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INSTITUTO DE INFORMÁTICA
PROGRAMA DE PÓS-GRADUAÇÃO EM COMPUTAÇÃO
por
LUCINÉIA HELOISA THOM
TI II - PPGC-UFRGS
Trabalho Individual II
Lista de Abreviaturas..................................................................................5
Resumo .........................................................................................................8
Abstract ........................................................................................................9
1 Introdução ...............................................................................................10
1.1 Organização do Texto ............................................................................................ 11
2 Características Internas e Externas da Organização que Influenciam
sua Estrutura .............................................................................................12
2.1 Dimensões das Atividades...................................................................................... 12
2.2 Categorias Tecnológicas......................................................................................... 13
2.3 Formalização........................................................................................................... 14
2.4 Esquema de Autoridade......................................................................................... 15
2.5 Comunicação........................................................................................................... 15
2.6 Comportamento Orgânico e Mecanicista............................................................. 16
2.7 Ligações ou Especializações Horizontais e Verticais........................................... 17
2.8 Ambiente.................................................................................................................. 18
2.9 Interdependência .................................................................................................... 18
2.10 Combinações Mais Freqüentes das Características Organizacionais ............. 20
3 Tipos de Estruturas Organizacionais ...................................................22
3.1 Estrutura Organizacional do Tipo Funcional...................................................... 22
3.2 Estrutura Organizacional do Tipo Divisional...................................................... 23
3.2.1 Estrutura Organizacional Divisional por Produto ou Linha de Produtos ...... 23
3.2.2 Estrutura Organizacional Divisional por Área Geográfica............................ 25
3.3 Estrutura Organizacional do Tipo Híbrida ......................................................... 25
3.4 Estrutura Organizacional do Tipo Matricial....................................................... 27
3.5 Estrutura Organizacional do Tipo Orientada a Processos................................. 29
3.6 Características que Influenciam no Tipo de Estrutura Organizacional ........... 30
4 Uma Introdução a Tecnologia de Workflow.........................................32
4.1 Conceitos Inerentes a Workflow ............................................................................ 32
4.1.1 Processo de Negócio...................................................................................... 33
4.1.2 Sistema de Gerência de Workflow ................................................................. 34
4.1.3 Atividade ....................................................................................................... 34
4.1.4 Instância de Processo..................................................................................... 34
4.1.5 Instância de Atividade ................................................................................... 34
4.1.6 Participante .................................................................................................... 35
4.1.7 Papel .............................................................................................................. 35
4
Bibliografia.................................................................................................44
5
Lista de Abreviaturas
Lista de Figuras
Lista de Tabelas
Resumo
Abstract
In the other hand, the need of improvement in the business process execution has
increasing, more and more, the organization’s interest by the workflow technology.
However, although the big efficiency that the workflow technology has been
demonstrating for the business process automation, most of today’s models and
techniques do not take the structural features into consideration.
From that, the present paper intends to discuss the possibility of the organizational
structure knowledge be used in the workflow process modeling. Its important to observe
that the discuss take into consideration the works that had already been consolidated in
this context of analysis, but attempt for the aspects still not contemplated or realized by
these.
1 Introdução
Estrutura Resultados
Organizacional
Este trabalho tem como um de seus objetivos revisar a bibliografia existente sobre
as características organizacionais e propor uma forma de sistematizar a identificação de
um tipo de estrutura organizacional de acordo com os valores assumidos por tais
características. Além disso, o trabalho pretende discutir a possibilidade do
conhecimento da estrutura organizacional ser utilizado na modelagem do workflow.
De acordo com [FER 86] uma exceção é algo que se exclui da regra. Para
exemplificar, pode-se considerar a venda de determinada mercadoria a um cliente, a
qual não consta no estoque do estabelecimento comercial, mas que tem data prevista de
reposição. Caso o fornecedor não entregue a mercadoria na data agendada, ocorre um
atraso na entrega desta, ao consumidor. Este atraso caracteriza uma exceção.
2.3 Formalização
A formalização também pode ser determinada pela variedade das atividades. Isto
é, quanto maior a variedade das atividades, menor é a formalização destas e, quanto
menor a variedade das atividades, maior é a formalização destas. A Tabela 3 ilustra esta
relação.
Variedade Formalização
+ -
- +
+/- +/-
2.5 Comunicação
Uma Unidade Organizacional é, por exemplo, uma divisão, uma gerência, uma
assessoria, um conselho ou um departamento. A comunicação horizontal acontece
quando dois elementos (emissor e receptor) de unidades organizacionais diferentes se
comunicam diretamente. Em contrapartida, a comunicação diagonal ocorre quando os
elementos, emissor e receptor, estão em unidades organizacionais e níveis hierárquicos
diferentes. Os grafos, presentes na Figura 2, caracterizam, respectivamente, as
comunicações vertical, horizontal e diagonal.
