UBICACIÓN TOPOGRAFICA:

A lo largo de diferentes documentos y publicaciones producidas por el Archivo General de la Nación

se ha tratado de hacer ver la importancia que tiene la Memoria Histórica Institucional en la
Administración Pública o de la Administración Privada con funciones Públicas. Se sabe que es
importante en la toma de decisiones a nivel directivo, ya sea para desarrollar y formular nuevos
programas y proyectos, para establecer puntos de referencia, para la defensa en procesos judiciales,
etc. Como en todas esas actividades y responsabilidades están presentes los archivos, se debe
tener en cuenta la importancia del lugar escogido para que descansen y se conserven los
documentos integrantes de la Memoria Institucional teniendo en cuenta los diferentes tramites por
los que pasa un documento como lo son el archivo de gestión, central e histórico o, si éste no existe
aún, el lugar que se diseñará para darles el mejor trato posible, garantizar su integridad, acceso y
administración.

Debemos tener en cuenta como primera instancia que estos lugares, locales y demás instalaciones
usadas para el deposito de archivos están reglamentados por la ley, donde nos indican las
características físicas externas e internas y su correcta ubicación tipográfica por tal razón antes de
ver cada una de estas características cabe notar las siguientes leyes que reglamentan dicho tema:

ACUERDO 037 DE 2002

(Septiembre 20)
Derogado por el art. 15, Acuerdo Archivo General de la Nación 008 de 2014
Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la contratación
de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de
documentos de archivo en desarrollo de los artículos 13 y 14 y sus Parágrafos 1 y 3 de la
Ley General de Archivos 594 de 2000.

ACUERDO 008 DE 2014

(Octubre 31)

Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la prestación de
los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de
documentos de archivo y demás procesos de la función archivística en desarrollo de los
artículos 13° y 14° y sus parágrafos 1° y 3° de la Ley 594 de 2000

Debemos tener en cuenta que el acuerdo 008 de 2014 deroga al acuerdo 037 de 2002 esto quiere
decir que para este efecto de características físicas y ubicación tipográfica nos debemos regir por
primordialmente por la Ley 594 de 2000 y seguidamente por el acuerdo 008 de 2014 en especifico
con su articulo numero tres que dice :

ARTÍCULO 3°. En los procesos de custodia y administración integral de documentos de archivo el

contratista deberá cumplir como mínimo con los siguientes aspectos, además de adoptar un Sistema
Integrado de Conservación conforme lo estipula el Art.46 de la Ley 594 de 2000:

a). Ubicación en un terreno estable sin riesgos de humedad subterránea o problemas de inundación.

b). Ubicación de las instalaciones lejos de industrias contaminantes o que puedan ser objeto de
atentados u objetivos bélicos o terroristas.
c). Reunir las condiciones de seguridad, ambientales y de ventilación, exigidas por la
Superintendencia de Industria y Comercio y aquellas específicas establecidas por el Archivo General
de la Nación.

d). La resistencia de las placas y pisos deben estar acorde con la altura de la estantería y las cargas
a soportar, avalado por un informe técnico calificado; además, la estantería deberá cumplir con
características de sismo resistencia aprobadas por normas técnicas colombianas, o en su defecto
por organismos de normalización internacionales.

e). Los pisos, muros, techos y puertas deben estar construidos con materiales ignífugos de alta
resistencia mecánica y desgaste mínimo a la abrasión.

f). Las pinturas utilizadas deberán igualmente poseer propiedades ignífugas en lo posible, y tener el
tiempo de secado necesario evitando el desprendimiento de sustancias nocivas para la
documentación.

g). Las áreas de depósito y almacenamiento de documentos deben garantizar:

i. La seguridad y la adecuada manipulación de la documentación.

ii. La adecuación climática ajustada a las normas establecidas para la conservación del material
documental de acuerdo con el medio o formato.

iii. Contar con elementos de control y aislamiento que garanticen la seguridad de los acervos
documentales.

h). Las zonas de trabajo archivístico, consulta y prestación de servicios, deben estar separadas de
las áreas de almacenamiento, tanto por razones de seguridad como de regulación y mantenimiento
de las condiciones ambientales en las áreas de depósito.

i). Las áreas técnicas deberán estar conectadas con los depósitos, tomando en cuenta el necesario
aislamiento que debe existir en cuanto a la función desarrollada, así como su accesibilidad con las
zonas de custodia, recepción, organización y tratamiento de los documentos.

j). Los laboratorios de conservación y restauración deben tener aislamiento apropiado para evitar
que los agentes microbiológicos puedan contaminar las demás áreas y poner en riesgo la salud del
personal que trabaja en otras dependencias.

k). Los depósitos deben contar con sistemas de detección y extinción de incendio: incluyendo
detectores de humo, extintores multipropósito o sistemas de apagado automático que no afecten los
documentos ni pongan en riesgo la salud del personal.

l). Los depósitos deben tener igualmente sistemas que permitan la extracción o evacuación
automática del agua en caso de inundación.

