A.

Ruang Lingkup Manajemen dan Manajemen Sumber Daya Manusia

1. Definisi Manajemen
Manajemen adalah ilmu dan seni yang mengatur proses pemanfaatan sumber daya manusia
dan sumber-sumber lainnya secara efektif dan efisien untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

2. Dasar-dasar Manajemen
a. Adanya kerja sama di antara sekelompok orang dalam ikatan formal
b. Adanya tujuan bersama serta kepentingan yang sama yang akan dicapai
c. Adanya pembagian kerja, tugas, dan tanggung jawab yang teratur
d. Adanya hubungan formal dan ikatan tata tertib yang baik
e. Adanya sekelompok orang dan pekerjaan yang akan dikerjakan
f. Adanya human organization

3. Bidang dan Pendekatan Manajemen

BIDANG-BIDANG MANAJEMEN BERBAGAI PENDEKATAN

MANAJEMEN
Manajemen Sumber Daya Manusia Empirical Approach
Manajemen Pembelanjaan Interpersonal Behaviour Approach
Manajemen Produksi Group Behaviour Approach
Manajemen Biaya Cooperative Social Approach
Manajemen Pemasaran Socio Technological System Approach
Manajemen Perkantoran Decision Theory Approach
Manajemen Risiko Communication Center Approach
Manajemen Berdasarkan Sasaran Mathematical Approach
Manajemen Mutu (TQC & QCC) Operational Approach
4. Tujuan Organisasi
a. Organisasi perusahaan bertujuan untuk mendapatkan laba dan prinsip kegiatan-
kegiatannya ekonomis rasional
b. Organisasi sosial bertujuan memberikan pelayanan, sedangkan prinsip kegiatan-
kegiatannya ialah pengabdian sosial.

5. Definisi MSDM
a. Edwin B. Flippo
Manajemen personlaia adalah perencanaan, pengorganisasian, pengarahan,
dan pengendalian dari pengadaan, pengembangan, kompensasi, pengintegrasian,
pemeliharaan, dan pemberhentian karyawan, dengan maksud terwujudnya tujuan
perusahaan, individu, karyawan, dan masyarakat.
b. Drs. Malayu S. P. Hasibuan
MSDM adalah ilmu dan seni yang mengatur hubungan dan peranan tenaga
kerja agar efektif dan efisien membantu terwujudya tujuan perusahaan, karyawan, dan
masyarakat.

6. Pentingnya MSDM
Manajemen terdiri dari enam unsur (6M) yaitu : men, money, methode,
materials, machines, dan markets. Unsur men (manusia) ini berkembang menjadi suatu
bidang ilmu manajemen yang disebut manajemen sumber daya manusia atau disingkat
MSDM yang merupakan terjemahan dari man power management. Manajemen yang
mengatur unsur manusia ini ada yang menyebutnya manajemen kepegawaian atau
manajemen personalia.
Persamaan MSDM dengan manajemen personalia adalah keduanya merupakan
ilmu yang mengatur unsur manusia dalam suatu organisasi, agar mendukung terwujudnya
tujuan. Sedangkan perbedaan MSDM dengan manajemen personalia adalah sebagai
berikut:
a. MSDM dikaji secara makro, sedangkan manajemen personalia dikaji secara mikro
 b. MSDM dianggap bahwa karyawan adalah kekayaan (asset) utama organisasi, jadi
harus dipelihara dengan baik. Manajemen personalia menganggap bahwa karyawan
adalah faktor produksi, jadi harus dimanfaatkan secara produktif.
c. MSDM pendekatannya secara modern, sedangkan manajemen personalia
pendekatannya secara klasik.

MSDM adalah suatu bidang manajemen yang khusus mempelajari hubungan dan
peranan manusia dalam organisasi perusahaan. Unsur MSDM adalah manusia yang
merupakan tenaga kerja pada perusahaan. Dengan demikian, focus yang dipelajari
MSDM ini hanyalah masalah yang berhubungan dengan tenaga kerja manusia saja.

Tujuan organisasi tidak mungkin terwujud tanpa peran aktif karyawan meskipun
alat-alat yang dimiliki perusahaan begitu canggihnya. Alat-alat canggih yang dimiliki
perusahaan tidak ada manfaatnya bagi perusahaan, jika peran aktif karyawan tidak
diikutsertakan. Mengatur karyawan adalah sulit dan kompleks, karena mereka
mempunyai pikiran, perasaan, status, keinginan, dan latar belakang yang heterogen yang
dibawa ke dalam organisasi. Karyawan tidak dapat diatur dan dikuasai sepenuhnya
seperti mengatur mesin, modal, atau gedung.

7. Komponen MSDM
Tenaga kerja manusia pada dasarnya dibedakan atas pengusaha, karyawan, dan
pemimpin.
a. Pengusaha
Pengusaha adalah setiap orang yang menginvestasikan modalnya untuk memperoleh
pendapatan dan besarnya pendapatan itu tidak menentu tergantung pada laba yang
dicapai perusahaan tersebut.
b. Karyawan
Karyawan merupakan kekayaan utama suatu perusahaan, karena tanpa keikutsertaan
mereka, aktivitas perusahaan tidak akan terjadi. Karyawan berperan aktif dalam
menetapkan rencana, sistem, proses, dan tujuan yang ingin dicapai. Karyawan adalah
penjual jasa dan mendpat kompensasi yang besarnya telah ditetapkan terlebih dahulu.
c. Karyawan Operasional
 Setiap orang yang secara langsung harus mengerjakan sendiri pekerjaannya sesuai
dengan perintah atasan.
d. Karyawan Manajerial
Setiap orang yang berhak memerintah bawahannya untuk mengerjakan sebagian
pekerjaannya dan dikerjakan sesuai dengan perintah.
e. Pemimpin atau Manajer
Pemimpin adalah seseorang yang mempergunakan wewenang dan kepemimpinannya
untuk mengarahkan orang lain serta bertanggung jawab atas pekerjaan orang tersebut
dalam mencapai suatu tujuan. Kepemimpinan adalah gaya seorang pemimpin
memengaruhi bawahannya, agar mau bekerja sama dan bekerja efektif sesuai dengan
perintahnya.

