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AUDITORIA
Aprendizaje Esperado:
- Elaborar un programa de auditoría
-Elaborar una planificación de auditoria
-Elaborar una lista de chequeo para una auditoría de calidad, medio ambiente,
seguridad y salud laboral
-Elaborar un informe de auditoría de calidad, ambiente, seguridad y salud laboral
ÍNDICE
Tema 1. Planificación de una Auditoría
A continuación estudiaremos el proceso de auditoria, donde podremos identificar cada uno de los pasos a seguir
para su implementación guiándonos de acuerdo a la norma que establece las directrices para la auditoria de los
sistemas de gestión NCh 19011 esta norma internacional proporciona orientación sobre la gestión de los
programas de auditorias internas o externas de sistemas de gestión, así como dela competencia y evaluación de
los auditores. Está prevista para aplicarla a una amplia gama de usuarios potenciales incluyendo auditores,
organizaciones que estén implementando sistemas de gestión, organizaciones que necesitan realizar auditorias de
sistemas de gestión por razones contractuales, y organizaciones involucradas en la certificación o formación de
auditores.
Tema 1: Planificación de una auditoría
Criterios: En la definición de los Criterios de auditoría a utilizar se describen las normas, acuerdos, convenios
y compromisos que serán utilizados para determinar si la entidad, programa o proyecto cumple con sus
objetivos y metas Norma ISO - Política, Objetivos, Metas, Estándares - Otros requisitos propios del SGC -
Requisitos Legales y Regulatorios - Otros, por ejemplo, Buenas Prácticas de Manufactura
En el Alcance se define las entidades, áreas, actividades, componentes, programas o proyectos a ser
revisados en la fase de ejecución. Se debe definir las áreas o componentes a auditar relacionadas con los
objetivos de la auditoría, identificando las actividades, programas, proyectos, procesos, entre otros, que
generan implicaciones ambientales. Se identifican los impactos ambientales significativos y se determina la
muestra preliminar para el programa de inspección y pruebas de campo, dependiendo de las
particularidades de las entidades y en función de los factores de selección tales como: actividades o
servicios cuyos efluentes o emisiones generan contaminación en el ambiente, niveles importantes de
producción e importancia económica.
(Lugares o sitios - Áreas - Procesos - Criterios - requisitos - Período de tiempo )
¿Que es un objetivo?
En el sentido de causa final, o sea relativo a los fines o propósitos de algún objeto o algún ser o alguna
institución o alguna organización, o bien literalmente, a la doctrina filosófica de las causas finales, o
bien a la atribución de una finalidad u objetivo a un proceso concreto o a una estructura institucional.
Objetivos de la Auditoría
Determinar conformidad.
Determinar funcionamiento.
Determinar efectividad.
Proveer oportunidad de mejora.
Asegurar cumplimiento de requisitos legales o regulatorios
1.4 Clientes
Definir cuántos auditores participarán, quiénes serán y seleccionar al líder que coordinará el proceso.
Experto técnico: Persona que proporciona conocimiento específico o experiencia sobre el tema que será
auditado.
NOTAS: (1) Uno de los auditores del equipo es señalado comúnmente como el líder. (2) El equipo auditor puede
incluir auditores en entrenamiento y cuando se requiere, expertos técnicos. (3) El equipo auditor puede ser
acompañado de observadores, los cuales no participan en la auditoría.
Auditor Líder: persona calificada para planificar y hacer seguimiento a una auditoría. Además es capaz de
conformar y manejar un equipo de auditores (seleccionar, capacitar y dirigir al equipo).
El auditor líder, es el jefe del equipo de auditores, siendo responsable:
Del cumplimiento del programa de auditorías.
Es una etapa en la cual el auditor se presenta en la organización para realizar una verificación a los
documentos existentes en el sistema de gestión de la SST y determinar si es:
Las “listas de control”, “listas de chequeo”, “check-lists” u “hojas de verificación”, son formatos creados
para realizar actividades repetitivas, controlar el cumplimiento de una lista de requisitos o recolectar datos
ordenadamente y de forma sistemática. Se usan para hacer comprobaciones sistemáticas de actividades o
productos asegurándose de que el trabajador o inspector no se olvida de nada importante.Son listados de
preguntas que formulará el auditor al auditado, deben elaborarse considerando los
procedimientos internos y requisitos de la Norma.
VENTAJAS:
Realización de actividades en las que es importante que no se olvide ningún paso y/o deben hacerse las
tareas con un orden establecido.
Realización de inspecciones donde se debe dejar constancia de cuáles han sido los puntos inspeccionados.
Verificar o examinar artículos.
Examinar o analizar la localización de defectos. Verificar las causas de los defectos.
Verificación y análisis de operaciones.
Recopilar datos para su futuro análisis.
Acción de hallar o conseguir ver o saber dónde está una cosa o persona que se quería obtener o
recuperar.
