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UNIVERSIDAD PERUANA UNIÓN

FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES
ESCUELA ACADÉMICO PROFESIONAL DE
CONTABILIDAD

PROBLEMAS MÁS COMUNES EN UN ALMACÉN

Docente: MG. Zegarra Estrada

Richard.

Presentado por:

Semestre: II

Grupo: II

Juliaca-Perú

2017

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DEDICATORIA

A Dios por haberme guiado en el largo

camino, fortalecido en los momentos más

dificultosos de mis estudios universitarios y

Tenemos la certeza que nos permitirá

culminar mi carrera profesional la

Universidad Peruana Unión.

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AGRADECIMIENTO

Mis sinceros agradecimientos están dirigidos hacia el docente por

su apoyo, orientación y colaboración profesional en la realización

del presente trabajo y a todos que ha contribuido de alguna u otra

manera en la concretización de nuestro trabajo realiza do y A

nuestros padres, por ser principal soporte y mi constante

inspiración en la búsqueda ser alguien mejor; por enseñarme que

todo se logra con esfuerzo.

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ÍNDICE
DEDICATORIA .................................................................................................................... 2
AGRADECIMIENTO ............................................................................................................ 3
INTRODUCCIÓN ............................................................................................................ 4
1. PROBLEMAS MÁS COMUNES EN EL ALMACÉN ............................................... 5
2. LOS 10 PROBLEMAS MÁS COMUNES EN GESTIÓN DE ALMACÉN ............... 7
2.1. NO SE CONOCEN LAS UBICACIONES. .............................................................. 8
2.2 NO DISPONE DE SUFICIENTE ESPACIO. ............................................................ 9
2.3 LAY OUT. .................................................................................................................. 9
2.4. TRAZABILIDAD INTERNA Y EXTERNA DEL PRODUCTO. ........................... 9
2.5. ERRORES DE PICKING. ......................................................................................... 9
2.6. DIFÍCIL (POR NO DECIR IMPOSIBLE) GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN
PARA LA TOMA DE DECISIONES. ........................................................................... 10
2.7. PROBLEMAS DE INVENTARIO, CADUCIDAD U OBSOLESCENCIA. ......... 10
2.8. INTEGRACIÓN DEL SISTEMA. .......................................................................... 10
2.9. KPIS ........................................................................................................................ 11
2. 10. OPTIMIZACIÓN DE LOS RRHH. ..................................................................... 11
3. LA SOLUCIÓN AL PROBLEMA DE ALMACÉN ................................................. 12
3.1 REINGENIERÍA DE PROCESOS .......................................................................... 12
3.2 ALMACÉN FÍSICO ................................................................................................. 13
3.3 GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN ....................................................................... 15
3.4 LA METODOLOGÍA .............................................................................................. 16
3.5 LOS RESULTADOS ................................................................................................ 17
CONCLUSIONES .......................................................................................................... 18
RECOMENDACIONES ................................................................................................ 19
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS ........................................................................... 20

INTRODUCCIÓN

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La organización de un depósito es parte esencial para su desenvolvimiento eficiente y

productivo, de esto va a depender el éxito de las actividades o funciones que se lleven a

cabo dentro de este y todas aquellas actividades que dependan o estén asociadas a él. por

el hecho de no contar con una adecuada organización en su almacén principal, se ha visto

un poco limitada sus operaciones por la pérdida de tiempo en la procura de materiales y

repuestos.

El propósito de este estudio es centrar el análisis de la gestión de almacenamiento en

aspectos como, organización de áreas y control de inventario, asociado a los

inconvenientes en los que se incurren al no cumplir con una buena gestión de almacenaje,

las cuales puedan ser analizadas y modificadas en pro de una destacada y eficiente

organización de almacén.

Una adecuada administración de almacenamiento es provechosa cuando contribuye al

desenvolvimiento eficaz de las actividades operacionales. ver de manera clara, cuales son

los problemas en los que incurren, con respecto a la distribución y control de inventarios,

analizarlos y modificar las situaciones o métodos que se estén implementado

erróneamente por otros que favorezcan el alcance práctico de sus objetivos.

la gestión de almacenamiento. Dentro de las propuestas se encuentran: Mejoras a la

infraestructura del almacén, Estimación de los Costos de estas remodelaciones a fin de

determinar el impacto en el presupuesto anual de la Planta, Distribución del área total del

galpón, Sistema computarizado de inventarios y un Procedimiento de Solicitud,

Recepción, Clasificación, Despacho e Inventario de Materiales. Es importante resaltar

que dichas propuestas ya se están siendo consideradas mediante la apertura

del proceso licitatorio para la remodelación de la infraestructura del almacén.

