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Seminario presencial
Cómo elaborar indicadores de desempeño (KPI)
asociados al Plan Integral de Desarrollo Institucional (2015-2024)

Prof. Mario Héctor Vogel

Fundador y director del Club Tablero de Comando, es creador de los sistemas
de gestión con base matemática. Director académico en foros internacionales,
formador de profesionales permanentemente en organizaciones públicas y
privadas en distintos países de Latinoamérica.

Cuando una universidad pone en marcha un Balanced Scorecard o Tablero de Comando,

una tarea relevante de su gestión académico-administrativa es dar seguimiento y evaluar
de manera profesional y objetiva los resultados de los planes, programas, proyectos,
actividades y tareas para ingresarlos en la matriz del BSC.

Para los órganos directivos de la institución, facultades y escuelas involucradas es

importante conocer tanto el curso de las acciones emprendidas como los resultados
obtenidos para tomar decisiones orientadas al fortalecimiento o modificación del avance
de su Plan Estratégico o su BSC.

En este sentido, los indicadores son cruciales porque son uno de los elementos que les
dará la pauta del grado de cumplimiento.

Es que los indicadores son el corazón del Plan y es a través de ellos que se mide la
precisamente la evolución del Plan, su eficacia y eficiencia, su ritmo, la viabilidad de las
metas y, al final, su éxito o su fracaso.

Metas e indicadores son el insumo estratégico para seguir y evaluar la capacidad de los
ejecutores para cumplir con los objetivos, así como también los problemas de diseño del
mismo Plan.

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Aspectos metodológicos

Los indicadores son medidas cuantificables para evaluar el desempeño en las

dimensiones básicas de un programa o una actividad determinada.

La utilización de indicadores estratégicos es parte central del proceso de evaluación y

seguimiento institucional.

Por su definición, los indicadores son expresiones cuantitativas que reflejan aspectos
parciales de fenómenos complejos y, por lo general, son índices que muestran relaciones
cuantitativas entre dos variables.

Para tener validez, deben estar alineados al propósito y los objetivos fundamentales de
los planes y programas de desarrollo de mediano plazo.

Permiten observar la situación generada en relación con el logro de los objetivos y metas
y medir el avance en el logro de una meta esperada.

La valoración del resultado asociado a un objetivo requiere diseñar indicadores relativos a

aspectos de eficacia, eficiencia y calidad y con el objeto de conocer el impacto real de la
gestión, se introduce el concepto de efectividad.

Características principales de los indicadores

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Cómo se presenta un indicador

Los indicadores pueden ser presentados como un índice o razón, una proporción, un
coeficiente o un porcentaje.

En forma de índice o razón

Es la relación entre dos valores que pueden ser de la misma variable. Expresa la relación
del numerador con relación a una variable dada en el denominador. Esta relación se
expresa en la forma “a/b”.

Ej.: 12 / 4= 3

En forma de proporciones

Expresa igualdad entre dos razones. Permite hacer comparaciones y sirve para reducir
números grandes facilitando su análisis. Se expresa “a/b = c/d”, donde “a es a b como c
es a d”.

Ej.: 15/12 = 5/4: es decir, 1.25

En forma de coeficiente

Es el valor numérico de una razón o de una proporción. Se expresa “K = a/b”. Se

interpreta como la cantidad del denominador que contiene el numerador, en su
correspondiente unidad de medida.

Ej.: K = 100 estudiantes / 5 docentes

K = 20 estudiantes / docente

En forma de porcentaje

Cuando la relación o el coeficiente corresponde a la misma medida o expresado en la

misma unidad de medida, se debe multiplicar por 100 para obtener el porcentaje. Se
expresa “K = a/b x 100”.

Ej.: # (# Estudiantes matriculados / Estudiantes proyectados) x 100

Cuando se compara una variable con el año anterior, si se examina el cambio de valor de
una variable de un año con respecto a un año anterior, el valor del año anterior debe ser
el denominador.

Ej.: Vr. año 2008 / Vr. año 2007

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Cuando se comparan dos variables o unidades de medida, una de ellas dependerá de la
otra. En estos casos, la variable independiente será el denominador. Como, por ejemplo,
expresar la relación de número de estudiantes por docente, 5 docentes contratados en un
programa que tiene 100 estudiantes. En este caso, la variable independiente es
“docentes” y será entonces el denominador.

Ej.: 100 estudiantes /5 docentes = 20 estudiantes / docente

Generalmente se relacionan valores en los que el denominador es mayor o igual al

numerador. No obstante, existen ocasiones en las que sucede lo contrario; es decir que el
denominador es menor que el numerador. Por ejemplo, cuando la meta o los resultados
logrados superan el valor máximo establecido o programado.

