GOVERNO DO ESTADO DA PARAÍBA

SECRETARIA DA ADMINISTRAÇÃO
NÚCLEO DE SELEÇÃO E TREINAMENTO - NUSET

Informática Básica

Elaboração:

 José Lamarck Pereira Henriques

 André Brasilino Neves

João Pessoa - PB
2010
 Informática Básica – Microsoft Excel

Neste módulo, você vai aprender:

- Introdução ........................................................ 4
- Entendendo a Planilha do Excel XP ................... 5
- Iniciando o Excel XP ......................................... 6
- Janela Principal do Excel XP.............................. 7
- Elementos Principais da Janela ......................... 7
- Fechando um Arquivo ........................................ 12
- Fechando o Excel XP ......................................... 12
- Digitando e Editando Dados .............................. 12
- Construindo a Primeira Planilha ........................ 14
- Salvando a Planilha ........................................... 14

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 Informática Básica – Microsoft Excel

ANTES DE INICIAR OS TRABALHOS

Oi, você está começando um estudo e aprendizado do programa de planilha eletrônica Excel XP
para Windows, a distância. Neste tipo de curso é importante a perseverança e a disciplina.
Perseverança para não desistir no meio do caminho e disciplina para se comportar como se
estivesse indo a uma sala de aula em qualquer colégio, sem abrir mão da flexibilidade, pois você
é quem determina os horários e o tempo dedicado ao estudo.

 De início, determine o seu horário, o seu tempo de estudo e procure mantê-los;

 Procure não fazer duas lições em um só dia, para não ter que estudar em outro dia. Isto
quebra a disciplina;
 Não perca aula, isto é, não perca nenhum dia que você mesmo marcou para estudar;
 Lembre-se: só os perseverantes é que sentem o sabor da vitória.
 Boa sorte.

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 Informática Básica – Microsoft Excel

INTRODUÇÃO

Bem-vindo ao curso do Microsoft Excel XP. É uma palavra que vem do inglês e significa
vencer, superar, sobressair.
O Excel é um programa para computador em forma de uma tabela que permite manipular
planilhas de cálculos, como também fazer gráficos sobre os dados dessas planilhas.
O aluno pode abrir sua planilha e fazer cálculos de orçamentos variados, como, por
exemplo, da construção de uma casa, conserto de um carro, controles e gastos domésticos,
despesas pessoais, controle de estoque e de caixa de um comércio, pode fazer cálculos, trabalhos
simples e complexos que envolvam matemática e estatística.
Nessa planilha, o aluno pode formatar seus dados de várias maneiras: mudar tipos (estilos)
de formatação, os tamanhos, cor e tipos de fontes (fontes são as letras), aumentar ou diminuir as
larguras e alturas das colunas e linhas, deixar ou ocultar a grade da planilha ou deixá-la com
bordas mais finas, mais grossas ou com cores diferentes e colocar cores na planilha. Também o
aluno pode fazer gráficos sobre os dados dessa planilha de vários tipos, como: Colunas (barras
verticais), Barras (barras horizontais), linhas e de pizza (gráfico com porcentagens sobre os
valores totais).
Outra grande vantagem do Excel é que você pode criar uma planilha (como uma tabela de
pagamento) e copiá-la para o Word.

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 Informática Básica – Microsoft Excel

EXPLICANDO A PLANILHA DO EXCEL XP

A Planilha Excel é uma grande tabela, formada por COLUNAS e LINHAS. As COLUNAS são
representadas por letras maiúsculas que vão da letra A até a combinação das letras IV. Após a
Coluna Z, vêm às combinações AA, AB, AC, e assim por diante, totalizando 256 Colunas.
As LINHAS são representadas por números que vão do número 1 até o número 65.536 (veja
figura).
Portanto, ao abrir uma Planilha nova, seu nome será Plan 1
e possuirá uma tabela com 256 Colunas e 65.536 Linhas.

O Cruzamento das Colunas com as Linhas formam as Células.