1. PROBLEMAS MÁS COMUNES EN EL ALMACÉN

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Por lo general estos problemas se presentan en toda clase de almacenes, y es debido a que

no se suele comprender su importancia.

1. Una casi total incomprensión de lo que son los almacenes y el gran papel que

desempeñan en una organización por parte de las demás áreas.

2. El no respetar los sistemas y procedimientos, por parte de las demás áreas

ocasiona desorden, poco control y el margen de error se incrementa en todas las

operaciones.

3. Falta de espacio debido a que los almacenes se convierten en el reducto a donde

va a parar todo lo que se desecha de los demás departamentos.

4. Existe personal con mucha experiencia, pero se necesitan cursos de capacitación

(conocimiento) y con ello poder dar un mejor servicio e ir disminuyendo las

posibles deficiencias físicas existentes, (vista, edad, etc.)

5. Hay que solicitar un recuento físico cada vez que se necesita conocer una

existencia, por lo que se requiere mejorar los sistemas actuales.

El Control de Inventarios, son las políticas y procedimientos que una compañía establece

para la adecuada administración de inventarios. Estas políticas y procedimientos son

establecidos por la Gerencia, cumplidos por el personal responsable y monitoreados por

los auditores.

Los Inventarios son bienes tangibles que sirve para la venta en el curso ordinario

del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior

comercialización. Los inventarios comprenden, además de las materias primas, productos

en proceso y productos terminados o mercancías para la venta, los materiales, repuestos

y accesorios para ser consumidos en la producción de bienes fabricados para la venta o

en la prestación de servicios; empaques y envases y los inventarios en tránsito.

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La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios;

de aquí la importancia del manejo del inventario por parte de la misma. Este manejo

contable permitirá a la empresa mantener el control oportunamente, así como también

conocer al final del período contable un estado confiable de la situación económica de la

empresa.

Ahora bien, el inventario constituye las partidas del activo corriente que están

listas para la venta, es decir, toda aquella mercancía que posee una empresa en el almacén

valorada al costo de adquisición, para la venta o actividades productivas.

Por medio del siguiente trabajo se darán a conocer algunos conceptos básicos de todo lo

relacionado a los Inventarios en una empresa, métodos, sistema y control.

Los diversos aspectos de la responsabilidad sobre los inventarios afectan a

muchos departamentos y cada uno de éstos ejerce cierto grado de control sobre los

productos, a medida que los mismos se mueven a través de los distintos procesos de

inventarios. Todos estos aspectos se consideran en una planificación que abarcan, desde

el procedimiento para desarrollar presupuestos y pronósticos de ventas y producción hasta

la operación de un sistema de costo por el departamento de contabilidad para la

determinación de costos de los inventarios, hasta culminar en un sistema del control

interno de los inventarios.

2. LOS 10 PROBLEMAS MÁS COMUNES EN GESTIÓN DE ALMACÉN

¿Puedo optimizar procesos en mi almacén?

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Que la estrategia logística ha cambiado, no sería el resumen de ninguna convención de

gurús, sino más bien un término más que maduro y obligatorio para todas aquellas

empresas que tengan un componente de distribución dentro de su actividad. Hace ya

tiempo que la cadena de suministro dejó de ser el patito feo al que nadie miraba, para

convertirse en un importante foco de atención. Y es que, en la tarta de gastos totales de

cualquier pequeña y mediana empresa, la logística representa casi un tercio.

Un almacén ya no es el lugar donde guardar una mercancía y hacerlo de cualquier

manera, sino un eslabón fundamental para el servicio de tu cliente. Es el punto de partida

para la satisfacción del que consume tu producto, o el cuello de botella para que deje de

hacerlo. Es una estructura clave que provee elementos físicos y funcionales capaces de

generar un valor añadido. El problema es que en muchos negocios aún no se ha entendido

así y sigue siendo algo urgente (y mucho), pero no prioritario. De manera que dejamos

que siga funcionando como lo ha hecho hasta ahora mientras nuestra mente se ocupa de

otras actividades del negocio.

Con independencia de los muchos o pocos recursos con los que pueda contar un

almacén, lo que pretendo en este post es reflejar aquellos ladrones de tiempo que aparecen

día sí y día y también, obstaculizando las tareas cotidianas.

¡Venid a por mí si miento!

