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Manual de Formação

FOLHA DE CÁLCULO
Funcionalidades Avançadas
UFCD nº 0757 do CNQ
Folha de Cálculo – Funcionalidades Avançadas – Refª 0757
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Índice

Página
1. Múltiplas folhas de cálculo
a. Múltiplas folhas 3
b. Reunião de folhas de cálculo 10
c. Consolidação entre folhas 11
2. Resumo de dados
a. Tabelas 13
b. Entrada e edição de dados numa tabela 14
c. Funções de bases de dados 20
d. Funções de texto 23
e. Funções de consulta e referência 26
f. Formatação condicional 32
g. Inserção de subtotais 34
h. Agrupar e destacar 37
3. Análise de dados
a. Criação e formatação de uma tabela dinâmica 38
b. Utilização de totais e subtotais 45
c. Fórmulas em tabelas dinâmicas 48
d. Elaboração de gráficos dinâmicos 51
4. Macros
a. Criação e gravação de uma macro 54
b. Execução de uma macro 58

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1. Múltiplas Folhas de cálculo

1.a Múltiplas folhas

Muito provavelmente o seu trabalho em Excel envolve várias folhas de cálculo ou livros,
alguns dos quais contendo uma relação entre si. Para evitar copiar informação
manualmente de uma folha de cálculo ou livro para outro de cada vez que muda, o Excel
permite ligar os dados através das folhas de cálculo ou mesmo através dos livros. Por
exemplo cada chefe de departamento pode manter um livro separado de objectivos de
produtividade, com resumos de cada um destes livros ligado ao um livro de visão geral de
gestão, usado pelo administrador da empresa.

Utilizam-se referências de outras folhas de cálculo quando numa fórmula se conjugam


dados de várias folhas do mesmo livro, ou mesmo noutro livro.

Referências para outras folhas

A seguinte fórmula exemplifica como se pode referenciar áreas de outra folha de


cálculo:

Nome da folha
de cálculo

=SOMA(Cálculos!B7:B16)

Função Área a somar

DICA:
Para utilizar, numa fórmula, referências a um conjunto de folhas de cálculo:

Ao escrever a fórmula, clicar sobre o separador da primeira folha de


cálculo

Premir a tecla SHIFT e clicar sobre o separador da última folha de cálculo,


do intervalo desejado

Seleccionar a área de cálculo que é válida para o conjunto das folhas de


cálculo

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Pode-se ainda utilizar o rato em vez de digitar a referência. Para tal basta que digite o
símbolo igual (=) no local onde pretende construir a fórmula e fazer um clique no
separador da folha e outro na célula pretendida.

Referência 3D

No caso dos valores que se pretendem conjugar na fórmula estarem espalhados por várias
folhas, embora em áreas com as mesmas referências, pode usar a referência 3D. Por
exemplo, para calcular o total de despesas de 3 meses de uma empresa (estando cada
mapa de despesas numa folha diferente, Folha1, Folha2 e Folha3 na área $B$3 a $B$11)
a fórmula seria:

=Soma(Folha1:Folha3!$B$3:$B$11)

Referências externas

Para criar uma ligação entre livros, proceder como segue:

• Abrir o livro fonte e o livro destino.


• No livro fonte, copiar a relevante célula ou intervalo.
• Fazer o display da folha de destino do livro de destino, emitir um comando de
Colar Especial para mostrar a caixa de diálogo do Colar Especial, clicando na

Fig. 1.1 – Opção Colar

seta descendente de Colar, e seleccionando Colar Especial, das opções


apresentadas:

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Fig. 1.2 – Caixa diálogo de Colar Especial

e seleccionar o botão Colar ligação.

O Excel actualiza as ligações dentro do mesmo livro automaticamente e


imediatamente quando se altera os dados no livro fonte.

Eis o que acontece quando se liga um livro a outro:

• Se o livro fonte estiver aberto e contiver alterações feitas desde que o livro
destino foi actualizado, o Excel actualiza as ligações no livro destino
quando este for aberto.
• Se o livro fonte não estiver aberto mas contiver alterações feitas desde que
o livro destino foi actualizado, o comportamento por defeito do Excel é
pedir ao utilizador para actualizar as ligações automáticas quando se abre
o livro destino. Para que o Excel actualize as ligações automaticamente
sem avisar o utilizador, desactivar a opção Solicitar a actualização das
ligações automáticas da área Geral da categoria Avançadas na caixa de
diálogo das opções do Excel.

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Fig. 1.3 – Categoria Avançadas das Opções do Excel

Poder-se-à também criar a ligação directamente dos dados que se encontram noutros
livros, acrescentando o nome do livro na fórula. Este deve anteceder o nome da folha de
cálculo, como a seguir se indica:

Nome da Folha de
Cálculo

=[Nomelivro.xls]FolhaX!$B$10

Nome do livro Endereço da


célula

Hiperligações para outros livros

Podem-se criar hiperligações para ligar a células específicas noutro livro Excel, bem
como ligar a uma localização diferente na mesma folha. Para este exercício usa-se um
marcador para ligar uma folha de um livro a uma folha específica e célula de outro livro.

Assegurar que um dos livros está aberto.

Seleccionar uma das folhas

Seleccionar, por exemplo, a célula B19

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Escrever Ver as horas trabalhadas, assegurando que a coluna ter a largura


suficiente para suster a frase

Assegurar que a célula B19 está seleccionada

Clicar no botão Inserir hiperligação do friso Inserir

Aparece a caixa de diálogo de Inserir Hiperligação:

Texto que actuará como hiperligação

Ver na janela

Lista de
ficheiros

Fig. 1.4 – Inserir hiperligação

Usando a seta descendente ao lado da janela Procurar em, seleccionar a pasta


onde se encontram gravados os livros Excel.

Da lista de ficheiros (livros) Excel escolher o desejado (no nosso exemplo,


Fichas-Exemplo)

Seleccionar Marcador

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Fig. 1.5 – Marcador – referência da célula

Na janela Escreva a referência da célula escrever B3

Fig. 1.6 – Marcador – Selecção célula

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Na janela Ou seleccione um local neste documento, seleccionar o outro livro
Excel a que se quer ligar (no nosso exemplo iremos ligar a Horas Trabalhadas)

Clicar OK

A caixa de diálogo de Inserir hiperligação é mostrada:

Endereço da hiperligação

Fig. 1.7 – Inclusão endereço de hiperligação

Pode-se ver que em Endereço mostra a ligação ao livro Folhas-Exemplo.xls e aponta


para a célula B3 da folha Horas Trabalhadas

Clicar OK

Testar a hiperligação clicando nela

O ficheiro abre e a célula B3 está seleccionada.

Fechando o livro Horas Trabalhadas, o Excel volta ao livro anterior (no


exemplo Testes).

1.b Reunião de folhas de cálculo

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O Excel oferece poderosas características para consolidar automaticamente múltiplas


folhas de cálculo numa única folha de cálculo. Tal consolidação pode ser útil numa
variedade de situações, tais como:

• Existe um livro contendo uma folha de cálculo para cada semana mostrando o
resultado da produção da fábrica. Agora necessita-se consolidar as folhas de
cálculo semanais numa única folha de cálculo para mostrar o resultado total das
mais de 100 folhas de cálculo semanais.

