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LA ORGANIZACIÓN

Idalberto Chiavenato en su obra Introducción a la Teoría General de la Administración, cuando


trata sobre el Enfoque Neoclásico de la Administración hace una distinción de la palabra
Organización en dos principales significados:

 Organización como entidad orientada hacia objetivos específicos y estructurada de


manera deliberada. La organización es una entidad social porque está constituida por
personas, y se halla orientada hacia objetivos porque está diseñada para alcanzar
resultados, por ejemplo, obtener ganancias, proporcionar satisfacción social, etc. Está
estructurada deliberadamente porque divide el trabajo, y su ejecución se asigna a los
miembros de la organización. En este sentido la palabra Organización significa: Empresa.
 Organización como función administrativa y parte integrante del proceso
administrativo. En este sentido, organización se refiere al acto de organizar, integrar y
estructurar los recursos y los órganos involucrados en su administración, establecer
relaciones entre ellos y asignar las atribuciones de cada uno.

Lo que estudiaremos en este caso es la ORGANIZACIÓN COMO FUNCIÓN ADMINISTRATIVA que


forma parte del proceso administrativo.

1. DEFINICIONES:

A lo largo de la historia se han venido dando diferentes definiciones con respecto a la


organización como función administrativa, he aquí algunas:

 Samuel C. Certo define a la función administrativa de Organizar como el proceso de


establecer el uso ordenado de todos los recursos del sistema administrativo. El uso
ordenado hace énfasis en el logro de las metas del sistema administrativo y contribuye
a que los gerentes no solo hagan explícitas las metas sino que aclaren que recursos
utilizaran para alcanzarlas. La organización adecuada de estos recursos aumenta la
eficiencia y la eficacia de su uso.
 El costarricense José Galván Escobedo dice que la organización "Consiste en determinar
qué actividades son necesarias para cualquier propósito, arreglarlas en grupos y luego
asignarlas a individuos”.
 El brasileño Adalberto Chiavenato la define como: "La determinación de las
interrelaciones entre los órganos o cargos, definidos lógicamente a través de normas,
directrices, reglamentos de la organización para el logro de sus objetivos".
 Para otros, organizarse es sinónimo de departamentalizar, entendiendo al
departamento como al conjunto de funciones afines, asignadas a personas, quienes
deben cumplir sus funciones con los recursos pertinentes y en un ambiente físico
determinado.

2. PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN:
L a función de Organización se sustenta en los siguientes principios:
 Principio de la especialización. "Cuando más se mide el trabajo, dedicado a cada
empleado a una actividad mas imitada y concreta, se obtiene, de suyo, mayor
eficiencia, precisión y destreza. La especialización sola es útil cuando se tiene
conocimiento general del campo de que dicha especialización es parte; de lo
contrario, se desconocen las relaciones de la actividad propia con las demás,
con mengua en la eficiencia.
Así, una persona especializada en selección de personal, pero que ignora los
principios generales de las relaciones industriales, fácilmente cometerá serios
errores.
La especialización tiene como limites los que impone la naturaleza humana del
trabajo; cuando no se reconocen, fácilmente se llega a una súper
especialización, que produce monotonía, o lesiona la dignidad humana del
trabajador, reduciendo a una mera maquina o parte mecánica del sistema.
Además, a base de ir haciendo que el especialista sepa cada vez mas, de un
campo menor llega a hacerle especialista en actividades que prácticamente
carecen de importancia.
 Principio de la unidad de mando. "Para cada función debe existir un solo jefe".
En este principio establece la necesidad de que cada subordinado reciba
órdenes sobre una misma materia de dos personas distintas. Esto es esencial
para el orden y la eficiencia que exige la organización: "Nadie puede servir a dos
señores". "Un cuerpo con dos cabezas, dice Urwick, es tan monstruoso en lo
administrativo, como un cuerpo humano con dos cabezas en lo biológico". La
especialización, para obtener mayor eficiencia, estableció la división por
funciones; la unidad de mando, para logra también esa mayor eficiencia,
establece su coordinación a través de un solo jefe, que fije el objetivo común, y
dirija a todos a lograrlo.
 Principio de equilibrio dirección-control. "A cada grado de delegación debe
corresponder el establecimiento de los controles adecuados, para asegurar la
unidad de mando".
 División de Trabajo: Establece la necesidad de diferenciar y clasificar las
actividades de acuerdo al tipo de recursos y al avance de los conocimientos y
que obligan a la especialización funcional. Ejemplo: Finanzas, Producción,
Marketing, Cómputo, etc.
 Límite de Control: Según este principio la organización debe diseñarse de tal
manera que un jefe tenga una relación y control efectivo sobre un número
determinado de subalternos.
 Separación de Control: Este principio indica que la unidad orgánica o persona
que cumple una tarea no puede controlarse a sí misma. Por lo tanto el control
debe separarse de la ejecución.
 Autoridad: En toda organización debe asignarse autoridad, es decir la potestad
para mandar, dar órdenes y hacerse obedecer. Ejemplo: El Gerente General
sobre la Gerente de Área, éstos sobre los Jefes de División, etc.
 Responsabilidad: Es el correlato de la autoridad, según el cual la persona
revestida de autoridad debe asumir los riesgos "éxitos o fracasos" que implica
el ejercicio de la autoridad.
 Jerárquico o Gradual: Toda organización se estructura en niveles o escalones
con jerarquía descendente, por donde fluyen las decisiones. Ejemplo: En un
ministerio existen los niveles: Ministerial, Vice Ministerial, Dirección Nacional,
Dirección y Jefes de Unidad.
 Mayor Uso o Mayor Interés: Una función o una unidad orgánica deben estar
ubicados donde se haga más uso de ellos. Ejem. Un departamento de almacén
podría depender de una unidad productiva y no necesariamente de la Unidad
de Logística.
 Unidad de Objetivo: La estructura de la organización debe reflejarlos fines y
objetivos propios para los cuales fue establecido. La estructura debe responder
a la razón de ser (fines/objetivos) de la empresa y a sus estrategias.
 La Flexibilidad: Para adecuarse a los cambios; la Estabilidad: para mantenerse
pese a los cambios; y la Eficiencia: Para lograr los objetivos con el menor costo
posible, son principios adicionales para organizar.
3. PROCESO DE LA ORGANIZACIÓN

