Ingeniería en Prevención de Riesgos

Profesor, Marcelo Daroch Fuentealba

Sección: 003V

PROCEDIMIENTO DE REGISTRO Y CONTROL DOCUMENTAL

THC S.A

Preparado por Revisado y Autorizado por

Valeria Mardones Andrea Silva
Cargo: Prevencionista de Riesgos. Cargo: Prevencionista de Riesgos

Firma: Firma:

Fecha: 21de Abril, 2018 Fecha: 06 de Mayo , 2018

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 PROCEDIMIENTO DE REGISTRO Y CONTROL DOCUMENTAL THC S.A

Fecha de aprobación Versión N°01V

Realizado por: Valeria Mardones
06 de Mayo , 2018 Área
Revisado por: Andrea Silva Hidráulico
Aprobado por: Andrea Silva

Propósito
El propósito de este documento es definir y establecer el control de los documentos
y registros, conforme a los requisitos de nuestra empresa THC S.A.

Alcance

El alcance de este procedimiento aplica en toda la documentación del Sistema de

Gestión de Calidad de THC S.A.

Referencias

ISO 9001:2015
OHSAS 18002:2008, 4.4.4 Documentación
OHSAS 18002:2008, 4.4.5 Control de documentos

Definiciones
 ISO: Organización Internacional de Estándares.
 OSHAS: Occupational Health and Safety Assessment Series (Series sobre
Evaluación en Seguridad y Salud Ocupacional).
 Documento: Información y su medio de soporte
 Documento externo: Documento que no ha aprobado ni creado la
organización pero que es necesario para el desempeño del Sistema de
Gestión.
 Documento obsoleto: Son aquellos documentos que ya no tienen vigencia en
el Sistema de Gestión.
 Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona
evidencia de actividades desempeñadas.
 Manual de Calidad: Documento que describe y especifica el Sistema de
Gestión de Calidad de una entidad.
 Instructivo: Documento que describe detalladamente la forma como debe
ejecutarse una actividad.
 Instructivo de Trabajo: Es un documento escrito que detalla el cómo se
desarrolla una tarea o trabajo específico, es necesario elaborar Instructivos
de Trabajo cuando la ausencia de éste documento afecta la calidad,
ambiente, seguridad y salud ocupacional de las personas.
 Procedimiento: Descripción de la manera específica de efectuar una
actividades o un proceso.

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  Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que
interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.
 Programa: Conjunto de planes y sus respectivas acciones para que un
proyecto sea realizado según los principios de producción del ambiente

Autoridad y Responsabilidades

Gerencias:
-Revisar y/o aprobar los documentos del SGC de su responsabilidad y competencia.

Ingeniero en Prevención de riesgo:

- Elaborar, revisar, aprobar, modificar y distribuir los documentos bajo su
responsabilidad.
- Actualizar Listados de documentos vigentes del Sistema de Gestión de
Calidad.
- Mantener actualizado listado de legislación y normativa vigente y registros
del Sistema de Gestión en intranet.
- Mantener actualizada la documentación vigente del Sistema de Gestión de
Calidad en la intranet cada vez que los responsable de los proceso y
comunicar a las áreas cuando se aprueba documento con una nueva versión.
Conservar la documentación del Sistema de Gestión de Calidad bajo su
responsabilidad.
- Velar por la aplicación del presente procedimiento al interior de las
organizaciones Maestra.
- Supervisor de área:
- revisar, aprueba y distribuye los procedimientos e instructivos de trabajo del
Sistema de Gestión de Calidad bajo su responsabilidad.
- Responsable de mantener los registros
- Responsable de actualizar las normas externas
- Velar por la aplicación adecuada de la normativa y legislación vigente
relativas a los proceso bajo su responsabilidad y en sus actividades. Y
comunicarlas a la Unidad de Mejora Continua.