• Necessita-se recolher dados da mesma célula em cada uma de um largo número


de folhas de cálculo num livro. Pode-se construir uma fórmula complexa ou
escrever uma macro usando VBA (Visual Basic for Applications), mas a
consolidação pode resolver o problema mais rápida e facilmente.

• Necessita-se recolher dados de folhas de cálculo múltiplas que não têm o mesmo
formato (assim não se pode especificar o endereço exacto da célula) mas que têm
as mesmas etiquetas de linhas ou de colunas. O Excel pode usar as etiquetas como
pontos de referência para recolher a informação necessária. Esta capacidade é
especialmente útil quando se circularam cópias de uma folha de cálculo por outras
pessoas e se descobre que alteraram o formato inserindo ou eliminando linhas ou
colunas.

O Excel pode automaticamente consolidar até 255 folhas de cálculo (chamadas as folhas
de cálculo fonte) numa única folha de cálculo (chamada a folha de cálculo destino).
Pode-se escolher entre ligar a folha de cálculo destino à folha cálculo fonte, ou criar uma
folha de cálculo destino que simplesmente contenha os dados das folhas de cálculo fonte
mas sem ligação às mesmas.

Quando se consolida folhas de cálculo, o livro que contém a folha de cálculo destino deve
estar aberto. O livro ou livros que contêm as folhas de cálculo fonte podem estar abertos
ou fechados – conforme se preferir. Tendo o/s livro/s fonte aberto/s é sempre melhor por
uma variedade de razões:

• Quando se está a aprender a consolidar folhas de cálculo, pode-se ver onde o


Excel coloca os dados quando se efectua a consolidação.

• Se os livros estiverem fechados, tem de se escrever referências para os mesmos


relativamente complexas; se estiverem abertos, pode-se criar as referências muito
mais facilmente.

1.c Consolidação entre folhas

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Consolidação de folhas de cálculo por posição

A forma mais fácil de consolidar folhas de cálculo automaticamente é consolidar por


posição – ou seja, recolher dados do mesmo endereço de célula em cada uma das folhas
de cálculo fonte. A consolidação por posição só funciona bem se a mesma célula em cada
folha de cálculo fonte contém os dados relevantes. Se o formato de, nem que seja só uma
folha de cálculo fonte, foi alterado nem que seja por uma coluna, a consolidação por
posição não funciona correctamente e pode produzir resultados incorrectos.

Para consolidar as folhas de cálculo por posição, proceder como segue:

• Abrir o livro destino – o livro que contém a folha de cálculo destino.

• Para tornar as referências de consolidação o mais fáceis possível, abrir cada livro
que contenha folhas de cálculo fonte. Se o livro destino contiver as folhas de
cálculo fonte, não é necessário fazer este passo.

• Activar o livro destino e a folha de cálculo destino. Por exemplo, se se tiver


múltiplos livros abertos, usar o friso Ver / Janela / Mudar janela para
seleccionar o livro destino e depois clicar no separador da folha de cálculo
destino:

Fig. 1.8 – Opção Mudar de Janela

• Seleccionar a célula do topo-esquerdo da área em que se deseja colocar os dados


consolidados

• Escolher Dados / Ferramentas de dados / Consolidar

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Fig. 1.9 – Opção Consolidar

O Excel mostra a caixa de diálogo Consolidar:

Fig. 1.10 – Caixa de diálogo Consolidar

• Na lista descendente da janela Função, seleccionar a função que se deseja para a


consolidação. A função por defeito é Soma que é o que se necessita para
consolidar muitas folhas de cálculo, mas pode-se escolher qualquer outra.

• Adicionar as referências seguindo os passos seguintes:


o Clicar no botão de diálogo de reduzir, na caixa de Referência se se
necessita que a caixa de diálogo seja desviada.
o Se necessário, usar Ver / Janela / Mudar de Janela para activar o livro
que contenha a folha de cálculo a que se deseja referir.
o Clicar no separador da folha de cálculo para a activar.
o Seleccionar a célula ou intervalo de células na folha de cálculo.

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o Se reduziu a caixa de diálogo de consolidar, clicar no botão para restaurar
de novo.
o Clicar no botão Adicionar para adicionar o endereço ou intervalo na caixa
de Todas as referências

• Adicionar outras referências da mesma forma. O Excel por defeito consolida por
posição, assim o Excel sugere automaticamente o mesmo intervalo quando se
clica na folha de cálculo seguinte que se deseja adicionar à consolidação.

• No grupo Utilizar rótulos na, assegurar que as opções Linha de cima e Coluna da
esquerda estão desactivadas.

• Se se deseja ligar a consolidação à fonte de dados (de forma que o Excel


automaticamente actualiza a consolidação), activar a opção Criar ligações aos
dados de origem.

• Clicar no botão OK. O Excel fecha a caixa de diálogo de Consolidar e consolida


os dados nas células especificadas.

2. Resumo de dados

2.a Tabelas

Uma tabela em Excel é uma colecção organizada de dados, por vezes também designada
como base de dados, cujo objectivo principal consiste em guardar, aceder e manter
actualizada a informação estruturada que contém, de acordo com determinados critérios.

Numa tabela cada linha representa um registo de dados – por exemplo, os detalhes de
uma factura ou o nome, endereço e informação de contacto para um cliente. Cada coluna
representa um campo no registo. Esta estrutura de linhas e colunas do Excel permite criar
uma lista de dados como se se tratasse de uma tabela feita pelo Access ou outro sistema
de gestão de bases de dados.

O Excel utiliza a primeira linha da tabela para identificar os nomes dos campos, sendo
possível inserir dados de variados tipos: texto, números, datas, fórmulas e hiperligações.

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Criar uma tabela

Para criar uma tabela, proceder como segue:

• Escrever os cabeçalhos para a tabela, com pelo menos uma linha de dados. Pode-
se expandir a tabela posteriormente, não sendo necessário seleccionar a área total
que a tabela irá ocupar

• Seleccionar o intervalo que se deseja converter numa tabela.

• Escolher a opção Inserir / Tabelas / Tabela. O Excel mostra a caixa de diálogo de


Criar Tabela:

Fig. 2.1 – Caixa de dialogo Criar Tabela

• Assegurar que a janela Onde estão os dados para a tabela mostra o endereço
correcto (se seleccionou o intervalo correcto, não haverá problema). Se não, clicar
no botão de reduzir, seleccionar o intervalo correcto e depois clicar de novo no
botão de restaurar.

• Se a tabela tiver uma linha de cabeçalho, assegurar-se que a opção A minha tabela
tem cabeçalhos está activada.

• Clicar no botão OK. O Excel cria a tabela, atribui-lhe um nome automático, cria
cabeçalhos e aplica-lhe sombreados em banda. O Excel também mostra a secção
de Ferramentas da tabela do Friso sempre que a célula activa está na tabela (ou
parte ou toda a tabela estiver seleccionada).

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Fig. 2.2 – Exemplo de tabela criada

OBS:

Ao criar uma tabela, aconselha-se algumas regras para que o Excel possa
reconhecer automaticamente a estrutura da tabela:
• Na primeira linha da tabela escrever os nomes de cada coluna – todos
diferentes e cada um ocupando uma única célula
• Não deixar linhas ou colunas em branco no meio da tabela, pois o Excel
poderá cortar a tabela por aí.