8. Fungsi MSDM
a. Perencanaan
Human Resource Planning adalah merencanakan tenaga kerja secara efektif serta
efisien agar sesuai dengan kebutuhan perusahaan dalam membantu terwujudnya
tujuan. Perencanaan dilakukan dengan menetapkan program kepegawaian.
b. Pengorganisasian
Merupakan kegiatan untuk mengorganisasikan semua karyawan dengan menetapkan
pembagian kerja, hubungan kerja, delegasi wewenang, integrasi, dan koordinasi
dalam bagan organisasi.
c. Pengarahan
Merupakan kegiatan yang mengarahkan semua karyawan, agar mau bekerja sama dan
bekerja efektif serta efisien dalam membantu tercapainnya tujuan perusahaan,
karyawan, dan masyarakat.
d. Pengendalian
Merupakan kegiatan mengendalikan semua karyawan agar mentaati peraturan-
peraturan perusahaan dan bekerja sesuai dengan rencana. Apabila terdapat
penyimpangan atau kesalahan, diadakan tindakan-tindakan perbaikan dan
penyempurnaan rencana.
e. Pengadaan
 Merupakan proses penarikan, seleksi, penempatan, orientasi, dan induksi untuk
mendapatkan karyawan yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
f. Pengembangan
Merupakan proses peningkatan keterampilan teknis, teoritis, konseptual, dan moral
karyawan melalui pendidikan dan pelatihan.
g. Kompensasi
Merupakan pemberian jasa langsung dan tidak langsung, uang atau barang kepada
karyawan sebagai imbalan jasa yang diberikan kepada perusahaan.
h. Pengintegrasian
Adalah kegiatan untuk mempersatukan kepentingan perusahaan dan kebutuhan
karyawan, agar tercapainya kerja sama yang serasi dan saling menguntungkan.
i. Pemeliharaan
Pemeliharaan adalah kegiatan ubtuk memelihara atau meningkatkan kondisi fisik,
mental, dan loyalitas karyawan, agar mereka tetap mau bekerja sama sampai pensiun.
j. Kedisiplinan
Kedisiplinan merupakan fungsi MSDM yang terpenting dank unci terwujudnya
tujuan karena tanpa disiplin yang baik sulit terwujud tujuan yang maksimal.
k. Pemberhentiaan
Pemberhentiaan adalah putusnya hubungan kerja seseorang dari suatu perusahaan.
Pemberhentian ini disebabkan oleh keinginan karyawan, keinginan perusahaan,
kontrak kerja berakhir, pensiun, dan sebab-sebab lainnya.

B. Langkah-langkah Audit SDM

Ada 5 tahapan yang harus dilakukan dalam melakukan audit manajemen dan audit
MSDM. Langkah tersebut diantaranya:
1. Audit Pendahuluan
Pada tahap ini, auditor menekankan auditnya pada pencarian informasi
latar belakang dan gambaran umum terhadap program/aktivitas SDM yang diaudit.
Informasi yang diperoleh pada tahap ini akan mengantarkan auditor pada perumusan
tujuan audit sementara. Tujuan audit merupakan suatu hipotesis yang memerlukan
pembuktian untuk menjawab pertanyaan (kecurigaan) auditor. Untuk mendapatkan
jawaban ini, auditor menerapkan prosedur audit yang telah ditetapkan. Tujuan dalam
audit SDM harus dirumuskan terlebih dahulu dan memerlukan suatu survei awal untuk
memahami kondisi yang terjadi Ketepatan perumusan tujuan audit ini sangat
menentukan keberhasilan audit mencapai tujuannya. Tujuan audit terdiri atas tiga
elemen, yaitu :

a. Kriteria
Kriteria merupakan standar (norma) yang menjadi pedoman bertindak bagi
setiap individu dan kelompok dalam organisasi. Kriteria inilah yang menjadi dasar
bagi auditor dalam melakukan penilaian terhadap program/aktivitas yang diaudit.
Kriteria dapat berupa:
1) Rencana SDM
2) Berbagai kebijakan dan peraturan tentang SDM
3) Tujuan setiap program SDM
4) Rencana pelatihan dan pengembangan karyawan
5) Standar evaluasi (ukuran kinerja) yang telah ditetapkan perusahaan
6) Peraturan pemerintah
7) Standar (norma) yang merupakan best practice yang diterapkan oleh perusahaan
sejenis dalam bidang SDM dapat digunakan sebagai acuan
8) Kriteria lain yang mungkin untuk diterapkan

Setiap perusahaan pada dasarnya harus memiliki kriteria, karena kriteria inilah
yang menjadi pedoman dalam beraktivitas termasuk bagaimana perusahaan memiliki
keunggulan bersaing sangat ditentukan oleh kriteria ini sebagai pedoman bertindak.
Tetapi pada kenyataannya kadang-kadang perusahaan tidak memiliki kriteria
yang secara lengkap terdokumentasi. Terhadap permasalahan ini, sebelum audit
dilanjutkan kepada tahap berikutnya, auditor harus menawarkan terlebih dahulu
kepada manajemen untuk bersama-sama merumuskan kriteria yang dapat digunakan
sebagai dasar (pedoman) beraktivitas oleh semua komponen di dalam perusahaan dan
juga sebagai dasar melakukan evaluasi oleh auditor.

b. Penyebab
 Penyebab merupakan pelaksanaan program- program SDM dalam organisasi
yang menyebabkan terjadinya kondisi SDM yang ada saat ini. Penyebab ini ada yang
bersifat positif, di mana aktivitas yang terjadi sangat mendukung tercapainya tujuan
dari program/aktivitas yang dilaksanakan atau dicapainya manfaat yang lebih dari
program/aktivitas yang dilaksanakan tersebut seperti pemilihan metode, materi, dan
tutor yang tepat sehingga program pelatihan karyawan dapat mencapai tujuannya. Di
samping itu, penyebab ada juga yang bersifat negatif, di mana aktivitas yang terjadi
menyebabkan tidak tercapainya tujuan dari program/aktivitas yang dilaksanakan atau
bahkan perusahaan mengalami kerugian baik secara finansial maupun
nonfinansial seperti penetapan kompensasi karyawan yang tidak berdasarkan survei
pengupahan menyebabkan tidak tercapainya keadilan internal dan eksternal dalam
kompensasi yang diterima karyawan.
c. Akibat
Akibat merupakan sesuatu yang harus ditanggung atau dinikmati perusahaan
karena terjadinya perbedaan aktivitas yang seharusnya dilakukan (berdasarkan
kriteria) dengan aktivitas aktual yang terjadi di lapangan (dilakukan setiap
komponen dalam organisasi). Akibat yang berasal dari penyebab positif dapat
menguntungkan perusahaan sedangkan akibat yang timbul dari penyebab negatif
akan merugikan perusahaan.

