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Cabinet FIN

N-IGS
Audit, Conseil, Développeme
ent et Formatio
on - Informatiq
que de Gestionn
889 pte Route de Carpe
entras - 84210 Perrnes les Fontaines - Tél 04.90.66.46.5
55 - Fax 04.90.66.446.55
web : www.fin-iggs.com - mail : con
ntact@fin-igs.com

Étude
e n° 20
0x-021

en
n date du 18/01/20
0XX

Cahier ddes charg


c ges
« Applic
A cation XXX
XX-Afffaires »

XXXX - Ville-de-L.

Le p
présent do
ocument comporte
c 57 pages
s, y comprris la pag e de gard
de. Il
annu
ule et reemplace toutes
t le s propositions antérieures réaliséess et
remises à ce jour au client ci-deessus nom
mmé.

Siret 3
329.229.702.0025 – TVA Intracom FR
R04.329.229.702 - N
NAF 74.1G - URSS
SAF Vaucluse 2424
457 – N° déclarationn formateur 93.84.0
00227.84
Etudde n° 20X X-021
Cahie
er des chaarges logiciel
XXXXX - Ville-d
de-L.

Table d
des matièr
m res
1 Cadre de l’étude ................... ................................................ ..................... 5
1.1 La so
ociété XXXX ............. ................................................ ..................... 5
1.2
2 Problématique ................. ................................................ ..................... 5
2 Objectifs ................................ ................................................ ..................... 5
3 Approche e de l’étud de ............. ................................................ ..................... 6
4 Acteurs et
e rôles .................... ................................................ ..................... 6
5 Etude de l’existant ............... ................................................ ..................... 8
5.1 Systè
ème et obje ets............ ................................................ ..................... 8
2
5.2 Modèèle concepttuel de don nnées ...................................... ..................... 8
5.2.1 T
Tables avec liaisons permanentes ........................... ..................... 8
5.2.2 T
Tables non n reliées de e façon perrmanente ................. ..................... 9
5.3 Modèèle relationnel de don nnées ....................................... ..................... 9
6 Domaines s de l’étud de ............ ................................................ ................... 11
7 Terminolo ogie reten nue ........... ................................................ ................... 11
8 Spécificaations générales ..... ................................................ ................... 12
8.1 gation ....................... ................................................ ................... 12
Navig
8.2
2 Foncttionnalités ................ ................................................ ................... 13
9 La gestioon des affa aires ........ ................................................ ................... 15
9.1 Organnisation gé énérale ..... ................................................ ................... 15
9.2
2 La ge
estion des données
d d
de référenc ce ............................. ................... 17
9.2.1 A
Agences ................... ................................................ ................... 17
9.2.2 C
Calendrier ................ ................................................ ................... 17
9.2.3 P
Paramètres s .............. ................................................ ................... 17
9.2.4 Z
Zones ....................... ................................................ ................... 17
9.2.5 C
Chargés d’affaires .... ................................................ ................... 18
9.2.6 P
Personnel ................. ................................................ ................... 18
9.2.7 A
Affaires ..................... ................................................ ................... 18
9.2.8 C
Clients et contacts
c .... ................................................ ................... 18
9.2.9 F
Fournisseu urs ............ ................................................ ................... 18
9.2.10 Produits
P .................... ................................................ ................... 18
9.3 La ge
estion des devis d ....... ................................................ ................... 19
9.3.1 P
Principe dees fichiers d devis attac chés ......................... ................... 19
9.3.2 C
Création d’un devis .. ................................................ ................... 19
9.3.3 D
Détail d’un devis....... ................................................ ................... 21
9.3.4 Impression d’un deviss .............................................. ................... 21
9.3.5 G
Gestion des évolution ns de devis s .............................. ................... 22
9.3.6 Impression d’un aven nant .......................................... ................... 22
9.3.7 Impression d’un accu usé de réce eption de commande
c e client ......... 23
9.3.8 Impression d’un Proccès verbal de d recette ................ ................... 23
9.4
4 La ge
estion des commande
c es fourniss seurs (acha ats) .......... ................... 23
9.4.1 C
Création d’une comm mande fournisseur .................... ................... 23
9.4.2 M
Modificatio n d’un BC ................................................ ................... 24
9.4.3 Impression d’un BC.. ................................................ ................... 24

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9.4.4 Impression d’un bon d de travaux x ............................... ................... 24


9.4.5 Impression des éléme ents manq quants sur devis ....... ................... 24
9.4.6 Impression des comm mandes fou urnisseurs de fin de m mois ........... 25
9.4.7 P
Pointage dees comma andes fourn nisseurs ................... ................... 25
9.4.8 Impression du pointag ge des com mmandes fournisseuurs ............... 26
9.4.9 G
Gestion des comman ndes fournisseurs parr devis ..... ................... 26
9.5 La ge
estion des chantiers
c . ................................................ ................... 26
9.5.1 G
Gestion d’uun chantierr ............................................... ................... 26
9.5.2 P
Pointage heebdomada aire (heures et déplac cements) . ................... 26
9.5.3 Impression pointage hebdomad daire ......................... ................... 27
6
9.6 La ge
estion des livraisons . ................................................ ................... 27
9.6.1 C
Création d’un bon de livraison client c ........................ ................... 27
9.6.2 Impression d’un bon d de livraison client .................... ................... 27
10 Gestion ded la factu uration ..... ................................................ ................... 28
10
0.1 Organ nisation gé énérale ..... ................................................ ................... 28
10
0.2 Etat des
d comma andes à fa acturer ...................................... ................... 28
10
0.3 Gestion des com mmandes à facturer ................................ ................... 28
10
0.4 Impre ession de facture
f ...... ................................................ ................... 29
10
0.5 Etat des
d factura ations et de es comman ndes terminées........ ................... 29
11 Le suivi de
d gestion n ............... ................................................ ................... 30
11
1.1 Organ nisation gé énérale ..... ................................................ ................... 30
11
1.2 Gestion des pré évisions pa ar comman nde ........................... ................... 30
1.3 Etats pour contrrôle de sai sie ........................................... ................... 30
11
11
1.4 Etats de gestion n .............. ................................................ ................... 31
11
1.5 Etat rentabilité
r ................. ................................................ ................... 31
12 Les impriimés de ge estion ..... ................................................ ................... 31
13 Administration et sécurité
s ... ................................................ ................... 33
13
3.1 Accèss à l’applic cation........ ................................................ ................... 33
13
3.2 Gestion des sau uvegardess ............................................... ................... 33
13
3.3 Contrraintes rése eau .......... ................................................ ................... 33
13
3.4 Gestion des inc cidents ...... ................................................ ................... 33
13.4.1 Réseau
R .................... ................................................ ................... 33
13.4.2 Matériel
M .................... ................................................ ................... 33
13.4.3 Système
S ett SGBD .... ................................................ ................... 34
13.4.4 Requêtes
R ................. ................................................ ................... 34
13.4.5 Logiciel
L ..................... ................................................ ................... 34
14 Organisation des données d .. ................................................ ................... 35
14
4.1 Structure des do onnées .... ................................................ ................... 35
14
4.2 Table es permane entes ....... ................................................ ................... 35
14
4.3 Table es de mouv vements ... ................................................ ................... 35
14
4.4 Table es de param métrages . ................................................ ................... 35
14
4.5 Modè èle de donn nées......... ................................................ ................... 37
4.6 Détail conceptuel des tablles ........................................... ................... 38
14
14
4.7 Archivvage de do onnées .... ................................................ ................... 38
15 Fonctionn nalités de l’applicattion .......................................... ................... 39
15
5.1 Menu us ............................. ................................................ ................... 39

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15.1.1 Menus
M « Chargé d’aff ffaires » .................................... ................... 39
15.1.2 Menu
M admiinistrateur ................................................ ................... 41
15.1.3 Menu
M respo onsable fa acturation .................................. ................... 42
15
5.2 Interfa
ace et cha arte graphiq que .......................................... ................... 42
15.2.1 Couleurs
C .................. ................................................ ................... 42
15.2.2 Formes
F boutons et fe enêtres ..................................... ................... 42
15.2.3 Fenêtre
F typpe ............. ................................................ ................... 43
15.2.4 Aide
A et bullles d’aide . ................................................ ................... 45
15.2.5 Curseurs
C .................. ................................................ ................... 46
15.2.6 Ordre
O de ta abulation .. ................................................ ................... 46
15 ons ........................... ........................... Errreur ! Sign
5.3 Editio net non dé éfini.
15.3.1 Sélection
S destination
d ................................................ ................... 47
15.3.2 Nombre
N d’eexemplaire es ............................................. ................... 47
15.3.3 Limitation
L ................. ................................................ ................... 47
15
5.4 Règle es de validation et de e navigation.............................. ................... 47
15.4.1 Création
C – Nouvelle ffiche ......................................... ................... 47
15.4.2 Modificatio
M n .............. ................................................ ................... 47
15.4.3 Suppressio
S on ............. ................................................ ................... 47
15.4.4 Fiche
F suiva ante et préccédente ................................... ................... 48
15.4.5 Liste
L – Tri – Consulta ation ......................................... ................... 48
15.4.6 Recherche
R – Filtrage ................................................ ................... 48
16 Implantattion physique ......... ................................................ ................... 49
16
6.1 Moteu ur de base e de donné ée ............................................. ................... 49
16
6.2 Systèème d’explo oitation .... ................................................ ................... 49
6.3 Réseau............................ ................................................ ................... 49
16
16
6.4 Postee serveur .................. ................................................ ................... 50
16
6.5 Postees utilisateu urs ........... ................................................ ................... 50
16
6.6 Périphériques d’impressio
d on ............................................. ................... 50
17 Migrationn ............................... ................................................ ................... 51
17
7.1 Intégrration direc cte ........... ................................................ ................... 51
17
7.2 Procé édures de migration sspécifique ................................ ................... 51
7.3 Outilss et règles ................ ................................................ ................... 51
17
18 Phase traansitoire .................. ................................................ ................... 52
8.1 Formation ........................ ................................................ ................... 52
18
18
8.2 Recette............................ ................................................ ................... 52
18.2.1 Règles
R et organisatio
o on ............................................. ................... 52
18.2.2 Dérouleme
D nt de la pé ériode de RecetteR .................... ................... 54
18.2.3 Prolongatio
P on et gestio on des inciidents ...................... ................... 55
18.2.4 Garantie
G ................... ................................................ ................... 55
18.2.5 Transfert
T des sourcess .............................................. ................... 55
19 Planning ................................ ................................................ ................... 55
20 Annexes ................................ ................................................ ................... 57
20.1.1 Volume
V de données . ................................................ ................... 57

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1 C
Cadre de l’étude
e
Le p
présent cah
hier des chharges se place dan
ns le cadre
e de la repprise du log
giciel
de g
gestion d’a
affaires dee la sociétté XXXX, à son profit y com mpris pourr ses
agen
nces et de la société associée XXTEC.

1.1 La sociiété XXXX


X

La ssociété XX XXX conçoit, réalise e et assure le suiv vi d’installaations dan


ns le
dom
maine de l'éélectricité des
d réseau ux et de l'informatique
e.
Les sites de la
a société XX XXX sont :
• Siège social : Ville e-de-L.
• Agences : xxx,xx,x xx,xx,xx
• La socié été XTEC

Effecctif global : environ 75 personnnes à ce jour, dont les acteurrs suivants


s qui
sero
ont amenéss à utiliser l’applicatio
on :
• PDG ST
• Assista ante de Direction JG
• Compttable AO
• Comm mercial PC
• Directe eur Technique RI
• Chargé é d’affaires
s JMT
• Chargé é d’affaires
s AA
• Respo onsable Qu ualité BM
• Service DAO MY
• Service DAO BM

1.2 Problém
matique
La ssociété XX XXX dispose actue ellement d’une
d application dee gestion des
chan
ntiers réalissée en inte
erne sous M
Microsoft Access
A 97.

Cettee application est pro


otégée par un systèm me de grouupe de travvail. De ce
e fait,
l’app
plication est utilisable en exp ploitation, mais sa maintenanc
m ce est ren ndue
impoossible en raison de e la méco onnaissanc ce des coddes de prootection par la
socié
été XXXX.
De plus, la clé d’activation de e l’applicaation rend
d difficilem
ment utilis
sable
l’app
plication de
epuis débuut janvier 2 004.

2 O
Objectifss
Le p
présent ca
ahier des charges
c dé
éfinit les règles
r de gestion, lees modèles de
donn
nées, les traitements
t s et foncti onnalités de base, la sécuritéé ainsi que
e les

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moddalités d’im
mplantation
n physique
e de la no
ouvelle app
plication aattendue par la
socié
été XXXX.

L’objjectif atten
ndu par la société XX XXX est de disposer d’un logicciel de gestion
des chantiers présentant
p t les grand es fonction
ns suivante
es :
• Gestion n des deviss pour les clients
• Gestion n des acha ats aux fou
urnisseurs
• Gestion n des chan ntiers
• Gestion n des livraiisons
• Gestion n des misees en factu ration
• Gestion n prévision
nnelle de ccharges et produits

Les attentes so
ont :
• Reprise e des foncttionnalités existantes
s
• Améliorations fon nctionnelless
• Récupé ération des s données utiles dans le nouve
eau systèm
me
• Utilisation en mullti-sites ave
ec bases de
d donnée centraliséees
• Sécuritté des accè ès aux donnnées
• Facilité
é d’utilisatio
on

Le p
produit doit permettre
e une évolu
ution des fo
onctionnalités.

Le p
présent doccument dé écrit les spé écifications
s organisaationnelles,, fonctionnelles
et te
echniques relatives à la reprisse de l’ex xistant. Si des élémeents nouve eaux
appaaraissent lo
ors des en
ntretiens, ills seront consignés
c et
e traités ddans une étude
é
complémentairre.

3 A
Approch
he de l’éttude
En rraison dess éléments s exposés dans la problématiq
p que, l’étud e est cond
duite
ainsi :
• Prise de connaiss sance du p produit exis
stant
• Entretie en avec less utilisateu
urs
• Reversse enginee ering à p partir des éléments de struccture phys sique
accesssible
• Définition de l’en nsemble d des éléments de la nouvelle application n, et
formalissation au sein
s du pré
ésent cahieer des charges
• Maquette de l’app plication
• Synthè èse et validation

4 A
Acteurs et rôles
Les acteurs im
mpliqués da
ans le préssent projet sont :

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• MMaître d’œ
œuvre :
CCabinet FIN-IGS ave ec Mrs N e et V., en chharge de l’éétude, de l a réalisatio
on et
dde l’implan
ntation de l’applicatioon
• MMaître d’ouuvrage :
SSociété XXXX,
X rep
présentée principale ement par M. MY pour le suivi
ttechnique et la reprisse finale dee l’applicattion au sein
n de ce proojet
• EExperts exxternes :
CCes experrts sont inttégrés dan ns le projeet, directem
ment par lee cabinet FIN-
IIGS et n’onnt pas, à priori
p à inte rvenir sur le site.
• GGroupe de e tests :
PPersonnel d’XXXX en e charge des tests et des co ontrôles loors des phases
ccorrespond dantes.

