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METODOLOGÍA PARA EL LEVANTAMIENTO DE DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE

ARCHIVO EN LAS ENTIDADES DISTRITALES - 2215100-OT-002. Versión 01

SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN ARCHIVO DE BOGOTÁ
SUBDIRECCIÓN DEL SISTEMA DISTRITAL DE ARCHIVOS
BOGOTÁ D.C.
JUNIO DE 2009

Certific a do Nº CO-SC5107-1

Ges tión Dis ciplinar ia verbal y or dinar ia con res pecto a los
s ervidor es públicos de la Secr etar ía Gener al de la Alcaldía
M ayor Alcaldía M ayor de Bogotá D.C.

Certific a do Nº CO-SC5107-2

Atención y d ireccionamien to de quejas , r eclamos s uger encias ,

s olicitudes de inf or mación, ges tión de res pues tas y
s eguimiento de los r equerimien tos s in r es ponder, r ecibidos de
los ciudadanos con r es pecto a las Entidades Dis tritales

Cra. 8ª No. 10 – 65 Tel. 3813000 www.bogota.gov.co Información: Línea 195

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CONTENIDO

1 INTRODUCCIÓN ____________________________________________________ 3

2 OBJETIVOS________________________________________________________ 3

2.1 Objetivo General _________________________________________________ 3

2.2 Objetivos Específicos _____________________________________________ 3

3 ALCANCE _________________________________________________________ 4

4 CRITERIOS ________________________________________________________ 4

5 METODOLOGÍA DE DIAGNÓSTICO ____________________________________ 6

6 RESULTADOS ESPERADOS __________________________________________ 9

7 BIBLIOGRAFÍA _____________________________________________________ 9

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1 INTRODUCCIÓN
La Dirección del Archivo de Bogotá tiene como propósito formular las políticas de
gestión documental y archivos, así como conservar, proteger y difundir la memoria
institucional e histórica del Distrito. La formulación de estas políticas debe partir de los
principios y técnicas modernas de administración de documentos y de experiencias que
apoyen la gestión administrativa, la transparencia en la gestión y aseguren el acceso a
la información.

Para contribuir al cumplimiento de este propósito, se ha diseñado una metodología de

diagnóstico que comprende el análisis de la información institucional, la organización y
metodología de gestión documental y las características de infraestructura y
condiciones de almacenamiento donde se encuentra la documentación. Con ello se
pretende conocer el estado actual de la gestión documental, identificar las
oportunidades de mejoramiento y los factores de riesgo para la conservación de los
documentos. A partir de esta caracterización, la Dirección del Archivo de Bogotá y la
entidad diagnosticada establecerán un plan de trabajo conducente a la implementación
del Sistema Integrado de Gestión de Archivos SIGA y la disposición final de los fondos
documentales acumulados, si los hubiere.

2 OBJETIVOS

2.1 Objetivo General

Analizar de manera objetiva el sistema de gestión documental y de archivo de la

Entidad para establecer un plan de mejoramiento orientado a la implementación del
SIGA y la disposición final de los Fondos Documentales Acumulados.

2.2 Objetivos Específicos

• Desarrollar una metodología de trabajo participativa y comprometida entre la

Entidad y la Dirección del Archivo de Bogotá, para coadyuvar en la adopción de
buenas prácticas documentales.
• Determinar los factores críticos de éxito de la gestión documental para el
mejoramiento de los servicios de la entidad.

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• Caracterizar las actividades relacionadas con la gestión documental en la Entidad

por cada una de las dependencias y su agrupación documental.
• Identificar el fondo documental acumulado de la Entidad y sus principales
características.
• Identificar los principales agentes de deterioro que pueden afectar la
conservación de la documentación en la Entidad.
• Formular un plan de acción en compañía de la Entidad para mejorar la gestión
documental.

3 ALCANCE
El análisis del diagnóstico de la gestión documental de las Entidades Distritales
comprende, la verificación de las herramientas institucionales, la organización y
metodología de trabajo y los aspectos relacionados con la conservación documental.

Lo que no es el diagnóstico

• No es una auditoria.
• No hace parte de un programa de capacitación o nivelación de conocimientos.