2.b Entrada e edição de dados numa tabela


Pode-se entrar dados numa tabela seja usando técnicas de entrada de dados standard ou
usando um formulário de entrada de dados.

Entrada de dados usando técnicas standard

• Escrever directamente numa célula. Para entrar o mesmo item em cada célula num
intervalo, seleccionar o intervalo, escrever e depois carregar em CTRL-ENTER.

• Usar copiar e colar ou CTRL - arrastar e largar para reutilizar os dados


existentes.

• Usar o Auto Preenchimento para repetir os conteúdos da célula actual ou para


estender a tabela actual. Dependendo nos tipos de dados que a tabela contém,
pode-se concluir que será útil criar listas personalizadas de auto preenchimento.

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• Se uma coluna contém entradas repetitivas (tais como nomes de produto ou
nomes de cidade), será sugerida uma entrada concordante à medida que se
escrevem letras suficientes para distingui-la de todas as outras entradas.

• Pode-se também reutilizar uma entrada existente clicando com o botão direito do
rato na célula, escolher de seleccionar da lista descendente e depois seleccionar a
entrada da lista que o Excel mostra.

Entrar e editar dados com Formulários de entrada de dados

A forma mais efectiva de entrar dados numa tabela de qualquer dimensão ou


complexidade é a de usar a característica dos formulários de dados do Excel,
especialmente no caso em que a tabela tem mais colunas do que a largura do ecrã
consegue mostrar. Um formulário de dados é uma caixa de diálogo personalizada que o
Excel cria e preenche com campos que reflectem os cabeçalhos das colunas na tabela. O
Excel entra o nome da folha de cálculo na barra de título do formulário, de forma que se
visualiza facilmente com que tabela estamos a trabalhar.

Para usar um formulário de dados, deve-se adicionar o comando de Formulários à barra


de ferramentas de acesso rápido. Seguir os seguintes passos:

• Clicar no botão personalizar barra de ferramentas de acesso rápido ao lado


direito da barra de acesso rápido e escolher Mais comandos do menu que aparece:

Fig. 2.3 – Personalizar barra de ferramentas de acesso rápido

O Excel mostra a categoria Personalizar da caixa de diálogo de opções do Excel

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Fig. 2.4 – Lista de comandos

• Na lista escolher Para todos os documentos se se desejar pôr o botão de


formulário disponível em todos os livros. Se se desejar que o botão de Formulário
esteja disponível só para o livro actual, seleccionar então “Para nome do livro”.

• Na lista de Escolher comandos de, seleccionar Comandos fora do friso. O Excel


mostra estes comandos na caixa da esquerda.

• Na caixa da esquerda, clicar no comando Formulário, e depois clicar no botão


Adicionar. O Excel adiciona o comando na barra de ferramentas de acesso rápido

• Clicar no botão OK.

Para usar um formulário de dados, seleccionar uma célula dentro da tabela, e depois
clicar no botão de Formulário que acabou de adicionar à barra de ferramentas de acesso
rápido. O Excel gera o formulário de dados a partir das colunas da tabela e mostra os
dados do primeiro registo na tabela:

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Fig.2.5 – Formulário de entrada de dados

Para usar um formulário, seguir os seguintes passos:

• Usar os botões Localizar Anterior e Localizar Seguinte para navegar nos outros
registos da tabela.

• Para alterar um registo, navegar até ao mesmo, fazer as alterações e carregar em


Enter. Para desfazer as alterações feitas, clicar no botão Restaurar.

• Para adicionar um registo à tabela, clicar no botão Novo. Entrar os dados para o
novo registo no formulário e carregar em Enter. O Excel adiciona o novo registo
no fim da tabela.

• Para eliminar o registo actual, clicar no botão Eliminar. O Excel mostra uma caixa
de mensagens avisando que o registo será permanentemente eliminado. Clicar no
botão OK para eliminar o registo.

• Para pesquisar registos que estejam de acordo com determinados critérios


específicos, clicar no botão Critérios. O Excel limpa os campos do formulário e
mostra Critérios acima do botão Novo. Especificar os critérios nas caixas
apropriadas e clicar nos botões Localizar Anterior e Localizar Seguinte.

Resumindo, num formulário podem-se manipular os dados através das opções:

Novo - permite acrescentar um novo registo; este é acrescentado a seguir ao último


registo. Depois de se digitar os dados do novo registo, carregar na tecla enter.

Eliminar - apaga o registo corrente.

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Restaurar - repõe a informação original, quando se executa alguma alteração num
campo do registo.

Localizar Anterior - pesquisa do registo anterior em direcção ao primeiro registo, de


acordo com o critério especificado.

Localizar Seguinte - pesquisa do registo seguinte em direcção ao último registo, de


acordo com o critério especificado.

Critérios - especificação dos critérios de pesquisa de registos.

Fig. 2.6 - Critérios

Critérios de Pesquisa - No caso acima, o critério indicado foi a quantia superior a 1000
euros.

Os critérios são construídos com base nos operadores de comparação:

Operador Explicação
= Igual a
> Maior que
< Menor que
>= Maior que ou igual a
<= Menor que ou igual a
<> Diferente de

Fechar - sai do formulário.

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OBS:
• Os campos que são editados através de outros não podem ser editados
através do formulário
• Ao usar um formulário do Excel, apagar um registo é irreversível

2.c Funções de Bases de Dados


As funções da categoria de bases de dados permitem fazer estatísticas de dados com base
em critérios definidos pelo utilizador e têm todas a sintaxe semelhante a

BDCONTAR (Base_Dados;Campo;Critérios)

onde Base_Dados é o intervalo de células que contém uma lista, Campo é o nome do
campo da lista de dados a que se pretende aplicar a função e Critérios é o intervalo de
células onde está especificado quais os dados da lista que entram no cálculo da função

FUNÇÃO EXPLICAÇÃO
BDCONTAR Conta as células que contêm números
{DCOUNT}
BDDESVPAD Calcula o desvio padrão com base numa amostra
{DSTDEV}
BDMAX Devolve o valor máximo
{DMAX}
BDMÉDIA Calcula a média de acordo com o critério indicado
{DAVERAGE}
BDMIN Devolve o valor mínimo
{DMIN}
BDMULTIPL Calcula o produto dos registos seleccionados de acordo com
{DPRODUCT} o critério indicado
BDSOMA Calcula a soma dos registos seleccionados de acordo com o
{DSUM} critério indicado
BDVAR Calcula a variância com base numa amostra
{DVAR}

Aplicação Prática das Funções de Base de Dados

Supondo que se pretende saber o número de vendas para o produto “cadernos”, tendo em
conta a tabela de dados apresentada atrás.

Definição de Critérios para Funções de Base de Dados

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Para que se possa utilizar critérios nas funções de base de dados, deve-se copiar o nome
do campo ao qual se quer aplicar o critério, para uma célula da folha de cálculo (ao lado
ou em baixo da lista de dados) e digita-se o critério pretendido.

1) Copiar o campo PRODUTO para a célula A12 e digitar “Cadernos” na célula


A13 (este vai ser o critério utilizado – ou seja, todas as funções utilizadas terão
apenas em conta dos dados do produto “Cadernos”).

