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UNIVERSIDAD DE SONORA
DIVISIÓN DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, SOCIALES Y AGROPECUARIAS

MONACO SALON EVENTOS SOCIALES

Aguilar Rodríguez Fernanda Michelle

aguilarfmr98@hotmail.com

216208731

Semestre 4

Licenciatura en Administración

Juan Odorico Suárez

18 de febrero de 2018
SALON DE EVENTOS SOCIALES
 1. Estructura:
 Coordinador general:
El objetivo de esta área es brindar el direccionamiento, administrativo, operativo,
logístico, para el funcionamiento de la empresa.
 Organizador de eventos:
Lo primero que hace el coordinador de eventos es reunirse con el cliente y absorber la
máxima información posible acerca de lo que desea éste para el evento: objetivo, tipo,
estilo. Esta reunión es clave para que el coordinador tenga claro qué desea obtener el
cliente.
Tras esta reunión, el coordinador analiza las peticiones y aporta propuestas y
soluciones a esa idea inicial para que vaya cogiendo cuerpo. Asimismo, se espera de él
o ella un estudio de la competencia y la colaboración en la realización del presupuesto.
A partir de este punto el coordinador de eventos se convierte en el alma del cliente: debe
supervisar todos los aspectos del evento tal y como lo haría el propio cliente.
Para que el evento sea un éxito, el coordinador debe buscar expositores, servicios,
espacio, viajes, traslados, personal (camareros, personal de limpieza, de seguridad,
cocineros…) así como cumplir con las normativas legales y protocolos en general.
También debe tener listo, antes del evento, cualquier detalle necesario para la ejecución
del mismo: logística, aspectos técnicos y todo lo relativo al montaje.
Todo debe salir bien el día del evento, por lo tanto el coordinador debe:
Concretar todos los detalles con los proveedores
Revisar el correcto funcionamiento de los equipos técnicos
Ayudar a crear la estrategia de marketing, así como gestionar toda la información
impresa (menús, minutas, programas, invitaciones…)
 Fotógrafo:
Los Fotógrafos operan cámaras para captar imágenes de personas, eventos, escenas.
Tener la capacidad de manejar una cámara de buena calidad, sea digital o analógica,
y/o poseer una junto con el equipo necesario:
Conocer sobre el uso de filtros y lentes con la finalidad de obtener los efectos deseados.
Saber utilizar un trípode y el equipo de iluminación.

Utilizar equipo delicado, tales como los microscopios ópticos incorporados a las cámaras.
Analizar los requerimientos particulares de una asignación determinada:
Decidir qué tipo de cámara, película, iluminación o fondo se va a utilizar.
Tomar en cuenta todas las condiciones pertinentes al clima, el espacio y a la iluminación.
Reconocer las locaciones apropiadas para toma en exteriores o en interiores.
Determinar la composición de las imágenes y realizar ajustes técnicos al equipo cuando
sea necesario para poder tomar la fotografía.
 Banquete:

Analiza todas las facilidades con que se cuenta para el servicio de Banquetes, tanto
internos como externos así como fuera del club, divulga las capacidades de los distintos
salones según el tipo de evento, aplica las políticas de crédito vigente para cada caso
dispone los diferentes montajes de los salones adecuados al evento recibido, controla
los horarios y fechas de salones ocupados.

 Limpieza:

Antes del evento: En las horas previas al evento, nuestro equipo se encarga de limpiar y
ordenar el local del evento antes de que el mismo empiece. Nosotros nos encargaremos
de cuidar cada detalle de la sala para que sus invitados se queden impresionados al
llegar.
Durante el evento: Durante el transcurso del evento cubrimos cualquier necesidad que
surja de forma imprevista. Mantendremos limpio y ordenado el espacio para que los
invitados se sientan cómodos.
Después del evento: Tras la finalización del evento, dejaremos la zona impecable. No
parecerá que se haya celebrado ningún evento en el lugar.

El presupuesto se fijará en base a las necesidades del cliente, el cual dependerá de los
metros cuadrados del lugar y del número de invitados. Antes de la fecha del evento,
nuestro personal visitará el salón donde se celebrará el mismo para conocer los sectores
que ha de limpiar y para realizar el cronograma del evento donde se especificará la
modalidad de limpieza y el número de operarios y supervisores que van a necesitarse
para cubrir con éxito el servicio.
 Vigilancia:

Los vigilantes de seguridad se dedicarán exclusivamente a las funciones de seguridad

propias, no pudiendo simultanearlas con otras no directamente relacionadas con
aquéllas.
Ejercer la vigilancia y protección de bienes, establecimientos, lugares y eventos, tanto
privados como públicos, así como la protección de las personas que puedan encontrarse
en los mismos.
Llevando a cabo las comprobaciones, registros y prevenciones necesarias para el
cumplimiento de su misión.
  Área administrativa:

Asegurar que las actividades administrativas dentro de una organización funcionen

eficientemente, proporcionando estructuras y procesos a otros empleados, a través de
la organización.