2. Review dan Pengujian Pengendalian Manajemen atas Program- program SDM

Sistem pengendalian manajemen yang dimiliki perusahaan menjadi pedoman yang
digunakan oleh para manajer dan supervisor dalam mengendalikan proses yang berjalan
agar tidak keluar dari ketentuan yang telah ditetapkan. Pada audit SDM, auditor harus
memahami hal ini terutama yang berkaitan dengan pengelolaan SDM. Beberapa hal yang
berhubungan dengan sistem pengendalian manajemen yang harus diperhatikan oleh
auditor dalam audit SDM antara lain:
a. Tujuan dari program/aktivitas SDM harus dinyatakan dengan jelas dan tegas
b. Kualitas dan kuantitas dari SDM yang melaksanakan program/aktivitas
kualifikasi dari SDM yang terlibat (menjadi sasaran) dari
program/aktivitas SDM yang dilaksanakan
 c. Anggaran program
d. Pedoman/metode kerja, persyaratan kualifikasi
e. Spesifikasi dan deskripsi pekerjaan
f. Standar (ukuran) kinerja program

Berdasarkan hasil review sistem pengendalian manajemen ini, auditor akan

mampu lebih dalam memahami kondisi yang terjadi, sehingga dapat ditingkatkan
menjadi tujuan audit yang sesungguhnya, (karena cukup bukti yang mendukung
permasalahan yang disoroti auditor yang tertuang dalam tujuan audit sementara), atau
diabaikan karena terjadi sebaliknya.

3. Audit Lanjutan
Dari temuan audit yang diperoleh, auditor meringkas dan melakukan
pengelompokkan terhadap temuan tersebut ke dalam kelompok kondisi, kriteria,
penyebab, dan akibat. Kondisi merupakan kenyataan riil yang ditemukan auditor
berkaitan dengan program-program SDM yang ditetapkan perusahaan.
Berbagai temuan tersebut kemudian dianalisis untuk memahami apakah
permasalahan yang terjadi merupakan permasalahan yang berdiri sendiri atau saling
terkait dengan permasalahan-permasalahan yang lain. Berkaitan dengan hal ini auditor
harus mengembangkan temuan secara cermat sehingga dapat diketahui adanya
penyimpangan yang terjadi, apa penyebab dari penyimpangan tersebut, apa akibat
yang harus ditanggung perusahaan berkaitan dengan terjadinya penyimpangan tersebut.
Dari berbagai kekurangan yang ditemukan kemudian auditor menyusun suatu
rekomendasi untuk memperbaiki penyimpangan yang terjadi agar tidak terulang lagi di
masa yang akan datang.
4. Pelaporan
Laporan harus disajikan dalam bahasa yang mudah dipahami. Laporan
audit harus memuat tentang informasi latar belakang, kesimpulan audit dan disertai
dengan temuan-temuan audit sebagai bukti pendukung kesimpulan tersebut. Dalam
laporan juga harus disajikan rekomendasi yang diusulkan auditor sebagai alternatif
perbaikan terhadap penyimpangan (kekurangan) yang masih terjadi.
 5. Tindak Lanjut
Tindak lanjut merupakan implementasi dari rekomendasi yang diajukan auditor.
Manajemen dan auditor harus sepakat dan secara bersama-sama dalam melaksanakan
tindak lanjut perbaikan tersebut. Auditor mendampingi manajemen dalam melakukan
tindak lanjut ini.

C. Pengadaan
1. Pentingnya Pengadaan
Pengadaan (procurement) adalah fungsi operasional pertama MSDM. Pengadaan
karyawan merupakan masalah penting, sulit, dan kompleks karena untuk mendapatkan
dan menempatkan orang-orang yang kompeten, serasi, serta efektif tidaklah semudah
membeli dan menempatkan mesin.
Karyawan dalah asset utama perusahaan yang menjadi perencana dan pelaku aktif
dari setiap aktivitas organisasi. Mereka mempunya pikiran, perasaan, keinginan, status,
dan latar belakang pendidikan, usia, jenis kelamin yang heterogen yang dibawa ke dalam
organisasi perusahaan. Karyawan bukan mesin material yang sifatnya pasif dan dapat
dikuasai serta diatur sepenuhnya dalam mendukung tercapainya tujuan perusahaan.
Karyawan yang cakap, mampu, dan terampil belum menjamin produktivitas kerja
yang baik, kalau moral kerja dan kedisiplinannya rendah. Mereka baru memanfaat dan
mendukung terwujudnya tujuan perusahaan jika mereka berkeinginan tinggi untuk
berprestasi. Karyawan yang tidak mampu, kurang cakapa, dan tidak terampil
mengakibatkan pekerjaan tidak selesai tepat pada waktunya.
Pengadaan karyawan harus didasarkan pada prinsip apa baru siapa. Apa artinya
kita harus terlebih dahulu menetapkan pekerjaan-pekerjaannya berdasarkan uraian
pekerjaan (job description). Siapa artinya kita baru mencari orang-orang yang tepat untuk
menduduki jabatan tersebut berdasarkan spesifikasi pekerjaan (job specification). Jika hal
tersebut dilakukan terbalik, akan menimbulkan mismanajemen dalam penempatannya.
Penempatan karyawan yang jauh di bawah kemampuannya ataupun diluar
kemampuannya mengakibatkan moral kerja dan kedisiplinan karyawan rendah. Jadi, kita
harus menugaskan seorang karyawan sesuai dengan kemampuan yang dimilikinya dan
 memberikan pekerjaan seorang karyawan sesuai dengan kemampuan yang dimilikinya
dan memberikan pekerjaan yang disenanginya.
Pengadaan adalah proses penarikan, seleksi, penempatan, orientasi, dan induksi
untuk mendapatkan karyawan yang efektif dan efisien membantu tercapainya tujuan
perusahaan.
Pengadaan karyawan merupakan langkah pertama dan mencerminkan berhasil atau
tidaknya suatu perusahaan mencapai tujuannya. Jika karyawan yang diterima kompeten,
maka usaha untuk mwujudkan tujuan relatif mudah. Sebaliknya, apabila karyawan yang
diperoleh kurang memenuhi syarat, sulit bagi perusahaan mencapai tujuannya.
2. Dasar Pengadaan Karyawan
Pengadaan karyawan ini harus mendapat perhatian yang serius serta didasarkan
pada analisis pekerjaan (job analysis), uraian pekerjaan (job description), spesifikasi
pekerjaan (job specification), persyaratan pekerjaan (job requirement), dan evaluasi
pekerjaan (job evaluation), pengayaan pekerjaan (job enrichment), perluasan pekerjaan
(job enlargement), dan penyederhanaan pekerjaan (work simplification)
a. Analisis Pekerjaan
Analisis pekerjaan adalah informasi tertulis mengenai pekerjaan apa saja yang
harus dikerjakan dalam suatu perusahaan agar tujuan tercapai. Manfaat analisis
pekerjaan akan memberikan informasi tentang aktivitas pekerjaan, standar pekerjaan,
konteks pekerjaan, persyaratan personalia, perilaku manusia, dan alat-alat yang akan
digunakan. Langkah-langkah analisis pekerjaan:
1) Menentukan penggunaan hasil infonrmasi analisis pekerjaan
2) Mengumpulkan informasi tentang latar belakang
3) Menyeleksi orang yang akan diserahi jabatan yang akan dianalisis.
4) Mengum[pulkan informasi analisis pekerjaan
5) Meninjau informasi dengan pihak-pihak yang berkepentingan
6) Menyusun uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan
7) Meramalkan/memperhitungkan perkembangan perusahaan

