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10.

2 Administración de los activos a corto plazo


10.2.1 Perspectiva administrativa
10.2.2 Administración del efectivo
10.2.3 El presupuesto de efectivo
10.2.4 Técnicas de administración del efectivo
10.2.5 Valores negociables
- Fundamento de la posesión de valores
- Características de los valores negociables
- Tipos de valores negociables
10.2.6 Administración de crédito
- Política de crédito
- Control de las cuentas por cobrar
- Análisis de los cambios propuestos en la política de crédito
10.2.7 Administración del inventario
- Tipo de inventario
- Nivel óptimo de inventario
- Sistemas de control de inventarios
10.2.2 Administración del efectivo
El efectivo es el recurso más importante que posee toda empresa, por lo cual
su administración correcta es esencial para la adecuada y eficaz operatividad de la
misma.
El efectivo es lo que permite que la empresa invierta, compre archivos,
mercancías, materias primas, pago de nómina, pago de pasivos, etc.
La empresa tiene el deber de contar con el efectivo suficiente para cubrir sus
necesidades mínimas, como también debe disponer de efectivo extra para tender
eventuales necesidades adicionales.
La empresa debe tener cuidado de no tener efectivo en exceso ya que con el
paso del tiempo se genera una erosión en el valor adquisitivo del mismo y la mejor
manera de mantener un balance en las cantidades de efectivo es invertirlo ya sea
en nuevos equipos, mejoras en las instalaciones, etc.
(https://www.gerencie.com/administracion-del-efectivo.html)

10.2.3 El presupuesto de efectivo


También conocido como flujo de caja proyectado, es un presupuesto que
muestra el pronóstico de las futuras entradas y salidas de efectivo de una empresa,
para un periodo de tiempo determinado.
Este presupuesto nos muestra la futura disponibilidad del efectivo, lo cual nos
permite saber si vamos a tener un déficit o un excedente y, en base a ello, poder
tomar las decisiones adecuadas.
(https://www.uv.mx/personal/alsalas/files/2013/02/Presupuestos-de-
Efectivo.pdf)
10.2.4 Técnicas de administración del efectivo
Se usan para reducir al mínimo los requerimientos de efectivo de la empresa, a
través de ciertas imperfecciones en los sistemas de cobros y pagos.
El objetivo principal de estas técnicas es el de disminuir o minimizar las
necesidades de financiamiento negociado de la empresa, aprovechando ciertos
defectos de los sistemas de cobro y pago.

Medios de cobro Medios de pago

Cheques
Deposito en cuenta corriente
Notas de debito
Sistema interbancario de pagos

Tarjetas de créditos
Envío por correo

Transferencias interbancarias
Recepción directa

Bancos (pago a proveedores)


Giros del exterior

Administradoras de pago
Cobradores
Saldo cero -> cuenta que mantiene
saldo cero y recibe transferencias de
Servipagos
una cuenta principal

Tarjetas de crédito

Nota de crédito

(https://prezi.com/ukfxmnxv3azw/tecnicas-de-la-administracion-del-efectivo/)

10.2.5 Valores negociables

Los valores negociables son instrumentos del mercado monetario que pueden
convertirse fácilmente en efectivo. Los valores negociables hacen parte de los
activos corrientes de la empresa.

La empresa puede tener diferentes impulsos para invertir u obtener valores


negociables entre los cuales el más importante es el de mantener liquidez en
cualquier momento. Esta motivación también se basa en la premisa de que una
empresa debe tratar de obtener rendimientos sobre fondos temporalmente
inactivos.
(http://www.ejemplode.com/59-finanzas/2855-
ejemplo_de_valores_negociables.html)

- Fundamento de la posesión de valores


El fundamento de la posesión lo tenemos que entroncar con la protección
posesoria, es decir, tenemos que ver porqué se protege a la posesión y cuáles son
los criterios jurídicos civiles que se establecen para que puedan darse la defensa de
la posesión.
- Características de los valores negociables

Las características básicas de los valores negociables dependen del grado de su


posible comercialización. Para que un valor sea verdaderamente negociable debe
tener dos características básicas, un mercado fácil con amplitud y capacidad para
reducir al mínimo la cantidad de tiempo necesaria para convertirlo en efectivo y la
probabilidad de perdida en su valor, ya que si el precio de mercado que se recibe al
liquidar un valor se desvía significativamente del monto invertido este no será
atractivo para la empresa.

- Tipos de valores negociables

El tipo de valores negociables que compra una empresa depende en gran


medida del motivo de la compra y se basan en motivos de seguridad, de
transacciones y la especulación.
(https://www.gestiopolis.com/valores-negociables/)
10.2.6 Administración de crédito

La mayoría de las empresas encuentran que es necesario ofrecer créditos para


conservar los clientes y atraer mueva clientela. Las condiciones de crédito pueden
variar entre campos industriales diferentes, pero las empresas dentro del mismo
campo industrial generalmente ofrecen condiciones de crédito similares. Las ventas
a crédito, que dan como resultado las cuentas por cobrar, normalmente incluyen
condiciones de crédito que estipulan el pago en un numero determinado de días.
Aunque todas las cuentas por cobrar no se cobran dentro del periodo de crédito, la
mayoría de ellas se convierten en efectivo en un plazo inferior a un año; en
consecuencia, las cuentas por cobrar se consideran como activos circulantes de la
empresa.

