Esclarecimentos sobre a aposição de carimbo em documentos de despesas relativos a

projectos de Cooperação Territorial Europeia

Face às dúvidas que se têm levantado sobre a informação que deve constar
obrigatoriamente do carimbo que deve ser aposto nos documentos de despesa que
beneficiem de apoio do FEDER no âmbito dos projectos considera-se necessário esclarecer
desde já esta matéria que virá a ser também objecto de esclarecimento no manual de
procedimentos IFDR para a CTE em revisão.

Orientações do Manual do IFDR para a CTE versão de 28.01.09

Na versão do manual referida o ponto 2.2 do Anexo VI tem a seguinte redacção:

A aposição de carimbo no original do documento de despesa destina-se a evitar o duplo

financiamento e dar transparência à pista de controlo: estabelecendo uma relação clara entre
a lista e o documento e entre o documento e outros justificativos; permitindo conferir os
montantes considerados no formulário e na lista de despesas, nomeadamente em termos de
imputações e classificação da despesa.

O carimbo deve incluir a informação seguinte: menção ao Programa, ao eixo prioritário e ao

código do projecto, montante imputado e rubrica de despesa, número da lista de despesas e
número de ordem na lista de despesa, número de lançamento na contabilidade geral. Os
últimos cinco registos são preenchidos manualmente, o carimbo é assinado pelo funcionário
que o preencheu.

Nas despesas com recursos humanos em que não há um original de uma factura é
necessário prevenir o risco de duplo financiamento por procedimento alternativo. Apresenta-
se em anexo uma proposta de folha de horas nominal e folha resumo de despesas com
Recursos Humanos. Esta folha resumo é referida como documento de despesa na lista de
despesas e devidamente carimbada.

Com se pode verificar a informação constante do carimbo nos termos recomendados

preencheria dois objectivos de natureza diferente, o controlo do risco de duplo
financiamento e um apoio à pista de auditoria.

A questão que se levanta

Esta solução pode sobrecarregar demasiado alguns sistemas de tratamento de documentos

sem valor acrescentado significativo em termos de pista de controlo cuja transparência já
está garantida por outras vias.

A resposta

Admite-se uma simplificação do conteúdo do carimbo que no entanto não poderá deixar de
conter os elementos exigidos no artigo 19º número 2 do Regulamento do FEDER e do Fundo
de Coesão da Comissão Ministerial de Coordenação do QREN, ou seja a menção ao
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Programa, ao eixo prioritário e ao código do projecto, ao montante imputado e ao número
de lançamento na contabilidade geral.

Neste caso apenas seriam preenchidos manualmente dois registos, não deve esquecer-se
que à aposição do carimbo se seguem a data e assinatura do funcionário que o preencheu.

Recomendação

Ainda no que se refere ao risco de duplo financiamento da contabilização de despesas com

recursos humanos deverá ser facultada ao controlador informação sobre a eventual
participação de cada funcionário noutro projecto co-financiado de modo a que possam ser
efectuadas as verificações cruzadas consideradas convenientes.

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