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5 E
Etude de
e l’exista
ant
5.1 Systèm
me et obje
ets
L’existant info
ormatique est consttitué d’une
e base dee donnée réalisée sous
Micrrosoft Acceess 97 et installée sur un se
erveur sous systèmee d’exploita
ation
Winddows NT.

La b
base de doonnées commporte 33 tables, 85 requêtes, 73 formulaaires, 66 états,
é
17 m
macros et 14 modu ules. Les éléments de structu ure et la documenta ation
Acce
ess associée sont acccessibles uniquement pour :
• Les reqquêtes (moode QBE e et SQL)
• Le sché éma relatio
onnel
Pourr les autre
es objets (formulairres, états, macro-coommandess et modu ules),
aucu
un élémentt de structu
ure ni de d
documentation n’est accessible
a .

5.2 Modèle
e concep
ptuel de données
Le m
modèle de données existant
e se présente ainsi
a :

5.2.1 Tables
s avec liaisons perm
manentes

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5.2.2
2 Tables
s non reliées de faççon perma
anente

5.3 Modèle
e relation
nnel de d
donnéess

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6 Domaine
es de l’é
étude
L’étu
ude est bassée sur la définition d
de 6 activittés principales :
1. Gestiion des devis
2. Gestiion des achats
3. Gestiion des chantiers
4. Gestiion des livrraisons
5. Gestiion de la fa
acturation
6. Suivi de gestionn

Ces 6 activitéss seront reg


groupées e en 3 doma aines d’étud de principaaux :
1. Gestio on des affaaires (deviss, achat, chantier,
c liv
vraison)
2. Gestio on compta able (facturration)
3. Table eau de gesttion (prévission, réalis
sation par affaire)
a

Asso
ociés à un domaine générique
g :
4. Adminnistration et
e paramét rage

7 T
Terminollogie retenue
Afin d’utiliser les mêmes s termes d de base touut au long du présennt docume
ent et
danss l’applicattion, et afin d’éviter les problè
èmes de polymorphhisme prés sents
danss l’application précéddente, certaains terme
es sont défiinis ainsi :

Affaire
Regrouupement de e propositio ons matériallisées par desd devis. E Elle permett une
analyse
e de l’activitté et de la rrentabilité su
ur la base de
d ce regrouupement.
Exempple : Air Fran
nce, França aise des jeux, La poste, Mairie de Ville-de-L., etc.

Chantier
Lieu dee réalisation
n d’une preestation de l’entreprise. On y assoocie des heeures
de travail des emp ployés et de
es livraisons
s de matérieels.
Un chaantier se ratttache à unne zone de déplaceme ent (Z1 à Z44), permetta
ant le
calcul des
d frais de e déplaceme ent des emp ployés.

Devis
Propossition émise
e auprès d’u un client afin de lui fou
urnir le détaail et le chifffrage
d’une prestation.
p Cette
C propo
osition conccerne des chantiers et une affaire. Elle
permett d’enregisttrer et de gérer toute e la chaîne e d’activité de l’entre eprise
depuis l’enregistre
ement de laa commande client, jus squ’à l’état dde rentabilité de
la propposition, en passant par le pointage de es heures travaillées, les
comma andes aux fo ournisseurss, etc.

Command
de Fournis
sseur

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Comma ande d’ach


hats de fou urnitures ete matériels s auprès dd’un fournis
sseur
référen
ncé. Une co
ommande n ne concerne un devis et un seull chantier de d ce
devis. Cette
C mande fait l’ objet de livrraisons et d’un
comm d suivi.

Command de Client
Comma ande réaliséée par un cclient sur la base d’un devis
d qu’il a reçu et acc
cepté
otalité. Une commande
en parttie ou en to e ne concerrne qu’un ddevis et un devis
n’est co
ommandé qu’en
q une se
eule fois.

Administrateur
Person
nnel chargéé du param métrage et de l’adminiistration dee l’applicatioon. Il
dispose ès particulie r différent de
e d’un accè d celui des autres utilissateurs.

Chargé d’affaires
Personnnel d’XXXX X chargé de e la réalisattion des proopositions (ddevis) et de
e leur
suivi (e
enregistremment des co ommandes clients, gé énération ddes comma andes
fournissseurs, suivii des livrais ons, suivi des
d heures travaillées, déplaceme ent et
notes de
d frais, su uivi de renta abilité, etc.). Il dispose de l’accèès spécifiquue au
sein de on. C’est l’u tilisateur pa
e l’applicatio ar défaut dee l’applicatioon.
Synonyyme chez XXXX
X : Ache eteur.

Responsa able facturration


Personnnel d’XXXX X chargé de
es opération
ns de facturation, conttrôle et suiv
vi des
factures issues de es comman ndes clients
s. Il dispose de l’accèès spécifiquue au
sein de
e l’applicatio
on.

Personneel
Il s’agit du perso production et non de
onnel de p es chargéss d’affaires s. Ce
personnel est soit embauché chez XXXXX (CDD ou CDI) soit isssu de l’intérrim.

8 S
Spécifications généraless
On sse reportera aux chaapitres fon
nctionnels en fin de cahier dess charges pour
une présentation plus ex
xhaustive.

8.1 Navigattion
Men
nus
• Menu général
g
• Fichier permanen nts (Clientss, Produits, Fournisse
eurs…)
• Paramé étrage
• Gestionn des deviss
• Gestionn des commandes fo ournisseurs s
• Gestionn des channtiers
• Gestionn de la pré
é-facturatio
on
• États de gestion
• Imprimés

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8.2 Fonctio
onnalités
s
L’application présente
p less fonctionn
nalités de base
b suiva
antes :
• Consu ultation
• Créatio on – Ajout
o Les vaaleurs par défaut résu ulte du paramétrage oou de règle es de
gestion spécifique es (exemple e : la date du
d jour).
o Le sys stème vériffiera qu’un objet de même m nom
m (ou référe ence)
n’existte pas déjàà. Si tel estt le cas, la liste des oobjets simillaires
sera affichée
a et l’ utilisateur pourra
p valider ou annuller la créatio
on.
• Modificcation – Mise à jour
• Suppre ession logiique (Mise en somme eil, donc non visible))
• Annulaation d’opé ération (Ré
éveil)
• Suppre ession phy ysique
• Archivage – Désarchivage
• Accès en tout po oint aux données de références s liées
• Reche erche
• Liste (avec
( tri à la dema ande par double clic et filtre de reche erche
intégré
é)
• Edition
n de liste
o Totale e ou partie lle (lignes et colonnees)
o Avec regroupem ment et sou us-totaux
o Papie er, PDF, en
nvoi mail
o Visualisation ou u édition dirrecte en x exemplairees
• Edition
n de fiche
o Unitaiire ou multtiple
o Papie er, PDF, en
nvoi mail, fa ax1 …
o Visualisation ou u édition dirrecte en x exemplairees
• Attachement de fichier Exccel à un de evis
o Attach hement
o Ouverrture – Ed dition (selon les para amètres ennregistrés dans
Excell pour le do
ocument en n question)
o Stock kage sur se
erveur
• Numérrotation
o Autom matique paar système pour certa aines donnnées
o Modifiable manu uelle pour les autres
• Ordre de tabulattion cohére ent avec le es règles ded saisie eet les données
manipu ulées.

Poin
nts annexees
• Les doocuments de référen nce (documments vierrges tels qque fax, pa apier
en-tête
e, frais, fe
euilles d’h
heures, ettc.) serontt des doccuments Word W
pouvannt être app
pelés soit d
directemen
nt depuis l’’applicationn soit en mode
m
ouverture (administrateur pour mo odification) soit en mode éd dition
(impression)

1
Sou
us réserve d’existence d’u
un serveur d
de fax.

© Cab
binet FIN-IG
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Etudde n° 20X X-021
Cahie
er des chaarges logiciel
XXXXX - Ville-d
de-L.

Spéc
cificités des
d édition ns
• Toute édition estt visualisab ble à l’écra
an
• Toute édition peut p être réalisée en e choisis ssant la ddestinationn de
l’impre
ession :
o Choix x d’imprimaante
o PDF
o Mail (si possible e technique ement)
o Fax (s si possible technique ement et si logiciel seerveur)
• L’impriimante par défaut es st définie comme l’im mprimantee par défau ut du
poste de
d travail
• Chaqu ue édition est
e datée
• Chaqu ue page es st numéroté ée
• Chaqu ue édition à destinattion des cllients et/ou u fournisseeurs dispoosera
du logoo d’XXXX et des coo ordonnées légales ob bligatoires
• Chaqu ue édition peut
p être é
éditée en plusieurs ex xemplairess à la demaande
• L’orienntation des documentts n’est pa as modifiab
ble
• Les marges
m ett la mise e en page e des do ocuments ne sont pas
modifiaables.
• Les do ocuments extérieurs à l’applica ation tels que
q les deevis sous Excel
E
ne peu uvent être édités dirrectement que suiva ant les paaramètres avec
lesqueels ils ont été
é enregisstrés sous Excel. Pou ur changerr ceux-ci, ill faut
ouvrir le docume ent sous Exxcel ou parr un lien.

Norm malisationn des bouttons


Par défaut less boutons créés au sein de l’application n disposerront de terrmes
géné ériques pour les actio ons de basse. Tous lees synonym mes sont ssupprimés. Les
verbbes sont à l’infinitif. Lorsque le bouton peut s’appliquer à plus ieurs objetts au
sein d’une mê ême fenêtre e, les term
mes sont associables
a s aux objeets auxque els ils
s’appliquent : Imprimer
I le
e Bon de C Commande e, Imprime
er l’AR, etcc. Dans ce cas,
le terme est suuivi d’un sig gne plus ett de points
s de suspension.
Liste
e actuelle des
d termes s retenus :
• Afficheer + … • Impprimer + …
• Annule er • Nonn
• Aperçu u+… • Oui
• Arrêterr • Ouvvrir
• Créer + … • Quittter + …
• Détail + … • Recchercher + …
• Effacer • Trie
er
• Enregiistrer • Valider
• Ferme er + …

De ce fait, les
l termes synony mes sontt rejetés. Exemple : sauvega arde,
sauvvegarder, etc.
e ne son nt pas utilissés.
Seull le menu principal
p disposera de e termes génériques
g s plutôt quee de verbe.

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Cahie
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9 La gestion des affaires


a
9.1 Organissation gé
énérale
Cette
e organisa
ation est ide
entique su
ur chaque site.
s

Command des
réa
alisés auprès Fournisseu
ur
Fournisseu
urs
de
de
s ite es
Acheteur s rd
ce s e
ou né éali
Chargé d'Affairess r
réc
ceptionnés
Comma ande da
ans un ou
Clien
nt pour
p un
Personnel
r1
è re
én r
utg pou )
pe v a ille frais
tra es e t
ur
fait référence à (he
un ou
o plusieurs
livré à
Devis
s Chantier Client *

estt dans une


zone

un deviss se
rattache à une
affaire
e Zones de DP

Unne affaire
peut avooir 1 à
reg
groupe par défauut
3 lien ve
ers ... Affaire
e plu
usieurs devis.

Fichier Deviss Excel


ou autree
un devis estt
transmis à un
client

* un client dispo
ose d'une adresse
e de facturation, dd'une adresse de livraison et de n adresses chantieer.
Devis et Comm
mandes client sontt associés à la faccturation

Figure 1 - L
La gestion des
d affaires

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La « Gestion des
d affaires
s » couvre la chaîne de traitement compre
renant :

• La ges
stion des données de
e référence
e:
Domaiine concerrnant les rréférences commune es à l’entre
reprise (clie
ents,
fournissseurs, age
ences, cha argés d’affa
aires, personnel …).
• La gesstion des devis :
Domaiine traitantt de la créa
ation des devis
d pour les clients.. Chaque devis
d
est ratttaché à une
u affaire
e et à un client et peut
p conceerner différrents
chantieers.
• La gesstion des achats :
Après confirmation du devvis par le client,
c la so
ociété XXX XX engage e des
achatss auprès de es fournissseurs. Ce domaine concerne
c laa création et le
suivi des achats..
• La gesstion des chantiers
Tout au
a long de la réalisa tion du ch hantier, un pointage des heure es de
travail et des dép
placementss par perso onnel est réalisé.
r
• La gesstion des liv
vraisons
Le chaantier terminé donne lieu à la création
c d’u
un bon de livraison client
c
et d’un
n PV de rec cette.

Spéccificité dess factures :


• La « Gestion
G des affaires » permet à partir d’uune comm mande clien nt de
génére er la ou les
s factures aauprès du client ;
• Cette facturation n n’est pass associéee à des éléments coomptables ni à
des éléments de e gestion dde trésorX
XXXXe. Elle e ne dispoose, dans cette
c
version n, d’aucun suivi ni d’a
aucune geestion des règlementss afférentss.
• Cette facture
f n’e
est pas asssociée au détail du devis
d dontt elle est is
ssue,
mais uniquemen
u nt à la comm ent et au devis émis.
mande clie

permet de gé
énérer
peut génèrer 1 Com
mmande (1 à 3)
Devis F
Factures
C
Client
comporte

à
ce
ren
é
réf
f aire
ut avec
pe U N LIEN

étail devis
s n'a AUC

Figure 2 : L
La gestion des
d factures

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9.2 La gesttion des donnée


es de réfé
érence
Les données concernent
c t l’ensemblle des données comm munes, à ssavoir :
• Les ag
gences, le calendrier,, les parammètres, les zones
• Les ch
hargés d’afffaires, le p
personnel
• Les afffaires, les clients et leurs conttacts, les fournisseu
f rs, les fam
milles
de pro
oduits

Les champs descriptifs attendus


a ssont présen
ntés dans le chapitree « Description
des donnés ».

9.2.1 ces
Agenc
RG 1
1. Une agence
a représente un site de la société
s XXX
XX. Elle peuut être iden
ntifiée
par un
n alias (exe
emple : XXXXX Toulouse e, XXXX Suud Est)
RG 2
2. Le siè
ège sera considéré commme une ag gence partic
culière.

