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Mode d’emploi Extranet :

https://extranet.cyberlibris.com

Page d’accueil :
Cette page, accessible à tout moment en cliquant sur le logo «Extranet Cyberlibris», vous donne un aperçu du nombre
de comptes selon les profils d’utilisateurs :

• Comptes activés : nombre de comptes ayant accès au service


• Comptes utilisés : nombre des comptes activés qui ont utilisé le service au moins une fois
• Pourcentage : pourcentage de comptes utilisés par rapport au nombre de comptes activés

Si plusieurs institutions ont accès aux services Cyberlibris, sélectionnez dans le menu déroulant l’institution pour
laquelle vous désirez voir ces informations. Par défaut, le total pour l’ensemble des institutions abonnées est affiché.

Rubrique « Stats » :


Sur cette page, vous avez accès à de nombreuses informations concernant l’utilisation de la bibliothèque numérique :
nombre de pages vues, de pages imprimées, d’ouvrages consultés, d’ouvrages présents dans les étagères, etc.

Si plusieurs institutions ont accès aux services Cyberlibris, sélectionnez dans le menu déroulant l’institution pour
laquelle vous désirez voir ces informations. Par défaut, le total pour l’ensemble des institutions abonnées est affiché.

Toutes ces informations peuvent être exportées au format Microsoft® Office Excel® en cliquant sur le lien « Téléchargez les stats ».

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TOP 50 :

Pour visualiser le TOP 50 des ouvrages consultés, cliquez sur le lien « TOP 50 » du mois que vous voulez consulter.

Dans le TOP 50, vous avez accès aux informations telles que les livres les plus consultés en anglais et en français, et
les mots-clés les plus recherchés.

Si plusieurs institutions ont accès au service Cyberlibris, sélectionnez dans le menu déroulant l’institution pour
laquelle vous désirez voir ces informations. Par défaut, le total pour l’ensemble des institutions abonnées est affiché.

Toutes ces informations peuvent être exportées au format Microsoft® Office Excel® en cliquant sur le lien « Téléchargez
Top 50 »

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Rubrique « Comptes » :
Cette page vous donne la possibilité de rechercher un utilisateur, de modifier les informations d’un compte existant
ou de créer des comptes.

Par défaut, cette page affiche tous les comptes de toutes vos institutions. La colonne Statut vous indique si le compte
est activé ou désactivé

Pour rappel, un compte dont le statut est Activé a accès aux services Cyberlibris, et un compte dont le statut est
Désactivé n’y a pas accès. Vous pouvez à tout moment modifier ce statut en cliquant sur l’adresse email du compte que
vous désirez modifier (voir la section Modifier un compte un peu plus loin dans ce document).

Rechercher un compte existant :

Entrez les informations liées au compte que vous recherchez : nom, prénom et/ou adresse email et cliquez sur le
bouton « Rechercher ». Nous vous recommandons d’utiliser en priorité le champ « Email » pour faire une recherche.

Rechercher plusieurs comptes :

Pour chercher tous les comptes activés : Sélectionnez « Activé » dans le menu déroulant du champ Statut et cliquez
sur le bouton Rechercher. Vous obtiendrez la liste de tous les comptes activés.

Pour chercher tous les comptes activés d’une institution précise : Sélectionnez « Activé »dans le menu déroulant du
champ Statut, sélectionnez également une institution dans le menu déroulant du champ Institution et cliquez sur le
bouton Rechercher. Vous obtiendrez la liste de tous les comptes activés pour l’institution sélectionnée.

Vous pouvez à tout moment télécharger au format Microsoft® Office Excel® la liste des comptes obtenue suite à
votre recherche en cliquant sur le lien « Téléchargez la liste des comptes »

Modifier un compte :

Recherchez le compte que vous souhaitez modifier et cliquez sur l’adresse email pour accéder aux informations de ce
compte.

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Dans cette fenêtre, vous pouvez modifier les informations suivantes :
• Civilité
• Nom
• Prénom : attention, il faut minimum 2 caractères
• Email
• Mot de passe : attention, il faut minimum 6 caractères
• Fonction
• Statut : vous pouvez désactiver un compte dont le statut est Activé, et inversément

Attention, le nom d’utilisateur ne peut pas être modifié.


N’oubliez pas de valider vos modifications en cliquant sur le bouton Sauvegarder les changements.

