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Resumen técnicas de supervisión

Técnica: Procedimiento o conjunto de reglas que se usan para un arte, ciencia o


actividad determinada, en general se adquieren por medio de práctica y requieren
habilidades o destrezas. Tiene como objetivo obtener un resultado determinado,
surge de la necesidad del ser humano de modificar el medio y se caracteriza por
ser transmisible.
Supervisión: Inspección que hace quien tiene autoridad para ello del trabajo
realizado por otras personas, para comprobar que está bien hecho.
Técnicas de supervisión: Conjunto de habilidades y destrezas organizadas
(procedimientos), adquiridos a través de la práctica, utilizados para inspeccionar
el trabajo realizado por otras personas y garantizar el rendimiento de la
organización.
Supervisor: Supervisar significa mirar desde arriba. El supervisor es aquél que
dentro de la organización conduce a un grupo de personas a él encomendado, hacia
el cumplimiento de metas y objetivos, y es el directamente responsable de la
coordinación, dirección, verificación, inspección y calidad en el trabajo, su papel
principal consiste en ayudar a un grupo de trabajo a crear valor para los clientes.
Son parte primordial del equipo directivo que fijan los objetivos y asumen el
liderazgo de una organización, interactúan directamente con el nivel más bajo de
la organización y deben atender tanto requerimiento de los directivos, como de sus
empleados.
Roles de un supervisor: Dirigen el procedimiento de trabajo, emiten órdenes o
instrucciones, delegan o asignan tareas a los trabajadores, mantienen armonía entre
los trabajadores, corrigen errores y atienden quejas.
Habilidades de un supervisor: Potencial para el Liderazgo, Capacidad para
desarrollar buenas relaciones personales, conocimiento de trabajo y competencia
técnica, Autocontrol en situaciones de presión y Capacidad de enseñanza.
Responsabilidades de un supervisor hacia diferentes niveles: Hacia la
gerencia, el supervisor tiene la responsabilidad de cumplir con objetivos, planes y
políticas de empresa. Hacia los trabajadores, dirigirlos, capacitarlos y proveerles
un buen ambiente. Hacia los especialistas del Staff, mutuo soporte. Hacia otros
supervisores, promover trabajo en equipo. Con los sindicatos, relaciones
armoniosas y objetivas.
Funciones del supervisor: Planeación: Determina metas y objetivos,
convirtiéndolos en planes específicos, incluye presupuestos de costos, etc...
Organización: Ordena todos los recursos disponibles, incluyendo herramientas,
materias, etc… Integración: Coloca a los hombres en estructura organizacional.
Dirección: Pone en acción todos los recursos del departamento, a través de la
comunicación, motivación y liderazgo. Control: Verifica de forma periódica su
funcionamiento y toma las medidas necesarias para lograr los resultados
esperados. El desempeño de un supervisor se mide por cuan bien administra los
recursos y cuando bueno son sus resultados.

Tips para los nuevos supervisores: No haga gala de su importancia, admita su


necesidad de ayuda y búsquela en otros supervisores y en su jefe, mantenga
empatía con sus empleados y concéntrese en cultivar una imagen de seguridad
de sí mismo.
Supervisión equilibrada: Es preocuparse tanto de las personas como del trabajo
o la tarea.

Funciones más importantes del supervisor: Cumplir con los programas de


producción o de operación, Mantener los costos de operación dentro del límite y
mantener actitudes cooperativas con los trabajadores.

Unidad 2: Elaboración de planes y asignaciones de trabajo


Los supervisores son responsables de los planes a corto plazo (tácticos) y los
altos ejecutivos de los de largo plazo (estratégicos). Los especialistas hacen el
plan maestro, los supervisores lo interpretan y lo adaptan a su dpto.

Aspectos de un plan: P (Metas u objetivos), L (Lineamientos generales e como


alcanzar las metas). A (Planes específicos y operacionales). N (Normas y
reglamentaciones).

Consideraciones de las Metas: M (Medibles), S (Especifica y Clara), T (Tiempo), A


(Alcanzable) y S (Significativa)
.
Los planes son los resultados del proceso de Planeación.
El objetivo o resultado final que persiguen los planes es la Meta. Estas deben ser
establecidas antes de iniciar a planear y deben ser tan específicas que permita su
medición y cuantificación (Explicitas).
Los lineamientos generales de acción que se definen luego de las metas son las
Políticas
Los planes operacionales deben incluir: Programas, procedimientos y normas.
Proceso de planeación: Debe ser sistemático y permitir flexibilidad. Está
constituido por seis pasos: Elaborar un plan maestro, Formular planes de apoyo,
Colocar números y fechas en todo lo que se pueda, Precisar las asignaciones (Que,
Quien, Cuando), Explicar el plan a todos los interesados (Efecto valor) y Revisar
sus planes con regularidad y compartirlo con el equipo.
Clasificación de los planes: Planes a largo Plazo (2-5 años): Son formulados por
la alta gerencia. Planes a corto Plazo (<1 año): Realizados por supervisores.
Planes permanentes: Incluyen actividades que no cambian. Planes de uso único:
Se usan una vez antes de ser modificados, ej: Presupuestos, actividades del día a
día.