Veamos los problemas más comunes en una gestión de almacén.

2.1. NO SE CONOCEN LAS UBICACIONES.

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¿A quién no le ha pasado llegar a un almacén, a su almacén, y pensar que el picking es

un caos? El mozo de almacén es dueño y señor de esa mercancía, de hecho, es el único

que te puede hacer llegar hasta ella. Si no conocemos nuestras ubicaciones, el tiempo de

manipulación es mayor, por lo tanto, el plazo de entrega a cliente también aumenta.

2.2 NO DISPONE DE SUFICIENTE ESPACIO.

Los pasillos no se respetan, cualquier espacio o esquina es buena para dejar un palet, una

caja o los útiles de trabajo. Y si hay suerte, nada peligroso sobresale de ello. Nuestro

producto puede sufrir una merma de calidad si no tiene un tratamiento específico y

adecuado a sus necesidades, por ejemplo, una zona de temperatura controlada.

2.3 LAY OUT.

No existe ninguna organización en el almacén: no la hay, y si la hubiera no se respeta. Tu

empresa ha crecido, ha ido adaptándose muy bien a la necesidad del cliente, tu equipo

comercial funciona. Pero ahora te encuentras con productos de dimensiones que nunca

imaginaste, en cualquier parte de la cadena simplemente porque aquel día había un hueco

donde darle entrada. Una mala distribución en tu línea hace que los recorridos de

manipulación también se vean incrementados, volvemos a flaquear en el plazo de

entrega.

2.4. TRAZABILIDAD INTERNA Y EXTERNA DEL PRODUCTO.

La pérdida de control de tus mercancías ha dejado de ser algo esporádico para convertirse

en una carga diaria. Pierdes a una persona de administración que ahora ocupa sus horas

investigando el paradero de ese bulto que nunca llega a aparecer. Nunca será un buen

momento para hacer inventario, o nunca podrás cuadrarlo si decides hacer uno.

2.5. ERRORES DE PICKING.

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Ya no sólo se trata de que tengamos un stock fiable, sino el nivel de insatisfacción del

cliente. Una vez te puede perdonar, pero cuando repites, estás fuera. La logística inversa

supone una gran pérdida de tiempo si el proceso no está claro y los procedimientos bien

definidos, está demostrado que cuando cometemos un error con el cliente el nivel de

trabajo se multiplica por tres.

2.6. DIFÍCIL (POR NO DECIR IMPOSIBLE) GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN

PARA LA TOMA DE DECISIONES.

La disponibilidad y fiabilidad de la información a tiempo real no es certera, y esto

trasciende a muchos planos. Por un lado, el aprovisionamiento no es sobre ningún

pilotaje, más bien por intuición o sensación camuflada de experiencia, pero sin soporte

numérico. Por otro, las consecuencias son severas para el control de stock ya sea por

exceso o por defecto, tan negativas las dos mires por donde las mires.

2.7. PROBLEMAS DE INVENTARIO, CADUCIDAD U OBSOLESCENCIA.

¿Pensabais que me olvidaba del gran problema? ¿De nuestro caballo de batalla? No. Es

el quebradero de cabeza por excelencia, pero a veces no sabemos ni lo que tenemos

almacenado. El objetivo general de una gestión de almacén consiste en garantizar el

suministro continuo de materiales para asegurar el servicio de forma ininterrumpida, es

por esto que la palabra rotura debería quedar fuera de nuestro diccionario, pero la realidad

es bien distinta. La caducidad del producto es otro factor clave, ¿llevo un orden riguroso?

2.8. INTEGRACIÓN DEL SISTEMA.

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Falta de integración entre los diferentes procesos logísticos: recepción, transferencias,

consumos, altas de fabricación, picking y expediciones. No hay traspaso de información

de un departamento a otro. Tanto es así, que el trabajo en ocasiones o no se hace o se

duplica.

2.9. KPIS

¿Sé cuál es mi productividad? ¿Conozco el coste de mis expediciones? ¿El de mi

transporte? ¿El de mis recepciones? Y lo que es más importante: ¿sé la rentabilidad de

una operación desde el punto de vista logístico? No soy capaz de potenciar mis puntos

fuertes, ni mejorar mis fallos, simplemente porque no los tengo identificados. Es

imposible un análisis DAFO logístico porque no tengo métricas para ello.

2. 10. OPTIMIZACIÓN DE LOS RRHH.

