ANEXO 10

MODELO DE TERMINOS DE REFERENCIA

PARA EL DIAGNÓSTICO SITUACIONAL Y
ELABORACIÓN DEL PROGRAMA DE
CONTROL DOCUMENTAL DEL ARCHIVO DE
UNA DEPENDENCIA DEL MTC
 ANEXO 01

MODELO DE TERMINOS DE REFERENCIA

DIAGNÓSTICO SITUACIONAL Y ELABORACIÓN DEL

PROGRAMA DE CONTROL DOCUMENTAL DEL ARCHIVO
DE LA DEPENDENCIA DEL MTC

1. ANTECEDENTES

La política de Modernización de la Gestión del Estado, Ley Nº 27658 en sus

literales d) y f) del articulo 5º, menciona que el proceso de modernización de
la gestión del Estado se sustenta fundamentalmente en mayor eficiencia en
la utilización de los recursos del Estado, por lo tanto, se elimina la
duplicidad o superposición de competencias, funciones y atribuciones entre
Sectores y Entidades o entre Funcionarios y Servidores; así como en la
Institucionalización de la evaluación de la Gestión por Resultados, a través
del uso de modernos recursos tecnológicos, la planificación estratégica y
concertada, la rendición pública y periódica de cuentas y la transparencia a
fin de garantizar canales que permitan el control de las acciones del Estado.

En tal sentido, el MTC viene desarrollando actividades tendientes a

modernizar la institución, con el propósito de simplificar e integrar la función
organizacional, así como brindar un mejor y eficiente servicio a la
comunidad.

2. OBJETIVO

Contar con los servicios de consultoría de una empresa, consultor individual

o institución afín que ofrezca las mejores condiciones técnico – económicas
para realizar el diagnóstico situacional así como la elaboración del
Programa de Control Documental (PCD) del Archivo de la Dependencia, ya
que se consideran actividades básicas para el inicio de un proceso de
optimización, unificación y modernización progresiva de éstos, como parte
del Proyecto de Digitalización de Documentos del MTC.

La elaboración del PCD consistirá en el estudio de las funciones y

actividades de la Dependencia en sus diferentes áreas para identificar y
describir sus series documentales, basándose en el ROF, MOF y TUPA del
MTC, así como en los dispositivos legales posteriores a la publicación de
los mismos.

3. METODOLOGIA DE TRABAJO

El postor deberá garantizar el cumplimiento de lo siguiente:

 1. Diagnóstico situacional de los archivos (de gestión y/o periféricos) de la
Dependencia.

2. Identificación de las series documentales en los archivos de la

Dependencia, basándose en el ROF, MOF y TUPA del MTC, así como
de las series documentales que hayan surgido de dispositivos legales
posteriores a la publicación de los mismos.

Asimismo, el postor realizará la codificación de las series documentales

de acuerdo al Cuadro de Clasificación Documental, establecido por la
Oficina de Trámite Documentario del MTC.

3. Elaboración del Programa de Control Documental de los archivos,

describiendo las características de las series documentales y
proponiendo los plazos de retención de los documentos, de acuerdo a lo
estipulado en la Directiva Nº 004-86-AGN-DGAI.

4. ENTREGABLES

4.1 Diagnostico situacional del archivo, el cual deberá abarcar por cada
Dirección, Sub dirección u oficina los siguientes rubros:

• Documentos de Gestión Archivística: Permitirá conocer el desarrollo

archivístico de la Dependencia.

• Personal: Describirá la cantidad, calidad y necesidades de

capacitación del personal.

El consultor deberá indicar y sustentar si el personal de la

Dependencia está en condiciones de realizar la organización,
ordenamiento y modernización del acervo documental de la misma,
si será necesario contratar más personal o los servicios de un tercero
para tal fin.

• Local y Equipo: Facilitará el conocimiento del nivel de seguridad e

integridad que brinda el archivo de la Dependencia a sus
documentos.

En éste ítem, el consultor también deberá precisar si el(los) local(es)

actual(es) reúne(n) las condiciones para la correcta organización,
ordenamiento y conservación de los documentos, así como las
consideraciones adicionales que considere pertinentes.

