.

Both the internal and external auditors issue opinions on the financial statements.
Internal auditors, employees of the company that perform audit functions, also
perform operational audits that evaluate the efficiency and effectiveness of
operations. External auditors in the United States must have a license as Certified
Public Accountants (CPA) by a state to perform their audit function. In Mexico they
are called public accountants or public accounting graduates. Internal auditors may
be CPA but it is not mandatory that they be in the United States. In any case,
auditors perform an important social function

Elaborado por: M.B. Olga Margarita Ruiz Catedrática del IPN

Los contadores desempeñan tres roles diferentes dentro de las organizaciones.

Usan sistemas de contabilidad para registrar eventos y transacciones, de modo

que se pueda proporcionar información útil a los responsables de la toma de
decisiones.

Los contadores también ayudan en el diseño y desarrollo de sistemas contables, y

algunos contadores verifican que la información generada sea precisa y que los
sistemas funcionen correctamente.

En este último papel, los contadores están realizando una función de auditoría.
Los auditores evalúan los sistemas de control interno para que puedan jugar la
naturaleza apropiada, la extensión y el momento de sus actividades de auditoría.

Control interno

En general, el control interno comprende todos los elementos de una organización

que están diseñados para proporcionar una seguridad razonable (no una garantía
absoluta) de que se cumplen las metas y los objetivos de la administración. Un
sistema de control interno se compone de tres componentes: entorno de control,
sistema de contabilidad y procedimientos de control. La actitud de la
administración sobre el control es el factor más importante en el entorno de
control. Si la gerencia demuestra por sus acciones que los controles son
importantes, entonces los otros miembros de la organización creerán que los
controles realmente son importantes. Los sistemas de contabilidad deben
proporcionar funciones de control. Por ejemplo, el procedimiento de doble entrada
que requiere que los débitos de la misma manera créditos en una transacción
ayuda a garantizar que el libro mayor siempre está en equilibrio. Los
procedimientos de control son las actividades que la administración ha prescrito
para asegurar que se cumplan sus metas y objetivos.

Los controles tomados juntos deben asegurar que: 1. Las transacciones se

ejecuten de acuerdo con las autorizaciones generales o específicas de la
administración;
2. Los registros contables son exactos y están completos, de modo que se pueden
preparar los estados financieros, que presentan de forma equitativa la situación
financiera, los resultados de las operaciones y los cambios en el flujo de efectivo;

3. Los activos son salvaguardados;

4. Las metas y objetivos de la administración se cumplen. Los procedimientos de

control pueden ser preventivos, detectives o correctivos. Los controles preventivos
previenen las irregularidades antes de que ocurran. Por ejemplo, un control previo
puede diseñarse para evitar la ejecución de una transacción autorizada o
fraudulenta. Los controles detectives identifican los problemas después de que
ocurrieron. La preparación de un balance de prueba es un control de detective. El
saldo de prueba indica cuándo el libro mayor está fuera de balance, pero no
previene el error que causó que el libro mayor esté fuera de balance. Los controles
correctivos proporcionan la información necesaria para corregir los problemas que
se han detectado. La pista de auditoría es uno de los controles correctivos más
importantes en un sistema de auditoría. La pista de auditoría consiste en toda la
información que hace posible rastrear una transacción hacia atrás a través del
sistema de contabilidad desde la contabilización del libro mayor hasta los
documentos de origen e incluso la transacción original. Uno de los controles
preventivos más importantes es la segregación de funciones incompatibles. Las
funciones de contabilidad son incompatibles cuando una persona tiene acceso a
los activos y los registros contables correspondientes. Otros procedimientos de
control importantes incluyen los recuentos de inventario (un control de detective
para determinar si la cantidad física disponible es la misma que la mostrada en los
registros de cuenta), y la revisión y aprobación de la transacción (otro control de
detective). Auditoría La auditoría es el proceso de reunir suficiente evidencia
competente para permitir que un auditor exprese una opinión sobre la
imparcialidad de los estados financieros. La administración es responsable del
diseño y operación de su sistema contable, de los procedimientos de control que
protegen a ese sistema y de los estados financieros que genera dicho sistema.
Los auditores son responsables de expresar una opinión sobre dichos estados
financieros. Como se señaló anteriormente, los auditores estudian y prueban los
sistemas de control interno para que puedan planificar sus actividades de
auditoría. Sin embargo, las pruebas de los controles no proporcionan a los
auditores la evidencia que requieren para expresar una opinión sobre los estados
financieros. Los auditores usan pruebas sustantivas para reunir esta evidencia. La
revisión analítica, la prueba de transacciones y las pruebas de saldos de cuentas
son pruebas sustantivas. Las pruebas de revisión analítica examinan las
relaciones entre cuentas relacionadas y montos. Por ejemplo, si las ventas han
aumentado en un 20% durante el año pasado, entonces los auditores asumirían
que el costo de los bienes vendidos debería haber aumentado. Si las ventas
aumentaron en un 20% pero el costo de los bienes vendidos disminuyó durante el
mismo período en un 15%, los auditores podrían concluir que se pudo haber
producido un error en los registros contables y realizar más pruebas de las ventas
y el costo de las cuentas vendidas. Las pruebas de revisión analítica se utilizan
para identificar áreas que requieren trabajo de auditoría adicional. La prueba de
saldos de cuenta se realiza cuando los auditores pueden reunir evidencia de alta
calidad sobre un saldo de cuenta de terceros o externos. Por ejemplo, los
auditores
Por ejemplo, los auditores pueden verificar el saldo de caja final con el banco
donde se encuentran las cuentas de efectivo del cliente de auditoría. Algunas
veces no es posible reunir evidencia competente de terceros. En estos casos, el
auditor debe realizar pruebas de transacciones. Por ejemplo, en la mayoría de los
casos sería imposible confirmar las ventas del año con todos los clientes del
cliente. ¿Cómo confirmaría las ventas con los clientes de una tienda de ropa?
Sería casi imposible.

Los auditores realizan pruebas de transacciones mediante el examen de

documentos preparados durante el procesamiento de transacciones.

Para probar las transacciones de venta, un auditor puede examinar las compras o
documentos del cliente, los documentos de envío, las facturas y los pagos
posteriores del cliente.

Una vez que los auditores sienten que han reunido suficiente evidencia
competente, entonces expresan su opinión sobre los estados financieros.

Tanto los auditores internos como externos expiden opiniones sobre los estados
financieros.

Los auditores internos, empleados de la propia empresa que realizan funciones de

auditoría, también realizan auditorías operativas que evalúan la eficiencia y la
efectividad de las operaciones. Los auditores externos en los Estados Unidos
deben tener una licencia como Contadores Públicos Certificados (CPA) por un
estado para desempeñar su función de auditoría. En México se llaman contadores
públicos o licenciados en contaduría pública. Los auditores internos pueden ser
CPA pero no es obligatorio que lo sean en los Estados Unidos. En cualquier caso,
los auditores realizan una función social importante