9.2.2
2 Calend
drier
RG 3
3. Le calendrier reg
groupe les d
dates, les n° de semain
ne, les jourss fériés.
RG 4
4. Le syystème distingue les jo
ours ouvréss et chôméss (prédéfini s tels que le 11
novemmbre, Jour de Pâquess, etc. ou spécifiques
s à l’entrepriise par exe
emple
dans le cas de « pont »).

9.2.3
3 Param
mètres
RG 5
5. Les paramètres ne n sont gérrables qu’en n accès adm ministrateurr.
RG 6
6. Ils conncernent :
• Les taux hora aires, marge es sur produits, taux de frais de ddéplacemen nt par
zone,
• Les référence es des utilisaateurs et les
s droits d’ac
ccès,
• Les options d’’affichage / masquage d’informatio ons,
• Do onnées et valeurs par d défaut (form
mules de po olitesse, texxtes spécifiq
ques,
adresse entre eprise, mod dalités de règlement, délais dee règlement, de
vallidité de devvis, optionss d’impressioon par défaaut, ligne dee détail devis par
déffaut, etc.)
• Ré épertoires parp défaut (ttels que celui de stock kage des ficchiers Exce el par
exeemple)
• Pa aramétrage d’état (En-ttête, pied de e page, logoo, etc.)
• Ca alendrier (jours chôméss, périodes par défaut, n° de semaaine, etc.)
• L’u unicité ou no on des tauxx de TVA, va aleur des taaux de TVA A.
• Dé élai de : clôtture automa atique des devis factu urés, de relaance et de suivi
des devis.

9.2.4
4 Zones
s
RG 7
7. Les zones
z reprrésentent d
des aires géographiq
g ues corresspondant à des
barèmmes de frais
s de déplaceement.
RG 8
8. Les zones ne sont gérabless qu’en accè ès administrrateur.
RG 9
9. On distingue 4 zones princi pales : Z1, Z2, Z3 et Z4.
Z Le systèème permett d’en
créer d’autres.
RG 1
10. A cha aque zone correspond d un monttant forfaitaaire de rem
mboursemen nt de
frais.

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9.2.5
5 Charg
gés d’affairres
RG 1
11. Un ch hargé d’affaaires représsente un pe ersonnel chargé de géérer et suivrre un
devis. Le terme « Acheteur » est aussi employé en interne poour le définiir.
RG 1
12. Un ch hargé d’affaires est ratttaché à une e seule agen
nce.
RG 1
13. Il intervient sur to
oute la chaîîne de traite
ement d’un devis.
d

9.2.6
6 Personnel
RG 1
14. Le pe ersonnel représente le es personnes qui trav vaillent direcctement su
ur les
chanttiers.
RG 1
15. Un membre du personnel
p esst rattaché à une seule
e agence.
RG 1
16. Il possède une foonction prin cipale.
RG 1
17. Il est rémunéré sur
s la base d d’un coût hooraire.
RG 1
18. Son statut
s peut être
ê perman nent (CDI), vacataire
v (C
CDD) ou inttérimaire.
RG 1
19. On co onserve la date
d de débbut et de fin de son dernier contratt.

9.2.7
7 Affaire
es
RG 2
20. Une affaire
a est id
dentifiée pa r un numéroo unique et possède u n libellé.
RG 2
21. Une affaire
a regrooupe un en nsemble de e devis, cha
aque devis concernant des
chanttiers réalisés pour un cclient.
RG 2
22. Chaque devis es st rattaché à une affaire
e.

9.2.8
8 Clients et conta
acts
RG 2
23. Chaque client po ossède un n n° d’identific
cation uniquue.
RG 2
24. On conserve
c des inform mations ad dministrativ
ves concerrnant l’adrresse
adminnistrative, de facturatio
on et de cha antier.
RG 2
25. Les adresses
a de chantier ett de facturation sont pa ar défaut éggales à l’adrresse
adminnistrative, mais
m restent modifiables s.
RG 2
26. Un cliient regrouppe plusieurss contacts concernant
c les élémentts précités.
RG 2
27. On doonne un con ntact princip
pal auquel le devis est associé.
RG 2
28. Durannt la saisie d’un devis,, le contact principal este affiché ppar défaut. Il est
possibble de changer ce co ontact soit en e appelant un contacct existant (liste
dérouulante) soit en créant u un nouveau u contact. Dans
D ce cass, le contac
ct est
autommatiquemen nt ajouté à la liste e des con ntacts exisstants lors s de
l’enregistrement du devis.
RG 2
29. Un coontact est décrit par un ne civilité, un
u nom, pré énom et opttionnellement un
n° de fax, une ad dresse e-ma ail, un n° dee téléphone direct ou dde portable.

9.2.9
9 Fournisseurs
RG 3
30. Chaque fournisseur possèd e une référrence d’iden ntification unnique.
RG 3
31. On coonserve les information ns administrratives ainsi que le conntact princip
pal.
RG 3
32. Les rè
ègles affére
entes aux cl ients sont appliquées
a aux
a fournissseurs.
RG 3
33. Un fo
ournisseur est
e de type e donné ; il existe 3 types
t (non paramétra ables)
possib
bles : fournisseurs de produits et de biens, sous-traitan
s nts (fourniss
seurs
de services), soc
ciété d’Intérrim (fourniss
seurs de MOO).

9.2.10 Produits
RG 3
34. Chaque produit possède
p un
ne référence
e unique.
RG 3
35. Un prroduit est dé
écrit par
• une marque

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• une famille à laquelle il se rattache (une famille f pouuvant comp porter


plu
usieurs prod
duits)
• une désignatio on
• une quantité ene stock (op ptionnelle)
• un prix d’acha at OU un p prix de ventte générique (afin de ffaciliter la saisie
s
des devis)
• une marge (lle prix de vente ou d’achat d estt calculé a utomatiqueement
d’a
après cette marge) ; il est possible de calcuuler la marge m
automatiquem ment en don nnant prix d’achat ET prix
p de ventee.
• la MO (temps d’installatio on ou de Miise en Œuvre)
RG 3
36. Un prroduit peut être
ê fourni p par différents fournisseeurs. Aucunn lien n’est établi
é
entre un produit et ses fournnisseurs potentiels dan ns cette verssion.
RG 3
37. La TVVA sur les produits
p estt définie pa
ar défaut unnique ; seul l’administrrateur
peut modifier
m cettte règle (vo
oir administrration dans les pages pprécédentes).
RG 3
38. Chaque produit appartient
a à une famillee unique.

9.3 La gesttion des devis


9.3.1 Principe des fic
chiers dev
vis attaché
és
RG 3
39. Les devis
d réalisé
és sous forrmat numérrique (Excel, Word, etcc.) peuventt être
attach hés à un deevis de la baase.
RG 4
40. Il est possible d’attacher
d ju
usqu’à 5 documents à un deviss y compris s des
graph hiques et ph
hotos (forma at JPG).
RG 4
41. L’ensemble de ces c docume ents est stoc
cké dans un n répertoiree unique no
ommé
« Atta achementDe evis ».
RG 4
42. Les documents
d attachés
a à un devis pe euvent être affichés paar un double clic
ou im mprimés directement depuis l’a application. Ceci souus réserve que
l’utilisateur dispoose sur so on ordinateeur du log giciel gérannt le document
assoccié (Excel, Word,
W etc.).

9.3.2
2 Créatiion d’un devis
RG 4
43. Un de evis possèd de une réféérence uniq que et automatique quui est affectté au
mome ent de l’enrregistremen nt (validation) du devis s saisi. Cettte référence est
accommpagné d’un n° d’ordre e sur 2 chifffres et d’un n° de versiion sur 2 ch hiffres
afin de gérer les devis multi ples et les avenants.
a (c
cf. règles R
RG 61 - RG 87)
RG 4
44. Un deevis est associé à un c lient unique e.
RG 4
45. Un deevis est géré é par un ch argé d’affaiires unique..
RG 4
46. Un deevis fait réfé
érence à un seul chantier du clientt.
RG 4
47. Un de evis est ratttaché à unee affaire. La a notion d’a affaire permmet de regro
ouper
des devis
d conceernant un m même type d’activité (exemple : T Travaux poour la
Mairie
e de Ville-d de-L., Extennsion de l’A Aéroport, Afffaires diveerses, etc.) dans
un buut d’analyse et de suivi..
RG 4
48. Un deevis peut se e trouver da
ans l’un des états suiva ants :
• De evis (par défaut)
d : prroposition initiale
i nonn confirméee en cours de
réaalisation et modification
n.
• De evis émis : proposition
p ffinalisée et transmise au a client
• De evis accepté é - Comma ande transm mise (par le client) : aaccord du devis
confirmé par le client ave ec les variaantes comm mande totalee ou commande
partielle (danss ce cas le ddevis doit faaire l’objet de
d plusieurss commandes)
• Pe erdu : devis non acceptté ou sans suites donnéée.

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• Bo on pour fac cturation in termédiaire e : devis po ouvant donnner lieu à une


faccturation inttermédiaire et partiellee. La date de mise enn facturation est
alo
ors enregistrée. Le d evis reste modifiable. (Voir le descriptif de d la
« gestion
g de la
a pré-facturration »).
• Bo on pour factturation fina ale : le devis donne lie eu à la factuuration du solde
s
resstant dû surr la comman nde. Le devvis reste mo odifiable.
• De evis clôturé. Dans ce cas, le de evis ne peu ut plus êtree modifié. Cette
C
clô
ôture peut être
ê réalisée e manuellem ment ou bie en de manièère automa atique
en fonction d’un délai fixé é en paramètre.
RG 4
49. La da ate d’un de evis est pa ar défaut égale
é à la date du joour, mais reste
modiffiable.
RG 5
50. Un deevis est associé à un c ontact chez z le client. Voir
V « Clientts et contac cts»
RG 5
51. On co onserve po our chaque devis la du urée de validité de l’ooffre, le délai de
réalisation prévis sionnel, et le mode de d règleme ent. Voir « Paramétrag ges »
pour les
l valeurs de ces élém ments.
RG 5
52. On asssocie à un devis acce epté une datte de comm mande, un nn° de comm mande
(spéccifique au cliient) et un mmontant de commande e.
RG 5
53. Si un devis a étté détaillé ((voir ci-aprè ès), il est possible
p d’inndiquer le détail
d
comm mandé et/ou u de saisir u
un commenttaire explica atif.
RG 5
54. Un devis peut être réalisé é par duplication puiis modificaation d’un devis
exista
ant. Dans ce cas, a au momen nt de la duplication,
d le devis sera
rigourreusement identique
i hoormis :
• La date du de evis (dans lee cas où la date
d du jour a changé))
• Le n° du dev vis (le n° étant autom matique, le e chargé d ’affaire ne peut
chaanger le nouveau n° atttribué).
RG 5
55. Un devis
d ne peut
p être eenregistré (validé) qu ue si toutees les don nnées
indisp
pensables et e obligatoire es sont saissies à savoiir :
• Da ate
• N° client
• Afffaire associée
• Ch hargé d’affaire
• Mo odalité de rèèglement
• Du urée de valid dité
• Co ontact
• Un n montant to otal HORS T TAXES et HORS
H REMMISE
• Au u minimum 1 ligne de d détail (au miinimum un texte
t libre).
RG 5
56. Toutees les autres informatio ons sont coonsidérées comme nonn obligatoirres et
peuve ent être remmplies ultérieeurement.
RG 5
57. Un de evis peut co omporter u ne remise commerciale consentiie soit en valeur v
(monttant en €) soit en po ourcentage.. Le monta ant total apprès remise e est
calcullé et affiché
é après la sa aisie de cettte remise.
RG 5
58. Un deevis comporrte au minim mum 1 ligne e de détails (voir ci-aprè rès).
RG 5
59. Un chhantier peutt faire l’objett de plusieu
urs devis, av vec ou sanss avenants
RG 6
60. Un en nsemble de e devis relattifs à un chaantier peut être traité ccomme un devis
unique lors des gestion
g de ccommandes s auprès de es fournisseeurs
RG 6
61. Les n°
n devis d’un même ch hantier sontt incrémenté és sur un nn° d’ordre et non
sur le
e n° devis. Exemple
E :5520.00 indiqque le devis s initial, 5200.01, 520.02 2 etc.
les de
evis suivantts. Le n° d’o ordre est lim
mité à 99 devis par channtier.

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er des chaarges logiciel
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9.3.3
3 Détail d’un deviis
RG 6
62. Une ligne de détail
d est uun élémentt descriptif du devis. Un devis doit
comporter au min nimum une ligne.
RG 6
63. Une liigne contien nt :
• So oit un texte libre ou com mmentaire,
• So oit des éléments produiits : code prroduit, quan ntité, prix, ettc.
RG 6
64. Des commentair
c res prédéfin nis sont dééfinis par pa aramétragee. Par défaut, le
comm mentaire « voir
v devis ddétaillé join
nt » apparaîît automatiqquement si l’on
assoccie un fichieer Excel au d devis. (voir Paramétrag ge).
RG 6
65. Une ligne de déttail concern nant un produit peut êttre établie à partir du choix
d’une famille puis s d’un prod uit dans la famille
f ou par
p saisie diirecte.
RG 6
66. Dans le cas du choix
c d’un pproduit, les données
d prroduits sontt affichées (nom,
(
prix d’achat, prix vente, etc. ). Voir « Prooduits »
RG 6
67. La saisie
s d’un
ne référencce inexista ante perm met de cré réer le prroduit
corresspondant.
RG 6
68. Dans le cas d’un ne saisie d de texte librre, chaque commentaiire libre ne peut
excédder 5 lignes de texte.
RG 6
69. La ligne permet de saisir : un taux de marge surr le produit, un coût ho oraire
de main d’œuvrre, un temp ps de mise en œuvre (MO), unee quantité et e de
modiffier les élémments de priix affichés. Marge et co oût peuventt être définis par
défauut en paramétrage et/ou u pour toutees les ligness du devis.
RG 7
70. Dans le cas d’un n texte libree, il est poss
sible de saisir les mêm mes informa ations
(coût,, marge, etcc.).
RG 7
71. Le syystème calc cule et afficche pour ch haque ligne e le coût d’aachat et le coût
facturré au client en tenant ccompte de la a marge.
RG 7
72. Le système calcu ule et affich
he pour le devis global le prix totall pour le clieent et
le nommbre d’heurres (MO).
RG 7
73. Le montant tota al n’est pass comparé aux donné ées issues des docum ments
attachhés au devis, si celui-cci en compo orte.
RG 7
74. Dans le cas d’un n devis acccepté, il y a avertissem ment lorsquee le montant du
devis et celui de la comman nde ne sont pas identiq ques (sans bblocage).
RG 7
75. Si le montant de e la comma ande est inférieur à ce elui du devvis et si le devis
comporte des lig gnes, il est alors possible d’indiqu uer les lignees comman ndées
(sans obligation).
RG 7
76. Si le montant de e la comma ande est in nférieur à celui
c du devvis, le devis est
obliga
atoirement mism en état : command de partielle.

