MAESTRÍA EN GESTIÓN DE LA TECNOLOGÍA EDUCATIVA

Jose Luis_Murillo Padilla_ Act21_Ensayo.pdf

Profesor-Consultor
Elsa Cristina Arenas Martínez
INGENIERA DE SISTEMAS –
Especialista en administra

Estudiante aprendiente:
José Luis Murillo Padilla

Cartagena – Colombia
2017
 LA PLANIFICACIÓN METICULOSA Y ORDENADA
≃ Al EXITO DEL PROYECTO

"Ten en mente que tu propósito y tu plan para lograrlo

puede ser modificado de vez en cuando… lo importante es
que comprendas el significado de trabajar siempre con un
objetivo en mente y con un plan bien estructurado”
Napoleón Hill

El ser humano en su necesidad de dar forma al mundo que se forja mentalmente, se

percata que lo que considera normal no se ajusta a lo que la realidad le presenta, lo cual,
hace que se inquiete y lo llene de incertidumbre, lo que aviva su motivación en busca de
una posible solución. De hecho, la constante búsqueda de dar respuesta a esta necesidad es
lo que da origen a un proyecto. En educación, el proyecto es una constante, tanto que hoy
se convierte en una herramienta donde frecuentemente se recurre para solucionar y
aproximar al educando a las exigencias que el mundo requiere.

Todo proyecto, consta de diferentes etapas: PLANIFICAR, HACER, REVISAR y

ACTUAR.

La dirección de un proyecto cuenta con la posibilidad de usar un ciclo

preestablecido para lograr la correcta administración, gestión y gerencia de un
proyecto. Este ciclo fue definido por Shewhart y modificado por Deming los cuáles
crearon el ciclo que cuenta con 4 elementos: PLANIFICAR-HACER-REVISAR -
ACTUAR.(CVUDES. Cap 1)

Ante esto, se puede afirmar que la planeación es la etapa inicial y la que permite
minimizar los riesgos. Con una planeación meticulosa y organizada es posible que aumente
las posibilidades de éxito, siempre y cuando haya una adecuada gestión en la integración,
alcance, tiempo, costo e impacto del proyecto, acompañados de una buena dosis de
objetividad y compromiso “La gestión de la integración del proyecto conforma todos los
procesos y actividades necesarios para identificar, definir y coordinar todos los procesos
y actividades de dirección de proyectos” (CVUDES. Cap 2)

Se debe entender que integración implica unificar y sintonizar las actividades de los
objetivos que se ha trazado el proyecto. “La integración hace referencia principalmente a
la unificación, consolidación y articulación de las actividades que son necesarias e
importantes para la correcta finalización del proyecto.” (CVUDES. Cap 2)

Acompañan a esta gestión tres etapas más: Planeación de la gestión del Alcance,
planeación de la gestión del tiempo y planeación de la gestión de costos. Estas tres etapas
de vital importancia para el desarrollo del proyecto, ya que, le permitirá tener una
organización, propenderá por estructurar y evitará el desgaste innecesario de recursos.

La gestión de integración requiere, en primera instancia, del Acta de constitución

del proyecto, entendido esta como el documento que oficializa la ejecución del proyecto,
como es obvio debe cumplir con unos requisitos. En segundo lugar, se manifiesta el alcance
del proyecto, en esta etapa se debe tener claro los objetivos a alcanzar, las exigencias y
características del proyecto. En tercer lugar, La supervisión y control del trabajo, de tal
manera que, se garantice el cumplimiento de lo planeado con lo ejecutado, se tomen
acciones preventivas y, dado el caso, se apliquen acciones correctivas oportunas y por
último, enunciar el cierre del proyecto, este debe incluir: objetos del proyecto y del
producto, requisitos y características del servicio, criterios de aceptación del este,
limitaciones del proyecto y requisitos y resultados entregables del proyecto.

