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ASPEL
ASPEL-COI
VERSION 7.0.1
MANUAL DE SISTEMA DE
CONTABILIDAD INTEGRAL.
Soporte Técnico InTech-División ASPEL
1.
1.1
INTRODUCCIÓN
Definición
PE
1.2 Objetivo del Curso
2. INICIO DE OPERACIONES
2.1 Definición
2.2 Abrir empresa
L-
2.3 Instalación de la Base de Datos
2.4 Cambio de período
2.5 Cerrar Empresa
2.6 Salir
CO
2.7 Barra de herramientas
2.8 Teclas de Acceso rápido
2.9 Operaciones de Aplicación General
2.10 Calculadora
2.11 Uso de la ayuda del sistema
I 3.
3.1
3.2
3.3
CATÁLOGOS
Definición
Catálogo de departamentos
Catálogo de monedas
NI
3.3.1 Histórico de tipos de cambio
3.4 Catálogo de cuentas
3.4.1 Agregar o modificar cuentas
3.5 Catálogo de cuentas departamentales
3.6 Operaciones con cuentas
VE
3.6.1 Asignación de cuentas
departamentales
3.6.2 Asignación de naturaleza de
cuentas
L
3.7 Asociación de cuentas
4. CONSULTAS
4.1 Consulta de catálogo de cuentas
4.2 Consulta de pólizas
4.3 Consulta de balanza de comprobación
4.4 Consulta de balanza de comprobación con departamentos
4.5 Consulta de auxiliares
4.6 Consulta de catálogos de activos
4.7 Consulta y validación de CFDIs y documentos asociados
5. PROCESOS
5.1 Administrador de periodos
5.1.1 Crear nuevos periodos
5.1.2 Eliminación de períodos
5.1.3 Traspaso de saldos
5.1.4 Auditar / Desauditar período
5.1.5 Directorio de trabajo
5.2 Borrado de Movimientos
5.3 Contabilización
5.4 Consolidación
5.5 Balanza anual
5.6 Póliza de ajuste cambiario
5.7 Póliza de cierre
5.8 Integración de pólizas
6. CONTABILIDAD ELECTRÓNICA
6.1 Definición
6.2 Configuración y definición de datos
6.2.1 Datos fiscales de proveedores y terceros
6.2.2 Configuración de catálogos
6.2.3 Captura de asientos contables
6.2.4 Generación de XML
7. EMISIÓN DE REPORTES
7.1 Generales
7.2 Especificar Impresora
7.3 Emisión de Reportes
7.4 Reporte de catálogo de cuentas
7.5 Reporte de seguimiento de presupuestos
7.6 Reporte Emisión de Pólizas
7.7 Reporte Balanza de Comprobación
7.8 Reporte Diario General
7.9 Reporte de Auxiliares
7.10 Reporte de Catálogo de Activos Fijos
7.11 Reporte de Inventario de Activos Fijos
7.12 Reportes Financieros
7.12.1 Balance General
7.12.2 Estado de Resultados
7.12.3 Libro Mayor
7.13 Reportes del Usuario
8. UTILERIAS
8.1 Respaldo de archivos
8.1.1 Generación de respaldo
8.1.2 Reinstalación de respaldo
OBJETIVO
Al término de este curso el usuario tendrá los conocimientos necesarios
para realizar la captura, modificación y eliminación de los datos en los
catálogos del sistema, asimismo, conocerá las herramientas disponibles
para extraer la información contable que requiera, como reportes de
Pólizas, Estados de resultados y Balance general, entre otros,
permitiendo así el trabajo con el sistema y la automatización de su
registro contable.
También se revisarán los procesos más importantes para el manejo de la
información como el manejo de pólizas y periodos.
1. INTRODUCCIÓN
1.1 Definición
ASPEL-COI 7.0 procesa, integra y mantiene actualizada la información
contable y fiscal de la empresa en forma segura y confiable, para ello, el
sistema organiza la información en catálogos, los cuales son
básicamente cuentas, cuentas departamentales, rubros de cuentas,
departamentos, centros de costos, proyectos, pólizas, conceptos de
pólizas, tipos de pólizas, activos, monedas y tipos de activo por
empresa.
2. INICIO DE OPERACIONES.
2.1 Definición.
Para empezar a trabajar se deberá ejecutar el programa COIWIN.EXE y
se puede hacer de diferentes maneras:
A través del acceso directo que se encuentra en el
escritorio.
Mediante el explorador de Windows o Mi PC buscando la
carpeta donde fue instalado el sistema.
Desde la opción Inicio/Ejecutar.
Mediante el icono creado en el grupo de programas.
Manejo:
Cómo funciona el proceso: Cuando es la primera vez que
accedes al sistema, se mostrarán varias ventanas antes de la
ventana de Abrir empresa. Para accesos posteriores, también
dependerá de los procesos pendientes por realizar, como podemos
citar la activación del sistema la configuración de la empresa,
entre otros.