2) Digitar “Nº de ocorrências “ na célula B13 e colocar o cursor na célula onde


irá surgir o resultado (célula C13). Aceder ao friso Fórmulas / Função

3) Seleccionar a categoria Base de Dados e clicar em OK

Fig. 2.7 – Caixa de diálogo Inserir Função

4) Surge uma caixa de diálogo onde se deverá preencher os argumentos da


função BDCONTAR:

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Fig. 2.8 – Argumentos função BDContar

Base_dados: intervalo de células que constituem a base de dados


Campo: campo cujos dados pretende tomar como base para o cálculo
Critérios: critérios que devem ser tidos em conta na realização do cálculo.

5) Depois de se definir os argumentos (base de dados, campo e critérios), clicar


em OK

Fig. 2.9 – Exemplo utilização função BDContar

Exemplifica-se de seguida a utilização da função BDSOMA:

1) Inserir em B14 Valor de vendas e colocar o cursor em C14, onde deverá ser
calculado o valor. Seleccionar a função BDSOMA e preencher os dados como
segue:

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Fig. 2.10 – Argumentos função BDSoma

2) Ao clicar-se em OK, obtém-se o seguinte resultado:

Fig. 2.11 – Exemplo utilização função BDSoma

2.d Funções de Texto


Estas funções servem para extrair ou manipular o texto de uma tabela. Nos seus
argumentos podem ser incluídas referências a endereços de células ou, em alternativa,
expressões como argumento – neste caso estas terão de ser introduzidas entre aspas(“ “).

MAIÚSCULAS {UPPER}(endereço de célula ou expressão a converter em maiúsculas)


MINÚSCULAS {LOWER}}(endereço de célula ou expressão a converter em
minúsculas)

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Em B11 incluiu-se a função =MAIUSCULAS(“teste às maiúsculas”)

Fig. 2.12 – Argumentos função MAIÚSCULAS

e o texto que aparece, está escrito em letra maiúscula:

Fig. 2.13 – Exemplo aplicação função MAIÚSCULAS

Na tabela acima inseriram-se duas colunas entre B e C. De seguida, em C2, inseriu-se a


função: =MAIÚSCULAS(B2) e copiou-se a função de C2 para C3 a C8, aparecendo na
coluna C todos os nomes constantes da coluna B, mas em maiúsculas.

Em D2 inseriu-se a função: =MINÚSCULAS(C2) e copiou-se a função de D2 para D3


a D8, aparecendo na coluna D todos os nomes constantes da coluna B e C, mas em
minúsculas.

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Fig. 2.14 – Exemplo aplicação função MINÚSCULAS

ESQUERDA(endereço de célula ou expressão; nº de caracteres a extrair)

DIREITA(endereço de célula ou expressão; nº de caracteres a extrair)

REPETIR (expressão; nº de vezes a repetir a expressão anterior)

No exemplo seguinte foram aplicadas estas três funções:

Fig.2.15 – Exemplo aplicação funções ESQUERDA, DIREITA e REPETIR

Como exemplo da sua aplicação, inseriram-se nas seguintes células:

Em A11: =REPETIR(“ão”;3) - repete 3 vezes ão


Em B11: =DIREITA(B2;5) - escreve os últimos cinco caracteres do conteúdo da
célula B2 (Silva)
Em B13: =ESQUERDA(B2;4) - escreve os primeiros quatro caracteres do conteúdo
da célula B2 (Iren)

Também se pode usar a função CONCATENAR para juntar na mesma célula texto e
cálculos, como se segue no exemplo abaixo:

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Fig. 2.16 – Exemplo aplicação função CONCATENAR

Inseriu-se em E2, a função: =CONCATENAR(“O lucro de “;B2;” é= “;D2-C2)


e copiou-se para E3 a E6, com o resultado acima.

OBS:

Se se tentar concatenar texto com uma data, o resultado não será a data
formatada, mas sim o número de série que representa a data. Nesse caso é
aconselhável converter a data para texto antes de concatenar, utilizando a função
TEXTO. Por exemplo:
=CONCATENAR(“Data de teste “;TEXTO(B11;”dd/mm/aa”))

Utilização de uma função de texto dentro de outra função de texto.

2.e Funções de Consulta e Referência


As funções de consulta e referência aqui abordadas pretendem dar a conhecer algumas
das potencialidades do Excel na análise e pesquisa de dados:

CORRESP {MATCH}

Devolve a posição de um elemento numa tabela

CORRESP(valor_proc;matriz_proc;tipo_corresp)

Argumento Explicação
Valor_proc É o valor ou texto que permite localizar um conjunto de dados.
Por exemplo, na procura de um número de telefone numa lista
telefónica, pesquisa-se o nome da pessoa, mas é o número de
telefone o valor que se deseja
Matriz_proc É o intervalo de células que contém os valores que se procuram
Tipo_corresp São os números:
-1 (procura o menor valor maior ou igual a valor_procurado – a
matriz deve estar ordenada descendentemente)

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0 (procura o primeiro valor igual a valor_procurado - a
matriz_procurada pode estar por qualquer ordem)
1 ou omitido (procura o maior valor igual a valor_procurado – a
matriz_procurada deve ser ordenada ascendentemente)

Aplicação prática

Supondo que se tem uma lista de contactos e se pretende procurar um número de telefone
pelo nome do aluno:

Fig. 2.17 – Função CORRESP

Em A11 escreve-se um título sugestivo, neste caso inseriu-se “Linha de contacto” e


selecciona-se B11, que é a célula onde a função irá incluír o número da linha em que se
encontra o nome do aluno a pesquisar. Selecciona-se a categoria Consulta e Referência
{Lookup & Reference}, função CORRESP {Match}. Clica-se em OK e aparece a seguinte
caixa de diálogo:

Fig. 2.18 – Argumentos da função CORRESP

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Em valor_proc digita-se o valor a pesquisar, neste exemplo o nome “Luís Morais”, em
matriz_proc digita-se ou selecciona-se o endereço onde se encontram os nomes dos
contactos a procurar, neste caso B2 a B8 e no tipo_corresp digita-se 0.

O resultado é o número da linha onde se encontra Luís Morais nesta tabela de dados,
permitindo encontrar-se a restante informação que lhe pertence.

Fig. 2.19 – Exemplo aplicação função CORRESP

OBS: O número de linha que aparece como resultado (4) é a linha em que o aluno Luís
Morais está posicionado dentro da tabela de dados e não a linha da folha de cálculo (neste
caso 5).

PROC {LOOKUP}

Há três tipos de funções Proc {Lookup} para ser usadas:

PROC {LOOKUP}
PROCV {VLOOKUP}
PROCH {HLOOKUP}

PROC {LOOKUP}

Esta função encontra um valor numa linha ou coluna de valores ordenados de forma
crescente. Devolve depois o valor dessa mesma posição mas de uma linha ou coluna
diferente. Pode-se usar PROC para encontrar valores em listas que não tenham títulos de
colunas ou linhas.

Uma tabela PROC pode conter duas ou mais linhas ou colunas – no exemplo seguinte
assume-se os dados em colunas. A primeira coluna contém o valor que se deseja
procurar.Este pode ser texto ou números, embora se o valor a procurar for texto este deve
ser incluído entre aspas.

