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Organización y sistemas II 6to Costos A

Contenido
Distribución del espacio en las áreas de trabajo ............................................................................ 1
CONSIDERACIONES GENERALES PARA LA REALIZACIÓN DE UN ESTUDIO DE
DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO ................................................................................................ 3
Aspectos organizacionales ............................................................................................................ 4
Responsabilidad de su ejecución ................................................................................................... 6
TÉCNICAS AUXILIARES PARA ESTUDIAR LA DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO ............ 6
Principios................................................................................................................................... 6
Integración total ........................................................................................................................ 6
Mínima distancia recorrida ....................................................................................................... 7
Circulación ................................................................................................................................. 7
Flexibilidad ................................................................................................................................ 7
Guías fundamentales ..................................................................................................................... 7
Especificaciones por tipo de área ................................................................................................ 16
Relación de ubicación entre despachos generales y privados ..................................................... 18
Bibliografía .................................................................................................................................. 19

Distribución del espacio en las áreas de trabajo


OBJETIVOS

• Aportar los elementos de juicio necesarios para llevar a cabo una correcta distribución de las
áreas de trabajo en una organización.

• Explicar los criterios técnicos y tecnológicos que debe considerar una organización para
aprovechar racionalmente el espacio que se destina a instalaciones de trabajo.

• Analizar las consideraciones generales, técnicas auxiliares, guías fundamentales,


especificaciones por tipo de área y disposición del mobiliario y equipo para diagnosticar con
precisión las condiciones de la distribución del espacio en una organización.

• Vincular la estrategia, la estructura, la cultura organizacional y el liderazgo, en el estudio de la


disposición de las instalaciones en una organización.

• Visualizar por qué la productividad de una organización depende en gran medida de la


interacción que existe entre sus instalaciones y su forma de trabajar.

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• Comprender cómo afecta el ambiente físico el desempeño de una organización.

INTRODUCCIÓN

En el ámbito de la práctica administrativa, el análisis de la distribución del espacio de las áreas


de trabajo de cualquier organización constituye un aspecto relevante en el estudio de las
condiciones en que éste se realiza. La estrecha relación que existe entre las condiciones físicas
que conforman el medio en el que el personal lleva a cabo sus tareas, permite afirmar que para
lograr un alto grado de eficiencia no basta con armónicas estructuras de organización, ni con
idóneos sistemas y procedimientos de trabajo: es necesario integrar los elementos materiales para
crear un ambiente favorable a la naturaleza del trabajo para convertirlo en un factor de
productividad. Por lo mismo, en este capítulo no se propone agotar todos los puntos que debieran
cubrirse en un estudio de esta naturaleza sino destacar los aspectos más representativos que deben
considerarse cuando se trata de lograr una adecuada utilización del espacio con que cuentan las
oficinas y consecuentemente mejorar las condiciones ambientales y de funcionalidad de las áreas
laborales y de atención a usuarios o clientes. Por último, es necesario aclarar que las condiciones
físicas de algunas instalaciones que se ocupan para oficinas o áreas de trabajo cuya construcción
no se hizo con este propósito, no podrán satisfacer todos los criterios que se plantean aquí, pero
tienen la posibilidad de aplicar en la medida de sus necesidades, las orientaciones para el mejor
uso, aprovechamiento, conservación y disposición de los bienes muebles e inmuebles de que
disponen.

CONCEPTO

La expresión distribución del espacio se refiere a la disposición física de los puestos de trabajo,
de sus componentes materiales y a la ubicación de las instalaciones para la atención y servicios al
personal y a los clientes.

OBJETIVOS

• Incrementar la eficiencia y eficacia en la forma de trabajo de una organización.

• Desarrollar los criterios necesarios para planear e implementar una distribución del espacio que
facilite la circulación de las personas, la realización, supervisión y flujo racional del trabajo, así
como el uso de sus elementos materiales para reducir el tiempo y costo necesarios para llevarlo a
cabo.
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• Ayudar a crear condiciones laborales que permitan al personal de una organización realizar su
trabajo en un ambiente favorable.

• Contribuir a que una organización genere productos y servicios de calidad.

• Promover una interacción ordenada entre las funciones y procesos y las instalaciones para
llevarlas a cabo.

• Contribuir a que la gestión de una organización sea más competitiva.