Para acceder al sistema: Si es la primera vez que accedes al
sistema, en el campo "Usuario" se sugerirá el nombre del usuario
"Administrador" y éste por omisión tiene definida la clave
"Aspel1", por lo que para acceder al sistema anota la clave de
acceso temporal "Aspel1" o teclea F8. Posteriormente, por
seguridad te recomendamos cambiar esta clave de acceso desde
el módulo de perfiles del usuario por una que sólo el administrador
conozca. Recuerda que esta clave será la única que puede
modificar los perfiles del usuario y es aquella que te dará acceso
total al sistema, sin restricción de ningún tipo, por lo que sólo debe
ser conocida por el responsable de la instalación, manejo y
administración del programa o empresa, esta clave se conoce
como clave maestra de acceso al sistema
Ruta de Acceso:
Al instalar el sistema y no tener una base de datos por omisión.
Manejo:
Cómo funciona el proceso: El asistente se presentará cada vez
que accedas al sistema y mientras trabajes con la base de datos
Ejemplos y una vez utilizado para crear o configurar la base de
datos de la primer empresa, para la creación de la base de datos
de las demás empresas deberás acceder a él posteriormente
desde el Menú Configuración / Agregar empresa. Este
asistente también se desplegará al abrir la empresa y está por
alguna razón no tenga asociado un alias o conexión, para este
caso deberás usar la opción "Conectarse a una base de datos
existente". El asistente podrá ser cancelado en cualquier
Conectarse a
una base de datos
existente: Si
tienes una base
de datos ya
existente
diferente a la de
Ejemplos,
selecciona el
alias o conexión de la
base de datos.
Conectarse a la
base de datos Ejemplos: En esta opción trabajarás
directamente con la base de datos que el sistema ofrece por
omisión.
Acceso:
Menú Archivo, Cerrar empresa.
Desde la Barra de herramientas, con el botón.
Qué es: Esta opción sirve para terminar el trabajo con la empresa activa
y poder abrir otra empresa. Al cerrar la empresa, no cierras el sistema.
2.6 Salir.
Ruta de Acceso:
Menú Archivo, Salir.
Desde la Barra de herramientas, con el botón.
Botones.
Nuevo
Te permite agregar un botón a la barra de
herramientas.
Renombrar
Permite cambiar el nombre de la barra de
herramientas.
Borrar
Elimina la barra de herramientas.
Reiniciar
Restablece a su estado original la barra de
herramientas
Manejo.
Para desplegar la ventana despliega el menú contextual, ubicando el
cursor del ratón sobre la barra de herramientas, después oprime el
botón derecho del ratón y selecciona la opción Personalizar. Para añadir
un botón a la barra de herramientas oprime con el botón izquierdo de tu
Cómo ratón la pestaña "Comandos".
funciona Procedimiento para agregar botones a la barra actual
el
Elige el botón que requieras de la barra de comandos
proceso disponibles.
Arrastra el botón hacia la barra de herramientas, ubicando el
botón en la posición que lo deseas colocar.
Procedimiento para quitar botones de la barra actual
1. Elige de la barra de herramientas, el botón que no utilizas con
frecuencia o que no requieres visualizar.
2. Arrastra el botón hacia la ventana Personalizar menús de Aspel-
COI
1. Las que se indican con una letra subrayada en cada uno de los
textos que se encuentran en la barra de menú, si es una opción
del menú principal ésta debe ser activada con la combinación de
teclas: Alt + "la letra subrayada". "
Nota: Recuerda que para ver las teclas de acceso rápido en Windows ®
2000 y XP, debes presionar la tecla Alt para que puedas visualizar los
textos con una letra subrayada, las cuales te indican las teclas de
acceso rápido.
subrayada".
4. Otro tipo de teclas son con las que cuentan los botones de las
ventanas, el cual puedes activar mediante la combinación de la
tecla Alt + "la letra subrayada".
Ejemplo: En la ventana de Agregar activos, se puede observar que la
letra "A" del botón Aceptar se encuentra subrayada, esto indica que es
2.10 Calculadora
Ruta de Acceso:
Menú Utilerías, Calculadora.
Desde la Barra de herramientas principal, con el botón.
El sistema cuenta con archivos de ayuda los cuales nos pueden auxiliar
en cualquier momento que se tenga alguna duda sobre el manejo del
sistema esta aplicación funciona de la siguiente manera.
3. CATÁLOGOS
3.1 Definición
El sistema ASPEL-COI cuenta con diversos módulos los cuales permiten
capturar la información necesaria para llevar el control de los procesos
contables, a dichos módulos también se les denomina catálogos. En los
catálogos se almacena información con características particulares, la
cual puede ser consultada en cualquier momento y se utiliza para la
generación de los reportes necesarios de la empresa.
Ruta de Acceso
Qué es: Las cuentas departamentales son aquellas cuentas a las que
estarán asociadas a los departamentos con que cuenta la empresa. Sólo
podrás asociar cuentas de detalle a los departamentos.
Manejo
Parámetros de configuración que afectan.
Manejo de departamentos: Con este parámetro se habilita en el
menú Archivo, la opción Catálogo de cuentas departamentales que
Qué es: En este proceso podrás consultar los datos de las cuentas
departamentales y modificar el saldo tanto en moneda contable como
en moneda extranjera de la cuenta departamental siempre y cuando sea
el primer periodo de tu contabilidad.
Manejo
Cómo funciona el proceso: Por seguridad en el sistema, sólo podrás
modificar el saldo de una cuenta departamental, siempre y cuando sea
el primer mes de la contabilidad, con el fin de que no existan
inconsistencias en el sistema.
Repercusiones: Debes tomar en cuenta que al modificar un saldo de tu
cuenta departamental, la cuenta de mayor verá afectado su saldo final.