Comunicação Vertical
Os elementos, emissor e receptor, estão em
níveis hierárquicos diferentes e um nodo da
hierarquia é ancestral ao outro.
Comunicação Horizontal
Os elementos, emissor e receptor, estão no
mesmo nível hierárquico, mas em nodos
diferentes da hierarquia.
Comunicação Diagonal
Os elementos, emissor e receptor, estão em
níveis hierárquicos diferentes e, um nodo não é
ancestral ao outro.
Uma ligação vertical é usada para coordenar atividades entre os níveis mais
elevados e mais baixos da estrutura organizacional. Os funcionários dos níveis
inferiores devem realizar suas atividades em conformidade com as metas de alto nível, e
os dirigentes devem ser informados sobre as atividades realizadas pelos níveis
inferiores.
2.8 Ambiente
2.9 Interdependência
contribui para o seu bem comum, mas trabalha de modo independente. É necessária
pouca comunicação entre as unidades organizacionais. As agências de banco são
exemplos de interdependência associativa. Uma agência em São Paulo não precisa
se comunicar com uma agência em Porto Alegre. A conexão entre as agências
consiste no compartilhamento de recursos de um fundo comum, e o sucesso de cada
uma contribui para o sucesso da organização.
• Seqüencial: quando a interdependência ocorre em série, com a produção de uma
unidade organizacional servindo de entrada para outra, a mesma é denominada
seqüencial. A primeira unidade organizacional deve realizar sua atividade
corretamente para que a segunda também possa fazer o mesmo. Além disso, é
necessária alguma comunicação entre as unidades organizacionais devido a
exceções que possam ocorrer. Este é um nível de interdependência superior ao
associativo, porque as unidades organizacionais trocam recursos e dependem umas
das outras.
• Recíproca: a interdependência recíproca tende a ocorrer em organizações que
fornecem uma variedade de produtos ou serviços para um cliente. Por exemplo, os
hospitais fornecem serviços coordenados aos pacientes. A estrutura de uma
organização que possui suas unidades organizacionais com interdependência
recíproca deve garantir alta comunicação e entendimentos. Um paciente pode ser
movimentado do setor de radiografias para a cirurgia; da cirurgia para a terapia
física e da terapia física para onde for necessário a fim de ser tratado.
Pouca comunicação
Clientes
Seqüencial
Exemplo: linha de montagem
Comunicação moderada
Cliente
Recíproca
Exemplo: hospital
Muita comunicação
Cliente
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Tecnologia Tecnologia
Tecnologia Tecnologia
de Não-
Rotineira de Ofício
Engenharia Rotineira
Variedade - +/- +/- +
Analisabilidade + - + -
Formalização + +/- +/- -
Esquema de Autoridade
+ +/- +/- -
(Centralização)
Forma
Escrita Verbal Verbal Verbal
Predominante
Comunicação Freqüência - - +/- +
Sentido Vertical Vertical Vertical Horizontal
Tipo de Ligação Vertical Vertical Vertical Horizontal
Comportamento Mecanicista Orgânico Mecanicista Orgânico
Interdependência Associativa Associativa Seqüencial Recíproca
Segundo [WAG 99], estruturar uma organização implica escolher entre várias
alternativas. Desenho organizacional é o processo de fazer tais escolhas. Os gerentes
diagnosticam a situação enfrentada pela organização, selecionam e instalam a estrutura
que parece mais apropriada.
Presidente
Estrutura: Funcional
Ambiente mais adequado: Estável
Contexto Tecnologia mais adequada: Rotineira, baixa interdependência
entre unidades organizacionais
Tamanho da organização: pequeno a médio
1. Possibilita a economia de recursos humanos nas unidades
organizacionais
Pontos Fortes
2. Capacita o desenvolvimento de habilidades mais abrangentes
3. Possibilita que a organização alcance as metas funcionais
1. Resposta lenta as modificações ambientais
2. Pode fazer com que as decisões se acumulem nos níveis mais
elevados, sobrecarregando a direção ou gerência da
Pontos Fracos organização
3. Resulta em menos inovação
4. Limita a visão dos funcionários quanto às das metas da
organização
Neste tipo de estrutura divisional, as pessoas que lidam com o mesmo produto ou
linha de produtos são agrupadas na mesma unidade organizacional. Cada unidade é
quase como uma pequena organização auto-suficiente, onde tudo gera em torno de um
produto ou linha de produtos. Conforme [VAS 89] há um alto grau de integração dos
recursos humanos em cada unidade organizacional. Para demonstrar, a Figura 4
apresenta um exemplo deste tipo de estrutura organizacional.
