INTRODUCCION

En el siguiente trabajo, estaremos hablando sobre el archivo de una empresa,

el cual consiste únicamente en conservar archivos para la historia y la
investigación. Los archivos son esenciales para un buen gobierno. Gracias a
ellos pueden rendir cuentas y demostrar su capacidad para promover la
democracia.

Nos daremos cuenta, como una política de buena administración de los

documentos y los archivos permite que un país comprenda el “quién, cuándo,
cómo y por qué” de las acciones de un gobierno.

El archivo de empresa es una unidad de información que comprende un

conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de acceder, crear,
encontrar, almacenar y transformar la información necesaria para respaldar
las actividades de la empresa sirviendo de apoyo para la toma de decisiones.
¿Qué es un archivo?

La palabra archivo se utiliza generalmente para designar a aquel lugar que

tiene como finalidad la recopilación y conservación de documentos,
usualmente producidos en otro lugar y como resultado de la concreción de
sus respectivas actividades, que pueden ser, como dije, documentos, libros,
recortes de diarios viejos, entre otros y que obviamente ostentan una
importancia vital a la hora de intentar bucear en la identidad y la
reconstrucción histórica de una nación por ejemplo.

La organización que se dé a los documentos en esta primera etapa influirá y

determinará las posibilidades de tratamiento de todas las demás.

Consistirá en mantener diferenciados los distintos tipos de expedientes en

los que se materializan las competencias que tiene asignadas cada oficina.

Para organizar un archivo de oficina es necesario distinguir claramente los

distintos grupos de documentos, que podemos dividir en cuatro:

Correspondencia. La mantiene la oficina con otros organismos o

particulares y se organizada generalmente por entrada o salida, aunque
actualmente se considera que esto rompe la unidad de los escritos e impide
saber lo que se contestó en cada caso. Así, cada respuesta debería ir unida al
documento que la originó.

No hay que considerar correspondencia a los documentos que pertenecen a

un expediente por el hecho de ser recibidos o enviados fuera de la unidad
administrativa.

Libros de registro. El control de esta correspondencia se hará mediante los

libros de registro de entrada y salida. Estos registros tienen un valor jurídico
gracias al cual podrá certificarse la existencia de un documento aunque éste
no se haya conservado.

Expedientes. Se entiende por expediente administrativo "una serie ordenada

de actuaciones administrativas correspondientes a un asunto o negocio".

Organización externa: Una de las funciones básicas de los archivos de

gestión será individualizar los expedientes. Esto se consigue introduciendo
en una sola carpetilla todos los documentos que participan en la resolución
de un mismo asunto. Esta carpetilla deberá llevar, en el exterior, los datos
mínimos de localización: oficina productora, tipo documental, asunto y
signatura.

Organización interna: Los documentos de un expediente están unidos entre

sí por una relación de causa-efecto. Así, su ordenación ha de seguir una
construcción lógica de todo el procedimiento administrativo de que se trate:
generalmente será un orden cronológico, a medida que se van produciendo
los documentos, de acuerdo a la norma que lo regula.

Documentos que lo integran: Dentro de un mismo expediente nos

encontramos con documentos que han sido producidos por la propia oficina,
y otros recibidos en ella. Estos los conservaremos en forma original, mientras
que los otros, al salir fuera de las oficina, los conservaremos en forma de
copia administrativa.
IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS EN UNA EMPRESA

Los archivos de una empresa, son muy importantes ya que representan su

memoria, sin ellos sería imposible poder rescatar hechos pasados que
servirían para corroborar situaciones o hechos que se hallan realizado en el
giro ordinario de sus actividades económicas. Además permiten uniformidad
en el manejo de la información de cualquier empresa, lo que permitirá la
localización rápida de cualquier clase de documentos.

Un sistema de archivo es debe cumplir tres funciones básicas:

 Reunir de forma ordenada todos los archivos y documentos que

circulan en el negocio.
 Guardar de manera ordenada el material reunido.
 Poder sacar los documentos o archivos rápidamente cuando sea
necesario.

En toda organización las finalidades del archivo son:

 Ser el centro de la información y de la documentación.