Qué es: Con este proceso eliminarás las cuentas departamentales que
diste de alta en la empresa, debes tomar en cuenta que al eliminarlas
tendrás una póliza con movimientos de una cuenta que ya no existe.
Manejo
Que debes verificar primero: Para poder dar de baja una cuenta y
evitar que se descuadre tu contabilidad, es necesario que se
cumplan algunas condiciones:
No podrás eliminar cuentas departamentales si en la cuenta
tiene saldos y/o movimientos.
Debes tener en cuenta que la cuenta departamental se integra
a varios departamentos, por lo que para eliminar la cuenta
deberá eliminarse en todos los departamentos.
Cómo funciona el proceso: Colócate sobre el registro de la cuenta
a eliminar, para eliminarla da clic al botón o con la opción
Eliminar del menú contextual, aparecerá el detalle de la
cuenta y al darle clic al botón Aceptar se eliminará la cuenta; en caso
de no querer eliminar la cuenta, haz clic al botón Cancelar o cierra la
ventana de detalle de la cuenta.
Repercusiones.
El dar de baja cuentas en el catálogo, causa inconsistencias en la
información, por lo que se recomienda realizar las bajas del
catálogo sólo una vez al año, al iniciar un nuevo ejercicio.
Si la cuenta tiene saldo, no podrás eliminarla.
Manejo
Que debes verificar primero: Debes verificar que en tengas dados
de alta departamentos, así como las cuentas para que se pueda
asociar.
Cómo funciona el proceso: La ventana tendrá dos listados de
cuentas: Del lado izquierdo estarán las cuentas departamentales
agrupadas por los departamentos a los que están asociadas y del
Manejo
Que debes verificar primero: Debes verificar que en tu catálogo de
cuentas, tengas bien definida la cuenta que vayas a manejar con tu
contabilidad.
derecho.
En la parte de rubros disponibles, la ventana visualiza la Descripción de
los rubros del catálogo, al darle clic sobre (+) te mostrará las cuentas
que pertenecen a ese rubro.
Tendrás dos
formas de asociar las
cuentas a los rubros: Por medio del botón o arrastrando la cuenta hacia
el rubro de la cuenta por medio del ratón. Puedes seleccionar más de
una cuenta para asociarla a un rubro.
Del lado derecho se encuentran las cuentas que están disponibles y a la
izquierda los rubros con las cuentas asociadas, en caso que quieras que
una cuenta ya no pertenezca a un rubro determinado basta
que la selecciones y con el botón pase del lado de las cuentas
disponibles, o arrastrando con el ratón la cuenta seleccionada hacia el
lado derecho que es donde se encuentran las cuentas disponibles.
Nota: En la ventana del catálogo de cuentas, sitúate ya sea en el rubro
que muestra todas las cuentas o en el rubro que corresponda a la cuenta
que deseas desasociar y con el menú contextual, opción desasociar
cuenta del rubro realizarás este proceso.
Manejo
Cómo funciona este proceso: Por omisión, el sistema presenta los
3 tipos más usados: Póliza de Diario (Dr), Póliza de Ingresos (Ig),
Póliza de Egresos (Eg). Además podrás añadir otras clasificaciones
para clasificar las pólizas de acuerdo a tus necesidades
Repercusiones: Recuerda que no se podrán eliminar los tipos de
pólizas mientras existan pólizas con este tipo en el periodo.
Qué es: Este catálogo te permite dar de alta y modificar los conceptos,
descripciones o razones que se utilizan para identificar una póliza y/o los
diferentes movimientos realizados en ésta. Para agregar un
concepto de póliza al catálogo utiliza el botón y con el
botón para modificar el concepto que diste de alta en esta
ventana.
Manejo
Cómo funciona el proceso
Desde la ventana de consulta podrás:
Exportar y copiar tu información de una manera más fácil.
Filtrar, restaurar y hacer la búsqueda de pólizas.
Realizar un copiado y pegado de pólizas.
Qué es: Permite dar de alta las pólizas que contienen los movimientos
contables, para que posteriormente estos movimientos se afecten
automáticamente en los auxiliares de las respectivas cuentas. Estos
movimientos podrás consultarlos también en la consulta del catálogo de
cuentas.
Manejo
Parámetros de configuración que afectan.
Tasa de IVA default: Se asignará un porcentaje para calcular los
montos de IVA para operaciones con terceros.
Montos incluyen impuestos: Se asignará un porcentaje para aplicar
los montos el IVA en Ingresos y operaciones de terceros.
Captura de pólizas: Se habilitarán los parámetros para que puedas
definir la forma de manejo de las pólizas.
Cuenta de cuadre: La cuenta que servirá para cuadrar la póliza en
caso necesario.
Centro de costos: Si se encuentra activado, podrás asignar un centro
de costos a cada partida de la póliza.
Proyectos: Al activar el parámetro podrás asignar por cada partida un
proyecto.
Modificación de Póliza.
Ruta de Acceso:
Menú Archivo, Pólizas (posicionarse en la póliza a cambiar)/ Menú
Edición, Modificar o Alt + BkSp.
Desde la consulta de Pólizas, hacer doble clic sobre la póliza a
cambiar.
Desde la consulta de pólizas, posicionarse sobre el registro, barra
de herramientas, oprimir el botón.
