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Contenido Empresarial
Enero 2007
Versión 2.0
Introducción
El contenido electrónico que manejan las empresas ha crecido en los últimos años de forma
abrupta. El hecho de manejar demasiada información representa un gran problema en las
empresas “conectadas” de hoy en día. Las dificultades para catalogar y recuperar
información no estructurada efectivamente es un problema eterno.
Se estima que un empleado promedio destina 15% de su tiempo, o seis horas a la semana,
en busca de información y que el 50% de las búsquedas que realiza fallan en encontrar la
información deseada. Eso significa que sus trabajadores desperdician el 7,5% de su jornada
laboral porque no encuentran la información que necesitan. Ahora calcule el 7,5% de su
nómina salarial y eso es cuanto usted está perdiendo cada año por búsquedas ineficaces.
Por más alto que este costo parezca, no representa su costo real. El costo real de no tener
un acceso efectivo a la información proviene de:
Todos estos costos son evitables. Y la respuesta está en la clasificación de sus documentos.
Si usted organiza su propia información, ¿porqué esperar menos del contenido corporativo?
Taxonomías
¿Qué preferiría usted, tener que realizar una búsqueda dentro de un conjunto de 20.000
documentos, o que los mismos se presenten en categorías que lo ayuden a estrechar su
búsqueda y descubrir documentos nuevos y relacionados?
Ya sea para encontrar información, entrar en acción o producir resultados, las taxonomías y
la clasificación son la solución. Los beneficios son simples: proveen la estructura y
organización que hacen que la información empresarial sea manejable, usable y por ende
más valiosa.
Una buena taxonomía también puede mejorar el proceso de decisión. Puede encuadrar la
manera en que las personas toman decisiones, y ayudarlos a encontrar la información que
necesitan para tener en cuenta todas las alternativas posibles. Con una buena taxonomía,
los tomadores de decisiones disfrutan una nueva perspectiva.
Metadata
En una organización, la metadata es utilizada por cualquiera que trabaje con información, ya
sea estructurada o no estructurada. Esto es siempre así, aunque no utilicen específicamente
el término metadata, aunque la metadata este guardada separada de la información, o
aunque las personas no puedan distinguir entre la información que usan y como la nombran
o la describen.
Lo más importante es darse cuenta que lo proyectos de taxonomías casi nunca empiezan
desde cero. Existe un número de recursos internos y externos que asisten en el diseño de la
taxonomía. Si no se toma el tiempo para analizar y planificar el proyecto, seguramente
perderá más tiempo re-creando lo que ya tiene. Una buena práctica en el planeamiento de
una taxonomía es pensar globalmente, pero actuar localmente.
a. Creación de la taxonomía
Las dos tareas más importantes para crear una taxonomía son:
ii. Crear las reglas que caracterizan las categorías y los documentos que serán
asignados a ellas: la idea es definir las reglas que deberán seguir los usuarios a la
hora de definir en qué categoría de la taxonomía ingresarán un contenido. Las
reglas pueden consistir en términos sinónimos y acrónimos, que conducen los
documentos a la categoría apropiada. Por ejemplo, para una categoría
denominada “FAQ”, la reglas a crear incluirán “frequently asked questions”, “faq”,
“preguntas frecuentes” y otros términos usados comúnmente para referirse a las
FAQ. Adicionalmente puede tratarse de reglas de negocio, tales como definir
b. QA de la taxonomía
Este es uno de los pasos más importantes antes de publicar una taxonomía para su uso:
testearla para asegurarse la calidad. Durante esta fase, expertos en la materia deben:
En cada caso, se deben refinar las reglas que se definieron, crear sub-categorías adicionales
o eliminar categorías.
c. Publicación de la Taxonomía
Una vez finaliza la etapa de QA, se procede a publicar la taxonomía a los usuarios finales. Si
bien la mayoría esta familiarizado con el uso de taxonomías, no esta de más tener en cuenta
lo siguiente:
d. Mantenimiento de la Taxonomía
Taxonomías en COLDview:
En particular la aplicación en COLDview de las Taxonomías presenta otro impacto, más allá
de los conceptos hasta aquí planteados. Se trata de la relación entre las categorías o nodos
de la taxonomía COLDview con la Seguridad de Acceso.
El objetivo de esta relación es poder establecer un control sobre qué documentos son
accedidos (o publicados) por cada usuario. Esto se resuelve en COLDview indicando en las
herramientas de Administración de Seguridad para cada Perfil de Usuario, en qué nodos de
la taxonomía dicho usuario podrá:
o Publicar documentos; y/o,
o Consultar documentos; y/o,
o Descargar documentos (“download”); y/o
o Eliminar documentos.
Categoría de Acceso:
Existe un tipo de metadata especial en COLDview que permite calificar o categorizar un
documento al momento de su publicación de acuerdo a su nivel de confidencialidad. De este
modo un documento puede ser categorizado como Confidencial, o como Secreto, etc.
En las herramientas de Administración de Seguridad se podrá limitar para cada categoría
o nodo de la Taxonomía, y en cada Perfil de Usuario, a qué Categoría de Acceso de los
documentos podrá consultar. De este modo podría por ejemplo restringirse que cierto grupo
de usuarios no visualice documentos categorizados como “confidenciales”.
Metadata: mejores prácticas y estrategias de diseño
Concepto
¾ Metadata estructural: Se usa para indicar la relación lógica entre objetos, por
ejemplo la secuencia de páginas para un grupo de imágenes de un libro. Permite
describir el contenido por agrupamientos, ya sea capítulos, secciones, expedientes,
carpetas, etc. La metadata estructural especifica una presentación coherente del
contenido digital.
Existen muchas razones por la cual las organizaciones no obtienen valor de su metadata.
¿Como se revierte la situación? ¿Cuál es la clave? La respuesta está en simplificar la
estrategia y considerar las necesidades de los usuarios finales. Las siguientes son mejores
prácticas que pueden ayudar a la organización a recorrer el camino correcto en la estrategia
de implementación de metadata.
¾ Empiece con una estrategia simple de metadata que soporte una evolución
a través del tiempo: como se menciona arriba, muchas organizaciones tienden a
complicar demasiado las estrategias, incluyendo muchos campos de metadata, y
muchos pasos para el proceso de publicación. La idea es hacerlo simple, y dejar que
crezca lógicamente a través del tiempo, en la medida que lo necesite.
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¾ Defina estándares que tengan sentido para todos los usuarios: asegúrese que
los nombres se escriban siempre consistentemente, tanto el nombre de los archivos
como el de los documentos. Asimismo defina estándares en el uso de acrónimos y
abreviaciones. En resumen, trate de lograr una consistencia en la manera en que se
debe completar cada campo. Esto conducirá a presentar la información de la misma
forma a todos los usuarios y será familiar para ellos.
¿Como empezar?
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6) Defina criterios de metadata: Para cada campo defina sus reglas y limitaciones
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