 Proporcionar los mejores servicios al menor coste.
 Ser un instrumento que ayude a conocer el funcionamiento de otros
servicios.
 Asegurar la conservación de los documentos.
SISTEMA DE ARCHIVO ALFABETICO

Como su nombre lo indica es el ordenamiento que se hace de forma

alfabética de los documentos de acuerdo al nombre del remitente o del
destinatario.

Este sistema de Archivo, la documentación correspondiente a cada asunto,

se agrupa alrededor de los nombres de las personas físicas o morales cuyos
nombres son, en este caso, el factor o elemento preponderante. De tal
manera, cada expediente se forma con los documentos que se refieren a las
personas físicas o morales. Estos expedientes se ordenan entonces por
riguroso orden alfabético de arreglo sucesivo de palabras; es decir, el orden
alfabético se contrae a las letras de cada palabra y no al de las letras sucesivas
de dos o mas palabras: terminado el arreglo de la primera palabra, se arregla
la segunda y después la tercera, por ejemplo.

Este sistema es considerado de mucha importancia y que ofrece las

siguientes ventajas:

 Se basa en secuencia alfabética.

 Es directo.
 Es flexible por que puede ser utilizado en sistemas pequeños y
grandes.

ARCHIVO GEOGRÁFICO

Es el sistema de archivar los documentos por el nombre de la localidad en

que residen los interesados en los asuntos; es decir los documentos de un
solo asunto, para formar un expediente, se agrupan o ligan por el lugar, o
sea; naciones, estados, ciudades, provincias, etc.

Para el ordenamiento de los expedientes dentro de los muebles archivadores,

se usan guías divisionarias a cinco cortes en cuyas pestañas se anotan los
nombres geográficos en el orden de su división política: nación, estado,
ciudad, pueblo, etc.; ordenadas alfabéticamente, o bien, por los apellidos y
nombres de los interesados en los asuntos, empleando siempre juegos de
guías y en una distribución alfabética dentro de cada lugar.

En tales condiciones el sistema es puramente geográfico, o una combinación

del geográfico con el alfabético de nombres de personas físicas o morales, o
asuntos. Este sistema de Archivos, es directo si se contrae a los lugares
geográficos en ordenamiento estrictamente alfabéticos; pero requiere del
catálogo si hay que determinar, por los apellidos y nombres personas o
instituciones y por asuntos, el lugar en que radican. La alfabetización se hace
siguiendo la regla general de la materia.

En cuanto a la redacción de los nombres geográficos, y a fin de evitar

repeticiones, se tratará en las reglas de redacción de catálogos.

ARCHIVO NUMÉRICO
El sistema de archivo numérico es uno de los métodos más recomendables a
la hora de archivar los documentos.

Es un sistema indirecto porque para localizar un documento primero hay que

consultar un tarjetero y es necesario establecer patrones numéricos.
Usos

Este sistema puede ser utilizado en grandes compañías, en empresas de

seguros para archivar pólizas, en entidades financieras para números de
cuentas corrientes, en los hospitales, en compañías dedicadas a la venta de
vehículo, entre otras más.

Ventajas
Ofrece mayor precisión y exactitud.

Rápido visualización e identificación de la secuencia.

Los patrones numéricos facilitan la identificación de datos.

Desventajas
Si se archiva un documento en una carpeta errada se obstaculiza su
localización.

Necesita personal especializado.

¿POR QUÉ SE DEBEN CONSERVAR LOS DOCUMENTOS

EN LAS EMPRESAS?
El Código de Comercio dispone que los empresarios deben conservar sus
libros de contabilidad, correspondencia, documentación y justificantes
concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a
partir del último asiento realizado en los libros.
Además, en muchas ocasiones, es preciso consultar cuestiones contables o
mercantiles de mucho tiempo atrás, por ejemplo, con ocasión de la venta de
unas acciones adquiridas hace muchos años, es probable que se precise de
las escrituras de compra de las mismas y de la revisión de los apuntes
contables realizados en su momento.

Por tanto, no solo las empresas deben conservar toda su documentación

mercantil durante seis años, sino que resulta muy recomendable conservar
indefinidamente la siguiente documentación:

 Libros oficiales de contabilidad

 Cuentas anuales firmadas
 Contratos a largo plazo
 Copias de seguridad informáticas de registros contables

¿QUÉ ESUNA BASE DE DATOS?