Menú Archivo, Catálogo de cuentas y Catálogo de cuentas
departamentales, sobre una cuenta que contenga movimientos de
póliza, botón.
Qué es: Por medio de esta función se realizarán cambios a las pólizas
ya capturadas, y automáticamente afectarán las correcciones a los
auxiliares de las cuentas con movimientos modificados.
Puedes grabar la póliza que estás capturando como una póliza modelo.
Con este botón se puede desplegar en pantalla el contenido de la póliza que fue
grabada como modelo.
Aquí podrás señalar que la póliza seleccionada en ese momento ya está revisada
por el auditor, y por lo tanto no podrá tener ningún cambio posterior. Este botón
estará disponible cuando se acceda a modificar la póliza.
Emite o imprime la póliza que estás dando de alta. Puedes elegir si la póliza se
generará en formato fto o qr2. Si elijes formato qr2, se mostrará la ventana de
Reporte de emisión de póliza, con fto se muestra la ventana de Emisión de
pólizas.
Desde el detalle de una póliza que ya fue grabada, este botón permite
desplazarte una póliza anterior, sin necesidad de salir de la ventana. Este botón
no estará disponible cuando estés dando de alta una póliza.
Desde el detalle de una póliza que ya fue grabada, este botón permite
desplazarte a la siguiente póliza, sin necesidad de salir de la ventana. Este botón
no estará disponible cuando estés dando de alta una póliza
Muestra la última póliza, sin necesidad de cerrar la ventana. Este botón, sólo
estará habilitado cuando estés en la ventana de cambios.
Con este botón podrás cuadrar la póliza para que se pueda contabilizar.
Esta forma de cuadre es útil para saldar y/o cuadrar una póliza automáticamente
cuando los saldos de las columnas debe o haber no sean iguales, ya sea porque
no se hayan terminado de capturar todos sus registros o existan diferencias entre
decimales. Si el sistema detecta que al contabilizar la póliza se ha utilizado la
cuenta de cuadre, ésta será grabada con el estatus de "Pendiente" y se observará
en el catálogo de pólizas en color rojo, con el propósito de identificarla fácilmente
y posteriormente sea editada para continuar con su captura.
Para usar esta opción, deberás posicionarte sobre la última partida de la póliza y
crear una partida en blanco con ayuda de la tecla Enter, y proporcionar alguna
cuenta del catálogo o la cuenta de cuadre definida en parámetros del sistema,
directamente en la columna "No. de cuenta", después selecciona el botón
"Cuadrar póliza".
Nota: Si deseas que la póliza ya no se visualice en rojo o sea considerada con
estatus de "Pendiente", deberás editar la póliza y eliminar la partida o seleccionar
otra cuenta donde se haya indicado la cuenta de cuadre, de lo contrario al
grabarse nuevamente, no perderá el atributo de "Pendiente".
Con este botón generas pólizas a partir de una plantilla y CFDI que agregues a la
póliza.
Ruta de Acceso:
Menú Archivo, Pólizas, Pólizas / Menú Edición, Copiar o Pegar,
Ctrl+Ins o Shift+Ins.
Desde el catálogo de Pólizas, oprimir el botón
(copiar), (pegar).
Qué es: Esta opción permitirá copiar y pegar pólizas dentro del catálogo
con el fin de utilizar las pólizas previamente dadas de alta, ya sea en el
mismo o en otro periodo.
4. CONSULTAS
4.1 Consulta de catálogo de cuentas
4.2 Consulta de pólizas
4.3 Consulta de balanza de comprobación
4.4 Consulta de balanza de comprobación con departamentos
4.5 Consulta de auxiliares
4.6 Consulta de catálogos de activos
4.7 Consulta y validación de CFDIs y documentos asociados
5. PROCESOS
5.1 Administrador de periodos
5.1.1 Crear nuevos periodos
5.1.2 Eliminación de períodos
5.1.3 Traspaso de saldos
5.1.4 Auditar / Desauditar período
5.1.5 Directorio de trabajo
5.2 Borrado de Movimientos
5.3 Contabilización
5.4 Consolidación
5.5 Balanza anual
5.6 Póliza de ajuste cambiario
5.7 Póliza de cierre
5.8 Integración de pólizas
6. CONTABILIDAD ELECTRÓNICA
6.1 Definición
6.2 Configuración y definición de datos
6.2.1 Datos fiscales de proveedores y terceros
6.2.2 Configuración de catálogos
6.2.3 Captura de asientos contables
7. EMISIÓN DE REPORTES
7.1 Generales
7.2 Especificar Impresora
7.3 Emisión de Reportes
7.4 Reporte de catálogo de cuentas
7.5 Reporte de seguimiento de presupuestos
7.6 Reporte Emisión de Pólizas
7.7 Reporte Balanza de Comprobación
7.8 Reporte Diario General
7.9 Reporte de Auxiliares
7.10 Reporte de Catálogo de Activos Fijos
7.11 Reporte de Inventario de Activos Fijos
7.12 Reportes Financieros
7.12.1 Balance General
7.12.2 Estado de Resultados
7.12.3 Libro Mayor
7.13 Reportes del Usuario
8. UTILERIAS
8.1 Respaldo de archivos
8.1.1 Generación de respaldo
8.1.2 Reinstalación de respaldo
AS
PE
L-
CO
I
NI
VE Sistema de Contabilidad Integral.
