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L’archivage numérique

à valeur probante,
indispensable et stratégique
pour l’avenir
CHAPITRE 1

Les enjeux
Sommaire
de l’archivage numérique
à valeur probante
page 4

CHAPITRE 2

Quels sont
les risques
à prévenir ?
page 8

CHAPITRE 3

Les clés
de la conservation
numérique
page 12
L’archivage numérique à valeur probante, pilier de la transition numérique

Selon la loi 2000-230 du 13 mars 2000, « l’écrit sous forme Selon le cabinet PwC, le taux de fraude reporté par les
électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit entreprises françaises a augmenté de 39 points entre 2009
sur support papier, sous réserve que puisse être dûment et 2016, avec 68 % d’entreprises touchées contre 29 % 2 . La
identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et cybercriminalité a augmenté à elle seule de 25 %. Faute de
conservé dans des conditions de nature à en garantir l’in- stockage numérique pérenne et sécurisé, les entreprises se
tégrité ». Dix-sept ans après l’adoption de ce texte, la tran- privent, qui plus est, d’une source d’informations fiables
sition numérique est plus que jamais à l’œuvre en France. qui pourraient être exploitées à l’avenir. Qui peut dire
Dans le secteur public comme dans le privé, tous les ser- aujourd’hui quelles données seront essentielles demain ?
vices sont impactés, mais à des degrés divers. Si la majorité L’usage du big data n’en est encore qu’à ses débuts.
des démarches administratives sont désormais dématéria- Alors comment prévenir de tels risques et anticiper des be-
lisées, l’envoi ou la réception de factures électroniques n’est soins futurs ? En couplant un système d’archivage électro-
encore le fait que d’un quart des entreprises . Et rares sont nique et un coffre-fort numérique. Cette solution permet de
les sociétés qui stockent des données dans le Cloud. gérer le cycle de vie du document, la création de la preuve
Les entreprises françaises accusent ainsi un retard certain numérique, le classement des archives, l’accès aux pièces,
dans l’usage des technologies de l’information et de la tout en garantissant la traçabilité, la pérennité et l’intégrité
communication. Le dernier indice DESI (Digital Economy des contenus dès leur création et jusqu’à leur destruction.
& Society Index) de la Commission Européenne place la Elle est complétée par des technologies d’utilisation de
France à la 16e place en 2016 pour leur utilisation, en recul
1
métadonnées, de signature, d’interopérabilité et d’horoda-
de deux positions par rapport à l’année précédente. C’est tage électroniques.
dire si la transition numérique est encore en chantier ! Il est toutefois difficile de satisfaire tous les besoins tech-
La digitalisation des opérations nécessite notamment une niques et administratifs d’une entreprise avec un seul outil.
réflexion sur la manière de garantir l’authenticité, l’inté- Mieux vaut adopter une approche pragmatique par métier,
grité, la lisibilité et la conservation des documents numé- et externaliser l’archivage numérique à un prestataire
riques, et par là même leur valeur juridique. Cette étude membre de la Fédération Nationale des Tiers de Confiance
doit se faire en amont et avec la même rigueur que celle sur (FNTC). Au-delà de la qualité de service garantie par un tel
les moyens de protéger les données à caractère personnel. opérateur, ses certifications constituent une sécurité indé-
Sans archivage numérique à valeur probante, les établisse- niable dans un environnement réglementaire complexe et
ments publics et privés s’exposent en effet à divers risques en perpétuelle évolution.
: non-conformité, perte, fraude, etc. Rappelons qu’en ma-
tière de droit de la preuve, ne pas pouvoir prouver son droit
revient à ne pas en avoir.
CHAPITRE 1