A veces se quiere conocer la rotación de algún factor o variable (es decir el número de
veces que algo se cumple en un tiempo determinado. Por ejemplo, si la meta era recaudar
$10 millones en matrículas durante un mes y se recaudaron $13.5 millones en el mismo
periodo. El resultado es igual al total de lo recaudado sobre lo programado (13.5 /10 =
1.35). En este caso, significa que la meta se logró en 1.35 veces. Si se multiplica por 100,
indica que se alcanzó el 135% de la meta propuesta.

Tipología de los indicadores

CEPAL (Comisión Económica para América Latina y el Caribe) clasifica los indicadores,
como aquellos que:
 Entregan información del desempeño desde el punto de vista de la actuación en la
generación de los productos
 Se elaboran desde el punto de vista del desempeño de dichas actuaciones en las
dimensiones, como lo son los de eficiencia, eficacia, calidad y economía

a. Indicadores que entregan información de los resultados en la generación de los

productos

Son los indicadores de:

 Insumos (inputs)
 Procesos o actividades
 Productos (outputs)
 Resultados finales (outcomes)

b. Indicadores desde el punto de vista del desempeño de dichas actuaciones en las

dimensiones de:
 Eficiencia
 Eficacia
 Calidad
 Economía

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Según otra clasificación estable, los indicadores se agrupan en tres tipos:

1. Indicadores de gestión: Cuantifica los recursos físicos, humanos y financieros

utilizados en el desarrollo de las acciones y mide la cantidad de acciones,
procesos, procedimientos y operaciones realizadas durante de la etapa de
implementación.

2. Indicadores de producto: Cuantifica los bienes y servicios (intermedios o finales)

producidos y/o provisionados a partir de una determinada intervención, así como
los cambios generados por ésta que son pertinentes para el logro de los efectos
directos.

3. Indicadores de efecto: Mide los cambios resultantes en el bienestar de la

población objetivo de la intervención como consecuencia (directa o indirecta) de la
entrega de los productos.

Dentro de cada forma de clasificación, se agrupan una serie de indicadores que permiten
atender a los objetivos de los programas, planes y proyectos sobre los cuales se puede
realizar una evaluación de su desempeño con relación a los efectos y al impacto.

A. Indicadores de eficiencia

Pretenden medir la relación existente entre el avance en el logro de un determinado

objetivo y los recursos empleados para su consecución.

La medición del logro se puede contrastar con la cuantificación de los diferentes costos en
los que se puede incurrir en su cumplimiento, no solo los monetarios sino también los
temporales y los relacionados con el uso del recurso humano, entre otros.

Básicamente, en términos económicos, este tipo de indicadores se refiere a la

consecución y el aprovechamiento de los insumos que deben ser adquiridos en una
escala de tiempo oportuno, al mejor costo posible, la cantidad adecuada y con una calidad
aceptable.

Un caso puntual de esto es relacionar los recursos disponibles con las metas establecidas
dentro de un programa específico. Así, cuando la relación entre el logro a evaluar y un
recurso cualquiera fuere mayor, mayor será la eficiencia con la que se ha ejecutado el
proceso. Es decir que existe una mayor productividad en el uso y administración de los
recursos.

Por otro lado, si la medición se hace relacionando el costo total del ejercicio de una
actividad (producción, prestación de servicios, etc.) con el número de logros, entre menor
sea la razón mejor será la eficiencia del proceso.

Como vimos, se entiende por eficiencia la óptima utilización de los recursos disponibles
en la consecución de un logro.

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Estos indicadores miden el nivel de ejecución del proceso y se concentran en cómo se
hicieron las cosas, midiendo el rendimiento de los recursos utilizados por un proceso.

Para el cálculo de la eficiencia, es necesario realizar una comparación a través de niveles

de referencia o estándares de comparación, ya sean históricos, teóricos o
presupuestados.

Ejemplos de indicadores de eficiencia

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B. Indicadores de eficacia

Los indicadores de eficacia, buscan determinar si el cumplimiento de un objetivo

específico es coherente con la meta establecida previamente.

En este sentido, este tipo de indicadores no consideran la productividad del uso de los
recursos disponibles con los que se cuenta para la consecución de los logros. Se
concentran en establecer el cumplimiento de los diferentes planes y programas de
cualquier entidad, por lo que facilita la medición del grado en el que una meta ha sido
cumplida teniendo en cuenta los plazos y las demás disposiciones estipuladas.

Ahora bien, las medidas clásicas de eficacia corresponden a las áreas que cubren los
objetivos de una entidad: cobertura, focalización y la capacidad de cubrir la demanda.

En ese sentido, la cobertura es la expresión numérica del grado en que las actividades
que realiza o los servicios que ofrece una institución son capaces de cubrir o satisfacer la
demanda total que por ellos existe.

El porcentaje de cobertura de los servicios, actividades o prestaciones es siempre una

comparación de la situación actual respecto al máximo potencial que se puede entregar.

La focalización se relaciona con el nivel de precisión con que las prestaciones y servicios
están llegando a la población objetivo previamente establecido.

Este indicador permite verificar si los usuarios reales a los que se está cubriendo
coinciden con la población objetivo.