Soporte Técnico InTech-División ASPEL
1. INTRODUCCIÓN
1.1 Definición
1.2 Objetivo del Curso
3. CONFIGURACIÓN
3.1 Definición
3.2 Configuración de Parámetros
3.2.1 Datos de la empresa
3.2.2 Configuración de DB
3.2.3 Cuentas
3.2.4 Pólizas
3.2.5 Activos
3.2.6 Multimoneda
3.2.7 Fiscal
3.2.8 Aplicaciones asociadas
3.3 Datos de la empresa
3.4 Agregar empresa
3.5 Perfiles de Usuario
3.5.1 Perfiles predefinidos
3.5.2 Alta de usuarios
3.6 Preferencias
5.4 Retenciones
5.4.1 Reporte de IVA e ISR retenido en DIOT
5.4.2 Reporte de IVA e ISR retenido en ingresos
6. MANEJO DE ACTIVOS
6.1 Depreciación Contable y Fiscal de Activos
6.1.1 Póliza de depreciación de activos
6.1.2 Parámetros de depreciación
6.1.3 Consulta de depreciación contable y fiscal
6.1.4 Detalle de depreciación contable y fiscal
6.1.5 Baja contable del activo
6.2 Reportes de depreciación contable
6.2.1 Reporte de depreciación contable
6.2.2 Reporte activos que ya no se deprecian
6.2.3 Reporte proyección de depreciación
6.2.4 Reporte conciliación de activos
6.3 Reportes de depreciación fiscal
6.3.1 Reporte con valores actualizados (factor anual)
6.3.2 Reporte con valores actualizados (Ajuste ISR)
6.3.3 Reporte deducción inmediata
6.4 Revaluación de activos
6.4.1 Proceso de revaluación
6.4.2 Parámetros de revaluación
6.4.3 Consulta de revaluación
6.4.4 Detalle de revaluación
6.4.5 Reporte de revaluación de activos fijos
8. UTILERIAS
8.1 Definición
8.2 Traducción de archivos
8.3 Conversión De Cuentas a Activos
8.4 Importación de archivos
8.4.1 Desde otras aplicaciones
8.5 Control de archivos
1. INTRODUCCIÓN
1.1 Definición
1.2 Objetivo del Curso
3. CONFIGURACIÓN.
3.1 Definición.
La configuración, es la capacidad que debe tener un sistema de poder
cambiar su forma de trabajo para adaptarse a situaciones y formas de
trabajo específicas de acuerdo a las necesidades de la empresa.
Una vez instalado el sistema, se deben realizar los siguientes procesos
antes de comenzar a trabajar:
a) Creación o traducción de archivos de datos.
b) Definición de parámetros del sistema.
c) Creación de perfiles de usuario.
Qué es: Los parámetros del sistema son las modalidades de operación
con las que trabaja tu programa, las cuales puedes modificar para una
operación más adecuada a tus necesidades (tu sistema viene
configurado con algunas modalidades de operación básicas, las cuales
se adaptan al manejo común de las empresas mexicanas, pero puedes
modificarlas).
Ruta de Acceso:
Menú Configuración, Parámetros del sistema, Sección Datos de la
empresa.
Desde la barra de herramientas con el botón, Sección Datos de la
empresa.
Campos Generales
CAMPO DESCRIPCIÓN
NO. DE Dato requerido para contabilidad electrónica: Muestra el número de
EMPRESA empresa con la que estás trabajando, este campo no se modifica.
NO. DE SERIE Número de serie de activación de Aspel- COI.
Dato requerido para contabilidad electrónica: Escribe el nombre o razón
RAZÓN social de la empresa a registrar. La razón social que se registre como Empresa 1
SOCIAL será la que en Aspel se encuentre catalogada como la propietaria del paquete,
con todos los derechos sobre él.
Campos Fiscales
CAMPO DESCRIPCIÓN
TIPO DE PERSONA Selecciona la personalidad fiscal de la empresa.
TIPO DE EMPRESA Escribe la actividad principal o giro de la empresa.
FECHA DE Anota la fecha en que fue constituida la empresa, o con el botón
CONSTITUCIÓN
o F2 despliega el calendario para seleccionar la fecha
deseada.
NACIONALIDAD Indica la nacionalidad de la empresa.
TIPO DE RÉGIMEN Escribe el régimen fiscal al cual pertenece la empresa. Por
ejemplo: Pequeños Contribuyentes.
REPRESENTANTE
LEGAL
NOMBRE Nombre del representante legal
RFC RFC del representante legal
PODER NOTARIAL Escribe los datos que desees del Poder Notarial que acredite al
representante legal como tal.
CURP Anota la CURP del representante legal.
Ruta de Acceso:
Menú Configuración, Parámetros del sistema, Sección
Configuración de BD
Desde la barra de herramientas con el botón, Sección
Configuración BD.
Manejo:
Cómo funciona el proceso: En esta sección se configura el tipo de
conexión para trabajar con el sistema Aspel-COI. Por omisión el sistema
sugiere la base de datos Ejemplos, pero puedes cambiarla por la
Estándar u otra base de datos creada.
Nota: Para trabajo en red hay que tomar en cuenta que tanto las
estaciones de trabajo como el servidor tengan acceso al directorio de
trabajo por que de lo contrario el sistema mostrará el mensaje Error "No
se encontró el directorio C:\Program Files\Common Files\Aspel\Sistemas
Aspel\COI7.00\Datos1\. Por favor verifica la existencia de dicho
directorio." Deberás indicar la ruta de red para que se pueda trabajar sin
conflictos de conexión con las estaciones de trabajo.
