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Capítulo 3: Organización: Estructura y Cultura

Términos claves

 Cultura organizacional.- Es el conjunto de normas, valores, comportamiento que se


transmite entre todos los integrantes de la organización. Es considerada como la
personalidad de la organización.

 Equipo dedicado al proyecto.- Es un equipo que se encuentra aislado de la matriz


organizacional con un jefe de proyectos y están dedicados completamente al proyecto.

 Matriz.- Se llama matriz a la estructura organizacional de la empresa, conformada por sus


diferentes unidades funcionales.

 Matriz débil.- Se le llama a la organización de proyectos en la cual los gerentes funcionales


toman las decisiones por encima del encargado de proyectos, quien se encargara de
gestionar los recursos.

 Matriz equilibrada.- Aquí el encargado de proyectos se encarga de definir las necesidades


y planes generales del proyecto mientras que los gerentes funcionales se encargan de la
asignación del personal y la ejecución de lo que el gerente de proyectos asigne.

 Matriz fuerte.- Aquí el gerente de proyectos tiene un control casi total del proyecto
tomando las últimas decisiones mientras que los gerentes funcionales se encargan de
hacer consultas según sea el caso.

 Oficina de proyectos.- Tenemos la de estación de clima, que se encarga de supervisar el


desempeño de los proyectos; torre de control para la mejora de los proyectos y el depósito
de recursos para poder suministrar a las empresas profesionales y gerentes de calidad.

Gestióó n de Próyectós Infórmáó ticós Páó giná 1


 Proyectitis.- Es un problema que surge al contar con un equipo dedicado a un proyecto, en
ellos tal vez surja el comportamiento de superioridad e importancia.

Preguntas de repaso

1. ¿Cuáles son las ventajas y desventajas relativas de los enfoques funcional, matricial y
dedicado para la administración de proyectos?
RPTA:

Funcional Matricial Dedicado


Ventajas  No hay cambio  Eficiente  Sencillo
 Flexibilidad  Fuerte enfoque  Rápido
 Habilidad en el proyecto  Cohesivo
profunda  Mayor facilidad  Integración
 Fácil transición en la transición internacional
posterior al posterior al
proyecto proyecto
 Flexibilidad
Desventajas  Falta de enfoque  Conflicto  Costoso
 Mala integración disfuncional  Luchas internas
 Lentitud  Luchas internas  Habilidad
 Falta de  Tensiones tecnológica
propiedad  Lentitud limitada
 Difícil transición
posterior al
proyecto

2. ¿Qué diferencias hay entra una matriz débil y una fuerte?


RPTA:
En el papel que tiene el gerente de proyectos. En la débil tiene cumple un rol con poca
participación en las decisiones, en la fuerte él es quien tiene la última palabra sobre los
gerentes funcionales

3. ¿En qué circunstancias sería aconsejable utilizar una matriz fuerte en lugar de un equipo de
proyecto dedicado?
RPTA:
En los proyectos donde el riesgo es medio y el jefe de proyectos tiene un papel fuerte para el
proyecto.
4. ¿Por qué es importante evaluar la cultura de una organización antes de decidir que
estructura de administración de proyecto debe utilizarse para terminar un proyecto?
RPTA:
Debido a que se han presentado casos en los cuales al tener una cultura organizacional que
apoye la cooperación y teniendo una estructura de organización de proyectos funcional este
proyecto ha terminado de forma exitosa. La cultura de una organización es transmitida por sus
integrantes, aunque a veces surgen las llamadas contraculturas y subculturas.

5. ¿Qué cree usted que es más importante para terminar un proyecto con éxito: su estructura
formal de administración o la cultura de la matriz?
RPTA:
Lo más importante sería la cultura, ya que, la disciplina impartida a los integrantes de la
empresa y los que fueron elegidos para la realización del proyecto influyen mucho en ello.

Ejercicios

1. Ir a la universidad es análogo a trabajar en un amiente matricial puesto que la mayoría de los


estudiantes toman más de una materia y deben distribuir su tiempo entre múltiples clases. ¿Qué
problemas le crea a usted esta situación? ¿Cómo afecta su desempeño? ¿Cómo podría
administrarse mejor el sistema para que su vida fuera menos difícil y más productiva?

RPTA: Los problemas más comunes que acarrea son el cruce de horarios, la cantidad de cursos y
las clases a temprana hora. En mi desempeño si son muchos cursos en los esfuerzos y tiempo, en
las presentaciones de trabajos que se cruzan o mi desempeño en el trabajo, ya que, al retirarse
temprano no se podrá acabar las tareas asignadas para el día. Una solución para mejorar esto es
llevar cursos por las noches los días de semana de tal forma que no se crucen con el horario de
trabajo y los sábados por las mañanas.

