ORDENAR UNA LISTA DE DATOS

Excel ordena rápidamente una lista de datos utilizando los botones de

herramientas que se encuentran en la ficha “Datos”:

Orden Ascendente:

y Orden Descendente:

Ordenación por prioridades de campo: Excel permite también el

ordenamiento por prioridades de campo (varios campos).

Ejemplo: En la lista de pedidos se va hacer lo siguiente: Ordenar la lista por

meses, luego en la misma lista también ordenar para cada mes por el nombre
del productos y finalmente cada producto a su vez ordenado por sus marcas.

Para lograr este ordenamiento se procederá de la siguiente manera:

1- Seleccionar una de las celdas de la lista de pedidos. (B5 por ejemplo).
2- En la ficha Datos hacer clic en el comando Ordenar y tendremos la siguiente
ventana de dialogo:

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3- Elegir las 3 columnas a ordenar y adicionalmente también el criterio de
ordenación. Para el caso del campo mes se debe personalizar para ordenar (elegir
opción personalizado). Al final seleccionar aceptar para ver el cuadro de pedido
ordenado.

Nota: Si el rango de la lista que desea ordenar tiene los títulos de las columnas en la primera fila: Mes,
Cliente, etc. Entonces en la ventana de dialogo, en la opción “Mis datos tienen encabezados” hay que
verificar que esté mercado, pues de otro modo la fila título también se ordenará como si fuese un registro
más.

EJERCICIO:

Ordenar la lista por lugar de destino, cliente y producto

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 FILTROS
Consiste en efectuar la búsqueda de registros, de manera que podamos extraer
aquellos datos que cumplan una determinada condición.

Un rango filtrado muestra sólo las filas que cumplen el criterio que se especifique
para una columna.

Microsoft Excel proporciona dos comandos para aplicar filtros a los rangos:

Autofiltro, que incluye filtrar por selección, para criterios simples

Filtro avanzado, para criterios más complejos

A diferencia de la ordenación, el filtrado no reorganiza los rangos. El filtrado oculta

temporalmente las filas que no se desea mostrar.

Cuando Excel filtra filas, le permite modificar, aplicar formato, representar en

gráficos e imprimir el subconjunto del rango sin necesidad de reorganizarlo ni
ordenarlo.

AUTOFILTRO
Consiste en efectuar la búsqueda de registros, de manera que podamos extraer
aquellos datos que cumplan una determinada condición.
Para la aplicación es necesario seleccionar una celda de la lista de datos, luego
seleccionamos en la ficha “Datos” comando “Filtro”:

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Cuando utilice el comando Filtro, aparecerán las flechas de Autofiltro a la derecha de
los rótulos de columna del rango filtrado, estas abrirán un menú desplegable con las
diferentes opciones de campo.

Cuando se realiza el filtrado de una lista, los

encabezados de fila muestra los números de fila de
color azul, así como también aparecen unos iconos de
embudo en los botones de aquellos títulos en los
cuales se ha realizado una elección de filtro.

Para volver a mostrar la lista de datos completa debemos seleccionar de la ficha

datos el comando “Borrar”

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También puede utilizar Filtro personalizado para mostrar las filas que cumplan
más de una condición en una columna; por ejemplo, las filas que contengan
valores comprendidos en un rango específico.

Ejemplo: Interesa conocer la lista cuyos “Tipos de Orden” corresponde a Bienes

(B) y los “Montos de Orden” que se encuentren en el rango de 2087 y 2500.

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 FILTRO AVANZADO
El comando Filtro avanzado permite filtrar un rango en contexto, como el
comando Autofiltro, pero no muestra listas desplegables para las columnas.

En lugar de ello, tiene que escribir los criterios según los cuales desea filtrar
los datos en un rango de criterios independiente. Un rango de criterios permite
filtrar criterios más complejos

Varias condiciones en una sola columna

Si incluye dos o más condiciones en una sola columna, se debe escribir los
criterios en filas independientes a la lista, una bajo la otra.

Ejemplo, el siguiente rango de criterios presenta las filas que contienen “ D526 “,
“D800“ en la columna UNIDAD BENEFICIADA.

Una condición en dos o más columnas

Para buscar datos que cumplan una condición en dos o más columnas,
ingresaremos todos los criterios en la misma fila del rango de criterios.
Ejemplo, el siguiente rango de criterios muestra todas las filas que contienen
“D526" en la columna Unidad Beneficiada, “servicio" en la columna
Descripción del Item y Monto Orden inferiores a 500.

Una condición en una columna u otra

Para buscar datos que cumplan una condición de una columna o una
condición de otra, ingresaremos los criterios en filas diferentes del rango.
Ejemplo, el siguiente rango de criterios muestra todas las filas que contienen
“D526" en la columna Unidad Beneficiada o valores de Monto Orden
inferiores a 500.

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Uno de dos conjuntos de condiciones para dos columnas
Para buscar filas que cumplan uno de dos conjuntos de condiciones, donde cada
conjunto incluye condiciones para más de una columna, debemos ingresar los
criterios en filas independientes.
Ejemplo, el siguiente rango de criterios muestra las filas que contienen “D526" en
la columna Unidad Beneficiada y valores de Monto Orden inferior a 1000 y
también muestra las filas de la Unidad Beneficiada “D800” con valores de Monto
Orden inferiores a 500.

Más de dos conjuntos de condiciones para una columna

Para buscar filas que cumplan más de dos conjuntos de condiciones,
incluiremos columnas múltiples con el mismo título.
Ejemplo, el siguiente rango de criterios muestra el Monto Orden comprendidas
entre 1500 y 2000 junto con aquellas inferiores a 500.

Condiciones creadas como resultado de una fórmula

Se puede utilizar como criterio un valor calculado que sea el resultado de
una fórmula. Si se emplea una fórmula para crear un criterio, no se utiliza
los rótulos de columna como rótulo de criterios; debe conservarse este
rótulo vacío o utilice uno distinto al de las columna del rango.

Ejemplo, el siguiente rango de criterios muestra filas que tienen un valor en

la columna F (Monto Orden) mayor que el promedio de las celdas F9:F1480.

Al momento de ingresar el criterio debe seleccionarse la celda vacía como rotulo

A fin de mantener el valor del promedio se debe mantener fijas las filas y
columnas a las que corresponde el cálculo

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 FILTRO AVANZADO CON RESULTADOS EN OTRO RANGO
Consiste en extraer aquellos datos, fuera de la lista, este filtrado se lleva a cabo en celdas
contiguas de la hoja de trabajo.
Para realizar un trabajo de filtro avanzado con resultados en otro rango debemos realizar los
siguientes pasos:
1. Copiar en espacios libres por encima o debajo de la lista a fin de definir los criterios.
2. Aplicar filtros avanzados, y seleccionar “Copiar a otro Lugar” / seleccionar los rótulos
con los criterios/ seleccionar la celda donde se iniciará a mostrar los resultados.