Les enjeux de l’archivage numérique


à valeur probante
« L’archivage des contenus électroniques à vocation probatoire est un sujet perçu
comme stratégique par 59 % des décideurs d’entreprises ».
Etude Markess International Mars 2012

asymétriques. Cette valeur de hashage fichier donne une


1 Authentifier l’origine du document et de
empreinte numérique unique et infalsifiable au contenu,
ses auteurs avec la signature électronique
qui démontre l’authenticité de la pièce et de la signature
La loi 2000-230 du 13 mars 2000 dicte les conditions de la
numérique. Toute modification du message change en
valeur probante : « l’écrit sous forme électronique est admis
effet sa valeur de hashage, et il est impossible de revenir à
en preuve au même titre que l’écrit sur support papier, sous
l’original à partir de celle-ci.
réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont
il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions La signature électronique est ainsi à la fois une garantie
de nature à en garantir l’intégrité ». d’identité du signataire et d’intégrité du document. Elle
a une valeur probante quand elle est liée à un certificat
Un document imprimé est généralement authentifié par
électronique émis par une autorité de certification.
la signature scripturale de son auteur, son intégrité et sa
datation. La principale technologie pour garantir la valeur
probante de l’écrit numérique est la signature électronique,
14 % des entreprises et organisations
aussi appelée « cachet électronique » pour les personnes
françaises ont des fonctions
morales. Son procédé rend le contenu inintelligible
de signature électronique3
pour celui qui ne dispose pas de l’équipement de clés
Les défis des projets de gouvernance numérique
Source : serdaLAB 2016

L’archivage électronique 57,8%


Le partage et la collaboration sur les fichiers... 45,6%

Trois formats de signature


Le traitement des emails 40,7%
La gestion des archives papier (coût, place...) 40,7%
Les trois principaux formats de signature
40,2%
électronique comportent l’acronyme AdES pour
La gestion du cycle de vie des documents
5
Advanced Electronic Signature. Ils existent avec six La dématérialisation des dossiers de travail 28,4%
niveaux de sécurité, le premier sans horodatage. La gestion des ressources de documentation 27,9%

Le format XAdES est un fichier XML qui peut être Le plan de classement 27,9%
indépendant du document signé, ou inclus. Il La disparité du parc de solutions 27%
permet sa signature par plusieurs personnes.
La gestion électronique des courriers 25%
Le format CAdES permet de stocker ensemble, dans La gestion des contenus de l’intranet et RSE 24,5%
une même enveloppe numérique, le document et
La veille/L’intelligence économique 22,1%
la (les) signature(s) correspondante(s). Il donne la
possibilité de consulter librement le premier ou
La gestion des data à caractère personnel 16,2%
non, selon que la signature est « détachée » ou « La mise à disposition des data publiques 9,3%
opaque ». Le cloud computing 7,8%
Le format PAdES est propre aux fichiers PDF. Il La gestion des factures 6,9%
permet les signatures multiples. Autre 2%
2 Garantir l’intégrité du document tout au conservation de signature ou de cachet électronique et

long de sa vie avec l’horodatage électronique leurs certificats par des tiers de confiance. Il régit enfin la

Pour renforcer la constitution de la preuve, l’horodatage création, la vérification et la validation de certificats pour

électronique permet de dater la signature électronique. l’authentification de sites internet.

Il atteste la date d’émission ou de réception d’un fichier


Pour plus d’informations sur ce règlement :
numérique, à condition d’être délivré par un tiers de
https://www.ssi.gouv.fr
confiance dans le cadre d’un protocole juridique et
technique normalisé. Le document reçoit, en quelque sorte,
un “tampon“ numérique à la date et l’heure d’une autorité 3 Conserver le document, son intelligibilité
6
d’horodatage, La Poste par exemple. On l’utilise aujourd’hui
et son accessibilité avec le coffre-fort
pour toutes sortes de datations : créations numériques,
numérique
documents contractuels, mises sous scellés, réception de
Contrairement à l’imprimé dont l’original est définitif, l’écrit
document, etc. L’horodatage est particulièrement approprié
numérique est évolutif. Son authenticité, son intégrité, son
pour prouver le respect des délais réglementaires ou fournir
intelligibilité et son accessibilité doivent être garanties au
un accusé de réception.
fil des changements de support, de format, de stockage et

Les services d’horodatage électronique, comme tous d’archivage. Cela suppose de tracer et de contrôler tous les

les services de confiance numérique, sont encadrés événements de la “vie“ numérique du document.

juridiquement par le règlement européen « eIDAS ».


