Formatos de Prestacion de Recursos Educativos

PROCEDIMIENTO
PRESTAMO DE MATERIALES EN INSTITUCIÓN EDUCATIVA
1. OBJETIVO. Prestar el material y/o equipos de apoyo a los estudiantes, maestros y funcionarios de la
institución, que requieran de su utilización para apoyar el desarrollo de actividades.
2. POLÍTICAS.
2.1. El bibliotecario es el responsable de llevar el registro y control de los materiales prestados a los
diferentes usuarios, en los formatos, libros determinados para tal fin.
2.2. Para movilizar material didáctico y equipo de apoyo entre las sedes de las Instituciones Educativas
Compartir, se debe contar previamente con el visto bueno de la Coordinación de Colegios.
2.3. Los usuarios, maestros y/o funcionarios que realice el préstamo de cualquier material se hará
responsable del mismo, por lo tanto asumirá cualquier daño o pérdida.
2.4. Quince días antes de la salida de los estudiantes el bibliotecario remitirá un informe escrito a la
rectoría y a la Coordinación de Colegios, con las personas que tienen libros, elementos
audiovisuales o deportivos con más de 9 días sin devolver.
2.5. Préstamo Domiciliario de Libro

El usuario que solicite material bibliográfico de manera domiciliaria, se hará responsable de la
pérdida o daño del material y deberá reintegrar un ejemplar igual al prestado u otro de las
mismas características a criterio del bibliotecario.
El plazo máximo de préstamo es de tres (3) días hábiles, exceptuando los libros de literatura y
que tendrán un plazo de treinta (30) días hábiles y en caso del que el estudiante necesite más
tiempo el libro deberá renovar el préstamo. De incumplirse este tiempo el usuario quedará
sancionado para solicitar material a nivel domiciliario, hasta el reintegro del mismo, y durante la
semana siguiente no podrá hacer uso de este servicio.
El préstamo de libros para maestros tendrá un plazo de treinta días hábiles y en caso de que el
docente necesite por más tiempo deberá renovar el préstamo.
2.6. Préstamo Material Didáctico

El préstamo del material didáctico es de uso exclusivo de maestros y funcionarios de la
Institución. En caso de que los estudiantes necesiten este material lo deben solicitar por
intermedio del maestro de la materia en que lo van a utilizar.
El maestro seleccionará el material didáctico requerido, el cual quedará registrado en el libro y/o
formato correspondiente.
El maestro o funcionario se responsabilizará del material, quien en caso de pérdida o daño

deberá asumir los costos de la reparación o reposición.
PROCESO Fecha elaboración: Fecha actualización: Versión Página 1 de 6

Educación – Instituciones Educativas Sep 2011 Sep 2016 2
PROCEDIMIENTO Elaborado por: Aprobado por
Préstamo de Materiales en Institución Diana Victoria López D – Coord. Planeación Comité Sistema Integrado de Gestión
Educativa Martha P. Romero – Coord. Colégio
Responsable Revisado por: Código
Director Innovación Pedagógica Javier Pombo – Director Innovación Pedagógica ED-IE-PR-04
PROCEDIMIENTO
El maestro o funcionario responsable del material didáctico es el encargado de regresar el

material a la biblioteca, para que el bibliotecario descargue del libro de registro el préstamo
realizado.
2.7. Prestamos de Equipos de Apoyo
El bibliotecario hará entrega del material solicitado, una vez termine el tiempo programado de
utilización el bibliotecario se acercará al sitio en donde fue entregado, quien luego de verificar su
funcionamiento, lo descargará del libro de préstamos.
Si el material de apoyo solicitado es un mueble del televisor con VHS O DVD el bibliotecario
verificará su funcionamiento en el lugar donde repose, y el usuario será quien lo desplacé al
salón donde lo usará. De igual manera se verificará su funcionamiento a la entrega que se hará
en el lugar inicial donde se encontraba.
El bibliotecario dejará por escrito cualquier anomalía que encuentre en los equipos, e informará
por escrito al rector y a la Coordinación de Colegios.
2.8. Utilización de Espacios de Biblioteca
Los usuarios podrán ingresar a la biblioteca en el horario acorde con la jornada escolar.
El usuario ubicará el material bibliográfico necesario para la realización de su actividad escolar.
El bibliotecario asesorará al usuario en la búsqueda del material necesario para el desarrollo de

