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Dématérialisation des autorisations d’urbanisme

Présentation du projet Démat’ADS


Assises de la dématérialisation – 29 mai 2018
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Le cadre réglementaire au lancement du projet

Les citoyens disposent d’un nouveau droit :


Saisir l’administration par Voie Électronique (SVE)

Mise en place progressive


Nov.2016 à Nov. 2018

Décret n° 2016-1411 du 20 octobre 2016


relatif aux modalités de saisine de l'administration par voie électronique

Décret n° 2016-1491 du 4 novembre 2016


relatif aux exceptions à l'application du droit des usagers de saisir l'administration par voie électronique concernant les démarches
effectuées auprès des collectivités territoriales

Le projet Démat’ADS est la réponse parisienne à cette évolution règlementaire.

Porté par l’adjoint chargé de l’Urbanisme, le projet est une priorité de la


municipalité, dans une perspective de modernisation de ses services

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Impact sur les autorisations du droit des sols

Concerne une forte activité pour la direction de l’urbanisme

Mission de conseil Instruction des Relation avec les


auprès des usagers dossiers d’urbanisme partenaires

• 20% du travail • 17 000 dossiers déposés • Une cinquantaine de


consacré à la en 2017 par des services partenaires
professionnels (2/3) et des
réception du public • 22 000 consultations
particuliers (1/3), gérés par
une centaine d’agents

PA : 35 PC : 1465
PD : 180
CU : 5348 Permis de construire
Permis de démolir
Déclaration Préalable
Certificat d'urbanisme
Permis d'aménager

DP : 10289

3
La stratégie choisie par la Mairie de Paris

La stratégie choisie est de dématérialiser l’ensemble de


la chaîne d’instruction afin de rationaliser la procédure,
dont les échanges avec les services partenaires

Projet Démat’ADS

Aujourd’hui Novembre 2018


Dossier papier Dossier numérique
dépôt et instruction dépôt (ou dossier papier
numérisé) et instruction
Des gains importants attendus

Des apports importants


tant pour l’usager que pour l’administration

En Externe Au sein des administrations

Usagers Mairie de Paris et services partenaires

Simplifier les démarches avec Améliorer l’accessibilité aux Faciliter le respect des délais
un guichet « intelligent » dossiers et à l’information de réponse des consultations
Faciliter l’accès aux services Fluidifier et simplifier les Réduire les tâches de
d’urbanisme échanges entre tous les manutention
acteurs et services consultés
Suivre en ligne les étapes clés Contrôler une partie de la
de l’instruction du dossier Améliorer les processus recevabilité par le système
internes

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De nombreuses questions soulevées

La dématérialisation, ce sont également des


questions légitimes sur la mise en place de
nouveaux modes de faire

Quelles sont les nouvelles procédures ?


Quels téléservices à mettre en place pour le dépôt numérique ?
Quels logiciels pour gérer les saisines et retours d’avis, accéder aux dossiers
et documents ?
Quels matériels et logiciels pour visualiser et instruire les plans
dématérialisés ?
Comment gérer la transition du tout-papier au tout-numérique ?

Des impacts sur le processus métier et les modes de faire

Processus Existant Processus Cible dématérialisé


Réception
Réception
automatique

Ventilation logistique Ventilation


des dossiers automatique

Pré analyse des


Pré analyse des
dossiers dossiers Gains de temps
et de moyens
Gestion Gestion
Instruction Instruction
des avis des avis

Production semi-automatique
du rapport et de l’arrêté
Rédaction
Intervention support
juridique
Prise de décision
Prise de décision

Contrôle de légalité Contrôle de légalité


automatique

Notifications Notifications
automatiques

Consultation des Légende


Consultation des tiers
tiers semi-automatique Evolution
moyenne
Contrôle de Contrôle de Evolution
conformité conformité importante
Un chantier en 2 phases

Programme AGENDA Jalons


Dématérialisation des procédures de Date GO Mise en œuvre de la
gestion Phase 2 dématérialisation des
procédures
Dépôt numérique des dossiers
Nov. 2018 Entrée en vigueur
Compléments téléservices et back-office SVE
Formations – conduite du changement Dossier numérique
Gestion numérique Rodage du dispositif
Déploiement des matériels
Procédures métiers
Rodage du dispositif - Bac à sable Infrastructure technique
Juin 2018 et logicielle
Pré-saisie des formulaires en ligne
Prototype GED et portail V2 Mai 2018 Phase 2
Déclarations de chantier dématérialisées
Suivi en ligne du traitement des dossiers Phase 1
et notifications Construction du SI
Numérisation des dossiers papier prototypage
Dossier papier Mises en service
Certificat d’urbanisme d’information 1er téléservices
Prototype GED V1 Prototype GED
Système d’assistance au choix de la Nov. 2016
procédure Décrets SVE