9.3.4
4 Impression d’un
n devis
RG 7
77. La zoone d’en-têtte du deviss présenterra la référence, le nom m et la datte du
devis, les coordoonnées du cclient et le mode
m d’envooi.
RG 7
78. Le coorps du dev vis comportte les lignes s de devis saisies. Daans le cas où le
nomb bre de lignes dépassse la ca apacité d’u une page, le devis est
autommatiquemen nt édité avecc des pages s de suite.
RG 7
79. Le pie
ed de devis s donne dess informatio ons numériq ques de synnthèse (prix
x total
HT, montant
m de la TVA, p prix total TT
TC), des in nformations administraatives
(délai de livraisoon, validité de l’offre, modalité de d règlemeent, interlocuteur
XXXX X). Ces informations so ont OBLIGA ATOIREMENT sur la 1 ° page du devis
et rep
prise sur la dernière
d paage si le devvis fait plus de 2 pagess.

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9.3.5
5 Gestio
on des évo
olutions d e devis
RG 8
80. Outre e les classiq ques modiffications (su ur un devis s non encoore accepté é), un
devis peut évolue er en étant associé à :
• un « Devis modifié
m 2
» asssocié à un devis non encore aaccepté. Il s’agit
d’u
une copie de d devis ratttaché au devis
d initial (toujours ppour inform
mation
inte
erne à XXX ors modifierr3.
XX), et que ll’on peut alo
• un « Avenantt » (au sen s juridique,, c’est à dire dans le cas d’un devis
acccepté uniqu uement). Il ss’agit d’un document de d type Devvis annexé à un
devis déjà existant et ve enant complléter ou mo odifier un deevis accepté par
le client.
c
RG 8
81. Un avenant
a n’eest en au ucun cas un nouvea au devis ccomplet. Il est
obliga atoirement rattaché à un devis existant.
e (vo
oir RG 54 ppour réalise er un
devis issu d’un autre deviis). De ce fait, il est possible ddepuis l’ave enant
d’afficcher le devis auquel il se rattache e et depuis un devis d’’afficher tou us les
avena ants qui lui sont
s attachéés.
RG 8
82. Descrriptif et charrgé d’affaire
e peuvent être
ê différentts de ceux ddu devis initial.
RG 8
83. La da ate de l’avennant est parr défaut la date
d du jourr, mais restee modifiable
e.
RG 8
84. La so ociété conc cernée n’esst pas mod difiable à l’exception de la pers sonne
contact.
RG 8
85. Au se ein du tableeau de bord d XXXX, la somme de es devis n’eest pas prisse en
compte ; seule le e dernier de
evis est traiité. Par con ntre, tous lees avenants
s sont
intégrrés au table eau de bord .
RG 8
86. Au se ein du table eau de bord d XXXX, le nombre de « versions » des deviis est
traité.. De même, les divers devis d’un chantier av vec leur n° d’ordre peuuvent
être consolidé
c co
omme 1 devvis unique.
RG 8
87. Un devis modifiié est num méroté avec c un numé éro de verssion ; le ch hargé
d’affaire pourra demander
d o
ou non l’édittion de ce numéro
n de vversion.

Exemp ple
Le clie
ent BULL SAS a reçu lle devis n° 735 en da ate du 5/1/0
/04. Il demaande
le 8/1//04 que l’on
n reprennee ce devis sans faire référencee au précéd dent.
Le devvis sera nuuméroté 73 38 par exem mple.
Le clieent ALLIUM a reçu lui le dev vis n° 8211 en date du 11/1/0 04. Il
deman nde qu’on lui
l transme ette le dev
vis avec dees modificaations. Le devis
d
modifié é numérotéé 845 seraa édité aveec la référe
ence « 8455 - Modifica ation
du devis 821 » pour le cclient. Dan ns ce cas, il porteraa une men ntion
(parammétrable) teelle que « Ce devis annule
a et remplace
r lle devis n°° 821
en datte du 11/1//04 ».

9.3.6
6 Impression d’un
n avenant
RG 8
88. L’impression d’uun avenant reprend le es règles énoncées poour l’impression
d’un devis,
d le num
méro d’indicce de l’aven
nant est ajo
outé.
RG 8
89. Les devis
d modifiés sont im
mprimés suiv vant les mêêmes règlees que les devis
initiau
ux.

2
Nommmé en interne chez XX XXX « propossition de prix x » ; on peut aussi parlerr de versions
s d’un
deviss.
3
Cecci permet de garder une trace
t du deviis initial tel qu’il a été fait.

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9.3.7
7 Impression d’un
n accusé d
de réceptiion de com
mmande cclient
RG 9
90. L’accuusé de réce
eption de co ommande a pour objet de :
• Co onfirmer au client la récception de sa
s validation
n de l’offre ((devis).
• D’aannoncer une prise de contact pour le début des travauxx.
RG 9
91. Il est imprimé lorsque le devis pass se à l’état « confirméé ». Il peut être
transm
mis par faxx ou e-maill si les moyens techn niques mis en place et e les
inform
mations (n° de fax, adre esse mail) le permetten
nt.

9.3.8
8 Impression d’un
n Procès v
verbal de recette
RG 9
92. Le proocès verball de recette a pour obje
et de :
• De e confirmer la fin dess travaux re elatifs à un
n devis et une commande
donnée.
• Ce e document définit de faait le début de la garan
ntie.
RG 9
93. Il estt imprimé à la dema ande ou lo ors de la mise
m en faacturation ded la
commmande. Il peeut être trannsmis par fa
ax ou e-mail si les moyyens techniiques
mis en place et le
es informat ions (n° de fax, adressse mail) le ppermettent.

9.4 La gesttion des comman


ndes fou
urnisseurrs (achatts)
RG 9
94. La « Gestion
G des
s achats » rrecouvre less fonctions suivantes
s :
• Crééation des commande
c s fournisseurs
• Poointage des commande es fournisseeurs
• Geestion des commandes
c s par devis

9.4.1 Créatiion d’une command


de fourniss
seur
RG 9
95. Une commande
c fournisseurr est identifiée par un n°
n unique.
RG 9
96. La daate de la com mmande fou urnisseur est par défau ut égale à laa date du jo
our.
RG 9
97. Une commande e fournisseu ur est ass sociée à un devis ett à un cha antier
uniques.
RG 9
98. Une commande
c fournisseurr est associé ée à un fournisseur unnique.
RG 9
99. La livrraison d’unee command de fournisse eur peut êtree réalisée :
• Su ur le lieu du chantier (ad dresse chantier),
• A la société XXXX,
X
• Pa ar retrait dire
ect chez le ffournisseurr,
• Ch hez le client (adresse a administrativve).
RG 1
100. Une date
d d’exigib
bilité est me
entionnée.
RG 1
101. Le do onneur d’orrdre de la commande e fournisseu ur peut êtree une pers sonne
différe
ente du cha argé d’affairre ayant réaalisé le devis.
RG 1
102. Des innstructions peuvent êtrre mentionn nées au fournisseur.
RG 1
103. Une ligne de com mmande fo ournisseur peut
p être établie à parttir du choixx d’un
produuit selon un ne famille p préalableme ent sélectionnée ou paar saisie diirecte
d’une référence.
RG 1
104. En caas de référence inexista ante, le produit peut êttre créé direectement.
RG 1
105. Il est possible d’importer tou ut ou partie
e des ligness de détail ddu devis lorrsque
celless-ci ont été saisies au sein du lo ogiciel (et non au seinn d’un document
attachhé de type Excel
E ou au
utre).
RG 1
106. Dans le cas du choix d’un produit par famille, le e nom du pproduit et le e prix
d’achat sont auto omatiqueme ent affichés
s.
RG 1
107. Dans le cas d’une saisie l ibre, 5 lignes de texte es maximu m pourrontt être
saisie
es.

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RG 1
108. La ligne permet de saisir un ne quantité é. Par défau ut, ceci est facultatif su
ur les
ligness de texte
e libre et obligatoire e sur des référencees produits s. Le
parammétrage perrmet de mod difier ceci.
RG 1
109. La lig
gne permet de saisir lee prix d’ach hat (facultatif) lors de l a création de la
comm mande fourn
nisseur.
RG 1
110. Le système calcuule et affich
he le prix tottal pour chaaque ligne.
RG 1
111. Le système calcuule et affich
he pour le prix total de la commandde fournisseur.

9.4.2
2 Modifiication d’u
un BC
RG 1
112. Un BC C peut être e modifié à tout moment tant qu’il n’a pas étéé clôturé. De
D ce
fait un
n BC dispos se de 7 étatts :
• Sa aisi (état initial)
• Em mis sans AR R
• Em mis avec AR R
• AR R reçu du fo ournisseur
• Ré éception parrtielle
• Ré éception so oldée (le ssolde peutt correspondre à la totalité de d la
commande).
• Clô ôturé : factuure reçue duu fournisseu
ur et validée
e (rapprochhée du BC).
RG 1
113. Un BC C en clôturé é ne peut pllus être mod
difié

9.4.3
3 Impression d’un
n BC
RG 1
114. La zo
one d’en-tête e du bon de e command de fournisseeur présentee la référenc
ce, la
date, le donneur d’ordre,, l’adresse de facturration et lees informa ations
fourniisseur.
RG 1
115. Chaque ligne de détail co omportera une u référen
nce, une ddésignation, une
quanttité, un prix unitaire nett HT et un prix
p total HT T.
RG 1
116. Le pie
ed de comm mande fourn nisseur don nnera des in nformationss numérique es de
synthèse (prix tootal HT, mon ntant de la TVA, prix to otal TTC), ddes informa
ations
adminnistratives (délai de livrraison, lieu de livraison
n).
RG 1
117. Le BC peut êtrre édité avvec un Acc cusé de Ré éception à destination du
fourniisseur que celui-ci
c doit renvoyer4 dans
d un délai paraméttrable.
RG 1
118. Le BC peut être édité a avec un Bo on de Réc ception à destination des
récep
ptionnistes de la livra aison ou de l’enlève ement. Ce documentt est
identique à la commande fournisseurr mais ne comporte c ppas de valeeur ni
mention de prix.

9.4.4
4 Impression d’unn bon de ttravaux
Nommmé « Bon de réception ». Voirr règle RG 118.

9.4.55 Impression des élémentss manquan nts sur dev vis


Cettee nouvelle
e fonction permet d de connaîttre pour un devis ddonné tous s les
élém
ments qui n’ont
n pas encore
e été command dés. Ceci n’est
n possibble que suur les
commandes dontd les doonnées so ont issues des devis s dont les lignes ontt été
saisiies manueellement (ett non au seein d’un fic
chier attach
hé). Voir rèègle RG 10
05.
Danss tous les autres cas
s, ceci n’esst pas poss sible.

4
Le b
bon de comm
mande adres
ssé au fourn isseur doit être
ê retourné signé. Il corrrespond à un bon
pour accord.

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9.4.6
6 Impression des command
des fourniisseurs de
e fin de mo
ois
RG 1
119. L’étatt des comm mandes fourrnisseurs de e fin de moois permet dde connaîtrre les
bons de comma andes fourn nisseurs en erreur pou ur un mois donné. C’est à
dire pour
p lesquells soit l’état soit les don
nnées sont incorrectess :
• Qu uantités inex xistantes
• Priix inexistantts
• Co ommande re estée en sittuation inchhangée au delà des péériodes pré évues
(ARR non reçu u alors qu’e envoyé, livrraison non reçue au delà de la date
préévue, etc.)
RG 1
120. A parrtir de la sélection d’un ne période (par défautt le mois enn cours), 2 états
sont proposés
p :
• Cu umul du mo ontant des ccommandes s fournisseurs par devvis et par affaire
a
surr la période.
• Dé étail des com mmandes fo fournisseurs s de la pério
ode par devvis et par affaire
a
(N°° command de, date com mmande, no om fournisseur, Montannt commandé).

9.4.7
7 Pointa age des co
ommandess fournisseurs
Le p
pointage de
es commannde fournissseur perm
met d’enreg
gistrer les pproduits re
eçus.
RG 1
121. Le po ointage des commande es fournisse eurs s’effec
ctue à partirr d’un choixx d’un
n° de commande e.
RG 1
122. La co ommande fournisseurr peut se trouver dans 3 étaats de livra aison
différeents :
• No on livrée : coorrespond à Saisi, Emis sans AR,, Emis avecc AR ou AR R reçu
du fournisseur (voir règle e RG 112).
• Ré éception so oldée : l’enssemble des s produits de la com mmande ont été
reççus.
• Ré éception parrtielle : certa
ains produitts de la commmande ontt été reçus.
RG 1
123. On pe eut associe er à une livvraison à un n numéro de d facture ffournisseur, une
date ded livraison.
RG 1
124. Si la commande
c fournisseurr a été conttrôlée, un indicateur d’éétat est cocché et
la datte du dernie er contrôle eest affectée (par défautt égale à la date du jou ur).
RG 1
125. Le po ointage de chaque lign ne de commande fournisseur esst basée su ur les
principes suivantts :
• Ch haque ligne e dispose d’un indica ateur d’étatt de récepption « Reç çue »,
« Non
N reçue », » « Partiell e » ou d’an nnulation « Annulée », ainsi que d’une
d
quantité.
• Si l’état de la livraison e est « Reçue e », toutes les
l lignes, à l’exceptio on de
cellles posséd dant l’état « Annulée » actif, sont cochées « Reçue » et e les
quantités sontt identiquess à celles de e la commande.
• Si l’état de la livraison e est « En atte ente », touttes les lignees, à l’exce
eption
de celles poss sédant l’éta
at « Annulé » actif, sont cochées « En attente e » et
less quantités sont
s à zéro .
• Si l’état de la a livraison est « Partie elle », on peut
p indiqu er pour chhaque
lign
ne soit l’état Reçue (la quantité es st automatiqquement éggale à celle de la
commande), soit s Partielle e (il faut alo
ors indiquer la quantitéé). On peut saisir
la quantité ett dans ce ccas le système bascu ule l’indicateeur (Non reeçue,
Reeçue, Partielle) en foncction de cettte quantité.
• L’in nverse est vrai : l’éta at de la commande fournisseurr est ajusté en
fonnction de l’é
état des indiicateurs des s lignes.

