República Bolivariana de Venezuela

Ministerio del Poder Popular Para la Educación Universitaria, Ciencia y Tecnología

Universidad Nacional Experimental de los Llanos Centrales “Rómulo Gallegos”
Núcleo Valle de La Pascua; Edo. Guárico
Área de Ciencias Económicas y Sociales
4° año de Contaduría Pública, Sección 2

Organización empresarial y Control

Interno

Facilitador: Integrantes:
Lcda. Maryalet Rivas Seijas, María C.I 26 008 299
Vargas, C. Sorelys C.I. 22 888 884

Mayo, 2017
 INDICE
pp.

INTRODUCCION……………………………………………………………..……………3

Estructura Organizativa

Definición…………………………………………………………………….4
Tipos de estructura Organizacional, Lineal………………………………….5
Funcional……………………………………………………………………..8
Línea-Staff………….……………………………………………………….10
Diseño de la Organización

Definición, Importancia……………………………………………………..14

Supervisión y Sus Funciones

Propósitos, objetivos………………………………………………………..15

La Autorización dentro de la Organización

Definición, Importancia………………………………………………….16

Segregación de Funciones

Aspectos que afectan y Contribuyen…………………………………….18

Manual de Procedimientos

Tipos, Objetivos del Manual de Procedimientos………………………20

Auditoria Interna

Definición………………………………………………………………24

CONCLUSION…………………………………………………………………27

REFERENCIAS…………………………………………………………………28

ANEXOS………………………………………………………………………...29
 INTRODUCCION

La organización dentro de una empresa requiere trabajo constante de todas las partes
que participan en ella, tanto directivos como empleados. Es un proceso esencial, en el que se
da el enlace con la administración y se señalan las funciones y actividades que corresponden
a cada puesto.

Una buena organización suministra los métodos para que las actividades se
desempeñen correctamente, evita la lentitud, reduce costos y ayuda a utilizar mejor los
medios y recursos. Es indispensable ser conscientes de lo que implica cada puesto.

Siguiendo este mismo orden de ideas, cada organización tiene una estructura
organizativa, que ayuda a cumplir las metas ya planteadas y lograr los objetivos
deseados en cada entidad o empresa, existiendo diversos patrones de diseño, que llevan
a la organización a la máxima eficiencia y efectividad.

Todo esto se logra con la ayuda de un buen funcionamiento, es decir, con un buen
control interno.

ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL Y CONTROL INTERNO

3
 Estructura Organizativa

En la actualidad, existen diversos patrones de diseño para organizar una empresa, con
el fin de cumplir las metas propuestas y lograr el objetivo deseado.

Al definir la estructura organizativa primero se debe definir que es cada palabra:

Organización: proviene del latín (órganon) que significa órgano como elemento de un
sistema. Según Chiavenato (1993), en su libro Iniciación a la Administración, «Las
organizaciones son sistema de actividades conscientemente coordinadas de dos o más
personas». (p.18).

Estructura: Sergio Hernández (2007), define a la estructura como: «Ensamblaje de una

construcción, una ordenación relativamente duradera de las partes de un todo y su relación
entre ellas». (p.1)

Entendiéndose entonces que la Estructura organizacional es la división de todas las

actividades de una empresa que se agrupan para formar áreas o departamentos,
estableciendo autoridades, que a través de la organización y coordinación buscan alcanzar
objetivos. Esta consta de los diferentes patrones de diseño para organizar una empresa, con
el fin de cumplir las metas propuestas y lograr el objetivo deseado.
Para seleccionar una estructura adecuada es necesario comprender que cada empresa es
diferente, y puede adoptar la estructura organizacional que más se acomode a sus
prioridades y necesidades.

Algunos autores dan un concepto acerca de la estructura organizativa:

Según Hodge, (2003):

«Es representada por un organigrama formal que muestra las

relaciones de autoridad, los canales formales de autoridad, los grupos
formales de trabajo, los departamentos o divisiones y las líneas
formales de responsabilidad (…), además, describe las relaciones
internas, la división de mano de obra y el medio de coordinar la
actividad dentro de la organización».

4
 Desde esta perspectiva, Robbins (2011): define la estructura organizativa como, «la
distribución formal de los empleos dentro de una organización, la cual juega un papel
primordial involucrando el esquema formal de relaciones, procedimientos y sistemas dentro
de un conjunto de unidades, factores materiales y funciones con vista a la consecución de
objetivos».(p.1).

Chiavenato (1993), en su serie de libros Iniciación a la administración la describe

como, «La composición de los diversos órganos se denomina estructura organizacional, que
es la manera en que la empresa agrupa y reúne personas y organismos dentro de escalones
jerárquicos (niveles de autoridad) y de áreas de actividad (departamentos)». (p.29).

Por su parte, Chiavenato, también señala que la estructura organizativa de una empresa
es la forma en la que esta se va a gestionar. En ella pueden diferenciarse tres partes:

a) La estructura organizativa formal es aquella que se basa en el conjunto de relaciones

explicitadas por la dirección, son relaciones deliberadas.

b) La estructura organizativa informal son el conjunto de relaciones que no han sido

definidas explícitamente y responden básicamente a las necesidades que entran en contacto
con el trabajo.

c) La estructura real de la organización se basa en el conjunto de relaciones formales e

informales.

