Oficina – RAIO X DA GESTÃO

Mapeamento e Gestão por Processos

CONSULTING
GROUP

A teoria na prática.
1
 O SONHO DE
TODO “PROJETO”,
É SE
TRANSFORMAR,
UM DIA, NUM
“PROCESSO…”
2
O que é um processo?

3
4
5
6
Processo químico envolvido no desenvolvimento do tubérculo que participa 7
dos fenômenos de corrosão microbiológica
8
9
10
11
12
13
14
15
15
OUTROS REFERENCIAIS UTILIZADOS

16
16
17
18
18
19
20
PROBLEMAS EM
PROCESSOS

21
21
 PROBLEMAS EM PROCESSOS
Organizações criam produtos ou fornecem serviços
com defeitos para, depois, criar um processo de
tratamento de reclamações.

Consultórios médicos agendam consultas e o

paciente passa horas esperando a sua vez, então,
para passar o tempo, o consultório disponibiliza
revistas ou TV.
Fonte: Prof. José Davi Furlan, 2012
22
 O momento é de transformação!

Fonte: Prof. José Davi Furlan, 2012

23
 BPM é diferente!

Fonte: Prof. José Davi Furlan, 2012

24
 Venda de seguro

Fonte: Prof. José Davi Furlan, 2012

25
 Capacitação

Fonte: Prof. José Davi Furlan, 2012

26
 Funcional x Processos

Fonte: Prof. José Davi Furlan, 2012

27
Fonte: Prof. José Davi Furlan, 2012
28
 Back to the basics

Fonte: Prof. José Davi Furlan, 2012

29
 A Efetividade antes da Eficiência / Eficácia
Como você construiria um galinheiro em uma parede pré-existente se tivesse
80 metros lineares de tela?
Foco na Eficiência Foco na Efetividade
Sem desperdício de metragem linear Buscando um processo para ter
Efetividade na busca da área
5 350 m2 5 máxima
70 Qual seria a pergunta
para buscar
Foco na Melhoria EFETIVIDADE no uso
Conquistando mais área dos recursos?
20 800 m2 20

10 600 m2 10
Com os mesmos 80
metros lineares de 40
60 tela, qual o
Foco na Eficácia algoritmo (processo
Buscando área máxima estruturado de Algoritmo matemático
pensamento) para (processo efetivo do
conseguir a área pensamento)
máxima, para cálculo da ÁREA
15 750 m2 15 considerando a MÁXIMA
existência de uma 80X - 2X2 = lado menor
parede pré-
50 existente?
30
30
 Processo de Aprendizado - PDCSL

Processo de Controle (boa ou má notícia) -

Diagrama de Gestão da Melhoria com
foco na Gestão por Processos (BPM)
Learning Plan
PDCA - Ciclo de
Plan. Do
DEFINIÇÃO E REDEFINIÇÃO DAS Gestão do Erro /
PRÁTICAS DE GESTÃO E DOS Falha (foco na
PADRÕES DE TRABALHO comparação com os
padrões disponíveis) A.Cor. Check

Check e / ou PDSA - Ciclo de

Mudança
Study Gestão da
Plan. Do Oportunidade (foco na
capacidade de analisar
APERFEIÇOAMENTO (Ciclo Simples), as potenciais
REFINAMENTO (Ciclo Duplo) e otimizações dos
INOVAÇÃO (Ciclo Triplo) A.Prev. Study resultados)

Fórum de Decisão
APRENDIZADO Do
INDIVIDUAL
COMITÊS DE EFETIVO
APRENDIZADO
INPUTS de
ORGANIZACIONAL Compartilhamento
APRENDIZADO
(Aval. por Ciclo)
APRENDIZADO
Fóruns de Análise GRUPAL
Crítica
EFETIVO 31
31
 O QUE AS EMPRESAS
NORMALMENTE PODEM
TER É GESTÃO DE
PROCESSOS,
MAS NÃO
GESTÃO POR
PROCESSOS.
32
32
 Conceito de OBJETO O encapsulamento final (visível e/ou
Foco em avaliável) de uma série de atividades,
“O QUE ENTREGAR” somadas e executadas por um
mesmo profissional, ocupante de um Abordagem BPM
cargo/função específico, a ponto de
1 serem direcionadas a outro Business
profissional, ocupante de outro
cargo/função específico, para
Process
Conceito de Atividade utilização do mesmo como insumo de Management
Foco em outro objeto.
Título dado a um conjunto de Tarefas
“O QUE FAZER” orientadas para um objetivo definido.

2 Título dado a uma seqüência de

passos/etapas predeterminados Abordagem BPMN
para realizar uma Atividade. Cada Business Process
Conceito de Tarefa um desses passos pode demandar a Modeling Notation
necessidade de explicações Abordagem BPMS
Foco em
detalhadas, justificando a Business Process
“COMO FAZER” construção de procedimentos Modeling System
documentados pertinentes.

33
33
Nossa abordagem para o
Mapeamento dos Processos 1 2
Organizacionais é diferente:
1-) DE BAIXO PARA CIMA
Nem sempre o que a Alta Direção define ou
considera verdade é, de fato, a realidade
prima!