El proceso de organizar busca establecer la estructura orgánica más eficiente y eficaz,


utilizando los principios científicos de la administración. Una buena organización debe
satisfacer, además, la necesidad objetiva de que cada trabajador conozca y realice su
función dentro del organismo con el mínimo de esfuerzo, el menor costo y el máximo
rendimiento. En ese sentido los pasos esenciales en el proceso de organizar son:

1. Identificar las funciones, actividades y tareas necesarias para alcanzar los


objetivos principales de la organización.
2. Preparar el organigrama funcional de la organización que muestre las distintas
actividades o funciones a realizar por la institución.
3. Definir las funciones con sus correspondientes deberes en términos de la
descripción de las diferentes clases de cargos que existirán dentro de la
organización.
4. Seleccionar al personal adecuado para cubrir los cargos.
5. Preparar el manual de la organización y el manual descriptivo de las clases de
cargos, con las funciones, tareas y actividades a realizar por las personas que los
ocupen.
6. Preparar el manual de normas y procedimientos para la ejecución de las
actividades a realizar por las personas que ocupen los cargos.
7. Identificar y cuantificar los recursos materiales necesarios para la ejecución de
las actividades.
8. Conseguir y acondicionar el área física para los funcionamientos de la
organización.

4. IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN:
Samuel Certo manifiesta que la función administrativa es muy importante para el
sistema administrativo, porque es el mecanismo básico que usan los gerentes para llevar
acabo los planes de acción. Además porque organiza, crea y mantiene las relaciones
entre todos los recursos de la empresa, al indicar cuales recursos se utilizarán para
cuales actividades específicas y cuándo, dónde y cómo se van a utilizar.
Los fundamentos básicos que demuestran la importancia de la organización son:
 Es de carácter continuo; jamás se puede decir que ha terminado, dado que la
empresa y sus recursos están sujetos a cambios constantes (expansión,
contracción, nuevos productos, etc.), lo que obviamente redunda en la
necesidad de efectuar cambios en la organización.
 Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los
objetivos del grupo social.
 Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades
eficientemente, con un mínimo de esfuerzo.
 Evita la lentitud e ineficiencia de las actividades, reduciendo los costos e
incrementando la productividad.
 Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y
responsabilidades.

5. COMPONENTES BASICOS DE LA ORGANIZACIÓN


Máximo Espinoza Salcedo en su libro Administración de Empresas hace referencia a los
siguientes componentes que se debe tener en cuenta para organizar:
a) El Trabajo.- Que constituye la primera base y se refiere a ¿QUÉ SE HACE?
b) Las Relaciones.- Es la base que coordina e integra los componentes, elementos,
funciones y demás factores. Y responde a ¿CÖMO LO HACE?
c) El Ambiente o Lugar de Trabajo.- Indica el lugar adecuado para efectuar la acción
y se refiere a ¿DÖNDE LO HACE?
d) El Personal.- Lo constituye el personal que ha de ejecutar el trabajo (actividades,
experiencias y conocimientos) que deben tomarse en cuenta. Y responde a
¿QUIËN LO HACE?
Idalberto Chiavenato indica que la función de organizar consta de cuatro elementos los
que se relacionan también con los elementos de Máximo Espinoza:
 TAREAS: las tareas son el trabajo realizado en las diferentes empresas, las cuales
dan lugar a la especialización de las actividades y las funciones. Estas últimas
derivan de los objetivos de la planeación y son la base de la organización. Las
funciones se subdividen en tareas.
 PERSONAS: cada persona es designada para ocupar un cargo, que es una
porción específica del trabajo global. En principio esa designación debería tener
en cuenta habilidades, aptitudes, intereses, experiencia, práctica, y
comportamiento de cada persona.
 ÓRGANOS: el trabajo y las personas se agrupan en órganos, en la medida en que
tengan características u objetivos semejantes. Los órganos se disponen en
niveles jerárquicos y áreas de actividades.
 RELACIONES: anteriormente, se entendía por relaciones toda interacción entre
el hombre y los órganos de la empresa con su trabajo, pero hoy en día se
entiende como la interacción del hombre con su trabajo, con demás personas
ya sean del mismo sector o de otro y la del hombre con situaciones fuera del
trabajo.