Tipos de estructura organizacional

Lineal:

Esta forma de organización se conoce también como simple y se caracteriza por que es
utilizada por pequeñas empresas que se dedican a generar uno o pocos productos en un
campo específico del mercado. Es frecuente que en las empresas que utilizan este tipo de
organización, el dueño y el gerente son uno y el mismo.

Debido a su forma, ésta es rápida, flexible, de mantenimiento de bajo costo y

su contabilidad es clara; además la relación entre superiores y subordinados es cercana y
la toma de decisiones se hace ágil. De igual manera presenta desventajas como el hecho de
la especialización, "se dificulta encontrar a un buen gerente puesto que se requiere
5
un conocimiento general de la empresa, y se le dedica muy poco tiempo a la planeación, la
investigación y el control"

Como la autoridad está centrada en una sola persona esta toma las decisiones y asume
el control, los empleados están sujetos a las decisiones del gerente u propietario, llevando a
cabo las operaciones para cumplir las metas.

Características de la organización lineal:

a) Autoridad lineal o única: la principal características de la organización lineal es la

autoridad única y absoluta del superior sobre sus subordinados. Es una autoridad basada en
el nivel jerárquico y restringido a los subordinados. Así, cada subordinado se reporta única
y exclusivamente a su superior y tiene sólo un jefe: recibe órdenes exclusivamente de él y
reporta exclusivamente a él. La autoridad lineal es una autoridad de mando.

b) Líneas formales de comunicación: Todo órgano o cargo (con excepción de aquellos

situados en la cúspide y de aquellos situados en la base del organigrama) posee dos
terminales de comunicación: uno orientado hacia arriba que lo une exclusivamente al
órgano o cargo superior, representando su responsabilidad, y otros orientados hacia abajo
que lo une exclusivamente a los cargos directamente subordinados, representando su
autoridad, cada superior centraliza las comunicaciones en línea ascendente de los
subordinados.

c) Centralización de las decisiones: la organización lineal se caracteriza por su

desdoblamiento y convergencia de la autoridad hacia la cúspide de la organización. Solo
existe una autoridad máxima que centraliza todas las decisiones y el control de la
organización.

6
 d) Aspecto piramidal: generalmente la organización lineal presenta una conformación
típicamente piramidal. A medida que se sube en la escala jerárquica disminuye el número
de cargos y órganos. En cierta manera el resultado es que a medida que aumenta el nivel
jerárquico, más aumenta la generalización y la centralización (visión global de la
organización) y a medida que disminuye el nivel jerárquico más aumenta la especialización
y la delimitación de las responsabilidades.

Ventajas de la Lineal

Las principales ventajas resultantes de la organización lineal son;

a) Estructura sencilla y de fácil comprensión: Las opciones de comunicación y de

relaciones formales son mínimas, y por tanto, restringidas, simples y elementales.

b) Delimitación nítida y clara de las responsabilidades de los órganos o cargos

involucrados.

c) Facilidad de implantación.

d) Estabilidad considerable.

e) Es el tipo de organización más indicado para pequeñas empresas: tanto por su

fácil manejo como por la economía que proporciona su estructura sencilla.

Desventajas de la organización lineal

La organización lineal presenta serias desventajas y limitaciones que pueden disminuir

las ventajas anteriormente anotadas. Entre las principales desventajas están:

a) La estabilidad y la constancia de las relaciones formales pueden conducir a la

rigidez y a la inflexibilidad de la organización lineal, lo que dificulta la innovación y la
adaptación de la organización a nuevas situaciones o condiciones externas.

b) La autoridad lineal, basada en la dirección única y directa, puede volverse

autoritaria y provocar rigidez en la disciplina, dificultando la cooperación y la iniciativa de
las personas.

c) La organización lineal enfatiza en la función de jefatura y de mando y la exagera,

pues supone la existencia de jefes capaces de hacerlo y saberlo todo.
7
Funcional

Es el tipo de estructura organizacional que aplica el principio funcional o principio de

la especialización de las funciones de cada tarea, en las organizaciones. El principio
funcional separa, distingue y especializa. A medida que el negocio crece y se desarrolla, las
empresas crecen en el campo de la competición y de la producción en masa, aumenta
considerablemente la necesidad de contar con órganos altamente especializados capaces de
propiciar innovaciones rápidas y sustanciales. Esa flexibilidad indispensable para la
organización competitiva e innovadora es uno de los principales puntos débiles de la
estructura lineal.

Características de la organización funcional:

a) Es una autoridad de conocimiento y se extiende a toda la organización. Ningún

superior tiene la autoridad total sobre los subordinados, sino autoridad parcial y relativa,
derivada de su especialidad.

b) Líneas directas de comunicaciones: las comunicaciones entre los órganos o cargos

existentes en la organización son efectuadas directamente, sin necesidad de intermediarios.

c) La organización funcional se caracteriza por la descentralización de las decisiones,

o sea, por su distribución de las decisiones en los órganos o cargos más adecuados para su
implementación.

8
 d) Énfasis en la especialización: la organización funcional se basa en la prioridad de la
especialización de todos los órganos o cargos, en todos sus niveles de la organización.

