Instructivo Solicitud Cita

De Recepción Y Entrega
Mercaderías En CEDIS
IMPERIAL

Guía De Especificaciones De Recepción Para

Proveedores Nacionales De IMPERIAL (No
Cross-Dock)

Santa Rosa 7850, La Granja

Santiago, Chile

Fono: (56-2) 399-7000

Fax: (56-2) 511-4851
www.imperial.cl

Santiago, 01 De Junio, 2012

 Instructivo Solicitud Cita De Recepción Y Entrega Mercaderías En CEDIS
IMPERIAL
Estimado Proveedor,

Con la finalidad de hacer más eficiente y expedito el flujo de abastecimiento de

mercaderías a los Centros De Distribución, IMPERIAL ha preparado, para sus
proveedores nacionales, el presente instructivo de especificaciones operacionales
del proceso de entrega y solicitud de citas de recepción.

En este documento se identifican las principales políticas IMPERIAL para la

recepción de sus mercaderías, así como los procedimientos que cada Proveedor
debe realizar previo al despacho de mercaderías a los Centros De Distribución.

Le agradecemos desde ya revisar y adherirse a este instructivo. Estamos siempre

dispuestos a recibir recomendaciones y sugerencias que nos ayuden a mejorar y a
entregar un servicio de calidad a nuestros clientes. Siéntase con toda la libertad
de contactar a la Gerencia De Logística de IMPERIAL y entregarnos sus ideas.

Gracias por su compromiso y apoyo a IMPERIAL.

Sinceramente,

Eugenio Caldentey
Gerente De Logística
ecaldentey@imperial.cl

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1. CENTRO DE DISTRIBUCION – INFORMACIÓN -

a) Bodega C03 (Materiales De Construcción)

Dirección: Av. Victoria 0395, La Granja, Santiago

Encargado De Recepción: Sr. Patricio León
o E-Mail: pleon@imperial.cl
o Fono: (02-2) 399-7000, Anexo #8187

Jefe Centro De Distribución: Sr. Marcelo Campos
o E-Mail: mcampos@imperial.cl

Horario Recepción: 09:00 a 13:00 hrs y 13:30 a 18:00 hrs.

b) Bodega C04 (Fierros)

Dirección: Av. Victoria 0295, La Granja, Santiago

Encargado De Recepción: Sr. Julio Contreras
o E-Mail: jhcontreras@imperial.cl
o Fono: (02-2) 399-7149

Jefe Centro De Distribución: Sr. Ariel Reveco
o E-Mail: areveco@imperial.cl

Horario Recepción: 09:00 a 13:00 hrs y 13:30 a 17:00 hrs.

c) Bodega C07 (Maderas)

Dirección: Av. Victoria 0239, La Granja, Santiago

Encargado De Recepción: Sr. Guillermo Tejos
o E-Mail: gtejos@imperial.cl
o Fono: (02-2) 399-7000, Anexo #8581

Jefe Centro De Distribución: Sr. Omar Zapata
o E-Mail: omzapata@imperial.cl

Horario Recepción: 09:00 a 13:00 hrs y 13:30 a 17:00 hrs.

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d) Bodega C10 (Artículos De Ferretería)

Dirección: Av. Victoria 0325, La Granja, Santiago

Encargado De Recepción: Sr. Fernando Robledo
o E-Mail: frobledo@imperial.cl
o Fono: (02-2) 827-8582 / (02-2) 399-7000, Anexo #8182

Jefe Centro De Distribución: Sr. José Jofré
o E-Mail: jjofre@imperial.cl

Horario Recepción: 08:00 a 13:00 hrs y 13:30 a 17:00 hrs.

e) Bodega C14 (Soporte)

Dirección: Lo Boza 8887, Pudahuel, Santiago

Encargado De Recepción: Sr. Mario Rojas
o E-Mail: marojas@imperial.cl
o Fono: (02-2) 399-7000, Anexo #8576

Jefe Centro De Distribución: Sr. Edwin Guerra
o E-Mail: eguerra@imperial.cl

Horario Recepción: 07:30 a 13:00 hrs y 13:30 a 17:00 hrs.