la actividad escolar.
Los usuarios registrarán su consulta en el formato correspondiente, con el fin de realizar una
estadística de la misma.
El usuario es el directo responsable del cuidado y conservación del material solicitado.
El usuario dejará el espacio de trabajo en perfecto orden, durante su estadía en la biblioteca

deberá comportarse adecuadamente. En caso de no hacerlo el bibliotecario deberá llamarle la
atención
2.9. Utilización de Aula de Audiovisuales
El aula de audiovisuales será prestada únicamente a los maestros, funcionarios y/o personal
autorizado por el bibliotecario. Los estudiantes pueden solicitarla a través de un maestro que
será el responsable del lugar y de los equipos y enseres que se encuentran allí. En caso de daño
el maestro deberá asumir el valor del arreglo o su reposición.
En caso de requerir prestar el Aula de Audiovisuales a terceros o entes externos a la Institución

Educativa, el préstamo deberá ser autorizado previamente por la Coordinación de Colegios
El usuario separará la sala diligenciando el formato de préstamo.

PROCEDIMIENTO
El bibliotecario le entregará al usuario la sala en perfecto estado y con las ayudas

audiovisuales funcionando.
Al finalizar la actividad el usuario dará aviso al bibliotecario quien recibirá la sala con los
equipos funcionando.
El Coordinador de Convivencia de cada jornada será el responsable del préstamo del Aula de
Audiovisuales a los docentes cuando no se encuentre el bibliotecario.
El bibliotecario dejará por escrito cualquier anomalía que se encuentre en los equipos y e
informará por escrito al rector y a la Coordinación de Colegios.
3. RESPONSABLES.
Rector
Bibliotecario
4. GLOSARIO.
4.1. Material Bibliográfico. Es el conjunto de elementos suficientemente detallados que permite la

identificación de la fuente documental (impresa o no) de la que se extrae la información (Ejemplos:
libros, revistas, datos de Internet, folletos, etc.)
4.2. Material Didáctico. Es aquel que reúne medios y recursos que facilitan la enseñanza y el
aprendizaje, utilizados dentro del ambiente educativo para facilitar la adquisición de conceptos,
habilidades, actitudes y destrezas.
4.3. Usuarios. Todo personal que haga parte de las Instituciones Educativas Compartir. (Alumnos,
maestros, administrativos)
5. ENTRADAS.
Inventario de biblioteca.
Proyecto “Leo, Comprendo, Comparto”.
Inquietudes y necesidades de usuarios.
Plan de Mejoramiento de vigencia anterior.
6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
FORMATOS
No. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
/REGISTROS
Se acerca a la biblioteca de la Institución y solicita el material
1 Funcionario / Usuario
objeto del préstamo
2 Bibliotecario Verifica que haya existencia del material solicitado.
¿Existen unidades disponibles del material solicitado? Si
3 existen unidades disponibles continuar en actividad No.4, en
caso contrario continuar en actividad No.6.
Si (Actividad No.3). Solicita al usuario o funcionario que FM. Préstamo de
4 Bibliotecario
diligencie el formato “Préstamo de Materiales”. Materiales

PROCEDIMIENTO
FORMATOS
No. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
/REGISTROS
5 Bibliotecario Entrega material solicitado al usuario o funcionario
No (Actividad No.3). Informa al usuario que no hay
disponibilidad de préstamo y solicita al funcionario o usuario FM. Préstamo de
6 Bibliotecario
que se registre en el formato de préstamo, para que aparte Materiales
hora y fecha de utilización.
7 Bibliotecario Revisa programación de material.
8 Funcionario / usuario Hace uso del material prestado
Recoge material prestado en el sitio en que realizaron actividad

9 Bibliotecario
y realiza revisión del estado material
¿Existen daños en el material prestado? Si existen daños en el
10 material prestado continua en actividad No.11, en caso
contrario continuar en actividad No.13.
Si. (Actividad No.10). Acuerda solución con el funcionario
/usuario y registra observaciones en el Formato “Préstamo de
FM. Préstamo de
11 Bibliotecario materiales” y realiza notificación escrita a la Secretaria
Materiales
Administrativa a más tardar un día hábil de presentarse la
novedad.
Secretaria
12 Reporta novedades a la Coordinación de Colegios
Administrativa
No. (Actividad No.10).Registra fecha y devolución del material FM. Préstamo de
13 Bibliotecario
prestado al funcionario /usuario Materiales

