TOSHIBA

GESTIÓN DE TRANSPORTE
Y DISTRIBUCIÓN

Proyecto Grupal Etapa 1

Caso
Fortipasta
Presentado Por :

Presentado a :

INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO

GESTIÓN DE TRANSPORTE Y DISTRIBUCIÓN
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TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN ..................................................................................................................... 3
2. JUSTIFICACIÓN ....................................................................................................................... 4
3. OBJETIVO GENERAL ............................................................................................................. 4
4. OBJETIVOS ESPECÍFICOS................................................................................................... 4
5. DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA METODOLOGÍA ....................................................... 5

Politécnico GranColombiano – Gestión de Transporte y Distribución

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1. INTRODUCCIÓN

En la actualidad las empresas han enfocado sus esfuerzos por lograr los mayores
niveles de eficiencia a través de la implementación de sistemas de Planificación de
Recursos Empresariales (ERP), los cuales permiten integrar los diversos
departamentos ó áreas de la empresa, permitiendo una mejor comunicación, un
sistema de proceso más fluido y en esencia una alternativa que permita optimizar las
diversas operaciones logísticas, ya que permiten acceder de manera eficaz a la
información.

Es importante resaltar que los sistemas ERP, están formados por una serie de
herramientas de administración de negocios y administración tecnológica totalmente
integradas. Estos consisten en un sistema global destinado a gestionar los recursos de
las empresas y ponerlos al servicio del cumplimiento de objetivos de negocios. Las
organizaciones que deseen implementar este tipo de sistemas, deben estar preparados
para gestionar información corporativa en redes globales distribuidas en los diferentes
puntos de distribución o entrega de productos, asegurando al mismo tiempo la
integridad y la confidencialidad de estos datos. Estos sistemas proveen herramientas
indispensables para los ejecutivos y directivos en las empresas que deseen llevar el
nivel de productividad de una compañía a una nueva escala

Sin embargo, durante la implementación de estos sistemas surgen conflictos en

todos los niveles ya que para el éxito de este proceso, se requiere la cooperación de

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varias partes, incluyendo la alta dirección de la empresa, el área tecnológica, ciertos
empleados claves y, por supuesto, el proveedor. Las personas que participan tienen
ideas, visiones, enfoques e intereses que a veces contrastan. Las diferencias de
opiniones y las brechas de comunicación pueden ir en detrimento del proyecto. Las
partes involucradas deben darse cuenta del compromiso que asumieron al ser
miembros del equipo y mantener presentes los objetivos finales del proyecto.

A pesar de los conflictos temporales que se presentan durante la implementación de

los sistemas de planificación de recursos, los beneficios se darán en el mediano y largo
plazo, cuando toda la estructura organizacional haya puesto en práctica los pasos en
cada una de las etapas del proceso y sienta el mismo como una alternativa de
mejoramiento continuo.

El presente proyecto grupal estudia un caso práctico de la empresa Fortipasta, en

donde la implementación de un Sistema de Planificación de Recursos está en curso.
Durante el análisis del caso podemos ver las fortalezas y debilidades del proceso, los
aspectos de mejora y en esencia revisar en detalle algunas situaciones especiales que
han generado fallas, las cuales de haber sido resueltas desde el principio hubiesen

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permitido corregirlas. El proyecto de la implementación del sistema ERP ha sido

denominado por la empresa Fortipasta como el proyecto, el implementar el WMS
(Warehouse Management System) o Sistema de Gestión de Almacenes, es el objetivo
principal, el cual apunta a controlar el movimiento y almacenamiento de materiales
dentro de las bodegas y el proceso de las transacciones asociadas, y para ello delega a
un grupo de empleados expertos en la operación Logística quienes deben llevar a cabo
la coordinación, implementación y la debida formación del sistema a todos los
involucrados de la compañía. Promovido por sus directivos mundiales como una
medida que permitirá mejorar sin duda el proceso operacional, obteniendo mayor
control en tiempo real del proceso.