Ventajas de la organización funcional

La organización funcional presenta ventajas muy interesantes:

a) Proporciona el máximo de especialización a los diversos órganos o cargos de la

organización, lo cual permite que cada órgano o cargo se concentre exclusivamente en su
trabajo o función, y no en las demás tareas secundarias. Esto produce mayor eficiencia y
profundidad en el desempeño de cada órgano o cargo, permitiéndoles
un desarrollo apreciable en su especialización.

b) Permite la mejor supervisión técnica posible, o especialización en todos los niveles,

pues cada órgano o cargo reporta ante expertos en su campo de especialización.

c) Desarrolla la comunicación directa, sin intermediarios, más rápida y menos sujeta a

interferencias.

Desventajas de la organización funcional

La organización funcional tiene innumerables y graves desventajas:

a) Dispersión y, por consiguiente, pérdida de autoridad de mando. La exigencia de

obediencia y la imposición de disciplina, aspectos típicos de la organización lineal, no son
lo fundamental en la organización funcional.

b) Subordinación múltiple: Dado que cada subordinado se reporta funcionalmente ante

muchos superiores cada uno de los cuales es especialista en determinada función, y que
algunas funciones se superponen, existe el peligro de que el subordinado busque la
orientación del especialista menos indicado para solucionar el problema.

c) Tendencia a la competencia entre los especialistas: puesto que los diversos órganos
o cargos son especializados en determinadas actividades, tienden a imponer a la
organización su punto de vista y su enfoque, en los problemas que surgen

d) Tendencia a la tensión y a los conflictos en la organización: la rivalidad y la

competencia entre los especialistas.
9
Línea-Staff

Es el resultado de la organización lineal y la funcional para trata de aumentar las

ventajas de esos dos tipos de organización y reducir sus desventajas comparte
características lineal, que al complementarse crea un tipo de organización más completo y
complejo.

Características De La Organización Línea-Staff

La organización línea-staff' posee características mucho más complejas que otros tipos
de organización ya estudiados. Entre las principales características de este tipo de
organización pueden señalarse;

a) Fusión de la estructura lineal con la estructura funcional, con predominio de la

primera. La organización línea-staff' presenta características lineales y funciones
simultáneamente.

b) El departamento presta servicios y recomienda los candidatos aprobados, y las

secciones toman la decisión final con base en aquella recomendación.

c) A veces se presenta cierta confusión en la diferenciación entre línea y staff, por el

hecho de creer que unidades que hacen trabajo de línea tienen automáticamente autoridad
de línea, y que unidades que hacen trabajo de staff no tienen autoridad de línea sobre sus
subordinados; De ahí se deriva la creencia errónea de que el trabajo de línea es sinónimo de
10
autoridad de línea, y que el trabajo de staff es sinónimo de autoridad de este sobre los
subordinados. Todos los órganos sean de línea o de staff tienen autoridad de línea.

Ventajas de la organización línea staff

La organización línea-Staff representa una serie de ventajas importantes:

Asegura asesoría especializada e innovadora, y mantiene el principio de autoridad

única. Los órganos de staff prestan servicios especializados, factor importante en una era de
intensa especialización. Simultáneamente, la organización línea-staff asegura la unidad de
mando y la asesoría especializada. Actividad conjunta y coordinada de los órganos de línea
y los órganos de staff. La organización línea-staff se caracteriza por la existencia de órganos
de línea y órganos de staff. Los órganos de línea se responsabilizan de la ejecución de las
actividades básicas de la organización (por ejemplo, producir y vender), mientras que los
órganos de staff se responsabilizan por la prestación de servicios especializados

Desventajas de la organización línea-staff

La organización línea-staff' presenta algunas desventajas y limitaciones que no afectan

las ventajas que ofrece:

Posibilidad de conflictos entre la asesoría y los demás órganos y viceversa: existe una
alta probabilidad de conflictos entre los órganos de línea y los de staff. Como el asesor de
staff no tiene autoridad lineal sobre los ejecutores, y como el gerente de línea no tiene
tiempo ni preparación profesional para especializarse, los conflictos entre línea y staff
tienen las siguientes características:

a) El asesor de staff es generalmente un técnico con preparación profesional, mientras

que el hombre de línea se forma en la práctica, promovido por la experiencia y por los
conocimientos adquiridos directamente en el trabajo. El primero trata con el conocimiento,
y el segundo, con la experiencia inmediata.

b) El asesor generalmente tiene mejor formación académica, pero menor experiencia.

c) El personal de línea puede sentir que los asesores quieren quitarle cada vez mayores
porciones de autoridad para aumentar su prestigio y posición.

11
 d) Al planear y recomendar, el asesor no asume responsabilidad inmediata por los
resultados de los planes que presenta. La situación es propicia para el conflicto porque, ante
cualquier dificultad, el asesor puede asegurar que su plan falló por ineptitud del personal de
línea en la ejecución, mientras que éste puede argumentar que el plan era teórico e
impracticable.