CONSIDERACIONES GENERALES PARA LA


REALIZACIÓN DE UN ESTUDIO DE DISTRIBUCIÓN DEL
ESPACIO
Factores que lo originan El estudio y la eficaz disposición del espacio en las unidades de una
organización se realizan cuando se presentan alguna o varias de las situaciones que se mencionan
a continuación:

a) Establecimiento de nuevos objetivos y programas.

b) Reformas en la estructura de la organización.

c) Modificación de los sistemas y procedimientos de trabajo.

d) Estrategia de marketing.

e) Implementación de una dinámica de trabajo basada en procesos.

f) Como respuesta a las propuestas del personal.

g) Incremento del volumen de trabajo.

h) Aumento o disminución de personal.

i) Reubicación o remodelación de las instalaciones de trabajo.

j) Renovación del mobiliario y equipo.

k) Atención de las necesidades del servicio a clientes.

l) Aprovechamiento óptimo de recursos.

m) Reformas al marco legal ambiental.

n) Cumplimiento a convenios, acuerdos o ambos, de operación a nivel nacional e internacional.


o) Observancia de normas de higiene, seguridad y calidad ambiental.
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p) Cambios en disposiciones oficiales en materia económica.

Aspectos organizacionales
Conjunto de criterios para alinear las estrategias con la estructura organizacional, la cultura y el
liderazgo como base del funcionamiento de la organización.

Estrategia

La distribución del espacio contribuye a que el esfuerzo competitivo y enfoque de negocio de la


organización produzcan resultados con un desempeño superior al estándar de su industria. Para
que la implementación de las estrategias fortalezca la correcta disposición del espacio en las
unidades de una organización es necesario tomar en cuenta los elementos siguientes:

• Ser acordes con la misión y objetivos trazados.

• Incluir sus niveles de aplicación: corporativo, en su definición; funcional, en su relación con las
funciones de las unidades administrativas; de negocio, en su conversión en estrategias de negocio
y, global, en cuanto a la participación en un mercado global.

• Utilizar la cadena de mando (mandos superiores, mandos medios y nivel operativo) para fluir
en la estructura orgánica.

• Establecer una clara relación estrategia/desempeño.

Estructura

En función de la estructura de la organización, la distribución del espacio debe tener en cuenta


los siguientes factores:

• Las relaciones de trabajo entre las unidades que la componen.

• Los sistemas de información y procesos de comunicación establecidos.

• Naturaleza, volumen, frecuencia y modo de desarrollo de las funciones asignadas a cada unidad,
procurando seguir una secuencia lógica.

• Que permita una adecuada supervisión del trabajo y comodidad en su realización.

• Posibles cambios en la estructura orgánica o funcional, para distribuir el espacio de manera tal
que permita introducir modificaciones fácilmente.

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• Ubicación de las áreas de atención a clientes en los lugares más accesibles. Cuando el estudio
sobre la distribución del espacio se origina por cambio de domicilio, apertura de nuevas
instalaciones o remodelación de las actuales, es conveniente tener en cuenta los siguientes
aspectos:

• Considerar que los programas de asignación de espacio deberán estar relacionados con la
planeación urbana y ecológica y con las actividades que se desarrollarán en el ámbito donde se
desea ubicar la oficina.

• Prever zonas de estacionamiento para los vehículos del personal de la organización y de sus
clientes.

• Respetar las disposiciones normativas que regulan su funcionamiento.

• Contemplar la posibilidad de crecimiento.

Cultura organizacional

En cuanto a cultura organizacional, la distribución del espacio debe fomentar el respeto a las
creencias, actitudes, valores, hábitos, costumbres, supuestos y formas de hacer las cosas de los
integrantes de la organización. Para ese efecto es necesario considerar las acciones siguientes:

• Fortalecer los valores medulares para la formación de una cultura fuerte.

• Promover una sana interrelación entre una cultura de alto contexto, en la que la comunicación
se use para el mejoramiento de las relaciones personales, y una cultura de bajo contexto, en la que
la comunicación se use para intercambiar hechos e información.

• Crear las condiciones para una adecuada alternancia de culturas adaptable, de logro, de clan y
burocrática.

• Lograr un mayor compromiso del personal con la organización para que el desempeño sea más
consistente.

Liderazgo

El ejercicio del liderazgo en la organización está estrechamente relacionado con la distribución


del espacio. Es un hecho que las instalaciones son un medio que incide de manera determinante
en el comportamiento del líder y de sus subordinados, particularmente en el grado de formalidad
o informalidad en que se manifiesta. Aún más, significa el espacio para que convivan con armonía
y flexibilidad.

El estilo de liderazgo imperante define elementos clave tales como:

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• La interacción positiva del personal en función de sus objetivos e influencia mutua.

• El manejo congruente del empuje, la motivación, la confianza, el conocimiento y la inteligencia.