Créer des comptes :

Cliquez sur le bouton Création de compte(s).

Une nouvelle page se charge dans laquelle vous avez deux possibilités :

1. Ajouter un compte
2. Ajouter plusieurs comptes par téléchargement de fichier

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1. Ajouter un compte :

Tout d’abord, sélectionnez la fonction et l’institution à laquelle rattacher le compte que vous allez créer.

Remplissez ensuite obligatoirement les différents champs avec les informations de l’utilisateur : Civilité, prénom,
nom et adresse email.

Si vous avez déjà un identifiant et un mot de passe pour cet utilisateur (ex : annuaire des élèves, professeurs), vous
pouvez rentrer ces informations dans les champs Nom d’utilisateur et Mot de passe. Si vous laissez ces champs
vides, le système créera pour vous un nom d’utilisateur et un mot de passe.

Le champ Commentaire est libre, vous pouvez y ajouter une note ou une remarque sur ce compte, ou le laisser vide.

Enfin, cliquez sur le bouton Ajouter un compte pour valider la création de ce nouvel utilisateur.

Tous les comptes que vous créerez en utilisant cette méthode auront un statut « Activé » par défaut.

2. Ajouter plusieurs comptes par téléchargement de fichier :

Cet outil vous permet de créer plusieurs comptes pour une même fonction (étudiant, administration, abonné, ...). Si
vous voulez créer des comptes pour différentes fonctions, vous devrez répéter les opérations suivantes par fonction
pour laquelle vous voulez créer des comptes.

Commencez par télécharger le fichier Microsoft® Office Excel® en cliquant sur le lien « Téléchargez le template » et
sauvegardez-le sur votre ordinateur.

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Complétez le fichier téléchargé avec les informations pour les comptes que vous désirez créer. Les colonnes dont le
titre est en gras sont obligatoires : Prénom, Nom et Email. Vous pouvez également spécifier la civilité : Monsieur,
Madame ou Mademoiselle, et/ou un commentaire.

Si vous avez déjà des identifiants et des mots de passe pour les utilisateurs de votre institution (ex : annuaire des
élèves, professeurs), vous pouvez rentrer ces informations dans les colonnes Nom d’utilisateur et Mot de passe. Si
vous laissez ces champs vides, le système créera pour vous un nom d’utilisateur et un mot de passe.

Veuillez ne pas modifier l’ordre des colonnes et ne pas ajouter de feuilles dans le fichier Microsoft® Office Excel®
téléchargé.

Une fois le fichier complété, enregistrez le sur votre disque dur et retournez sur la page de création de comptes du
site Extranet ou vous avez téléchargé le fichier.

Sélectionnez la fonction et l’institution à laquelle rattacher les comptes que vous allez créer.

Cliquez ensuite sur Parcourir ou Browse pour chercher le fichier enregistré sur votre ordinateur et cliquez sur le
bouton Charger pour lancer la procédure de création des comptes.

Si le chargement du fichier s’est déroulé correctement, le message de confirmation suivant apparaîtra :

En cliquant sur Retour vous serez redirigé sur une page contenant la liste des fichiers chargés et leur statut de
traitement (voir plus loin Liste des téléchargements).

Si le fichier de création de comptes contient des erreurs vous verrez apparaître le message suivant :

Pour rappel, aucun compte n’est créé lors de l’échec du chargement du fichier.

En cliquant sur le bouton Voir le rapport d’erreurs vous serez redirigé sur une page vous indiquant les différentes
erreurs se trouvant dans le fichier chargé.
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Ce tableau vous indique les différentes erreurs trouvées et la ligne correspondante dans le fichier Excel®. Il vous suffit
d’effectuer dans votre fichier de création de comptes les différentes corrections indiquées dans le tableau.

Si vous quittez cette page, vous ne pourrez plus avoir accès au rapport d’erreurs, nous vous invitons donc à le
télécharger en cliquant sur le lien « Télécharger le rapport d’erreurs ».

N’oubliez pas de sauver votre fichier de création de comptes une fois les corrections effectuées.

Vous pouvez maintenant recharger votre fichier de création de comptes en n’oubliant pas de sélectionner la fonction
et l’institution à laquelle rattacher les comptes que vous allez créer.

