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Découverte d’OpenERP 5 Client GTK (version 5.0.

6)
(Progiciel de Gestion Intégré libre distribué sous licence GPL)
L’application présentée ici, au travers d'un processus de vente (de la demande d'un client à l'enregistrement du
règlement de la facture), abordera quelques possibilités d’utilisation de tout PGI, et d’OpenERP en particulier.

Deux modes de connexion au serveur OpenERP sont possibles :


- soit par le client applicatif (client « riche » appelé aussi client GTK). Pour se connecter au système, le
logiciel client doit être installé sur votre poste (il peut être lancé avec l’icône OpenERP Client présente sur
le bureau de votre ordinateur),
- soit à partir du client web (client « léger »). Pour se connecter au système, il suffit qu’un explorateur
internet soit installé sur votre poste (Firefox, Internet Explorer, …). L’installation d’un logiciel client n’a pas
à être installé sur votre poste.

Ce qui suit sera réalisé avec le client GTK.

Sommaire
Création de la base de données........................... page 1
Création des produits............................................ page 7
Création des partenaires....................................... page 10
Un processus commande..................................... page 12
Listes de prix ........................................................ page 16
Utilisateurs, groupes et rôles................................. page 19
Utilisateurs et processus commande.................... page 21
Nouveaux modules............................................... page 25

L’APPLICATION LICARE
Le contexte
L’hôtel Licare est un hôtel de caractère 3 étoiles situé au cœur de Dijon. L’hôtel possède 84 chambres et 5 salles
de réunion pouvant accueillir jusqu’à 110 personnes pour organiser des réunions professionnelles.
Le directeur de l’hôtel souhaite utiliser un progiciel de gestion intégrée pour gérer les réunions.
Son choix s’est porté vers une solution libre : OpenERP.

CRÉATION DE LA BASE DE DONNÉES

Lancez OpenERP en cliquant sur le raccourci présent sur votre bureau.


ère
Si OpenERP est ouvert pour la 1 fois, un formulaire d’enquête peut être affiché. Si vous ne souhaitez pas le
remplir, cliquez quand même sur Valider, sinon ce formulaire sera de nouveau présenté la fois suivante.

Si aucune base de données n’a encore été créée, vous


êtes invité à en créer une. Cliquez sur Annuler pour
fermer cette fenêtre d’identification.
Si au moins une base a déjà été créée, cliquez aussi
sur Annuler puisque vous souhaitez en créer une
nouvelle.

Après fermeture de la fenêtre d’identification,


déroulez le menu Fichier, puis Bases de données
et choisissez Nouvelle base de données.

Découverte d'OpenERP Client GTK - version 5.0.6 1/27


Remplissez la fenêtre de création d’une base avec
les valeurs suivantes :
Mot de passe Administrateur : admin
Nom de la nouvelle base de données : Licare
Décochez la case Charger les données de
démonstration.
Remarque : Pour découvrir OpenERP, il peut être
intéressant, dans un autre contexte, de charger les
données de démonstration. Des données prédéfinies
sont alors chargées dans certains des modules installés.
Langue par défaut : choissez le français dans la
liste déroulante
Mot de passe Administrateur : admin.
Confirmez-le (vous pouvez choisir un autre mot de
passe mais retenez-le bien !).

Après avoir cliqué sur Valider, une fenêtre vous demande de patienter un certain temps pendant la création de la
base de données.

La base de données a été créée avec un


utilisateur : l’administrateur.
Connectez-vous maintenant à la base de données.

L’installation va ensuite commencer.

Après avoir lu ce qu'est un profil pour OpenERP,


cliquez sur Suivant (gardez le profil : Service
company profile puisque le société Licare est un
hôtel).

Découverte d'OpenERP Client GTK - version 5.0.6 2/27


Saisissez les coordonnées de la société
principale.
Nom de la société : Licare
Rue : Rue de la Chouette
Code postal : 21000
Ville : DIJON
Pays : choisissez France dans la liste
déroulante

Supprimez toutes les informations de l'onglet


Rapport d’information.

Cliquez sur Suivant, une fenêtre de résumé apparaît, choisissez Installer.


Patientez de nouveau pendant le traitement de l’opération.
L’installation est terminée, vous allez
maintenant Commencer la configuration
du système.
Pour chacune de ses étapes, un texte
explicatif et le taux d’avancement seront
affichés.

Cliquez sur Continuer.

Découverte d'OpenERP Client GTK - version 5.0.6 3/27


Gardez le mode d’affichage Interface simplifiée
(interface plus facile à comprendre lors d’une
première utilisation d’OpenERP), et continuez
(bouton Définir)

L'étape suivante propose de créer des utilisateurs


(ce sont les personnes qui utiliseront OpenERP,
généralement les employés de l’entreprise).

