ANÁLISIS Y DISEÑO DEL PUESTO DE TRABAJO

ANÁLISIS DEL PUESTO DE TRABAJO

El análisis de puesto consiste en la obtención, evaluación y organización de

información sobre los puestos de una organización.

Conocer todas y cada una de las tareas que ha de llevar a cabo una persona en un
puesto de trabajo, así como los requerimientos mínimos para ocupar el mismo. Esto
con el fin de que sea desempeñado en forma eficaz y eficiente. O bien el proceso
sistemático de determinar las habilidades, deberes y conocimientos necesarios para
desempeñar un puesto de trabajo en una organización.

Según García (2001): “un buena análisis y descripción de puestos ha de recoger toda la
información relativa a los puestos de la organización: el espacio físico, ambiente o
entorno de trabajo, herramientas a utilizar, funciones y tareas del puesto,
responsabilidades, conocimientos etc.; es decir, todo lo que directamente o
indirectamente influye o puede influir en el correcto desempeño de un puesto de
trabajo.”

Según R. Wayne: “Es el proceso sistemático que consiste en determinar las habilidades,
deberes y conocimientos requeridos para diseñar trabajos específicos de una
organización.”

Según John M. Ivancevich “proceso deliberado y sistemático para reunir información

sobre aspectos laborales importantes de los puestos.”

Según George Bohlander “el proceso para obtener la información acerca de los puestos
mediante la determinación de los deberes, las tareas o actividades de los mismos.”

Fines del análisis del puesto de trabajo.

El análisis del puesto de trabajo ayuda a tomar decisiones diversas a los RRHH, tales
como selección, promoción, evaluación del rendimiento y otras actividades y
funciones.

Además es importante porque proporciona la base para el establecimiento o la

reevaluación de los siguientes temas:
Estructura de los puestos de trabajo: ayuda a decidir de qué forma deberán agruparse
los trabajos en puestos.
Grado de autoridad: ayuda a comprender la forma en que se distribuye la autoridad de
toma de decisiones.

Alcance de control: ayuda a conocer las relaciones de dependencia jerárquica de una

organización, así como la cantidad y tipo de personas que están bajo las órdenes de un
supervisor.

Criterios de rendimiento: debido a que los criterios de rendimiento se establecen en

relación al puesto de trabajo, puede evaluarse el rendimiento individual y de grupo.

Redundancia de empleados: el análisis del puesto de trabajo ayuda a determinar más

redundancias de empleados que se producen durante las funciones, la adquisición y las
reducciones del tamaño de la plantilla.

Concejos: guía a los supervisores y a las personas interesadas a la hora de dar

referencia y preparar historiales personales para los empleados que dejan la
organización y buscan un nuevo empleo.

Etapas del análisis del puesto de puesto

 Examinar toda la organización y cómo encaja cada puesto en ella.
 Determinar cómo se va a aprovechar la información del análisis de puesto
 Decidir que puestos se van a analizar.
 Reunir los datos mediante técnicas.
 Preparar la descripción de puestos.
 Preparar la especificación de puestos.

Importancia
Según Chiavenato (1988), “sostiene que la importancia del Análisis de los Puestos de
trabajo es un proceso objetivo, en la medida en que no tiene en consideración a la
persona que ocupa el puesto de trabajo, sino al puesto en sí.”

Por lo tanto debe considerarse como un método fundamental y básico para cualquier
organización; sin embargo, lo asimilan como un procedimiento "no importante" o, al
menos, "no tan necesario" como otras herramientas utilizadas. Las empresas se
preocupan por cuestiones tales como: políticas de selección, promoción, retribución,
etc. y olvidan o dejan en un segundo plano la base de este proceso.

De esta manera podemos argumentar que es indispensable contar con el análisis de

cada uno de los puestos, esto permitiría la posibilidad de contar con todas las
características e información relativa a cada uno de los cargos. Y además el uso de esta
información permitirá establecer la especificación de cada puesto, y a su vez en el
futuro facilitara las actividades de reclutamiento, selección, contratación, inducción y
capacitación de personal al puesto requerido.