La preuve juridique est constituée par les données de

n°910/2014 du 23 juillet 2014. Depuis le 1er juillet 2016, traçabilité qui “signent“ chaque version. Elle repose sur la

ce texte dicte les règles relatives à la mise en œuvre de gestion de journaux électroniques où chaque traitement

tels services et leur labellisation dans les pays de l’Union informatique est enregistré sous scellé.

Européenne. Il instaure un cadre juridique général


pour leur utilisation concernant la signature, le cachet,
l’horodatage et l’envoi en recommandé électroniques, et
les certificats relatifs à ces services. Il porte aussi sur la
Ces traces ont une valeur juridique aux conditions valables
pour tout écrit numérique : un original signé, daté, sans
aucune altération ni modification, et bien sûr lisible.

La conservation des fichiers nécessite enfin d’utiliser


un coffre-fort numérique pour le stockage. Appelé «
composant de conservation » dans un système d’archivage
électronique, ce réceptacle préserve les pièces et les traces
qui y sont versées de toute altération, quelle que soit la
durée de leur archivage. Le plan d’archivage et l’indexation
permettent de retrouver un document original et ses 7
formats successifs en toute circonstance.

Des durées de conservation variables


Facture, bulletin de paie, liasse fiscale, relevé
bancaire… La conservation d’un document
numérique doit être envisagée dès sa création. Il
faut prévoir son identification, sa gestion et son
accessibilité à plus ou moins long terme. En France,
les délais minimaux varient de 2 à 30 ans pour les
documents réglementés. La durée de conservation
d’un acte authentique est illimitée.

Pour plus d’informations sur les durées de


La conservation des fichiers
conservation des documents : https://www.service- nécessite d’utiliser un coffre-fort numérique
public.fr/professionnels-entreprises/vosdroits/ pour le stockage
F10029
CHAPITRE 2

Quels sont les risques à prévenir ?

8 1 Non-conformité réglementaire et Les entreprises doivent être en mesure de faire face à des

administrative contrôles légaux de différentes natures - sociaux, fiscaux,

Aujourd’hui, plusieurs registres réglementaires - droits environnementaux... Prenons l’exemple de la facture

civil, commercial, du travail, livre des procédures fiscales dématérialisée, les originaux doivent être consultables

du code général des impôts… - rendent obligatoire la dans une version lisible et en ligne depuis le siège de

dématérialisation de certaines procédures. Ces textes l’entreprise. Le BOFIP BOI-CF-COM du 18 octobre 2013

donnent une valeur probante aux documents numériques, précise : « Le défaut de conservation constaté par les agents

mais ils imposent aussi à l’entreprise de démontrer de l’administration, qu’il soit total ou partiel, pourra être

l’existence d’une architecture de conservation de cette sanctionné. A titre d’exemple, le défaut de conservation des

valeur. De nombreuses sanctions sont encourues si cette factures originales sur support informatique peut entraîner

obligation n’est pas respectée, ou en cas d’impossibilité la remise en cause des déductions opérées en matière de

de produire des originaux numériques lors de contrôles. TVA ».

L’article 322-2 du code pénal prévoit ainsi trois ans Une entreprise doit également pouvoir répondre à la

d’emprisonnement et 45 000 euros d’amende pour demande de pièces de divers acteurs : banque, expert-

destruction, dégradation ou détérioration d’un registre, comptable, filiale, client… Et se prêter à des contrôles

d’une minute ou d’un acte original. financiers et des audits internes.