2. Usted trabaja para la Compañía LL, la cual manufactura miras ópticas de alta tecnología para
rifles de caza. La empresa ha sido líder en el mercado durante los últimos 20 años y ha decidido
diversificarse al aplicar su tecnología para desarrollar binoculares de la mejor calidad. ¿Qué tipo
de estructura de administración de proyectos recomendaría usted para utilizar en este caso?
¿Qué información quisiera tener para hacer esta recomendación y por qué?
RPTA: Un equipo dedicado ya que es un proyecto de alto riesgo al innovar en sus productos. La
información que se necesitaría antes es aquella que me presente la cultura de la organización
como la visión de la empresa, cuestionarios ha los integrantes de la organización, etc. Otra también
es saber si el único producto que ofrece la empresa son los binoculares ya que si es el único y
principal producto
3. Usted trabaja para Barbata Electronics. Su gente de investigación y desarrollo considera que
han obtenido una tecnología costeable que duplicará la capacidad de los reproductores MP3 y
que utiliza un formato de audio superior a éstos. El proyecto tiene un nombre código KYSO
(siglas de knock your socks of, es decir, “me impresionó mucho”). ¿Qué tipo de estructura de
administración de proyectos recomendaría para el proyecto KYSO? ¿Qué información desearía
usted tener para hacer esta recomendación y por qué?
RPTA: Una estructura matricial fuerte. Aquí no me dice a que en si se dedica la empresa no sé
cuáles son sus metas

4. En este capítulo se analizó el papel que los valores y las creencias desempeñan en la
formación de la cultura de una organización. El tema de la cultura organizacional es muy
importante en Internet. Muchas empresas utilizan sus páginas web para describir su misión,
visión, valores y creencias corporativas. También hay muchas empresas de consultoría que
anuncian cómo ayudan a las organizaciones a modificar su cultura. El objetivo de este ejercicio es
que usted obtenga información relativa a la cultura organizacional para dos empresas. Usted
puede hacer esto tan sólo buscando palabras clave “cultura organizacional”, o “visión y valores
corporativos”. Esta búsqueda identificará a muchas empresas que usted puede utilizar para
responder las preguntas siguientes. Es posible que quiera seleccionar empresas para las que le
gustaría trabajar en el futuro.

RPTA: Empresas elegidas: Google

¿Cuáles son los a valores y las creencias de la empresa? Algo que se destaca en Google es que
lo conforman personas de alto nivel académico, son de los mejores, esto debido a su riguroso
proceso de selección. Se ve que la empresa valora mucho a su personal, ya que, no solo quiere
saber en que es bueno, sino también en que se distraen, en la participación de los proyectos,
el asignar un polo a cada participante del proyecto que ya está concluido. La innovación
tecnológica es una característica de la empresa, al crear nuevos productos o mejorar los ya
existentes. Google comprende que la creatividad debe ser incentivada, así que brindan la
estructura para que esta pueda ser desarrollada; otra característica de la empresa es que las
personas que trabajan son mayormente jóvenes, hay ambientes gratificantes y motivadores.
Caso: Empresa de contadores Moss and McAdams

1. Si usted fuera Palmer al final de este caso ¿cómo respondería?


RPTA:
Pedir otro Recurso similar en capacidad a Olds que se pueda integrar e identificarse
rápidamente al proyecto. Y en cuanto a Olds simplemente decir que no se puede contar con
alguien que no está a gusto con lo que está haciendo.

2. ¿Que pudo haber hecho Palmer, si fuera posible, para evitar perder a Olds?
RPTA:
Mejorar su forma de integrarlo al equipo y buscar que se identifique con el proyecto de
auditoria en el que está trabajando.

3. ¿Qué ventajas y desventajas de una organización tipo matricial son evidentes en este caso?
RPTA:
Entre las ventajas están:
 Flexibilidad: Utilización flexible de recursos y de habilidades disponibles (Olds) de la
empresa.
 Eficiente: Posibilidad de compartir recursos entre distintos proyectos (Olds).
Y las desventajas son:
 Conflicto Disfuncional: Tensión entre Crosby y Palmer
 Luchas Internas: Compartir un recurso (Olds) genera el conflicto.
 Tensiones: Se presenta el caso en que 2 jefes se disputan un recurso.