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RG 1
126. A cha aque ligne peut
p être asssocié un coommentaire.
RG 1
127. Lors de la récep ption des ffactures, le pointage s’effectue
s ppar rapport à la
livraisson reçue simplement
s t et non pas au déta ail de chaqque ligne. Il est
possib ble d’afficheer les diversses livraisons d’une co
ommande aafin de faciliter le
pointa age de la faacture reçue e.
RG 1
128. Le no ombre de liv vraisons et dde factures n’est pas limité.

9.4.8
8 Impression du pointage
p d
des comm
mandes fou
urnisseurss
RG 1
129. L’impression duu pointage e des com mmandes fournisseurrs reprend d les
élémeents présen
ntés dans lee pointage des
d comman ndes.
RG 1
130. Le « Bon de commande fo ournisseur» et le « Bo on de récepption » peutt être
réimp
primé à parrtir de cet éécran. Danns ce cas, on peut ré imprimer soit la
commmande fournnisseur initia
ale complète, soit le so
olde à livrer..

9.4.9
9 Gestio
on des com
mmandes fournisse
eurs par devis
RG 1
131. A partir de la sélection
s d
d’un n° de devis, on peut affichher la liste e des
comm mandes auxx fournisseu urs (n° commmande fou urnisseur, nnom fournis
sseur,
date de
d comman nde, nom du u chantier).
RG 1
132. Pour chaque commande
c fournisseur, le détail peut êtrre alors afffiché
(référence produit, désignattion, quantitté, prix unita
aire, total).

9.5 La gesttion des chantiers


La « Gestion desd chantiers » conccerne le pointage he
ebdomada ire des he
eures
de trravail et de
es frais ass
sociés au p
personnel.

9.5.1 Gestio
on d’un ch
hantier
RG 1
133. Un ch hantier est un
u lieu géoographique de travail. Il comporte un identifia
ant et
des coordonnées s (adresse, CP, ville).
RG 1
134. Un ch hantier est associé
a à un
n devis
RG 1
135. Un ch hantier reçoit des affecttations de commande
c client
RG 1
136. Un ch hantier reçoit des affecttations d’heeures de tra
avail (pointaage)
RG 1
137. Il est possible dee créer un c hantier lors
s de la créattion d’un deevis

9.5.2
2 Pointa
age hebdo
omadaire ((heures ett déplacem
ments)
RG 1
138. Le poointage conc cerne les he eures travaillées et les frais y affé rant.
RG 1
139. Le forrmulaire de pointage e est strictemeent conformme à la fichee manuelle, pour
une saisie simplifiée.
RG 1
140. Le poointage est réalisé
r à la semaine, pour
p un empployé et un ssite donné.
RG 1
141. Le poointage des heures est réalisé :
• En n jours ouvré és ou en jou urs calendaaires,
• Su ur la base de e 35 heuress ou de 39 heures
h de travail,
• Po our chaque devis
d traité..
RG 1
142. Le poointage des déplaceme ents est réallisé :
• En n jours ouvré és ou en jou urs calendaaires,
• Su ur la base d’un
d forfait d
de rembourrsement lié à la zone ddu chantierr (voir
cha apitre 9.2 - La gestion des donnée es de référeence),
• Po our chaque devis
d traité..
RG 1
143. Le poointage est automatiqu uement afffecté à cha aque devis et mémorise le
statutt du personn nel (CDD, C CDI, Intérim
m) pour la péériode conce cernée.

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9.5.3
3 Impression poin
ntage hebd
domadaire
e
RG 1
144. L’impression du pointage esst réalisé po
our une pérriode donnéée et un membre
du pe ersonnel don nné.
RG 1
145. L’édition est stricctement co
onforme à la
a fiche mannuelle et dee saisie, affin de
facilite
er le contrôle.

9.6 La gesttion des livraison


ns
9.6.1 Créatiion d’un bon de livrraison clie
ent
RG 1
146. La cré éation d’un BL s’effectu
ue à partir du
d choix d’u
un devis ou d’un client.
RG 1
147. Un BL est indép pendant du u détail d’u
un devis. Il concerne les plans ouo la
livraisson ponctueelle d’éléme
ents associé és au chantier.

9.6.2
2 Impression d’un
n bon de l ivraison client
c
RG 1
148. La zo one d’en-têtte du bon d de comman nde présen nte la référeence du bo on de
livraisson, la référrence du bo on de commmande, la da ate, le donneeur d’ordre.
RG 1
149. Chaque ligne de détail peut comporter
• une référence e produit et une désignation OU un n libellé librre
• une quantité (par ( défaut quantité 1)
• un numéro de e série (non obligatoire)
RG 1
150. Le pie ed du bon de d livraisonn permet d’iindiquer les
s informatio ns relatives
s à la
prise en charge de d la livrais on :
• nombre de co olis,
• nom du récep ptionnaire,
• date de récep ption,
• sig gnature et cachet de l’e entreprise.

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10 G
Gestion de la facturation
n
Ce d
domaine fa ait l’objet d’un accès réservé sa
auf pour l’é
état du chaapitre 10.5 Etat
des facturation
ns et des commandess terminée es.

10.1 Organissation gé
énérale
Le « Gestion ded la pré-faacturation » recouvre
e les fonctio
ons suivanntes :
• Impression de l’état des com mmandes à facturer.
• Gestion n des commandes à facturer.
• Impression d’une e facture.
• État de es facturations du moois.
LIMITATION :
Elle ne couvre e pas l’enre
egistremen nt comptab
ble des com mmandes ffacturées, ni le
suivii des paiem
ments.

10.2
2 État de
es comma
andes à facturerr
Cet é état présente la liste des commmandes qui peuvent être
ê facturéées.
Il esst obtenu à partir de es commaandes définnis commee « A factuurer » (éta
at) et
dontt la date dee facturatio
on possible
e a été spé
écifiée.
RG 1
151. L’étatt présente le
es informatiions suivantes :
• n° de devis,
• n° de comman nde client
• socciété (clientt),
• descriptif du devis,
d
• mo ontant et daate de la com mmande,
• n° de comman nde client ss’il existe (« vos référen
nces »),
• n° de tranche pour ce de evis (1°, 2°, 3° facture du
d devis)
• date de facturration possi ble , 5

• le montant res stant à factuurer (solde)).


RG 1
152. Le pie ed d’état fo
ournit des i nformations s de synthèèse : le m ontant total des
devis, nombre de e devis à fa
acturer, etc.

10.3
3 Gestion
n des commande
es à factturer
Il s’a
agit ici de l’affichage (écran) de es comman ndes à facturer. Procche de l’étaat en
termme d’inform mations, il comporte
c d
des donnée es supplémmentaires pour facilitter le
suivii et perme et de passer à la ffacturation réelle d’u un devis. A partir d’une
d
commande à facturer,
f l’u
utilisateur affiche un détail de la facturattion possib
ble et
peutt intervenirr dessus su uivant les rrègles :
RG 1
153. Une facture
f conc
cerne la com mmande d’u un devis.
RG 1
154. Chaque facture porte
p un n° unique.
RG 1
155. La faccturation pe
eut être tota
ale (solde) ou
o partielle.

5
Unee commande e pouvant être
ê facturée au plus en 3 fois (tran nches), la daate de facturation
indiqu
uée est celle
e de la prochaine facture.. Il existe don
nc 1 date de facturation ppar tranche.

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RG 1
156. La fa acturation du solde d’un devis peut êttre généréée de ma anière
autommatique.
RG 1
157. La faccture comp porte, outre les coordonnées de la a société, uun texte libre, la
date de
d facturatioon (par défa aut la date du
d jour) et le mode de règlement
RG 1
158. La daate de facturration ne pe eut être antéérieure à la date de la dernière faacture
générrée.
RG 1
159. Le mo ode de règlement est p par défaut celui
c porté par
p le deviss, mais peut être
modiffié.
RG 1
160. Une facture
f peutt être de typpe « facturee » ou « avooir sur facturre ».
RG 1
161. Il estt possible de réalise r un « avo oir » sur une commaande totale ement
facturrée, sous ré
éserve que lle devis ass socié ne soit pas clôturré.
RG 1
162. Dans le cas d’un n avoir, il esst possible de
d faire réféérence, outrre la comma ande,
à unee facture pré
écédente.

10.4
4 Impresssion de facture
f
RG 1
163. Une facture
f peutt être imprim
mée :
• So oit directemeent lors de ssa création,,
• So oit en traitem
ment par lo ots (toutes les
l factures
s créées soont alors éd
ditées
en série)
RG 1
164. La réédition
r d’une
d factture génèrre automa atiquement l’édition d’un
« Dupplicata ». Laa mention « Duplicata » est alors portée
p sur lee document.
RG 1
165. L’impression d’u une facture peut s’acc compagner, à la dem mande, du devis
corresspondant.
RG 1
166. La faccture compo orte toutes les informations légale
es telles quee :
• Ré éférences XXXX
X (SIRE
EN, SIRET, TVA Intraco ommunautaaire, etc.)
• N° unique, date, etc.
RG 1
167. Les références
r légales son nt paramétrées et ne sont modiifiables que e par
l’administrateur.

10.5
5 Etat de
es factura
ations ett des com
mmande
es termin
nées
Cet état présente la liste
e des comm
mandes qu
ui ont été facturées eet/ou terminées
pourr une pério
ode donnée e.
RG 1
168. L’impression s’efffectue pou ur une pério ode donnée e (date de ddébut à datte de
fin).
RG 1
169. On pe eut par choiix demande er la liste de
es factures, des devis cclôturés ou les 2
simulttanément (p par défaut).
RG 1
170. L’étatt présente le
es informatiions suivantes :
• n° et nom d’afffaire,
• n° et date de facture,
f
• n° de devis ett n° de com mande clien nt,
• socciété (clientt),
• mo ontant HT, TVA
T et TTCC,
• mo ontant précéédemment ffacturé (glo obal) et solde
• ind dicateur devvis soldé (lla comman nde du devis est total ement factturée,
maais le devis n’est pas cllôturé) ou devis
d terminée (clôturé)).
RG 1
171. Le pied d’état présente
p le
es informations de syn nthèse : tottaux des divers
d
monta ants, nombrre de facturres, etc.

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Cahie
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RG 1
172. Cet état
é est con
nsultable / éditable pa
ar l’ensemb
ble des utillisateurs ett non
simple
ement par les responssables de ge
estion.

11 Le suivi de gestion
11.1 Organissation gé
énérale
Le « Suivi de gestion
g » re
ecouvre le
es fonctions
s suivantes
s:
• Gestion n des prévvisions par commande
• États pour
p contrô
ôle de saisiie
• États de gestion
• États de rentabilitté

11.2 Gestion
n des pré
évisions par com
mmande
RG 1
173. Une prévision
p nee concerne qu’un devis s commandé é.
RG 1
174. Une p prévision poorte sur les éléments suivants :
• achats fournis sseur en €,
• ma ain d’œuvre e en heures ,
• mo ontants de déplacemen
d nts,
• mo ontants des notes de frrais,
• pro orata (% de frais partag gé entre entreprises),
• date de fin de chantier esstimée,
• la date
d de saissie de la pré
évision.
RG 1
175. Seulee la dernièree prévision eest mémorisée.
RG 1
176. La pré évision n’alimente « l’é
état de rentaabilité » que
e pour une période do onnée
(1 jou
ur, 1 semain ne, 15 jours,, etc.).
RG 1
177. La péériode d’utilisation d’unne prévisionn (durée de e validité) eest paraméttrable
par l’a
administrateeur.
RG 1
178. L’édition de l’éttat de renttabilité est possible au a terme dde la saisie de
prévission.
RG 1
179. Duran nt sa pério ode de vali dité, la dernière prév vision (et eelle seule) reste
modiffiable et peuut ainsi être
e affinée.
RG 1
180. Lors de
d la saisie d’une prévvision, la derrnière prévision réaliséée (si elle ex
xiste)
est afffichée pourr informationn (voir RG 173)
1
RG 1
181. L’édition de l’é état de re entabilité est obligatoirement associé à un
avertissement indiquant s’il y a ou non une prévisiion en courss.

11.3 États po
our conttrôle de ssaisie
RG 1
182. Deux états de co ontrôle de s aisie sont définis
d
• Étaat mensuel de pointag es horaires s. Cet état reprend
r les éléments saisis
s
lorrs du « Pointage heb bdomadaire des notes s de frais ». La liste
e des
personnels n’a ayant pas fa
ait l’objet d’’un pointage
e est donnéée.
• Étaat mensuel coût par devis. Cet état donne pour chaaque devis s une
vallorisation de
es temps ett des frais associés.
a
RG 1
183. Un état est propoosé pour unne période donnée
d (par défaut le m
mois).

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11.4 États de
e gestion
RG 1
184. Les états de gestion permetttent de mesurer les éléments suivvants :
• Deevis perdus,
• Deevis créés,
• Coommandes enregistrée
e es,
• Coommandes terminées
t
• Coommandes facturées
f
• Coommandes en e cours ett prévisions
• Pooint gestion (achats, he
eures, etc.) par affaire
RG 1
185. Un état de gestio
on est impri mé
• pour une périoode donnée e
• un donneur d’ordre donn né ou toutee l’entreprise
e (ensemblle des donn
neurs
d’o
ordre)

11.5 État ren


ntabilité
RG 1
186. L’étatt de rentabillité est un é
état permettant d’analys ser la rentaabilité
• soit d’un devis s command dé,
• soit d’un client (analyse d de tous les devis du client)
• soit d’une affaaire (analyse e de tous lees devis et clients
c d’unee affaire)
RG 1
187. L’étatt comporte les
l élémentts suivants :
• Ré éférence (deevis, client o ou affaire)
• Da ate d’édition
n
• Da ate de la pré
évision si el le existe
• Blo oc des montants devis et comman ndes
• D
Devis, commmandes, fourn nisseurs, MO O, déplacements, notes dde frais et prorata
• Marge
M brute calculée surr devis et rem
mise commerciale en valeeur et en %
• Blo
oc des coûts pointés (ccoûts affecté
és et pointé
és)
• Achats
A auprèès des fourn isseurs, MO, déplacements, Intérim, notes de fra
ais
• Total
T pointé en valeur et en %
• Blo
oc des prév
visions d’eng
gagement
• D
Détail des données prévvisionnelles saisies
s (si la prévision exxiste et si l’o
on est
d
dans la pério
ode de validitté de cette prévision)
p
• Total
T de la prévision en vvaleur et en %
• Blo
oc d’utilisation poste de
evis : cumul des blocs coûts pointtés et prévis
sions
• Blo
oc d’analyse e de rentab
bilité :
• é
écart en vale
eur et en % e
entre le bloc « utilisation » et le bloc ddes « montan
nts »
• valeur
v et tau
ux de rentabbilité globale brute (donc c hors coûts de trésorXX XXXe,
e
etc.)