Les principaux textes de référence 2 Perte, détérioration ou falsification
Dans une économie de plus en plus judiciarisée, l’entreprise
La loi 2000-230 du 13 mars 2000 adapte le droit de la
doit prévenir les risques de contentieux économiques.
preuve (article 1316) Le règlement européen eIDAS n°910/2014 du 23 juillet
Il lui faut pour cela administrer sans faille ses éléments
L’ordonnance no 2005-1516 du 8 décembre 2005 2014, sur l’identification électronique et les services
de preuves d’opérations techniques, commerciales et
relative aux échanges électroniques entre les usagers de confiance pour les transactions électroniques, dicte
financières, pouvant être opposées à des tiers en cas
et les autorités administratives, et entre les autorités les fondamentaux pour des échanges sécurisés entre
de litige. Contrat, commande, facture, bon de livraison,
administratives, constitue le fondement d’un espace particuliers, entreprises et administrations au sein
bordereau de traçabilité… Toutes les pièces numériques
de stockage en ligne à destination de l’usager, exploité de l’Union européenne. Certaines mesures étaient
sous la responsabilité de l’État. Elle a été modifiée par anticipées par la loi française 2004-575 du 21 juin
doivent être conservées dans leur état d’origine, être 9
accessibles et lisibles, aussi longtemps que nécessaire.
l’Ordonnance n° 2014-1330 du 6 novembre 2014 relative 2014 pour la confiance dans l’économie numérique
Ne pas pouvoir prouver son droit revient à ne pas en avoir.
au droit des usagers de saisir l’administration par voie et la validité des actes juridiques conclus sous forme
Cette affirmation est particulièrement vraie en droit de
électronique. électronique.
la propriété intellectuelle, dont il faut aujourd’hui plus
La loi de modernisation de l’économie du 5 août L’ordonnance 2016-131 du 10 février 2016, portant
que jamais protéger les données. La cybercriminalité
2008 contient plusieurs dispositions relatives aux réforme du droit des contrats et de la preuve, confirme
a beaucoup augmenté dans ce domaine, en effet (lire
communications électroniques (très haut débit, la valeur probatoire de la copie numérique fiable d’un
l’encadré).
téléphonie mobile, intervention des collectivités). document papier, ainsi que les articles 220 et 222 de la
La directive européenne TVA 2010/45/UE est relative à loi Macron du 8 août 2015.
De plus en plus d’entreprises se soucient également
la facture électronique.
de la valeur économique potentielle de leurs contenus
La directive européenne 2014/55/UE concerne la
numériques : documents techniques, plans, recettes,
dématérialisation dans le domaine des marchés
créations graphiques… Ces pièces mémorielles sont
publics. Elle acte notamment l’obligation de recourir à
constitutives de leur patrimoine, elles doivent être
la facture électronique.
conservées et protégées comme telles. En conséquence,
leur archivage intègre et pérenne est un enjeu stratégique.
Anticipation des futures Cyber fraudes potentielles
Source : www.pwc.fr/enquetefraude2016

35%
La cybercriminalité explose en France Vol de propriété
intellectuelle 16%
10 Selon l’enquête PwC 2016 sur la sécurité des 16%
informations, 53 % des entreprises françaises ont
été victimes de la cybercriminalité en 2015, et 73 %
30% e
anticipent de telles fraudes en 2017 et 2018. Toujours p
selon cette source, les pertes financières liées aux
Espionnage 10%
incidents de cybersécurité se seraient élevées à 3,7
10%
milliards de dollars en France en 2015, en augmentation
de 28 % par rapport à 2014. Les attaques concernent
en priorité les données relatives aux clients (37 %), puis
35%
Les entreprises françaises craignent davantage que les autres les vols de propriétéFrance
intellectuelle et l’espionnage.
Vol de propriété
celles concernant les employés (32 %), et les vols de En % des risques de fraudes futures perçus comme significatifs
16%
intellectuelle
données relatives à la propriété intellectuelle (26 %) ont 35% France Europe de l’Ouest
été
16%mois.
plus que doublé en douze
16%
elle
35% France Europe de l’Ouest Monde
16%
16% Europe de l’Ouest Monde30% en % des risques de fraudes futures
16%Espionnage 10%
perçus comme significatifs
30%
Monde en % des risques de fraudes futures