Si le chargement du fichier s’est déroulé correctement, le message de confirmation suivant apparaîtra :

En cliquant sur Retour vous serez redirigé sur une page contenant la liste des fichiers chargés et leur statut (voir plus
loin Liste des téléchargements).

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Liste des téléchargements :

Pour accéder à la liste des fichiers de création de comptes que vous avez chargés, cliquez sur le bouton
« Liste des téléchargements ».

La colonne Statut vous indique si votre fichier de création de comptes a été traité.
• fichier en cours de traitement
• fichier traité avec succès
Le traitement des fichiers peut prendre 10 minutes. Pour vérifier si le statut a changé, cliquez sur le bouton
Soumettre afin de rafraîchir la page.

Dès que le fichier a été traité, vous pouvez récupérer les données des comptes en cliquant sur le nom du fichier
concerné. Vous serez redirigé sur une page reprenant la liste complète des comptes créés.

Si une erreur est survenue lors de la création de certains comptes, ils seront repris sous l’onglet « Les comptes
suivants n’ont pas été créés suite à une erreur » avec l’indication de l’erreur.

NB : Pour chaque compte créé, un délai de 24 heures est largement suffisant pour qu’il soit effectivement activé dans
le système. Si ce n’est pas le cas, n’hésitez pas à nous contacter à l’adresse suivante : info@cyberlibris.com
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Rubrique « Adresses IP » :
Si votre institution a accès aux services Cyberlibris par reconnaissance d’adresses IP, vous pouvez gérer ces adresses
sur cette page.

Si plusieurs institutions ont accès aux services Cyberlibris, sélectionnez dans le menu déroulant l’institution pour
laquelle vous désirez voir ces informations.

Sur cette page , vous pouvez soit faire une recherche afin de déterminer si une adresse IP a bien été ajoutée à votre
institution, soit ajouter une nouvelle adresse IP.

Rechercher une adresse IP :

Entrez dans le champ Adresse IP l’adresse que vous cherchez et cliquez sur le bouton Rechercher. Vous pouvez
également chercher des range IP en n’indiquant qu’une partie de l’adresse. Une recherche de l’adresse 127.0.0
retournera toutes les adresses du range (127.0.0.0 à 127.0.0.255).

Vous pouvez également faire une recherche sur les commentaires associés aux adresses IP.

Ajouter une adresse IP :

Pour ajouter une nouvelle adresse IP, cliquez sur le bouton Ajouter IP et insérez l’adresse dans le champ Adresse IP.

Pour associer un commentaire à l’adresse IP afin de l’identifier facilement, il vous suffit de l’indiquer dans le champ
Commentaire. Cliquez ensuite sur le bouton Ajouter IP.

NB : Pour chaque IP créée ou modifiée, un délai de 24 heures est largement suffisant pour qu’elle soit effectivement
mise à jour dans le système. Si ce n’est pas le cas, n’hésitez pas à nous contacter à l’adresse suivante : info@
cyberlibris.com

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Rubrique «Notices»
Si vous avez souscrit à notre service de notices, vous pouvez télécharger les notices au format UNIMARC, Microsoft®
Office Excel® ou CSV (comma separated values).

Sélectionnez l’institution pour laquelle vous voulez générer des notices.

Sélectionnez maintenant le format et le type de notices désirés :

• Formats : Unimarc ISO, Unimarc UTF-8, CSV ou MS Excel


• Type : Toutes les notices (l’ensemble du catalogue) ou Les nouveautés (les titres ajoutés au catalogue depuis
le dernier fichier de notices créé).

Dès que vous cliquez sur l’un ou l’autre type de notices, la génération du fichier de notices va démarrer. Une fenêtre
s’ouvrira vous indiquant la progression de la tâche. Cette opération peut prendre plusieurs minutes en fonction du
nombre de notices que le système doit générer.

Quand le fichier de notices est prêt, vous pouvez le télécharger en cliquant sur le bouton Télécharger le fichier. A
vous d’intégrer ce panier dans votre outil de gestion de votre catalogue.

Cliquez ensuite sur le bouton Fermer pour retourner à la page précédente. Vous verrez apparaître dans la liste le
fichier de notices que vous venez de créer.

Dans ce tableau, vous retrouvez donc tous les fichiers de notices créés ainsi que le format et le type de notices.

• fichier comprenant les notices de l’ensemble du catalogue


• fichier comprenant les notices des titres ajoutés au catalogue depuis le dernier fichier de notices créé