Importancia de la estructura Organizativa:

En términos generales, se entiende que la importancia de la estructura organizacional

de la empresa radica en que esta permite darle organización y control a la misma, ayuda a
establecer estrategias y distribuir las responsabilidades para el logro de objetivos y metas,
define los deberes, responsabilidades y actividad de cada persona, fija líneas de autoridad y
subordinación de cada trabajador, así como lo que cada uno debe hacer para contribuir de
manera activa para que las metas sean alcanzadas.

Diseño de la Organización

Según Rico (2004), El diseño organizacional puede ser entendido como, «el proceso
mediante el cual construimos o cambiamos la estructura de una organización, con la
finalidad de lograr aquellos objetivos que se tienen previstos». (p.1).

Para Hodge (2003), «el diseño organizacional es la manera como se agrupan tareas y
personas en la organización”, con el objetivo de llevar a la organización a la eficiencia y la
efectividad». (p.1).

Hall (1996) considera que el diseño, «es la selección que hace una organización acerca
de cómo se va a estructurar, y está centrada en dos enfoques: el de la selección estratégica,
y el del modelo institucional de estructura». (p.1).

Otra concepción del diseño organizacional es la que es considerada por Gómez, C.

(2005), como, «el proceso por el cual los gerentes toman decisiones acerca de cuál debe ser
la estructura adecuada de la estrategia de la organización y el entorno en el cual los
miembros de la organización ponen en práctica dicha estrategia. Por tanto, el diseño

12
organizacional hace que los gerentes tengan dos puntos de vista simultáneos: hacia dentro y
hacia afuera de su organización». (Citado por Castillo y Morales).

Importancia del diseño organizacional

El gran reto del diseño organizacional, es la construcción de una estructura y puestos

de trabajo, flexibles, sencillos alineados con estrategia, los procesos, la cultura y el nivel de
evolución de la organización, con el fin lograr los resultados y la productividad mediante la
organización del trabajo y la distribución adecuada de las cargas laborales.

A través del diseño de la organización se busca el logro de un adecuado grado de

eficacia y eficiencia de la organización.

La Supervisión y sus Funciones dentro de la Organización

La supervisión, es una actividad basada en técnicas especializadas, tiene como fin

utilizar proporcionadamente los factores que hacen posible la ejecución de los procesos de
trabajo: el recurso humano, la materia prima, los equipos, la maquinaria, las herramientas,
el dinero, y demás elementos que ya sea de forma directa o no intervienen en la producción
de bienes, servicios y productos realizados para la satisfacción de un mercado cada día más
exigente, y que a través de su utilización contribuye al éxito de la empresa.

Para supervisar requiere: planear, organizar, dirigir, ejecutar y retroalimentar

constantemente, así mismo, nos pide constancia, perseverancia y dedicación aunado a la
necesidad de contar con habilidades interpersonales.

La Supervisión es la constante observación, identificación, análisis y registro de todas

y cada una de las actividades que se llevan a cabo en un dentro de un área de trabajo
específica. Incluye un proceso de compilación de la información sobre cada uno de los
aspectos de los proyectos diseñados para el logro de objetivos, asegurando el los avances de
todas las actividades realizadas por los integrantes del equipo de trabajo, haciendo uso de
sistemas, trayendo como consecuencia el registro y una sana comunicación de la
información correcta hacia todos los involucrados dentro del proyecto.

13
 La distribución correcta de la información contribuye a la idónea toma de decisiones
para el funcionamiento de un sistema de trabajo.

Propósito de La supervisión:

La supervisión es de vital importancia para el proceso administrativo, organizacional y

ayuda a dirigir los proyectos por la ruta más adecuada hacia los objetivos de la
organización.

La supervisión proporciona información que puede ser útil para:

a) Analizar la situación de la empresa y de su avance.

b) Determinar si los recursos de la empresa se utilizan correctamente.

c) Identificar los problemas a los que se enfrenta el sistema y encontrar soluciones y

áreas de oportunidad.

d) Asegurar que todas las actividades se llevan a cabo adecuadamente, por las personas
responsables de las mismas y en tiempo proyectado.

e) Utilizar las lecciones y la experiencia obtenida en el día a día.

f) Determinar si la forma en que se planeó el programa es la más adecuada para

resolver los problemas y la alcanzar la proyección esperada.

Objetivos de la supervisión:

a) Mejorar la productividad de los empleados.

b) Desarrollar un uso óptimo de los recursos.

c) Obtener una adecuada rentabilidad de cada actividad realizada.

d) Desarrollar constantemente a los empleados de manera integral.

e) Monitorear las actitudes de los subordinados.

f) Contribuir a mejorar las condiciones laborales.

Funciones de la supervisión:

14
 a) Selección y contratación del trabajador.

b) Colocación del trabajador en un puesto de trabajo concreto.

c) Planificación del trabajo.

d) Distribución del trabajo.

e) Delegación del trabajo.

f) Dirigir, revisar y evaluar el trabajo.

g) Coordinación.

h) Distribución de la información.

i) Introducir cambios y nuevas ideas.

j) Rebajar tensiones.