Passez l’étape (les utilisateurs seront créés plus


tard).

Ensuite cliquez sur Continuer pour


sélectionner l’exercice fiscal et le plan
comptable.

Gardez les valeurs par défaut pour


l’exercice fiscal et sélectionnez le plan de
comptes français.
Continuez.

Vous ne souhaitez pas spécifier de message


particulier en cas de retard de paiement.
Passez cette étape.

Découverte d'OpenERP Client GTK - version 5.0.6 4/27


Des modules complémentaires peuvent
être installés dès maintenant. Ces modules
(et tous les autres, au total plus de 300…)
pourront être installés plus tard.
Un module va être installé dès maintenant,
choisissez donc Continuer.

Cochez la case qui installera


le module Gestion des
ventes.

Remarque : un point
d’interrogation précède
parfois certaines rubriques :
placez la souris dessus pour
visualiser un commentaire.

L’étape suivante va générer le


plan de comptes à partir d’un
modèle.
Cliquez sur Continuer.

Créez le plan de comptes à


partir des valeurs par défaut
(ne modifiez rien).

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L'étape suivante consiste à
définir une politique de
colisage par défaut.
Cliquez sur Continuer.

Important : changez la valeur


proposée par défaut pour le champ
Politique par défaut de la livraison.
Choisissez Facture basée sur les
commandes de ventes (pour que la
génération des documents se fasse
manuellement).
Cliquez sur Définir comme valeur par
défaut.

Un dernier écran indique que votre base de


données est configurée.
Cliquez sur Continuer.

Le menu s'affiche.
A gauche se trouvent les modules installés.

A droite les menus et les formulaires des


modules.

Ligne du menu précédée du signe + : sous-menu qui


est ouvert en cliquant dessus, et fermé en cliquant
sur le signe - .

Ligne précédée du symbole : formulaire qui est


ouvert en double-cliquant dessus.

Remarque : quand un formulaire est ouvert, il suffit de


cliquer sur la croix à côté de son nom pour le fermer.

Découverte d'OpenERP Client GTK - version 5.0.6 6/27


CRÉATION DES PRODUITS

Choisissez le module Produits (partie gauche), et


double-cliquez ensuite sur Produits dans le Menu
(partie droite) pour afficher la fiche de recherche d’un
produit (nouvel onglet).

Aucun produit n’ayant encore été enregistré, la liste est vide.


Cliquez sur Nouveau pour créer un nouveau produit :

Pour qu’un nouveau produit soit enregistré dans la base de données, toutes les zones en bleu doivent être
obligatoirement remplies (certaines le sont déjà avec une valeur par défaut). Il en sera de même pour tous les
formulaires. Ces zones peuvent se trouver dans plusieurs onglets, c’est le cas ici (onglet Information et onglet
Prix & fournisseurs).

Caractéristiques du premier produit :


Remplissez le formulaire de saisie avec les valeurs suivantes :
Description du produit
Nom : Journée d’étude
Code : JOURNET (remarquez que le code n’est pas obligatoire)
Approvisionnement
Type de produit : choisissez Service dans la liste déroulante
État
Catégorie : Forfaits (mais ne tapez pas ce nom, il ne serait pas pris en compte lors de l'enregistrement
du produit. La catégorie doit obligatoirement être choisie ou créée avec le bouton de recherche situé à droite du
champ Catégorie : voir ci-dessous la procédure pour créer une catégorie de produit ; cette catégorie Forfaits
doit donc être créée maintenant puisqu'elle n'existe pas encore.

Création d’une catégorie de produit

Pour rechercher (ou pour créer) une catégorie,


cliquez sur le bouton Recherche.

Le formulaire de recherche de catégories de produit


s’ouvre. Aucun nom n’apparaît puisque aucune
catégorie n’a encore été créée.

Pour créer une catégorie, cliquez sur Nouveau en bas de ce formulaire.

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Entrez le nom de cette catégorie : Forfaits
Le compte de revenus par défaut (707) n’est pas le
bon, puisqu’il ne s’agit pas d’une vente de
marchandises mais d’une prestation de services
(compte 706). Pour choisir un autre compte, cliquez
sur le bouton de recherche.

Entrez le nom exact de la catégorie sinon l'importation à


faire plus loin ne fonctionnera pas. Respectez aussi la
casse, OpenERP fait la distinction entre minuscules et
majuscules
Dans la fenêtre de recherche d’un compte du
plan comptable, tapez 706 dans le champ
Code, puis cliquez sur Rechercher.