Organizar y ayudar a compañeros de trabajo con reuniones, conferencias, viajes,

eventos y llamadas telefónicas. Gestionar las nóminas de los empleados en base a lo
marcado por gerencia, contabilidad fiscal, relación con proveedores, atención al cliente,
etc.

 Área de comercialización:

Van a depender las oficinas de estudios comerciales que antes oficiaban de staff, las
ventas, los servicios comerciales, la publicidad y la promoción y también los servicios de
postventa.

Resulta fundamental para lograr una eficaz gestión para el cumplimiento de los objetivos,
que pertenece al ámbito de actuación y de decisión de la empresa influyendo
considerablemente en la estructura empresarial.
 Mercadotecnia:

Se ocupará de las estrategias de mercado, como son: publicidad, promoción y ventas,

para difundir de manera rápida el producto y acrecentar las ventas, estimulando en los
clientes el deseo o la necesidad de adquirirlo.

El objetivo de elaborar un plan de mercadotecnia, es el de prever la manera en que la

empresa intentará posicionarse y reaccionar ante las condiciones del mercado para
tener éxito en sus ventas.
El plan de mercadotecnia puede presentarse en formas diferentes, dependiendo del
tipo de negocio y la complejidad del mercado.
Algunas empresas necesitan un mercadeo intensivo y un plan de mercadotecnia claro y
convincente, dado que precisan de un cierto volumen de ventas para subsistir.
 2. Personal (perfiles):
Coordinador general:

 Visión de Negocios
 Orientación a Resultados
 Planificación estratégica
 Liderazgo
 Negociación
 Comunicación efectiva a todo nivel

Organizador de eventos:

 Administrar los recursos materiales

 Administrar los recursos financieros
 Brindar servicios con calidad
 Tener buena dirección
 Liderazgo
 Habilidad verbal y escrita

Fotógrafo:

 Experiencia en fotografía y edición

 Tomar las fotografías con calidad
 Capturar cada momento del evento
 Extrovertido
 Divertido

Banquete:
 Organizar y controlar los platillos
 Trabajo en equipo
 Creatividad
 Trabajo bajo presión
 Innovación
 Energía
 Orientación al cliente
Limpieza:
 Organizado
 Responsable
 Trabajo bajo presión
 Comunicación

Vigilancia:
 Carácter disuasorio
 Realización de rondas y controles
 Comprobación del estado de puertas, ventanas, etc.
 Comprobación de sistemas de seguridad y contraincendios
 Comprobación de otras instalaciones que pudieran suponer un riesgo
 Comprobación de bolsos y mochilas
 Supervisión de sistemas de video vigilancia y/o informáticos

Área administrativa:
 Contribuir en la atención y servicio al cliente.
 Realizar las tareas asignados con atención, cortesía, cooperación y trabajo con
un mínimo de supervisión.
 Trabajar con otros y en equipo.
 Comunicarse de manera clara y precisa
 Establecer una relación efectiva con el cliente y mantenerla durante todo el
servicio.

Mercadotecnia:

 Elaborar un plan de trabajo

 Elaborar estrategias de promoción
 Elaborar estrategias de publicidad y ventas para difundir de la manera más
rápida el producto
 Evaluar el mercado potencial, así como determinar el crecimiento del mismo
 Planear el sistema de distribución
 Determinar la política de precios (en conjunto con los departamentos de
producción y finanzas)
 Definir el mercado meta
 Interactuar con los clientes para establecer un punto de contacto con la empresa
 Planear y definir las metas de este departamento
 3. Catálogo de puestos:
 Gerente General
Administrador de alta dirección
 Departamento de Ventas
Gerente de ventas
Contralor
Agente publicitario
 Diseño y logística
Coordinador de eventos
Capitán de Servicio
Chef Ejecutivo
Ayudantes de cocina
 Departamento de Calidad
Coordinador de Calidad
Jefe de mantenimiento
Director de alimentos y bebidas