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2. SOLICITUD DE FECHA Y HORARIO DE RECEPCION

a) 1.- Toda solicitud deberá ser realizada formalmente vía correo electrónico,
dirigido al Encargado de Recepción de la bodega de destino, con copia al
Jefe De Centro De Distribución, según información de contacto provista
precedentemente. Para este efecto, el Proveedor podrá adjuntar el
Formulario R1, denominado “SOLICITUD DE RECEPCIÓN” – debidamente
llenado -, el cual se describe en el ANEXO N°1. Alternativamente, el
Proveedor podrá proporcionar la misma información del Formulario R1 en el
cuerpo principal de su correo manteniendo la estructura de información que
se muestra a continuación1:
DATOS PROVEEDOR
Orden(es) De Compra: _________________________
Nombre: _________________________
Rut: _________________________
Teléfonos Contacto: _________________________
Disponibilidad Preferente: _________________________

BODEGA DESPACHO (Marcar Con “X”)

Bodega Lo Boza (C14): ________
Bodega Ferretería (C10): ________
Bodega Madera (C07): ________
Bodega Fierros (C04): ________
Bodega Mat. Const (C03): ________

DETALLE ORDEN DE COMPRA

# NUM #ORDEN CÓDIGO DESCRIPCIÓN CANTIDAD UNIDAD # BULTOS # PALLETS
COMPRA IMPERIAL MEDIDA
1
2
------
TOTAL (Detallar Totales Para #Bultos y #Pallets)

TIPO VEHÍCULO DE CARGA (Indicar Cantidad De Vehículos)

3.000 Kilos: ________
5.000 Kilos: ________
8.000 Kilos ________
10.000 Kilos ________
15.000 Kilos: ________
28.000 Kilos : ________

b) 2.- La bodega tiene un plazo máximo para asignar hora de 24 hrs.

c) 3.- La bodega agendará la recepción dentro de las siguientes 72 hrs.

 Lo anterior implica que el Proveedor deberá hacer su solicitud de fecha y

horario de recepción de mercadería al Centro De Distribución IMPERIAL,
al menos con 96 horas de anticipación a la fecha de compromiso
estipulada en la Orden de Compra.

1
Bastará con hacer un “copiar” de la información indicada en el recuadro de este documento y “pegar” en el
cuerpo principal del correo.

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 El Proveedor deberá tener especial cuidado de proveer la información del

número de la(s) orden(es) de compra que va a despachar, y los ítems y
cantidades a entregar en el caso que el despacho corresponda a una
parcialidad de la(s) orden(es) de compra original. Para que el Centro de
Distribución de IMPERIAL pueda realizar una correcta planificación y
evitar demoras en la recepción, el Proveedor deberá indicar el número
de pallets total utilizados para entregar la carga, así como la cantidad
de bultos sueltos adicionales – en caso de carga no palletizada -. Por
último, en función de los kilos totales, el Proveedor debe señalar el tipo
y la cantidad de vehículos de transporte utilizados en el despacho de las
mercaderías.
 Las solicitudes de fecha y hora de recepción que se reciban hasta las
13:00 horas serán respondidas antes de las 16:00 horas del día en
curso. Por el contrario, las solicitudes que se reciban después de las
13:00 horas, podrán ser respondidas al día siguiente, antes de las 16:00
horas.

3. CONFIRMACION DE FECHA Y HORARIO DE RECEPCIÓN

 Toda confirmación de fecha y horario de recepción del Centro de

Distribución de IMPERIAL será por correo electrónico, sobre el mismo
correo inicial de solicitud del Proveedor.
 Salvo situaciones de excepción, el Centro de Distribución asignará plazos
de recepción que podrán extenderse hasta 72 horas a contar de la
fecha en que IMPERIAL da respuesta a una solicitud de cita.
 Situaciones de urgencia serán tratadas directamente con el Área
Comercial de IMPERIAL, quien deberá solicitar a la bodega adelantar el
agendamiento de la cita.