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Fig. 2.20 – Exemplo para aplicar função PROC

Digamos que se deseja saber a cor que corresponde ao número 3. Há dois formatos que
podem ser usados:

a) Na célula A7, entrar a seguinte função: =proc(3;A1:A5;B1:B5)

Ou, através do friso Fórmula / Inserir Função seleccionar Consulta e Referência, função
PROC. Surge a seguinte caixa de diálogo, na qual estão representadas duas opções.
Seleccionar a primeira e clicar em OK:

Fig. 2.21 – Função PROC

Na caixa de diálogo que surge, preencher os argumentos:

Fig. 2.22 – Argumentos da função PROC

Clicando em OK aparece o resultado em A7:

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Fig. 2.23 – Aplicação da função PROC

b) Na célula A8, entrar a seguinte função: =proc(3;A1:C5)

Fig. 2.24 – Outra aplicação da função PROC

Desta vez a resposta é 45. Isto porque se identificou o valor que se procura na primeira
coluna, mas depois especificou-se todo o intervalo da tabela.

Este tipo de formato assume que os valores que se procuram estão na primeira coluna
enquanto que as respostas estão na última.

OBS:

Os argumentos das função são separados na versão portuguesa, por ponto e


vírgula (;) e na versão inglesa por vírgula (,).

PROCH e PROCV

A função PROCH encontra um valor numa lista com rótulos de coluna. Usar esta função
quando a lista de dados tem rótulos de coluna na linha de topo e se deseja procurar um
valor noutra linha com base no rótulo de coluna.

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A função PROCV encontra um valor numa lista com rótulos de linha. Usar esta função
quando a lista de dados tiver rótulos na coluna mais à esquerda e se deseja procurar um
valor noutra coluna baseada no rótulo da linha.

OBS:

Por defeito, deve-se ordenar a tabela antes de se poder usar PROCV ou PROCH

Exemplifica-se, a seguir, a utilização de PROCV

Com base na seguinte tabela:

Fig. 2.25 – Tabela exemplo para utilização função PROCV

Deseja-se saber o preço do Item Nº 6.

Em A10, escreve-se a função: =procv(6;A2:D2;4) e o resultado aparece como 67

Fig. 2.26 – Resultado da aplicação da função PROCV

Explicação:

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PROCV é a função
6 é o valor que se procura
A2:D6 é o intervalo de células contendo a tabela PROCV
4 representa a quarta coluna de onde deverá sair o resultado desejado
5

2.f Formatação condicional


Além do formato constante, o Excel também permite a utilização de formatação
condicional, o qual pode ser usado quando determinadas condições são encontradas.
Pode-se usar a formatação condicional para chamar a atenção para dados em falta,
valores elevados atípicos e que mereçam uma análise especial, ou simplesmente para
destacar os valores mais elevados ou mais baixos de uma lista.

A formatação condicional é especialmente útil em tabelas simples e tabelas dinâmicas.

Para se aplicar a formatação condicional, proceder como segue:

• Escolher um item que se deseje afectar.


• Seleccionar Base / Estilos / Formatação Condicional para mostrar o painel de
formatação condicional, escolher a categoria desejada e depois seleccionar o item
que se deseja. O Excel mostra a caixa de diálogo para esse tipo de condição:

Fig. 2.27 – Opções de formatação condicional

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• Por exemplo, se se desejar salientar os dez valores mais elevados, selecciona-se a
opção Regras de Superiores/Inferiores e, sem seguida, 10 Principais Itens

Fig. 2.28 – Opção Regras de Superiores/Inferiores (Formatação Condicional)

O Excel mostra a caixa de diálogo dos Primeiros 10 Itens

Fig. 2.29 – Caixa de diálogo 10 Primeiros Itens

• Usar os controlos na caixa de diálogo para especificar a condição e como formatar


as células correspondentes.
• Clicar em OK, o Excel fecha a caixa de diálogo e aplica a formatação condicional.

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Usar a formatação condicional com tabelas

A formatação condicional pode ser especialmente útil nas tabelas, pois permite-nos
rapidamente identificar os valores. Por exemplo, pode-se necessitar de:

• Salientar com diferentes cores os 10 valores mais elevados de uma tabela, para
uma rápida análise.
• Destacar valores atípicos dentro de uma tabela para se salientarem.
• Graduar cada item numa tabela numa forma de estado. Aplicado, por exemplo a
controlos de stock, poder-se-ia usar três tipos de setas coloridas diferentes, em que
a seta verde para cima indicaria bastante stock, a seta amarela para o lado
indicaria stock fraco e a seta vermelha apontando para baixo indicaria stock
insuficiente ou esgotado.

2.g Inserção de subtotais

O Excel põe à disposição do utilizador uma opção de cálculo de subtotais para um


intervalo de dados considerado e insere linhas com os valores dos subtotais calculados. É
importante que os dados sejam ordenados antes de usar os sutotais.

Para este exercício iremos incluír subtotais na folha exemplo, que calculam o total de
cada departamento.

Agrupar os nomes dos departamentos, ordenando-os de forma ascendente

Do Friso, escolher Dados / Subtotais

Deseja-se que os totais sejam adicionados à página quando o departamento muda,


assim:

Mudar A cada alteração em: para departamento

Deseja-se que os totais sejam adicionados. Deve-se, assim:

deixar a opção Utilizar a função como soma.

Deseja-se também que o subtotal apareça na coluna total, assim:

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Percorrer a lista ao lado da janela de Adicionar subtotal

Assegurar que total está activado e que não há outras opções activadas.

Fig. 2.30 – Caixa de diálogo de Subtotais

Clicar OK

Os subtotais são adicionados à folha de cálculo:

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Fig. 2.31 – Aplicação de subtotais

Em relação à caixa de diálogo, as opções disponíveis servem para:

• A cada alteração em – indicação da coluna de dados ou do campo onde se


pretende os subtotais. Clicar sobre a seta da lista para seleccionar a coluna ou o
campo (não esquecer que os dados devem estar ordenados por este campo);
• Utilizar a função – indicação da função que se pretende usar para os subtotais. O
Excel assume a função SOMA para números e a função CONTAGEM para texto;
• Adicionar subtotal a – coluna(s) ou cabeçalho(s) de que se pretende mostrar o
subtotal;
• Substituir subtotais actuais – substitui os subtotais tendo em conta as novas
opções seleccionadas. Desactivar esta opção se se pretender manter os subtotais
actuais e inserir novos subtotais.
• Quebra de página entre grupos – insere uma quebra de página depois de cada
subtotal;
• Sumário por baixo dos dados – coloca as linhas de subtotais e do total global por
baixo dos dados. Desactivar esta opção para inserir as linhas de subtotais e de
total global por cima dos dados.
• Remover todos – Remove os subtotais

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2.h Agrupar e destacar


Mesmo que não se criem tabelas muito grandes, as folhas de cálculo Excel podem crescer
de forma que serão muito maiores do que a dimensão do ecrã. Trabalhar com tabelas
extremamente grandes é complicado e consome muito tempo, especialmente quando se
necessita de frequentemente fazer deslizar a folha de cálculo para visualizar outras partes
relevantes. Ao definir-se uma hierarquia para uma folha de cálculo, pode-se colapsá-la
para as suas áreas chave, as quais – com alguma sorte – se pode ajustar ao ecrã.

Um destaque pode ter até oito níveis de destaque para linhas e para colunas, permitindo-
nos criar folhas de cálculo altamente sumarizadas.

Quando se adicionam subtotais à folha de cálculo, “agrupam-se” linhas que contêm


informação no mesmo departamento. Agora que estas linhas estão agrupadas pode-se
usar a capacidade de Destaque para mostrar a informação seleccionada no exemplo
seguinte.