age 10% 10% perçus comme significatifs

30% en % des risques de fraudes futures


10% perçus comme significatifs
10%
Seulement 28 % des entreprises et organisations françaises
ont défini des règles de protection des données personnelles.
Source : rapport SerLab 2016

3 Défaut de protection des données


personnelles
Dans les pays de l’Union européenne, la protection des
données personnelles est désormais encadrée par le
règlement (UE) 2016/679. Adopté le 27 avril 2016 pour une
entrée en application le 25 mai 2018, le RGPD renforce
les pouvoirs des citoyens pour contrôler leurs données 11
personnelles, quels qu’en soient les utilisateurs publics ou
Comment appliquer le règlement européen ?
privés. Il indique que ces données doivent être traitées de
manière licite, loyale et transparente, à des fins précises et Quatre obligations : Trois outils :
légitimes, collectées et conservées dans la limite du strict réaliser l’inventaire des traitements de données le registre des traitements et la documentation
nécessaire, et préservées de toute atteinte à leur intégrité et personnelles mis en œuvre ; interne ;
leur confidentialité. évaluer leurs pratiques et mettre en place des les études d’impact sur la vie privée (PIA) pour les
Le responsable du traitement des données à caractère procédures (notification des violations de données, traitements à risque ;
personnel doit être en mesure de démontrer qu’il respecte gestion des réclamations et des plaintes, etc.) ; la notification de violations de données
toutes les obligations légales lui incombant. La CNIL a identifier les risques associés aux opérations de personnelles.
mis en ligne une procédure en six étapes pour aider les traitement et prendre les mesures nécessaires à
entreprises à se préparer à l’entrée en application du leur prévention ; https://www.cnil.fr/fr/principes-cles/reglement-
règlement européen. Elle précise les obligations et les maintenir une documentation assurant la europeen-se-preparer-en-6-etapes
outils à prévoir sur son site internet (lire l’encadré). traçabilité des mesures.
CHAPITRE 3

Les clés de la conservation numérique

valeur probante est couverte uniquement par le couplage l’évolution très rapide des formats des documents et
des solutions de système d’archivage électronique (SAE) des supports physiques, de leur conservation. Il faut en
et de coffre-fort numérique (CFN). Ni l’un ni l’autre de ces permanence veiller à la compatibilité et la pérennité
deux outils ne permet la modification ou la destruction d’un des archives numériques au fil du temps. Cette exigence
document. impose des outils respectueux des standards. Seul l’usage
La conservation numérique nécessite des outils pour gérer de normes permet, en effet, d’envisager la maintenance et
en continu le cycle de vie du document numérique, le l’interopérabilité d’un système vers l’autre.
classement des archives, l’accès aux pièces, les journaux Pour la conservation des documents numériques, les
1 Coupler archivage et coffre-fort de traçabilité, la pérennité, la lisibilité et l’intégrité des principaux standards portent sur les fonctions du système

numériques contenus depuis leur création jusque leur fin de période d’archivage électronique et celles du coffre-fort numérique.
Les projets de dématérialisation documentaire consistent de conservation légale. Plusieurs catégories de services Ils sont complétés par les normes relatives à l’utilisation
souvent à déployer un système de gestion électronique applicatifs en ligne (mode SaaS) ou installées cohabitent de métadonnées et aux technologiques de signature,
de documents (GED). Cette solution permet le stockage et dans un tel système : record management, coffre-fort d’interopérabilité et d’horodatage électroniques.
le partage des fichiers numériques, mais elle ne garantit numérique, système d’archivage électronique, digital asset
pas leur valeur probante. Elle ne prévoit pas la sauvegarde management, electronic content management…
des originaux, notamment. Aujourd’hui, la conservation à Cette gestion continue est un sujet complexe du fait de
Les normes et standards de référence