4. Descripción de puestos:
Perfil: Coordinador General
Objetivo: Encaminar a la empresa al logro de sus objetivos organizacionales
Escolaridad: Lic. en administración de empresa o gestión empresarial
Idioma: Inglés y Español
Experiencia: 3 años
Funciones:
1. Asistir a las Reuniones de Banquetes.
2. Programar reuniones con sus subalternos para hablar del servicio.
3. Revisar las hojas de función con el Chef.
4. Solicitar el personal para los eventos con tiempo.
5. Revisar el uniforme del personal.
6. Dar seguimiento con los botones a los anuncios de los eventos.
7. Supervisar la limpieza general de los salones y equipos.
8. Chequear con almacén si llega todo lo solicitado en la hoja de función del
Evento.
9. Dar el visto bueno a todos los detalles de comida y montaje junto con el Chef
antes de iniciar el evento.
10. Organizar y operar eventos dentro y fuera del lugar.
Competencias: trabajo bajo presión, liderazgo, solución de problemas,
comunicación, capacidad de organización, autocontrol, iniciativa, intuición.
Perfil: Fotógrafo
Objetivo: Captar todos los momentos del evento.
Escolaridad: Lic. en diseño
Idioma: Español
Experiencia: 2 años
Funciones:
1. Experiencia en fotografía y edición
2. Tomar las fotografías con calidad
3. Capturar cada momento del evento
4. Visión y curiosidad
5. Tener creatividad e innovación
6. Estilo propio

Competencias: Extrovertido, habilidad verbal, tolerancia con los clientes,

amabilidad, divertido.

Perfil: Banquete
Objetivo: Organizar y controlar los platillos que se llevaran a cabo en el evento
Escolaridad: Lic. Gastronomía
Idioma: Español e Inglés
Experiencia: 3 años
Funciones:

1. Verificar diariamente el inicio de los eventos: montaje, logística, comidas,

entre otros.
2. Recibir y entregar la carta de bienvenida al cliente.
3. Verificar el status actual de los eventos del día.
4. Revisar, diariamente, las cuentas de cada cliente.
5. Verificar con el personal de operaciones la realización de las funciones
correspondientes.
6. Verificar el montaje de los almuerzos con sus respectivos pedidos.
7. Revisar el reporte de grupos y seguimiento de garantías.
8. Verificar el envío de carta de agradecimiento a clientes una vez finalizado
el evento.
9. Revisar, diariamente, la cartelera informativa y el verificar a los envío a
los departamentos involucrados.
10. Verificar los eventos futuros con sus solicitudes correspondientes.

Competencias: Trabajo bajo presión, creatividad, innovación, energía, trabajo en

equipo, orientación al cliente.
Perfil: Limpieza
Objetivo: Limpiar el salón antes y después de cada evento y tenerlo con
mantenimiento.
Escolaridad: Preparatoria
Idioma: Español
Experiencia: 1 año
Funciones:

1. Limpiar con aspiradora lugares que poseen aspiradora.

2. Barrer y trapear los pisos.
3. Encerado los pisos según la programación.
4. Quitar el polvo de las oficinas.
5. Vaciar y limpiar los tarros de basura y trasladar las bolsas al lugar de
recolección.
6. Limpiar los baños (hombres y mujeres)
7. Se requiere la limpieza de las escaleras.

Competencias: Organizado, responsable, trabajo en equipo y comunicación.

Perfil: Vigilancia
Objetivo: Vigilar dentro y fuera del establecimiento.
Escolaridad: Preparatoria
Idioma: Español
Experiencia: 2 años
Funciones:

1. Realización de rondas y controles

2. Comprobación del estado de puertas, ventanas, etc.
3. Comprobación de sistemas de seguridad y contraincendios
4. Comprobación de otras instalaciones que pudieran suponer un riesgo
5. Comprobación de bolsos y mochilas
6. Supervisión de sistemas de video vigilancia y/o informáticos

Competencias: Organizado, responsable, carácter rígido, puntual.

Perfil: Área administrativa
Objetivo: Asistir al coordinador general
Escolaridad: Lic. Administración
Idioma: Español e Inglés
Experiencia: 3 años
Funciones:

1. DARA SOPORTE Y ASISTIRA AL JEFE INMEDIATO EN LA RECEPCION

2. AUXILIARA AL JEFE INMEDIATO EN LOS TRABAJOS DE LOS PROCESOS
ADMINISTRATIVOS
3. AUXILIARA AL JEFE INMEDIATO DE ACUERDO A SUS FUNCIONES Y
ACTIVIDADES
4. OPERARÁ SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y PAQUETERÍA
5. RECOPILARA, COORDINARA Y TRAMITARA INFORMACION NECESARIA
PARA REALIZAR SUS ACTIVIDADES ATRAVES DE LOS SISTEMAS
6. REVISARA, PROCESARA Y VALIDARA LA INFORMACION
7. REALIZARA LAS FUNCIONES Y ACTIVIDADES CORRESPONDIENTES
A LA CATEGORIA DE ESPECIALISTA ADMINISTRATIVO.