Clicar num dos sinais de menos (-) para colapsar as respectivas linhas na folha de
cálculo

Fig. 2.32 – Exemplo destaques

Verificar que onde existiam os sinais menos (-), após a operação de colapso dessas linhas,
passou a aparecer um sinal mais (+) (linhas 3, 7 e 9 da folha de cálculo acima).

• Remover os subtotais que foram adicionados à folha de cálculo durante o último


exercício, abrindo a caixa de diálogo Subtotal e clicar no botão Remover todos.

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A característica de Agrupamento e Destaques pode ser usada em qualquer folha de
cálculo que contenha fórmulas. Para activar ou desactivar, escolher da barra de menu:

• Dados / Agrupar / Destacar automaticamente

Uma secção extra é adicionada no topo da folha de cálculo que permite rapidamente
colapsar colunas de forma a poder visualizar-se só os dados relevantes às fórmulas.

• Clicar no sinal menos (-) para ver a folha de cálculo contrair-se.

Para limpar os Destaques da folha de cálculo, escolher da barra de menu:

• Dados / Desagrupar / Limpar destaques

3. Análise de dados

3.a Criação e formatação de uma tabela dinâmica


Uma tabela dinâmica é uma forma de relatório que rearranja os campos e registos de uma
tabela, num formato diferente. Uma tabela dinâmica pode ser usada para realizar análises
de grandes quantidades de dados a nível da comparação de dados, filtragem e cálculos de
subtotais. Uma tabela dinâmica permite rapidamente fazer sumários de dados na folha de
cálculo. Pode-se mostrar subtotais usando dados numéricos, ou uma contagem de itens se
os dados estiverem em formato de texto.

Pode-se usar uma tabela dinâmica para colocar questões tais como:

• Que categorias dos nossos produtos estão a progredir e quais estão a regredir?
• Quem são os clientes chave que nos devemos concentrar?
• Como estão as nossas vendas deste ano em comparação com as do ano passado?
• Que vendedores vendem mais ou menos?

Para criar uma estrutura de uma tabela dinâmica, fazer da seguinte forma:

• Abrir o livro que contém a tabela ou dados que se deseja manipular.


• Visualizar a folha de cálculo que contém a tabela ou dados
• Dizer ao Excel qual a tabela ou intervalo de dados que se deseja usar:

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o Para usar uma tabela nomeada, clicar numa célula da tabela. O Excel
adiciona a secção de ferramentas de tabela ao Friso e mostra o separador
o Para usar um intervalo de dados, seleccionar o intervalo.
• Abrir a caixa de diálogo Criar Tabela Dinâmica :
o Se se está a usar uma tabela nomeada, escolher Estrutura / Ferramentas /
Resumir com Tabela Dinâmica

Fig. 3.1 – Inserção tabela dinâmica em tabela nomeada

o Se se está a usar um intervalo de dados, escolher Inserir / Tabelas / Tabela


dinâmica

Fig. 3.2 – Inserção tabela dinâmica em intervalo de dados

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• Assegurar-se que a opção Seleccionar uma tabela ou intervalo está activada e


que a tabela ou intervalo de dados está correctamente identificado na
respectiva janela
• Em Escolha onde pretende colocar o relatório da tabela dinâmica seleccionar
a opção Nova folha de cálculo ou Folha de cálculo actual conforme
adequado.
• Clicar no botão OK. O Excel cria a nova folha de cálculo ou selecciona a
folha de cálculo existente (dependendo na escolha feita), cria uma tabela
dinâmica em branco e mostra o painel com a lista de campos da tabela
dinâmica em conjunto com uma estrutura em branco para a tabela dinâmica. O
Excel também adiciona a secção de ferramentas da tabela dinâmica ao Friso e
mostra o separador Opções.

Fig. 3.3 – Secção de ferramentas da tabela dinâmica com separador Opções

Estamos agora em situação de poder criar a tabela dinâmica na estrutura, como a seguir
se descreve:

Cria-se a tabela dinâmica seleccionando os campos adequados na lista de campos


existente em Escolher campos para adicionar ao relatório. Quando se selecciona um
campo, o Excel automaticamente adiciona o campo à área adequada da tabela dinâmica.

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Analisemos um exemplo:

• Em Escolher campos para adicionar ao relatório seleccionar Ano. Dado que a


data aparece como numérico, o Excel adiciona um campo Soma do Ano à área de
valores da estrutura da tabela dinâmica, colocando um rótulo Soma do Ano na
célula A3 e adicionando uma lista descendente de Soma de Ano à caixa de
Valores no painel da lista de campos da tabela dinâmica:

Fig. 3.4 – Exemplo selecção campo ano

• Como a soma dos anos não é o que se deseja, necessitamos alterar o campo.
Clicar em Soma de Ano, na caixa de Valores e arrastar para a caixa Filtro do
relatório. O Excel remove o conteúdo da célula A3, coloca um rótulo Ano na
célula A1, coloca na célula B3 uma lista descendente para se seleccionar os anos ,
e selecciona a entrada (Tudo):

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Fig. 3.5 – Alteração do campo Ano para Filtro do Relatório

• Na caixa Escolher campos para adicionar ao relatório seleccionar Vendedor. O


Excel adiciona o campo com um botão de lista descendente para se seleccionar o
nome do vendedor, entra os nomes dos vendedores nas células (de novo,
mostrando todos os itens) e adiciona um entrada Total Geral por baixo dos
mesmos:

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Fig. 3.6 – Inclusão campo vendedor na tabela dinâmica

• Em Escolher campos para adicionar ao relatório seleccionar o campo Categoria.


O Excel adiciona o campo à lista na caixa de rótulos de linha no painel da lista de
campos da tabela dinâmica, e adiciona sob cada nome de vendedor uma lista de
categorias de produtos que vendeu:

Fig. 3.7 – Inclusão de um novo campo (Categoria)

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• Ter as categorias como rótulos de linh não é o que a tabela dinâmica necessita,
assim arrastar o item Categoria da caixa de Rótulos de Linha para a caixa Rótulos
de coluna. O Excel adiciona o campo com um botão de lista descendente para
seleccionar a categoria, entra a categoria nas células através das colunas e
adiciona um Total Geral imediatamente à sua direita:

Fig. 3.8 – Deslocação do campo Categoria de linha para coluna

• Em Escolher campos para adicionar ao relatório, seleccionar Vendas. Como os


dados são numéricos, o Excel adiciona-os à área de valores, preenchendo as
colunas e linhas com dados e incluindo um rótulo de Soma de Vendas na
intersecção das linhas com as colunas. Podemos agora ver o que cada vendedor
vendeu em cada categoria de produto:

Fig. 3.9 – Preenchimento tabela dinâmica com dados de vendas

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• Para ver os resultados das vendas dos vendedores para um determinado ano, em
vez de para todos os anos, clicar no botão de lista descendente, escolher o ano do
painel e depois clicar no botão OK.

Para formatar uma tabela dinâmica

Para fazer a tabela dinâmica ter o aspecto desejado, aplica-se primeiro um estilo.

