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1. OBJETIVO
2. ALCANCE
Aplica para todos los documentos (manuales, procedimientos, instructivos, formatos,
guías, registros, entre otros.) los documentos de origen externo que son requeridos para
el adecuado desarrollo de los procesos. El procedimiento inicia con la identificación de la
necesidad de crear o modificar un documento y finaliza con la divulgación del documento
por parte del responsable del proceso.
3. RESPONSABILIDAD
El responsable de la adecuada aplicación de este procedimiento es el Coordinador de
Trabajo y los líderes de Procesos de Gestión.
- Mantener una codificación única, según las directrices que se dan en este documento.
4. PRECISIONES
4.1 ESTRUCTURA DOCUMENTAL
4.3. REGISTROS
Los registros son documentos que proporcionan evidencias objetivas de actividades
realizadas o resultados obtenidos se caracterizan por:
Son consecuencia inmediata de ejecutar un procedimiento y documentar sus
resultados.
Proporciona la evidencia necesaria para establecer si la actividad o la tarea se adecuó
al proceso correspondiente.
No están sujetos a actualizaciones porque no deben ser modificado (salvo en casos
especiales) y dejado constancia de todas las circunstancias de cambio, siguiendo el
procedimiento al respecto.
Los registros pueden utilizarse para documentar y monitorear las actividades o los
resultados de los procedimientos.
Toma de muestras
Almacenamiento y distribución
Exámenes realizados
Calibración de equipos
Control de calidad
No conformidades
Acciones Correctivas
INICIO
1
Profesional de Apoyo SG- Revisar la solicitud y evaluar la
QHSE necesidad de crear, modificar o anular el
5 Revisa solicitud y verifica documento.
Auxiliar del
necesidad
SG-QHSE
F-SO-OH-013 SG-QHSE
2
2
Coordinador del Área de
Salud, Seguridad e Se comunica al líder que el documento
12 Socializa con el líder del Higiene en el Trabajo se encuentra liberado y se autoriza su
proceso y/o funcionario uso.
que realizó solicitud
Libera Documento
Informar los cambios de la
Aplica documento en el documentación a los participantes del
proceso correspondiente Líder del proceso
proceso.
13
3
Socializa el contenido de los
documentos a fin de garantizar su
FIN debida aplicación.
5.2. FLUJO GRAMA PARA EL CONTROL DE REGISTROS
1 INICIO
Identificar los registros a Coordinador de Gestion en Los líderes de proceso con apoyo del
controlar Salud, Seguridad e Higiene coordinador del Área de salud, seguridad e
en el Trabajo Higiene en el trabajo identifican los
2
registros incorporados en el sistema de
gestión en salud, seguridad e Higiene en el
Líderes de procesos trabajo
Coordinador de Gestion en
Revisar la solicitud y evaluar la necesidad de
4 Revisar solicitudes o Salud, Seguridad e Higiene
necesidades de registros crear, modificar o anular el documento.
en el Trabajo
Listado Maestro
Actualización del listado de Control de
Actualizar Listado Maestro Control de
8 maestro Documentos
Coordinador de Gestion en Documentos F-SO-OH-013
Salud, Seguridad e Higiene
en el Trabajo
Aplica documento en el
Informar los cambios de la documentación a
proceso correspondiente Líder del proceso los participantes del proceso.
13
Socializa el contenido de los documentos a
fin de garantizar su debida aplicación.
FIN
6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
RESPONSABLE
CODIGO NOMBRE DISPONIBLE
DILIGENCIARLO
7. GLOSARIO