DISEÑO DE PUESTO DE TRABAJO

El diseño de puestos de trabajo incluye el contenido, los requisitos y las retribuciones
de los empleados y es la mejor manera de medir la motivación de los mismos.
Podría decirse que el puesto constituye el principal vínculo entre el trabajador y la
organización.

La productividad del empleado, la satisfacción que obtiene con su trabajo y las

dificultades que éste le plantea proporcionarán a la DRRHH una guía de la efectividad
en el diseño del puesto. Un puesto puede estar bien diseñado y no proporcionar al
empleado la satisfacción esperada. Los puestos con deficiencia del diseño pueden dar
lugar a un alto nivel de rotación del personal, absentismo laboral, quejas y protestas,
que muestran la insatisfacción de los empleados.

El diseño de puestos directivos conlleva una complicación adicional ya que se hace más
patente la necesidad de diseñar trabajos que tengan objetivos, tareas y
responsabilidades que representen retos para el individuo, pero que no sea tan amplio
que no pueda manejarlo (lo que implicaría frustración y pérdida de control).

Características del diseño de puestos

Las características básicas del diseño son:
 Alcance. Hace referencia al número de tareas o actividades que conlleva el
puesto. Cuanto mayor sea el número de tareas desempeñadas, más se tardará
en cumplir con el trabajo.

 Profundidad. Es la discrecionalidad que posee el trabajador para decidir las

actividades y los resultados del puesto. Se dice que un puesto es tanto más
profundo cuanta mayor discrecionalidad tiene. La profundidad depende de la
autoridad delegada que tenga el empleado, pero también de su propia actitud
personal. Los puestos altamente especializados está muy regulados, por lo que
son de bajo alcance y elevada profundidad.

 Relaciones entre puestos. La base de las relaciones entre puestos está en las
relaciones interpersonales. Establecer relaciones que favorezcan la
comunicación entre las personas es fuente de satisfacción para los individuos.
Es más sencillo en los grupos pequeños que en los grandes.
La departamentalización funcional establece grupos más homogéneos (con niveles de
alcance y profundidad similares) que favorecen la comunicación mientras que la
departamentalización por territorios, clientes o productos, al ser más heterogénea en
cuanto al alcance y la profundidad, establece relaciones menos satisfactorias.

Variedad de habilidades: grado en el que un puesto requiere llevar a cabo diversas

actividades para realizar el trabajo, que suponga el uso de un conjunto de habilidades
y características diferentes de la persona.

Significación del puesto: grado en el que un puesto tiene una importancia sustancial
para la vida de otras personas, ya sean de la propia organización o del exterior.

Identidad del puesto: grado en el que un puesto requiere hacer “en su totalidad” un
trabajo identificable, es decir, hacer el trabajo desde el principio hasta el final, con un
resultado visible.

Autonomía: grado en el que un puesto proporciona libertad, independencia y

discreción a la persona para programar el trabajo y decidir los procedimientos
mediante los cuales se llevará a cabo.

Retroalimentación del puesto: grado en el que realizar las actividades que requiere el
puesto de trabajo aporta a la persona información directa y clara sobre la efectividad
de su rendimiento.

Elementos cognitivos del puesto: elementos concretos de un puesto, como la

comunicación, la toma de decisiones, el análisis o el procesamiento de la información.

Factores que afectan al diseño

Podemos dar las siguientes pautas:

El entorno. No es posible diseñar un puesto de trabajo sin tener en cuenta las
habilidades o disponibilidades de los empleados, así como el entorno social (los
trabajadores jóvenes serán menos reacios al cambio que los de mayor edad).

Aceptación social. Un empleado estará tanto más satisfecho con su trabajo cuanto
más considerado esté socialmente. El diseñador de puestos puede introducir una serie
de cambios y mejoras en las condiciones del trabajo, de manera que el empleado lo
encuentre más atractivo.