Nota: La información institucional y el producto del diagnostico se trabajará de manera

confidencial con la Entidad.

4 CRITERIOS
Se tomarán como criterios para el estudio de diagnóstico, la normatividad vigente del
Archivo General de la Nación, La Alcaldía Mayor de Bogotá y la Dirección del Archivo
de Bogotá como referencia para los requisitos de procesos misionales o disposiciones
internas de la Entidad que contribuyan al mejoramiento de la eficiencia, eficacia y
transparencia en la gestión.

Para alcanzar mayor impacto en el levantamiento del diagnóstico se tendrán en cuenta

los siguientes elementos:

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• La metodología de trabajo de la auditoria de la norma NTC-ISO 19011 1 .

• La metodología para el levantamiento de la Matriz de Factores Internos MEFI.
• Aplicación de métodos cualitativos y cuantitativos.
• Las herramientas administrativas del ciclo de mejoramiento PHVA.

1
INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TECNICAS Y CERTIFICACION. Directrices para la auditoria de los sistemas de gestión
de la calidad y/o ambiental. Bogotá. ICONTEC, 2002. 39 p. (NTC-ISO 19011).

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5 METODOLOGÍA DE DIAGNÓSTICO

(QUE) (QUIEN) (COMO)

ID REGISTROS
ACTIVIDAD RESPONSABLE TAREA
Una vez firmado el convenio con la(s) entidad(es), el Subdirector del
Sistema Distrital de Archivos informa a la entidad, mediante
comunicación oficial, la iniciativa de la Dirección Archivo de Bogotá
Contactar con las Subdirector del Sistema para levantar un diagnóstico integral de archivos y formular un plan
1 -Oficio 2211600-FT-012
entidades a diagnosticar Distrital de Archivo de trabajo.
La Subdirección del Sistema Distrital de Archivos coordina con la
entidad fecha y hora de presentación del grupo interdisciplinario que
realizara el diagnóstico integral de archivos.
Subdirector del Sistema Acordada fecha y hora con la entidad, se realiza una reunión donde -Registro de asistencia
Establecer la mesa de Distrital de Archivo se explica el objeto, alcance y criterios del diagnóstico, se presenta 2211300-FT-211
trabajo para el el equipo de trabajo, se hace entrega oficial de los formatos de -Metodología de
2 levantamiento de Equipo interdisciplinario diagnostico (Metodología de diagnóstico y formulario inicial de diagnóstico
diagnóstico integral de responsable del diagnóstico) para que la entidad diligencie y entregue a la Dirección -Formulario inicial de
archivos en la entidad diagnóstico integral de Archivo de Bogotá el formulario inicial de diagnóstico en un plazo no diagnóstico
archivos mayor a cuatro (4) días hábiles.
-Registro de asistencia
Equipo interdisciplinario Al día siguiente de la mesa de trabajo, la entidad a diagnosticar
2211300-FT-211
responsable del deberá entregar al equipo interdisciplinario responsable del
3 Programar el recorrido -Lista de dependencias
diagnóstico integral de diagnóstico integral de archivos la lista de dependencias y la
-Programación de
archivos propuesta de programación del recorrido.
recorrido.
4 Verificar la información del Equipo interdisciplinario Una vez que la entidad entrega el formulario inicial de diagnóstico, el

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(QUE) (QUIEN) (COMO)