La Autorización dentro de la Organización y su Importancia

La autoridad es un hecho presente en todas las circunstancias de nuestras vidas. En las

familias, los padres deciden por los hijos porque tienen autoridad legal para ello. En el
futbol, el capital habla por el equipo, porque fue investido para ello. Así mismo en las
empresas, Cada administrador responde por su área de actividad porque recibe autoridad
formal para ello. De igual forma, en las empresas existe una jerarquía de autoridad; el
director tiene autoridad sobre los gerentes subordinados a él, cada gerente tiene autoridad
sobre los jefes subordinados a él, y así sucesivamente.

La autoridad es consecuencia de la posición jerárquica de cada uno tiene en el

organigrama de la empresa. La autoridad es la capacidad del superior de tomar decisiones
que afectan la conducta de los subordinados. Entonces, la autoridad es el poder de asegurar
la ejecución de las órdenes frente a los subordinados. La importancia de la autoridad se
origina en la necesidad de garantizar que las cosas sean hechas conforme fue planeado y
organizado. Si no hubiese autoridad, nadie respetaría las órdenes e instrucciones, y la
empresa se tornaría un caos.

15
 Segregación de Funciones

En el entorno competitivo y complejo, el riesgo de fraude y conductas irregulares

representan riesgos para el negocio y de materializarse, compromete recursos económicos
actuales y/o futuros de la organización. Uno de los factores que contribuye al riesgo del
fraude es la deficiencia en los controles internos que deben ser optimizados para evitar un
daño en la imagen corporativa, que lleva a perder clientes.

La segregación de funciones es un método que usan las organizaciones para separar las
responsabilidades de las diversas actividades que intervienen en la elaboración de los
estados financieros, incluyendo la autorización y registro de transacciones así como
mantener la custodia de activos. La segregación de funciones también representa una
actividad de control clave que afecta a todas las aseveraciones en los estados financieros.
Como resultado, una segregación de funciones inapropiada puede representar un aspecto
importante para las organizaciones originando debilidades materiales o deficiencias
significativas en los controles internos. Esto es porque dichas deficiencias pueden resultar
en una mayor posibilidad de fraude, errores, o irregularidades en los procesos, en el
procesamiento de transacciones y en reportes financieros.

Una segregación adecuada de funciones reduce la probabilidad que los errores, sean
intencionales o involuntarios, no sean detectados. Asimismo, puede brindar asistencia en la
protección de los activos de la organización.

Aspectos que afectan la segregación de funciones:

Los aspectos sobre segregación de funciones que enfrentan las organizaciones de hoy
en día generalmente son resultado de cuatro diferentes tipos de deficiencias. Estas incluyen:

a) Recursos insuficientes de personal para distribuir las responsabilidades

apropiadamente.

b) Bajo entendimiento sobre qué funciones y actividades deben ser segregadas.

c) Políticas y procedimientos definidos de manera insuficiente.

16
 d) Administración ineficaz de la seguridad.

Una serie de factores que contribuyen

A menudo se presentan casos en que un suceso específico genera los tipos de

debilidades que pueden crear problemas en el control. Dichos sucesos pueden ocasionar
que los roles y responsabilidades sean cambiados, que se integren nuevas políticas y
procedimientos, y que se presente la incapacidad de supervisar adecuadamente los derechos
de acceso a las aplicaciones financieras críticas.

Algunos ejemplos comunes de dichos sucesos incluyen:

a) Rápido crecimiento de la organización.

b) Implementación de nuevos sistemas de información.

c) Fusiones o Adquisiciones.

d) Reestructuración u otros cambios de nivel gerencial.

e) Rotación del personal.

Optar por los pasos adecuados Abordar estas deficiencias se inicia entendiendo qué
roles deben ser segregados. Entre estos, los principales son los roles sobre la autorización,
custodia de activos, y registro o reporte de transacciones. Por ejemplo, las personas que son
responsables de registrar o reportar transacciones no debería tener control sobre el
procesamiento de transacciones. Seguir ciertos pasos puede ayudar a las organizaciones a
identificar, resolver y prevenir la segregación inadecuada de las funciones. Los pasos son:

a) Comprender las responsabilidades que son inadecuadas para ciertas descripciones

de trabajos.

b) Definir responsabilidades apropiadas dentro de las políticas y procedimientos de la

organización para ayudar a promover y apoyar la segregación adecuada de funciones.

c) Evaluar los recursos del personal para determinar los mejores enfoques.

17
 d) Evaluar y apalancar la tecnología para apoyar una adecuada segregación de
funciones tales como herramientas de monitoreo de acceso al sistema, flujos de trabajos
automatizados y seguros, entre otros.

Manual de Procedimientos

Los manuales son el conjunto de documentos que describen de forma detallada cada
paso de una determinada actividad, proceso, operación o función que se realiza en la unidad
organizativa, además contribuyen al logro de la independencia de los trabajadores en el
desempeño de sus funciones al disponer de todas las instrucciones necesarias para realizar
su trabajo desde todos los puntos de vista. Se utilizan para organizar y administrar el
funcionamiento de cada una de las operaciones y actividades que se realizan de manera
homogénea y que cada dirigente, funcionario y trabajador las conozca. Constituyen una
herramienta básica para la coordinación y estructuración de las tareas propias de cada área,
la forma en que éstas han de realizarse y todos los elementos que implican. Por lo
anterior, y para que estos funcionen de acuerdo con lo descrito, es necesario que cuenten
con información confiable, autorizada, precisa y uniforme; de aquí que para diseñar un
manual de procedimientos requiere de un minucioso y dedicado trabajo y de determinados
conocimientos y experiencia previos.

