Guias especiales para archivar.

Las GUÍAS son instrumentos de investigación en los Archivos, que prestan una gran
utilidad cuando se trata de:

---Conjunto de Archivos de una Institución,

---Archivos voluminosos,
---Instituciones archivísticas,
---Conjunto de Archivos de una región o un país,
---temas concretos de documentos elegidos:
----------por su naturaleza,
----------por el tema de investigación.
Las GUÍAS tienen el propósito de servir como instrumentos de trabajo,
consecuentemente son prácticas y operativas. No son tratados que exponen problemas
teóricos, tampoco son manuales que enseñan como se resuelven problemas de trámites e
investigación.
Las GUÍAS se proponen facilitar la labor de los usuarios, profesionales,
investigadores, que deben preparar la información necesaria a fin de que, los planes,
proyectos, tesis, se sometan a la decisión, con un grado aceptable de seguridad, de haber
incluido los principales elementos de juicio. Se procura perfeccionar el propósito de uso de
los recursos informativos.
La guía es un documento a través del cual se orienta o conduce hacia un objetivo
señalado, en este caso, los documentos.
Está destinada al uso del investigador y es un discurso dividido en secciones. Cada
sección está dividida en
Encabezamiento
Bosquejo
Apuntes

El encabezamiento contiene:
- Nro de sección.

- Tema.

- Método.

- Tiempo.
 - Útiles y equipo necesario. -

- Personal a utilizarse. El bosquejo debe contener:

- Medios auxiliares
- Temas de exposición.
principales. - Los apuntes son el desarrollo del
- Subtemas. archivo.
- Referencias bibliográficas y documentarias.
- Creemos a su vez, que cuando más
detallado sea el bosquejo menos extensos pueden ser los apuntes.
La guía será integrada por diversos capítulos que son las diferentes lecciones del
programa. Toda sección debe comenzar con un sumario, debe seguir con el aspecto central y
terminar, preferentemente, con conclusiones sobre lo planteado.
Si es más breve, menos exigente, más sintético, concretamente orienta al usuario pero
no tendrá todos los aspectos relacionados con los temas tratados sino más bien el bosquejo
de los mismos a través de sus grandes líneas.
Si bien existen modalidades diferentes en cuanto a las estructuras de la
INFORMACIÓN, las GUÍAS en estos casos son una salvedad, se limitan a enseñar la
organización y presentación de la documentación estudiada como para tomar decisiones
sobre la realización de investigaciones efectivas.
La organización masiva de los contenidos documentales, pueden generar problemas
inclusive contando con Inventarios y Catálogos, tanto para el archivero como para los
investigadores, estos últimos requieren con mayor fundamento de una INFORMACIÓN
substancial del Archivo en el cual piensa realizar una investigación o en los Archivos que
puedan tratar un determinado tema. Son evidentes los problemas al elaborar una GUÍA, sin
embargo en la exposición de los contenidos, se espera llegar a un equilibrio entre el extremo
de la generalidad, que la hace inútil, y el detalle excesivo que sería incompatible con la
intencionalidad de la GUÍA.
Es algo más que una simple lista de comprobación y control de los documentos. Se
utiliza como una herramienta que trata de explicar el significado de cada asiento descriptivo
y aclarar ciertas connotaciones de determinados tipos documentales. La GUÍA trata a la
información con un enfoque que hace aplicable a los problemas múltiples que plantea la
presentación de todo tipo de investigaciones, de usarse con flexibilidad y sentido práctico,
orientando la usuario y logrando un fácil análisis y evaluación.
Las GUÍAS tienen varias entradas para dilucidar la INFORMACIÓN, y para
satisfacer la necesidad de informar a los usuarios sobre la totalidad del contenido de los
documentos y de los servicios del Archivo, proporcionándoles una orientación general. Debe
tomarse en cuenta que los procesos refinados de acumulación y recolección de información,
tiende a efectuarse por equipos electrónicos de ordenación.
El archivero es un intermediario entre el investigador y el DOCUMENTO, al realizar
una GUÍA del Archivo, deja establecido un camino, un método que enseña, dirige, conduce,
encamina al investigador a puerto seguro.
Cuanto mejor elaborado este la GUÍA, tanto mejor podrá el usuario y el investigador
manejar estructuras de INFORMACIÓN, de manera simple y rápida.
Toda GUÍA por su carácter propio, presenta algunas limitaciones:
 -No abarca necesariamente la solución de problemas propios de cada investigación.
En la GUÍA, algunos problemas pueden ser mencionados pero solo cuando es indispensable,
sobre todo en la identificación de determinados grupos documentales.
-No se pretende tampoco ofrecer tratamientos exhaustivos que prevea soluciones a
los problemas dentro de la amplitud temática. Posiblemente sea necesario realzar
definiciones para una mejor comprensión de sus contenidos.
-El lenguaje empleado en toda GUÍA, debe ser llano y general, pero, si los temas son
pocos o la guía es específica, el lenguaje debe utilizarse en función del tema abordado.
-La GUÍA no trata a la información como unidades temáticas dirigidas a campos
específicos.
Uno de los problemas principales para la elaboración de las GUÍAS consiste en la
situación legal de la accesibilidad documental, las GUÍAS requieren que el Archivo cuente
con un conocimiento legal sobre cuales son los DOCUMENTOS accesibles y de curso para
los investigadores.
Las GUÍAS pueden ser para el investigador o para los usuarios, un DOCUMENTO a
través del cual se orienta o conduce la fundamentación de sus trabajos en investigaciones,
tanto en el plano científico como en el personal propio.