4. ¿Que podría hacer mejor la administración de M&M para manejar situaciones como esta?
RPTA:
Inclinarse por la matriz de tipo débil ya que esta proporciona un mejor sistema para manejar
los conflictos entre proyectos y la asignación de personal.
Caso: ORION Systems (A)*

1. ¿Qué recomendaciones le haría a Rosas para organizar el proyecto Jaguar y por qué?
RPTA:
1.1. Apagar el incendio solucionando los problemas más importantes mediante la asignación
de responsables a los puntos críticos en:
o Producción
o Control de Calidad
o Apoyo Logístico Integral
1.2. Implementar equipos dedicados.
1.3. Definir bien el alcance del proyecto por parte del Administrador del Proyecto.

2. ¿Cómo cambiaria usted el organigrama y el plan maestro para que reflejaran esos cambios?
RPTA:
Para el organigrama

Administrador
de Proyecto

Administracion de
Control y Planeacion

Lider de Equipos
Ingenierias Jefe de Produccion QA ALI
Dedicados

 QA: Responsable de Aseguramiento de Calidad


 ALI: Responsable de Apoyo a Clientes

Para el plan maestro:


Integrar el seguimiento y control de calidad para todo el proceso de inicio a fin por parte del
QA, establecer cronogramas claro y hacer el seguimiento del cumplimiento por parte de jefe
de producción.

CAPITULO 4.
Definición los términos clave

Alcances variables: Es la tendencia del enfoque del proyecto a ampliarse conforme pasa el tiempo,
sucede cuando no se redacta con cuidado una declaración del alcance.

Cuenta de costos: Agrupamiento de paquetes de trabajo para supervisar el progreso y la


responsabilidad.

Declaración del alcance: Es un documento que sirve para tener definida los productos entregables
para el usuario final, para enfocar el proyecto con sus metas, para usarse por los directores del
proyecto y participantes en el desarrollo del proyecto como herramienta de planeación y para
medir el éxito del proyecto.

Estructura de descomposición de la organización (EDO): Es el resultado del proceso de relacionar la


EDT con las unidades de organización responsables para efectuar el trabajo.

Estructura de descomposición del Proceso (EDP): Es lo mismo que la EDT, pero para proyecto no
tangibles, como por ejemplo un proyecto de desarrollo de Software.

Estructura de descomposición del Trabajo (EDT): Es el resultado de dividir el trabajo del proyecto
en elementos de trabajo más pequeños, se realiza luego de haber identificado el alcance y los
productos a entregar.

Hecho Importante: Es un punto natural y relevante de control en el proyecto, tiene una fecha de
terminación.

Matriz de prioridades: Es un diagrama que permite manejar los cambios que se dan en costo,
tiempo y alcance, ya que indica cuales de estos criterios están limitados, cuales deben resaltarse y
cuales aceptarse.

Matriz de responsabilidades: Es un diagrama que incluye un listado de todas las actividades de un


proyecto y de los participantes en cada actividad.

Paquetes de Tareas: Actividades identificables de trabajo, tienen poca duración y un punto definido
de inicio y de terminación, consume recursos y representa costos.

Preguntas de Repaso
1. ¿Cuáles son los seis elementos de una declaración de enfoque típica?

Los 6 elementos son:

 Objetivo del proyecto.


 Productos a entregar.
 Momentos importantes.
 Requerimientos técnicos.
 Límites y exclusiones.
 Revisiones con el cliente.

2. ¿Qué dudas resuelve un objetivo de proyecto? ¿Cuál sería un buen objetivo del proyecto?

Responde preguntas de que, cuándo y cuánto. Un buen objetivo de proyecto por ejemplo seria:
Desarrollar una aplicación que permita videoconferencia entre Smartphones de diferentes marcas
mediante WIFI, se debe terminar el proyecto en 12 meses y a un costo no superior a 2 millones de
dólares.

3. ¿Qué significa si las prioridades de un proyecto incluyen limitaciones de tiempo, aceptación del
enfoque y mejoramiento de los costos? Significa terminar el proyecto en el tiempo estipulado,
variar el alcance del proyecto y reducir el presupuesto.

4. ¿Qué tipo de información se incluyen en un paquete de tareas? Debe ir información como la


definición del trabajo, tiempo para completarlo, presupuesto para completarlo, recursos
requeridos para completarlo, el responsable de realizarlo y cuáles son los puntos de monitorio
para medir que tan bien se está llevando a cabo el trabajo.

5. ¿Cuándo sería adecuado crear una matriz de responsabilidades y no una EDT completa?