m). Para el almacenamiento de documentos en soporte papel se debe utilizar unidades de

almacenamiento que garanticen su protección en el tiempo.

n). Para documentos de conservación histórica, las unidades de conservación deben ser elaboradas
en cartón desacidificado (libre de ácido) o neutro; para documentos de conservación temporal, se
podrá utilizar materiales que permitan la adecuada protección de los documentos durante el tiempo
establecido para su conservación.

o). Para documentos en formato análogo como microfilm, cintas fonográficas, cintas de vídeo, rollos
cinematográficos, fotografía entre otros, y digitales como disquetes, cintas DAT, DO, DVD, entre
otros, se tendrá en cuenta, por lo menos, lo siguiente:
i. Las fotografías y negativos deberán almacenarse en sobres individuales y en cajas de pH neutro;
los materiales plásticos empleados deberán ser químicamente estables, no desprender vapores
nocivos, ser permeables al vapor de agua, estos se podrán emplear siempre que se garanticen
condiciones ambientales de humedad relativa dentro de los rangos establecidos para cada tipo de
soporte.

ii. Los rollos de microfilmación deberán mantenerse en su carrete y contenedor elaborados en

material estable y químicamente inerte; cada rollo estará en una unidad independiente debidamente
identificada y dispuesto en las respectivas estanterías diseñadas acorde con el formato y con las
especificaciones requeridas para garantizar su preservación.

iii. Las cintas magnéticas de audio, vídeo o de datos como DAT, entre otros, deberán almacenarse
completamente rebobinadas en su respectivas cajas alejadas de campos magnéticos y fuentes de
calor. Para estos soportes, es necesario programar su rebobinado periódico y verificación de datos,
los cuales se darán en relación directa con las condiciones de humedad del área de depósito de tal
manera que a mayor humedad mayor frecuencia en el proceso.

iv. Los disquetes y los CD, entre otros, podrán contar con una unidad de conservación plástica en
polipropileno u otro polímero químicamente estable, que no desprenda vapores ácidos o contenga
moléculas ácidas retenidas en su estructura. Cada unidad de conservación contendrá solo un
disquete o CD.

p). Los edificios y locales destinados a albergar material de archivo, deben cumplir con las
condiciones ambientales que incluyan el control, registro y análisis permanente de temperatura,
humedad relativa, ventilación, contaminantes atmosféricos e iluminación, evitando fluctuaciones en
las condiciones, que puedan causar alteraciones a los documentos y pongan en riesgo su
preservación en el tiempo.

q). Es indispensable garantizar la limpieza permanente y adecuada de las instalaciones, los

depósitos, la estantería y de las unidades de almacenamiento, utilizando productos que no afecten
la integridad física de los documentos.

r). El prestador del servicio, debe contar con el plan de prevención y atención de desastres y llevar
el registro permanente, de la aplicación de todas las medidas preventivas y correctivas necesarias
para minimizar al máximo cualquier riesgo de daño, pérdida o uso indebido de los archivos que
custodia.

Pero antes de establecer las características topográficas de su ubicación debemos tener en cuenta
los siguientes principios que son necesarios para asi poder establecer dicha ubicación:

1. PRINCIPIO DE INDEPENDECNIA: La independencia no es sólo orgánica, funcional o de

responsabilidades; en el local de archivo no deben estar otras oficinas o dependencias, es
necesario que la responsabilidad de su manejo recaiga en una sola persona o dependencia
esto asegura el control, la integridad y la seguridad de la documentación que se custodia.
2. PRINCIPIO DE AMPLITUD: El acervo documental de una organización tiene como
característica su constante crecimiento por esto se debe proyectar un Depósito lo
suficientemente amplio, no sólo para custodiar la documentación que ya se tiene al momento
de la instalación del nuevo archivo, sino además con una capacidad de recepción para 20 o
25 años.
3. PRINCIPIO DE SEGURIDAD: Un depósito de archivo seguro es aquel que está ubicado en
el lugar más óptimo para su conservación documental, por ejemplo, un sitio exclusivo aislado
de la acción de agentes físicos o químicos y también como lo dice el articulo 008 de 2014
en un lugar donde no este expuesto a atentados vandálicos y desastres naturales. También
como seguro debemos tener en cuenta la accesibilidad y consulta adecuada a estos archivos
 ya que por falta de seguridad se pueden presentar adulteraciones o robos. La seguridad del
depósito en gran medida depende de la calidad de su diseño y construcción, del prudente
manejo y mantenimiento de instalaciones eléctricas e hidráulicas y de la señalización y
avisos de prevención.
4. PRINCIPIO DE FUNCIONALIDAD: Un depósito antes que servir como la ubicación para la
custodia de documentos, cumple la función administrativa de conservar la Memoria Histórica,
la ubicación funcional de un archivo permite el fácil acceso de sus usuarios, evitando largos
y dispendiosos desplazamientos obteniendo asi la optima distribución y aprovechamiento de
los espacios físicos para el desarrollo de las diferentes labores a realizar con el archivo.