• Las dimensiones en que se manifiesta a nivel micro, enfocado en tareas específicas, personas,
conductas y procesos y, a nivel macro, enfocado en estrategias, cultura y ambiente.

• Los modelos para su ejercicio, en particular el situacional, que relaciona el estilo de


comportamiento del líder con la disposición de sus subordinados para realizar el trabajo; el
transaccional, que asocia el mejoramiento y elevación de la productividad y sentido de
compromiso con la organización; el transformacional, encaminado a compartir una visión,
articular un sistema de valores e inspirar y motivar el cambio; el estratégico, que busca el logro
de la visión, misión, objetivos y estrategias para alcanzar la competitividad estratégica y, de nivel
5, orientado al nivel más alto en la jerarquía de las capacidades para administrar.

Responsabilidad de su ejecución
La disposición eficaz de las instalaciones y el aprovechamiento racional de una organización
puede efectuarse a través de:

• Unidades de mejoramiento administrativo.

• Áreas de apoyo responsables de la función de mantenimiento.

• Equipo de trabajo integrado con ese propósito.

• Consultores externos.

TÉCNICAS AUXILIARES PARA ESTUDIAR LA


DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO

Principios
Para orientar las acciones en términos de homogeneidad y congruencia, la disposición del espacio
requiere de criterios rectores como los siguientes:

Integración total
Distribución que integra y coordina personas, equipos, máquinas y materiales para que funcionen
como una unidad total.

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Mínima distancia recorrida


Distribución de objetos, documentos, formas, materiales y piezas para que circulen lo menos
posible, reduciendo la distancia que las personas transitan para realizar una actividad, contactar
con otras personas o utilizar servicios o equipos.

Circulación
Distribución de las áreas y unidades en el mismo orden o secuencia que en el proceso de trabajo.

Flexibilidad
Distribución que permite que los ajustes y las readaptaciones se realicen con un costo y molestia
mínimos.

Guías fundamentales
La experiencia y el estudio en materia de distribución por parte de especialistas y estudiosos del
tema han permitido el desarrollo de una serie de guías para obtener una distribución eficaz y
alcanzar los objetivos mencionados.

Sobresalen las siguientes:

• Concentrar al personal en amplios locales de trabajo, con divisiones interiores o sin ellas, con
buena iluminación, ventilación, comunicación y adaptabilidad al cambio.

• Evitar superficies donde trabaje un número excesivo de personas, pues ello se traduce en fuente
de desorden, ruido y distracción que atentan contra el bienestar y la eficiencia.

• Cuando se necesita aislar a algunos puestos, sin renunciar por ello a las ventajas que derivan de
un local común, suelen utilizarse separaciones móviles e intercambiables (módulos), que ocupan
una superficie mínima y permiten tratar fácilmente los problemas de asignación de espacio (fi
guras 5.1, 5.2, 5.3 y 5.4).

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• El trabajo tiene que fluir siempre hacia delante, formando en lo posible una línea recta, por lo
que es de suma importancia evitar las idas y vueltas, los cruces y el movimiento innecesario de
papeles. Asimismo, debe darse preferencia a los flujos dominantes de trabajo y a los documentos

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claves o juego de documentos alrededor de los cuales giran las operaciones de un procedimiento
o las fases de un proceso.

• La colocación del escritorio con o sin máquina de escribir o calculadora, así como la silla o
sillón para un puesto de trabajo debe hacerse tomando en cuenta el movimiento de la persona, aun
si ésta permanece de pie (fi gura 5.5).

• Las unidades que tengan funciones similares y relacionadas entre sí deben colocarse próximas
o adyacentes.

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• Los escritorios deben tener un estilo uniforme y de dimensiones acordes con las necesidades del
trabajo. Esta disposición da flexibilidad a los cambios, mejora la apariencia y promueve un
sentimiento de igualdad entre el personal (fi guras 5.6, 5.7 y 5.8).

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• La ubicación de los escritorios debe permitir que la luz natural pase sobre el hombro izquierdo
de cada persona, a fi n de evitar las perjudiciales fuentes de luz frontales. • Los archiveros y otros
gabinetes que se encuentren dentro de una zona de trabajo deben tener una altura uniforme para
mejorar la apariencia general. Asimismo, hay que considerar las necesidades que deben cubrir
para usarlos adecuadamente (fi gura 5.9).

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• Deben realizarse previsiones con respecto a las cargas máximas de trabajo para afrontar el
incremento del volumen de las operaciones, teniendo en cuenta el crecimiento promedio
registrado.

• Las unidades centrales de servicio, como archivos, pool secretarial y fotocopiado, entre otras,
deben ubicarse cerca de las unidades que requieran sus servicios (fi gura 5.10).

