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Podremos calcular sumas, promedios, mínimos, máximos, etc., respecto del grupo de los
registros seleccionados por el criterio.
Figura 9.14
Veremos ahora qué debemos colocar en la casilla de la fila de totales para las distintas
columnas, según la función que cumplirán en la obtención del total:
Mín
Máx
Para mostrar la suma de los valores del grupo (para ese campo).
Promedio
DesvEst
Var
No podemos resumir (sumar, promediar, etc.) columnas de texto, pero podemos aplicar a
las mismas las siguientes funciones:
Cuenta
Para que nos muestre la cantidad de registros que se acumularon en cada grupo.
Primero
Para que se nos muestre el contenido de ese campo del primer registro del grupo.
Ultimo
Para que se nos muestre el contenido de ese campo del último registro del grupo.
No tiene sentido que una consulta de este tipo contenga otras columnas ya que, como
vimos, no podrían mostrarse a menos que se les especifique alguna función. No
obstante, si deseamos conservar otras columnas, debemos deshabilitar la visualización
de las mismas seleccionando en la fila de Totales la función Dónde. Esto desactivará
automáticamente la casilla Mostrar de la columna correspondiente y evitará que cumpla
cualquier otra función que pudiera alterar la presentación del total buscado.
Por ejemplo, podríamos crear una consulta de totales de montos facturados que nos
muestre además, la mínima, la máxima y el promedio, agregando tres columnas con
MontoFacturado y aplicando a cada una de ellas las funciones mencionadas.
En las distintas figuras sólo se verán las columnas que intervienen en la obtención del
resumen, que deben ser las únicas de la consulta. Si consideramos necesario conservar
alguna/s otra/s columna/s reiteraremos que éstas no intervendrán ni en el agrupamiento
ni en los cálculos y para que la consulta funcione correctamente, deberá elegirse para
todas ellas el descriptor de operación = Dónde, como se muestra en el margen izquierdo
de la página siguiente.
Suma los registros correspondientes a la misma localidad (en cada provincia) y muestra
uno solo, con el total de cada caso.
Figura 9.18
Figura 9.19
Figura 2.20
Una consulta con la cantidad de clientes por provincia
Utilizaremos entonces las consultas de acción para crear tablas nuevas, tomando como
base los campos de otras tablas o modificando tablas ya existentes.
Las consultas de acción utilizan los mismos criterios que las de selección para la
clasificación, distribución, y selección de los datos. La principal diferencia que presenta
este nuevo tipo de consultas radica en que ejecutan los cambios o generan los nuevos
registros por sí solas.
Figura 9.25
Si, estando en modo diseño, pulsamos el icono de abrir el botón Tipo de consulta, se
abrirá una lista, tal como lo muestra la figura 9.25.
Consulta de actualización
Consulta de eliminación
Ya vimos que dentro del cuadro de diálogo Base de datos disponemos de un botón
Nuevo para crear nuevos objetos del tipo correspondiente al de la solapa activa.
Figura 9.26
Consultas de creación de tablas
Estas consultas son las más parecidas a las de selección; veamos cómo se crean:
1. Pulsemos el botón Nuevo objeto y del menú de la figura 9.26 seleccionemos la opción
Consulta.
5. Pulsemos sobre la selección y, sin soltar el botón del mouse, arrastremos sobre la
primera columna de la cuadrícula. Habremos agregado todos los campos de la tabla a la
nueva consulta.
Lo que hicimos hasta ahora no nos es desconocido, ya que se trata de una consulta de
parámetros.
Figura 9.27
Figura 9.28
Figura 9.29
13. Guardemos esta consulta asignándole el nombre Selecciona por primera letra.
Este otro tipo de consulta, como la anterior, copia datos pero en lugar de borrar la tabla y
crear una nueva, agrega los datos a una tabla existente.
Los campos que se copien deben tener el mismo tipo de dato en las tablas de origen y
des-tino.
Para crear este tipo de consulta, elaboraremos primeramente una consulta de selección
incluyendo los campos de la tabla de origen que queremos copiar. Podemos también
aplicar condiciones de selección si lo que buscamos es copiar sólo determinados
registros.
Luego, la transformaremos en consulta de Datos anexados (pulsando el botón
correspondiente); nos pedirá el nombre de la tabla de destino y, una vez asignado,
aparecerá la nueva fila Anexar a:
Esta asignación automática supone que campos de igual nombre contienen el mismo
dato, aunque podría no ser así; por ejemplo, cuando en la tabla de origen existiera un
campo llamado RR (por Provincia) y en la de destino otro de igual nombre, pero referido
al código del Proveedor.
Así, uno a uno asignaremos los campos que recibirán los datos en la tabla destino.
En el caso del ejercicio, por tratarse ambas tablas (origen y destino) de copias de un
mismo original, al seleccionar la tabla de destino, los campos homónimos (todos) se
asignarán automáticamente.