Analisis pekerjaan selain menghasilkan job description, job specification, dan

job evaluation juga berguna untuk perekrutan dan seleksi, kompensasi, evaluasi
jabatan, penilaian prestasi kerja, latihan, promosi dan pemindahan, organisasi,
 pemerkayaan pekerjaan, penyederhanaan pekerjaan, penyederhanaan pekerjaan,
penempatan, peramalan dan perekrutan, dan orientasi serta induksi.

b. Uraian Pekerjaan
Uraian pekerjaan adalah infrmasi tertulis yang menguraikan tugas dan
tanggungjawab, kondisi pekerjaan, hubungan pekerjaan, dan aspek-aspek pekerjaan
pada suatu jabatan tertentu dalam organisasi. Hal ini menguraikan hal-hal berikut:
1) Identifikasi pekerjaan atau jabatan (memberikan nama jabatan)
2) Hubungan tugas dan tanggung jawab, yakni perincian tugas dan tanggung jawab
secara nyata secara terpisah.
3) Standar wewenang dan pekerjaan
4) Syarat kerja harus diuraikan dengan jelas
5) Ringkasan pekerjaan atau jabatan (bentuk umum pekerjaan)
6) Penjelasan tentang jabatan di bawah dan di atasnya.
c. Spesifikasi Pekerjaan
Spesifikasi pekerjaan adalah uraian persyaratan kualitas minimum orang yang
bisa diterima agar dapat menjalankan satu jabatan dengan baik dan kompeten.
Spesifikasi pekerjaan memberikan uraian informasi mengenai hal-hal berikut:
1) Tingkat pendidikan pekerja
2) Jenis kelamin pekerja
3) Pengetahuan dan kecakapan pekerja
4) Batas umur pekerja
5) Nikah atau belum
6) Minat pekerja
7) Emosi dan tempramen pekerja
8) Pengalaman pekerja
d. Evaluasi Pekerjaan
 Evaluasi pekerjaan adalah menilai berat atau ringan, mudah atau sukar, besar
atau kecil risiko pekerjaan dan memberikan nama, rangking, serta harga atau gaji
suatu pekerjaan.

e. Penyederhanaan Pekerjaan
Penyederhanaan pekerjaan adalah penggunaan logika untuk mencari
penggunaan yang paling ekonomis dari usaha manusia, materi, mesin-mesin, waktu
dan ruangan agar cara-cara yang paling baik dan paling mudah dalam mengerjakan
pekerjaan dapat digunakan. Simplifikasi pekerjaan mengakibatkan hal-hal berikut:
1) Struktur organisasi perusahaan semakin melebar
2) Pekerjaan-pekerjaan bisa menjadi terlalu terpsesialisasi, sehingga menimbulkan
kebosanan yang pada gilirannya menyebabkan kesalahan-kesalahan atau
permintaan keluar.
3) Pekerja semakin produktif sehingga keuntungan ekonomis dari spesialisasi akan
diperoleh.
f. Perluasan Pekerjaan
Perluasan Pekerjaan adalah memperbanyak tugas atau pekerjaan kepada
seseorang karyawan dalam jabatannya untuk meningkatkan variai pekerjaan dan
mengurangi sifat pekerjaan yang membosankan. Dengan pengetahuan dan
keterampilan yang masih tetap, tambahan pekerjaan dapat dikerjakan. Dalam kasus
perluasan pekerjaan, masalah pokok adalah menghentikan spesialisasi yang
berlebihan untuk mengurangi kebosanan dan sifat monoton. Dengan cara ini
diharapkan akan dihasilkan prestasi yang lebih baik dan membuat karyawan lebih
terpusatkan dan termotivasi secara efektif.
g. Pengayaan Pekerjaan
Pengayaan pekerjaan adalah perluasan pekerjaan dan tanggungjawab secara
vertikal yang akan dikerjakan seseorang pejabat dalam jabatannya. Perluasan secara
vertikal diterapkan untuk dapat memberikan kepada karyawan kepuasan lebih besar
 dan kesempatan bagi pengembangan pribadinya. Para karyawan diberi kesempatan
untuk berpartisipasi dalam kegiatan-kegiatan manajerial pekerjaan mereka disamping
operasionalnya.

h. Persyaratan Pekerjaan
Persyaratan pekerjaan adalah persyaratan-persyaratan jabatan tentang
keterampilan yang dikehendaki. Setelah diketahui uraian pekerjaan, spesifikasi
pekerjaan, evaluasi pekerjaan, persyaratan pekerjaan, dan lainnya maka barulah kita
melakukan penarikan karyawan yang mengisi lowongan-lowongan yang kosong
dalam perusahaan tersebut.

