TALLER #4

INFORME AUDITORIA INTERNA

INFORME AUDITORIA INTERNA INSTITUCIONAL

FECHA: 25 de abril del 2018 CLIENTE AUDITADO: UNIVERSIDAD
INDUSTRIAL DE SANTANDER
OBJETIVO: Evaluar en los procesos ALCANCE: Aplica a todos los procesos
institucionales el cumplimiento de requisitos institucionales del sistema de gestión de calidad
del Sistema de Gestión desde la NTC ISO de universidades nacionales.
9001:2015, con el fin de establecer acciones
de mejora que contribuyan con el
fortalecimiento del sistema.
PROCESOS AUDITADOS: Direccionamiento Estratégico, gestión de la calidad y Docencia.

EQUIPO AUDITOR:
 Rosa Irene Martínez Vega, Coordinadora S.G.C.
 Carlos Alberto Mora Guevara, Tesorero.
 Adriana Marcela Fonseca Lagos, jefe Biblioteca.
 Mario Andrés Tapias Rincón, Coordinador de software.
CRITERIO: normatividad vigente para cada proceso auditado, norma ISO 9001:2015, manual
de calidad, política y objetivos de calidad, caracterizaciones de procesos, riesgos, indicadores
y planes de mejora.
 HALLAZGOS
PROCESO DIRECCIONAMIENTO TECNICO
HALLAZGOS DESCRIPCION

Estrategias y acciones corporativas que fortalecen la visibilidad de la

Universidad y facilitan la unificación de procesos, entre otros.

Establecimiento de estrategias de comunicación y de gestión a través

de la ampliación de los siguientes comités:

ASPECTOS Comité Directivo, Comité de postgrado, Comité de Mercadeo, Comité

POSITIVOS de Proyectos, Comité de Gestión Ambiental
Aprendizaje frente a las buenas prácticas en los procesos de calidad y
programas acreditados en la Universidad.

Diseñar estrategias para el seguimiento a los temas tratados en los

comités institucionales, garantizando la efectividad de estos.

Revisar a nivel el mecanismo utilizado actualmente para recopilar las

quejas y reclamos de los usuarios (Buzón Vos a voz), con el fin de
definir una herramienta efectiva que sirva para la toma de decisiones y
acciones de mejora.
RECOMENDACIONES

Fortalecer la gestión de los convenios vigentes de forma que garantice

la consulta a los funcionarios de la Universidad que los requieran para
el cumplimiento o validación de procedimientos internos.
 PROCESO GESTION DE LA CALIDAD

HALLAZGOS DESCRIPCION

Diseño de indicadores integrados para los diferentes mecanismos

de evaluación Institucional e indicadores de gestión de los
procesos para cumplimiento de requisitos en la certificación ISO.
La dinámica del comité de calidad que facilita la planificación y
ASPECTOS avance del proceso de acreditación.
POSITIVOS
Seguimiento y control del registro calificado para programas
nuevos y de renovación, con el fin de garantizar su vigencia y
aseguramiento de la calidad de los programas académicos.
Se observan resultados de las encuestas de opinión que dan idea
de la satisfacción del cliente, sin embargo, no se evidenció un
RIESGOS
resultado consolidado y el análisis general para el año 2017.

No se evidenciaron metas para asegurar la medición de los

objetivos estratégicos y la eficacia del sistema de gestión,
NO CONFORMIDAD
incumpliendo con el requisito.
Fortalecer a nivel institucional el concepto de Proceso, su
estructura y la gestión de este.

RECOMENDACIONES Establecer estrategias para garantizar el cumplimiento del requisito

servicio no conforme, que permita implementar acciones de mejora
en los procesos y a nivel institucional.