Organismo Externo
- Revisa y aprueba la documentación externa.
- Actualiza las normas de los documentos externos

Equipos y materiales

 Archivadores oficiales de documentos.

 Impresoras
 Computador
 Archivadores de carpetas
 Estanterías Metálicas
 Fundas y dossiers para hojas

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 Metodología/Organización

Organización General de los Documentos

La documentación que conforma el Sistema de Gestión de Calidad de THC S.A. se

encuentra organizada conforme a los siguientes niveles.
 Procedimientos.
 Instructivo de Trabajo.
 Formato de Registros.
La responsabilidad en la administración y mantención de la documentación que
compone el Sistema de Gestión, recae en el Representante de la Dirección, quien
a su vez responsabiliza a cada Jefe o Encargado de Área según el organigrama de
THC S.A.
 Control de los Documentos

Aprobación de los Documentos

Todos los documentos de THC S.A. se controlan en cuanto a su aprobación, antes

de su emisión, con los siguientes 3 pasos:

1.- Elaborado por: 2.- Revisado por: 3.- Aprobado por:

Todo documento debe ser
revisado por Jefe del Sistema Toda la documentación de THC
Toda persona que elabora un es aprobada mediante una
de Gestión de Calidad en
documento deberá colocar firma por el Gerente General o
conjunto con Jefatura Directa
cargo y firma. Representante de la Dirección.
del área afectada o proceso,
este último debe firmar.
Los Procedimientos e Instructivos de trabajo debe ser firmada sólo la primera página y los
Formatos de Registros se deben firmar todas las hojas.

Nota: Los documentos entran en vigencia y son publicados una vez aprobados por
el Gerente General o Representante de la Dirección.

Revisión y Actualización de los Documentos

Cada usuario deberá revisar y/o actualizar la documentación que afecta a su
proceso para comprobar que concuerde con lo realizado en la práctica.

Control de los Cambios – Versión de los Documentos

El usuario que realice cambios en la documentación, producto de la revisión y/o
actualización, deberá indicar o escribir los cambios sobre el documento vigente,
para posterior entregárselo al Representante de la Dirección que realizará la gestión
documental.

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Se hará constar que es una nueva versión, mediante el número de revisión, fecha,
así como la identificación de los cambios “ESTADO DE REVISIONES” para
asegurar la trazabilidad de los cambios (Ver Anexo N°1).

Disponibilidad de los Documentos

Para asegurar que los documentos vigentes llegan a todos los interesados o
usuarios en su utilización se distribuirán de la siguiente forma:

a) El Jefe del sistema de Gestión de Calidad tendrá una carpeta en físico

“Manual de Procedimientos e Instructivos de Trabajo y Formatos de
Registros” con todos los documentos aprobados (firmados) con un respectivo
timbre de “ORIGINAL”. Cualquier usuario puede consultar esta
documentación. Además mantendrá la documentación en una carpeta digital
que será respaldad en servidores por el área de Informática y
Telecomunicaciones.

b) Los procedimientos e instructivos de trabajo requeridos para las actividades

operativas (Soldadura, altura, corte, sustancias peligrosas, etc.) estarán
disponibles en los puestos de trabajo para ser consultados por los usuarios.
Será responsabilidad del Supervisor de Producción asegurarse de dicho
cometido. Esta documentación tendrá una leyenda de “COPIA NO
CONTROLADA”.

c) Estará disponible la documentación del Sistema de Gestión, requerida para

cada uno de los procesos, en carpetas compartidas en red donde los
usuarios podrán abrir los archivos pero no cambiarlos ni borrarlos (si
imprimirlos). Toda copia impresa de esta documentación tendrá una leyenda
de copia no controlada de lo cual no se garantiza su actualización.

Los Formatos de Registros serán los únicos documentos editables y que una vez
impresos no tendrán la leyenda de copia no controlada, los cuales unas vez
completados proporcionaran evidencia de las actividades desempeñadas en cada
uno de los procesos.