NF Z42-020 de 2012, spécifications d’un composant


coffre-fort numérique destiné à la conservation
d’informations numériques dans des conditions de
nature à en garantir leur intégrité dans le temps ; 2 Donner à chaque métier sa solution par l’Etat ne laissent pas toujours le temps de construire de
ISO 14721 ou NF 42-013 de 2009, spécifications intégrée tels systèmes. La meilleure solution consiste généralement 13
d’un système d’archivage électronique en tant que Les solutions techniques et les réglementations liées à la à aborder le besoin par l’angle du métier, et à associer
système de gestion de contenu ; dématérialisation diffèrent suivant la nature des processus, à chaque sous-projet de dématérialisation la solution
ISO 14721 : 2003, OAIS (Open Archival Information les métiers concernés ou les secteurs d’activité. Aussi d’archivage idoine.
System), modèle de référence décrivant les est-il difficile aujourd’hui de trouver une offre qui soit Pour preuve, les entreprises disposant d’une solution
caractéristiques d’interopérabilité ; certifiée pour des usages aussi différents que la gestion d’archivage interne retiennent majoritairement l’offre de
ISO 15836, dite norme Dublin Core pour la d’une feuille de paye et celle d’une facture. Les attentes leur opérateur de dématérialisation pour la conservation
structuration des métadonnées génériques ; des utilisateurs varient aussi beaucoup selon les métiers. de leurs factures. Ce dernier leur certifiera le respect de
RFC 3161 de l’IETF, protocole d’horodatage Enfin, peu de solutions intègrent les contraintes légales de toutes les contraintes propres à la facture : certification
(timestamping) applicable par l’autorité certains secteurs d’activité, comme la santé, la défense ou des mentions obligatoires, lien entre la liste récapitulative
d’horodatage ; l’alimentaire. et la facture, gestion de piste d’audit, organisation des
CMIS (Content Management Interoperability Par conséquent, la tentative de mise en œuvre d’une contrôles fiscaux, conditions de conservation, interface
Services) standard OASIS visant à améliorer solution unique pour toute l’entreprise et ses métiers métier de consultation, maintenance au regard de
l’interopérabilité entre les systèmes de gestion se révèle un projet complexe, long et coûteux, voire l’évolution réglementaire, prise en compte des contraintes
de contenu. impossible. Qui plus est, les échéances temporelles fixées transfrontalières…
26,25 35,63 38,13
Un plan de classement de l’ensemble des activités
de votre organisme
20,61 46,06 33,33
Des règles de nommage et de validation de document
19,88 49,69 30,43
Un plan d’archivage décrivant la conservation de documents
(physiques et numériques)
19,63 50,92 29,45
Des durées de conservation applicables pour
les documents papiers et électroniques
19,25 49,07 31,68
Audit - certification
15,29 30,57 54,14
Des fonctions de signature électronique
14,47 38,99 46,54
L’avancement des projets
Des règles de purge des données dans les applications Des règles d’accès aux documents et données
et systèmes 31,06 45,34 23,60
de gouvernance numérique
11,25 40,00 48,75