2. JUSTIFICACIÓN

El análisis del caso práctico se justifica debido a que es necesario conocer la causa
raíz que ha conllevado a las fallas en la implementación del Warehouse Management
System en la empresa Fortipasta. Conocer sus virtudes y establecer una serie de
opciones que permitan superar y solucionar la situación caótica presentada.

3. OBJETIVO GENERAL

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Conocer mediante el análisis de un caso práctico, la importancia de la
implementación de los Sistemas de Planificación de Recursos en la estrategia de
gestión de transporte y distribución en las empresas donde se ha puesto en marcha.

4. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

4.1 Diagnosticar adecuadamente el caso práctico de Fortipasta, sintetizando los

problemas ocurridos durante la implementación del proyecto .

4.2 Sugerir alternativas que permitan solucionar o en su defecto destrabar el proyecto

mediante los conocimientos y herramientas adquiridas en la asignatura de Gestión de
Transporte y Distribución.

4.3 Comprender la importancia de los sistemas de gestión de transporte y distribución,

como apalancamiento de la propuesta de valor de las empresas.

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4.4 Identificar los aspectos más sobresalientes que deben ser considerados como la
causa raíz del evento indeseado en la empresa Fortipasta.

4.5 Fomentar el trabajo en equipo mediante el desarrollo de un caso práctico

direccionado a la implementación de un sistema de tipo Warehouse Management
System en la empresa Fortipasta.

5. DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA METODOLOGÍA

Para llevar a cabo la solución del caso, se planteará la siguiente metodología:

1.Diagnóstico de la
situación

5.Implementación
2.Análisis de la
de la solución
causa raíz
sugerida

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4.Análisis de las 3.Brainstorming -
alternativas propuesta de
propuestas soluciones

Figura 1. Metodología propuesta para solucionar la situación caótica vivida al

interior de la empresa Fortipasta debido a la implementación del Warehouse
Management System (WMS)

Mediante este metodo se asilara la problemática de fondo que interfirio en la puesta en

marcha del sistema WMS, se identificara la situacion que originó la problematica en
finalmente se procederá a determinar si la acción correctiva generada y si cumple con
los estándares solicitados para el mejoramiento en los procesos de la compañía como
lo es el almacenamiento de producto terminado, identificación de material, inventarios
cíclicos, generales, picking y distribución.

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5.1 Diagnóstico de la Situación. El objetivo consiste en conocer detalladamente el

caso. Establecer la línea del tiempo claramente, en donde se puedan identificar las
diferentes situaciones que han afectado desde el inicio la fluidez del proyecto, el
problema más relevante se puede resaltar es la falla que hubo a nivel organizacional,
no solo en el área productiva y de gestión de almacenes sino que se evidencia el
problema desde la cabeza, área gerencial, esta no evaluó el impacto que iba a tener en
la implementación del proyecto.

5.2 Análisis de la causa raíz. Establecer claramente las situaciones que han originada
la problemática relacionada a la implementación del WMS en la empresa. Para ellos es
necesario utilizar una matriz que permita llegar a la causa raíz de manera neutral, Al
analizar cada proceso e inconvenientes presentado en el transcurrir del tiempo se
evidencia que la compañía no tomó medias para hacerle frente a un evento de esta
dimensión, como lo fue el repentino cambio del jefe, cargo ocupado por Andrés Caicedo
debido al aumento de funciones además de no tener un back up que pudiera suplir sus
funciones y mitigar el impacto, sumando al nombramiento de una persona con poco
conocimiento sobre técnicas de almacenamiento y sin la identidad para darle enfoque
que se quería brindar a la compañía con la implementación de esta nueva tecnología.

5.3 Brainstorming y proposición general de soluciones. Iniciar un proceso de lluvia

de ideas que permita dar solución a la implementación del WMS sin importar su
viabilidad y relevancia.