La práctica laboral. La forma en que tradicionalmente ha venido desempeñándose

el trabajo en una organización es un factor de mucho peso. Cuando este aspecto se
olvida, puede fracasar el proyecto de diseño de puestos de trabajo. Los sindicatos
también juegan un papel importante, pues no están dispuestos a aceptar cambios que
supongan merma de los derechos adquiridos de los empleados.

El enfoque que puede darse al diseño de puestos depende de numerosos factores,

Según Taylor, lo más importante era simplificar el trabajo, para lo cual había que
reducirlo a las tareas más básicas. Los primeros estudios sobre diseño de puestos de
trabajo se llevaron a cabo en fábricas en las que la industrialización empleaba
trabajadores que realizaban tareas muy especializadas.

Taylor afirmó que la esencia de la administración científica consistía en desarrollar una

ciencia para cada elemento de la tarea del trabajador, para pasar posteriormente a
seleccionar, capacitar y enseñar al empleado, mientras que anteriormente el
trabajador hacía el trabajo lo mejor que podía.

DESCRIPCIÓN DE PUESTO DE TRABAJO

Una descripción de puesto es un documento conciso de información objetiva que
identifica la tarea por cumplir y la responsabilidad que implica el
puesto. Además bosqueja la relación entre el puesto y otros puestos en la
organización, los requisitos para cumplir el trabajo y su frecuencia o ámbito de
ejecución.

Es importante observar que a descripción se basa en la naturaleza del trabajo, y no en

el individuo que lo desempeña en la actualidad.

Las descripciones de puestos pueden confeccionarse de diferentes maneras que se

explican a continuación:

Los tipos de descripciones de puestos

Las descripciones genéricas se redactan a grandes rasgos sin identificar tareas o
competencia específicas. Proporcionan una visión general de una categoría de puestos
mediante los denominadores comunes de todos los puestos que abarcan en una
categoría.

Descripción genérica
Para redactar una descripción genérica, deben analizarse una cantidad de puestos para
hallar sus denominadores comunes. Por ejemplo, una descripción genérica de
"Contador Mayor" incluye el campo de experiencia que se espera de ese nivel
profesional. No abarca las funciones específicas --cuentas por pagar y cuentas por
cobrar, especialización en el libro mayor-- o las unidades organizacionales menores
dentro del Departamento Contable del que depende el puesto.

Las descripciones de puestos específicas

Las descripciones de puesto específicas estipulan los deberes y tareas precisas de un
puesto. Indican su relación con otros puestos específicas dentro de las más pequeñas
unidades organizacionales. Por ejemplo~ el puesto especifico de "Contador a cargo del
libro mayor".

Departamento Contable.
Expone el tipo de sistemas contables utilizados el tipo y frecuencia de los partes
financieros que deben confeccionarse~ y los límites de responsabilidad dentro de los
sectores funcionales, geográficos o de otro tipo, de la compañía. Abajo aparece un
ejemplo de descripciones de puestos específicas.

Elementos que componen las descripciones de puesto

Designación del puesto, unidad organizacional y relación de dependencia.
Estos puntos identifican el puesto y le dan sus características propias. Diferencian a
cada puesto de los demás. Consiguientemente, aun dos descripciones de puestos con
la misma designación e igual nivel de remuneración pueden tener tareas,
responsabilidades y relaciones de dependencia diferentes.

Deberes y responsabilidades.
Esta parte de la descripción de puesto señala "qué" tarea se desempeña "por qué" se
desempeña, y cuando no resulta obvio. "Cómo" se desempeña. Si el "qué", el "por
qué" +- o el "cómo" no aparecen, la formulación es incompleta. Interacción. Especifica
las relaciones entre un puesto y otro.

Cuando las ocupaciones están vinculadas muy estrechamente, la descripción de las

relaciones recíprocas entre cada puesto es crítica. También es importante para
describir puestos que tienen amplias relaciones fuera de la compañía, por ejemplo,
puestos de ventas, comercialización y relaciones públicas.

Preparada por, Aprobada por y Fecha.