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Gerência de
Informática
Estrutura: Divisional
Ambiente mais adequado: Incerteza moderada a alta, mutável
Contexto Tecnologia mais adequada: Não-rotineira, alta interdependência entre
unidades organizacionais
Tamanho da organização: Grande
1. Adequada para rápidas mudanças em ambiente instável
2. Permite que as unidades se adaptem às diferenças em produtos,
Pontos Fortes
regiões e clientes
3. Tomada de decisão descentralizada
1. Pode ocasionar o aumento da quantidade de recuso humano
2. Leva à má coordenação entre divisões
Pontos Fracos
3. Elimina a competência e a especialização técnica mais abrangentes
4. Dificulta a integração e a padronização entre as divisões
25
Diretoria Técnica
Filial Santa Cruz do Sul Filial Porto Alegre Filial Santa Maria
Os pontos fortes e fracos de uma estrutura do tipo divisional por área geográfica
são semelhantes às características de uma estrutura divisional por produto ou linha de
produtos, indicadas na Tabela 5. Conforme [DAF 99], a organização pode adaptar-se às
necessidades específicas de sua própria região, e os empregados podem se identificar
com metas regionais em vez de o fazerem em relação às metas nacionais. Além disso, a
coordenação horizontal dentro de uma região é enfatizada.
Presidente
Diretor de Assuntos
Públicos
Diretor de Avaliação
Marketing Marketing Marketing Marketing de Planejamento e do
Ambiente
Estrutura: Híbrida
Ambiente mais adequado: Incerteza moderada a alta
Contexto Tecnologia mais adequada: Rotineira ou não, com alguma
interdependência entre as unidades organizacionais
Tamanho da organização: grande
1. Permite que a organização obtenha adaptação e coordenação nas
divisões de produto e eficiência nas unidades organizacionais
Pontos Fortes
2. Resulta em melhor alinhamento entre as metas corporativas e as
metas de cada divisão
1. Tem potencial para excessiva sobrecarga administrativa
Pontos Fracos
2. Conduz a conflitos entre divisões e departamentos corporativos
Em [DAF 99] tem-se que a matriz é a estrutura correta nas seguintes condições:
• Há necessidade de compartilhamento de recursos entre as linhas de produtos. A
organização geralmente é de porte médio e tem um número médio de linhas de
produto. Ela é pressionada pelo uso compartilhado e flexível de pessoal e
equipamentos através desses produtos. Por exemplo, a organização não é
suficientemente grande para designar engenheiros, em tempo integral, para cada
linha de produto, de modo que os engenheiros são indicados em tempo parcial para
diversos produtos ou projetos.
• Existe forte pressão ambiental para resultados como, a qualidade técnica (estrutura
funcional) e o lançamento freqüente de produtos novos (estrutura divisional). Essa
dupla pressão indica que é necessário o equilíbrio de autoridade na organização
entre os lados funcional e de produto. Além disso, uma dupla estrutura de autoridade
é necessária para que o equilíbrio seja mantido.
• O domínio ambiental da organização é complexo e incerto. A freqüente mudança no
ambiente e a alta interdependência entre as unidades organizacionais requer um alto
grau de coordenação e de processamento de informações nas direções vertical e
horizontal da hierarquia.
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Estrutura: Matricial
Ambiente mais adequado: Ambiente instável
Contexto
Tecnologia mais adequada: Não-rotineira
Tamanho da organização: médio e com poucas linhas de produto
1. Permite a coordenação necessária para atender às duplas demandas
do ambiente
2. Promove o compartilhamento flexível de recursos humanos entre
os produtos
Pontos Fortes
3. Demonstra-se adequada para decisões complexas e ambientes
instáveis
4. Proporciona oportunidades para o desenvolvimento de habilidades
funcionais e de produto
Faz com que os participantes experimentem dupla autoridade, o
que pode ser frustrante e confuso. Além disso, os participantes
Pontos Fracos
precisam de grande habilidade para lidar com pessoas e de
treinamento intensivo
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Decano da
Faculdade de
Computação
Diretor do
Professor Programa de
de Mestrado em
Finanças Administração
Diretor do
Programa de
Doutorado
Diretorias Recebimento
Transformação
Compras
LÍDER DO Acabamento e
Faturamento PROCESSO Expedição
Laboratório
Vendas
Além de saber seu papel, cada executor sabe qual a importância que sua atividade
tem no contexto produtivo, e como cada uma das outras atividades contribui para o
sucesso do processo como um todo.