La capacidad de cubrir la demanda es una medición más restringida que la de cobertura y

focalización, debido a que independientemente de cuál sea la “demanda potencial”, sólo
dice que parte de la demanda real que se enfrenta está siendo satisfecha en las
condiciones de tiempo y calidad apropiadas.

Hemos visto que se considera como eficacia el nivel de consecución de los objetivos
establecidos a través de los productos o resultados obtenidos, sin referencia alguna a la
utilización de los recursos necesarios para la consecución de los citados objetivos.

Los indicadores más frecuentemente utilizados son los de “producto”, que proporcionan
información sobre los bienes producidos y servicios prestados.

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Ejemplos de indicadores de eficacia

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Ejemplos de varios indicadores de gestión

Indicadores de procesos de evaluación

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C. Indicadores de economía

Los indicadores de economía permiten medir la capacidad de las entidades para producir,
administrar, focalizar y destinar los recursos financieros disponibles de la forma más
conveniente y adecuada, atendiendo a los requerimientos de los distintos programas en
pro de cumplir con los objetivos planteados.

Un grupo importante de indicadores de economía es aquellos que relacionan el valor de

los recursos financieros empleados en la provisión de bienes y servicios con los gastos
administrativos incurridos por la entidad.

D. Indicadores de calidad

Buscan medir aspectos relacionados con la capacidad de la entidad para atender a las
necesidades y demandas de sus usuarios bajo preceptos de rapidez e inmediatez a la
hora de prestar los bienes o servicios que ofrece.

La calidad puede ser medida directamente sobre el bien o el servicio ofrecido por la
entidad, evaluando aspectos como las características y atributos fundamentales del
mismo o sobre el grado de satisfacción del usuario, resaltando aspectos relacionados con
la cortesía en la prestación del servicio, la continuidad, el cumplimiento en las entregas,
etc.

Este último aspecto indica que una de las formas de desarrollar indicadores de calidad
para cualquier entidad es a través de las encuestas y sondeos de opinión, realizadas
directamente a los usuarios y demandante, así como la revisión directa de las opiniones y
sugerencias que estos realicen a la entidad a través de los buzones destinados para estas
actividades. Igualmente, se acostumbra a realizar las pruebas de calidad al bien
producido por el programa con el fin de determinar si se encuentra dentro de los
estándares establecidos legalmente.

Breves ejemplos de estos indicadores, subdivididos en cuatro categorías: Oportunidad,

Accesibilidad, Percepción de Usuarios y Precisión:

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3. Indicadores de efectividad

La efectividad es la relación entre los recursos utilizados y el impacto obtenido.

Los siguientes indicadores son considerados como medida del impacto de una gestión:

 Rendimiento
 Crecimiento
 Competitividad
 Productividad
 Participación
 Adaptación
 Cobertura

La mayor efectividad se alcanza al hacer un uso óptimo de los recursos disponibles,

alcanzando los impactos esperados. Este concepto integra la eficacia y la eficiencia.

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1. Indicadores de insumos (inputs)

Estos indicadores hacen parte de la dimensión desde el proceso, si se le desea llamar,

“de producción”. Se refieren al manejo de los recursos con los que cuenta una entidad
para adelantar un proceso y van desde el capital físico y financiero hasta lo referente al
talento humano.

Generalmente son empleados para establecer la cantidad de recursos necesarios para la

producción y el consiguiente cumplimiento del objetivo.

Ejemplos de indicadores de insumos

2. Indicadores de procesos

Este tipo de indicadores permite realizar el seguimiento a cada etapa programada dentro
de la administración de las actividades que permiten ejecutar y adelantar el que habíamos
denominado proceso de “producción” de los diferentes bienes o servicios ofrecidos por la
entidad, por lo cual permite medir el desempeño de la función administrativa a las etapas
del proceso generador del producto.

Ejemplos de indicadores de procesos

3. Indicadores de productos

Permiten medir el impacto que puede llegar a tener el desarrollo de un determinado

programa dentro de un grupo social de incidencia ya sea a corto, mediano o largo plazo, a
través de la medición de la cantidad de bienes o servicios producidos por una entidad.

Es decir que muestra de manera cuantitativa los bienes y servicios producidos y provistos
por un organismo público o una acción gubernamental.

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Ejemplos de indicadores de productos

4. Indicadores de resultados

Estos indicadores detallan propiamente los efectos reales del accionar de una entidad a
través de programas, proyectos, etc., sobre la sociedad o sus usuarios.

Algunos autores realizan una subdivisión entre los resultados intermedios y los finales; en
el primer caso, se abordan los efectos que presentan los usuarios en su comportamiento
cuando ya han recibido el producto o servicio por parte de la entidad, mientras que en el
segundo, se busca establecer si ha habido cambios respecto a la situación inicial de los
usuarios objetos de valoración que obedezcan únicamente a la entrega de los bienes o
servicios.

Ejemplos de indicadores de resultados

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