Los Manuales de Procedimientos al definir sus contenidos a partir de las características

propias de cada una de las actividades u operaciones relacionadas con los procesos
administrativos y operativos particulares de las entidades donde se establecen y de acuerdo
con las directrices, exigencias y normativas jurídicas, es entonces que se justifica el
contenido de estos frente al Sistema de Control Interno; la aplicación de estos elementos se
trataría en el momento de plantear y justificar.

Definición de Manual de procedimientos:

Según Gómez, G. (2007),

«Son documentos que registran y trasmiten, sin distorsiones, la información básica
referente al funcionamiento de las unidades administrativas; Además facilitan la actuación

18
de los elementos humanos que colaboran en la obtención de los objetivos y el desarrollo de
las funciones». (P.1).

Según Duhat, M. (2007), «Es un documento que contiene, en forma ordenada y

sistemática, información y/o instrucciones sobre historia, organización, política y
procedimientos de una empresa, que se consideran necesarios para la menor ejecución del
trabajo». (P.1).

Tipos de Manuales de Procedimientos:

Podemos encontrar varios tipos de Manuales de Procedimientos:

a) Manual de Procedimientos de una institución u organismo: Contempla todos los

procedimientos que se llevan a cabo en una institución u organismo, independientemente
del número de éstos.

b) Manual de Procedimientos de un área, dirección, gerencia o departamento: De

acuerdo a la distribución organizacional de cada empresa se pueden hacer manuales de
procedimientos de cada área, dirección o gerencia en particular.

c) Manual de Procedimientos de un proceso: Involucra todos los procedimientos que

se tienen que seguir para complementar todo un proceso independientemente de las áreas
o empresas que intervengan en él, el objetivo es tener una visión de conjunto de todo el
proceso.

d) Manual para procedimiento único: Es un manual que se elabora para describir un

sólo procedimiento, que por sus características o necesidades particulares es necesario
manejarlo de manera independiente.

Objetivos de los Manuales de Procedimientos:

Los objetivos del Manual de Procedimientos se dirigen hacia la mejora en todo sentido de
la parte correspondiente al quehacer institucional, ya que pretenden ser un elemento básico
para la coordinación, dirección y control administrativo, que facilite la adecuada relación
entre las distintas unidades administrativas.

19
 Un Manual de Procedimientos, debe precisar las actividades asignadas a cada una de
las unidades administrativas que intervienen en un procedimiento, ayuda así a la ejecución
correcta de las labores del personal y propicia la uniformidad en el trabajo.

El Manual debe servir de medio de orientación e integración al personal de nuevo

ingreso, facilitar su incorporación a las unidades administrativas, permitir el desarrollo de
las actividades de manera sistemática y ordenada.

Las ventajas de contar con manuales de procedimientos son:

a) Auxilian en el adiestramiento y capacitación del personal.

b) Describen en forma detallada las actividades de cada puesto.

c) Facilitan la interacción de las distintas áreas de la empresa.

d) Permiten que el personal operativo conozca los diversos pasos que se siguen para el
desarrollo de las actividades de rutina.

e) Proporcionan la descripción de cada una de sus funciones al personal.

f) Proporcionan una visión integral de la empresa al personal.

g) Se establecen como referencia documental para precisar las fallas, omisiones y

desempeños de los empleados involucrados en un determinado procedimiento.

h) Son guías del trabajo a ejecutar.

Elaboración

Para elaborar un manual de procedimientos hay que seguir los siguientes pasos:

a) Definir el contenido:

b) Introducción.

c) Objetivos.

d) Áreas de aplicación.

e) Responsables.

20
 f) Políticas.

g) Descripción de las operaciones.

h) Formatos.

i) Diagramas de flujo.

j) Terminología.

k) Recopilación de información.

l) Estudio preliminar de las áreas.

m)Elaboración de inventario de procedimientos.

n) Análisis de la información.

o) Graficar los procedimientos.

p) Revisión de objetivos, ámbito de acción, políticas y áreas responsables.

q) Implantación y recomendaciones para la simplificación de los procedimientos.

Recomendaciones generales de presentación:

La presentación es muy importante, para lo cual hay que considerar:

a. Logotipo.

b. Nombre de la empresa.

c. Lugar y fecha de elaboración.

d. Responsables de la revisión y autorización.

e. Índice con la relación de capítulos que forman el manual.

f. Carátula, portada, índice general, introducción, parte sustancial del manual,

diagramas y anexos.

g. Formatos de hojas intercambiables para facilitar su revisión y actualización en

tamaño carta u oficio.

21
 h. Utilizar el método de reproducción en una sola cara de las hojas.

i. Utilizar separadores de divisiones para los capítulos y secciones del manual.

Auditoria Interna

La auditoría se define como, un proceso sistemático, practicado por los auditores de

conformidad con normas y procedimientos técnicos establecidos, consistente en obtener y
evaluar objetivamente las evidencias sobre las afirmaciones contenidas en los actos
jurídicos o eventos de carácter técnico, económico, administrativo y otros, con el fin de
determinar el grado de correspondencia entre esas afirmaciones, las disposiciones legales
vigentes y los criterios establecidos.

