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L’archivage électronique : un prérequis

indispensable à tout projet de dématérialisation

Assises de la dématérialisation
29 mai 2018
29 mai 2018 – Assises de la dématérialisation

Sommaire

Qu’est-ce que l’archivage ?

Contexte de la dématérialisation et
principes de l’archivage électronique

L’archivage électronique au sein du Groupe La Poste
29 mai 2018 – Assises de la dématérialisation

Qu’est-ce que l’archivage ?
29 mai 2018 – Assises de la dématérialisation

Qu’est-ce que l’archivage ?

• L’archivage est l’ensemble des règles et méthodes à mettre en œuvre
pour définir, organiser et gérer de manière efficace et systématique
tous les documents ou données dont un organisme a besoin pour gérer
son activité et justifier de ses décisions et de ses actions.

• Il s’agit de :
o Prescrire et veiller à la création des documents essentiels ou utiles
o Assurer la restitution rapide et facile de l’information
o Garantir la traçabilité, l’intégrité, la sécurité et la pérennité des
documents et des données

• L’archivage est un instrument de l’action administrative

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Contexte et principes
29 mai 2018 – Assises de la dématérialisation

La dématérialisation : facteur de
transformation de la production documentaire
• Les processus métier génèrent de nombreuses informations
o Valeur probante  maîtrise des risques
o Valeur informationnelle  performance et réutilisation
o Valeur historique  recherche et valorisation

• Quand le processus métier est dématérialisé, les informations produites et
reçues dans des environnements applicatifs et bureautiques se transforment
o Documents électroniques natifs
o Données

• Les informations circulent plus facilement, deviennent malléables et volatiles
o Richesse des usages possibles et risques accrus
o Le dispositif de gestion documentaire et d’archivage doit répondre à ces
nouveaux enjeux

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Les enjeux
de l’archivage électronique
Des solutions d’archivage innovantes,
vectrices de modernisation et d’efficacité
pour les métiers et les fonctions supports

Transformation

Performance Rendre son
organisation
Se concentrer agile
sur son métier
Conformité

Préserver
son image

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Les principes de l’archivage électronique

• L’archivage se conçoit en étroite articulation avec les processus métier
générateurs des documents et des données à créer, gérer et conserver

• Capturer les documents et les données dans un système d’archivage
électronique dès leur création / validation

• Le système d’archivage électronique doit être distinct des applications
métier mais pouvoir dialoguer avec elles

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L’archivage électronique
au sein du Groupe La Poste
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Le dispositif d’archivage électronique
• L’archivage physique et électronique est de la responsabilité de la Direction
des archives du Groupe => autorité et opérateur d’archivage du Groupe

• Les systèmes d’archivage électronique (SAE) font partie du SI Archives

• Les SAE sont utilisés quotidiennement par les utilisateurs métier habilités

• Les SAE sont connectés aux applications métier (logiciels métier, workflow,
parapheur électronique, portail client…)
o Capture des documents et des données dès leur création / validation
o Restitution rapide et adaptée aux besoins métier

• Les SAE « historisent » les référentiels métier

• Gestion des archives physiques et électroniques

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Un déploiement progressif
pour accompagner la dématérialisation

SAE Partenariats
 Documents et Conventions de partenariat
données comptables et documents associés
 Documents fiscaux

2010 2011 2012 2014 2018
Dossiers de personnel
Contrats et avenants Documents de paie
numériques et données RH
Mandats SEPA
(plus de 10 processus RH
Documents de gestion
embarqués à ce jour)
Suivi des dossiers (module SAE de la solution)
de personnel
physiques

 Des interfaces adaptées au besoin de chaque métier
 Des fonctionnalités archivistiques et un socle technique communs
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Chiffres-clefs

• Entre 6 et 30 ETP économisés par processus RH
dématérialisé de bout en bout (avec création
Dématérialisation numérique native et archivage électronique)
et archivage
électronique • 54 millions de documents électroniques archivés

• 124 milliards de données archivées

• Plus d’1,4 million de documents consultés par an

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Merci
pour votre
attention

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