Tous les comptes dont le code commence par 706


sont affichés (il n’y en a qu’un).
Sélectionnez ce compte 706000 et cliquez sur
Valider. Ce compte sera maintenant utilisé pour tous
les produits de cette catégorie.

Remarque : par souci de simplification, la TVA sur les encaissements ne sera pas prise en compte dans l’application.

Validez pour revenir au formulaire Produits, le champ Catégorie du formulaire Produits est rempli
automatiquement avec la catégorie Forfaits.

Onglet Prix & fournisseurs


Prix standard : laissez la valeur (car aucune importance ici)
Prix de vente : 55,00 euros
Méthode de coût : Prix standard (valeur par défaut)

Onglet Comptabilité
Taxes à la vente : 19,6% (la choisir avec le
bouton Ajouter)

Sélectionnez TVA collectée (vente) 19,6 % et


validez. La TVA est affichée dans la zone Taxes
à la vente.

Dans le formulaire, laissez toutes les autres valeurs


par défaut et les autres champs non renseignés, puis
enregistrez-le.

Le statut du document est indiqué en bas de l'écran :

Remarque : si le clic sur le bouton Enregistrer est sans effet, c’est peut être parce qu’un champ obligatoire n’a pas été
renseigné, ou l’a mal été. Il apparaît alors en rouge. N’oubliez pas de vérifier dans tous les onglets.
Vous pourriez créer les autres produits de la même manière, mais OpenERP offre la possibilité d’importer (et
d’exporter) des données au format texte.
Découverte d'OpenERP Client GTK - version 5.0.6 8/27
Création (importation) de produits avec un fichier texte
Les données à importer doivent être au format CSV.
Les caractéristiques des nouveaux produits à créer se trouvent dans le fichier ImportProduitsClientGTK.csv (joint
à ce document).
L'importation de produits ne peut se faire que si la fiche d'un produit est affichée à l'écran (ce qui doit être le cas si
vous ne l'avez pas fermée lors de la création précédente). Elle peut se faire aussi si c'est la liste des produits qui
est affichée, comme dans l'impression écran ci-dessous (double-cliquez sur le menu Produits du module
Produit) :

Dans le menu Formulaire, sélectionner Importer les données :

Choisissez le fichier à importer


(ImportProduitsClientGTK.csv).
Cliquez sur Détecter automatiquement, les
champs à importer sont alors affichés.
Validez.

Après quelques instants un message indique que


les objets ont été importés.

Après avoir fermé le message précédent, pour que les nouveaux produits s’affichent dans la liste il faut la
recharger (l'actualiser) : dans le menu, cliquez sur Formulaire, puis sur Recharger/Annuler.

Pour afficher la fiche détaillée des produits, utilisez le bouton Formulaire, et les boutons Précédent et Suivant
pour afficher les autres produits :

Pour revenir à la liste des produits, utilisez le bouton Liste


Remarque : ces boutons pourront être utilisés dans tous les modules d'OpenERP.
Remarque : Vous pouvez voir le contenu du fichier d'importation en l'ouvrant avec OpenOffice Calc et en utilisant le jeu de
caractères UTF-8 pour que les lettres accentuées soient correctement affichées (Calc est bien plus pratique à utiliser qu’Excel
pour ce type de fichiers).

Découverte d'OpenERP Client GTK - version 5.0.6 9/27


CRÉATION DES PARTENAIRES

Sous OpenERP un partenaire est toute personne qui est en relation avec la société (y compris la société elle-
même). Les clients, les fournisseurs, les employés sont donc des partenaires au sens d’OpenERP.
Un partenaire peut appartenir à plusieurs catégories de partenaires (par exemple un client peut être aussi
fournisseur) et peut posséder un ou plusieurs contacts (par exemple pour un partenaire société).
Comme pour la création des catégories de produits, les catégories de partenaires peuvent être créées avant, ou
pendant, la création des partenaires.
Création des catégories de partenaires

Cliquez sur Configuration du module Partenaires


pour dérouler le menu.
Double-cliquez sur Catégories du Partenaire pour
ouvrir le formulaire de recherche des catégories.

La création d’une nouvelle catégorie est maintenant


possible (icône Nouveau).

Tapez le Nom de la catégorie : Clients


Enregistrez la catégorie.

Des sous-catégories de catégories peuvent être créées. Ainsi les clients prospects, les clients réguliers et les
clients importants sont des sous-catégories de la catégorie Clients.

