Compreenda a importância do backlog de

manutenção para otimizar processos

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Quem é responsável por serviços de manutenção sabe que é muito difícil ser
lembrado por um serviço bem-feito. Infelizmente, os profissionais dessa área
normalmente ficam em evidência por alguma falha que resulta em algum tipo de
prejuízo.

Por isso, é extremamente importante ter conhecimento de todos os serviços e

saber qual é a ordem de prioridade de cada solicitação feita. Assim, os pedidos
de manutenção não ficarão para trás e a sua equipe poderá ter o reconhecimento
que merece ao conseguir implementar novas ideias que agreguem valor à
corporação.
Para conseguir alcançar esse objetivo é muito importante ter um backlog de
manutenção. Já sabe do que se trata? Confira nosso post para verificar como
essa ferramenta pode solucionar os seus problemas!

O que é backlog de manutenção?

O backlog é um logaritmo que expressará a quantidade de trabalho de uma

empresa em um determinado período. Sendo assim, é possível calcular em que
períodos do ano a sua equipe de manutenção terá uma demanda maior ou
menor de serviço.

É importante ter acesso a esse dado para que possam ser programadas as
manutenções preventivas, de forma que seja possível parar de apenas correr
atrás do prejuízo e seja possível cumprir as metas sem grandes dificuldades.
Isso é importante para o desenvolvimento da empresa e é a melhor forma de
buscar o reconhecimento da sua equipe. Trabalhar sempre para corrigir os
problemas pode ser um desafio, mas prevê-los e corrigi-los antes que resultem
em prejuízos certamente vai melhorar os seus índices dentro da empresa.

Quais as características e como

interpretar um backlog de
manutenção?

Antes de mencionarmos qualquer característica que um backlog

de manutenção possa apresentar, é importante que você entenda como fazer o
cálculo dele.
Para isso, você deve pegar a quantidade de horas necessárias para fazer um
serviço e dividir pela quantidade de horas que a sua equipe tem para cada dia
de trabalho.

Nesse cálculo será verificado se a quantidade de serviço está apropriada para a

quantidade de pessoas que atuam no seu time. O resultado ideal dessa divisão
é 1.
No entanto, nem sempre é possível trabalhar em condições perfeitas. Caso o
resultado seja inferior a 1 isso vai significar que você tem mais pessoas do que
realmente precisa na sua equipe.

Seguindo a mesma lógica, se o resultado for maior que 1 significará que a sua
equipe tem mais serviço do que pode executar.

A verdade é que o resultado desse cálculo pode variar com o passar dos dias.
Assim, hoje pode ser um dia ideal, mas amanhã sua equipe pode ter muito
trabalho.

Uma boa ideia aqui é criar um gráfico que possa demonstrar as características
da sua demanda de serviço. Você poderá ver se ela é estável, decrescente,
crescente ou sofre oscilações.

Mas você sabe o que cada uma dessas situações representa? Confira:

Estabilidade

A estabilidade é representada pelo resultado 1 (ou muito próximo de 1) do cálculo

que mencionamos acima. Se você montar um gráfico, a sua visualização será
praticamente a de uma reta.
Isso mostra que as solicitações de serviços estão constantes, mas em um ritmo
adequado à quantia de pessoas que trabalham com você. Nenhum deles tem
tempo ocioso, mas também não estão com coisas demais para fazer.

Nesse contexto, a sua equipe trabalhará na situação ideal, em que você e seu
time conseguirão produzir e melhorar os processos de modo natural.

Decrescente

A primeira vista, ver a sua demanda de solicitações de manutenção cair pode

parecer vantajoso. Afinal, isso significa que a sua equipe terá mais tempo para
executar um serviço.

Muitos encaram essa como uma oportunidade de fazer as tarefas com melhor
qualidade. No entanto, ignorar a queda de solicitações é um grande erro de
gestão.

Isso significa que a empresa está desperdiçando os recursos que têm no seu
departamento. O dinheiro que poderia ser investido em outra área e ser mais
bem aplicado será perdido pela baixa demanda.

Crescente

O total oposto da situação acima também é ruim. Ter muito serviço, mais do que
a sua equipe é capaz de executar, é prejudicial para a qualidade do trabalho e
gera a insatisfação do pessoal.

Além de dificultar o cumprimento das metas, essa situação tornará a sua

visibilidade na empresa como algo negativo. Vocês dificilmente conseguirão
organizar o ritmo de trabalho e apenas farão manutenções para corrigir um
problema já instalado, gerando prejuízo.
Oscilações

Atualmente, dificilmente as condições de trabalho são perfeitas. Sendo assim, é

comum encontramos oscilações no backlog de uma empresa.

Isso também significa que nem sempre as oscilações são crescentes ou

decrescentes. Logo, é possível encontrar oscilações no seu gráfico. No entanto,
elas devem sempre ser justificadas pelo momento que a empresa vive.

Ter um pico de serviço e depois voltar à normalidade pode ser justificado por
uma situação que não seja normal e que, após resolvida, voltou à regularidade.
Se o seu negócio tem oscilações constantes, deve ser verificado se isso não está
ligado à alta sazonalidade, por exemplo.

Caso essas situações apareçam, não estejam ligadas ao tipo de indústria que
você trabalha e não exista nenhum evento anômalo, você tem um forte indicador
de que a sua estratégia de trabalho precisa de ajustes.

Como gerenciar um backlog

adequadamente?
Para gerenciar um backlog de manutenção corretamente você vai precisar
contar com um sistema capaz de administrar os recursos disponíveis no seu
setor.

Por isso, vale a pena procurar no mercado empresas que ofereçam softwares de
gestão e controle de manutenção. Ao fazer isso você conseguirá administrar
corretamente o backlog.
Como resultado dessa administração eficiente será possível:

 definir as prioridades de serviço;

 ajustar os objetivos de forma mais assertiva;
 delegar os serviços a pessoas que tenham competência para executá-los;
 medir o desempenho e se existe sobrecarga de serviço;
 auditar tudo o que está sendo feito.

Fica claro que otimizar e controlar os processos de suas ordens de serviço é

muito importante para o bom funcionamento de toda a corporação. Utilizar um
backlog de manutenção é muito importante para auxiliar você e sua equipe a
enxergar quais os pontos precisam de melhora e apontar para as melhores
soluções.