3. Proses atau Langkah-langkah Pengadaan atau Perekrutan Karyawan

a. Peramalan kebutuhan tenaga kerja
Peramalan kebutuhab tenaga kerja dimaksudkan agar jumlah kebutuhan tenaga kerja
masa kini dan masa depan sesuai dengan ebban pekerjaan, kekosongan-kekosongan
dapat dihindarkan dan semua pekerjaan dapat dikerjakan. Peramalan kebutuhan
tenaga kerja ini harus didasarkan kepada informasi faktor inrternal dan eksternal
perusahaan. Faktor-faktor tersebut diantaranya:
1) Jumlah produksi
2) Ramalan-ramalan usaha
3) Perluasan perusahaan
4) Perkembangan teknologi
5) Pasaran tenaga kerja
6) Perencanaan karier karyawan
b. Penarikan (recruitment)
Penarikan adalah usaha mencari dan mempengaruhi tenaga kerja, agar mau melamar
lowongan pekerjaan yang ada dalam suatu perusahaan. Penarikan tenaga kerja
dipengaruhi oleh hal-hal berikut
1) Balas jasa yang diberikan
2) Status karyawan
3) Kesempatan promosi
4) Job specification

5) Metode penarikan
6) Soliditas perusahaan
7) Peraturan perburuhan
8) Penawaran tenaga kerja

Metode-metode penarikan

1) Metode tertutup
Metode tertutup adalah ketika penarikan hanya diinformasikan kepada para
karyawan atau orang-orang tertentu saja. Akibatnya, lamaran yang masuk relative
sedikit sehingga kesempatan untuk mendapatkan karyawan yang baik sulit.
2) Metode terbuka
Metode terbuka adalah ketika penarikan diinformasikan secara luas dengan
memasang iklan pada media massa cetak maupun elektronik, agar tersebar luas ke
masyarakat

Kendala-kendala penarikan

1) Kebijaksanaan-kebijaksanaan organisasi. Kebijaksanaan organisasi yang akan

mempengaruhi penarikan dalah kebijaksanaan mengenai kompensasi dan
kesejahteraan, promosi, status karyawan, dan sumber tenaga kerja.
2) Persyaratan jabatan. Semakin banyak persyaratan yang harus dimiliki pelamar
maka pelamar semakin sedikit.
3) Metode pelaksanaan penarikan. Semakin terbuka penarikan melalui surat kabar,
radio, atau TV pelamar semakin banyak. Dan berlaku sebaliknya.
 4) Kondisi pasar tenaga kerja. Semakin besar penawaran tenaga kerja semakin
banyak pula pelamar yang serius.
5) Solidaritas perusahaan
6) Solidaritas perusahaan diartikan besarnya kepercayaan masyarakat terhadap
perusahaan, misalnya besarnya perusahaan. Jika solidaritas perusahaan besar,
pelamar semakin banyak dan sebaliknya.

7) Kondisi-kondisi lingkungan eksternal

Jika kondisi perekonomian tumbuh dengan cepat dan saingan banyak, pelamar
akan sedikit dan sebaliknya.
c. Seleksi (selection)
Seleksi adalah usaha pertama yang harus dilakukan perusahaan untuk memperoleh
karyawan yang qualified dan kompeten yang akan menjabat serta mengerjakan semua
pekerjaan pada perusahaan. Dasar seleksi adalah kebijaksanaan perburuhan
pemerintah, job specification atau jabatan, ekonomis dan rasional, serta etika sosial
1) Penetapan jumlah karyawan
a) Metode nonilmiah
Menurut metode ini, jumlah karyawan yang dibutuhkan hanya didasarkan ata
pekerjaan-pekerjaan saja, bukan atas perhitungan yang cermat dari volume
pekerjaan dan standar prestasi pekerjaan.
b) Metode Ilmiah
Menurut metode ini, jumlah karyawan yang akan diterima betul-betul atas
perhitungan dan analisis beban kerja serta standar prestasi pekerja.

𝑉𝑜𝑙𝑢𝑚𝑒 𝑝𝑒𝑘𝑒𝑟𝑗𝑎𝑎𝑛
𝐴𝑛𝑎𝑙𝑖𝑠𝑖𝑠 𝑏𝑒𝑏𝑎𝑛 𝑘𝑒𝑟𝑗𝑎 = 𝑥 𝑠𝑎𝑡𝑢 𝑜𝑟𝑎𝑛𝑔
𝑆𝑡𝑎𝑛𝑑𝑎𝑟 𝑝𝑟𝑒𝑠𝑡𝑎𝑠𝑖

2) Cara seleksi
a) Metode nonilmiah
 Seleksi dengan cara ini adalah seleksi yang dilaksanakan tidak didasarkan
kepada kriteria, standar, atau spesifikasi kebutuhan nyata pekerjaab atau
jabatan, tetapi hanya didasarkan kepada perkiraan dan pengalaman saja.
Seleksi dalam hal ini tidak berpedoman kepada uraian pekerjaan dan job
specification dari jabatan yang akan diisi. Seleksi nonilmiah kurang dapat
dipertanggungjawabkan karena sering memperoleh karyawan baru yang tidak
cakap menyelesaikan pekerjaannya, bahkan menimbulkan kesulitan-kesulitan
bagi perusahaan

b) Metode ilmiah
Seleksi ini didasarkan kepada job specification dan kebutuhan nyata jabatan
yang akan diisi, serta berpedoman kepada kriteria dan standar-standar tertentu.
Dilaksanakan dengan cara berikut:
- Metode kerja yang jelas dan sistematis
- Berorientasi kepada prestasi kerja
- Berorientasu kepada kebutuhan riil karyawan
- Berdasarkan kepada job analysis dan ilmu sosial lainnya
- Berpedoman kepada undang-undang perburuhan
3) Sistem dan prosedur seleksi
a) Seleksi surat lamaran
b) Pengisian blangko lamaran
c) Pemeriksaan referensi
d) Wawancara pendahuluan
e) Tes penerimaan
f) Tes psikologi
g) Tes kesehatan
h) Wawancara akhir atasan langsung
i) Memutuskan diterima atau ditolak
d. Penempatan, orientasi, dan induksi karyawan
a) Penempatan karyawan
 Penempatan karyawan adalah tindak lanjut dari seleksi, yaitu menempatkan calon
karyawan yang diterima pada jabatan/pekerjaan yang membuthkannya dan
sekaligus mendelegasikan authority kepada orang tersebut. Penempatan ini harus
didasarkan job description dan job specification yang telah ditentukan.
b) Orientasi karyawan
Orientasi atau perkanalan karyawan bagi setiap karyawan baru harus dilaksanakan
untuk menyatakan bahwa mereka betul-betul diterima dengan tangan terbuka
menjadi karyawan yang akan bekerja sama dengan karyawan lain pada
perusahaan tersebut.