Cinco puntos de la planeación: Qué (Objetivos-Metas), Donde (Localización),


Cuándo (Tiempo transcurrido), Cómo (Tácticas-Estrategias) Quién
(Responsabilidad).

Métodos y técnicas de planeación y control: Grafica de Gantt: En la actualidad


es utilizada en la mayoría de las organizaciones tanto para programar la
producción, como para planificar actividades de un proyecto. (Buscar Ejemplo).
Ayuda a evitar retraso en la entrega de órdenes, lograr la producción de forma
ordenada y la mejor utilización de los Recursos.

Unidad 3: Comunicación efectiva en las organizaciones

La comunicación es el proceso mediante el cual se puede


transmitir información de una entidad a otra, alterando el estado de
conocimiento de la entidad receptora. Es importante dentro de las
organizaciones ya que proporciona la unión entre planes y acción, Genera
seguridad y espíritu de equipo en los empleados y permite ejercer el liderazgo.
Puede ser Verbal, a su vez se clasifica en Oral y Escrita, y no verbal, Lenguaje
Corporal, a esto se le llamada métodos de comunicación.

Transmitir Compresión: Asegurarse que los receptores entiendan lo que usted


quiso decir. Para esto repita el mensaje, haga que los empleados le hagan
preguntas y sea específico.

Comunicación escrita persona a persona: Este medio es utilizado cuando se


desea escribir mensajes formales, oficiales, a largo plazo y desea guardar
evidencia.
Comunicación Oral Grupo de trabajadores: Este método sirve para evitar la
acumulación tediosa de cartas o cirulares, memorandos, anuncios, etc; que en
realidad solo tienen oportunidad para unos pocos receptores, aquí se incluyen las
reuniones de rutina con el personal, conferencias planeadas y juntas masivas.

Comunicación escrita grupo de trabajadores: Aquí se incluyen tablero de


Noticias, Carteles y ayudas audiovisuales.

Tipos de Comunicación No verbal: Acciones: Hace referencia a Defender un


trabajador con dificultades, demostraciones de como se hace el trabajo. Lenguaje
corporal: Hace referencia a movimientos con la cabeza, etc…Escucha Activa: Es
la que completa el proceso de comunicación. Esta requiere buen contacto visual
y postura corporal vigilante.

Fórmula para evitar problemas cuando comunica ordenes: No luche por poder,
no suponga que el trabajador entiende, proporcione suficientes detalles, evite
instrucciones contradictorias y no juegue al jefe.

Retroalimentación

Refuerza conductas o acciones adecuadas, Mejora o corrige conductas o


acciones, estimula Capacidades, Fomenta una cultura abierta de desarrollo y
transparencia.

La retroalimentación puede ser destructiva, constructiva (Debe ser usada para


mejorar comportamientos inseguros) y Positiva (Debe ser usada para reforzar
comportamientos seguros). En esta habla acerca del comportamiento, hechos,
descripción, se directo. Nunca uses supuestos, diminutivos, la hagas por escrito
ni hables acerca de la personalidad.

Un proceso de Observación, impacto y a Raíz podemos dar una sugerencia o elegir


Coaching. La diferencia entre sugerencia y coaching está basada en estos
ejemplos.
Sugerencia: Mi sugerencia es que en tu próxima presentación asegures contacto
visual con la audiencia y notes sus reacciones.
Coaching: Qué consideras que fue lo que provocó que tuvieses dificultades para
hacer contacto visual con tu audiencia?
La preparación para una sesión de retroalimentación efectiva consiste en
responder al: Por qué voy a dar retroalimentación?, Identificar si es adecuada el
tiempo, el comportamiento a retroalimentar, la mejora deseada y la reacción
esperada.

La diferencia entre el feedback y el coaching Grow, es el que el feedback es a


corto plazo, se focaliza en eventos del basado, tiene enfoque en oportunidades
constructivas, Mientras que el Coaching es de corto a largo plazo, tiene foco en
acciones futuras, el coach motiva al coachee a encontrar sus propias soluciones,
el Coach Muestra al Coachee sus fortalezas y oportunidades.

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