ID REGISTROS
ACTIVIDAD RESPONSABLE TAREA
formato inicial responsable del equipo interdisciplinario responsable del diagnóstico integral de
diagnóstico integral de archivos, verifica que la información esté completa e identifica los
archivos aspectos a observar durante el recorrido.
Según el recorrido programado, el grupo interdisciplinario
responsable del diagnóstico integral de archivos realiza el recorrido,
-Formato de medición
aplica las encuestas (Formato de medición, Formato para
-Formato para
Equipo interdisciplinario dependencias, Área de almacenamiento).
Implementar la dependencias
responsable del
5 metodología de -Área de
diagnóstico integral de (El formato Área Almacenamiento debe ser diligenciado por el
diagnóstico almacenamiento
archivos profesional en conservación documental. De acuerdo con el criterio
- Informe técnico de
profesional, el conservador, levanta un informe técnico de visita, en
visita
el evento de encontrar situaciones puntuales, que amerite su análisis
particular).
Equipo interdisciplinario
Caracterizar las El grupo interdisciplinario responsable del diagnóstico integral de - Resumen
responsable del
6 dependencias y sus archivos compila, analiza y aplica la regla de pareto a la información caracterización de la
diagnóstico integral de
principales novedades recopilada en la visita. entidad.
archivos
Equipo interdisciplinario
Diligenciar la Matriz de El grupo interdisciplinario responsable del diagnóstico integral de
responsable del
7 Evaluación de Factores archivos analiza e interpreta la información recolectada y diligencia la - Formato MEFI
diagnóstico integral de
Internos Matriz de Evaluación de Factores Internos (MEFI)
archivos
Equipo interdisciplinario Teniendo en cuenta los resultados de la MEFI y el resumen
Elaborar propuesta del - Propuesta plan de
8 responsable del caracterización de la entidad, el equipo interdisciplinario responsable
plan de trabajo trabajo
diagnóstico integral de del diagnóstico integral de archivos, formula una propuesta de plan

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(QUE) (QUIEN) (COMO)

ID REGISTROS
ACTIVIDAD RESPONSABLE TAREA
archivos de trabajo para satisfacer los hallazgos identificados.
El grupo interdisciplinario responsable del diagnóstico integral de
archivos programa una reunión con la entidad, con el objetivo de - Acta de reunión
Equipo interdisciplinario
socializar los hallazgos y presentar la propuesta de plan de trabajo.
Retroalimentar la responsable del 2211600-FT-008
9
información con la entidad diagnóstico integral de
La entidad debe revisar el plan de trabajo propuesto por el equipo -Registro de asistencia
archivos
interdisciplinario de la Dirección Archivo de Bogotá y completar los 2211300-FT-211
espacios vacíos. (El tiempo de ejecución, responsable y recursos.)
Equipo interdisciplinario
A partir de las observaciones de la entidad, el grupo interdisciplinario - Plan de trabajo.
responsable del
10 Ajustar el plan de trabajo responsable del diagnóstico integral de archivos realiza los ajustes - Informe final de
diagnóstico integral de
de acuerdo a las necesidades de la entidad. diagnóstico.
archivos
Presentar y entregar el Equipo interdisciplinario -Oficio 2211600-FT-012
informe final de responsable del El equipo interdisciplinario responsable entrega el Informe final de - Informe final de
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diagnóstico y el Plan de diagnóstico integral de diagnóstico y el Plan de Trabajo. diagnóstico.
Trabajo archivos - Plan de trabajo.

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6 RESULTADOS ESPERADOS
Diagnosticar y establecer un plan de trabajo conducente a la implementación o revisión
del Sistema Integrado de Gestión de Archivos SIGA, de acuerdo con el decreto 514 de
2006 y la disposición final de los fondos documentales acumulados si los hubiere.

- Identificar oportunidades de mejoramiento e iniciativas para cada Entidad según

sus objetivos misionales y de apoyo.

- Un plan de trabajo para el mejoramiento y adopción de buenas prácticas

documentales que constituyan una base de información sólida para la toma de
decisiones, la transparencia en la gestión y el control ciudadano.

- Definir un esquema de trabajo ajustado a las necesidades de la entidad y sus

prioridades para el manejo de información.

- Establecer un programa de seguimiento y mejoramiento al plan de trabajo de

acuerdo al ciclo PHVA.

7 BIBLIOGRAFÍA
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Gestión de Archivos Electrónicos: Situación en
la Administración Central

--------. Mini manual de tablas de retención y transferencias documentales: directrices

básicas e instructivos para su elaboración. Bogotá: Archivo General de la Nación, 1997.
87p.

--------. Pautas para diagnóstico integral de archivos. Bogotá: Archivo General de la

Nación. 2003. 86 p.

--------. Reglamento general de archivos. Santafé de Bogotá: Archivo General de la

Nación, 1994. 94p.