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PLANES DE ACCIÓN
FACTOR CAUSA SOLUCIÓN E
IMPLEMENTACION

El método ha generado Evaluar las áreas que

inconvenientes puesto intervienen en el
que omitieron variables proyecto, y monitorear
METODO que pusieron en riesgo los procedimientos más
el proyecto, además no críticos y que se pueden
se pudo obtener el ver más afectados para
cambio tecnológico que evitar los errores y
implicaba la puesta en desviaciones de la
marcha de WMS. implementación del
programa.

El personal ejecutor no Generar un cronograma

se encontraba con las actividades,
capacitado para capacitaciones,
MANO DE OBRA ejecutarlas funciones mediciones y
encaminadas a poner en evaluaciones que
marcha el programa y aseguren la total
por el desconocimiento efectividad del personal

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del sistema de involucrado en la
escalamiento de la ejecución del proyecto.
misma.

No hubo controles
necesarios para la Evaluar las capacidades
identificación de los profesionales del
inconvenientes del personal que va a ser
MEDICION proyecto debido a la asignado a una labor
rotación del líder de específica y de alta
implementación, responsabilidad para
además que el líder obtener los mejores
designado no contaba resultados.
con los conocimientos
que se necesitaban para
ejecutar dicho proyecto.

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5.4 Análisis de las alternativas propuestas. Estudiar en detalle cada una de las
alternativas de solución, si prejuicios, conceptos preconcebidos que pueden alterar la
mejor opción, Para evitar el anterior escenario, es necesario elaborar matrices que
evalúen de manera crítica y objetiva cada una de las propuestas establecidas.

La mano de obra es principal generadora del problema, por no tener formación en el

sistema de escalamiento de las mismas además el personal no estaba capacitado para
desarrollar las actividades relacionadas al proyecto.

5.5 Implementación de la solución sugerida. Dar a conocer a la organización

Fortipasta, la mejor opción posible para poner a punto el proyecto y por ende el
establecimiento eficiente de todo lo relacionado al Warehouse Management System.

CONCLUSIONES

Los conceptos generales obtenidos en relación a la asignatura Gestión del Transporte y

Distribución, son relevantes para el éxito del caso práctico de estudio de Fortipasta, ya
que permite conocer mediante un caso real, las ventajas y desventajas de un proceso
de implementación de un Sistema de Planificación de Recursos Empresariales, más
conocido en Fortipasta como Warehouse Management System. Es justamente en este
proceso en donde todo el equipo puede proponer diferentes alternativas de mejora del

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proceso.

El trabajo en equipo resulta valioso para dar complemento a cada una de las opciones
de decisión y discusión de argumentos válidos para sugerir a los directivos de la
organización en pro de la misma.

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REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

MIRA, Jaime. Gestión del Transporte. Editorial Marge. México, 2010.

IGLESIAS, Antonio. Distribución y logística. ESIC Business School. Madrid, 2013.

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Lluvia de Ideas o Brainstorming

Como debería ser el proceso para la implementación del WMS

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Siendo el propósito de la compañía el implementar una herramienta tan eficaz como lo
es el WMS, se debe tener muy claro que el proceso para que este funcione de manera
correcta y eficiente lleva su tiempo y es importante que exista una comunicación
eficiente entre todos los involucrados.

Se puede detectar que el nivel de logística en el que se encuentra la compañía es el de

mover y guardar pues se encargan de verificar que el inventario y los materiales estén
en las condiciones adecuadas, pero debería estar en Supply Web, y debido a que está
localizado en Latinoamérica siendo Colombia el punto central debe existir una correcta
coordinación y comunicación de logística.
Las oportunidades de la compañía en cuanto a crecimiento a nivel económico son
enormes, ya que existen los tratados de libre comercio, la expansión a nuevos
mercados, nuevos canales de marketing, innovaciones tecnológicas, el producto es
atractivo al mercado y sus fortalezas la complementan para alcanzar todo cuanto se
proponga.