Por outro lado, em 1993 foi criado um órgão, denominado Workflow Managment
Coalition (WfMC), que tem a missão de promover a área de workflow através da
divulgação da tecnologia e do desenvolvimento de padrões para a interoperabilidade de
sistemas de workflow, tanto entre si quanto com outros sistemas de informação. Este
órgão elaborou um glossário, o qual define um vocabulário de termos para a área de
workflow [WMC 99]. Além disso, outra importante contribuição da WfMC, foi a
criação do Meta-Modelo de workflow para definição do processo.
Auto de
Vistoria
Infração
Análise
Laboratorial
4.1.3 Atividade
4.1.6 Participante
4.1.7 Papel
é realizado
pode usar de para
invoca
Definição dos Definição da Informação de
Participantes do Aplicação de Transição
Workflow Workflow
Modelo
Organizacional
Cabe ressaltar que, apesar das entidades, dados do modelo e/ou sistema e modelo
organizacional, estarem incluídas no meta-modelo, estas são utilizadas,
esporadicamente, pelo projetista. A entidade modelo organizacional, por exemplo, é
utilizada para obtenção de informações dos participantes do workflow, tais como papel
assumido na organização e nível de autoridade. Na Tabela 13 são apresentadas as
principais entidades da Meta-Modelo, com a descrição da função destas e principais
atributos.
De acordo com [VAS 89] toda a organização executa, pelo menos, um processo
produtivo. Tal processo se baseia na estrutura organizacional, isto é, a estrutura pode
influenciar na forma como o processo é executado.
Devido ao crescimento que a área de workflow vem tendo, nos últimos anos,
diversas técnicas e modelos para modelagem dos processos de workflow foram
desenvolvidos. No entanto, a maioria destes utiliza apenas parte do conhecimento da
estrutura organizacional no processo de modelagem. Por exemplo, o Meta-Modelo da
WfMC, descrito no Capítulo 4, referencia o modelo organizacional, apenas para obter,
em tempo de execução, informações sobre os participantes do workflow.
Modelo de
TAREF Processo
1:n
exec-est
1:m
PAPEL
0:n
Atribuir/
Obter exec-din
0:m Modelo
AGENT Organizacional
é um
parte-de
GRUP ATOR
supervisiona
parte-de substitui
De acordo com [SAN 97], as entidades presentes na Figura 10 podem ser descritas
da seguinte forma:
• Tarefa: É uma tarefa atômica do workflow, a qual deve ser executada por uma única
entidade.
• Papel: Descrição da entidade que deve executar uma tarefa específica.
• Agente: Um agente - conceito mais genérico no Modelo Organizacional - é uma
entidade que pode executar tarefas durante a execução do workflow. Um agente
pode ser uma função, um ator, um grupo ou um time.
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Conforme [SAN 97] as atividades “atribuir e obter”, (Figura 10), não representam
relacionamentos, mas métodos para direcionar uma tarefa a determinado executor.
Dessa forma:
• quando a tarefa é atribuída, significa que o sistema direciona a mesma, à lista de
tarefas de um possível executor.
• quando a tarefa é obtida, significa que o sistema apenas disponibiliza a tarefa em
uma lista pública de tarefas e, determinado usuário, o qual tem acesso a tal lista,
responsabiliza-se por sua execução, ou seja, o usuário tem que obter a tarefa.
Assinatura
G1
A Figura 11 demonstra que, além das atividades básicas do processo, ou seja, Ap1
e Ap2 executadas, respectivamente, pelas Unidades Organizacionais UO1 e UO2, deve
ser adicionada ao processo de workflow uma atividade decorrente de uma característica
da estrutura organizacional. É muito provável que esta característica seja a centralização
na tomada de decisões. Ou seja, a assinatura do gerente G1 indica uma autorização para
a continuação do processo.
Além disso, alguns aspectos do workflow podem ser determinados pelas características
estruturais. Por exemplo:
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Por outro lado, a busca por melhoria na execução dos processos de negócio, fez
aumentar o interesse das organizações pela tecnologia de workflow devido,
principalmente, à eficiência que, tal tecnologia vem demonstrando para a automatização
de processos de negócio.
Dessa forma, é possível concluir que os modelos estudados não utilizam, de forma
completa, as informações sobre a estrutura organizacional. Além disso, as informações
estão sendo, utilizadas, principalmente, em tempo de execução do workflow. Neste
contexto, o presente trabalho defende o uso do conhecimento dos aspectos estruturais
como forma de tornar a modelagem do workflow mais eficiente e correta.
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