El capital más valioso de la operación está desaprovechado. En ocasiones te sobran horas,

en los picos importantes no hay personal suficiente. No terminas de encontrar el balance

para la cadena de producción porque no sabes dónde encajar los perfiles de los que

dispones. No son tan malos como piensas una semana, ni tan buenos como piensas a la

siguiente. Recuerda las palabras de Einstein: “Todos somos genios. Pero si juzgas a un

pez por su habilidad de trepar árboles, vivirá toda su vida pensando que es un inútil.”

Sí, creo que la respuesta que da título a este post la tenemos todos muy clara. Es

un rotundo y mayúsculo SI. Por supuesto que puedo optimizar procesos en mi almacén.

Y no es sólo que puedes, sino que debes.

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3. LA SOLUCIÓN AL PROBLEMA DE ALMACÉN

Tras el diagnóstico, la solución se planteó con tres líneas básicas de trabajo. Partiendo de

la estrategia y del posicionamiento deseado -y teniendo el área de procesos como el eje

central- se diseñaron soluciones tal y como se muestra en la siguiente figura:

3.1 REINGENIERÍA DE PROCESOS

En este caso se redefinió todo el proceso logístico desde el aprovisionamiento hasta la

expedición, eliminando todas las ineficiencias que se producían cuando el proceso

“cruzaba” a través de los distintos departamentos e implantando una gestión por procesos

en lugar de una organización departamental pura.

A partir del proceso logístico se redefinieron los siguientes subprocesos:

 Gestión de compras

 Gestión de almacenes y stock.

 Gestión de expediciones

 Gestión de la producción

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Además, se implantó el concepto de líder del proceso para que gestionase el proceso a

través de todos los departamentos y planteando así una estructura organizativa matricial

que dotase de más eficiencia los procesos y subprocesos.

Además de la reingeniería del proceso, también se formó al personal en técnicas

de mejora continua para conseguir que los procesos y subprocesos vayan ganando en

eficacia y eficiencia a lo largo del tiempo en lugar de perderla.

Para ello se empleó la siguiente metodología:

3.2 ALMACÉN FÍSICO

Para la problemática referida al sistema de almacenaje se planteó la necesidad de

rediseñar los almacenes y así alcanzar los siguientes objetivos:

 Racionalizar el número de personas destinadas en el almacén debido a la

disminución drástica del tiempo de operaciones de almacenaje.

 Mejorar la rotación, y por tanto reducir el nivel de stocks y de obsoletos.

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 Disminución del número de mermas.

 Permitir la aplicación de procedimientos que aseguraran una gestión adecuada del

almacén.

Para ello, a nivel físico, hubo dos grandes líneas de trabajo:

 Sistemas de almacenaje

 Distribución física (lay out)

En cuanto a sistemas de almacenaje, se diseñó un almacén con sistemas de palatización

adaptados a las características del producto con modernos sistemas de almacenamiento

FIFO y picking dinámico.

En cuanto a la distribución del almacén, se empleó una metodología propia de la

consultora redefiniendo todas las áreas funcionales del almacén (muelles de carga y

descarga, zonas de preparación de mercancía, zona de picking, etc.)

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3.3 GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN

En el caso de la problemática en la fiabilidad y disponibilidad de la información se

implantó un sistema de captación de datos (mediante terminales de radio frecuencia)

integrados con el sistema de información ERP empleado en la empresa. Esta solución

asegura la fiabilidad y disponibilidad de los datos y permite disminuir en gran medida los

costes de gestión.

En esta área, es importante destacar de la complejidad de hacer convivir con

éxito conceptos de negocio con conceptos de tecnología. Para conseguirlo, se creó un

“Comité de Implantación de Sistema de Información “donde participaban los mismos

miembros de la consultora y de la empresa que en el Comité de Proyecto y además los

representantes de las empresas de soluciones de sistemas de información.

De esta manera se consiguió que no apareciesen problemas debido a la falta de

información o comunicación con lo que se consiguió cumplir el plan de proyecto de esta

área en tiempo y forma.

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3.4 LA METODOLOGÍA

Para el desarrollo del proyecto, se creó un equipo mixto de trabajo entre el cliente y la

empresa externa de consultoría, donde estaban representados todos los departamentos

implicados (Logística, Compras, Producción, Almacén,..), y se emplearon distintas

metodologías en función de los distintos elementos del proyecto aunque siempre con la

siguiente estructura:

Toda la implantación de la metodología de trabajo y de las soluciones propuestas se

realizó empleando un Comité de Proyecto bajo un liderazgo del proyecto compartido

entre la consultora externa y la empresa y con un total apoyo por parte de la Alta

Dirección.