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 El Gerente de Logística debe también hacer parte del grupo que encabece el
Proyecto, pues debe ser el más interesado en que todo funcione correctamente,
se pudo evidenciar en el caso de Fortipasta que el señor Valenzuela inicialmente
dijo que no habría problema por el tiempo que se tomarían en ir y volver a tomar
la capacitación fuera del país ya que estaría muy al pendiente del trabajo de
Andrés Caicedo, pero realmente en todo momento solo se dedico a quedarse
sentado en su escritorio a esperar noticias de sus subordinados, y creemos que
le falto compromiso de su parte pues él era clave principal para evaluar
inicialmente el proceso.

 El grupo de trabajo debe componerse con personal que realmente conozca el

proceso de logística del almacén y la respectiva distribución. No se debe dejar a
un lado las tareas que cada empleado tiene o que se vean interrumpidos en
lapsos tan largos como 2 meses por el hecho de irse fuera del país a recibir la
capacitación para el manejo del Proyecto, es más rentable y factible el
desplazamiento del equipo de Información de Tecnología Global a Colombia y
así evitar que las responsabilidades queden delegadas a personas ajenas al
cargo.

 Optimizar el WMS bajo la orientación y apoyo de una filial que ya haya

participado en la ejecución del sistema, es decir en el momento de la puesta en

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marcha del proyecto es de gran ayuda que se tenga a la mano la coordinación
de personal que ya cuente conla experiencia y que permita corregir de forma
inmediata los errores que se presenten y eliminar cualquier duda.

 Establecer un sistema de mejoramiento continúo donde la perfección nunca se

logra pero siempre se busca, y así contribuir a mejorar las debilidades y afianzar
las fortalezas de la organización.

 El hecho de que el Líder haya abandonado el proyecto apenas iniciándose no

es excusa para decir que este no pueda ejecutarse de la mejor manera, si
llegado el caso no se cuenta con la experiencia y conocimiento suficiente se
debe buscar ayuda extra, y quizás pensar en contratar personal que ya conozca
sobre el manejo del WMS.

 El hecho de tener dos roles al tiempo es algo bastante complejo, puesto que
siempre se tiende a dejar de un lado alguno de los dos, por lo tanto creemos que
antes de pensar en quienes se encargaban de llevar a cabo el proyecto también
era importante pensar en quienes colaborarían con el trabajo que se está
dejando a un lado.
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 Quienes lleven a cabo el proyecto inicialmente deben repartirse las tareas y

trabajar de forma equitativa, ya que no es justo que uno solo sea quien hace el
trabajo más complejo, y llegue a trabajar hasta 12 horas diarias.

 Las capacitaciones al personal involucrado deben ser muy claras, muy bien
enfocadas donde se evidencie que el conocimiento sea transferido de manera
concreta y así despejarse dudas y si es posible en el momento de los ensayos
preliminares evaluar en que se está fallando y tomar las medidas correctivas, no
esperar a que sea demasiado tarde.

 No se pueden dejar a un lado herramientas de trabajo que siempre han sido

efectivas como los inventarios cíclicos, ellos ayudan a mantener información
precisa y real de lo que se tiene en el almacén.

 Se debe ser muy celoso en cuanto a la seguridad de la información, cada

persona maneja su usuario y clave y por lo tanto es responsable de todo lo que
suceda bajo su perfil.

 Hacer reevaluaciones al personal de la empresa donde se realicen pruebas de

conocimiento y pruebas de desempeño, y así tener muy claro si es idónea para

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el cargo y las funciones que realiza.

 Es interesante el implementar dentro de la compañía el juego de roles ya que

permite el intercambio de puestos de forma periódica y así se favorece el
aprendizaje de una cierta diversidad de tareas, actividades y entornos.

 Luego de implementada la herramienta debe hacerse un mejor seguimiento a los

indicadores mensuales haciendo auditorias de forma continúa.

 La Motivación a los empleados, debe ser primordial crear un espíritu de

compromiso y lealtad hacia la empres, debe dárseles seguridad y hacerlos sentir
y darles a entender que su trabajo es importante.

“Los problemas de logística no se solucionan con más llantas o más ladrillos, se

corrigen con previsión y planeación.”

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