Existe la tendencia general de enumerar los siguientes ítems en las guías:

1.- El archivo a describir. Comenzando por:
Historia del archivo, narrada en función de los documentos.
Legislación. Sobre todo en lo concerniente a la gestión documental para
almacenamiento de documentos del archivo descrito, o como llega la documentación al
archivo.
Algunos archivos, como de los españoles colocan generalmente la fotografía del
edificio, planos, horario de atención. Conviene saber si hay un sistema integrado de archivos.
La reglamentación de acceso.- Se sugiere incluir:
Bibliografía que exista sobre el archivo.
Servicios de reprografía, microfilm, fotocopias etc.
La institución productora de los papeles. Si es pública conviene poner la ley de
creación. El nombre completo de la institución.
2.- La institución productora. Comenzando por:
La Historia de la institución, breve y concisa, en relación a la producción documental.
Destacando la importancia de la institución.
Bibliografía de la institución. Si es entidad privada hay que mencionarla.
3.- Sistema adoptado en la recolección de datos. Se detalla el sistema empleado.
4.- Metodología empleada en el asiento de datos. Detallar los criterios empleados
para la DESCRIPCIÓN de los asientos de los auxiliares descriptivos incluidos en la guía. Es
preciso que no queden cosas supuestas. En la explicación del catálogo incluiremos una
diagnosis.
5.- Auxiliar descriptivo de la guía. Teniendo en cuenta que la guía es una visión
ordenada de los distintos fondos que hay. la redacción de los distintos auxiliares se realizaran
suprimiendo el encolumnado o evitando encerrarlos por líneas. La ordenación de los fondos
y grupos documentales entre sí siguen siendo válidas.
La GUÍA Archivística no sustituye a otros auxiliares descriptivos como los
inventarios y catálogos, ni suple la carencia de éstos.
La redacción de una GUÍA no implica, labores de inventarios previos. Su carácter es
básicamente descriptivo.
Toda GUÍA tiene componentes permanentes que son aquellos datos sometidos a
actualizaciones periódicas. Al igual que todos los auxiliares descriptivos estudiados hasta
ahora, y siguiendo el mismo modelo la GUÍA se estructura en tres partes principales:
capítulos introductorios.
reseñas descriptivas de los fondos y colecciones.
apéndices.