Especialmente destacable es la metodología de gestión del cambio, elemento clave para

el éxito de cualquier proyecto y cuyo tratamiento tuvo una metodología específica. Nunca

se ha de olvidar que los cambios organizacionales acaban siendo cambios en personas por

lo que este elemento -aunque muchas veces sea complejo de gestionar- es básico para el

éxito de cualquier proyecto.

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3.5 LOS RESULTADOS

Tras la implantación del proyecto, algunos de los resultados cuantificables fueron:

 Alcanzar una posición competitiva en plazos de servicio

 Disminución del stock medio de almacén en un 34,5%.

 Disminución de las mermas en un 27%.

 Disponer de información en tiempo real para la toma de decisiones debido a la

implantación de un cuadro de mando logístico.

 Mejora de los costes de los procesos administrativos de un 23%

 Mayor satisfacción de los clientes debido a la mejora en el servicio

 Aumento de la satisfacción del equipo humano gracias a tener procesos

colaborativos, claramente definidos, comunicados e implantados.

Todas estas mejoras, conseguidas con un retorno de la inversión muy interesante

permitieron a la empresa recuperar su posición de liderazgo en su sector.

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CONCLUSIONES

Con las mejoras de las condiciones estructurales del almacén, habrá un mayor

aprovechamiento del área del mismo, además que el almacenaje de la mercancía será de

manera más segura para las instalaciones, personal y medioambiente.

Se esquematizó el proceso de recepción, almacenaje y despacho de la mercancía a través

de un diagrama de procesos.

Se diversificó la mercancía de acuerdo a su utilidad por materiales de: mecánica,

electricidad, instrumentación, papelería y equipos de protección personal.

La obra de mejoras estructurales dentro del almacén, apenas tendrá una repercusión del

1% en el presupuesto anual de la planta.

El Procedimiento de Solicitud, Recepción, Clasificación, Despacho e Inventario de

Materiales es una estandarización de los procesos que allí se mencionan.

El Sistema Computarizado de Inventario será un apoyo para la procura de materiales y

repuestos para la Planta, ya que se podrán visualizar los stocks oportunamente, antes de

que estos lleguen a cero.

Por medio del Sistema Computarizado de Inventario se podrá controlar la salida de

materiales del almacén, a la vez que se podrá auditar si las salidas fueron justificadas, ya

que se lleva un registro por trabajador.

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RECOMENDACIONES

1. Se recomienda diseñar un plan de donación de los equipos y mobiliarios

desincorporados, a fin de evitar que estos se acumulen en el almacén.

2. Es necesario crear conciencia de orden entre el personal involucrado con el

almacén.

3. Realizar inventarios cada seis (6) meses para constatar que se esté cumpliendo

con los registros de entrada y salida de materiales en el sistema computarizado de

inventario, y la distribución en el almacén.

4. Se recomienda registrar todos los movimientos de salidas del almacén en el

formato FM CBL-11, para así tener un respaldo de las salidas de almacén al

momento de realizar inventarios de existencia.

5. Realizar un estudio de las condiciones de ventilación del galpón, a fin de crear un

proyecto que permita mejorar las condiciones del mismo en esta área.

6. Adquirir estantes y empalletados para evitar el almacenaje de la mercancía en el

piso, y así mejorar las condiciones de resguardo de la misma.

7. Se recomienda adoptar el sistema de etiquetado de los materiales entrelazado con

el sistema computarizado de inventarios, para facilitar el trabajo de ubicación,

registro y seguimiento, y así hacer más efectivo dicho sistema.

8. Incluir el Procedimiento de Solicitud, Recepción, Clasificación, Despacho e

Inventario de Materiales en el Manual de Mantenimiento.

9. Realizar seguimiento del cumplimiento del Procedimiento de Solicitud,

Recepción, Clasificación, Despacho e Inventario de Materiales por el personal

involucrado.

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REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

1. Alfonso García Cantú. Almacenes, Planeación, Organización y Control.

2. Alfonso García Cantú. Almacenes

3. Daniel Sipper-Robert Bulfin. Planeación y Control de la Producción. Editorial

McGraw-Hill

4. Reforma Parcial del Decreto N° 2.289 de fecha 18 de diciembre de 1997,

Publicado en la Gaceta Oficial N° 5.212.

5. Joseph Vallhonrat. Localización, Distribución en Planta y Manutención. Editorial

Productiva

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