Des fonctions de parapheur électronique Des règles de protection des données personnelles
mesurés en % en 2016
6,54 24,84 68,63 28,39 42,58 29,03
Source : www.pwc.fr/enquetefraude2016 Des fonctions collaboratives d’élaboration et de partage
de document
Réalisé Engagé prévu Pas prévu 28,22 50,31 21,47
Des règles de protection des données confidentielles
27,04 47,80 25,16
Des règles de destruction de documents
26,25 35,63 38,13
La France en retard
14 Un plan de classement de l’ensemble des activités
de votre organisme
L’état d’avancement des projets de gouvernance 20,61 46,06 33,33
de l’information numérique « est globalement Des règles de nommage et de validation de document
19,88 49,69 30,43
alertant, avec beaucoup de retard dans les
Un plan d’archivage décrivant la conservation de documents
entreprises et organisations françaises », souligne (physiques et numériques)
19,63 50,92 29,45
SerdaLab dans son cinquième rapport annuel, Des durées de conservation applicables pour
les documents papiers et électroniques
publié en avril 2016. Si deux tiers d’entre elles ont 19,25 49,07 31,68
démarré un tel projet, à peine plus de 19 % ont Audit - certification
15,29 30,57 54,14
réalisé un plan d’archivage numérique décrivant la
Des fonctions de signature électronique
conservation de documents. Cet archivage est la
14,47 38,99 46,54
priorité pour 58 % des répondants à l’enquête, tous Des règles de purge des données dans les applications
et systèmes
secteurs confondus des secteurs public et privé. 11,25 40,00 48,75

Des fonctions de parapheur électronique


6,54 24,84 68,63

Réalisé Engagé prévu Pas prévu


3 Faire appel à des tiers de confiance principales fonctionnalités offertes sont : La FnTC pour la confiance numérique
Les services d’archivage électronique présentent trois capture et collecte des documents par numérisation

avantages majeurs. Leur mise en œuvre est souvent amont, captation des fax et emails, transferts multi-

plus simple que la construction d’une solution interne, protocoles ;

leur utilisation d’un bon rapport qualité/coût grâce à la classification et indexation avant versement par La Fédération des tiers de confiance du numérique

mutualisation des ressources, et leur fiabilité garantie l’association des documents à des catégories, mots-clés, (FnTC) est née à la suite de la publication, le 13

à court, moyen et long terme. Souplesse, adaptabilité, liens inter-documents pour assurer le classement et les mars 2000, de la loi «portant adaptation du droit

veille technologique, juridique et réglementaire, mise en critères de recherche ; de la preuve aux technologies de l’information et

conformité constante avec les normes… Les offres en mode gestion du cycle de vie dont le marquage de l’origine, la relative à la signature électronique». Elle avait alors
15
SaaS garantissent rapidité de mise en service, facilité de date de création numérique, la fin de vie programmée, vocation à structurer les échanges numériques

maintenance, gestion des infrastructures dans le temps, les actions à l’échéance ; autour de la signature et l’archivage électroniques.

faible investissement, facturation à l’usage et de hauts protection et pérennité du document par chiffrage, Aujourd’hui, son rôle est de promouvoir les

niveaux de services. empreinte numérique, horodatage par d’autres tiers de techniques et méthodes pour garantir la confiance

Au-delà de ces bénéfices traditionnels offerts par le Cloud, confiance ; numérique. La FnTC a notamment publié un

faire appel à un opérateur SaaS pour la dématérialisation création d’originaux numériques, protection, archivage, vademecum juridique détaillant toutes les

et la conservation numérique à valeur probante permet et autres prestations conformes à la réglementation ; dimensions du règlement européen eIDAS. Ses 130

aussi de bénéficier des certifications d’un tiers de confiance administration des habilitations et profils ; membres, opérateurs et prestataires de services

numérique. recherche et partage des archives par accès en ligne à de confiance couvrent tous les domaines de la

travers des portails de consultation et de restauration ; digitalisation, y compris les plus récents : big data,

Plusieurs solutions matures, associant les usages d’une SAE archivage sécurisé selon la sensibilité des documents. blockchain, objets connectés… Generix Group est

à l’architecture d’un CFN, sont proposées sur le marché. Les l’un de ses membres.
Pour conclure

