CARACTERISTICAS PRINCIPALES DE UN SISTEMA EFICAZ DE CONTROL

Puesto que el control es un factor imprescindible para el logro de los objetivos, este
debe reunir ciertas características para ser efectivo:
 EXACTITUD
Es un sistema de control que genera una información imprecisa puede inducir a
la gerencia a no actuar cuando debería hacerlo o a reaccionar contra un
problema que no existe. Un sistema de control preciso (exacto) es digno de
confianza y proporcionar datos válidos. Un sistema de control que genera
información imprecisa puede inducir a no actuar cuando se debiera o reaccionar
contra un problema que no existe. Un control preciso es digno de confianza y
proporciona datos válidos.

 OPORTUNIDAD
Los controles deberían llamar la atención de los gerentes en forma oportuna
cuando se producen variaciones, a fin de prevenir efectos graves en perjuicios del
rendimiento de una unidad. Un buen sistema de control debe manifestarse
inmediatamente las desviaciones, siendo lo ideal que las descubra antes de que
se produzcan, la información debe reunirse, enviarse a quien corresponda y
evaluarse rápidamente si se quiere tomar medidas a tiempo para lograr
mejoras.

 ECONOMIA
La operación de un sistema de control debe ser económica. Todo sistema de
control tendrá que justificar los beneficios que aportan en relación con los costos
que ocasiona.
El costo de un sistema de control debe ser razonable en comparación con la
empresa en la que se desarrolla. Los beneficios anticipados y los ahorros que
 resultan de la implementación y el uso de un sistema de control deben ser
acordes

A los costos de la instalación y administración del mismo. El objetivo del sistema

es reducir costos inesperados y alcanzar objetivos competitivos, por lo que un
sistema de control excesivamente costoso o indiscreto aumenta los gastos y
reduce la competitividad.

 FLEXIBILIDAD
Los controles eficaces deben ser suficientes flexibles para ajustarse a cambios
adversos o para aprovechar nuevas oportunidades.
Un sistema de control efectivo es altamente flexible. Esto significa que tiene la
adquisición general de datos y la capacidad de procesarlos para que la gerencia
pueda adaptarse a las situaciones de cambio. Si los datos recopilados de una
fuente dejan de reflejar la situación real, la gerencia debe ser capaz de identificar
otras fuentes mejores y adaptar el sistema para que suministre dicha
información. En tal caso, el sistema se debe adaptar para aceptar nuevos
procesos comerciales que permitan controles administrativos en esta área de
actividad reciente.
Actualmente pocas organizaciones se encuentran en un ambiente tan estable
que no tengan que esforzarse ante la posibilidad del cambio. En casi todas las
organizaciones, los controles han de ser flexibles a fin de que las organizaciones
puedan reaccionar rápidamente para superar los cambios adversos o bien para
aprovechar las oportunidades que se le presenten.

 INTELIGIBILIDAD
Los controles que son comprensibles para los usuarios carecen de valor. Por lo
tanto, a veces es necesario sustituir los sistemas sofisticados con controles
 menos complejos. Un sistema de control difícil de entender puede ocasionar
errores innecesarios, frustrar a los empleados y, a la larga ser ignorados.
Un sistema de control difícil de comprender puede provocar errores
innecesarios, subordinados frustrados y puede llegar a ser ignorado.

 CRITERIOS RAZONABLES
Los estándares de control deberán ser razonables y susceptibles de alcanzar. Si
son demasiado altos o no resultan razonables, su posible acción motivadora
desaparece. Por consiguiente los controles deben imponer estándares que reten
y presionen a las personas para que alcancen niveles de desempeño más alto,
pero sin desmotivarlas ni propiciar su decepción.
Los controles deben imponer criterios que desafíen y animen a las personas a
alcanzar niveles de desempeño superiores sin desmotivar.

 UBICACIÓN ESTRATEGICA
Los gerentes no pueden controlar todo lo que sucede en una organización. Sin
embargo aunque pudieran hacerlo, los beneficios no justificaran los costos.
Resulta imposible e incontable implantar controles para todas las actividades de
la empresa, por lo que es necesario establecerlos en ciertas áreas de acuerdo con
criterios de valor estratégico. Se ven enfocados en los puntos más probables en
donde puedan ocurrir variaciones que se alejen del estándar, o en aquellos en los
que la variación produciría más daño. La mera información de un sistema de
control no es útil para la administración a menos que sea posible una
comparación con los puntos de referencia y objetivos. Para permitir tal
comparación, es fundamental que exista una estrecha integración del sistema de
control con el proceso de planificación. Si el plan estratégico exige un
determinado nivel de calidad definido por los resultados de las pruebas, el
sistema de control debe seguir la pista de esos resultados. El enfoque del sistema
de control debe coincidir con el del plan estratégico.
 ENFASIS EN LA EXCEPCIONES
Los gerentes no pueden controlar todas las actividades, deben establecer sus
dispositivos de control estratégico donde estos puedan llamar su atención
únicamente cuando se presentes excepciones.
Un sistema de excepciones garantiza que el gerente no sea abrumado por
información sobre la variación d estándares.
Cuando más concentren los administradores sus esfuerzos de control en las
excepciones importantes más, eficientes serán los resultados de su control

 VARIEDAD DE CRITERIOS
Gerentes y empleados por igual desearan producir una “buena impresión” en los
criterios seleccionados con propósitos de control. Si la gerencia ejerce el control
por medio de una sola medición, con las ganancias unitarias los esfuerzos de
trabajo se enfocaran únicamente en proyectar una buena imagen a la luz de ese
estándar. El hecho de tener varios criterios producirá un doble efecto positivo.
Debido a que es más difícil manejar varias medidas que una sola, puede
desalentar el esfuerzo de los empleados solo por lucir bien. A demás ya que el
desempeño rara vez puede ser evaluado a partir de un solo indicador, tener
diversos criterios permite hacer evaluaciones más exactas del desempeño.

 MEDIDA CORRECTIVA
Un sistema de control eficaz no solo indica cuando se presentan desviaciones
significativas con respecto al estándar, sino que también sugieren que medidas
serán convenientes tomar para corregir la discrepancia. Es decir, deberá señalar
el problema y especificar una solución. Esta forma de control muchas veces se
consigue cuando establecemos lineamientos de “en caso de……. entonces”; por
ejemplo en caso de que los ingresos de la unidad bajen más de 5%, entonces
debemos hacer que los costos de la unidad disminuyan una cantidad similar.