Conduite du changement interne et


externe : nouvelles procédures ; fiches de poste ;
information ; tests matériels Oct. 2016 Démarrage
Cadrage des travaux construction
Initialisation
Procédures d’appel d’offres prestataires
Mars 2016 Lancement du projet
8
Un chantier sur 2 ans

Un chantier technique mené en 2 temps


2017 2018

Construction du système d’information cible

Nov. 2018
Rodage du système

Eté 2018
back office et des Mise en
procédures cibles service
Prototypage et mises en service partielles (complet)

Nov. 2018

Eté 2018
9
Les briques logicielles en construction

CONSTRUCTION 1. Téléservices, mise en service progressive


2. GED, Gestion électronique des documents
3. Portail de consultation dématérialisé
4. Cart@ds, adaptation du logiciel métier
5. Numérisation des dossiers papier

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Système d’information cible

OPEN SOURCE
Alfresco community

Numérisation
LRE

connecteurs
GED (alfresco) Parapheur
Gestion des documents SAE
doc

Télérecours
ACTES
Guichet pro

TÉLÉSERVICES

Data, doc,
doc

WF, SSO
users
France connect

Consultation des
connecteurs

connecteurs

Services partenaires
(particuliers)

Mode PORTAIL
Mon compte

connecteurs
CARTADS (GFI) (outil GFI)
data
Gestion des données
métiers, de la
procédure
d’instruction, éditions Mode INTERFACE

LUTÈCE
Les services partenaires de la DU impactés par le projet

Application Portail de consultation (ou


métier Cart@ds API) et visualisation GED

Saisine numérique

Données et documents
dématérialisés

Retour d’avis numérique

Direction de l’urbanisme Services partenaires

EXPÉRIMENTATION

LOGICIELS / ÉQUIPEMENTS / PROCESSUS

En cours avec ABF, Préfecture de Police et 2 mairies d’arrondissement


Logiciels pour l’instruction des dossiers

Portail de consultation des services

GED – outil de visualisation des documents

Disponibles en version prototype

Expérimentation en cours

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Portail des services consultés

Le portail des services est une application Web collaborative mise à


disposition des services partenaires de la Mairie de Paris, et d’autres
grandes collectivités (Ex: Ville de Lyon).
Cet outil permet aux services d’accéder directement aux dossiers
numériques sur lesquels ils sont consultés, et de rendre des avis
dématérialisés.
Le logiciel offre, en outre, de nombreuses fonctionnalités utiles à nos
partenaires (tableau de bord, notifications par email, sous-
consultations, etc.)
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Accueil et tableau de bord

Accès aux dossiers pour lesquels un avis est attendu

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Résumé du dossier

Accès à toutes les informations du dossier et du terrain du projet

16
Historique de la parcelle

Accès à l’historique des dossiers de la parcelle

17
GED - Gestion électronique des documents

18
GED - Gestion électronique des documents

Accès simplifié aux pièces numériques des dossiers

19
GED - Gestion électronique des documents

Annotation des pièces numériques des dossiers

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Matériels adaptés à l’instruction sans papier

Équipements des salles de réunion : grands écrans


tactiles UHD:
• 65’’ sur pied motorisé
• 46’’ ou 86’’ suivant la taille de la salle de réunion,
fixés au mur

Équipements du poste de travail : configuration


double écran composé d’un écran tactile 27’’ HD avec
pied inclinable et écran 28’’ UHD

Équipement pour la mobilité : PC hybride de type


Surface Pro pour les contrôles de terrain

Recensement du besoin finalisé pour plus


de 400 agents de la Ville de Paris
21
Salles de réunion – Écran fixe

22
Salles de réunion – Écran mobile

23
Postes de travail des agents

24
Les téléservices sur Paris.fr

Planning de mise en œuvre des Téléservices pour les usagers

Phase 1 (S1 à S5) - 2017 : construction des outils et interfaces, redéfinition des processus
Mise en place des 1er services numériques pour l’usager
Construction du back-office : logiciels métier et outil de consultation dématérialisée des services partenaires
Préparation du passage à une gestion tout numérique des dossiers de demande d’urbanisme.

Phase 2 (S6) - 2018 consolidation des travaux, déploiement


Finalisation des travaux techniques
Mise en place du processus de gestion numérique des dossiers
Bascule vers le tout numérique, au plus tard novembre 2018

25
Les téléservices sur Paris.fr

Le guichet numérique

Illustration du téléservice d’aide au choix


26
d’une demande d’urbanisme (en service)
Les téléservices sur Paris.fr

Les Certificats d’Urbanisme dématérialisés

Illustration du téléservice du dépôt d’un CUa (en service) 27


Le suivi en ligne des dossiers déposés

Illustration du tableau de bord des usagers (en service) 28