Créez la catégorie Prospects, choisissez la


Catégorie Parent Clients en utilisant le bouton de
recherche . (la catégorie Clients s'affiche
automatiquement puisque c'est la seule qui existe
actuellement).
Enregistrez la.

Important : Le champ Catégorie Parent doit obligatoirement être rempli avec une valeur recherchée et
sélectionnée avec le bouton de recherche. Ne pas saisir le nom (ici Clients), cette valeur ne serait pas prise en
compte.
De la même manière, créez les catégories Clients Réguliers et Clients
Importants.
Entrez le nom exact des catégories sinon l'importation à faire plus loin ne fonctionnera
pas. Respectez aussi la casse, OpenERP fait la distinction entre minuscules et
majuscules

Découverte d'OpenERP Client GTK - version 5.0.6 10/27


Création des partenaires

De retour au menu, cliquez sur Partenaires, puis sur


Nouveau partenaire pour ouvrir le formulaire de
création d’un nouveau partenaire.

Remplissez les champs avec les valeurs suivantes pour le 1 er partenaire :


Nom : Atelier de l’Ouche
Code :ATELO
Langue : choisissez French/Français dans la liste déroulante
Vérifiez que le champ Client est bien coché (par défaut)
Nom du contact : Paul JULIEN
Type : choisissez Monsieur dans la liste déroulante
Rue : 12 rue du Canal
Code Postal : 21370
Ville : Velars sur Ouche
Pays : le choisir en cliquant sur le bouton de recherche qui
ouvre le formulaire de recherche d’un pays.
Rappel : Comme dans tous les formulaires de recherche, l’utilisation du
bouton Rechercher permet de restreindre le nombre de lignes d’affichage.
Par exemple, dans la zone Nom du pays, tapez fr et ensuite
cliquez sur Rechercher. Uniquement les pays qui contiennent la
chaîne de caractères 'fr' seront affichés. Il suffit de sélectionner
France et de cliquer sur Valider.
Catégorie : Clients/Réguliers

Cliquez sur le bouton dans la


zone Catégories. Dans la fenêtre de
recherche des catégories, sélectionnez la
case de la catégorie du Partenaire :
Clients/Réguliers, et validez.

Enregistrez le formulaire

Importez les autres partenaires à l'aide


du fichier texte ImportPartenaires.csv
(joint à ce document).
L'importation des partenaires se fait comme
l'importation des produits effectuée
précédemment.

Remarque Un message d'erreur peut être affiché lors de


l'importation. Validez-le et n'en tenez pas compte.

Découverte d'OpenERP Client GTK - version 5.0.6 11/27


UN PROCESSUS COMMANDE

Demande d'un client → Nouveau devis proposé au client (Gestion des ventes) → Si confirmation de sa
commande, création du bon de commande (Gestion des ventes) → Création de la facture brouillon, facture non
encore comptabilisée (Gestion des ventes) → Création (confirmation) de la facture et enregistrement dans le
journal des ventes (Comptabilité) → Enregistrement du paiement de la facture (Comptabilité)

Au préalable, vous allez créer le journal de banque (durant la phase de configuration, seuls trois journaux ont été
créés : le journal des ventes, le journal des achats et un journal des stocks).

A partir du module Finance & Comptabilité, dans


le menu Configuration/Comptabilité financière,
ouvrez les Comptes Financiers.
Affichez la Liste des Comptes.

Dans la zone Code, tapez 512 et


cliquez sur Rechercher.

Double-cliquez sur le compte 512 pour le modifier (actuellement ce compte est affiché en bleu).
Dans l’ongle Informations générales, modifiez le Type interne : de Vues il doit passer à Autres (un compte Vue
ne peut pas être imputé).
Modifiez le nom du compte : retirez le s.

N’oubliez pas d’enregistrer les modifications.


Si vous affichez de nouveau la liste des comptes, le compte 512 ne doit plus être en bleu (il n’est plus considéré
comme une vue et pourra donc maintenant être imputé).
Revenez dans le menu de Configuration du module Finance & Comptabilité, et déroulez-le pour afficher cette
fois les Journaux Financiers (les trois journaux créés lors de la configuration sont affichés).
Cliquez sur Nouveau pour afficher le formulaire de création d’un journal. Remplissez le avec les valeurs
suivantes :
Nom du journal : Journal de banque
Code : BNQ
Type : Liquidités (choisissez ce type dans la liste déroulante)
Vue : Cash Journal View (utilisez le bouton de recherche pour sélectionner cette valeur, il en sera de même pour
les 3 valeurs suivantes)
Compte de crédit par défaut : 512 Banque

Découverte d'OpenERP Client GTK - version 5.0.6 12/27


Compte de débit par défaut : 512 Banque
Séquence d’écriture : Account Journal
Enregistrez
le formulaire

Enregistrez ce journal.