La ejecución de la consulta anterior creó una copia de la tabla original con un subgrupo
de sus registros (aquellos cuyo nombre comienza con la letra P). Ahora, crearemos una
nueva consulta, idéntica a la anterior, pero del tipo de datos anexados, la cual agregará a
Borrador de clientes los registros agrupados según la letra inicial que se solicite.
Agregaremos así los registros comenzados con la letra "P" y en una posterior ejecución
los de la letra "C".
2. Pulsemos Control y mientras mantenemos pulsada esta tecla pulsemos sobre la última
consulta creada: Selecciona por primera letra, arrastremos y soltemos dentro del
mismo cuadro base de dato. Obtendremos una nueva consulta, copia de la anterior,
llamada Copia de Selecciona por primera letra.
3. Estando seleccionada esta última volvamos a pulsar sobre su nombre; este aparecerá
recuadrado.
5. En el cuadro de diálogo Base de datos pulsemos con el botón derecho del mouse
sobre la nueva consulta y del menú emergente seleccionemos la opción Vista Diseño.
12. De la misma forma que en los casos anteriores, agreguemos ahora los clientes que
comienzan con G (G*).
Este tipo de consultas permite modificar uno o más campos de la tabla, eligiéndose los
registros con los criterios de selección que ya conocemos, y aplicándose a las columnas
de cambio expresiones que nos son también conocidas, para modificar sus datos. Este
caso es distinto de los anteriores, en los que había una tabla de entrada y una de salida.
Aquí la consulta trabajará sobre una sola tabla.
Utilizaremos esta consulta para ajustar el campo importe de los registros seleccionados,
de acuerdo a un coeficiente determinado.
En este tipo de consultas pueden agregarse sólo aquellos campos que sean necesarios,
y en este caso necesitaremos el campo Nombre para seleccionar los registros, y el
campo Monto-facturado para ajustar el importe contenido en el mismo.
En la fila de criterios de la columna Nombre ya tenemos el criterio de selección
establecido, por lo tanto, la dejaremos como está.
Debe quedar claro que no es necesario que este tipo de consulta trabaje con parámetros
(criterios con [ ]); tenemos total libertad para aplicar todo lo que conocemos en cuanto a
criterios para la selección de los registros.
Toda referencia a campos debe encerrarse entre corchetes. Veremos ahora un ejemplo
sencillo.
Figura 9.31
Esta expresión multiplicará el monto facturado por 1,15, es decir que le aplicará un
aumento del 15%, pero recordemos que al ejecutar la consulta podremos seleccionar a
qué clientes aplicar ese cálculo.
De esta forma, con consultas de este tipo, podremos aplicar cambios a conjuntos de
registros de una tabla.
[Montofacturado]*[Ingrese el coeficiente]
y de esta forma, podremos también decidir al momento de ejecutar la consulta cuál será
el coeficiente que aplicaremos.
Tomando la consulta ConsClientes como dato de entrada, crearemos (figura 9.34) una
tabla de doble entrada que nos muestre la siguiente información.
Figura 9.34
Figura 9.35
Este cuadro nos permite seleccionar cualquier tabla o consulta de la base de datos
activa. Nos explica también que si necesitáramos datos de más de una tabla, debemos
crear previamente una consulta que las incluya (como por ejemplo ConsClientes) y
luego emplear esta consulta como entrada.
4. Pulsemos el botón Siguiente. El próximo cuadro de este asistente (figura 9.37) nos
pregunta qué dato se va a emplear como nombre de las filas.
Figura 9.37
Figura 9.38
6. Pulsemos el botón Siguiente. Aparecerá el próximo cuadro del asistente (figura 9.38).
Aquí debemos seleccionar cuál será el campo que servirá como encabezamiento de las
columnas de esta nueva consulta de referencias cruzadas.
Figura 9.39
En este cuadro debemos indicar cuál es el campo que contiene el dato que es objeto de
la consulta (MontoFacturado), y cuál será la operación (Suma) que se hará con el grupo
de registros que tengan la misma provincia y el mismo vendedor.
Inicialmente, el cuadro mostrará una expresión propuesta; Access tomó el primer campo
de la izquierda (Nombre) y le aplicó la primera operación de la derecha (Cuenta),
generando así la expresión Cuenta(Nombre) pero no es eso lo que queremos hacer.
El nombre propuesto es muy largo aunque indica claramente que se trata de una
consulta de referencias cruzadas que toma como base a la consulta ConsClientes.
Figura 9.41
Si pulsamos el botón Diseño, veremos que el diseño de este tipo de consultas (figura
9.42) incorpora la fila Tab Ref Cruz. Además, hace uso de la fila de Totales, en la que
se encuentra especificado el parámetro Agrupar por en los campos de selección, el
parámetro Suma en el campo que se debe acumular y una nueva columna (la segunda)
para los totales de cada vendedor.
Si fuera necesario, podríamos agregar criterios de selección, por ejemplo para exceptuar
a algunos clientes de la estadística.