Cada empresa certificadora tiene su propia clasificación de hallazgos, lo mas común es categorizarlos en:
No-conformidades.
Observaciones.
Oportunidades de mejora.
No Conformidad
Una NC requiere de 2 condiciones:
Debe basarse en el incumplimiento de un requisito:
• De la Norma OHSAS 18001:2007.
• De procedimientos u otros documentos de la organización.
• Requisitos legales.
Por ejemplo:
Un vehículo transitando con su revisión técnica vencida (evidencia) incumpliendo la ley de tránsito
(requisito).
Observación
Corresponde a un hallazgo que tiene el potencial de convertirse a futuro en una no
conformidad o incidente (en estos casos, la organización toma acciones destinadas a
evitar, que se pueda producir una no conformidad).
Ejemplo de observaciones:
• Migrar desde un sistema documental impreso (papel) hacia otro en formato electrónico.
Con la información acordada durante la preparación de los resultados, se procede a la reunión de cierre.
Reunión de cierre
Agradecer la cooperación.
Presentar nuevamente a los auditores.
Resumir el alcance de la auditoría.
Recordar el carácter muestral de la auditoría.
Reportar la NC, observaciones y oportunidades de mejora detectadas.
Destacar las buenas prácticas observadas.
Presentar las conclusiones de la auditoría.
Invitar a la aclaración de puntos específicos.
Acordar fecha de entrega del informe de auditoría.
Una vez terminada la auditoría, cada auditor redacta sus NC y el auditor líder configura el informe
completo.
Una vez finalizado el informe, debe ser enviado a la gerencia y áreas a la brevedad posible.
b. Referencia a las normas, instrucciones, procedimientos y otros documentos utilizados como base para
las evaluaciones.
e. Relación de las personas que participan en la reunión inicial y de aquellas que fueron contactadas
durante la auditoría.
En general, el auditor debe registrar la siguiente información en una NC:
• Fecha.
• Nombre auditor.
• Nombre auditado.
• Área auditada.
• Requisito bajo incumplimiento.
• Evidencia.
• Cláusula de la Norma OHSAS 18001:2007 aplicable.
La redacción debe:
Ser concisa.
Utilizar lenguaje entendible por el auditado.
Describir el incumplimiento.
Incluir evidencia precisa y detallada.
Ser de fácil entendimiento e impecable ortografía.
Concretamente deben constar 2 aspectos:
1. Requisito bajo incumplimiento: conviene repetir la frase textual del requisito de la norma o de la
documentación del sistema.
Las preguntas:
Abiertas:
¿podría describir los peligros relacionados con su trabajo?
Cerradas:
¿tiene, si o no, un procedimiento para el manejo de productos inflamables?
“Guiadas”:
Esta área tiene muchos peligros negativos ¿no es cierto?
Clima para la comunicación:
Para anular las anteriores barreras:
Tranquilice el auditado.
Explique el propósito de la auditoría.
Comente acerca de las notas.
Mantenga el auditado informado de sus hallazgos.
Siempre mantenga la calma.
Escuche activamente a su auditado, dele tiempo para que explique, no lo interrumpa.
3.3 Revisión de evidencias
Cuando se revisa la documentación debe tenerse en cuenta :
• Los procedimientos deben cumplir con las exigencias marcadas por la Norma OHSAS 18001:2007 y por la
legislación de la SST.
• Todo aquello que no se diga en la norma o en la documentación, será interpretación de la misma y no un
“debe”.
• Los registros son de gran valor en una auditoría ya que muestran la realidad en cuanto a la implantación
de los procedimientos desarrollados.
Los registros proporcionan evidencia valiosa respecto del cumplimiento de procedimientos, instructivos y
programas.
Verificar que los registros estén completos y que contienen información coherente.
Siempre tomar nota, en la lista de verificación, de los procedimientos, programas y registros observados
(fechas, códigos, nombre y otros datos relevantes).
Fuentes de información de evidencias:
- Observación directa
- Notas
- Registros
3.4 Conclusiones y reunión final
Preparación de resultados
La preparación de resultados, corresponde a una reunión en la cual participa todo el equipo auditor y en la cual
se procede a:
• Fortaleza: describir brevemente aquel requisito, procedimiento o práctica, que tiene un excelente
nivel de cumplimiento.
• Debilidad: describir brevemente aquel requisito, procedimiento o práctica, que tiene un pobre nivel
de cumplimiento y que requiere por lo tanto una rápida intervención.
Resumen
La información recopilada en esta presentación será de gran ayuda y guía para entender y
comprender el desarrollo de las auditorias desde su base que es la NCh 19011 que nos
proporciona las directrices para la planificación, elaboración y ejecución de un proceso de
auditoria; como también las responsabilidades de las partes interesadas .
Información Complementaria
Reportaje
Noticia