Cada célula possui um Endereço formado pela combinação da Letra
da Coluna com o Número da Linha. Por exemplo: A1, A2, B2 e B3 (conforme mostra a figura de
Colunas e Linhas destacadas no endereço B3) ...etc.

Quando você abrir o programa Excel, terá a sua disposição um arquivo vazio contendo 3
planilhas, chamadas de: , que você poderá Renomear, Inserir outras
planilhas, ou Excluir. Elas ficam situadas na Guia de Planilhas. Em um mesmo arquivo, você
pode Inserir até 255 Planilhas.

O nome do arquivo vazio, ao abrir o programa Excel, é Pasta 1 (versão do Excel em português) e
você poderá observá-lo na Barra de Título. Ao salvá-lo pela primeira vez, será perguntado qual o
nome definitivo você deseja dar a ele.

O Cursor do computador possui 2 formatos: um é este quadrado da largura da coluna e

o outro é o Ponto de Inserção, que é um tracinho que fica piscando na célula que você vai digitar
quando se está corrigindo ou apagando dados da célula.
(veja depois da letra d, na figura ao lado).

Dica: Na célula em que está o cursor do computador, a Coluna e a Linha ficam destacadas,
formando o endereço da célula, como mostra a figura acima (endereço = A1).

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 Informática Básica – Microsoft Excel

Quando começamos a digitar os dados na planilha, aparecem 3 ícones ou botões, na Barra de

Fórmulas os quais servem para Apagar , Confirmar a digitação ou Inserir
uma Função ( ), o que oportunamente explicaremos.

INICIANDO O EXCEL XP

Vamos então iniciar. Começaremos a aprender como iniciar o EXCEL (há pessoas que chamam
abrir o EXCEL).

Existem duas maneiras de se iniciar ou abrir o programa EXCEL.

1 - Pelo modo clássico: usando o botão situado no canto esquerdo da barra de

tarefas do programa Windows XP.

1.1 - Dê 1 clique no ícone do Programa situado logo acima do

Comando

Dica: Os últimos programas usados no seu computador colocam seus ícones acima do

Comando . Outra maneira.

1.2 - Clique Botão Iniciar, coloque o mouse no Comando Todos os programas, coloque o
mouse em Microsoft Office e clique no ícone Microsoft Office Excel, como mostra a
figura a seguir.

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2 – Pelo atalho do ícone do programa:

2.1 - Com o botão esquerdo do mouse, clique 2 vezes seguidas sobre o ícone do programa

colocado na Área de Trabalho ou

2.2 – Clique 1 vez no ícone do programa e, em seguida, aperte a tecla Enter.

Com isso o programa EXCEL abre, mostrando uma janela cujos elementos iremos, em seguida,
estudar passo a passo.

JANELA PRINCIPAL DO EXCEL XP

Vamos aprender os nomes de todos os elementos da janela do Excel.

É necessário que você aprenda o nome de todos os elementos e saiba também onde eles estão
localizados dentro da janela e o que cada um executa.

Para facilitar, indicamos cada elemento por uma letra do alfabeto, mostrando o seu lugar e o que
executa.

Elementos principais da janela

A .......................Barra de Título
B .......................Barra de Menu ou Comando As letras E e K juntas,
formam a
C .......................Barra de Ferramentas Padrão
Barra de Fórmula.
D .......................Barra de Formatação
E .......................Área de Conteúdo
F .......................Barra de Colunas ou Indicador de Colunas
G.......................Barra de Linhas ou Indicador de Linhas
H.......................Área de Movimentação
I ........................Guias de Planilhas
J ........................Barras de Rolamento
K.......................Área de Endereço
L .......................Barra de Status
M ......................Célula

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A – Barra de Título - Na Barra de Título fica localizado o nome do programa Microsoft Excel,
seguido pelo nome do Arquivo aberto ou em uso. Antes de ser Salvo, ele se chama Pasta X (onde
X representa 1, 2, 3...etc). Depois de Salvo é colocado o nome que você deu ao arquivo. Veja a
figura a seguir:

B – Barra de menus ou Comandos = É a barra onde se executam todas as tarefas do EXCEL,

desde a mais simples, como visualizar a Planilha, até a mais complexa. (MENU é francês e
significa cardápio em português). Cada menu ou comando situado na barra possui uma janela
com outros comandos. Para abrir um Comando, basta um clique sobre o seu nome.
A figura abaixo mostra a barra de Menus ou Comandos.

