VALORACIÓN DOCUMENTAL Y DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS
LAURA ALEJANDRA PABON SUAREZ
SERVICIO NACIONAL DE APRENSIZAJE SENA
FORMACION VIRTUAL Y A DISTANCIA
ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL (1685098
Tabla 1 valoración y disposición final
Tipos Valoración documental Disposición final
documentales
Documentos que manifiestan los Su disposición es de 20
contratos realizados por la entidad años. Cumplido el tiempo Convenios en ejercicio de sus funciones. Poseen de retención se pueden valor legal, fiscal, contable y eliminar. administrativo. Documentos que reflejan los Mandato es de 20 años. contratos realizados por la entidad Cumplido el tiempo de Licitaciones en ejercicio de sus funciones. Poseen retención se pueden valor legal, fiscal, contable y eliminar. administrativo. Estos documentos son de carácter Se conservarán por el contable, legal y jurídico. Establecida tiempo que dure el la obligación Se conservarán. Ya que compromiso que las obligaciones deben ser respaldan. OBLIGACIONES registradas en la escritura y en el Previniendo y sin poner en HIPOTECARIAS Certificado de Libertad. riesgo o peligro en el Archivo Central. Después de este tiempo se pueden eliminar. Son documentos que reflejan Conservación total. Al decisiones de carácter cumplir su tiempo de Actas de Comité de administrativo, legal y fiscal. Forman retención se microfilman Gerencia parte de la remembranza para consulta y institucional. conservación del original. Son documentos que reflejan Conservación total. Al decisiones de carácter cumplir su tiempo de Actas de Junta administrativo, legal y fiscal. Forman retención se microfilman Directiva parte de la memoria institucional para consulta y conservación del original Estos documentos reflejan el Valor histórico. Se seguimiento y la evaluación de la conservarán como parte de Informes a Entes de gestión de la Entidad por parte de los la memoria institucional. Control organismos de control. Son considerados de carácter misional Buenas tardes
Envió la realización de la actividad, gracias.
"Valoración documental y disposición final de los documentos"
Ejemplos
1° La valoración documental parece centrarse en ideas que todavía hoy suscitan
acaloradas discusiones; entre ellas, el cuestionamiento de las razones y propósitos que obligan a valorar los documentos, como el valorar para conservar o valorar para eliminar
2° Es el que tienen los documentos mientras sirven a la institución productora, al
originador, destinatario y/o beneficiario del documento. Dicho de otra manera, sirve de testimonio a aquellos que estuvieron involucrados en el trámite. Se aplica a los archivos administrativos y se encuentran en las dos primeras fases del ciclo vital del documento (Archivo de Gestión y Archivo Central)
3° El que contiene un documento o una serie de documentos, para la entidad productora,
relacionado con el trámite o asunto que motivó su creación. Este valor se encuentra en todos los documentos producidos o recibidos en cualquier institución u organismo para responder a una necesidad administrativa mientras dure su trámite y son importantes por su utilidad referencial para la toma de decisiones y la planeación.
4° El proceso de valoración documental se aplica a los conjuntos orgánicos, a las series
documentales y no a los documentos individualmente. Por tanto, la identificación de las series es un paso indispensable en dicho proceso. Es allí, en las Series donde identificaremos los Periodos de retención y la disposición final de los documentos, las cuales quedaran reflejadas en las Tablas de retención documental de cada una de las dependencias.
5°El objetivo de la Valoración es proteger el Patrimonio documental ya que permite el
establecimiento de los valores primarios y secundarios y su permanencia en cada una de las fases de archivo.