Teniendo en cuenta estos principios podemos decir que:

CARACTERISTICAS FISICAS

 El lugar de la organización debe ser un lugar seco y solido.

 Debe estar ubicado en un lugar alejado de la humedad y del calor, evitar sitios cercanos a
baños, albercas, destiladores, sótanos con tuberías en malas condiciones, equipos
eléctricos que irradien calor, calefactores, calderas, etc.
 Debe poder controlarse la luz solar, ya que los efectos producidos por las radiaciones causan
daños irreversibles en la documentación (en lo posible sin ventanas).
 Debe ser un sitio intermedio y equidistante a toda la organización administrativa.

CAPACIDAD FISICA

 El área de un depósito de Archivo debe calcularse de acuerdo con la masa documental que
se debe conservar, más la que se espera recibir por lo menos durante 20 o 25 años.
 Se recomienda que las áreas deben construirse con unas dimensiones no mayores a 100
m2 o el equivalente a 300 rn3 por depósito; dadas las necesidades de almacenamiento se
debe prever la construcción de depósitos adicionales.
 se debe tener presente un diseño acorde con las medidas del mobiliario que se ha
seleccionado. Igualmente, hay que evaluar las condiciones de espacio donde posiblemente
se guardara el archivo (ancho, fondo y alto).
 La capacidad debe fijarse con base a los servicios a prestar, esto significa la previsión de un
área suficientemente amplia para la atención de los usuarios tanto externos como internos y
el alistamiento de un área para trabajos archivísticos, tales como la ordenación, clasificación,
foliación y codificación, entre otros.

CONSISTENCIA

 Dependiendo de las condiciones ambientales, un buen promedio de espesor en los muros

macizos es 25 cms, así se aisla la humedad y el calor, manteniendo condiciones ambientales
óptimas; otra alternativa son los muros de doble pared con cámara de aire.
 Se aconseja siempre la subdivisión por medio de muros y puertas de seguridad
independientes que garanticen la conservación de la documentación en eventuales
emergencias.
 El mejor material es la lámina de acero, del mayor espesor posible con un relleno antifuego
que les dé características de seguridad y prevención, con chapa de acceso exterior con llave,
brazo mecánico y bordeada con un empaque suficientemente resistente, que evite
filtraciones de polvo, agua y agentes contaminantes en general.
 El piso también es importante: debe resistir el peso que va a sostener; su afinamiento debe
permitir el fácil y rápido desplazamiento de equipos, escaleras e implementos de aseo.
 Igualmente debe ser impermeabilizado y recubierto con materiales que faciliten la limpieza
y no produzcan polvo.

SEGURIDAD

 Las instalaciones eléctricas deben ser las mínimas, sólo las fuentes de luz necesarias con
sus controles e interruptores por fuera del recinto.
 Se debe prever la instalación de equipos para atención de desastres como extintores y, en
lo posible, extractores de agua.
 Debe estar provisto de alarmas contra incendios y de sistema cerrado de televisión si hay
los recursos.
 En lo posible se deben considerar accesorios adicionales, como rejillas de seguridad y
equipos de circulación de aire, para garantizar la necesaria ventilación.
 Se debe proveer la señalización necesaria que ayude a decidir en caso de riesgo; a prevenir
conductas indebidas y a fomentar las conductas debidas.

CONDICIONES FUNCIONALES

 Es necesario hacer énfasis en la ubicación con relación al acceso. En este sentido, si se

manejan criterios centralizados, el Depósito de Archivo debe ser equidistante a todas las
dependencias de la institución. Así se evitarán desplazamientos innecesarios e incómodos,
pérdida de tiempo y situaciones de riesgo.
 La funcionalidad también va ligada a las características y a la distribución de muebles y
equipos. La disposición de la estantería debe permitir el desplazamiento de los funcionarios
por los corredores (1 a 1,50 m.) y el acondicionamiento y uso de mesas de trabajo.
 En un depósito de archivo con mucho movimiento es bueno contar con un área disponible
para cargue y descargue de documentación, para eventuales traslados, despachos,
préstamos, recibos, etc., o simplemente para realizar trabajos propios de archivo.
 En relación con los servicios que presta el archivo a sus usuarios, la dotación y disposición
del mobiliario y equipo son de suma importancia (mesas de consulta, lectores de microfilm,
fotocopiadoras y atriles).

CONDICIONES AMBIENTALES

 Temperatura, que oscila entre 14 y 22 grados centígrados, condición ambiental que se puede
prever durante la construcción con la ayuda de equipos especiales como ventiladores,
sistemas de extracción de aire, aire acondicionado, entre otros.
 Humedad relativa de 50% a 60%. Las condiciones de humedad y temperatura son
interdependientes y deben ser reguladas de acuerdo con los niveles ambientales del lugar.
 Luz artificial se considera que la más recomendable es la luz fría si se utiliza con filtros
neutralizantes. Cuando no se pueden suprimir las fuentes naturales de luz se debe utilizar
estos filtros o cortinas en las ventanas.