Documentos asociados:
Botón Configuración del depósito: Con este botón podrás
establecer la configuración del depósito de documentos asociados.
Esta opción también se encuentra en el Menú Archivo, Validador
CFDI y documentos asociados, Configuración.
CAMPO DESCRIPCIÓN
Dígitos por nivel Por omisión el sistema configura 4 dígitos para el primer nivel y para el
segundo y tercer niveles de 3 dígitos. Es importante que esta definición de
dígitos se realice antes de iniciar la operación del sistema, esto a fin de
evitar problemas originados por el cambio en la organización de tus
cuentas. La definición de un catálogo estándar o propio de tu empresa debe
Pestaña General
CAMPO DESCRIPCIÓN
CAPTURA DE PÓLIZAS
Número Activado
secuencial Si sólo está activo el parámetro número secuencial, al dar
de alta una póliza automáticamente se le asignará un
número consecutivo considerando el tipo de póliza; esto es,
si la última póliza registrada para el tipo Ingresos
corresponde al número 16, al agregar otra de este mismo
tipo, el folio asignado será el número 17.
En la captura de las pólizas este campo no podrá
modificarse.
Desactivado
Puedes indicar manualmente el número de una nueva
póliza.
Mientras esté desactivado este campo y el de folio único
podrás asignar un folio alfanumérico.
Folio único Este campo no estará disponible si no está habilitada la opción
"Número secuencial"
Activado
Al dar de alta una nueva póliza, el sistema asignará un
número de póliza sin importar el tipo al que pertenezca, es
decir consecutivo.
Si está activado el parámetro "Folio único", al dar de alta
una póliza automáticamente se le asignará un número
consecutivo sin importar el tipo de póliza; esto es, si la
última póliza para el tipo Ingresos corresponde al número 1
al agregar otra pero de tipo egresos, el folio asignado será
el número 2, y así sucesivamente sin importar el tipo de
póliza
Captura de folio único de pólizas
Desactivado
El folio o número de póliza se asignará de acuerdo al estado
en que se encuentre el parámetro número secuencial.
Captura de folio inicial de pólizas
Sin decimales Activado
El sistema no considerará los decimales capturados en las pólizas
en los diferentes cálculos y procesos que realiza.
Desactivado
El sistema permite capturar cantidades decimales en la
póliza, tanto en la columna DEBE como el HABER, donde
podrás capturar hasta 15 dígitos incluyendo el punto
decimal.
Nota: Si el manejo es mayor de 12 enteros y dos decimales, el
sistema puede presentar imprecisiones en los cálculos.
Contabilizar Activado
en línea Al grabar las pólizas, el sistema afectará automáticamente
los saldos de las cuentas que se están utilizando.
Desactivado
Al grabar una póliza, no se afectarán los saldos de las
cuentas correspondientes. Para actualizarlos, deberás
ejecutar el proceso de Contabilización.
Nota: Para ejecutar el proceso de Contabilización se requiere que
esté desactivado este parámetro.
Alta de Te permite dar de alta cuentas a dicho catálogo al momento de
cuentas en capturar una póliza (siempre y cuando las cuentas sean de detalle).
pólizas
Guardar Con este parámetro de configuración y la cuenta de cuadre
pólizas no definida, podrás cuadrar una póliza automáticamente. Esta cuenta
cuadradas es útil para saldar una póliza automáticamente, en caso de que no
se hayan terminado de capturar todos sus registros, si el sistema
detecta que al contabilizar la póliza se ha utilizado la cuenta de
cuadre, se observará en la consulta de pólizas el registro en color
CAMPO DESCRIPCIÓN
Cuenta En este campo deberás indicar la cuenta contable que el sistema sugerirá en la
Banco partida correspondiente a Banco, en la póliza de alta de activos.
Puedes utilizar la tecla F2 o el botón ayuda para seleccionar la cuenta en el
catálogo.
Cuenta IVA En este campo deberás indicar la cuenta contable que el sistema sugerirá en la
partida correspondiente a IVA, en la póliza de alta de activos.
Puedes utilizar la tecla F2 o el botón ayuda para seleccionar la cuenta en el
catálogo.
Ruta de Acceso:
CAMPO DESCRIPCIÓN
Trabajar Al activar este parámetro indicas al sistema que vas a trabajar con multimoneda y
con se activarán los campos correspondientes a dicho manejo:
monedas Solicitar tipo de cambio al iniciar el programa: Puedes indicar que cada vez
extranjeras que entres al sistema se presente el Historial de tipos de cambio para almacenar
el tipo de cambio del día.
Proponer tipo de cambio en la captura de pólizas: Con este parámetro al
momento de capturar pólizas te sugiera el tipo de cambio registrado en el Historial
de tipos de cambio.
Convertir montos de moneda extranjera en captura de pólizas. Al
momento de capturar la póliza si se elige una cuenta que maneje moneda
extranjera, los montos que se capturen se convertirán en la moneda base.
CAMPO DESCRIPCIÓN
Tasa de IVA Es la tasa por omisión con la que el sistema calculará los impuestos tanto "Para
default operaciones con terceros" como "Para Ingresos cobrados" y se podrá definir una
tasa de IVA por cada opción: Tasa de IVA general, Tasa cero o Exento.