Competencias: Tolerante, habilidad verbal y escrita, orientación al cliente,

puntual, responsable, trabajo bajo presión.

Perfil: Área administrativa

Objetivo: Asistir al coordinador general
Escolaridad: Lic. Administración
Idioma: Español e Inglés
Experiencia: 3 años
Funciones:

1. DARA SOPORTE Y ASISTIRA AL JEFE INMEDIATO EN LA RECEPCION

2. AUXILIARA AL JEFE INMEDIATO EN LOS TRABAJOS DE LOS PROCESOS
ADMINISTRATIVOS
3. AUXILIARA AL JEFE INMEDIATO DE ACUERDO A SUS FUNCIONES Y
ACTIVIDADES
4. OPERARÁ SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y PAQUETERÍA
5. RECOPILARA, COORDINARA Y TRAMITARA INFORMACION NECESARIA
PARA REALIZAR SUS ACTIVIDADES ATRAVES DE LOS SISTEMAS
6. REVISARA, PROCESARA Y VALIDARA LA INFORMACION
7. REALIZARA LAS FUNCIONES Y ACTIVIDADES CORRESPONDIENTES
A LA CATEGORIA DE ESPECIALISTA ADMINISTRATIVO.

Competencias: Habilidad verbal y escrita, orientación al cliente, puntual,

responsable, trabajo bajo presión.
 Perfil: Mercadotécnica
Objetivo: Dar a conocer la empresa.
Escolaridad: Lic. Mercadotecnia
Idioma: Español e Inglés
Experiencia: 3 años
Funciones:

1. Elaborar un plan de trabajo

2. Elaborar estrategias de promoción
3. Elaborar estrategias de publicidad y ventas para difundir de la manera
más rápida el producto
4. Evaluar el mercado potencial, así como determinar el crecimiento del
mismo
5. Planear el sistema de distribución
6. Determinar la política de precios (en conjunto con los departamentos de
producción y finanzas)
7. Definir el mercado meta
8. Interactuar con los clientes para establecer un punto de contacto con la
empresa
9. Planear y definir las metas de este departamento.

Competencias: Tolerante, habilidad verbal y escrita, orientación al cliente,

puntual, responsable, trabajo bajo presión.

EQUIPO DE TRABAJO:
Propio:
 Equipo de limpieza
 Mantelería
 Equipo de cocina
 Bocinas
 Sonido
 Decoraciones
ALQUILADO:
 Banda o tecno banda
 Dj

MERCADOTECNIA
En nuestro salón de eventos “Monaco” es fundamental contar con buena mercadotecnia
de calidad como los servicios que ofrecemos como, por ejemplo:
Electrónica:
 Redes sociales:
 Facebook
 Página web
 Twitter
 Instagram

Física:
 Tarjetas de presentación exclusivamente diseñada

 Cartelones dentro de la ciudad

 Folletos

Toda la publicidad ya sea electrónica o física esta profesionalmente diseñada y cuenta

con toda la información y paquetes que brinda el salón “Oasis” asimismo con la dirección
y números de teléfono.

COSTOS DE OPERACIÓN:
La inversión inicial que tomada en cuenta para la realización del salón es
aproximadamente de dos millones de pesos ya que se debe comprar todo el material
necesario para poder llevar a cabo los eventos, como las mesas, manteles, iluminación
etc. Se debe tomar en cuenta cada uno de los salarios y tener una buena infraestructura
en un lugar fácil de llegar

Material Costo
Materiales de cocina $40,000
Contratación de cable, internet y telefonía $1,500
Computadora de escritorio $9,000
Cubiertos $4,500
Mobiliario y Equipo $20,000
Uniformes del Servicio $1,700
Seguridad(alquiler) $6,500
Material de Mantenimiento $1,850
TOTAL $85,050

DETERMINACIÓN DE LOS SERVICIOS

El salón será específicamente para eventos de cualquier tipo, ya que es algo que casi
siempre hay en cualquier temporada del año, tomando en cuenta las necesidades y
calidad de cada uno de los clientes.
 Cumpleaños y aniversarios
 Bodas
 Graduaciones
 Fiestas infantiles
 Bautizos
 Fiestas de temporada
Eventos Corporativos
 Presentaciones Comerciales
 Reuniones Empresariales
 Celebraciones
 Eventos de caridad
 Eventos deportivos
 Eventos en general