Dica: ao escolher um Comando, está-se instruindo o programa qual será sua próxima ação.

Dica: Para cancelar um comando, dê um clique fora da janela aberta, ou aperte a tecla ESC no
Teclado.

Dica: Ao usar uma combinação de teclas especiais, tais como: CTRL + B = Salvar. Chama-se
essa combinação de Comandos de Teclado ou Teclas de Atalho.

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 Informática Básica – Microsoft Excel

Dica: As Teclas de Atalhos ou Comandos, de Teclados são sempre mostrados à direita dos
Comandos, nas janelas abertas na barra de menus. Veja alguns exemplos do Menu Editar
na figura a seguir:

ALGUNS EXEMPLOS DO MENU

EDITAR:

CTRL + Z - desfaz sua última ação

CTRL + R - repete a última ação
CTRL + X - Recorta
CTRL + C - Copia o que está selecionado
CTRL + V - Cola
CTRL + L - localiza arquivos e/ou pastas
CTRL + U - substitui textos por outro
CTRL + Y - Vai para o endereço desejado

C – Barra de Ferramentas Padrão = aqui estão localizados os comandos, ou botões mais

utilizados no Excel. Para utilizá-las, basta colocar o mouse sobre qualquer um deles e dá 1
clique. Muitos deles executam as mesmas tarefas vistas no Word.

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NOME DO BOTÃO AÇÃO EXECUTADA

Novo ................................. Abre um novo documento em branco, Pasta 1, Pasta 2, etc.;

Abrir ................................. Abre um arquivo existente no disco rígido ou flexível;
Salvar ................................ Salva o documento ou as alterações realizadas nele
Permissão .......................... Permissão para enviar E-MAILS confidenciais
E-mail ............................... Escreve e envia E-MAIL do Excel
Imprimir ........................... Imprime o documento ativo
Visualizar Impressão........ Exibe o layout da página para imprimir
Verificar Ortografia ......... Inicia a correção ortográfica
Pesquisar........................... Pesquisa textos de referência
Recortar ............................ Recorta uma seleção para a área de transferência
Copiar ............................... Copia uma seleção para a área de transferência
Colar ................................. Cola o conteúdo da área de transferência na posição do cursor
Pincel................................. Copia formatações para outras células
Desfazer ............................ Desfaz a última ação realizada
Refazer.............................. Refaz a última ação realizada
Inserir Hiperlink .............. Insere um atalho (link) a uma célula, a um documento ou à Internet.
AutoSoma ......................... Totaliza dados numéricos de Colunas ou Linhas
Classificar de A---Z .......... Coloca em ordem alfabética (nomes) ou em ordem Crescente
(números);
Classificar de Z---A ......... Coloca em ordem alfabética Decrescente (nomes) ou ordem
Decrescente (números);
Assistente de Gráfico ........ Auxilia na criação de Gráficos, passo a passo;
Desenho ............................. Exibe ou oculta a Barra de Desenho;
Zoom ................................. Controla a visualização maior ou menor do seu documento;
Ajuda ................................ Exibe a ajuda do item que você clicar;
Distribuir na Horizontal .. Distribui os dados das células selecionadas na horizontal;
Distribuir na Vertical ....... Distribui os dados das células selecionadas na vertical
Mesclar ............................. Transforma as células selecionadas em uma única célula.
Desfazer Mesclar .............. Transforma uma célula mesclada em várias células originais

D – Barra de Ferramentas Formatação = É com esta barra que modificamos a aparência da

planilha no Excel. Formatamos a Planilha. Para utilizar, basta um clique sobre o botão.

