CAPITULO 10 – COMO ASEGURAR QUE LA ORGANIZACIÓN SEA EFECTIVA Y ASPECTOS DE

CULTURA ORGANIZACIONAL

Se concluye que no existe una mejor forma de organizar la empresa, lo que funcione dependerá de
cada situación.

Formas de asegurar que la organización sea efectiva

A. PLANEACION ORGANIZACIONAL
1.a Efectuar la planeación de la organización para evitar errores en la organización
La planeación es la base para construir una organización ideal que refleje las metas de la empresa
en determinadas circunstancias, la organización es análoga al desarrollo de un plan.

Planear la organización implica:

a) Establecer las líneas principales de la organización, basado en:
 Visión
 Misión
 Objetivos de la empresa
 Las actividades principales de la empresa, basado en la división del trabajo o
especialización

b) Establecer el grado en que se tomaran las decisiones, considerando la filosofía organizacional y

su relación con los gerentes de la empresa.
 Si la autoridad o toma de decisiones de un gerente debe ser centralizada,
 Si la autoridad o toma de decisiones de un gerente debe ser descentralizada.
Ejm:
 Si las operaciones de la empresa deben separarse en divisiones de productos semi
independientes o territoriales.

a) Tipos de relaciones de autoridad que se generen, al observar la cadena de mando

 Autoridad staf
 Autoridad Lineal

 El resultado final será una organización ideal o un plan de organización inicial, el cual no será
estático y podrá ser modificado según las necesidades actuales de la empresa.

 Se dice que es un plan inicial porque ira cambiando con las necesidades futura del siguiente
periodo de planeación, planeación de necesidades futuras de personal.

 Servirá como un estándar, para comparar la situación actual con la situación anterior y decidir
qué cambios se requieren.

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 Al momento de tratar de implementar cambios organizacionales las empresas deben tener
cuidado de no aplicar ideas populares de organización, solo porque otras empresas la aplican o
funciona.

Recuerde que los principios organizacionales tienen aplicaciones generales, pero al

implantarlos se debe considerar:
o Los antecedentes de la empresa
o Necesidades de operación de la empresa

Al final la estructura de una organización debe hacerse a la medida.

1.b. Modificación de acuerdo con el factor humano

¿Cuándo se harán las modificaciones a la estructura ideal?

a) Primero se consideran las modificaciones basadas en la planeación administrativa, que
contiene metas a cumplir y las actividades a desarrollar.
b) Luego se realizan las modificaciones basadas en el factor humano (necesidades de personal)
 Se verifica si el personal disponibles se ajusta a las estructura ideal.
 Sino se ajusta la única opción será modificar la estructura para ajustarla a las capacidades,
actitudes o las limitaciones individuales del personal.
Conclusión
 La planeación de la organización reduce el riesgo de comprometer el capital o dinero destinado
para cambios de personal en otras actividades o proyectos de la empresa.
1.c. Ventajas de la planeación organizacional
a) Ayuda a determinar las necesidades futuras de personal
b) Determina los programas de capacitación requeridos
c) Ayude a detectar las debilidades en la organización
Ejm:
 Duplicación de esfuerzos o personal
 Líneas de autoridad no bien definidas
 Líneas de comunicación demasiado largas
 Excesivo papeleo burocratico
 Falta de flexibilidad operacional

B. COMO EVITAR LA INFLEXIBILIDAD ORGANIZACIONAL

La planeación organizacional evita la inflexibilidad organizacional. Las empresas que llevan años
operando se vuelven demasiado rígidas, eso significa que se vuelve difícil efectuar una
reestructuración organizacional efectiva, ya que ha perdido:
 Capacidad de adaptarse a los cambios

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 Capacidad para hacer frente a las nuevas circunstancias o situaciones

¿Cuándo las empresas muestran inflexibilidad organizacional?

 Cuando utilizan un modelo organizacional obsoleto
Ejm.
 Organización de distrito o regional que puede reducirse o aumentarse con el uso de los nuevos
sistemas de información y comunicación.
 Organización demasiado centralizada, porque crecio y requiere descentralizarse.

Formas de evitar la inflexibilidad organizacional.

a) Realizando una reorganización o reestructuración en la estructura actual.
En que momentos es necesario efectuar una reorganización en la empresa:
 Cuando la empresa quiere responder a los cambios en su entorno

Cambios operativos que generan cambios organizacionales:

o Debido a la adquisición o venta de propiedades importantes de la empresa
o Línea de productos, al agregar o eliminar.
o Métodos de marketing
o Ciclos del negocio
o Influencia de la competencia
o Nuevas técnicas de producción
o Políticas, normativas y medidas fiscales del gobierno

 La reorganización es solicitada por un nuevo gerente que tiene ideas organizacionales propias
de acuerdo a su:
o Experiencia de trabajo
o Estilo de gerencia
 Debilidades que ha mostrado la estructura actual
Ejm:
o Tramos de control muy largos
o Cantidad exagerada de comités
o Falta de una política uniforme
o Toma de decisiones lenta
o Fracaso en el logro de objetivos
o Incapacidad para cumplir los programas
o Costos excesivos
o Trastornos de control financiero

 Debilidades debido a la incapacidad de los gerentes

El fracaso por la falta de conocimientos o habilidades de un gerente.

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 Ejm:
Puede evitarse el caso de un gerente con un puesto importante el cual por algún motivo no
puede ser reemplazado, al organizarse de forma que se asigne gran parte de la autoridad en
otro cargo.