Quando se cria uma tabela dinâmica, o Excel automaticamente aplica um estilo à mesma.
Pode-se aplicar um outro estilo a partir do grupo de estilos do separador Estrutura:

Fig. 3.10 – Aplicação de um outro estilo à tabela exemplo

3.b Utilização de totais e subtotais


O grupo de Esquema no separador Estrutura permite-nos alterar o esquema de uma tabela
dinâmica, escolhendo se se deseja mostrar subtotais e totais gerais, trocar entre três tipos
de esquemas e inserir uma linha em branco após cada item para tornar a tabela dinâmica
mais fácil de ler:

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Fig. 3.11 – Grupo Esquema do separador Estrutura

• Subtotais – Clicar neste botão e escolher, conforme adequado, Não Mostrar


Subtotais, Mostrartodos os Subtotais no Fim do Grupo ou Mostrar todos os
Subtotais no Início do Grupo:

Fig. 3.12 – Opção Subtotais

• Totais Gerais – Clicar neste botão e depois escolher Desactivado para Linhas e
Colunas, Activado para Linhas e Colunas, Activado apenas para Linhas ou
Activado apenas para Colunas, para dizer ao Excel quais os totais gerais de
colunas e linhas deverão ser visualizados.

Fig. 3.13 – Opção Totais Gerais

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• Esquema de relatório – Clicar neste botão e escolher Mostrar em Formato


Compacto, Mostrar em Formato de Destaques ou Mostrar em Formato Tabular,
conforme adequado. O Formato Compacto é o esquema por defeito e é útil para
compactar grandes quantidades de dados numa pequena área do ecrã.

Fig. 3.14 – Opção Esquema do Relatório

• Linhas em branco – Clicar este botão e depois escolher Inserir Linha em Branco
depois de Cada Item se se deseja inserir linhas em branco entre os itens para
tornar a tabela dinâmica menos densa. Para remover as linhas em branco
existentes, seleccionar Remover Linha em Branco depois de Cada Item

Fig. 3.15 – Opção Linhas em Branco

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3.c Fórmulas em tabelas dinâmicas


Usando o mapa de vendas exemplo deste capítulo sobre tabelas dinâmicas, criar uma
tabela dinâmica que coloque os campos Categoria e Produto (por esta ordem) em linha, e
o campo Vendedor em coluna:

Fig. 3.16 – Tabela exemplo

• Clicar sobre o nome do campo e arrastá-lo para o local pretendido.


• Posicionar o cursor sobre o campo Categoria e fazer clique na seta descendente.
Seleccionar no menu rápido que aparece, a opção Definições do campo

Fig. 3.17 – Menu rápido campo seleccionado

• Aparece uma caixa de diálogo com as seguintes opções:


o Nome personalizado – permite fazer a alteração do nome do campo.
o Subtotais – permite colocar ou não subtotais na tabela.

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ƒ Automático – insere uma linha com o subtotal sob os dados; se o
campo seleccionado for um campo da linha ou coluna externa, usa
a mesma função que o campo de dados.
ƒ Nenhum – não coloca subtotais
ƒ Personalizado – para calcular mais do que um subtotal (como, por
exemplo, a soma e a média).
• Seleccionar na opção Personalizado a função SOMA e a função MÉDIA, fazendo
um clique sobre as mesmas:

Fig. 3.18 – Definições de campo

• O resultado será:

Fig. 3.19 – Exemplo da tabela alterada

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Cálculos personalizados

Na tabela exemplo, introduzir uma nova coluna com o campo Região e associar a região
Norte, Centro e Sul às vendas, criando uma nova tabela dinâmica como segue:

Fig. 3.20 – Novo exemplo associando regiões e vendas por categoria

Com base nesta tabela dinâmica, agora criada, calcular a percentagem de vendas das
regiões Centro e Norte, em relação à região Sul:

• Clicar na seta descendente ao lado do campo Vendas e do muno rápido que


aparece seleccionar Definições do Campo de Valor. Da caixa de diálogo que
aparece seleccionar o separador Mostrar Valores como. Na janela Mostrar
Valores Como, seleccionar a opção % de da lista descendente, na caixa Campo
base, seleccionar Região e na caixa Item base, seleccionar Sul. O resultado será:

Fig. 3.21 – Caixa de diálogo Definições do Campo Valor

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Outras opções existentes de Mostrar Valores Como:

Opção Descrição
Diferença de Mostra os dados na área de dados como a diferença entre o campo
base e um item base seleccionados.
% de Mostra os dados na área de dados como uma percentagem do
campo base e do item base indicados.
% Diferença de Apresenta os dados na área de dados como a opção Diferença de ,
mas como uma percentagem.
Total corrente em Mostra os dados do campo seleccionado como um total.
% da linha Apresenta os dados de cada linha como uma percentagem do total
da linha.
% da coluna Exibe os dados de cada coluna como uma percentagem do total da
coluna.
% do total Mostra os dados da área de dados como uma percentagem do total
geral de todos os dados.
Índice Apresenta os dados usando o seguinte algoritmo: ((Valor da
célula)*(Total Geral))/((Total Geral da Linha)*(Total Geral da
Coluna))

3.d Elaboração de gráficos dinâmicos

Um gráfico dinâmico é um gráfico derivado de uma tabela dinâmica. A vantagem de um


gráfico dinâmico sobre um gráfico normal, é que é possível arrastar campos para
localizações diferentes no esquema do gráfico para mostrar diferentes níveis de detalhes
ou diferentes vistas dos dados. Esta flexibilidade torna os gráficos dinâmicos ideais para a
análise de dados.

Para criar um gráfico dinâmico, proceder como segue:

• Criar uma tabela dinâmica conforme anteriormente explicado.

• Clicar em qualquer sítio da tabela dinâmica. O Excel adiciona a secção de


ferramentas da tabela dinâmica ao Friso.

• Escolher Opções / Ferramentas / Gráfico dinâmico. O Excel mostra a caixa de


diálogo de inserir gráfico dinâmico:

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Fig. 3.22 – Caixa de diálogo Inserir Gráfico Dinâmico

• Seleccionar o tipo de gráfico dinâmico que deseja criar.


• Clicar no botão OK. O Excel fecha a caixa de diálogo de inserir gráfico dinâmico
e cria um gráfico dinâmico como um objecto na folha de cálculo que contém a
tabela dinâmica. O Excel também adiciona a secção de ferramentas do gráfico
dinâmico ao Friso e mostra o painel de tarefas de filtro do gráfico dinâmico:

Fig. 3.23 – Exemplo de um gráfico dinâmico + painel de filtro

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Mover o gráfico dinâmico para a sua própria folha de cálculo

O Excel cria o gráfico dinâmico na mesma folha de cálculo da tabela dinâmica, mas é
mais aconselhável mover o gráfico dinâmico para a sua própria folha imediatamente
de forma que se tem bastante espaço para trabalhar com o mesmo.

Para mover um gráfico dinâmico, proceder como segue:

• Com o gráfico dinâmico seleccionado, escolher Esquema / Localização /


Mover Gráfico. O Excel mostra a caixa de diálogo de Mover Gráfico:

Fig. 3.24 – Caixa de diálogo Mover Gráfico Dinâmico

• Seleccionar a opção Nova Folha


• Em vez do nome por defeito que o Excel sugere para a nova folha de gráfico
(Gráfico1, Gráfico2 ou outro nesta sequência), escrever um nome descritivo
que permita identificar a folha de gráfico dinâmico rapidamente. Tal como
com o nome de qualquer folha de cálculo, o nome pode ser até 31 caracteres.
• Clicar no botão OK. O Excel fecha a caixa de diálogo de Mover Gráfico, cria
a nova folha, atribui o nome estipulado à folha de gráfico, e move o gráfico
dinâmico para a mesma.