PROCEDIMIENTO
7. DIAGRAMA DE FLUJO
FUNCIONARIO/ SECRETARIA
BIBLIOTECARIO
USUARIO ADMINISTRATIVA
INICIO
1. Se acerca a la biblioteca de la Institución y

solicita el material objeto del préstamo
2. Verifica que haya existencia del material

solicitado.
3. ¿Existen unidades
disponibles del material
NO solicitado?
SI
4. Solicita al usuario o funcionario que diligencie

el formato “Préstamo de Materiales”.
FM. Préstamo de
Materiales
5. Entrega material solicitado al usuario o

funcionario
6. Informa al usuario que no hay disponibilidad A

de préstamo y solicita al funcionario o usuario
que se registre en el formato de préstamo, para
que aparte hora y fecha de utilización.
A
7. Revisa programación de material.
8. Hace uso del material prestado
9. Recoge material prestado en el sitio en que

realizaron actividad y realiza revisión del estado
material
Continúa
en
1

PROCEDIMIENTO
FUNCIONARIO/ SECRETARIA
BIBLIOTECARIO
USUARIO ADMINISTRATIVA
Viene
de
1
10. ¿Existen daños en

el material prestado?
NO
SI
11. Acuerda solución con el funcionario/usuario

y registra observaciones, además realiza
notificación escrita a la Secretaria
Administrativa.
FM. Préstamo de
Materiales
12. Reporta novedades a la Coordinación de

Colegios
13. Registra fecha y devolución del material

prestado al funcionario /usuario
FM. Préstamo de
Materiales
FIN
8. SALIDAS
Formato “Préstamo de Materiales”
Informe estado de prestamos
Notificación escrita de daños de materiales
9. CLIENTES.
Estudiantes
Docentes
Padres de Familia
10. FORMATOS.
Prestamos de Materiales
11. CONTROL DE CAMBIOS
VERSION DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO FECHA

Ampliación del plazo de préstamo de los libros de literatura y la posibilidad de
1 Sep. 2016
renovación.


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2.5. Préstamo Domiciliario de Libro

2.6. Préstamo Material Didáctico

El maestro o funcionario se responsabilizará del material, quien en caso de pérdida o daño

PROCESO Fecha elaboración: Fecha actualización: Versión Página 1 de 6

El maestro o funcionario responsable del material didáctico es el encargado de regresar el

2.8. Utilización de Espacios de Biblioteca

El usuario ubicará el material bibliográfico necesario para la realización de su actividad escolar.

El bibliotecario asesorará al usuario en la búsqueda del material necesario para el desarrollo de

El usuario es el directo responsable del cuidado y conservación del material solicitado.

El usuario dejará el espacio de trabajo en perfecto orden, durante su estadía en la biblioteca

2.9. Utilización de Aula de Audiovisuales

En caso de requerir prestar el Aula de Audiovisuales a terceros o entes externos a la Institución

El usuario separará la sala diligenciando el formato de préstamo.

PROCESO Fecha elaboración: Fecha actualización: Versión Página 2 de 6

El bibliotecario le entregará al usuario la sala en perfecto estado y con las ayudas

4.1. Material Bibliográfico. Es el conjunto de elementos suficientemente detallados que permite la

PROCESO Fecha elaboración: Fecha actualización: Versión Página 3 de 6

7 Bibliotecario Revisa programación de material.

8 Funcionario / usuario Hace uso del material prestado

Recoge material prestado en el sitio en que realizaron actividad

PROCESO Fecha elaboración: Fecha actualización: Versión Página 4 de 6

1. Se acerca a la biblioteca de la Institución y

2. Verifica que haya existencia del material

4. Solicita al usuario o funcionario que diligencie

5. Entrega material solicitado al usuario o

6. Informa al usuario que no hay disponibilidad A

7. Revisa programación de material.

8. Hace uso del material prestado

9. Recoge material prestado en el sitio en que

PROCESO Fecha elaboración: Fecha actualización: Versión Página 5 de 6

10. ¿Existen daños en

11. Acuerda solución con el funcionario/usuario

12. Reporta novedades a la Coordinación de

13. Registra fecha y devolución del material

11. CONTROL DE CAMBIOS

VERSION DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO FECHA

PROCESO Fecha elaboración: Fecha actualización: Versión Página 6 de 6

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