Cada descripción debe indicar quién la preparó y si recibió aprobación definitiva o es
sólo un proyecto de descripción. Debe conocerse la identidad del redactor,
administrador o analista de puestos, para el caso de que en el futuro surjan
interrogantes.

Especificación de puesto
Se define como el resumen de las cualidades personales, características, capacidades y
antecedentes requeridos para realizar el trabajo.

Horas y horarios de trabajo

Una buena descripción del puesto de trabajo será muy importante a la hora de atraer a
los candidatos idóneos; además, deberá transmitir a los posibles candidatos de
manera clara los requisitos del puesto.

Es importante, también, aclarar la diferencia existente entre ciertos términos

comúnmente utilizados en el análisis y descripción de puestos de trabajo:

Elemento: Es la unidad mínima indivisible del trabajo.

Tarea: Actividad individualizada e identificable como diferente del resto.

Función: conjunto de tareas, realizadas por una persona, que forman un área definida
de trabajo. Suelen mantener entre sí una relación de proximidad física o técnica.
Obligación: se le denomina así a las diversas compromisos que puede desarrollar una
persona en una organización.

Puesto: Se trata de una o más funciones que se organizan constituyendo una nueva
unidad de orden superior y adoptan una posición jerárquica en la organización.
También puede definirse como “una unidad de organización que conlleva un grupo de
deberes y responsabilidades que lo vuelven separado y distinto de los otros”.

Ocupación: clases de puestos que pueden ser hallados en diferentes organizaciones y

que presentan una gran similitud entre sí. Este término está relacionado con la
calificación profesional de los individuos, que le capacita para el desempeño de
determinados puestos de trabajo.

Para hacer una buena descripción de un puesto de trabajo, deberemos incluir los
siguientes aspectos:

Objetivos del puesto: ¿qué papel desempeña y qué objetivos tiene en la organización?.
Descripción de tareas: ¿qué actividades se realizan de forma habitual, periódica u
ocasional? ¿Con qué frecuencia se realizan las mismas? ¿Cuánto tiempo dedica a cada
una?.

Relaciones: ¿con qué otros departamentos se relacionan? ¿Es un contacto habitual,

periódico u ocasional?.
Disponibilidad: ¿es necesaria disponibilidad para viajar? ¿Requiere traslado?.
Documentación: ¿qué documentos se manejan habitualmente? ¿Qué documentos se
generan?.

Ambiente: ¿en qué condiciones ambientales se realiza el trabajo?.

Riesgos: ¿existen riesgos de accidentes laborales? ¿Durante cuánto tiempo se expone

a los empleados a un riesgo? ¿la realización de las tareas ponen en riesgo a terceras
personas?.

Dedicación: ¿en qué horario se desempeña? ¿Existen limitaciones para el disfrute de

las vacaciones? ¿se trabajan los fines de semana?.

Integración: ¿qué formación inicial se requiere para cubrir las exigencias del puesto?
¿Forma parte de algún plan de carrera? ¿Existe plan de acogida?.

Observaciones generales: en este apartado, las personas dedicadas al análisis de

puestos plasmarán los aspectos destacados que hayan observado y que sean dignos de
mención.

LINKOGRAFÍAS
 http://www.rrhh-web.com/analisisdepuesto4.html

 http://administracion-de-rr-hh.blogspot.com/2011/09/diseno-de-puestos-de-
trabajo.html#sthash.mLQMwLUb.dpuf

 http://www.monografias.com/trabajos92/puestos-analisis/puestos-
analisis.shtml#ixzz4SGQnM6SH

http://www.monografias.com/trabajos92/puestos-analisis/puestos-
analisis.shtml#ixzz4SGQgKIPq

 http://es.slideshare.net/loree7/unidad-ii-r-h-1-copia

 http://www.rrhh-
web.com/downloads/analisis%20de%20puesto%20general.pdf

 http://www.imf-formacion.com/blog/recursos-humanos/capital-humano/10-
puntos-elaborar-descripcion-puesto-trabajo/