Création et traitement d’une commande

A partir du module Gestion des


ventes, déroulez le menu
Commandes de ventes, et double-
cliquez sur Nouveau devis pour
ouvrir le formulaire de saisie d’un
nouveau devis

Remplissez le formulaire avec


les valeurs suivantes :
Nom du client : ESTALET
(utilisez le bouton de
recherche situé à droite du
champ Client dans l’onglet
Commande client). Les zones
obligatoires se remplissent
automatiquement :

Pour la bonne exécution de la suite du processus,


vérifiez dans l’onglet Autres informations que les
valeurs de ces trois champs, choisies par défaut lors
de la configuration, sont bien celles affichées ici :

Revenez dans l’onglet Commande client. Créez une 1ère ligne de commande en cliquant sur le bouton de
création d’un nouvel enregistrement :

Un nouveau formulaire s’ouvre (Lignes de la commande). Dans la partie Déclaration automatique, cliquez sur
le bouton de recherche d’une ressource à droite du champ Produit.
Double-cliquez sur Séminaire résidentiel single, les zones descriptives du produit sont remplies automatiquement.
Modifiez la Quantité, mettez 5.
Validez l’enregistrement.
Le formulaire Lignes de la commande reste à l’écran. Un nouveau produit peut être choisi. Sélectionnez
Séminaire résidentiel double avec une quantité de 6. Validez.
Fermer le formulaire Lignes de la commande (remarquez que les calculs du bas du devis ne sont pas encore faits).
Enregistrez le devis (les calculs sont effectués lors de l'enregistrement).

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Remarquez l’état de la commande
Confirmez ensuite la commande.
Son état a changé

Créez ensuite la facture brouillon (l'état doit passer à En cours).

Vous pouvez vérifier que la facture a bien été créée en revenant au Menu, en déroulant le menu Factures dans
le module Finance & Comptabilité; en cliquant sur Factures Clients et en double-cliquant sur Factures client
brouillon.

Etat de la facture

Ouvrez la facture :
- soit en double-cliquant sur n'importe lequel de ses éléments en bleu,
- soit en sélectionnant la ligne de la facture : , et en
cliquant sur l’icône Formulaire :

Le formulaire étant ouvert, cliquez sur Créer pour enregistrer la commande dans le journal des ventes (son état
doit passer à Ouvrir)

Vous pouvez imprimer la facture au format PDF en utilisant le


bouton Factures (cette facture sera en français puisque c’est la
langue choisie pour ce partenaire).

Constatez l’enregistrement de la commande en


ouvrant les Journaux dans le menu Reporting du
module Finance & Comptabilité.

Découverte d'OpenERP Client GTK - version 5.0.6 14/27


Ouvrez le journal des ventes (Sales Journal).

Règlement de la facture

Déroulez le menu Factures du module Finance


& Comptabilité jusqu’aux Factures client en
attente de règlement

Double-cliquez sur Factures client en attente de règlement et ensuite sur la facture à régler :

La facture à régler étant affichée, cliquez


sur Payer la facture.

Après avoir saisi le Nom de l’écriture


(par exemple Cde001), choisissez le
Journal de banque avec le bouton de
recherche
Cliquez sur Paiement total.

Vérifiez que le paiement a été enregistré dans le Journal de banque dans les journaux du menu Reporting :

Vérifiez aussi que la facture a bien été clôturée (double-cliquez sur Factures Clients dans le menu Factures) :

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LISTES DE PRIX
Les listes de prix permettent de calculer les prix de vente et d'achat des produits selon des conditions portant sur
les quantités, les périodes, les produits, les catégories de produits, les partenaires, etc.
Une liste de prix peut exister en plusieurs versions (par exemple une version pour les tarifs basse saison et une
autre pour des tarifs haute saison).
Chaque version de liste de prix comprend une ou plusieurs règles de gestion qui s'appliquent sur le prix des
produits.
Dans ce qui précède nous ne nous sommes pas préoccupé de ces listes. Lors de la configuration d'OpenERP,
deux listes ont été créées, l'une pour les achats, l'autre pour les ventes. Pour chacune d'entre elles, une seule
version a été créée, et chaque version ne comprend qu'une règle (aucune condition particulière n'est appliquée
aux prix des produits).
Il est possible de modifier, d'ajouter ou de supprimer des listes de prix, des versions de listes de prix et des règles
de calcul des prix.