En caso de definir este tipo de consultas en modo diseño, debemos crear manualmente
la columna de Totales generales que mencionábamos (la primera columna de importes
que se muestra en la figura 9.42). Para ello, agregaremos el campo MontoFacturado
(arrastrándolo a una columna libre) y le asignaremos la función Suma en la fila Total, y
Encabezado de fila en la fila Tab Ref Cruz.
Podríamos cambiar el nombre de la columna colocando uno más adecuado, como por
ejemplo, Totales del Vendedor. Esto también podemos hacerlo en la consulta recién
creada con el asistente.
Figura 9.42
Las consultas de este tipo son creadas por un asistente, por lo que no abundaremos aquí
en detalles, dedicándonos en cambio al aspecto conceptual del tema.
Como ocurre en la mayoría de los casos, podemos tomar como origen de los datos
cualquier tabla o consulta o, lo que es lo mismo, podemos encontrar duplicados en
cualquier hoja dinámica.
Este proceso no trabaja por claves, por lo tanto, podremos elegir aquí uno, dos o más
campos cualesquiera de la hoja dinámica. Por ejemplo Localidad, Código de Vendedor y
Observaciones.
Debemos entender que si la consulta sólo nos mostrara aquellos datos que están
repetidos (los campos que seleccionamos hasta ahora) la misma nos servirá como un
diagnóstico del problema, ya que nos mostrará series de datos todos iguales; sólo
sabremos que hay datos duplica-dos y cuántas veces se repiten, aunque no podremos
identificar el origen de cada uno de ellos.
Es por eso que a continuación (cuando pulsamos el botón Siguiente) se nos mostrará
una lista con aquellos campos que aún no hemos seleccionado; por ejemplo, si existieran
pedidos duplicados, seleccionaremos en la ventana anterior como campo de dato
duplicado, el número de pedido y en esta ventana, como campo de identificación, el
código de vendedor. De esta forma, ante un pedido duplicado (o triplicado, etc.)
podremos saber quiénes fueron los vendedores que lo ingresaron para así determinar
cuál de ellos es válido y cuál no lo es.
En el caso de que esta consulta nos muestre mucha información duplicada en todos los
campos, podemos crear nuevamente la consulta, pero seleccionando todos los campos
de la tabla como de duplicado y así saber, por la menor cantidad de registros obtenidos
esta segunda vez, en cuántos casos disponemos de información identificatoria y en
cuántos no.
Qué es un informe
Un informe es otra modalidad de presentación de los datos, que puede enviarse a la
pantalla o imprimirse. Conviene tener presente que en el primer caso se trata solamente
de una visualización, pues no podremos modificar los datos que nos muestra la pantalla.
Los informes resultan más adecuados para presentar información agrupada, ofreciendo
la posibilidad de agrupar y sub agrupar, permitiendo obtener subtotales de distintos
niveles.
Mediante este Asistente nos será posible crear informes como columnas simples, grupos
con totales y subtotales, etiquetas postales y muchas otras opciones que nos ofrece
dicho asisten-te, cuyo manejo es similar al del Asistente para formularios.
El botón Nuevo objeto dispone también de una opción para Autoinformes, que es similar
al botón de Autoformulario, que ya vimos. Este botón quedará con la imagen de la última
función utiliza-da, por lo que en este caso probablemente mostrará el botón de
Autoformulario. Pulsemos entonces el icono de extensión de este botón y de la lista que
aparece (figura 7.1):
Dada la cantidad de campos que contiene nuestra consulta, es probable que el informe
destine una hoja para cada registro.
Figura 7.1
Cómo elegir el tipo de listado con Autoinforme
Lo que hicimos recién fue simplemente pulsar el botón Autoinforme para generar el tipo
de informe predeterminado (Por columnas). Tal vez no resultó de nuestro agrado porque
el origen de los datos contiene muchos campos por registro. En este caso podemos
elegir otro tipo de Autoinforme de la siguiente manera:
Como vimos, el Autoinforme se encarga de colocar los campos en los lugares correspon-
dientes de la página, colocar títulos y pies, numerar las hojas, etc. Si bien todo esto nos
ahorrará mucho tiempo, los resultados podrán ser en algunos casos, algo pobres o
desprolijos.
Figura 7.2
Podría ocurrir aquí que en resultado impreso encontremos algún pequeño defecto que no
habíamos notado en la presentación de pantalla y fuera preciso, en ese caso, corregir y
repetir la impresión. Pero si previamente hubiéramos hecho los ajustes más importantes
sobre la base de la vista previa, es probable que el trabajo quede ya terminado luego de
este modesto ajuste.
El modo Presentación preliminar nos permite hacer una vista general de la página; el
seña-lador del mouse tomará la forma de una lupa. Si pulsamos sobre la imagen del
listado, el mismo reducirá su tamaño y nos mostrará una página completa. Pulsando
nuevamente retornaremos al modo normal de presentación para observar los detalles.
Podemos hacer esto mismo pulsando el botón Zoom o bien...