La Auditoría Interna es aquella que se practica como instrumento de la propia

administración encargada de la valoración independiente de sus actividades.

Por consiguiente, la Auditoría Interna debe funcionar como una actividad concebida
para agregar valor y mejorar las operaciones de una organización, así como contribuir al
cumplimiento de sus objetivos y metas; aportando un enfoque sistemático y disciplinado
para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de gestión de riesgos, control y dirección.

Los servicios de Auditoría comprenden la evaluación objetiva de las evidencias,

efectuada por los auditores internos, para proporcionar una conclusión independiente que
permita calificar el cumplimiento de las políticas, reglamentaciones, normas, disposiciones
jurídicas u otros requerimientos legales; respecto a un sistema, proceso, subproceso,
actividad, tarea u otro asunto de la organización a la cual pertenecen.

En toda entidad bien organizada y para poder mantener la vigilancia sobre la cadena de
control de dirección, se hace necesario la creación de un programa sistemático de revisión y
valoración para comprobar que las responsabilidades delegadas han sido bien encausadas y
que las políticas y procedimientos establecidos se han llevado tal como estaba previsto.

Además, es de suma importancia que exista una revisión regular por un personal
calificado para determinar que el sistema de control interno en general es el adecuado, y
mediante pruebas constantes, determinar que han resultado operativamente efectivos. De
22
existir fallas, deficiencias o cambios en las condiciones existentes, debido a lo cual el
sistema de control interno resulte inefectivo, debe ser modificado apropiadamente
efectuando los cambios necesarios a las nuevas situaciones.

Definición

La Auditoría interna es una actividad que tiene por objetivo fundamental examinar y
evaluar la adecuada y eficaz aplicación de los sistemas de control interno, velando por la
preservación de la integridad del patrimonio de una entidad y la eficiencia de su gestión
económica, proponiendo a la dirección las acciones correctivas pertinentes.

Responsabilidades del auditor interno

Naturaleza

La Auditoría Interna es la denominación de una serie de procesos y técnicas, a través

de las cuales se da una seguridad de primera mano a la dirección respecto a los empleados
de su propia organización, a partir de la observación en el trabajo respecto a:

a) Si los controles establecidos por la organización son mantenidos adecuada y

efectivamente.

b) Si los registros e informes reflejan las operaciones actuales y los resultados

adecuada y rápidamente en cada departamento u otra unidad, y si estos se están llevando
fuera de los planes, políticas o procedimientos de los cuales la Auditoría es responsable.

Objetivos y Alcance

El objetivo de la Auditoría interna es asistir a los miembros de la organización,

descargándoles de sus responsabilidades de forma efectiva. Con este fin les proporciona
análisis, valoraciones, recomendaciones, consejos e información concerniente a las
actividades revisadas. Incluye la promoción del control efectivo a un costo razonable.
Incluye:

a) Revisión de la fiabilidad e integridad de la información financiera y operativa y de

los juicios utilizados para identificar, medir, clasificar e informar sobre la misma.

23
 b) Revisar los sistemas establecidos para asegurar el cumplimiento con aquellas
políticas, planes, procedimientos, leyes y regulaciones, que pueden tener un impacto
significativo en las operaciones e informes, y determinar si la organización los cumple.

c) Revisar las medidas de salvaguarda de activos y, cuando sea apropiado, verificar la

existencia de los mismos.

Responsabilidad y Autoridad

El propósito, autoridad y responsabilidad del departamento de Auditoría interna debe

definirse en un documento formal por escrito, aprobado por la dirección y aceptado por el
consejo, especificando el alcance no restringido de su trabajo y declarando que los
auditores no tienen autoridad o responsabilidad sobre las actividades que auditan.

Independencia

Para asegurar el grado efectivo de independencia necesario para el auditor interno,

estará subordinado e informará de su trabajo al ejecutivo más alto del escalafón; solo por
este camino puede asegurar un alcance adecuado de responsabilidad y de efectividad en el
seguimiento de las recomendaciones.

Tareas a ejecutar en la auditoría interna

Generales

a) Comprobar el cumplimiento de los sistemas de control interno en vigor y sus

adecuaciones autorizadas, así como de aquellos que por las características propias de la
entidad haya sido necesario establecer, determinando su calidad, eficiencia y fiabilidad, así
como la observancia de los principios generales en que se fundamentan.

b) Verificar el cumplimiento de las normas de contabilidad y de las adecuaciones, que

para la entidad, hayan sido establecidas, a partir del clasificador de cuenta en vigor.

c) Comprobar la calidad y oportunidad del flujo informativo contable y financiero, y

observar el cumplimiento de las funciones, autoridad y responsabilidad, en cada caso en
que estén involucrados movimiento de recursos.