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NOME DO BOTÃO AÇÃO EXECUTADA

Fonte ................................. Nome da fonte utilizada

Tamanho da Fonte Exibe o tamanho da fonte utilizada e serve para aumentar ou diminuir
o tamanho da fonte
Negrito .............................. Insere negrito na fonte, (dados selecionados)
Itálico ................................ Insere Itálico na fonte (dados selecionados)
Sublinhado ........................ Coloca sublinhado na fonte (dados selecionados)
Alinhar à esquerda ........... Alinha dados à esquerda da célula ou coluna
Centralizar ....................... Centraliza dados na célula ou coluna
Centraliza na seleção ........ Centraliza os dados selecionados, mesclando as células
Estilo de Moeda ................ Formata os números selecionados em milhares, colocando o símbolo
de dinheiro, Real (R$)
Estilo de porcentagem ...... Formata os números selecionados, colocando o símbolo de
porcentagem (%).
Separador de Milhares ..... Formata os números em milhares, colocando ponto nos milhares e
vírgula nas decimais;
Aumenta casas decimais... Aumenta, no número, uma casa decimal, para cada clique;
Diminui casas decimais .... diminui, no número, uma casa decimal, para cada clique;
Diminuir Recuo ................ Desloca para a esquerda o dado selecionado, diminuindo o Recuo;
Aumentar recuo................ Desloca para a direita o dado selecionado, aumentando o Recuo;
Borda externa ................... Exibe os tipos de bordas para serem inseridos na planilha;
Cor do preenchimento ...... Coloca cor nas células selecionadas;
Cor da fonte ...................... Modifica a cor da fonte atual ou selecionada;
Exclui linhas ..................... Exclui as linhas que estão selecionadas;
Excluir colunas ................. Exclui as colunas que estão selecionadas;
Inserir linhas .................... Insere linhas acima ou abaixo da linha selecionada;
Inserir colunas .................. Insere colunas à direita ou à esquerda da coluna selecionada;
Inserir Planilha................. Insere uma nova planilha

E – Área de Conteúdo = Através desta área é que todos os dados das células são inseridos, tais
como: textos, dados numéricos, fórmulas, datas. etc. Também ela serve para corrigir qualquer
informação que já esteja na planilha. Ao clicar em cima da célula, o seu conteúdo é exibido nesta
área.

F – Barra de Colunas ou Indicador de Colunas = Cada letra ou combinação de letras

identifica uma coluna, em toda a sua extensão. Esta barra possui 256 colunas.

G – Barra de linhas ou Indicador de linhas = Cada número identifica uma linha em toda a sua
extensão. Esta barra possui 65.536 linhas.

H – Botões de Movimentação nas Planilhas = São botões que servem para deslocar ou
movimentar entre as planilhas existentes. Os internos movem-se de uma a uma para direita ou
para esquerda. Os dois botões externos movem-se para primeira ou para última planilha com um
clique.

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I – Guias de Planilhas = Também chamadas de Alças de planilhas. São elas que identificam qual
a planilha ativa no momento que trabalhamos. Como também, servem para identificar a planilha
por um nome.

J – Barras de Rolamentos: Horizontal e Vertical = Servem para rolar a planilha para direita e
para esquerda no sentido horizontal ou rola para cima e para baixo no sentido vertical.

K – Área de Endereço= Serve para localizar o cursor do computador em seu endereço atual.
Célula ativa.

L – Barra de Status = Serve para passar algumas informações sobre o documento aberto no
computador. Como também, a situação de algumas teclas; como por exemplo: quando o teclado
está maiúsculo, aparece MAIÚ.

M – Seletor ou Cursor do Computador = Indica qual a célula ativa da planilha, e onde será
inserido o dado da planilha.

FECHANDO UM ARQUIVO

Para fechar o Arquivo que se está trabalhando, após salvar, clica-se no Menu, Arquivo, Fechar
ou clica-se no botão Fechar do arquivo situado abaixo do botão fechar do Excel.

Dica: Atenção, este botão fecha apenas o arquivo e não fecha o Excel.

FECHANDO EXCEL XP

Para sair do programa Excel, basta clicar no Menu Arquivo, Sair ou clicar no botão fechar do
programa , situado no final da Barra de Título.