12 Les imprrimés de
e gestion
n
Ce ssont des documents vierges ou u pré-imprrimés. Certtains peuvvent être édités
pourr une périoode donnée. Ils sont édités en fonction des paramèètres géné éraux
de l’a
application
n. On y trou
uve :
• Pointage des nottes de frais
s vierge (p
pour une pé
ériode don née)
• Bon de e commande vierge
• Devis vierge
v

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• Télécoopie vierge
• Papierr en-tête vierge
• Feuille
e de suite vierge
v
• Deman nde de conngés vierge
e (pour une période donnée)
d
• Deman nde de RTTT vierge (p
pour une période
p don
nnée)
• Note de
d frais vierge (pour u
une période donnée)
• e de pointage vierge (pour une période do
Feuille onnée)
• Etc.

Ces documentts sont de es docume ents créés sous MS Word et ssont édités s par
l’app
plication via
a des simp OLE. L’application ne gère ni lleur conten
ples liens O nu ni
leur mise en pa age, mais vise simpleement à fa
aciliter leur utilisation .

Aucu une règle de gestion n’est asssociée à leur emploi. L’admi nistrateur peut
simpplement ajo outer des documents
d s (intitulé et
e lien OLE), les mod ifier (intitu
ulé et
lien OLE), voirre en supprrimer.
L’application peut
p indiq
quer une rupture de lien (lie en mort) mais ne peut
recoonstituer le lien.

Techhniquemen nt, les lie


ens seron
nt mémoriisés dans
s le fichieer « .ini » de
l’app
plication.

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13 A
Administtration et sécurité
é
13.1 Accès à l’applic
cation
L’acccès à l’app
plication est traitée ppour un utilisateur en
n fonction de son niv veau
d’acccès et don
nc des droitts associéss à ce niveeau :
• Chargé é d’affaire,,
• Respo onsable de facturation n,
• Administrateur.
Les utilisateurss sont gérés par l’addministrate
eur qui peu ut les crée r, modifierr leur
mot de passe, éditer leurr liste, etc.
La g
gestion de ces droits s est géréee directement au seiin de l’appplication ett non
au sein de l’ad
dministratio on du serveeur.

13.2
2 Gestion
n des sauvegard
des
Les sauvegard des sont réalisées et planifié ées au trav vers du ggestionnaire
e de
base
e de donné ées SQL Server
S 2000 0 et non au u travers de l’applicattion.
Se rreporter à la docum mentation SSQL Serve er 2000 à cet effet. Ces élém ments
sero
ont explicité
és dans le guide d’exxploitation.

13.3
3 Contraiintes réseau
Le ré
éseau utilisé est bassé sur TCP P/IP. Les liaisons av
vec les sitees doivent être
capaables de supporter lees transacctions réalisées entre
e l’applicattion client sous
Winddev et le se
erveur SQL Server.
Les tests ett les carractéristiqu ues de l’applicatio
l n sont ddissociés des
perfo
ormantes des
d liaisonns avec less sites. Cees transacttions devroont faire l’o
objet
de te
ests par XXXXX et, si besoin, de
e modificattions ou mise à niveaaux, lorsqu u’elle
estim
mera nécesssaire d’ob
btenir des pperformances réseau ux supérie ures.

Aspe ect techniq


que : actue ellement le s liaisons sont de ty
ype ADSL P Pro 512/128 Ko
entree les divers
s sites. L’e
ensemble d des liaisonns est établie en VPN
N avec pare
e-feu.
La lia
aison avecc XTEC est en mode c client VPN..

13.4
4 Gestion
n des inc
cidents
13.4
4.1 Résea au
Les incidents réseaux so ont traités au travers
s de l’application paar les réponses
aux accès à la base e de do onnées. Toute
T opé
ération néécessitant des
mémmorisationss d’informa
ations le seeront par des
d transa actions afinn d’éviter toute
t
perte
e de donnéées lors d’u
une coupu ure réseau..

13.44.2 Matériel
Les incidents matériels
m ne
n sont paas pris en compte
c par l’applicattion. Elle prend
p
en ccompte less réponses s de Windoows aux trraitements en cas d ’incidents pour
traite
er les pro
oblèmes d’impressio
d on et d’en nregistremeent sur d isque, lors sque
l’usa
age de fichiers locaux
x et tempo
oraires le né
écessite.

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13.44.3 Systèm me et SGB BD


L’administrateuur du systè
ème et de la base de evra lors de
e tout inciddent vérifie
er les
journ
naux systèèmes d’une e part au ssein du serveur via les outils dd’administra ation
(prin
ncipalemennt par les journaux d’évènem ments) et d’autre
d paart au sein n du
SGB BD (princip
palement paar les journ
naux d’erre
eurs SQL).

13.44.4 Requê êtes


Les interrogations et les actions su ur la base de donnée es sont réaalisées à partir
p
de rrequêtes SQL asso ociées ou non à des d ments parr lots et sont
traitem
implaantées :
• sur le poste client au sein n de l’application lorssqu’elles nnécessitentt des
paramètres mais aucun traitementts lourds (afin de déchargerr les
échang ges réseau ux)
• sur le poste serv veur sous lla forme de vues ou de procéddures stockées
exploittées par l'a
application pour toute
es les autrees requêtees.
Touss les incid dents relatifs aux re equêtes sont
s géréees directem ment par SQL
servveur 2000 au
a sein des s journauxx d’erreurs SQL.

13.4
4.5 Logiciiel
Le lo
ogiciel assuure la sécuurité des acccès via :
• un acccès au logic ciel par sim
mple login et mot de passe,
• une limmitation à un usage e mono-instance (im mpossibilitéé de démarrer
plus d’’une fois l’a
applicationn au sein d’une session d’un pooste client),
• un arrrêt des transactio ons admin nistrateurs au delàà d’un te emps
d’inacttivité défini par parammétrage,
• une limmitation à deux acccès administrateur siimultané ssur des po ostes
différents
• une as ssignation de droits pour cha aque nivea au d’utilisaateur défini par
paramétrage,
• une utilisation de es transacttions dans tous les échanges aavec la bas se de
données,
• une utilisation de d fichierss temporaires crypté és pour lees traitem ments
statistiques sur lee disque loocal de l’utilisateur.

Le lo
ogiciel assuure la sécuurité des trransactionss via :
• le systtème transactionnel d de SQL Se erver
• un en nregistreme ent local des donn nées en cas de ccoupure de la
connexxion réseau et SQL S Server parr :
o délesttage local sur des fic chiers au fo
ormat HF
o mise en jour de e la base centrale en temps difffféré depuis les
fichierrs locaux H
HF lors de la reprise de liaison.

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14 O
Organisa
ation des donné
ées
14.1 Structure des données
d
Les données sont
s gérées au sein dd’une base
e MS SQL Server 20000, et don nc de
type relationneelle. Une base est créée pou ur chacune e des enttités physiqques
d’XXXXX (3 age ences + XTEC).
X Ch aque basee disposerra de ses propres co odes
d’acccès et dro
oits. Initiale
ement, ceu
ux-ci seron
nt identique
es, mais een fonction
n des
évolutions de e l’entreprise XX XXX, il sera possible saans rema anier
l’ordonnancem ment des élléments d’ effectuer des
d modific cations de droits variants
d’une entité à l’autre.

14.2
2 Tables permanentes
Les tables permanentes retenues ssont :
• Person nnel : listee du perso onnel travaillant pour des chantiiers
• Clientss : liste dess clients
• Contac cts : liste des
d contactts au sein des clients s
• Affairees : liste dees affaires
• Famille e : liste dess familles d
de produits
s
• Produiits : liste desd produuits pouvant être uttilisés au sein de devis
d
clients et de com mmandes fo ournisseurrs
• Fournisseurs : lis ste des fouurnisseurs de produits
• Charge esAffaires : liste des personnels chargés s d’affaire. Cette table
e est
totalem
ment indép pendante d de celle du personnel.
• Zones : liste des zones de rembourse ement de frais
f de dééplacementt

14.3
3 Tables de mouvvementss
Elless comporte ent :
• DevisCCommande es : Liste d
des devis réalisés
r et commandees associé ées
• Facturres : Liste des
d facture es émises à partir des Devis coommandés s
• Chantiiers : Liste des chanttiers pour lesquels des Devis e et Commandes
fournissseurs sont réalisés
• Comm mandesAch hats : Listee des comm mandes fo ournisseurss réalisées
s par
les chaargés d’afffaires
• DevisDDetail : Lignes de déttail des dev vis / comm
mandes
• CdeDe etail : Ligne
es de déta il des commandes fo ournisseurss
• Pointage : Ligne es des po ointages d’heures
d et
e de dép lacement d’un
person nnel pour unu chantierr et un devvis/comman nde donnéé

14.4
4 Tables de para
amétrage
es
3 tab
bles de réfférences so ont définiess :
• Agenc ces : listess des coo ordonnées postale et e légales des agences
d’XXXX X
• Calend drier : calendrier des jours férié
és et chômés spécifiqques à XXX
XX
• Parammètres : parramétrage de l’applic cation

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Deuxx fichiers .ini sont implantés :


• Un fich hier XXXXa affaires.ini dans le réépertoire seerveur et ccomportantt :
o La listte des lienss de docum ments de gestion
g
o Le chemin d’acccès des ba ases
o Le chemin d’acccès du rép pertoire paar défaut poour les fichiers
Excel (ou autress) associés s aux devis s
• Un fic chier XXXX Xlocal.ini dans le répertoire
r local de l’utilisateuur et
compo ortant :
o Le ch hemin loca al des fich hiers asso ociés aux devis (afin n de
perme ettre à ch aque rech herche d’a aller par ddéfaut dans ce
réperttoire)
o Les ré éférences d de l’imprimmante par défaut
d
o Les caractériistiques des prréférencess d’affich
hage
sélecttionnées par l’utilis sateur (prrincipalemeent haute eur /
largeu ur)
o Les préférences
p s de tri, d’ordre des colonnes,, de largeu ur de
colonn ne, etc. poour l’utilisa
ateur dans l’utilisationn des dive erses
tables s affichées à l’écran.
o La position à l’écran des d fenêtrres non modales pour
l’utilisateur.

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14.5
5 Modèle
e de données

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14.6
6 Détail conceptu
c uel des ttables
Se re
eporter au documentt d’analyse
e MCD gén
néré par Windev
W pou r le détail.

14.7
7 Archiva
age de données
L’arcchivage de
e données n’est pas prévu dan
ns cette veersion d’appplication, mais
possible directement au sein de
est p a création de procéd
e SQL Serrveur par la dures
stockées.

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15 F
Fonction
nnalités de l’app
plication
15.1 Menus
L’application dispose
d d’1 menu d ’interface au sein d’onglets ddans la fen
nêtre
princcipale de l’application
n.
Ce mmenu est directemen
d t fonction d
du type d’u
utilisateur connecté
c :
1. Chargé d’affaires
1
2
2. Respon nsable factu uration
3
3. Adminisstrateur

15.1
1.1 Menus
s « Chargé
é d’affaire
es »

Chaq que menuu comporte e 1 titre e


et un sous-menu. Le es sous-m enus amè ènent
lorsq
que la fenê
être corres
spondante hée à l’écrran (prise dde focus), des
e est affich
souss-menus ete bouton ns sont a alors asso ociés (baarres griséées dans les
orgaanigrammees de menu us ci-dessoous).
Gesstion client Crréation

Liste Ed
dition

Créatio
on Mo
odification

Edition
n Ed
dition

Dossie
er client Do
ossier client

Gesstion fournis
sseur Crréation

Liste Ed
dition

Créatio
on Mo
odification

Edition
n Ed
dition

Dossie
er fournisseu
ur Do
ossier fournisseur

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Gesstion produitts Crréation

Liste Ed
dition

Créatio
on Mo
odification

Edition Fa
amille

Famille
e de produitss Crréation

Ed
dition

Mo
odification

Produits d'1 fa
amille

Gesstion devis Nouveau

Liste Modifier
M

Créatio
on Editer

Edition Suivre

Suivi de
evis AR Command
de client

PV
V Recette

Av
venant

Recherche
R

Prévision

Prévision Ettat de rentab


bilité

Ettat des cdes


s à fact.*
* me
enu identique
e à celui de la
a gestion des
s facturations

Gesstion comma
andes fourn.. Nouveau
N

Liste Modifier
M

Créatio
on Editer
E

Edition Suivre
S

Pointag
ge cde fourn
n. AR
A Comman
nde four.

Bon
B réception

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Pointage

Liste Saisie
S

Saisie Modification
M

Edition Edition
E

B.L. client

Liste Sa
aisie

Saisie Modification

Edition Ed
dition

Suivvi de gestion
n

Prévisio
on de cde

Etat de pointage

Etat coût devis

Etat de gestion

Etat de rentabilité

Imprimé
és de gestion
n

15.1
1.2 Menu administrrateur

Touttes les acctions de l’administra ateur (mod dification, ajout, édittion, etc.) sont
faites d’après des
d listes de donnée es. Les meenus sont donc
d relativvement réduits
de cce fait afin
n de facilitter la gesttion et permettre un ne vue la plus complète
posssible.
Ta
ables de base Paramétrrage

Cha
argés d'affa
aire ... des éditio
ons

Affa
aires ... de l'application

Age
ences Calendriers
C s

Perssonnel Répertoires
R s

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Synthèse

V olumes de
es bases

C
Contrôle de
e données

Sttatistiques
s

M
Mot de pass
se adm.

15.1
1.3 Menu responsable facturration

Un sseul menu de travail :


Faccturation

Etat de
es cdes à fa
act.

Gestio
on des cdes à fact.

Edition
n de facture

Etat de
es facturatio
ons et des
commandes term inées

15.2
2 Interfac
ce et cha
arte grap
phique
15.2
2.1 Couleu
urs

Les couleurs reetenues paar défaut ppour le fenê


êtrage sont de type
• G
Gris clair po
our la régio
on et la basse de donnnées de Pa
aris Ville-dee-L. et Lyo
on
• C
Cyan pour la a région dee Bordeau x et Toulouse
• G
Gris métallissé pour la société XTTEC.

Ces couleurss seront modifiab bles par paramétrrages viaa la con nsole
adm
ministrateurr. Les coule
eurs utilisa
ables sont celles d’un
ne palette dde 48 couleurs
préd
définies.