En esa misma línea, se exige definir el alcance de un proyecto, para lo cual, se debe
partir de un análisis del contenido del acta de constitución de un proyecto, con el fin de
alinear los objetivos del proyecto con lo que la institución educativa requiere, por este
motivo se hace necesario que se desglose jerárquicamente los componente y se hace
menester el uso de Estructura de Desglose del Trabajo (EDT). La importancia de esta etapa
radica en “organizar y definir el alcance total del proyecto, subdividiendo el trabajo del
proyecto en porciones de trabajo más pequeñas y fáciles de manejar, donde cada nivel
pueda ser controlado y adecuado para que con una planificación adecuada pueda
programarse, supervisarse, controlarse y estimarse sus costes” (CVUDES. Cap,2)

Ante lo anterior, se debe establecer el tiempo que se empleará en cada proceso para
llevar a cabo un proyecto, con este, se garantiza el control del mismo. Planear el tiempo,
implica que se tiene claridad de cuando se debe entregar y garantizar el cumplimiento de la
mima, según lo pactado. Pero, existen factores externos que ponen en riesgo este tiempo,
por eso se deben tener en cuenta en el análisis, bien cierto es que no son controlables, pero,
al ser identificados, es mucho más fácil tenerlos en cuenta para estimar el posible retraso
que pueda generar en el desarrollo del proyecto y poder prever las acciones de contingencia
para eludirlos si llegaran a suceder. En la gestión del tiempo de un proyecto es necesario el
desarrollo de las siguientes acciones:

1. Identificar y definir las actividades visibles del proyecto

2. Darle un orden de manera progresiva a las actividades de tal forma que se
identifiquen que actividades deben finalizarse para dar paso a otras y cuales pueden
llevarse a cabo en simultáneo.
3. Estimar la duración de las actividades y los recursos, responsables, insumos que se
requieren para que se realicen
4. Estimar la duración de cada actividad con los recursos estimados
5. Construir y publicar el cronograma con las acciones ya mencionadas
6. Hacerle seguimiento al cronograma y realizar los actualizaciones según los ajustes
que arroje lo planeado con lo ejecutado.

Por último, la etapa de gestión de costos que consiste en estimar el capital que se
requiere para la ejecución del proyecto. Este es fundamental para la aprobación o
denegación del mismo. Para realizar la gestión de costo es necesario llevar a cabo tres
aspectos fundamentales: Estimación de Costos, Determinación del Presupuesto y Control
de Costos.

En la gestión de costo se inicia con la estimación de costos que será necesario para
la realización de cada actividad, para su realización se puede apoyar en diferentes
herramientas para alcanzar este fin, luego de estimados los costos, sigue la construcción del
presupuesto, con este se realiza la suma de los costos que generen las actividades
programadas, con este se identifica la línea base de costo, y con la que se consideran las
reservas adicionales para imprevistos y se obtiene el valor esperado de flujo de caja, con la
cual se garantice la disponibilidad de los recursos para las diferentes fases del proyecto. Es
posible la utilización de herramientas que faciliten este proceso. Con el control de los
costos se identifican las causas que podrían generar variaciones en la línea base y que sea
necesario realizar cambios en el presupuesto. Cada cambio debe tener la autorización,
aprobación y ser registrado en el Control Integrado de Cambios.

Para finalizar, se debe reiterar que la planeación es la base del desarrollo de un

proyecto, en este caso, de un proyecto educativo, pero, se requiere de una serie de etapas y
fases los cuales le dan orden, direccionamiento y que cada una tiene un proceso que no se
puede saltar ya que de esta depende el éxito de dicho proyecto.
 Referencias

CAMPUS VIRTUAL UDES CVUDES. Gerencia de Proyectos de Tecnología Educativa. Recuperado de

http://aula2.cvudes.edu.co/publico/lems/L.000.001.MG/Documentos/cap1/Capitulo_Completo.pdf

CAMPUS VIRTUAL UDES CVUDES. Gerencia de Proyectos de Tecnología Educativa. Recuperado de

http://aula2.cvudes.edu.co/publico/lems/L.000.001.MG/Documentos/cap2/Capitulo_Completo.p
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