6. PROPOSITOS DE LA ORGANIZACIÓN:

 Permitir la consecución de los objetivos primordiales de la empresa lo más


eficientemente y con un mínimo esfuerzo.
 Eliminar duplicidad de trabajo.
 Establecer canales de comunicación.
 Representar la estructura oficial de la empresa.

7. ORGANIGRAMAS :
Un organigrama es el instrumento que se utiliza en la empresa para plasmar de forma
gráfica la estructura que tienen las organizaciones.
El organigrama describe gráficamente la división del trabajo que se establecerá y la
relación que se dará entre las distintas áreas de actividades, a través, de líneas que
representan los canales de supervisión coordinación o y comunicación que existirá en
la institución.

A. El uso de gráficos tiene una serie de ventajas, entre ellas destacaremos:


 A través de ellos se identifican rápidamente las relaciones que existen entre
cada uno de los órganos o miembros de la empresa.
 Dan una visión panorámica y de conjunto de una parte o de toda la empresa.
 Se configuran para representar la estructura formal de la organización.
 Indican como se reparte el poder en la estructura y si se centraliza o
descentraliza la toma de decisiones.
 Es un indicador de los cauces de comunicación de las informaciones que han de
transmitirse.
 La persona que se incorpora a trabajar puede conocer fácilmente de quien
depende y quiénes son sus subordinados, en caso de tenerlos.

B. ¿Cómo se confecciona?
Un organigrama ha de ser confeccionado por aquellas personas que tengan una visión
de la organización, especialmente si el organigrama va a representar toda la estructura
de la empresa.
Si se trata de organigramas parciales – que son aquellos que presentan una parte de la
empresa-, habrán de ser realizados por personas que conozcan el conjunto de
trabajadores, puestos, tareas y relaciones que existen en esa parte de la empresa.
Quien los crea puede seguir diferentes criterios, pero tendrá que intentar:
 Definir claramente que quiere representar; la organización general o una parte;
si se desea dar información sobre la empresa o analizar ciertos caracteres de su
estructura.
 Ser lo más claro posible.
 Plasmar la realidad que existe. Conviene evitar las disfunciones entre la realidad
de la empresa y su representación gráfica.
 Darle la publicidad necesaria para que cumpla su función informativa.
Los organigramas describen relaciones a lo interno en cualquier organización, por tanto
corresponden a la sujeción a cierta simbología:

Nombre Simbología Significado

Departamentos o divisiones de la
Rectángulos
organización que varían en
importancia de acuerdo a su
tamaño.

Líneas continuas Líneas de mando de una división


Verticales superior a una inferior.

Líneas continuas
Horizontales Indican la unión entre órganos de
asesoria.

Líneas discontinuas Significan coordinación unen por


Horizontales los dos lados a dos rectángulos
que mantienen relaciones de
coordinación.

C. Tipos de Organigramas:
Según su disposición gráfica, los organigramas pueden tener forma de árbol con
disposición horizontal o vertical, o en todo caso, circulares.
 Organigrama Horizontal: desplazan los puestos de trabajo de menor rango hacia
la derecha, situando a la izquierda los cargos con más pode en la empresa.
 Organigramas Verticales: sitúan en la cabeza de la estructura los órganos que
tienen más autoridad, descendiendo en diferentes niveles el resto de puestos.

 Organigramas Circulares: se caracterizan por situar al centro los puestos de


mayor autoridad, avanzando hacia afuera los de menor autoridad.

En los siguientes gráficos se puede apreciar diferentes tipos de organigramas, cada uno de
ellos representan una manera distinta de concebir la organización de la empresa.
 Organigramas funcionales: representa una forma de organizar la estructura,
tomando como referencia las diferentes actividades que son necesarias para
desarrollar el fin de la empresa. Esta forma de estructurar conlleva la
necesidad de colocar en cada función a especialistas en la materia.

 Organigramas por productos y servicios: tiene como criterio esencial crear


departamentos independientes para la gestión de los distintos productos o
servicios que crea o presta la empresa.
 Organigrama Lineal: pone de manifiesto una estructura simple que concentra
el poder en los puestos superiores, delegándose responsabilidades de forma
descendientes.

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