15.2
2.2 Forme
es boutons
s et fenêtrres

Bouto
on standard actif

Bouto
on standard préfini (choix
x par défaut))

Bouto
on « Quitter + .. » et « Fe
ermer + … »

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Bouto
on standard inactif (grisé)

Bouto
on standard actif en survol

Les fenêtres d’avertisse


d ment ou d
d’informatio
on dispose
ent des mêêmes type
es de
bouttons en ble
eu céramiq
que.

Les couleurs et formes des bouttons ne so


ont pas pa
aramétrablles dans cette
c
version du logiiciel.

15.2
2.3 Couleu
urs prédéfinies

Ces couleurs proposées


s au sein d’une pale
ette de ba
ase sont m
modifiables
s par
para
amétrage.
Noir = R(0), V(0), B(0) ert fluo. 2 = R(0),
Ve R V(255),, B(128)
Gris ffoncé = R(12 28), V(128), B(128)
B Ve
ert clair = R(0), V(255), B B(0)
Gris cclair = R(1922), V(192), B((192) Ve
ert foncé = R(0),
R V(128), B(0)
Cyann clair tramé = R(226), V(255), B(255)) mé = R(128), V(128), B(25
Blleu clair tram 55)
Cyann très clair = R(192), V(25 55), B(255) Blleu clair = R((0), V(0), B(2255)
Cyann pastel = R(1 128), V(255), B(255) Blleu foncé = R(0),
R V(0), B((128)
Cyann clair = R(0), V(255), B(2 255) Ja
aune pale = R(255),
R V(2555), B(232)
Cyann foncé = R(0 0), V(128), B((128) Ja
aune très clair = R(255), V V(255), B(19
92)
Rougge clair tramé é = R(255), V(128),
V 8)
B(128 Ja
aune pastel = R(255), V(2255), B(128))
Rougge clair = R(2 255), V(0), B((0) Ja
aune clair = R(255),
R V(2555), B(0)
Rougge foncé = R((128), V(0), B(0)
B Ja
aune foncé = R(128), V(1128), B(0)
Vert cclair tramé = R(226), V(2255), B(226) Magenta tramé = R(255), V V(128), B(2555)
Vert ttrès clair = R(192),
R V(2555), B(192) Magenta clair = R(255), V((0), B(255)
Vert ppastel 1 = R((128), V(255), B(192) Magenta foncé é = R(128), V V(0), B(128)
Vert ppastel 2 = R((128), V(255), B(128) Bllanc = R(255 5), V(255), B((255)
Vert ffluo. 1 = R(128), V(255), B(0)

15.22.4 Fenêtrre type


Il existe 5 type
es de fenêtre :
1
1. fenêtre de connex xion
2
2. fenêtre de menu
3. fenêtre d’information ou de cconfirmatio
3 on
4. fenêtre de liste
4
5. fenêtre de travail
5

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Cahie
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Une fenêtre de
e liste comporte :
1
1. zone de e titre et me
enus
2
2. barre dee message e
3
3. liste de données (clients,
( de
evis, fournis
sseurs, etc
c.)
4
4. barre VERTICALE E de bouto
ons d’action
ns (créer, rechercher
r r, etc.)

Figure 3 : Fenêtre de liste

Une fenêtre de
e saisie comporte :
1
1. zone de e titre et meenus
2
2. barre dee message e
3
3. zone de e titre de l’a
action en ccours
4
4. zone desd saisie
es (zone texte, zo one date, zone nuumérique, liste
déroulante ou com mbo, bouto on radio, boutons d’aappels de ffonctions ou
o de
sous-fenêtre, etc.))
5
5. barre HORIZONTALE de bo outons d’acctions
6
6. liste de données associées
a (avec souss-totaux op
ptionellemeent)

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Figure 4 : Fenêtre de
d saisie

2.5 Aide et
15.2 e bulles d’aide
d

Touttes les zonnes dispos sent par dé


éfaut d’une e bulle d’aaide (1) et d’un mess sage
explicatif danss la barre e des messsages (2 2). Lorsque la zonee de saisie le
néce
essite, le bouton
b F1 permet dd’obtenir une
u aide supplément
s taire. Dans ce
cas, la bulle d’aide et le message
m p
précisent l’utilisation de la touchhe F1.

Il n’e
est pas pré
évu d’aide plus détaiillée avec sommaire,
s index et rrecherche (pas
de fichier format Hlp ou Chm).
C

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15.2
2.6 Curseurs
Les curseurs retenus
r son
nt :

Séllection et su
urvol Zone in
nactive, inteerdite

Atte
ente de résultat Possib
bilité de rechherche

Currseur de saisie Possib


bilité de dupplication

Posssibilité d’en
nvoi vers Exxcel Possib
bilité de tri

Aid
de par F1

15.2
2.7 Ordre de tabula
ation

L’ord
dre de tabu
ulation reteenu est l’orrdre nature
el de saisie
e:
De ggauche à droite
d puis du haut ve ers le bas.
Les groupes so ont traités les uns à lla suite des autres.

Ainssi dans cet exemple :


1
1. Le groupe référen nces en tra
aité en 1°
2
2. Puis le groupe
g « Information
ns légales »
3
3. Puis le groupe
g « Coûts
C com plémentairres »
4
4. Et au fin
nal le groupe des bou utons en bas
b de page.

Au ssein d’un groupe,


g l’o
ordre reste
e identique
e (haut verrs bas puiis gauche vers
droitte au sein d’une
d lignee) :

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15.3
3 Éditionss
15.3 3.1 Sélecttion destin nation
Les éditions à destinatio on de l’im
mprimante utilisent ce elle par dééfaut du poste
p
clien nt et non l’imprima ante du sserveur. Il est prop posé de ssélectionne er 4
desttinations d’’édition : im
mprimante , fichier PD
DF, si actif l’envoi paar mail, si actif
le fax du docum ment.
L’utilisateur peeut change er d’imprim
mante via laa fenêtre d’impressio
d on qui prés sente
la lisste des imp
primantes installées
i ssur le poste.

15.3
3.2 Nombre d’exem mplaires
Seulle les éditions à destination
d n d’une im mprimante demandeent le nom
mbre
d’exe
emplaires souhaité. Les exempplaires son
nt édités pa
ar groupe.

15.3 3.3 Limitaation


Il n’e
est pas posssible de changer
c less marges ou
o l’orienta
ation des édditions.

15.4
4 Règles de valid
dation ett de navigation
15.44.1 Créatiion – Nouv velle fiche
e
Lorss de tou ute création de d donnée (client,
( fournisseur, devis, etc.)
l’enrregistrement n’est efffectuée quee sur :
• Clic du
u bouton « Enregistre er »
• Sortie de la fe enêtre de e saisie. Dans ce cas, il y a dema ande
d’enregistrementt ou d’aban ndon de la saisie.

15.4
4.2 Modifiication
Toutte modificcation de donnée est traittée comm me pour une créa ation.
L’enregistremeent n’est efffectuée qu
ue sur dem
mande (bo outon Enreegistrer) ou
u lors
a fermeture
de la e de la fenêtre par deemande dee validation
n.

4.3 Suppression
15.4
La ssuppression de donn
née de typ
pe fiche (C Devis, etc.) est
Client, Fourrnisseur, D
uniquement si aucune donnée
d de
e mouveme ent n’y estt associéee. Ainsi, il n’est

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pas possible de
d supprim mer un devvis qui a été
é comma andée, ni un client qui
q a
dem
mandé des devis, etc.
Toutte suppresssion de fiche
f n’estt possible qu’après double coonfirmation n. La
supppression n’’est pas ph
hysique ma e, on parlerra de désaactivation. Il est
ais logique
doncc possible
e par l’adm ministrateu
ur de réac ctiver une fiche suppprimée ou u de
détru
uire physiq
quement de es fiches d
désactivées s.

La ssuppression de ligne e de deviss, de ligne de comm mandes, etcc. est possible


souss réserve qu’au
q final chaque d devis, com mmande, etc.
e dispos e au minim mum
d’1 ligne (souss forme de texte libre par exemple).
Les suppressio ne sont va lidées glob
ons de lign balement lors de la vvalidation de
d la
fiche
e associée e aux lign nes (validaation d’un devis po our les lig nes de devis,
valid
dation de la
a command de pour less lignes de
e command des, etc.)
La ssuppression d’une lig gne est phyysique ; il n’est pas possible
p d e rappelerr une
ligne
e supprimé ée après vaalidation.

15.44.4 Fiche suivante et précéd ente


Il est possible lors de co
onsultation de donné ées (suivi de
d devis, ssuivi de dossier
clien
nt, suivi de command de, etc.) de
e passer à la fiche préécédente oou suivantee.
Ainssi dans un suivi de do
ossier clien
nt, lorsque l’on appelle 1 devis du client, il est
posssible de paasser par un
u bouton au devis précédent
p de
d ce mêm me client ou
o au
deviss suivant de
d ce mêmme client (s ’il en existe
e).

15.44.5 Liste – Tri – Co onsultationn


Touttes les listtes dispos
sent d’un ttri par déffaut ; certa
aines listess peuvent être
triée
es de maniière différeente. Danss ce cas, le es colonne
es « triablees » porten
nt un
indiccateur de tri
t (double flèche verrs le haut et le bas). Un clic suur le titre de
d la
colonne perme et alors de changer l’ ordre de trri.

Attenntion : le tri nécess


site le réa
affichage des donn
nées et doonc ralenttit le
traite
ement.

15.44.6 Reche erche – Filltrage


Touttes les listees dispose ent d’un afffichage paar défaut, en fournisssant toutes les
donn nées nécesssaires à l’action en cours. Il este possible e sur la pluupart des listes
d’efffectuer unne recherc che ; danss ce cas, des cham mps de reecherche sont
affichés au desssus de la liste.
Par défaut, le es recherches s’effe ctuent surr la valeurr exacte ffournie. Si l’on
souh haite établiir un filtre, un bouton
n « Filtre » permet dee réaliser ddes recherches
apprroximativess. Par exe emple, rechhercher tous les clients dont lee nom con ntient
une chaîne de caractère et non le cclient dont le nom es st …

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16 Implanta
ation phy
ysique
L’application sera implan
ntée sur 1 site physiq que (Ville-dde-L.) pourr la partie base
de d
données avvec 3 accès logiquess et 3 bases s différenc
ciées pour :
• Sud-Est ou PLC (Ville-de-P P – Ville-dee-L – Ville--de-C.) : baase AFFPL LC
• Sud-OOuest ou BTT (Ville-de--B – Ville-d
de-T) : basse AFFBT
• XTEC : base AFFXT
L’acccès aux do
onnées se fera depuiis les agen nces prédé éfinies par XXXXX.

Chaq que région dispose e d’une ba ase de données différente. Ceci prés sente
l’ava
antage de permettre
p l’éclateme
ent physiqu ue des données (en ccas de mis se en
placee de serveeurs différeents pour cchaque soc ciété) et la limitation des accès s aux
seulees personn nes de cha aque sociéété.
La numérotattion des documen ts (facturre, devis, commannde, etc.) est
différenciée po our chaque e base et réalisée au a fil de l’eeau. A fin dde lisibilitéé, les
docu uments édités pourro ont par paaramétrage e disposer d’un préfixxe indiqua ant P
pourr PLC, B pour
p BT et G pour X XTEC. Dans le même e esprit dee lisibilité, l’IHM
pourrra être modifiée (couleurss différen ntes pourr chaque région) par
paraamétrage.
Par contre, less divers sittes d’un mmême régio on ne sontt pas différrenciés tan nt en
me de référe
term ences qu’e en terme d e numérottation.
En ccontrepartiie, il n’est pas posssible dans la version n actuelle du logicie el de
réaliser :
1
1. une con nsolidation des donné ées sur less 3 bases
2
2. l’usage de tables communes
c s (clients, produits,
p fo
ournisseursrs, etc.).
3
3. l’usage simultané de plusie eurs bases s par un utilisateur
u dde l’applica ation
(cas dess feuilles de
d pointage e horaire par
p exemple)
Ces opération ns peuventt être étud diées et mises
m en place danns une version
futurre de l’application.

16.1 Moteur de base


e de don
nnée
Le m
moteur de base
b de do
onnées ret enu est « Microsoft
M SQL
S Serveer 2000 ».

16.2
2 Systèm
me d’explloitation
Servveur : L’OS retenu
L u pour le sserveur estt Windows 2000 (ou ssupérieur)
Client : L
Les OS de es postes clients sont
s atoirement de type MS-
obliga
W
Windows 98 2° Editioon, NT 4 SPP6, 2000 SP4
S ou XP P SP1.
S
Sont exclus s les posttes sous Windows
W 95,
9 sous W Windows 98
9 1°
é
édition et le
es versionss NT antériieures à 4 SP6.
S
Sont exclus s les clien
nts en envvironnemen nt Linux, O
OS-X, Unix ou
a
autre.

16.3
3 Réseau
u
Rése
eau Ethern
net classique sous prrotocole TC
CP/IP.

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16.4
4 Poste serveur
s
Le pposte serve
eur héberg ge uniquemment les ba ases de doonnées et ll’applicatio
on de
déploiement. Il n’est pa as prévu que l’application so oit opératioonnelle su ur le
servveur et aucun raccourrci d’accèss n’est prév
vu en ce se
ens.
La m mise à jour de l’ap pplication s’effectue depuis le e poste seerveur ou par
déploiement de epuis n’importe quel poste.

16.5
5 Postes utilisateurs
Les postes utilisateurs disposent
d d
de l’applica
ation installée en loccal (Exécuttable
et DLL associé ées). La mise
m à jourr s’effectue
e par déplooiement deepuis n’impporte
quel poste.
L’acccès à l’ap
pplication se
s fait de manière classique
c par
p un icôône au sein du
mennu démarre er. L’option
n d’installa
ation d’un raccourci sur le buureau et sur la
barre
e d’accès rapide
r de Windows
W e
est possible lors de l’installationn.

16.6
6 Périphé
ériques d’impres
d sion
Touttes les imppressions sont réalissées via Windows
W et
e sont donnc compattibles
avecc tous les périphériques d’imprression gé érés par Windows
W daans la limitte où
ceuxx-ci accepttent les édiitions souss format pa
apier A4.
Les impression ns de fax sont
s réalisé
ées via les
s outils fax implantés sur le serv veur.
Les éditions au
a format PDFP sont directement générée es par l’appplication, hors
de to
oute autre applicatif Windows.
W

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17 Migration
n
17.1 Intégration dire
ecte
Par défaut et dans la mesure
m du possible, les
l donnée es existanttes au sein de
l’app
plication acctuelle serront directtement transférées. L’accès à la base sous
Acceess étant verrouillé,
v le transfertt ne pourra
a qu’être efffectué ma nuellemennt !