Exemple : Une remise de 15 % sur le séminaire résidentiel single sera désormais accordée aux clients de l'hôtel
Licare qui en réserveront plus de 10. Cette remise sera de 10 % pour un nombre compris entre 5 et 10. Aucune
remise ne sera accordée pour moins de 5 séminaires.
Deux règles de calcul du prix doivent être ajoutées à la version de liste de prix actuelle (par défaut).
A partir du module Produits > Listes
de prix, ouvrez le formulaire de
recherche des Versions de la liste
de prix :

Double-cliquez sur la Version de la


Liste de Prix Publique par Défault,

Cette version de la liste de prix ne contient qu'une règle, nommée Default Public Pricelist Line (remarquez son
numéro de séquence : 5 ; la connaissance de ce numéro sera utile plus loin).
Cette règle ne sera pas modifiée.
Pour ajouter une règle, cliquez sur le bouton de création d'un nouvel enregistrement :

Remplissez le formulaire de saisie d'une règle de calcul du prix avec les valeurs suivantes :
(rappel : placer la souris sur le point d'interrogation qui précède le libellé de certains champs affiche un commentaire)
Produit : choisissez le produit avec le bouton de recherche (ici Séminaire résidentiel single)
Nom de la règle : changez le nom de la règle qui s'affiche par défaut, tapez : remise plus de 10 SEMRESS
Quantité min. : 11
Séquence : 3 (le choix de cette valeur sera justifié plus bas)
Basé sur : dans la liste déroulante choisissez Prix public

Découverte d'OpenERP Client GTK - version 5.0.6 16/27


Nouveau prix = la formule de calcul du prix pour une quantité supérieure à 10 est :
Prix de base * (1 + - 0,1500 ) (voir image écran ci-dessous)

Validez cette règle.


Créez une autre règle avec les valeurs suivantes :
Produit : choisissez le même produit avec le bouton de recherche (ici SEMRESS Séminaire résidentiel single)
Nom de la règle : remise 5 à 10 SEMRESS
Quantité min. : 5
Séquence : 4 (le choix de cette valeur sera justifié plus bas)
Basé sur : dans la liste déroulante choisissez Prix public
Nouveau prix = la formule de calcul du prix pour une quantité supérieure à 10 est :
Prix de base * (1 + -0,1000 )

Validez cette nouvelle règle, et fermez ce formulaire de lignes de liste de prix.

Cette version de liste de prix possède


maintenant trois règles (remarquez l’ordre de ces
règles).

Découverte d'OpenERP Client GTK - version 5.0.6 17/27


Enregistrez les modifications.
L’ordre des noms des règles a été changé.
(voir explication ci-dessous).

Choix de la séquence
Les trois règles doivent être affichées obligatoirement dans l'ordre croissant (d'où le choix des numéros de
séquences 3 et 4).
Le numéro indique une priorité dans l'exécution des règles. Si par exemple, la règle Default Public Pricelist Line
se trouvait en première position, les deux règles qui la suivent ne seraient jamais appliquées puisque la quantité
saisie serait toujours supérieure à la quantité minimale de cette règle (0). C'est donc cette première règle qui
servirait pour le calcul du prix, la remise ne serait alors jamais accordée.

Découverte d'OpenERP Client GTK - version 5.0.6 18/27


UTILISATEURS, GROUPES ET RÔLES

Jusqu’à maintenant vous étiez connecté en tant qu’administrateur, c'est-à-dire avec tous les droits, toutes les
autorisations et tous les accès.
Vous allez maintenant définir des utilisateurs et limiter leur accès aux objets (principalement modules et menus)
de l’application.
Les accès ne sont pas donnés directement aux utilisateurs, mais à des groupes. Les utilisateurs seront intégrés
dans un groupe et hériteront des droits du groupe (un utilisateur peut appartenir à plusieurs groupes).

Mais si l’appartenance d’un utilisateur à un groupe donne des droits sur des objets et des données (par exemple
le droit d'accéder ou non au module Finance & Comptabilité), l’appartenance d’un utilisateur à un rôle donne des
droits sur les processus (par exemple la confirmation d’une commande, la création d’une facture, …).
Les utilisateurs appartiendront donc à un ou plusieurs groupes et seront pourvus d’un ou plusieurs rôles.
Il est possible de créer des groupes et des rôles, mais dans cette version d’OpenERP certains groupes et rôles
sont prédéfinis par défaut. Vous utiliserez certains de ces groupes.

Pour gérer les utilisateurs, les groupes et les rôles,


allez dans Administration > Utilisateurs.

Evolution du contexte
En plus de l'administrateur, l'application va être utilisée par trois personnes : les deux commerciaux, Justine
LASHEF et Gwenaël VENDEAUX, et la comptable, Nelly CONTAT.