Motivo – puede ser por su experiencia o porque es el hijo del dueño de la organización, pero
que por falta de habilidades gerenciales sea un tropiezo para la organización.

 Cuando se necesita solucionar un conflicto de personalidades entre gerentes

b) Se presenta la necesidad de efectuar un reajuste o cambio organizacional

Características
o Se utiliza para evitar que la estructura organizacional se estanque o se haga rigida.
o Se utiliza para evitar que los gerentes construyan imperios, (cuando se desarrolla una
organización donde solo el gerente es importante) Cuando creen que sus puestos serán de
por vida o que son indispensables para la organización.
o Se utiliza para mostrar la necesidad de cambio organizacional a los empleados

La estructura de una organizacion debe ser una entidad viva, abierta a los cambios.

Algunas organizaciones realizan cambios estructurales solo para acostumbrar a sus

empleados al cambio.

c) Asegurarse que el trabajo del personal sea efectivo

Asegurar que el personal de línea y staf realicen un trabajo efectivo es un problema para la
empresa que genera una cantidad de ineficiencias, lo cual se puede resolver:
o Desarrollando habilidades gerenciales en los empleados
o Capacitando a los empleados
o Aplicando los principios de diseño organizacional

d) Comprender las relaciones de autoridad

Es necesario entender las relaciones de autoridad para resolver los problemas entre el personal de
línea y personal de staf.

Autoridad de línea: requiere tomar decisiones y actuar conforme a ellas. (Pueden decir, opinar y
ejecutar)
Autoridad de staf: supone el derecho de asistir, aconsejar, asesorar y brindar recomendaciones.
Tiene que vender ideas para mejorar el trabajo de personal de línea.

Formas de mejorar la relación entre el personal de línea y personal Staff:

1. Alentar u obligar al personal de línea a consultar y escuchar al personal Staff

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2. Mantener informado al personal Staff

Criticas al trabajo del personal Staf:

 No aprecian la complejidad de las tareas de los gerentes de línea
 Ignoran hechos importantes al hacer sus recomendaciones
Para evitar estas criticas
 Los gerentes de staf deben tratar que sus recomendaciones se restrinjan al área de su
competencia (RRHH, Auditoria, Asesoría Legal, Finanzas, Ingeniería, otros)
 Los gerentes de línea deben tratar de no depender por completo en una recomendación; si
esta solo se ocupa de una parte del problema.
Porque se generan estos problemas con los gerentes de staf:
a. Al personal de staf no se les informa sobre los asuntos relacionados con su campo.
b. El personal de línea no informa sobre las decisiones tomadas que afectan el trabajo del
personal de staf.
c. El personal de línea no comparte la información que le puede ayudar al personal de staf a
prepararse para resolver un problema.

3. Requerir que el personal Staff entregue recomendaciones completas.

Es necesario que el personal staf presente recomendaciones lo suficientemente completas para
permitir que un gerente de línea acepte o rechace una propuesta.

Características de un trabajo de staff incompleto:

a) La asesoría es indecisa o vaga
b) Las conclusiones son erróneas
c) No se toma en cuenta todos los hechos
d) No se consulta a todas las personas afectadas por la solución propuesta
e) No le señalan a sus superiores los riesgos de la solución
f) No le señalan a sus superiores las ventajas de la solución

Características de un trabajo de staff completo

a) Presentan recomendaciones bien formuladas basadas en un problema
b) Presentan la aprobación de las personas a quienes afectara
c) Presenta sugerencias para evitar dificultades o obstáculos involucrados
d) Preparación de papeleo y documentos
a. Cartas
b. Directrices
c. Descripciones de puestos
d. Especificaciones
Para que la propuesta sea aceptada por el gerente de línea sin la necesidad de un estudio
adicional.

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4. Que el trabajo del personal Staff sea parte de la cultura organizacional de trabajo.
Responsabilidad – Autoridad Staf
 Desarrollar y mantener un clima de relaciones interpersonales favorables
 Contribuyen a fortalecer la imagen de los gerentes de línea responsables y les ayudan a
mejorar su trabajo.
 Importante que la autoridad staf no debe asumir el crédito de una idea o recomendación
porque se obtuvieron buenos resultados.

En vez de ello hay que darle el crédito al equipo de línea, ya que ellos aceptaron la idea y
asumieron la total responsabilidad por la instrumentación e implementación de la
recomendación.

El trabajo del staf se puede obtener de dos maneras:

a. Asesorías de un equipo staf interno dentro de la empresa
b. Asesorías de un equipo staf profesional externo contratado por la empresa.
Características del equipo staff externo:
 La relación entre personal de línea y personal staf es similar.
 La asistencia externa es por tiempo limitado, según la necesidad de la empresa.
 El personal staf externo no asume la responsabilidad por el éxito o fracaso de una
recomendación.

c. EVITAR LOS CONFLICTOS MEDIANTE LA COMPRENSIÓN DE LA

ORGANIZACIÓN

La empresa debe asegurar que los empleados obtengan principalmente la comprensión de sus
funciones y las de sus compañeros de trabajo.
Para lograr una buena comprensión la empresa debe capacitar al personal utilizando el siguiente
material:
 Organigramas
 Descripción de puestos de trabajo
 Especificar las relaciones de autoridad e información
 Explicar cuáles son las metas específicas de cada puesto de trabajo
 Enseñar el significado de la estructura organizacional a los que operan en ella.
o Su posición o cargo
o Como se relacionan con los demás cargos o áreas de trabajo