Atten
ntion : Cec ci impliqua
ant l’arrêt ccomplet de es utilisations de la base duraant la
pério
ode de tran nsfert, cettte intégratiion sera efffectuée de
e préférencce un venddredi
aprè
ès-midi en milieu de mois,
m pério
ode où XX XXX a le mo oins de coontrainte su
ur sa
basee actuelle.

17.2
2 Procéd
dures de migratio
on spéciffique
La trransfert de es données s s’effectue
era suivantt une procéédure form
melle :
• Récup pération de es donnée es et table au sein n d’une baase accès s via
l’utilitaire de Fracctionneme ent de base e de données ; cet ooutil permeet de
récupé érer toutes les donnéées de la base
b (il ne permet paas de récup
pérer
les auttres éléments dont le es autorisa
ations sont vérifiées).
• Créatio on d’une base
b de do nnées vierrge sous Access
A 20000 (pour uttiliser
le mote eur Jet 7.0
0 de Microssoft)
• Importt des table es dans ccette base e vierge ; les donnéées sont alorsa
accesssibles sans s contraintees de droitts
• Lecture par une application n de migration créée spécialem ment

L’inté
érêt d’une telle proc cédure est sa durée d’exécutio on très couurte et don
nc de
ce fa
ait, la posssibilité de la
a répéter a
autant de fo
ois que néc
cessaire.

17.3
3 Outils et
e règles
• Identifiication des
s données à récupére
er (donnée
es de basee)
o Elles sont cons tituées des tables de donnéess permane entes
(Clients, produits, ffamilles, acheteurs, fourn
nisseurs, NoA
Affaire, agen
nces)
o Ne so ont pas réccupérées les l tables de donnéees tempora aires
utilisé
ées pour le es calculs et les éd ditions (tam
mpon, temps sbilan,
tsm, Im
mprim_Aff, fé
érié, IndexNoBlCli, pointtMois, prévissionnel, tabP
Prov1,
tabProv2, temp p pour dev, Fpointage
F Origin,
O devissSubPXXXX Xodes,
DevisPPXXXXode )
o Toute es les auttres tables sont co onsidéréess comme des
donné ées de mo ouvements récupérée es avec reeprise des liens
(clefs de relation ns reconstruites)
• Contrôôle et valida
ation des p paramètres s (valeurs par défautt)
o Les paramètres
p s seront dé éfinis d’après les vaaleurs actuelles
après contrôle e et validation par XXX XX pour misse à niveau
• Validité
é des clefss (identifian
nts)

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o Les clefs des ta ables de mouvement


m ts sont recconstruitess afin
de lim
miter les rrisques de doublon ou de pe rte de rela ation
avec les
l tables d de base
• Dates de tests ett durée
o Un tes st de transsfert sera effectué
e av
vant l’instal lation (mis
se en
ordre de marche e ou MOM)
o La MO OM sera e effectuée sur
s la base e des donnnées exista antes
au jouur du transffert
o Un co ontrôle devvra être faiit avec réé édition de ddocuments s sur
les 2 application
a ns (Access s et Windevv) et analysse des tab bles
• Dates de bascule e et périod
de de tests en parallè èle
o Une période
p de
e double saisie surr l’applicattion Acces ss et
l’appliication XXX XX-Affaires est prévu ue (1 jour lors de la Mise
en plaace de l’appplication)
o Duran nt cette pérriode, un contrôle
c de
e cohérence ce des données
récupérés et de s données era réaliséee
s saisies se

18 P
Phase trransitoire
e
18.1 Formation
La fo
ormation comporte 4 volets :
• Formaation des utilisateurss « Chargé és d’affairee » : usagge du log giciel,
règle de
d travail et e facilité in
ncluses dan ns l’applica
ation (1 jouur)
• Formaation des utilisateurs
u « Facturattion » : usage du loggiciel, règle de
travail et facilité incluses
i daans l’applic
cation (1/2 journée)
• Formaation de l’administra ateur de l’applicatiion : usagge, règles s de
sécuritté, param métrage ett incidenc ces du pa aramétragee, gestion n de
sauveg gardes, co ontraintes, données de référe ences (1/22 journée à 1
journée suivant le cas)
• Formaation développeur : transfert des sourc ces, usagee de Win ndev,
gestionn des fichiers SQL L Serveurr depuis Windev,
W ddéveloppem
ment
d’appliication, etcc. (base de e 3 jours pour un 1° niveau, puuis 2 jours pour
une formation av vancée)

La fo
ormation développeu
ur sera défiinie en milieu de dév
veloppeme nt.

Notaa : la form
mation ne fait
f pas p artie des travaux de développpement et fait
l’obje
et d’une prroposition annexe
a au
u titre du plan de form
mation conttinue.

18.2
2 Recette
e
18.2
2.1 Règles s et organ nisation
La re
ecette prod
duit est réa
alisée sur lla base d’u
une semain
ne de testss par la société
XXXXX et comp prend :
• Contrôôles : ensemble de co ontrôles à réaliser
o Contrôle des do ocuments édités
é

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Etudde n° 20X X-021
Cahie
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o Contrôle des do ocuments de


d synthèse
o Contrôle des d données directes
d (a
affichage eet édition des
tables
s)
o Contrôles en b balance carrée
c (éditions via le logicieel et
requêêtes SQL ddirectes au sein de SQ
QL Serveuur)
• Contrôôles d’intég
grité des doonnées
• Cohére ence des valeurs ( valeurs d’’arrondi, « re-calculss », cohéreence
données de déttail et tota aux, conforrmité des seuils de tolérance des
arronddis, conform
mité des rrésultats av enne appliccation Acc
vec l’ancie cess,
etc.)

La reecette est effectuée sur une p période de un mois à compter de la mis se en


servvice de l’ap
pplication ete l’acceptaation de la MOM (mis se en ordree de march he de
l’app
plication). Elle com mporte 1 VABF (vérificatio on d’aptittude au bon
foncctionnemen nt) d’une semaine (p période des s tests et contrôle)
c eet 5 niveau
ux de
VSR R (vérification de serv vice régulie
er) étalé su
ur un mois s APRES ccorrections s des
probblèmes de VABF
V s’il en
e existe.
Les VSR comp portent les niveaux :
1. Gestioon des do onnées pe ermanente es (clients, fournisseeurs, prod duits,
etc.) et
e de la bas se de donn nées [envirron 1 sema aine]
2. Admin nistration du
d logiciel [[environ 2 semaines]]
3. Gestioon des afffaires (devvis, achats fournisseu urs, livraisoons, chanttiers,
etc.) [environ
[ 1 mois]
4. Gestioon de la facturation [e environ 2 à 3 jours]
5. Suivi de
d gestion n [environ 2 à 3 jours]]

A l’isssue, une VSRG (véérification de service


e régulier générale)
g dd’une semmaine
seraa effectuéee pour co
ontrôle dess données s de synthèse (tabbleau de bord,
b
conttrôle de coohérence des
d donné ées, perforrmances générales,
g etc.) et us
sage
multti-sites.

Par défaut, less VRS serront effectu


uées sur un ote (siège de Ville-de-L.)
u site pilo
puis étendues après la première
p quuinzaine au
ux autres sites.
s

Un je
eu commu un de donn
nées de tes sts sera dé
éfini courant février aavec la société
XXXXX. Ce jeu de
d test serra utilisé p
par le cabinet FIN-IGS et par laa société XXXX
X
pourr effectuerr la VABF
F. Ce jeu sera trans smis par XXXX dan ns la premmière
quin
nzaine de fé
évrier.

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Etude n° 20X-021
Cahier d
des charges loogiciel
XXXX - Ville
e-de-L.

1
18.2.2 Déroule
ement de la période
p de Rec
cette

SITE DE
E MARSEILL
LE Tous SIT
TES

3 mois

Maintenance
2 jours 1 semain
ne 1 sema
aine 1 sem
maine 1 sem
maine 1 se
emaine 1 semaine
s so
olde durée

MOM VABF VSR VS


SRG
Livraison, Installation e
et Mise Gestion de d
données Factturation TE
ESTS et GAR
RANTIE
en ordre de marche e de TESTS et CONTR ROLES pour
Administration Suivi de
d gestion
l'application (donnée es et CONTROLES déplo
oiement aux
paramétrage compris) Ge
estion des Devis et Affaires auttres sites

FIN-IGS ERI Administrate


eur ERI Chargés d'a
affaires ERI Comptable ERI Direction ERI FIN-IG
GS ERI FIN-IGS

Période
P de formation tec
chnique
Période de fo
ormation utilisateurs et
développeur (Windev avec
administratteur de l'application
interfacage SQL Serrver)

© Cabinet FIN-IGS
S 14/01/20xx
x Page 54
Etudde n° 20X X-021
Cahie
er des chaarges logiciel
XXXXX - Ville-d
de-L.

18.2
2.3 Prolon
ngation et gestion d
des incide
ents

En ccas d’incid
dents et dee bogues p programmes, le logiciel est reepris et la VSR
susp
pendue suiivant 2 cas s de figuress :
• Inciden nt bloquannt : la VSR
R est totaleement sus spendue ett prolongée de
quinzee jours
• Inciden nt non bloq
quant : la V
VSR est su uspendue et prolonggée de la durée
d
de correction dess élémentss erronés
La d
durée totale
e de la receette ne peuut excéderr 3 mois.

La ppériode de garantie appliquée


a a
au logiciel est de 3 mois
m à com
mpter du début
d
de la
a période de
d recette. Au delà d e cette pérriode, une maintenannce pourra a être
effecctuée à la demande
d de
d l’entrep
prise XXXX X, suivant un
u contrat à définir.

18.2
2.4 Garantie

La ggarantie s’aapplique à couvrir tooutes les erreurs de e conceptioon, les errreurs


techniques de développe ement et d
de fonctionnement de e l’applicattion, la séc
curité
et le contrôle des
d erreurs s au sein d
de l’applica
ation. Elle correspond
c d à la phas se de
receette de l’ap
pplication spécifique
s augmenté ée d’un délai de sécuurité pour tenir
compte des trravaux à moyens te ermes (fac cturation en
e fin de mois, suiv vi de
gesttion a échééance, etc.)
La g garantie et
e la périod de de reccette se limitent à la l prise een compte des
élémments défin nis au sein du cahie er des cha arges. Ellees ne perm mettent pa as la
misee en place e de nouve eaux outilss, de nouvveaux mod dules logiciiels, l’évolution
de l’application
n, la transfformation d
de la base de données ou toutt autre élém ment
différent du préésent cahieer des cha
arges ratifié
é par les 2 parties.

18.22.5 Transfert des sources


s
Le ccabinet FIN N-IGS res ment propriétaire des
ste totalem s sources et du pré ésent
cahie er des chharges jus squ’à com plet paiemment de l’’applicationn et fin de d la
receette.
A laa fin de laa recette, sous rése erve uniqu
uement du u complet paiement des
sommes dues, la totalité é des sourrces (codee Windev, fenêtres, requêtes SQL, S
étatss, classes, descriptio
on de basee SQL, etcc.) de l’application soont transférrés à
la soociété XXXXX. L’ense emble des droits d’uttilisation de
es dits souurces est alors
a
transsféré à la société
s XX
XXX, sous réserve qu ue l’entreprise XXXX X laisse vissibles
les rréférences légales (n
nom et coo rdonnées)) du concep pteur danss la fenêtre
e d’a-
proppos.

19 P
Planning
g
Le pplanning prévisionne
p el ci-aprèss est fourni à titre e puremennt indicatiff. La
colonne périod
de indique la période de travail ou d’action
n.

© Cab
binet FIN-IG
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ge 55
Etude n° 20X-021
Cahier d
des charges loogiciel
XXXX - Ville
e-de-L.

fév 2004
2 mar 2004
4 avr 2004 mai 2004 jui 2004
ID T
Tâche Début Fin P
Période
2/1 2/8 2/15 2/22 2/29 3/7 3/14 3/21 3/28 4/4 4/11 4/18 4/25 5/2 5/9 5/16 5/23
3 5/30 6/6 6/13 6/20 6/27
7

1 Développement G
Gestion de base 02/02/2004 06/02/2004 1S

2 Développement A
Administration 02/02/2004 13/02/2004 2S

3 Gestion des devis


s et achats 10/02/2004 01/03/2004 3S

4 Facturation 25/02/2004 09/03/2004 2S

5 Suivi de gestion 09/03/2004 22/03/2004 2S

6 Outils de contrôle
e 17/02/2004 22/03/2004 5S

7 Tests hors site 15/03/2004 02/04/2004 3S

8 Tests initiaux sur site 01/04/2004 01/04/2004 1J

9 MOM 02/04/2004 02/04/2004 1J

10 VABF (tests) et V
VA 05/04/2004 09/04/2004 1S

11 Recette 12/04/2004 07/05/2004 4S

12 Période Formatio
on chargés d'affaires 02/04/2004 08/04/2004 1S

13 Période Formatio
on facturation 02/04/2004 08/04/2004 1S

14 Période Formatio
on administrateur 02/04/2004 15/04/2004 2S

15 Période Formatio
on développeur niv. 1 12/04/2004 23/04/2004 2S

16 Période Formatio
on développeur niv.2 05/05/2004 18/05/2004 2S

17 Contrôle final et V
VSRG 05/05/2004 05/05/2004 1J

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Etudde n° 20X X-021
Cahie
er des chaarges logiciel
XXXXX - Ville-d
de-L.

20 A
Annexess
20.11.1 Volumme de donn nées
Les volumes sont
s ceux connus
c au 01 décem mbre 2003, date de ddébut du prrojet.
Ils n
ne sont doonnés qu’àà titre estim a gestion sous MS SQL
matif et indicatifs. La
Servver et envirronnementt Windev 8 8.0 permetttent de s’aaffranchir ddes contraintes
de ttaille danss le cadree de cette e application (gestio on de plussieurs millions
d’enregistreme ents dans chaque
c tabble).

• Clientss ......................... 6166 • Fou


urnisseurs. .............. 362
3
• NoAffaaire ....................... 52 2 • Com
mmandes . ............ 52 234
• Affaire
es ..................... 2443 3 • Détail commaandes .. 174 401
• Chargé és d’affaire es......... 10 0
• Détail devis ............... 5348 8 • Personnel ..... ................ 63
• Famillee ............................ 5 • NdFF .............. .................. 1
• Produiits ........................ 33 3 • Imp
p-N_Dev ... ............ 63 334
• Prev
visionnel .. .............. 148
• Agencce ........................... 1 • BLCClient ........ ................ 57
• Horairees .......................... 1 • Inde
exNOBLCl i............... 23
• Férié ............................. 22
2

Fin
n du Cahiier des charges initial

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binet FIN-IG
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