4. RECHAZO DE UNA RECEPCIÓN

 Los transportes de los Proveedores que se presenten 15 minutos

pasados el horario de asignación de cita, podrán ser rechazados parcial o
totalmente. Dicha decisión será exclusiva del Encargado de Recepción de
IMPERIAL en función del nivel de actividad del Centro de Distribución, de
forma que el retraso de un Proveedor no afecte la programación de
entrega del resto de los Proveedores. Si por el contrario, a pesar del
retraso en la llegada del Proveedor, se decide no rechazar la entrega,
entonces el Proveedor deberá esperar a ser atendido en el nuevo horario
que le asigne el Encargado de Recepción. De igual forma, los
Proveedores deberán ser atendidos dentro de 15 minutos una vez
presentados en el andén de descarga, en la fecha y hora programada de
recepción.

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 Se establece un nivel umbral de daño de la carga de un 10%, el cuál se
medirá sobre el total de bultos o cajas del despacho. Si el número de
productos defectuosos o vencidos sobrepasa dicho porcentaje, entonces
el Encargado de Recepción podrá rechazar la totalidad de la entrega, lo
cual lo hará con previo consentimiento del Jefe del Centro de
Distribución y habiendo notificado previamente, por correo electrónico y
en forma telefónica al Jefe de Línea / Gerente de Negocios / Gerente de
Compras, al Área Comercial; la cual deberá ratificar dicha decisión hasta
15 minutos después de haber sido notificada.
 Toda mercadería que sea rechazada, independiente del motivo, será
informada por correo electrónico y en forma telefónica al Jefe de Línea /
Gerente de Negocios / Gerente de Compras, en el correo se debe indicar
proveedor, número de OC, ítems rechazados y el motivo
 Motivos adicionales de rechazo de una recepción:
o Transportistas se presentan sin sus respectivos elementos
personales de seguridad, los cuales quedan establecidos por el
tipo de carga y tipo de vehículo utilizado en el despacho. No
obstante lo anterior, IMPERIAL exige, en forma obligatoria y sin
excepción, casco y zapatos de seguridad.
o La carga no viene debidamente estibada, asegurada, y/o
encarpada al interior/sobre el vehículo.
o Los productos provienen sin sus respectivos códigos de barra
EAN-13, o alternativamente, sin etiquetas de códigos de barras
con el código corto IMPERIAL y su respectiva descripción2. Esta
regla tendrá excepciones de acuerdo a negociaciones particulares
con cada proveedor
o Cambios y modificaciones no informadas de las unidades de
embalajes de los productos
o El transporte se presenta sin el personal adecuado (peonetas)
para efectuar la descarga y hacer la separación de la mercadería
previo al conteo físico e inspección visual del personal de
recepción de IMPERIAL. Esto cuándo corresponda

2
Información de códigos cortos y descripción de productos IMPERIAL debe ser solicitada directamente al Área
IMPERIAL.

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5. SOBRE LOS EMBALAJES, LA CODIFICACIÓN DE PRODUCTOS Y
ROTULACIÓN DE MERCADERÍAS