c) Induksi karyawan
Induksi karyawan adalah kegiatan untuk mengubah perilaku karyawan baru
supaya menyesuaikan diri dengan tata tertib perusahaan. Induksi pada dasarnya
merupakan tugas dari atasan langsung karyawan bersangkutan sehingga karyawan
baru menyadari bahwa dia harus mentaati peraturan-peraturan perusahaan dan
mengerjakan tugas-tugasnya dengan baik.

D. KONSEP PELAKSANAAN PRAKTIK AUDIT MANAJEMEN HRD

1. Pendekatan
Pendekatan yang kelompok kami lakukan dalam proses audit ini adalah
oendekatan kualitatif. Praktik pendekatan ini adalah dimana data diperoleh dalam
bentuk informasi lisan maupun tulisan dari narasumber melalui wawancara langsung
dengan pihak terkait.

2. Objek/Subjek Audit
Subjek audit kali ini adalah proses perekrutan karyawan. Sedangkan, objek yang
diteliti adalah Undip Career Center.

3. Jenis Data
Data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data primer dan data sekunder.
Data primer didapatkan dari kegiatan wawancara dengan narasumber terkait dan data
 sekunder diperoleh dari pengamatan atau observasi dan dokumentasi.

4. Teknik Pengumpulan Data

Teknik yang akan digunakan dalam mengumpulkan data yang digunakan dalam
audit manajemen sumber daya manusia ini adalah wawancara langsung dengan pihak
yang berkaitan, dalam hal ini adalah dengan Saudari Tunjung selaku Kepala Human
Resource Development dari Undip Career Center serta pihak – pihak terkait lainnya yang
dapat membantu memberikan informasi yang dibutuhkan.

5. Teknis Analisis Data

Teknik analisis data yang digunakan dalam audit ini adalah analisis kuantitatif
yaitu penulis menganalisis data yang berbentuk angka-angka.
Data hasil wawancara yang telah dilakukan, akan diolah lagi menjadi data dalam
bentuk angka – angka, diberikan skor tertentu sehingga penilaian kinerja yang dilakukan
adalah dengan menganalisis skor tersebut.

6. Rencana Pelaksanaan Praktik Audit Manajemen HRD

Langkah yang dilakukan:
1. Mencari informasi mengenai perusahaan terkait
2. Membuat surat izin resmi pelaksanaan tugas audit manajemen untuk diberikan
kepada pihak terkait di perusahaan
3. Melakukan perjanjian mengenai waktu dan tempat untuk meakukan wawancara sesi
pertama
4. Menyiapkan apa saja yang diperlukan dan ingin ditanyakan dalam wawancara
tersebut
5. Melaksanakan wawancara (untuk jumlah wawancara yang ingin dilaksanakan akan
menyesuaikan kebutuhan data dan waktu yang diperlukan)
6. Merangkum hasil wawancara
7. Menganalisis kegiatan perekrutan yang dilakukan dengan penjabaran/langkah
 perekrutan yang sudah dijabarkan di bagian awal laporan ini
8. Memberikan score pada data yang telah didapat
9. Menganalisis score yang telah dibuat
10. Membuat laporan akhir pelaksanaan praktik audit manajemen HRD

E. PROFIL PERUSAHAAN
1. Latar Belakang Perusahaan
Undip Career Center, merupakan lembaga persiapan dan pengembangan karir,
yang berkerja secara profesional dan modern, didukung oleh para tenaga ahli, para
profesional, praktisi di berbagai bidang dan kalangan akademisi yang bertujuan
mewujudkan suatu sistem dan pengelolaan karir yang efisien dan efektif. UCC memiliki
program informasi yang dapat digunakan sebagai sumber informasi bagi pencari kerja.
Career Information Program merupakan salah satu kategori layanan UCC berupa
pemberian informasi mengenati karir yang tersaji secara online melalui web ataupun
sosial media (facebook, twitter, linkedin, instagram) serta informasi yang tersaji secara
offline dalam bentuk Career galery di papan mading kantor UCC. Menyajikan berbagai
informasi mengenai lowongan pekerjaan dari berbagai perusahaan, peluang magang di
beragam perusahaan dan instansi dan company visit ke perusahaan-perusahaan yang
memiliki program terkait. Menyajikan beragam informasi mengenai berbagai tips dan
trik untuk menghadapi dan berpartisi secara optimal dalam dunia kerja serta strategi
dalam berkarir.
UCC memiliki beberapa program untuk mempersiapkan para pencari kerja untuk
dapat siap memasuki dunia pekerjaan. UCC menyelenggarakan berbagai training untuk
mempersiapkan mahasiswa dan pencari kerja untuk lebih siap memasuki dan
berpartisipasi dalam dunia kerja. Kegiatan UCC berupa pemberian layanan konsultasi
dan konseling seputar karir untuk mahasiswa, pencari kerja, maupun karyawan Kegiatan
yang mewadahi perusahaan untuk memaparkan kesempatan berkarir di perusahaan yang
diwakilinya serta sebagai sarana untuk mewadahi pakar atau alumni UNDIP untuk
memaparkan career succes story. Kegiatan magang untuk memfasilitasi mahasiswa
untuk dapat bekerja secara temporer dalam jangka waktu 1-3 bulan. Kegiatan kunjungan
perusahaan yang menjadi member UCC sehingga mahasiswa mengenal aktivitas kerja,
 kompetensi SDM yang dibutuhkan, produk yang dihasilkan, dan informasi lain seputar
perusahaan yang dikunjungi tersebut.
UCC memiliki program kerja untuk memfasilitasi para pencari kerja dengan
menyediakan informasi mengenai lowongan pekerjaan.Recruitmen and Selection
Program merupakan salah satu kategori layanan UCC yang bertujuan untuk
memberikan kemudahan bagi para pencari kerja dalam mencari pekerjaan melalui
career online application. Kegiatan ini juga memfasilitasi perusahaan untuk memperoleh
karyawan sesuai kompetensi yang diinginkan melalui campus recruitment and selection
serta career day. Fasilitas layanan bagi member UCC untuk melamar ke berbagai
perusahaan terkemuka yang sedang membuka lowongan secara online. Proses
rekrutmen dan seleksi karyawan oleh perusahaan member UCC dan difasilitasi oleh
UNDIP Career Center. Kegiatan pameran karir/ bursa karir yang diikuti oleh beragam
perusahaan yang menjadi member UCC untuk mempertemukan perusahaan dengan para
pencari kerja.