Fortalecer el concepto de calidad, afianzando la filosofía

institucional con los procesos de autoevaluación y certificación.
 PROCESO DE DOCENCIA
FACULTAD DE INGENIERIA METALURGICA Y MATERIALES
HALLAZGOS DESCRIPCION

Se evidenció en los programas de la Facultad de Ing. Metalúrgica,

una comunicación permanente con potenciales estudiantes, lo cual
contribuye con la vinculación y apertura de los programas ofertados.
ASPECTOS
La Facultad de Materiales ha incrementado el número de alianzas
POSITIVOS
interinstitucionales, convenios internacionales de cooperación
académica y eventos académicos.
La evaluación docente que utiliza la Facultad de Ing. Metalúrgica
permite conocer detalladamente la percepción del estudiante y
establecer acciones de mejora en asignaturas y docentes.
Se evidenció que el mapa de conocimiento de la Facultad de Ing.
Metalúrgica no ha sido revisado y aprobado por las entidades
RIESGOS
calificadas, incumpliendo con la actividad “Actualizar los mapas de
conocimiento como apoyo al desarrollo profesoral”.

Se evidenció el uso de formatos desactualizados, incumpliendo con

el requisito “control de documentos”.
Evidencia:
Ing. Metalúrgica: Plan de curso proceso de filtración, nivel 6,
Formato programa asignatura Beneficio de minerales.
NO CONFORMIDAD
Se evidenció que, a los dos docentes seleccionados dentro de la
muestra de la Facultad de Ing. Metalúrgica, no se les realizó la
evaluación de desempeño en el período 2017-2, lo cual representa
un incumplimiento en las actividades establecidas para el proceso
Docencia.
Evidencias:
Docente de cátedra Omer Vuelvas.
Docente de tiempo completo Elsy María Córdoba Tuta.
 Se evidenció incumplimiento de los requisitos establecidos en el
procedimiento de becas y descuentos.
Evidencias:
En el estudiante Cristian Páez Pérez, no se encontró en su formato
de matricula el descuento de beca otorgado por desempeño
académica del semestre anterior.
Definir estrategias que permitan la continuidad de los proyectos y
programas establecidos en la Facultad de Derecho.
RECOMENDACIONES

CONCLUSIONES
 El apoyo de la Dirección en cuanto a asignación de recursos humanos,
tecnológicos y físicos para todos los procesos de la Universidad permiten el
logro de los objetivos institucionales, así como una dinámica de mejoramiento
continuo en la Institución.
 Las debilidades encontradas frente al conocimiento de la estructura del
proceso, el uso adecuado de la documentación y el control de los registros,
por parte de los auditados, requiere el fortalecimiento mediante acciones de
sensibilización y capacitación.
 Se estableció según criterios de trabajo los patrones estudiados y se rigió en
base a las normas establecidas, encontrando ciertas debilidades en los
distintos procesos auditados.

2)
TIEMPO PLANIFICADO PARA REALIZAR LA AUDITORIA

Nombre del PROCESOS Del 1-31 de abril HORARIO OBSERVACIONES

auditor abril DEL
SEMANAS AM PM
2018
Ubicación 1 2 3 4 8:30- 2:30-
12:00 6:00

•Carlos PROCESO Zona X X X

Alberto Mora DIRECCIONAMIENTO administrativa
TECNICO
Guevara,
Tesorero.
•Adriana
Marcela
Fonseca
Lagos, jefe
Biblioteca.
•Mario
Andrés
Tapias
Rincón,
Coordinador
de software.
•Rosa Irene PROCESO GESTION Zona de X X X X
Martínez DE LA CALIDAD sistema de
Vega, gestión de
Coordinadora calidad
S.G.C.
•Carlos PROCESO DE Facultad de X X X X
Alberto Mora DOCENCIA Ing.
Guevara, Metalúrgica y
Tesorero. de Materiales
•Adriana
Marcela
Fonseca
Lagos, jefe
Biblioteca.
•Mario
Andrés
Tapias
Rincón,
Coordinador
de software.

CONCLUSIONES GENERALES
 Con lo realizado en el taller se pudo aclarar conocimientos de cómo realizar
una auditoria interna de calidad en base a la norma ISO 9001:2015.
 Se entendió y profundizo mas en la norma ISO 9001:2015, el cual era el
fomento de estudio del curso, con lo cual ya tenemos un amplio conocimiento
al respecto y por ende podremos aplicar en nuestras distintas profesiones.

Cristian Páez Pérez.