Arranjar os dados no gráfico dinâmico

Quando se cria um gráfico dinâmico, o Excel coloca os campos no mesmo de acordo com
a tabela dinâmica seleccionada. Por vezes verifica-se a necessidade de se rearranjar os
dados para fazer mais sentido.

Para rearranjar os dados no gráfico dinâmico, arrastar os campos para os locais


adequados no painel de campos da tabela dinâmica, da mesma forma como se procedeu
para ajustar a tabela dinâmica:

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Fig. 3.25 – Exemplo com dados alterados

Este exemplo mostra as vendas pelo campo cliente. Pode-se usar qualquer das listas
descendentes no Painel de Filtro do Gráfico Dinâmico para alterar os dados visualizados.
Neste exemplo, pode-se alterar o gráfico de forma que mostre só determinados anos,
determinados clientes ou só determinados produtos.

Igualmente se pode adicionar ou remover campos para dinamizar o gráfico. Para alterar
os campos, seleccionar ou desactivar as opções na janela Escolher campos para
adicionar ao relatório, ou arrastar os campos de uma caixa para a outra na parte inferior
do painel de lista de campos da tabela dinâmica.

4. Macros

4.a Criação e gravação de uma Macro

Macros são programas adequados para a execução de tarefas numa base regular para
automatizar o processo. Quando uma Macro é activada, ela executa sequencialmente as
instruções que a constituem.

Uma Macro é uma série de comandos Excel e instruções que se agrupam num ficheiro.
Quando é criada a Macro, em vez de se ter de executar manualmente uma série de acções,
corre-se a Macro e ela executa a tarefa por si.. De recordar que a Macro é uma

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ferramenta que ajuda a cortar tarefas repetitivas, e que pode ser tão simples ou
complicada como se desejar.

Uma vez que a Macro seja criada, é activada através ou do teclado, ou de um botão na
barra de ferramentas, ou de uma lista de nomes de Macros.

Existem dois tipos de Macros: as macros de comando e as macros de função, sendo as


primeiras as mais utilizadas. As macros de comando simulam as acções feitas pelos
utilizadores, como por exemplo, formatações, criação de gráficos, etc. As macros de
funções incluem funções criadas pelo utilizador para resolver um problema específico
simplificando os seus cálculos e são adicionadas à lista de funções existentes.

Activar o separador programador

No caso deste separador não estar disponível no Friso, fazer:

• Clicar no botão Microsoft Office e, em seguida, clicar nas Opções do Excel.


• Seleccionar Mostrar separador Programador no Friso, nas Opções principais
para trabalhar com o Excel, da categoria Popular e, em seguida, clicar em OK.

Fig. 4.1 – Separador Programador

Segurança das Macros

Os vírus podem agarrar-se às Macros. Dentro do Excel há ferramentas que podem ser
usadas para a respectiva protecção (além de um programa de vírus adequado).

Para especificar as definições de segurança das macros, proceder como segue:

• Seleccionar Segurança de Macros, no grupo Código, do separador Programador.

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Fig. 4.2 – Opção Segurança de Macros

• Na área de Definições das Macros clicar em Activar todas as macros

Fig. 4.3 – Caixa de diálogo centro de fidedignidade

• Quando terminar o trabalho com as macros e para impedir a execução de um


qualquer código potencialmente perigoso, é recomendável que volte a activar uma
das definições que permitem desactivar as macros.

Criar Macros de comando

Iremos gravar uma Macro que altera a formatação da selecção actual dos nomes dos
empregados, no intervalo B2 a B20:

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Fig. 4.4 – Tabela exemplo

• No separador Programador do Friso, seleccionar Gravar Macro do grupo


Código.
• Aparece a caixa de diálogo Gravar macro:

Fig. 4.5 – Caixa de diálogo Gravar macro

• Na janela Nome da macro escrever FormatarMacro. Clicar na setinha


descendente ao lado da janela Guardar macro em. Existem três opções:

Fig. 4.6 – Opções de Guardar macro em

o No livro pessoal de macros – armazena a macro no modelo de livro de


forma a estar disponível cada vez que se cria um novo livro.
o Num novo livro – armazena a macro num livro novo

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o Neste livro – armazena a macro no livro activo (ou seja, o livro que está
actualmente a ser usado).

Pode-se incluir uma breve descrição da macro na janela Descrição.

• Adicionar o seguinte texto na janela Descrição – “Formatar Arial 14, negrito, azul
celeste”, e clicar em OK:

Fig. 4.7 – Caixa de diálogo Gravar macro

Iremos agora trabalhar usando a sequência de teclas e comandos que se deseja registar:

• Mudar o formato para Arial 14, negrito, azul celeste


• Clicar no botão terminar gravação do separador Programador
• Clicar no botão de anular, da barra acesso rápido para que o texto volte ao seu
original
• Guardar e fechar o livro
• Abrir de novo o livro

4.b Execução de uma macro


Para se executar a macro criada, seleccionar as células a que se deseja aplicar a macro de
formatação criada, no nosso exemplo, A1 a D10.

Seleccionar o comando Macros, no grupo Código do separador Programador. Aparece


a seguinte caixa de diálogo:

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Fig. 4.8 – Caixa de diálogo de macros

Desta caixa de diálogo, constam as seguintes opções:

• Nome da macro – lista as macros já criadas.


• Executar – executa a macro já seleccionada.
• Próxima instrução – executa a macro passo a passo.
• Editar – edita a macro ou o procedimento seleccionado.
• Eliminar – elimina a macro ou o procedimento seleccionado.
• Opções – Abre a caixa de diálogo Opções de macro.
• Cancelar – cancela a operação.

Seleccionar a macro de formatação criada FormatarMacro na janela Nome da macro e


clicar no botão Executar. A formatação é aplicada ao intervalo seleccionado.

Fig. 4.9 – Aplicação da macro criada

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Eliminar uma macro

Se se desejar eliminar uma macro existente, proceder da seguinte forma:

• Abrir o livro que contém a macro que se pretende eliminar


• No separador Programador, grupo Código, clicar em Macros
• Na caixa de diálogo Nome da macro, seleccionar o nome da macro que se
pretende eliminar
• Clicar no botão Eliminar. Surge uma caixa de diálogo a confirmar a eliminação.

Editar uma macro

Quando se está a criar uma macro com o Gravador de Macros todas as acções que
executa são convertidas em código VisualBasic. Se se modificar uma macro, pode-se
considerar que será talvez mais fácil gravá-la de novo do que editar o código de
programação.

Para editar uma macro:

• Seleccionar Macro, do grupo Código, separador Programador.


• Seleccionar a macro que se deseja editar e clicar no botão Editar.
• Surge uma nova janela, onde à direita, mostra o respectivo código em Visual
Basic que foi gerado pela macro criada:

Fig. 4.10 – Código em VBA da macro criada

• Poder-se-à directamente no código introduzir as alterações desejadas.

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• No fim seleccionar File e em seguida Close and return to Microsoft Excel.

Para a edição da Macro necessita-se, contudo, ter alguns conhecimentos da linguagem de


programação Visual Basic for Applications.

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