Création d’un utilisateur


Double-cliquez sur Utilisateurs dans le menu Utilisateurs du module Administration pour ouvrir le formulaire
de recherche d’un utilisateur (actuellement il n'existe qu'un seul utilisateur : l'administrateur).
Cliquez sur Nouveau pour ouvrir le formulaire de création d’un utilisateur.
Remplissez le formulaire pour l'utilisateur Gwenaël VENDEAUX

Pour tous les utilisateurs l’adresse sera


celle de leur entreprise (Licare) et la langue
le français.

Découverte d'OpenERP Client GTK - version 5.0.6 19/27


Dans l’onglet Groupes, choisissez le ou
les groupes à ajouter avec le
bouton
→ Pour les groupes et les rôles à ajouter,
reportez vous au tableau plus bas dans cette
page

Et choisissez le rôle dans l’onglet Rôles.

N’oubliez pas d’enregistrer cet utilisateur.

Créez aussi les utilisateurs Justine LASHEF et Nelly CONTAT.

Caractéristiques des utilisateurs


Nom Nom d’utilisateur Mot de Groupe(s) Rôle(s)
(identifiant) passe

Gwenaël VENDEAUX vendeaux vendeaux Employee Salesman (Commercial)


Sale/Salesman
Justine LASHEF lashef lashef Employee Salesman
Sale/Salesman
Nelly CONTAT contat contat Employee Salesman
Sale/Salesman Invoice (Facture)
Finance/Invoice
Finance/Manager

Par défaut, tous les utilisateurs d'OpenERP doivent être dans le groupe Employé. Ils y ont été intégrés lors de
leur création.

Découverte d'OpenERP Client GTK - version 5.0.6 20/27


UTILISATEURS ET PROCESSUS COMMANDE
Schéma événement-résultat du processus commande
Client Commercial Comptable

Demande de
devis

Devis
Elaboration du devis

Toujours

Proposition

Devis accepté

Confirmation

Création du bon de
commande
Toujours

Bon
de
commande

Facture brouillon
Création de la facture brouillon

Toujours

Facture brouillon

Facture

Création de la facture
Enregistrement de la facture

Toujours

Facture

Paiement

Et

Traitement du paiement

Enregistrement du paiement
du client
Toujours

Paiement
enregistré

Découverte d'OpenERP Client GTK - version 5.0.6 21/27


Processus commande avec les acteurs (les utilisateurs) concernés :
Demande d'un client → Nouveau devis proposé au client (gestion des ventes : Justine LASHEF et Gwenaël
VENDEAUX) → Si confirmation de la commande par le client, création du bon de commande (gestion des
ventes : Justine LASHEF et Gwenaël VENDEAUX) → Création de la facture brouillon (comptabilité : Nelly
CONTAT) → Création de la facture et enregistrement de la facture dans le journal des ventes (comptabilité : Nelly
CONTAT) → Enregistrement du paiement de la facture (comptabilité : Nelly CONTAT)

Vous allez effectuer deux commandes, une pour chaque vendeur, et suivre le déroulement du processus.

Préalable important : Un bug dans cette version d'OpenERP empêche les commerciaux de choisir un produit
lors de la création d'un devis, il faut donc modifier certains droits.
Dans le module Administration, déroulez le menu
Sécurité/Contrôle des accès et double-cliquez sur
Grille des Contrôles d'Accès.

Dans le formulaire de recherche, tapez le nom de


l'objet à modifier : account.tax
Cliquez sur Rechercher.

Dans la nouvelle fenêtre, double-cliquez sur


account.tax

Donnez aux vendeurs


(Sale/Salesman) le droit
de lire (read) l'objet en
question en mettant un r
dans la case
correspondante.
Enregistrez le formulaire.

Nouvelle commande
Vous allez jouer le rôle d'un vendeur, vous êtes Gwenaël VENDEAUX. Connectez-vous sous son nom (les noms
des utilisateurs et les mots de passe sont dans le tableau des caractéristiques des utilisateurs présent plus haut dans ce
document).
Dans un nouveau devis, saisissez les valeurs suivantes :
Client : Laboratoire BARY
Produit : Séminaire résidentiel single
Quantité : 8
Découverte d'OpenERP Client GTK - version 5.0.6 22/27
Produit : Séminaire résidentiel double
Quantité : 4

Remarquez que le prix unitaire du séminaire résidentiel single tient bien compte de la remise de 10 % (171,00 €
au lieu de 190,00€).

Après avoir enregistré le devis, vérifiez la


présence de la proposition dans le menu
Commandes de ventes du module Gestion
des ventes.