Tujuan

 Memfasilitasi mahasiswa dan pencari kerja agar lebih siap dalam memasuki dan
berpartisipasi secara efektif dalam dunia kerja.
 Mengurangi kesenjangan antara pengetahuan dan kompetensi yang dimiliki mahasiswa
dan pencari kerja dengan pengetahuan dan kompetensi yang dibutuhkan di dunia kerja
secara nyata.
 Memfasilitasi pertemuan secara efisien antara mahasiswa dan pencari kerja dengan user
dari dunia kerja.

Visi

Sebagai pusat pelayanan persiapan dan pengembangan karir terbaik bagi

mahasiswa dan pencari kerja di Indonesia.

Misi
 Menyiapkan mahasiswa dan pencari kerja untuk memiliki pengetahun dan kompetensi
yang dibutuhkan dalam memasuki dunia kerja melalui pemberian informasi, seminar,
pelatihan, dan konseling karir.
 Menjadi perantara antara penari kerja dengan dunia kerja melalui bursa, rekrutmen, dan
seleksi kerja.

UCC dipimpin oleh seorang ketua dengan Pelindung adalah Rektor Universitas
Diponegoro dan Penanggung Jawab adalah Pembantu Rektor III Universitas Diponegoro.
Dalam pelaksanaanya, UCC memiliki 2 divisi, yakni Divisi HRD, Program dan Event
Management serta Divisi Information System and Marcom, dimana masing-masing dipimpin
oleh seorang kepala divisi dan membawahi beberapa orang staf. UCC dalam menjalankan
program dan kegiatannya selain didukung oleh teknologi infrastruktur IT yang modern, juga
digawangi oleh SDM yang berkualitas dibidangnya. UCC dipimpin oleh seorang Head, yang
secara langsung membawahi Head of Program dan Head of IT and Marcomm. Head bertugas
memimpin dan mengembangkan lembaga, Head of Program bertugas mengatur dan
memimpin jalannya program, layanan serta kegiatan. Sedangkan Head of IT and MarComm
bertugas mengelola seluruh layanan dan infrastruktur IT serta kegiatan marketing dan
komunikasi.
F. PERKEMBANGAN PELAKSANAAN PRAKTIK AUDIT MANAJEMEN HRD
Pada hari Senin, 16 Maret 2017, kelompok kami sudah melakukan wawancara
dengan Saudari Tunjung sebagai kepala Human Resource and Development dari Undip
Career Center. Wawancara kami lakukan dari pukul 10.00 – 12.00 WIB sesuai rencana kami
sebelumnya dengan pihak terkait. Beberapa pertanyaan kami ajukan kepada beliau, terutama
mengenai proses perekrutan yang dilakukan oleh Undip Career Center dalam menjaring
SDM yang kompeten sesuai kebutuhan organisasi tersebut. Pertanyaan seputar perekrutan
tersebut berdasarkan atas penjelasan mengenai pengadaan/perekrutan yang sudah kelompok
kami jabarkan di bagian sebelumnya. Dari wawancara tersebut, kami mendapatkan beberapa
informasi penting mengenai perekrutan yang UCC lakukan dengan penjelasan sebagai
berikut:
a. Dasar Pengadaan Karyawan
Dalam kaitannya dengan perekrutan, UCC berfokus pada memberikan pelayanan
kepada para pencari kerja (khususnya alumni) di sekitar UNDIP untuk menjembatani
mereka dengan pihak perusahaan yang sedang mencari karyawan untuk bekerja di
perusahaan mereka. Dalam hal ini, analisis pekerjaan UCC sudah jelas. Narasumber kami
pun menjelaskan bahwa di UCC, nama jabatan, perincian tugas dan tanggung jawab,
standar wewenang dan pekerjaan, penguraian syarat kerja, penjelasan mengenai jabatan
di bawah dan di atasnya sudah termuat dalam dokumen HRD UCC, dan dapat
digambarkan dengan diagram berikut ini:
 Spesifikasi pekerjaan berkaitan langsung dengan kualitas karyawan yang diterima
untuk menjalankan satu jabatan di UCC. Tingkat pendidikan pekerja di UCC dibedakan
berdasarkan jabatan apa yang akan dilamar. Seperti halnya untuk mendaftar sebagai Staf
Administrasi & Costumer Service, UCC mensyaratkan pelamar untuk berpendidikan
minimum SMA (sedang melaksanakan prkuliahan di semester 5 (tingkat sarjana) atau
semester 3 (untuk tingkat diploma). UCC (pihak HRD) nanti akan membaca bagaimana
tingkat emosi dari pelamar pekerjaan tersebut yang nantinya akan disesuaikan dengan
jabatan-jabatan yang ada didalamnya, apakah memerlukan tingkat manajemen stress yang
tinggi atau tidak. Spesifikasi pekerjaan pun diperhatikan oleh UCC jika dilihat dari
jawaban wawancara tersebut. Dalam hal evaluasi pekerjaan, pihak UCC membedakan
besarnya imbalan kepada para karyawan berdasarkan tinggi atau rendahnya jabatan
karyawan mereka. Dari uraian tersebut, pihak UCC menganggap diri mereka sudah
cukup memiliki persyaratan dalam melakukan penarikan karyawan yang mengisi
lowongan-lowongan yang kosong dalam organisasi tersebut.
b. Proses atau Langkah-langkah Pengadaan atau Perekrutan Karyawan UCC
1) Agar pekerja yang direkrut oleh UCC sesuai dengan kebutuhan akan tenaga kerja
oleh organisasi tersebut, maka pihak UCC melakukan beberapa rencana ke depan
yang kaitannya dengan peramalan mengenai arah organisasi tersebut ke depan.