Para Desglose de ingresos
operaciones Captura de operaciones con terceros
con En el módulo de pólizas cuando se capture una cuenta que esté configurada para
terceros/Par trabajar con operaciones con terceros e ingresos cobrados la ventana de la
a Ingresos captura del desglose de impuestos, se mostrará con las cantidades calculadas en
cobrados donde se haya definido la tasa, de acuerdo a lo que se haya definido en los
parámetros.
Nota: Si se indica en este campo una tasa del 0% o Exento, en la captura de
operaciones con terceros y cobrados las columnas se mostrarán en ceros.
Montos En Operaciones con terceros. Selecciona este parámetro si el monto de la
incluyen operación manejado en el desglose de operaciones con terceros, ya tiene el
impuestos impuesto incluido. Si este parámetro esta deshabilitado, significa que el monto
de la operación no tiene el impuesto incluido y la cantidad mostrada para el
valor de los actos será igual al monto de la operación.
datos de Operaciones con terceros.- Este parámetro tiene tres posibles valores:
impuestos No sugerir.- Indica al sistema que operará normalmente, es decir, el
utilizados en sistema no almacena ninguna información adicional a la que actualmente
captura se graba.
para: Cuentas para ingresos cobrados.- Indica que deberá almacenar la
información de tasa de IVA por omisión, montos con IVA, % retención de
IVA, %retención del ISR en la cuenta de terceros, para que así en la
siguiente captura hacia esta cuenta de terceros el sistema pueda hacer
los cálculos automáticos de desglose de IVA, IVA retenido, ISR retenido.
RFC de terceros.- Indica al sistema que será el RFC de terceros el
campo que utilice para almacenar la información de Tasa IVA default,
Montos con IVA, % retención de IVA y %retención del ISR y que con estos
hará los cálculos automáticos en subsecuentes capturas que utilicen en
ese mismo RFC.
Ingresos cobrados.- Este parámetro tiene dos posibles opciones:
No sugerir.- El sistema operará normalmente, es decir, el sistema no
almacena ninguna información adicional a la que actualmente se graba.
Cuentas definidas para ingresos cobrados.- El sistema llevará el
cálculo de los porcentajes de impuesto basados en una captura anterior
del ingreso cobrado y se grabará asociado a la cuenta para el control del
ingreso cobrado, además que se guardará en memoria si el monto incluye
impuesto y retenciones.
CAMPOS DESCRIPCIÓN
ESCRIBA EL NOMBRE Y LA RUTA DE LA APLICACIÓN
Calculadora, Para poder tener acceso de las aplicaciones de calculadora, editor
Editor de de texto y la hoja de cálculo desde el sistema Aspel-COI, indica la
texto y Hoja ruta donde se encuentran los archivos ejecutables (*.EXE) de cada
de cálculo una de las aplicaciones que deseas utilizar para dichos fines, así
podrás tener acceso a ellas desde el sistema.
Consulta los siguientes temas para el manejo de las aplicaciones
asociadas:
Calculadora
Hoja de cálculo
Editor de textos: Este te servirá al momento de que desees
modificar un formato de algún reporte.
Modo alterno de Con esta opción podrás cambiar la configuración de la tecla Enter,
captura ya que su funcionamiento por omisión es el de validar o aceptar el
proceso, pero si activas esta opción, la tecla Enter se convertirá en
tabulador, avanzando de un campo a otro dentro de una ventana
de captura.
Nota: Si está activada esta opción, al momento de que llegues a
algún botón Aceptar, la tecla Enter se convertirá en validación o
terminación del proceso, solamente será en este caso, volviendo
Qué es: Aquí se definen los datos para generar correctamente los
documentos fiscales (facturación electrónica). Estos datos en la mayoría
de los casos son solicitados al SAT previamente y siguiendo un proceso
minucioso e involucrando varios elementos.
CAMPO DESCRIPCIÓN
Certificad En dicho campo tienes que ingresar la ruta en la cual está almacenado
o el archivo que contiene el Certificado de tu Sello Digital (CSD) que el
SAT te proporcionó, el cual es un archivo electrónico con extensión *.cer
Ruta de Acceso:
Menú Configuración, Parámetros del sistema, Sección Buzón
contable.
Desde la barra de herramientas con el botón, Sección
Buzón contable.
CAMPO DESCRIPCIÓN
Espacio Escribe el nombre del espacio al cual deseas acceder, para
consultar las operaciones
Usuario Escribe el nombre de usuario para el Espacio asignado.
Contraseña Escribe la contraseña de usuario, este campo se mostrará
encriptado.
Confirmar Vuelve a indicar la contraseña de usuario para verificar la
contraseña coincidencia de la contraseña.
Buzón Con el botón se mostrará la ventana con los buzones para
contable
elegir el buzón desde el cual se mostrará la información que tienes
en tu espacio en la Consulta de buzón. La información que se
muestra fue creada desde tu Espacio Aspel.