- Política de crédito
Son todos aquellos lineamientos técnicos que utiliza el gerente financiero de
una empresa, con el fin de otorgar facilidades de pago a un cliente determinado. La
misma que implica la determinación de la selección de crédito, las normas de
crédito y las condiciones de crédito.

La política de crédito de una empresa da la pauta para determinar si debe


concederse crédito a un cliente y el monto de éste. La empresa no debe solo
ocuparse de los estándares de crédito que establece, sino también de la utilización
correcta de estos estándares al tomar decisiones de crédito. Deben desarrollarse
fuentes adecuadas de información y métodos de análisis de crédito. Cada uno de
estos aspectos de la política de crédito es importante para la administración exitosa
de las cuentas por cobrar de la empresa. La ejecución inadecuada de una buena
política de créditos o la ejecución exitosa de una política de crédito
deficientes no producen resultados óptimos.
(https://www.gestiopolis.com/administracion-analisis-y-politicas-de-credito/)

- Control de las cuentas por cobrar


 Estos documentos deben ser aprobados por un funcionario capaz, antes
de aceptarlos, variarlos, renovarlos o darlos de baja.
 Estos documentos deben ser registrados detalladamente.
 Conciliar, cuando menos una vez al mes, el auxiliar con la cuenta control.
 Registrar el descuento de documentos.
 Revisar periódicamente los pagos vencidos.
 El control interno sobre las cuentas por cobrar se ve fortalecido por una
división de funciones, de manera que los diferentes departamentos o
individuos son responsables por:
* Control de los pedidos de los clientes
* La aprobación del crédito * La entrega de mercancía
* La función del despacho * La función de facturación

10.2.7 Administración de inventarios


La administración de un inventario es un punto determinante en el manejo
estratégico de toda organización, tanto de prestación de servicios como de
producción de bienes.
Los objetivos fundamentales de la gestión de inventarios son:

 Reducir al mínimo "posible" los niveles de existencias y


 Asegurar la disponibilidad de existencias (producto terminado,
producto en curso, materia prima, insumo, etc.) en el momento justo.
- Tipos de inventarios
*Clasificación según su nivel de terminación
Los inventarios se pueden catalogar según su grado de terminación en:

 Inventarios de Materias Primas


 Inventarios de Insumos y Materiales (Materias primas de segundo
orden)
 Inventarios de Productos en proceso
 Inventarios de Productos terminados
 Inventarios de Productos en Embalaje

Clasificación según su localización respecto a las instalaciones de la empresa

 Inventario en tránsito: Aquellas unidades pertenecientes a la empresa,


y que no se encuentran en sus instalaciones físicas destinadas como su
ubicación puntual, por ejemplo: Mercancía en ruta, en control de
recepción (y su ubicación puntual es otra), en transporte interno, en
paqueteo, etc.
 Inventario en planta: Son todas las unidades bajo custodia de la empresa
y que se encuentran en sus instalaciones físicas puntuales, por ejemplo:
Almacén de materias primas, almacén intermedio, almacén de
embalaje, almacén de herramientas, almacén de mantenimiento, etc.

Clasificación según su función


Según la funcionalidad, los inventarios pueden clasificarse en:

 Inventario Operativo: Es el conjunto de unidades que surgen del


reaprovisionamiento de las unidades que son vendidas o utilizadas en la
producción.

 Inventario de Seguridad: Es aquel inventario del cual se dispone para


responder a las posibles fluctuaciones de la demanda y/o a los retrasos
que pueden presentarse en los procesos de reabastecimiento por parte
de los proveedores.
- Nivel óptimo de inventario

Para lograr la eficiencia en el manejo de la materia prima, y que el producto


final tenga un costo adecuado por este concepto, cada empresa debe fijar
una política para el manejo de los inventarios, teniendo en cuenta las condiciones
en las cuales desarrolla su objeto social.

Una política eficiente de inventarios es aquella que planea el nivel óptimo de la


inversión en inventarios y mediante el control se asegura de que los niveles
óptimos si se cumplen.

Nivel Óptimo de Inventario:

Es aquel nivel que permite satisfacer plenamente las necesidades de la


empresa con la mínima inversión.

- Sistemas de control de inventarios

El objetivo de la administración de inventarios, es tratar de equilibrar la


inversión en inventarios y la demanda real del producto o servicio ofertado, de
manera que se satisfagan de forma eficiente, las necesidades tanto a nivel
empresarial como de los clientes. Para lograr este objetivo, las organizaciones
deben desarrollar métodos y técnicas de control de inventarios. A continuación se
explican diversos métodos de control de los inventarios:
• EL MÉTODO ABC, EN LOS INVENTARIOS:

Este consiste en efectuar un análisis de los inventarios estableciendo capas de


inversión o categorías con objeto de lograr un mayor control y atención sobre los
inventarios, que por su número y monto merecen una vigilancia y atención
permanente.

