DEFINICIÓN DE DOCUMENTOS

(Tipo F – Factura de venta)

¿Cuál es la ruta para definir documentos?

Para ingresar a parametrizar documentos es posible hacer uso del buscador de

menú con el icono o ingresar por la ruta: Contabilidad - Parámetros de

documentos – Definición de documentos.

Allí el sistema despliega una ventana con todos los documentos que maneja SIIGO,
cada uno de ellos identificado con una letra que indica el Tipo de documento y su
correspondiente nombre. La funcionalidad del documento Tipo F – Factura de venta
es registrar la venta de productos y/o servicios; afectando la correspondiente carga
tributaria, ventas y costos este último dependiendo del tipo de costeo, también
puede descargar los inventarios dependiendo del cruce de documentos que maneje
la empresa.
 Importante:
Es necesario repasar los parámetros genéricos del documento Tipo
F – Factura de venta y asignar los campos específicos solo si al
momento de instalar la empresa se seleccionó la casilla

¿Cuáles son los datos que solicita el sistema al momento de

definir el documento tipo F – Factura de venta?

En los documentos existen campos genéricos que tienen la misma funcionalidad

para todos y también existen otros campos que son específicos para cada
documento, entre ellos tenemos:

a. Campos genéricos:

 Tipo: Letra que identifica el documento que se requiere definir.

 Comprobante: Dentro de un tipo de documento se pueden definir hasta

999 diferentes con el fin de tener organizada la contabilización por áreas,
sucursales o cualquier otro criterio.

 Descripción: Corresponde a un nombre corto que identifica el tipo de

contabilización que realizara el documento.

 Documento inactivo: Esta opción permite inhabilitar el documento para no

ser visualizado al momento de elaborar documentos.

 Desea modificar descripciones de las secuencias: Permite al momento

de elaborar un documento modificar el nombre o las observaciones en cada
transacción.

 Numeración automática: Seleccionar cuando la empresa requiere que al

momento de grabar un documento el programa asigne el número con el cual
se contabilizara el comprobante en SIIGO.

 Número de ítems: Digitar el número de secuencias que se pueden incluir al

momento de elaborar un comprobante, SIIGO máximo permite incluir 250
ítems.

 Tipo de impresión: Combo que permite seleccionar como se requiere la

impresión del documento:
  Formato para la impresión: Esta campo solo se habilita si en la anterior
casilla fue seleccionado el formato moderno y permite asociar en cual de
ellos se realizara la impresión

Importante:

En el botón de es posible cambiar el orden, eliminar

o incluir los campos que se desean visualizar en el detalle del
documento

A continuación se listan todos los tipos de formatos de facturas que se tienen

definidos la manejar documentos modernos:

 Factura genérico
 Factura genérico clasificaciones
 Factura genérico en bloque
 Factura genérico en bloque media hoja
 Factura genérico en bloque saldo
 Factura genérico IVA diferencial
 Factura genérico media hoja
 Factura genérico múltiples retenciones
 Factura genérico seriales
 Factura genérico vencimiento lote
 Factura genérico propiedad horizontal
 Factura genérico propiedad horizontal estado de cuenta
 Factura genérico propiedad horizontal media pagina

 Título: Digitar el nombre del documento el cual se visualizara al momento

de realizar la impresión.

 Utiliza cantidades de producto con dos decimales - Utiliza precio

unitario con dos decimales: Al seleccionar estas opciones el sistema
imprime en cantidades y/o valores dos decimales de lo contrario imprimirá
cinco decimales.

b. Campos específicos

En el documento Tipo F – Factura de Venta se habilitan los siguientes campos

específicos:
  Actualiza inventario: Seleccionar la casilla si la factura de venta es el
único documento que se utiliza en el proceso de facturación (esto para que
una vez realice una factura se descargue el inventario).

 El tercer descuento es de retención en la fuente: Asignar (S) si desea

hacer la contabilización de la retención en la fuente.

 Tipo de cruce: Seleccionar el tipo de documento que es necesario elaborar

antes de la Factura de Venta (Pedido – Cotización – Remisión) o también
puede no cruzar. Este cruce permite traer la información que se ha
capturado en el documento anterior. Estos cruces pueden ser
implementados según los procesos y necesidades de cada compañía, como
por ejemplo:

TIPO DE TIPO DE TIPO DE TIPO DE

DOCUMENTO DOCUMENTO DOCUMENTO DOCUMENTO
Cotización Orden de Pedido Nota de Remisión Factura de Venta
Cotización Nota de Remisión Factura de Venta
Cotización Factura de Venta
Orden de Pedido Nota de Remisión Factura de Venta
Orden de Pedido Factura de Venta
Nota de Remisión Factura de Venta
Factura de Venta
 Permite utilizar nit con diferente sucursal: Esta opción se habilita SOLO
SI se definió algún cruce y permite elaborar notas de remisión de varias
sucursales y luego cruzarlas con la factura de venta en una sola sucursal.

 La factura será cruzada por la remisión: Al seleccionar este campo es

posible primero elaborar la factura de venta y luego cruzar con la nota de
remisión.

 Obliga cruce: Se habilita solo si se marcó cruce con algún documento y el

objetivo es NO permitir elaborar la Factura de venta sin elaborar
previamente el documento definido.

 Consolida productos de remisión/pedido en la impresión: Esta opción

se habilita solo si se marcó cruce con Remisión o Pedido, al marcar esta
casilla el sistema en la impresión de la factura de venta mostrara la suma de
las unidades de un mismo producto que se repitan en varias remisiones o
pedidos que crucen.

 Cuentas retención de IVA: Aplica para la contabilización del IVA a

régimen simplificado.

 Cargos y Descuentos: En cada columna se pueden incluir hasta tres

conceptos, es de aclarar que SIIGO realiza en forma correcta el cálculo de
Retención en la Fuente cuando la cuenta contable se asigna en el tercer
descuento y de igual forma para el impuesto a las ventas (IVA) la cuenta
contable es necesario que se encuentre en el tercer cargo.

 Cuentas Autorretención: El sistema habilita la ventana para incluir las

cuentas débito y crédito para la contabilización de la autorretención en renta
y del CREE (Decreto 2201), esta ventana únicamente se habilita si en los
parámetros del registro de control se marcó el uso de estas
autorretenciones.
OTROS DATOS DE LA FACTURA:

 Resolución DIAN: Corresponde al número de autorización para la

facturación expedido por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales
(DIAN), estos datos se visualizaran en la impresión del documento por ser
un requisito legal de la factura. Allí el sistema solicita datos como
numeración autorizada, prefijo, numero inicial, número final y fecha de
autorización.

 Datos para la emisión de la factura: Al momento de realizar la impresión

de la factura el sistema toma los datos de la empresa digitados en el
registro de control, esta casilla únicamente se diligencia cuando los datos de
ubicación de la empresa sean diferentes. Ejemplo, la empresa tiene su
domicilio principal en Bogotá pero tiene usuarios conectados por escritorio
remoto desde Cali; en ese caso se define un segundo tipo de factura, con la
resolución de facturación correspondiente y en esta ventana se digitan los
datos de la ubicación de la empresa en esa ciudad.
 Recalcula IVA en el total: Se marca si en el proceso de facturación se
requiere asignar manualmente el valor del IVA; no se recomienda marcar
esta opción si se maneja IVA diferencial.

 Cambia nombre del tercero. Seleccionar la casilla si en el momento de

facturar se requieren modificar los datos del tercero (dirección – teléfonos).

 Mensaje fijo: Es posible digitar un mensaje y siempre se visualizara al

momento de la impresión.