Documentos Legibles y Fácilmente Identificables

Se asegura que los documentos serán legibles de la siguiente manera:

a) Los Procedimientos e Instructivos de Trabajo utilizados en los procesos

productivos de la Planta de Producción deberán estar plastificados, guardados en
bolsas u otro medio para asegurar que a pesar del uso que se le dé al documento
pueda ser leído, será responsabilidad del Supervisor de Producción asegurarse de
dicho cometido.
Se asegura que los documentos serán fácilmente identificables de la siguiente
manera:

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Todo documento oficializado en cada una de sus páginas se menciona en el
encabezado nombre del documento y en pie de página el número de página
correspondiente.

Control de los Documentos Externos

Para el control de la documentación externa, existe el registro denominado Control
de Documentos Externos y su propósito es saber que documentos externos
circulan dentro de THC S.A. y quién los mantiene.

Cada unidad funcional tiene un registro de los documentos externos que controlan.
El registro contiene esencialmente los siguientes datos:

Nombre del Organismo que lo Fecha de Emisión o Departamento o

Nº
Documento Emite o Distribuye Vigencia Área

DOCUMENTOS OBSOLETOS
Todo documento obsoleto debe ser destruido o retirado del SGC, pero en caso que
se requiera guardar algún documento obsoleto deberá quedar identificado mediante
un timbre de “COPIA OBSOLETA”.

 Control de los Registros

 Identificación de los Registros

 Todos los registros generados en cada uno de los procesos o áreas serán
identificados por su respectivo nombre en el encabezado del documento.

 Almacenamiento de los Registros

 Cada responsable del proceso o área tendrá almacenados los registros en
carpetas físicas o digitales debidamente identificados y además para
asegurar su trazabilidad.

 Recuperación de los Registros

 Cada responsable del proceso o área indizará u ordenará los registros de
una forma que sean fácilmente recuperados o rescatada la información para
consulta. Ejemplo: año, proveedor, proyecto, título u otro método que facilite
su localización.

 Tiempo de Retención de los Registros

 Los registros con connotación legal y financiera tendrán una vida de 5 años
y para el caso de los registros ligados al refugio (planos, diseños,
inspecciones, verificaciones, mantenciones, etc.) serán conservados durante
todo el ciclo de vida del producto y 5 años posteriores una vez el refugio se
dé de baja.

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  Para las otras áreas, cada responsable del proceso o área determinará el
tiempo de retención de los registros, deberá establecerse en función de sus
necesidades y de la normativa legal vigente en caso aplicable.

 Disposición Final de los Registros

 Los registros pueden ser eliminados sólo una vez concluido el tiempo de
retención, cada responsable de los registros definirá la disposición final de
los mismos.

 Legibilidad de los Registros

 El llenado de los formatos de registros puede ser a mano o en computadora
y debe contener la información clara para su lectura.

 Protección de los Registros

 Los registros digitales del Sistema de Gestión son respaldados y
salvaguardados en un servidor por el área de Informática y
Telecomunicaciones.
 Los registros físicos serán archivados en carpetas de tal forma que no se
deterioren por condiciones ambientales, insectos o roedores.
 Los registros que son considerados por los responsables del proceso o área
como importantes o críticos deberán ser respaldados a modo de protección
de posibles daños.

Anexo N°1 Estado de Revisión

ESTADO DE REVISIONES
Fecha de Páginas Elaboradas o
Revisión N° Motivo de la Revisión
Aprobación Modificadas
Colocar el n° de la
Detallar los cambios realizados en página modificada o
XX XX.XX.XX
el documento. todas si es
elaboración.

Anexo N°2 Modelos de Timbres

 Timbre leyenda “ORIGINAL”

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  Timbre leyenda “DOCUMENTO EXTERNO”

 Timbre leyenda “COPIA CONTROLADA”

Anexo N°3 Lista Maestra de Documentación Interno

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Anexo N°4 Lista maestra de Documentos Externos

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