DIGITANDO E EDITANDO DADOS

Os dados em Excel são do tipo: texto, números, datas e hora

Os números são caracteres numéricos escritos de 0 a 9 e qualquer um dos caracteres especiais a

seguir: + (somar), - (subtrair), ( ) (parênteses), * (multiplicar) / (divisão), $ (cifrão), % (por
cento), e (elevado), Estes, ao serem digitados, sempre alinham na célula ou coluna, no lado
direito.

Existem expressões aparentemente numéricas, que não são consideradas números, são
consideradas textos, como, por exemplo, número de telefone, número de CPF, RG, número de
matrícula; números que identificam uma pessoa. Estes alinham sempre nas células pelo lado
esquerdo.

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Dica: Ao digitar números na planilha, verifique sempre o seu alinhamento, se eles estão se
localizando à direita ou à esquerda das colunas. Observe também se os botões de
alinhamento não estão acionados.

Textos: São caracteres alfabéticos e alguns tipos de números que não são usados para fazer
contas, como os citados acima.

Se você digitar O Excel exibirá Formato

´245.123.654-20 245.123.654-20 Texto (número de CPF)
´1,0 1 numérico decimal
,-1,20 -1,2 numérico negativo decimal
1.58 1.58 texto
,1,1% 1,10% numérico – porcentagem
´10,50 10,5 numérico porcentagem
1.000 1.000 numérico inteiro
01/fev 01/fev Data
2 1/2 2 1/2 numérico fracionário
09/06/2005 09/06/2005 Data
18:50 18:50:00 Hora
OBS: O ponto só não vale para as casas decimais. Vale para números
inteiros ou milhares.

Dica: Ao digitar dados no Excel, use bastante o teclado numérico, localizado à direita do
teclado alfanumérico. O Teclado numérico também possui um Enter, o sinal / (barra
= dividir); * (asterisco = multiplicar); + (cruz = somar) e – (traço = subtrair) e as setas
de navegação.

Dica: Ao digitar dados em uma planilha, procure sempre digitar de cima para baixo numa
mesma coluna, dando ENTER no término da digitação de cada célula. Deste modo é
mais fácil evitar pular dados.

Dica: Mova-se na planilha com as setas de navegação ou dê um clique na célula.

Dica: Quando estiver digitando, observe sempre a área de conteúdo. Para apagar enquanto
estiver digitando, use a tecla BACKSPACE. Depois de teclar ENTER, os dados da
célula só apagam com a tecla DELETE ou DEL. Coloque o seletor em cima da célula
e aperte DEL.

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CONSTRUINDO A PRIMEIRA PLANILHA

Preencha os dados da mesma forma em que são mostrados. Não digite nada na coluna TOTAL e
nem na coluna MÉDIA.

Ao abrir o programa, o cursor se posicionará na célula A1, digite a palavra NOME aperte a tecla
ENTER. Digite até ROBERTA (LEMBRE-SE: trave o teclado maiúsculo). Ande com a seta de
navegação para direita e para cima até a célula B1 e proceda da mesma forma.

Observe que os textos alinharam à esquerda das colunas e os números à direita das colunas.

SALVANDO A PLANILHA

Vá ao menu Arquivo, escolha a opção Salvar. Em seguida vai exibir a seguinte janela:

1º Passo: Observe se o nome da pasta onde se quer Salvar o Arquivo está na caixa de texto:

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Salvar em:
2º Passo: Se está, digite o nome do Arquivo, na caixa de texto Nome do arquivo:
3º Passo: Clique no botão Salvar

Caso a pasta NÃO esteja na caixa de texto, localize a pasta e dê 2 cliques nela (ou 1 clique e um
Enter) até que o nome dela apareça na caixa de texto.

Dica: Em nomes de arquivos, não se pode digitar:

1 – mais que 256 caracteres,

2 – barra ( / )
3 – ponto ( . )

Dica: Quando precisar salvar o arquivo novamente, basta clicar no botão Salvar (o 3º botão
da Barra de Ferramentas Padrão).

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