Una base de datos es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo
contexto y almacenados sistemáticamente para su posterior uso. En este
sentido; una biblioteca puede considerarse una base de datos compuesta en
su mayoría por documentos y textos impresos en papel e indexados para su
consulta.

FUNCION DE LA BASE DE DATOS

Las principales utilidades que ofrece una base de datos a la empresa son las
siguientes:
  Agrupar y almacenar todos los datos de la empresa en un único lugar.
 Facilitar que se compartan los datos entre los diferentes miembros de
la empresa.
 Evitar la redundancia y mejorar la organización de la agenda.
 Realizar una interlocución adecuada con los clientes.
 Si una Base de Datos se gestiona adecuadamente, la organización
obtendrá diferentes ventajas. Aumentará su eficacia, habrá trabajos
que se realicen con mayor rapidez y agilidad debido a la simplificación
de los mismos, podremos mejorar la seguridad de los datos que
almacenamos, y con todos estos factores, maximizaremos los tiempos
y por tanto, se producirá una mejora en la productividad.

Estas funcionalidades aportarán un valor añadido a la empresa, ya que con

una base de datos formulada correctamente, conseguiremos que la
información y el conocimiento sean los mayores activos de la compañía,
lograremos sacar el máximo rendimiento a las competencias de nuestros
colaboradores, así como averiguar datos de nuestros clientes potenciales. Por
último, puesto que la información es poder, cuantos más datos tengamos,
mayor será la competitividad de la compañía.
CRUCE DE INFORMACION
 CONCLUSIÓN

Al finalizar este trabajo, ha quedado en mi mayor conocimiento del que ya

poseía. En este proyecto, pude ver varios aspectos característicos del archivo.

La forma en que se deben de clasificar los documentos depende del tipo de

empresa y de la manera en que se soliciten los documentos. No se
recomienda usar un único sistema de archivo, ya que cada archivo tiene sus
necesidades.

La alfabetización de nombres de personas se realiza colocando primero los

apellidos y después el nombre y los nombres de corporaciones, sociedades e
instituciones como aparecen registrados.

Las ventajas del archivo alfabético son que es sencillo de ordenar y permite
una fácil ampliación y sus inconvenientes son que el aumento de los
expedientes complica la búsqueda y la creación de nuevos expedientes obliga
a intercalarlos entre los existentes.
 BIBLIOGRAFÍA

http://www.unirioja.es/servicios/soa/archivo/archivo_oficina.shtml

https://www.normadat.es/noticias/26-tipos-de-archivo-de-empresa

https://www.sage.com/es-es/blog/sabes-cuanto-tiempo-debes-conservar-la-
documentacion-de-tu-empresa/

https://prezi.com/9zcgslgmeka9/sistema-de-archivo-numerico/

https://cplelsasoriano.wordpress.com/archivo/

https://cplelsasoriano.wordpress.com/archivo/archivo-alfabetico/

https://www.sage.com/es-es/blog/sabes-cuanto-tiempo-debes-conservar-la-
documentacion-de-tu-empresa/

https://www.monografias.com/docs/Sistema-De-Archivo-Alfabetico-
P3Y2GUFCDGNY
 INDICE

INTRODUCCION ..................................................................................... 1

¿QUÉ ES UN ARCHIVO? ........................................................................ 2

IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS EN UNA EMPRESA ................ 4

SISTEMA DE ARCHIVO ALFABETICO ............................................... 5

ARCHIVO GEOGRÁFICO....................................................................... 5

ARCHIVO NUMÉRICO ........................................................................... 6

VENTAJAS................................................................................................ 7

DESVENTAJAS ........................................................................................ 7

¿POR QUÉ SE DEBEN CONSERVAR LOS DOCUMENTOS EN LAS

EMPRESAS? ............................................................................................. 7

¿QUÉ ESUNA BASE DE DATOS?.......................................................... 8

FUNCION DE LA BASE DE DATOS ..................................................... 8

CRUCE DE INFORMACION ................................................................. 10

CONCLUSIÓN ........................................................................................ 11

BIBLIOGRAFÍA...................................................................................... 12