El análisis de los inventarios es necesario para establecer tres (03) grupos de


productos: el A, B y C. Los grupos deben establecerse con base al número de
partidas y su valor. Generalmente el 80% del valor del inventario está representado
por el 20% de los artículos y el 80% de los artículos representan el 20% de la
inversión.

Los artículos “A” incluyen los inventarios que representan el 80% de la


inversión y el 20% de los artículos, en el caso de una composición 80/20. Los
artículos “B”, con un valor medio, abarcan un número menor de inventarios que los
artículos “C” de este grupo y por último los artículos “C”, que tienen un valor
reducido y serán un gran número de inventarios.

Este sistema permite administrar la inversión en tres categorías o grupos para


poner atención al manejo de los artículos “A”, que significan el 80% de la inversión
en inventarios, para que a través de su estricto control y vigilancia, se mantenga o
en algunos casos se llegue a reducir la inversión en inventarios, mediante una
administración eficiente.

• DETERMINACIÓN DEL PUNTO DE REORDEN:

Como transcurre algún tiempo antes de recibirse el inventario ordenado, el


director de finanzas debe hacer el pedido antes de que se agote el presente
inventario considerando el número de días necesarios para que el proveedor reciba
y procese la solicitud, así como el tiempo en que los artículos estarán en tránsito.

El punto de reorden se acostumbra a manejar en las empresas industriales,


que consiste en la existencia de una señal al departamento encargado de colocar
los pedidos, indicando que las existencias de determinado material o artículo han
llegado a cierto nivel y que debe hacerse un nuevo pedido.
Existen muchas formas de marcar el punto de reorden, que van desde, una
señal, papel, tarjeta, o una requisición colocada en los casilleros de existencias o en
pilas de costales, y las mismas indican, que debe hacerse un nuevo pedido, hasta las
formas más sofisticadas como lo es llevar las existencias del inventario a través de
programas de computadora.

Algunas herramientas de este control de inventarios son:

La requisición viajera: El objetivo de esta es el ahorrar mucho trabajo


administrativo, pues de antemano se fijaron puntos de control y aprobación para
que por este medio se finquen nuevos pedidos de compras y que no lleguen a faltar
materiales o artículos de los inventarios en las empresas.

Existen dos sistemas básicos que se usan la requisición viajera para reponer las
existencias, éstos son:

• Órdenes o pedidos fijos. En éste el objetivo es poner la orden cuando la


cantidad en existencia es justamente suficiente para cubrir la demanda máxima que
puede haber durante el tiempo que pasa en llegar el nuevo pedido al almacén.

• Resurtidos periódicos. Este sistema es muy popular, en la mayoría de los


casos cuando se tiene establecido el control de inventarios perpetuo. La idea
principal de este sistema es conocer las existencias.

• EXISTENCIAS DE RESERVA O SEGURIDAD DE INVENTARIOS:

La mayoría de las empresas deben mantener ciertas existencias de seguridad


para hacer frente a una demanda mayor que la esperada. Estas reservas se crean
para amortiguar los choques o situaciones que se crean por cambios impredecibles
en las demandas de los artículos.

Los inventarios de reserva a veces son mantenidos en forma de artículos


semiterminados para balancear los requerimientos de producción de los diferentes
procesos o departamentos de que consta la producción y así poder ajustar las
programaciones de la producción y surtir a tiempo.
Por lo regular es imposible poder anticipar todos los problemas y fluctuaciones
que pueda tener la demanda, aunque es muy cierto que los negocios deben tener
ciertas existencias de reserva si no quieren tener clientes insatisfechos.

La existencia de reserva de inventarios es un precio que pagan las empresas


por la filosofía de servicio a la clientela que produce un incremento en la
participación del mercado que se atiende.

• CONTROL DE INVENTARIOS JUSTO A TIEMPO:

En el control de inventarios justo a tiempo, la idea es que se adquieran los


inventarios y se inserten en la producción en el momento en que se necesitan. Esto
requiere de compras muy eficientes, proveedores muy confiables y un sistema
eficiente de manejo de inventarios.

Una compañía puede reducir su producción en proceso mediante una


administración más eficiente, esto se refiere a factores internos. Se pueden reducir
las materias primas necesarias gracias a una mayor eficiencia interna, pero esto se
refiere mayormente a factores externos. Con un trabajo en equipo que incorpore
proveedores de confianza, se puede rebajar la cantidad de materias primas,
respecto a los artículos terminados, podemos decir que si se reabastecen con
rapidez, se reduce el costo de quedarse sin existencias y de la misma manera se
reducen los inventarios de éste tipo.

(https://www.gestiopolis.com/administracion-inventarios/)