 Palletización De La Carga:
IMPERIAL requiere que toda carga recibida en el Centro de
Distribución venga sobre pallet o embalajes que sean manipulables
por grúa:
 Cuando la carga no requiera de pallet especial, el Proveedor deberá
emplear en el despacho de sus mercaderías a IMPERIAL, pallets estándar
de cuatro entradas de 1,00 x 1,20 metros (ancho y largo
respectivamente). Para todos los efectos, IMPERIAL no tiene un
programa de intercambio de pallets. Salvo excepciones.
 Todas las cajas o bultos deben quedar, en lo posible, visibles con sus
rótulos y etiquetas de información del producto por el lado exterior del
pallet para facilitar el conteo y reconocimiento de los productos
contenidos en él.
 Los bultos de mayor peso deben ir en la base del pallet y así
sucesivamente.
 La altura del pallet no deberá superar 1,20 metros. El Proveedor deberá
utilizar su mejor juicio para apilar los bultos en el pallet de forma que
éste sea estable y seguro en su manipulación y traslado.
 Los pallets deberán venir amarrados con stretch-film transparente, de
buena calidad y espesor adecuado para garantizar la integridad de la
mercadería. El stretch-film utilizado en el embalaje deberá envolver
tanto la carga como el pallet en si para evitar el desplazamiento de la
mercadería sobre la tarima o superficie del pallet.
 El peso máximo por pallet consolidado (múltiples SKU’s) es de 1.000
Kgs.
Se aceptarán bultos sueltos (sin pallet) cuando éstos no excedan los
25 kilos y no puedan ser consolidados en un pallet, por algún motivo
justificado, con otras mercaderías.
En el caso de los pallets, será necesario colocar dos etiquetas de
bultos (ver formatos en ANEXO N°2) las que serán adheridas en la
esquina superior-derecha de cada pallet – desde el punto de vista del
observador - de las caras definidas por el largo del pallet (lado de
1,20 mts), a 5 centímetros del borde superior y borde derecho del
pallet, como se muestra en el diagrama:

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En el caso de las cajas sueltas, sólo será necesario colocar una sola
etiqueta siguiendo la misma regla de ubicación que en el caso de los
pallets, siempre y cuando, la superficie de la etiqueta no supere la
superficie de la cara mayor de la caja, en cuyo caso, el Proveedor deberá
buscar la forma de colocar la etiqueta de la mejor forma posible.

6. CONSIDERACIONES ADICIONALES DEL PROCESO DE ENTREGA

 Las discrepancias que se originen en la recepción de las mercaderías del

Proveedr deberán quedar estipuladas en la Guías De Despacho, en caso
que la copia del Proveedor no tenga observaciones o enmiendas, se
entenderá como entregada a entera satisfacción de IMPERIAL.
 Los proveedores que tengan días y horas fijas de entrega en Centro De
Distribución, perderán dicho privilegio si, por motivos no justificados,
fallaren dos veces consecutivas en presentarse en las fechas
comprometidas, quedando su cupo disponible para otros proveedores.

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7. ANEXO N°1: FORMULARIO DE SOLICITUD DE RECEPCIÓN

FORMULARIO R1: SOLICITUD DE RECEPCION

# ORDEN(ES) DE COMPRA:

PROVEEDOR
Marcar con "X" Bodega De Entrega

NOMBRE: C14 Bodega Lo Boza

Lo Boza 8887, Pudahuel

RUT: C10 Bodega Ferretería

Av. Lo Boza 8887, Pudahuel

TELÉFONO: C07 Bodega Maderas

Av. Lo Boza 8887, Pudahuel

CONTACTO: C04 Bodega Fierros

Av. Lo Boza 8887, Pudahuel

DISPONIBILIDAD C03 Bodega Materiales De Const.

PREFERENTE: Av. Lo Boza 8887, Pudahuel

#NUM #ORDEN COMPRA CÓDIGO IMPERIAL DESCRIPCIÓN Q UNIDAD MED # BULTOS # PALLETS

2
3

5
6

7
8

10
11

12

13
14

15
16

17

18
19
20
TOTAL

Indicar Tipo Vehículo De Carga Y Cantidad

TIPO VEHICULO (KILOS) 3.000 5.000 8.000 10.000 15.000 28.000
CANTIDAD

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8. ANEXO N°2: ETIQUETA DE BULTO

a) Etiqueta Multi-Sku:

b) Etiqueta Mono-Sku:

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<Nombre De La Empresa>
March 22, 2012
<Logo De La Compañía>

N° Bulto / # Total De Bultos

Tienda De Despacho <Nombre Tienda De Destino>

Fecha Orden De Compra: <Fecha>
3/15
Número Orden De Compra: <# O/C>
Identificador Bulto: <Correlativo>

Código IMPERIAL Descripción Producto Unidad De Medida Cantidad Peso Total

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