Botón Probar Este botón permite realizar la conexión al espacio Aspel.
conexión
Para Para saber como configurar eSPACIO Aspel dirígete a
configurar tu https://espacio.aspel.com.mx/.
eSPACIO
Aspel visita:
Para Para contratar eSPACIO Aspel visita
contratación http://www.aspel.com.mx/mx/serv_elec.exe/espacio.
visita:
Ruta de Acceso:
Menú Configuración, Datos de la empresa
Qué es: Cuando instalas un sistema Aspel, por omisión viene registrada
una empresa denominada "EMPRESA INVALIDA". Ésta es una empresa
ficticia en la cual puedes trabajar durante los 30 días que Aspel te otorga
como periodo de evaluación, posterior al vencimiento de dicho periodo
se solicitará la activación del sistema. Una vez que hayas activado tu
sistema, en esta sección podrás agregar hasta 99 empresas registrando
para cada una de ellas información fundamental. Es muy importante que
al activar tu sistema indiques el nombre de la razón social de tu
empresa, antes de iniciar tus operaciones con Aspel-COI 7.0. Una vez
que hayas activado tu sistema podrás modificar los datos de las
empresas que tengas registradas en el momento que lo decidas, esto
aplica para las empresas 1 a la 99 para ello, utiliza la opción "Modificar"
disponible en el diálogo de selección de empresa.
Ruta de Acceso:
Menú Configuración, Agregar empresa
Menú Configuración, Datos de la empresa,
botón.
3.5.1
Perfiles
Qué es: Esta opción te permitirá dar de alta perfiles predefinidos, para
que al agregar un usuario, su perfil se forme con base en un perfil
previamente definido. El objetivo de los perfiles predefinidos, es
ahorrarte tiempo en la definición de los diferentes permisos dado que en
algunas ocasiones varios usuarios pueden pertenecer al mismo puesto y
desempeñar las mismas funciones.
Qué es: En esta ventana podrás dar de alta al personal o usuarios que
podrán trabajar en los sistemas Aspel. Deberás proporcionar los datos
generales del usuario, así como el nombre del usuario y clave de acceso
a los sistemas.
3.6 Preferencias
Ruta de Acceso:
Menú Configuración/Preferencias.
4.
6. MANEJO DE ACTIVOS
6.1 Depreciación Contable y Fiscal de Activos
6.1.1 Póliza de depreciación de activos
6.1.2 Parámetros de depreciación
6.1.3 Consulta de depreciación contable y fiscal
6.1.4 Detalle de depreciación contable y fiscal
6.1.5 Baja contable del activo
6.2 Reportes de depreciación contable
6.2.1 Reporte de depreciación contable
6.2.2 Reporte activos que ya no se deprecian
6.2.3 Reporte proyección de depreciación
6.2.4 Reporte conciliación de activos
6.3 Reportes de depreciación fiscal
6.3.1 Reporte con valores actualizados (factor anual)
6.3.2 Reporte con valores actualizados (Ajuste ISR)
6.3.3 Reporte deducción inmediata
6.4 Revaluación de activos
6.4.1 Proceso de revaluación
6.4.2 Parámetros de revaluación
6.4.3 Consulta de revaluación
6.4.4 Detalle de revaluación
6.4.5 Reporte de revaluación de activos fijos
8. UTILERIAS
8.1 Definición
8.2 Traducción de archivos
8.3 Conversión De Cuentas a Activos
8.4 Importación de archivos
8.4.1 Desde otras aplicaciones
8.5 Control de archivos
PE
L-
CO
I
NI
VE
L Sistema de Contabilidad Integral.
Soporte Técnico InTech-División ASPEL
1. INTRODUCCIÓN
1.1 Definición
1.2 Objetivo del Curso
2. GRÁFICAS
2.1 Generales
2.2 Barra de herramientas de gráficas
2.2.1 Menú
2.2.2 Modificación de datos de la gráfica
2.2.3 Rotar a la izquierda
2.2.4 Rotar a la derecha
2.2.5 Copiar al Portapapeles
2.2.6 Imprimir
2.2.7 Actualizar gráfica
2.2.8 Grabar gráfica
2.3 Gráficas del usuario
4. MANEJO DE PRESUPUESTOS
4.1 Definición
4.2 Creación del presupuesto por medio del sistema
4.3 Cargar presupuesto desde hoja de cálculo
4.4 Modificar Presupuesto Actual
4.5 Consulta de Presupuesto
8. RAZONES FINANCIERAS
8.1 Interpretación de razones financieras
8.2 Análisis de tendencias
2010, por lo que los movimientos que se registren tendrán que observar
este rango de fechas.
1. INTRODUCCIÓN
1.1 Definición
1.2 Objetivo del Curso
2. GRÁFICAS
2.1 Generales
2.2 Barra de herramientas de gráficas
2.2.1 Menú
2.2.2 Modificación de datos de la gráfica
2.2.3 Rotar a la izquierda
2.2.4 Rotar a la derecha
2.2.5 Copiar al Portapapeles
2.2.6 Imprimir
2.2.7 Actualizar gráfica
2.2.8 Grabar gráfica
2.3 Gráficas del usuario
4. MANEJO DE PRESUPUESTOS
4.1 Definición
4.2 Creación del presupuesto por medio del sistema
4.3 Cargar presupuesto desde hoja de cálculo
4.4 Modificar Presupuesto Actual
4.5 Consulta de Presupuesto
4.6 Consulta de Presupuestos Departamentales
8. RAZONES FINANCIERAS
8.1 Interpretación de razones financieras
8.2 Análisis de tendencias
8.3 Tipos de Razones