Cuando el alcance del proyecto no lo justifica, ósea el proyecto es pequeño y no se necesita


descomponerlo a un nivel de detalle cómo se hace en una EDT.

6. ¿Cómo beneficia un plan de comunicación a la administración de los proyectos?

El plan de comunicaciones beneficia a la administración de proyectos en que a la hora de que


ocurran problemas se pueda brindar la información necesaria a todos los interesados en el
proyecto; así como también es un elemento clave para coordinar y rastrear los programas,
problemas y acciones.

Preguntas de los ejercicios


1. Pregunta 1:

Usted está a cargo de organizar un concierto para una fiesta local de caridad. Reservo un salón
donde es posible sentar a 30 parejas y contrato un grupo de Jazz.

A) Desarrolle una declaración de alcance para este proyecto que contenga ejemplos de todos los
elementos. Suponga que la celebración tendrá lugar en cuatro semanas y proporcione su mejor
cálculo de las fechas de los acontecimientos importantes.

Objetivo del proyecto: Realizar un concierto de Jazz con una capacidad de 30 parejas dentro de 4
semanas con un presupuesto de 2000 soles.

Productos a entregar:

 1º Fase: Pedir permiso a la municipalidad.


 2º Fase: Contratar el local con la capacidad para el número de espectadores.
 3º Fase: Contratar el grupo de Jazz.
 4º Fase: Repartir todas las entradas.
 5º Fase: Inauguración del concierto.

Momentos importantes: Suponiendo que el proyecto comenzó el 1º de Mayo.

 1º Fase: 3 de Mayo
 2º Fase: 10 de Mayo
 3º Fase: 15 de Mayo
 4º Fase: 20 de Mayo.
 5º Fase: 28 de Mayo.

Requerimientos técnicos:

 Que el local tenga una capacidad de 60 espectadores.


 Que el local tenga un ambiente adecuado para los músicos.
 Contar con un equipo de sonido de alta fidelidad.
 Contar con sillas y mesas para que se puedan sentar todos los espectadores.
 Contar con un quiosco para ofrecer alimentos y bebidas.

Límites y exclusiones:

 La venta de las entradas debe generar una ganancia de al menos 50% de la inversión.
 El local se debe contratar con todas las sillas y mesas que se necesiten para los
espectadores, y también el local contratado debe contar con un quiosco.
 La duración del concierto será de 5 horas. La hora de entrada será desde las 5pm, y el
concierto comenzara a las 6pm.
 Las entradas se entregaran a las personas que hayan pagado con
 anticipación.

¿Cuáles serían las prioridades para este proyecto?


 En el costo: No sobrepasarse del presupuesto asignado para el proyecto.
 En el alcance: El local tiene que albergar por lo menos el número de espectadores
asignados al principio, y si no se puede contar con un local con quiosco para la fecha de
contratación del local, se puede contratar uno sin quiosco.
 En el tiempo. Las fechas para los momentos importantes se deben cumplir sí o sí.

Pregunta 2:

En grupos pequeños, identifique ejemplos de la vida real que podrían adecuarse a cada uno de
los escenarios de prioridades que están a continuación:

a. Limitaciones de tiempo, mejoramiento del enfoque, aceptación de costos.

Para una actividad en una asociación de vecinos de una urbanización, un evento se debe cumplir
en una determinada fecha pero a pocos días del evento se pide contratar más mozos para mejorar
el servicio, en ese caso se puede sobrepasar el presupuesto.

b. Aceptación de tiempo, limitaciones de alcance, aceptación de costos.

Un grupo de estudiantes que quieren presentar un producto al mercado, pero debido a la falta de
experiencia se retrasaron en la fecha de lanzamiento por lo que aumentaron los costos del
proyecto.

c. Limitación de tiempo, aceptación de enfoque, mejoramiento de costos.

Para la boda de María se planeaba contar con un grupo de cumbia de moda, pero como ese día
van a llegar exclusivamente para la boda todos sus familiares del extranjero, se decide contratar
más mozos y 2 grupos de cumbia de moda así que deciden aumentar el presupuesto para la boda.

Pregunta 3:

Desarrolle una EDT para un proyecto en el que usted va a construir una bicicleta. Intente
identificar todos los componentes importantes y proporcione tres niveles de detalle.
Bicicleta

Sistema de Sistema del


Marco Cableado Timon
ruedas asiento

Mango Asiento
Pintura Aros Frenos
Timon Cuero

Marco del Conexion


Camara Cambios Pedales
chasis cables

Llanta