• Fondo documental: En éste rubro el consultor realizará el análisis

técnico archivístico de los documentos del archivo.
 • Conclusiones y recomendaciones: Indicará la síntesis de los rubros
analizados y las medidas correctivas a tomar; asimismo deberá
elaborar el resumen consolidado de la cantidad del acervo
documental en metros lineales por cada Dirección, Sub Dirección u
Oficina de la Dependencia, según el formato del Anexo A-2 del
presente documento.

El diagnóstico deberá ser entregado en tres (03) ejemplares impresos y

en tres (03) ejemplares en formato digital.

4.2 Programa de Control Documental, que incluirá el Inventario de series

documentales y la tabla de retención de documentos, de acuerdo a lo
estipulado en la Directiva Nº 004-86-AGN-DGAI.

El consultor deberá registrar éste inventario en un módulo electrónico de

registro de series documentales, que será provisto por el MTC.

4.3 Tabla del sistema de ordenamiento sugerido para las series

documentales, determinando el tipo de ordenamiento para cada serie
documental de la Dependencia, según el formato indicado en el anexo
1. Asimismo el consultor deberá entregar el manual correspondiente con
la justificación de éste entregable.

5. CAPACITACIÓN E INFORMES

El postor deberá entregar un único informe a los treinta (30) días

calendario de iniciado el servicio, conteniendo los entregables indicados en
la sección 4 del presente documento.

Asimismo, deberá ofrecer un taller en administración y modernización de

archivos para <cinco (05)> participantes designados por la Dependencia,
en el que además se explicarán las actividades y la metodología utilizada
para el desarrollo del trabajo objeto de ésta consultoría, para lo cual el
postor deberá incluir el contenido del taller, con la propuesta y su duración.
El taller debe de incluir el material didáctico necesario, cuyo contenido
deberá ser aprobado por el Archivo central del MTC y considerada para la
conformidad del servicio brindado.

6. PLAZO DE EJECUCION

El servicio de consultoría tendrá una duración de 30 días hábiles, a partir de

la firma del contrato.

La Dependencia tendrá un plazo máximo de 20 días hábiles para la

revisión y aprobación del informe del consultor.
7. DATOS DEL POSTOR

7.1 Experiencia

Se evaluará la experiencia del postor con el servicio específico que

propone, para tal efecto deberá presentar una carta o documento afín que
demuestre la aplicación satisfactoria de un servicio similar en otra
organización, garantizando que el postor está capacitado para ejecutar
satisfactoriamente el servicio propuesto.

7.2 Personal capacitado

El postor debe asegurar que el personal que realizará el servicio, cuenta

con la más alta capacitación para ello. Esto debe ser sustentado en la oferta
con el currículo de cada una de las personas a cargo del servicio y en
general del equipo ofrecido. Se valorará la participación de archiveros de
profesión, con experiencia en trabajos similares.

8. COORDINACION Y SUPERVISION

La Dependencia, es la encargada de la coordinación y supervisión del

estudio, así como de proporcionar a los consultores la información y las
facilidades para el desarrollo del trabajo materia de la contratación, a través
del coordinador informático, de procesos y/o de archivo de la misma.

9. MONTO REFERENCIAL Y FORMA DE PAGO

El monto referencial es de XXX con 00/100 nuevos soles (S/. XXX), monto
que incluye el IGV y cuya forma de cancelación será la siguiente:

• 60% contra la entrega del informe y realización de la capacitación del

personal por parte del consultor (ver sección 5 de éste documento) y el
40% restante contra la aprobación de la Dependencia o al vencimiento
del plazo para la emisión de ésta (ver sección 6 de éste documento).
 ANEXO A-1

TABLA DE IDENTIFICACIÓN DEL SISTEMA DE ORDENAMIENTO PARA

LAS SERIES DOCUMENTALES DE LA DEPENDENCIA

DOCUMENTO SISTEMA DE
Nº
CLASE TIPO ORDENAMIENTO
 ANEXO A-2

Cuantificación del acervo documental en metros lineales

por Direcciones, Sub Direcciones u Oficinas

Dirección General:
Fecha:
Responsable:

Documentos Documentos
Dirección, Sub Dirección u TOTAL
Permanentes Temporales
Oficina (M.L.)
(M.L.) (M.L.)

TOTAL