Dalam hal ini, UCC berfokus untuk menjadi pihak penyalur antara permintaan dan
penawaran di pasar tenaga kerja, namun tidak hanya itu, UCC pun berencana untuk
membuat para pelamar pekerjaan ini memiliki kemampuan softskill dan hardskill
yang baik untuk dapat bersaing dengan pelamar pekerjaan lainnya. Oleh karenanya
pihak UCC pun meramalkan bahwa mereka nantinya membuthkan tenaga ahli yang
dapat melatih kemampuan softskill dan hardskill para pelamar pekerjaan yang
menjadi member mereka.
2) Penarikan (recruitment)
Dalam hal penairikan karyawan baru, UCC melakukan metode penarikan terbuka
dimana UCC setiap tahunnya menyelenggarakan program WINNER. Program
WINNER ini adalah program perekrutan karyawan baru untuk bekerja ataupun
magang di UCC selama 1 tahun ke depan. Hingga tahun 2017, program winner ini
sudah mencapai batch 3. Saat pembukaan program ini, diberikan penjelasan
mengenai pekerjaan apa saja yang bisa dilamar berikut dengan persyaratannya
masing-masing. Selain itu, dalam program WINNER ini, UCC menjelaskan
mengenai status para pelamar jika mereka diterima sebagai karyawan tetap atau
karyawan magang di UCC dan juga balas jasa yang akan UCC berikan.
3) Seleksi (selection)
Jumlah karyawan yang diterima dalam proses perekrutan ini tidak berdasarkan
metode ilmiah. Hal tersebut dikarenakan jumlahnya karyawan yang diterima
berdasarkan seberapa banyak kebutuhan setiap divisi di UCC. Kebutuhan karyawan
baru di setiap divisi berbeda-beda tergantung dengan kondisi dan target dari setiap
divisi di waktu berjalan. UCC melakukan seleksi dengan metode ilmiah. Seleksi
yang dilaksanakan berdasarkan pada kriteria, standar, atau spesifikasi kebutuhan
karyawan, tidak hanya berdasarkan pengalaman saja. Hal tersebut diutarakan oleh
saudari Tanjung agar nantinya setelah karyawan tersebut bekerja, kinerja mereka
dapat dipertanggungjawabkan.
c. Sistem dan prosedur seleksi
Prosedur seleksi yang UCC lakukan:
1) Mengirim CV dan surat lamaran kepada pihak HRD
2) Pihak HRD akan melakukan seleksi berkas dan kesesuaian kriteria dengan pekerjaan
yang dilamar
3) Melakukan pengumuman lolos seleksi tahap berkas, untuk melakukan tahap
selanjutnya (wawancara)
4) Seleksi wawanara. Seleksi wawancara ini dilakukan oleh dua pihak. Pertama
wawancara oleh pihak HRD yaitu oleh saudari Tunjung sendiri. Selanjutnya
wawancara dengan kepala bagian dari divisi
5) Memutuskan diterima atau ditolak
d. Penempatan, orientasi, dan induksi karyawan
1) Penempatan karyawan
Saat karyawan diterima, pimpinan karyawan tersebut mendelegasikan pekerjaan
kepadanya sesuai dengan job description dan job specification yang dimiliki oleh
UCC.
2) Orientasi karyawan
Saat pertama kali masuk, karyawan akan dipersilakan untuk melakukan perkenalan
diri. Sudah menjadi standar UCC bahwa setiap karyawan abru yang dating akan
disambut dengan hangat. Hal tesebut bertujuan agar karyawan tersebut merasa
nyaman dan keberadaan dirinya diakui oleh rekan kerjanya, sehingga dapat bekerja
dengan optimal, begitu tutur saudari Tanjung.
3) Induksi Karyawan
Karyawan baru pun akan dijelaskan mengenai peraturan yang berlaku di lingkungan
kerja UCC yang harus karyawan tersebut patuhi selama bekerja di UCC berikut
dengan sanksi yang sesuai jika karyawan tersebut melanggarnya. Hal ini dilakukan
agar karyawan dapat mengerjakan tugas-tugasnya dengan baik.
Berikut data hasil wawancara dengan saudari Tunjung sebagai kepala bagian Human Resource
and Development dari Undip Career Center. Langkah audit selnajutnya yang akan kami lakukan
adalah melakukan scoring terhadap kegiatan-kegiatan perekrutan yang dilakukan oleh Undip
Career Center dan disesuaikan dengan keadaan di lapangan dengan beberapa pertanyaan sebgaai
berikut:

b. Apakah UCC sudah melakukan semua alur perekrutan karyawan sesuai dengan
penjabaran materi sebelumnya?
c. Jika ada alur atau tahap yang tidak UCC lakukan, apakah hal tersebut berlaku
material dan mempengaruhi dengan kegiatan atau fungsi lain dari organisasi tersebut?
d. Apakah alur atau tahap kegiatan perekrutan yang dilakukan oleh UCC sudah efektif
dalam menjaring potensi SDM?

Selain itu, kami juga berencana untuk mencari dokumen pendukung guna menguatkan argument
audit kami terhadap proses seleksi dan perekrutan di Undip Career Center.
LAPORAN PEREKEMBANGAN PELAKSANAAN TUGAS PRAKTIK AUDIT

MANEJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA

Anggota Group 5:
1. M Priaji Adhikara 12030114120056
2. Qorry Eka Pertiwi 12030114120116
3. Hilmi Adib Arifin 12030114140152
4. M. Hanif Risnanditya 12030114140198
5. Mulvi Alfian 12030114140217
6. Oby Nurkaukaby 12030114140224

S1 AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMIKA DAN BISNIS
UNIVERSITAS DIPONEGORO
TAHUN 2017