Le client accepte le devis, confirmez la


commande.
Vérifiez la présence de la commande en cours
dans le menu Commandes de ventes du
module Gestion des ventes.

Si le formulaire de la commande est fermé, ouvrez-le


de nouveau en double-cliquant n'importe où sur la
ligne de la commande.
La commande étant maintenant confirmée par le
client, vous souhaitez créer la facture brouillon.
Cliquez sur Créer facture
Un message vous indique que vous n'avez pas le
droit de créer ce document. C'est la comptable Nelly
CONTAT qui doit le créer.

Vous allez donc maintenant jouer le rôle de la comptable. Vous êtes Nelly CONTAT. Connectez vous sous son
nom.
Ouvrez la commande en cours de G. VENDEAUX. Créez la facture.

Découverte d'OpenERP Client GTK - version 5.0.6 23/27


Vérifiez la création de la facture brouillon dans le
menu Factures Clients du module Finance &
Comptabilité.

Si la facture brouillon est fermée, ouvrez-la en double-cliquant n'importe où sur la ligne de la facture.
En bas de la facture brouillon, cliquez sur Créer pour créer la facture et l'enregistrer dans la comptabilité,

Constatez la présence de cette commande dans le journal des ventes :

La facture est maintenant en attente de règlement.


Ouvrez la liste des Factures client en attente de règlement.

Le client règle la facture…


Ouvrez la facture en double-cliquant
n'importe où sur la ligne de la facture, puis
cliquez sur Payer la facture.

Après avoir saisi le Nom de l’écriture


(par exemple Cde002), choisissez le
Journal de banque avec le bouton de
recherche
Cliquez sur Paiement total.

Consultez le Journal de banque (menu Reporting). Le paiement a bien été enregistré :

Découverte d'OpenERP Client GTK - version 5.0.6 24/27


NOUVEAUX MODULES

Il existe actuellement plus de 300 modules qui répondent à des besoins spécifiques ou qui sont adaptés à des
secteurs bien déterminés ou à des usages spécifiques (hôtellerie, bâtiment, agro-alimentaire, huissiers de justice,
gestion de parc informatique,…)
Vous allez installer deux nouveaux modules.
Le premier, appelé report_sale, affichera en temps réel, et sous forme graphique, différents rapports sur les
ventes réalisées.

Installation d’un nouveau module

Déroulez le menu Gestion des


Modules du module Administration, et
double-cliquez sur Modules non
installés.

La liste classée par ordre alphabétique des modules non installés est affichée.
Cherchez le module report_sale, et double-cliquez sur la ligne de ce module :

La fenêtre d’installation du
module qui s’ouvre possède
deux onglets :
Le 1er (Module) donne des
informations sur ce module et
sert à l’installation.

Le 2ème (Dépendances) indique les


modules dont dépendent le module
à installer.

Après avoir visualisé le contenu du 2 ème onglet,


revenez au 1er, cliquez sur Planifier pour
Installation.
Attendez quelques instants l'ouverture d'une nouvelle
fenêtre qui vous propose, si vous le souhaitez,
d'annuler l'installation.
Continuez l'installation en cliquant sur Appliquer les
Mises à Jour Planifiées.

Découverte d'OpenERP Client GTK - version 5.0.6 25/27


Démarrez ensuite la mise à jour

La mise à jour terminée, démarrez la configuration

La configuration terminée, continuez …

La fenêtre d’installation des modules est de


nouveau affichée, mais avec un 3ème onglet.
Cet onglet indique les nouvelles fonctionnalités
disponibles.

Dans le menu du module Gestion


des ventes, une nouvelle ligne a
été ajoutée (Reporting).
Déroulez cette ligne.
On trouve bien les nouveaux menus
indiqués dans l'onglet
Fonctionnalités.

Deux exemples de rapports affichés avec ce nouveau module :


Ventes par produit (ce mois) :

Découverte d'OpenERP Client GTK - version 5.0.6 26/27


Ventes du mois:

Deuxième module à installer


Ce module (google_map), va ajouter le champ dans l’adresse des partenaires. Il sera possible de
localiser directement un partenaire dans Google Maps en cliquant sur le bouton nouvellement créé.
(l’intérêt d’utiliser ce module ici est certes limité, son installation ne sert qu’à montrer la diversité des possibilités offertes par
les modules complémentaires).

En suivant la procédure décrite pour le premier module, installez ce module.

Ouvrez la fiche d’un partenaire :

Si vous êtes connecté à Internet, cliquez sur le nouveau bouton , la localisation de ce partenaire est
immédiate :

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