24
 d) Verificar la calidad, fiabilidad y oportunidad de la información contable-financiera
que rinde la entidad, realizando los análisis correspondientes de los indicadores económicos
fundamentales.

e) Comprobar el cumplimiento de la legislación económico-financiera vigente.

f) Comprobar el cumplimiento de normas de todo tipo, resoluciones, circulares,

instrucciones, etc. emitidas tanto internamente, como por los niveles superiores de la
economía y el Estado.

g) Verificar la calidad, eficiencia y confiabilidad de los sistemas de procesamiento

electrónico de la información, con énfasis en el aseguramiento de la calidad de su control
interno y validación.

h) Analizar mediante la aplicación de las diferentes técnicas de Auditoría la gestión

empresarial, con el objetivo de determinar su economía, eficiencia y eficacia.

Específicas

a) Realizar conteos físicos sorpresivos de forma periódica a los inventarios y activos

fijos y otros valores de la entidad, y verificar su compatibilidad con los controles
establecidos y la cuenta contable correspondiente.

b) Efectuar arqueos de caja sorpresivos de forma periódica, y verificar su

compatibilidad con los controles establecidos, su movimiento y la cuenta contable
correspondiente.

c) Comprobar el saldo de las cuentas bancarias, y verificar su movimiento y

compatibilidad con los controles establecidos y la cuenta control.

d) Comprobar el saldo de las cuentas de pasivo y su movimiento.

e) Comprobar las operaciones de nóminas, su calidad y control, así como presenciar su

pago físico.

f) Verificar los ingresos producidos en la entidad y su cobro en tiempo y forma, de

acuerdo con lo establecido, y su compatibilidad con las correspondientes cuenta control.

25
 g) Comprobar la racionalidad de los cargos efectuados a las cuentas correspondientes a
gastos de todo tipo, su nivel de autorización, analizando las desviaciones de importancia.

h) Estudiar y evaluar el cumplimiento de los sistemas de costo establecidos.

i) Verificar el cumplimiento de las cuentas de Patrimonio, evaluando la corrección y

autorización de las operaciones.

j) Comprobar la calidad y fiabilidad de los registros y libros de contabilidad de

acuerdo con los principios generales de control interno.

k) Analizar el cumplimiento correcto de los aportes al fisco, en tiempo y en los plazos

establecidos.

CONCLUSION

26
 La organización como parte del proceso administrativo es de suma importancia, ya que
en esta etapa es donde se realiza toda la parte de división del trabajo, la
departamentalización, la delimitación de actividades, estos son de suma importancia
porque aquí es cuando se ya se tienen lo objetivos y metas a lograr, es momento de empezar
a trabajar por ellas.

La organización tiene sus formas de realizar su función, se apoya de sus estructuras

y utiliza sus herramientas y técnicas, tales como el diseño de la organización dando el
mejor punto de vista referente a la adecuada estructura de la misma, otorgando funciones de
supervisión, y a la vez delegando autorización, permitiendo el planear, organizar, y dirigir
una buena toma de decisiones para así, lograr un buen funcionamiento en la entidad. Estas
herramientas lo que hacen principalmente es hacer que el trabajo de un empleado sea más
eficiente y rápido, sin duplicar tareas ni responsabilidades.

Cabe destacar que una buena organización aplica inclusive auditoria internas dentro de
la misma y hace una valoración independiente de sus actividades.

REFERENCIAS

27
Alvarado C. (2014). La Estructura Organizacional. [Documento en línea] Disponible:
https://prezi.com/w3s1pklcyhoe/la-estructura-organizacional-segun-chiavenato-es-el-
patron-p/ [Consulta: abril 28, 2017].
Anónimo (s/f). La Supervisión en la Organización. [Documento en línea] Disponible:
http://www.monografias.com/trabajos17/supervision/supervision.shtml#ixzz4flcRrxxV
[Consulta: abril 28, 2017].
Anónimo (s/f). Organización Empresarial, Marco Teórico. Citas: (pp.6-17). [Documento en
línea] Disponible:
http://catarina.udlap.mx/u_dl_a/tales/documentos/lad/martinez_s_s/capitulo2.pdf [Consulta:
Mayo 01, 2017].

Calderón, R. (2016). Segregación de Funciones. [Documento en línea] Disponible:

https://assets.kpmg.com/content/dam/kpmg/pe/pdf/Publicaciones/Factsheets/FS-
Advisory/SegregaciondeFunciones.pdf [Consulta: Abril 30, 2017].

Chiavenato I. (1993). Iniciación a la Organización y el Control. (pp.17-47) McGraw.

México.

Dick, C. (2007). Diseño Organizacional, Enfoque Clásico. [Documento en línea]

Disponible: https://es.scribd.com/doc/131929/DISENO-ORGANIZACIONAL
[Consulta: abril 29, 2017].
García, R. (s/f). Tipos de Estructuras Organizacionales. [Documento en línea] Disponible:
http://www.monografias.com/trabajos101/tipos-estructuras-organizacionales/tipos-
estructuras-organizacionales.shtml#ixzz4fheVrYpg [Consulta: abril 27, 2017].

Pérez Gutiérrez, J. (s/f). ¿De qué se trata un manual de procedimientos? [Documento en

línea] Disponible: http://www.eumed.net/cursecon/ecolat/cu/2014/manual-
procedimiento.html [Consulta: Abril 30, 2017].

28
ANEXOS

29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
44
45
46
47
48
49
50
51
52
53
54
55
56
57
58
59
60
61
62
63
64
65
66
67
68
69
70
71
72
73
74