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BRAIDOT, Néstor. FORMENTO, Héctor. NICOLINI, Jorge. Desarrollo de una

metodología de diagnóstico para empresas PyMEs industriales y de servicios: Enfoque
basado en los sistemas de administración para la calidad total. Argentina. Universidad
de General Sarmiento, 2007. 68p.

BRUMM, Eugenia. Administración de la documentación en las normas ISO 9000:

producción y manejo de los documentos resultantes de la implementación de las ISO
9000. Santafé de Bogotá: Rojas Eberhard Editores, 1999. 524p.

COLOMBIA. ALCADIA MAYOR DE BOGOTÁ. Decreto 1599 de 2005 “Por el cual se

adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano”. [en línea].
Página Web versión HTML. Colombia: (s.e.). [citado 03 de septiembre de 2008].
Disponible en Internet:
<http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=16547>

--------. Decreto 514 de 2006 “Por el cual se establece que toda entidad pública a nivel
Distrital debe tener un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos (SIGA)
como parte del Sistema de Información Administrativa del Sector Público”. [en línea].
Página Web versión HTML. Colombia: (s.e.). [citado 03 de septiembre de 2008].
Disponible en Internet:
<http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=22475>

COLOMBIA. CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN.

Acuerdo 048 de 2000 “Por el cual se desarrolla el artículo 59 del capítulo 7
“Conservación de Documentos”, del Reglamento General de Archivos sobre
conservación preventiva, conservación y restauración documental”. [en línea]. Página
Web versión HTML. Colombia: (s.e.). [citado 16 de Octubre de 2008]. Disponible en
Internet:
<http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?view=article&catid=35%3Aacuerdos&id=5
5%3Aacuerdo-048-de-2000&option=com_content&Itemid=50>

--------. Acuerdo 049 de 2000 “Por el cual se desarrolla el artículo del Capítulo 7
“Conservación de Documentos” del Reglamento General de Archivos sobre
“condiciones de edificios y locales destinados a archivos”. [en línea]. Página Web
versión HTML. Colombia: (s.e.). [citado 16 de Octubre de 2008]. Disponible en Internet:
<http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?view=article&catid=35%3Aacuerdos&id=5
6%3Aacuerdo-049-de-2000&option=com_content&Itemid=50>
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--------. Acuerdo 050 de 2000 “Por el cual se desarrolla del artículo 64 del título VII
“Conservación de Documentos”, del Reglamento General de Archivos sobre
“Prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo”. [en
línea]. Página Web versión HTML. Colombia: (s.e.). [citado 16 de Octubre de 2008].
Disponible en Internet: <http://www.archivogeneral.gov.co/ index.php?view=
article&catid=35%3Aacuerdos&id=58%3Aacuerdo-050-de-
2000&option=com_content&Itemid=50>

INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TECNICAS Y CERTIFICACION. Medición de

archivos. Bogotá. ICONTEC, 2001. 14 p. (NTC 5029)

--------. Directrices para la auditoria de los sistemas de gestión de la calidad y/o

ambiental. Bogotá. ICONTEC, 2002. 39 p. (NTC-ISO 19011).

--------. Directrices para la documentación del sistema de gestión de la calidad. Bogotá.

ICONTEC, 2002. 18 p. (GTC-ISO/TR 10013)

--------. Manual de habilidades para auditoria: Una introducción básica a la planificación

y realización de auditoria de sistemas de gestión en las organizaciones. Bogotá.
ICONTEC, 2003. 114 p.

--------. Materiales para documentos de archivo con soporte papel: Características de

calidad. Bogotá. ICONTEC, 2005. 31 p. (NTC 5397)

MoReq. Modelo de Requisitos para la gestión de documentos electrónicos de archivo.

Bruselas – Luxemburgo: CECA-CEE-CEEA, 2001. 156p.

SENA, Regional Antioquia. Fundamentos de legislación documental. Colombia:

Antioquia. Sena Centro de comercio especialidad archivística, [2000?]

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s olicitudes de inf or mación, ges tión de res pues tas y
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