Le code du patrimoine définit l’archivage comme « l’en- Pour réaliser elles-mêmes leur archivage à valeur probante,
semble des actions, outils et méthodes mis en œuvre pour les entreprises et organisations doivent être en capacité
conserver à moyen ou long terme des informations, dans d’intégrer en permanence les évolutions technologiques,
le but de les exploiter éventuellement ultérieurement ». légales, sociales et fiscales qui s’imposent. A défaut, elles
Pour que des archives puissent être exploitées à des fins ont intérêt à sous-traiter tout ou partie de leurs activités
juridiques, il doit prévoir la conservation stricte de leur d’archivage numérique à des tiers de confiance. Cette offre
valeur probante, autrement dit l’authenticité et l’intégrité externe est encadrée par des normes et une organisation,
de leur contenu. la Fédération nationale des tiers de confiance. Les services
En plus de mettre les pièces à l’abri du feu, de l’eau, du vol de certification électronique de ses prestataires doivent être
et d’autres actes frauduleux, l’archivage électronique à conformes au règlement européen eIDAS, depuis 1er juillet
valeur probante doit donc intégrer le caractère évolutif des 2017.
formats et supports numériques, afin de maintenir cette L’archivage électronique à valeur probante est vital à l’ère
valeur, son accessibilité et sa lisibilité. Il doit également numérique. Ce savoir-faire conditionne la sécurité des
s’adapter aux évolutions de la réglementation nationale, données sensibles dans un environnement de plus en plus
européenne et internationale, selon l’origine et les besoins agile, où les entreprises et les organisations fonctionnent
des propriétaires des archives. Les échéances sont souvent en réseaux, en sous-traitance et à distance. Il devrait ainsi
courtes ! Il ne reste ainsi que quelques mois aux entreprises représenter une part significative de l’activité du secteur de
et organisations pour mettre en œuvre le règlement euro- l’archivage électronique, estimée à 1 100 milliards d’euros
péen sur la protection des données d’avril 2016, qui sera en en 2018 4.
vigueur à partir du 25 mai 2018.
SOURCES

1 (page 3) Chiffres clés du numérique édition 2016 - Ministère de l’économie et des finances :
https://www.entreprises.gouv.fr/files/files/directions_services/etudes-et-statistiques/Chiffres_cles/Numerique/2016-Chiffres-cles-numerique.pdf

2 (page 3) Global Economic Crime Survey 2016 HYPERLINK :


http://www.pwc.fr/enquetefraude2016» www.pwc.fr/enquetefraude2016
17
3 (page 14) Rapport SerLab 2016 :
http://www.serdalab.com/Medias/Livres%20blancs-%c3%a9tudes%20gratuites/Le%205eme%20rapport%20gouvernance%20Serda%202016.pdf

4 (page 16) Source : Serlab - Etude du marché du management de l’information


A propos de Generix Group
Generix Group est un expert de la Supply Chain Collabora-
tive présent dans 50 pays, grâce à ses filiales et son réseau
de partenaires. Ses solutions SaaS sont utilisées par plus de
5000 entreprises dans le monde.
Les 500 collaborateurs du groupe accompagnent au quoti-
dien des clients comme Carrefour, Danone, Bic, Essilor, Fnac
Darty ou encore Ferrero dans la transformation digitale de
leur Supply Chain.
Sa plateforme collaborative, Generix Supply Chain Hub,
aide les entreprises à tenir la promesse faite à leurs clients.
Elle combine des capacités d’exécution des flux physiques,
de dématérialisation des flux d’information, de gestion
collaborative des processus et de connexion des entreprises
à l’ensemble de leurs partenaires, en temps réel.
Generix Supply Chain Hub s’adresse à tous les acteurs de la
Supply Chain : industriels, prestataires logistiques (3PL/4PL)
et distributeurs.

Créée en France en 1990, la société est cotée en bourse sur


le marché Eurolist d’Euronext Paris, compartiment C (ISIN :
FR0004032795).

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