• Colocar en áreas a prueba de sonidos las unidades que utilizan máquinas y equipo ruidoso (fi
gura 5.11).

• Las unidades que tienen mucho contacto con clientes deben ubicarse cerca de las entradas,
ascensores y zonas de recepción, para que sean accesibles y no distraigan a otras unidades (fi gura
5.12).

• Al personal cuyo trabajo requiere máxima concentración se le debe situar dentro de divisiones
parciales o completas (fi gura 5.13).

• Para efectuar modificaciones deben usarse preferentemente paneles o divisiones como paredes,
por su facilidad de instalación, movilidad y bajos costos. Las parciales con vidrio plano y opaco
permiten buena luz y ventilación (fi guras 5.14 y 5.15).

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• Deben instalarse suficientes contactos eléctricos de piso para equipo y oficina, a fi n de evitar
tropiezos con cordones que cuelgan del techo o insertos en las paredes.

• Los archiveros y el equipo que se utiliza frecuentemente deben instalarse cerca del personal que
los usa.
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• El mobiliario que puede ensamblarse de acuerdo con la función y el espacio asignado puede
colocarse según las necesidades del servicio (fi guras 5.16, 5.17 y 5.18).

• Es necesario proporcionar al personal y a los visitantes servicios adecuados de:

a) sanitarios,

b) espacios para los periodos de descanso o espera, donde se pueda hablar de manera informal o
tomar un refrigerio,

y c) suficientes tomas de agua.

Tomando en cuenta la apertura de las gavetas, los archiveros deben disponer de un área mínima
de 1.90 m para que pueda maniobrar la persona que trabaja en ellos.

• Debe disponerse de un lugar destinado a bodega o almacén de utensilios para el aseo, papelería
y suministros, o mobiliario y equipos.

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• Los pasillos deben ser lo suficientemente anchos para permitir el libre tránsito y evitar molestias
o interferencias en las labores (fi guras 5.19 y 5.20). • La organización debe transmitir una imagen
de orden y confianza.

Especificaciones por tipo de área

El despacho privado

Las oficinas deben contar con algunos despachos aislados, por razones del nivel jerárquico,
trabajo confidencial, necesidad de concentración o todo ello simultáneamente.

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Al determinar el área mínima necesaria para los puestos más usuales en cualquier oficina se debe
tomar en cuenta: – Espacio ocupado por los muebles indispensables para el desarrollo de las
actividades. – Accesos al puesto de trabajo, evitando molestar al vecino.

Al evaluar la necesidad de instalar despachos privados para un individuo o grupo de empleados,


es necesario tener en cuenta que por su tipo de trabajo requieren:

• Estar protegidos de distracciones visuales, como el tránsito normal de la oficina.

• Prevenir distracciones causadas por el sonido, como las conversaciones de la oficina.

• Tener privacidad para sostener conversaciones confidenciales personales o por teléfono.

• Disponer de mobiliario que ofrezca una imagen seria e institucional (fi guras 5.21, 5.22 y 5.23).

• Contar con una atmósfera tranquila, propicia para el estudio y la reflexión que demanda el
desarrollo de ciertos trabajos.

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Relación de ubicación entre despachos generales y privados


El área o superficie de la organización tiene que analizarse previamente a la distribución o
redistribución del espacio, además de hacerse algunas consideraciones acerca de los lugares que
ocuparán los despachos generales y los privados; en estos casos es aconsejable:

• Asignar el mayor espacio abierto para el despacho general, usando hileras de archiveros o
paneles con el fi n de dividir secciones de personal o unidades administrativas que desarrollen
funciones comunes (fi gura 5.24).

• Proporcionar por lo menos una extensión lateral con ventanas a cada oficina general y, si es
necesario, ubicar los despachos privados en la pared interior para dejar la posición exterior al área
de la oficina general.

• Agrupar los despachos privados y dar a todos el mismo fondo con la finalidad de que estén
alineados.

• Localizar el lugar donde el supervisor pueda ver al personal y verificar que la distancia entre
éste y su oficina sea mínima; cuando tenga que atender visitas con frecuencia, su escritorio deberá
colocarse cerca de la entrada del área a su cargo para que el ingreso de los visitantes cause el
mínimo de distracción.

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Bibliografía
Fincowsky, F., & Benjamín, E. (2009, 2003, 2001). ORGANIZACION DE EMPRESAS Tercera
edición (Tercera edición ed., Vol. 3ra Edición). (E. C. Gutiérrez, Ed.) México D.F.,
México: McGRAW-HILL / INTERAMERICANA EDITORES, S.A. DE C.V.

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