2-) DE FORA PARA DENTRO

Nós somos o que o cliente acha que nós

somos, e não o que nós achamos que somos!

34
34
 Fases do Mapeamento
1. Representação Gráfica

Entrevistas com profissionais da Empresa

ENTREVISTA
Planejamento

Meio pelo qual utilizamos para identificar as atividades distinguindo-

as das tarefas eventualmente manifestadas pelo entrevistado. Um
dos insumos para entrevista é a separação, pelo entrevistado, de
todos os formulários utilizados no seu dia-a-dia.
1.

35
35
ATIVIDADE
Título dado a um conjunto de tarefas orientadas para um objetivo definido.
Seu enfoque é “o que fazer” como pré-requisito indispensável para a
consecução do objetivo

TAREFA
Título dado a uma seqüência de passos/etapas predeterminados para
realizar uma atividade. Cada um desses passos pode demandar a
necessidade de explicações detalhadas de “como fazer”, justificando a
construção de procedimentos documentados pertinentes.

36
36
 Fases da Metodologia
1. Representação Gráfica

Entrevistas com profissionais da Empresa

Desenho dos Fluxos

FLUXOS
Retratar graficamente, através de fluxos, os resultados das
entrevistas feitas com os profissionais da empresa.

37
37
 Fluxos
GEFIS – COORDENADORIA DE FINANÇAS
Fluxograma

GEFIS
GEFIS GEFIS
GEFIS

COFIN – Contas a Pagar COFIN – Contas a Receber COFIN – Relatório Mensal

GEFIS
COFIN – Captação de Recursos
Entrevista com Marcelo
Entrevista com Marcelo COFIN – Controle Financeiro Entrevista com Marcelo
Entrevista com Fábio
Fluxo de Caixa (12 meses)
GPLAN
GECCO GEOPE Política Entrevista com Marcelo
tarifária Fluxo de
Faturamento
Caixa
Orçamento Gerências

Orçamento

Documentos para Informe de

pagamento Volumes COFIN ou
Oracle Oracle Analista
Financeiro Informações
Senior GEFIS Gerenciais

COFIN

Analista
Financeiro COFIN Relatório com
Senior dados financeiros
Carta Consulta

Fluxo projetado
Adesão (12 meses) A
Alteração de QDC
100 % GN
Busca dados no
Importa dados Gerências BNDES
Oracle GEFIS
Comerciais Inadimplência
Extratos
Aplicações DAF
Atualiza dados e
verifica Aging List
disponibilidade
N N para aplicação

Oracle e Mensalmente Relatório da

Oracle e docts. Política de plano ASDAF DAF
informe Ok ? compara com o comparação GECCO
Ok ? fidelidade e apoio
a conversão orçado
S S Instituição
N
Financeira
Aplicação ?

S
Cheque Faz jus ao
Pagamento em S Semanalmente Relatório de
cheque ? plano de Gerências
encaminha para a Inadimplência N
S fidelidade ? COFIN Comerciais
Diretoria
Operação
N N DAF Fim
enquadrada ?
GEFIS
GEFIS S
Borderô de
Pagamento Fluxo mensal e
(2 vias) anual DAF
Deflagra
faturamento
Calcula descontos COFIN – Fundo Fixo (R$ 3.000,00) Gerências DAF
Define instituição
financeira e tipo
de aplicação Entrevista com Marcelo
Posição de
COFIN Aplicações

E-mail com Etiquetas de Informações

NF (3 vias) Boleto bancário Arquivo para
Espelho de NF endereçamento Gerenciais GEFIS
transmissão

Efetua aplicação
N Bases
Operacionais
Borderô Ok ?

2ª vias da NF 1ª e 3ª vias da NF
Projeto
S

Banco
Qualquer
GEOPE
Borderô de colaborador
Pagamento
GEFIS
(Vistado)
GECCO Envelopamento DAF

Prestação de
Solicita verba até
contas
R$ 200,00
Borderô ou
Cheque
(Assinados)
Instituição
Cliente DAF
Financeira

COFIN COFIN

N S
COFIN
Paga o boleto Projeto Projeto
Banco DAF
bancário Aprovado ? Incompleto ?

N N
Recibo de entrega S
de numerário
Numerário Prestação Ok
?
COFIN ou
DAF Analista S
Financeiro DAF
Senior

Providencia
GEFIS Colaborador
reembolso
Borderô ou
Cheque
(Assinados) Acessa sistema
do Banco COFIN – Negociações com Clientes Diretoria
Executiva

Recibo de entrega
Prestação de
Entrevista com Marcelo de numerário
Realiza gasto contas
GEFIS (Assinado) Numerário

COFIN

COFIN – Conciliação Financeira Francesinhas

CAD

Nota Fiscal ou
Entrevista com Marcelo Bases
Recibo
Operacionais
S
Emite relatório de
N títulos em aberto Recibo de entrega
Pagamento 1 via do borderô
eletrônico de numerário Diretoria
Francesinhas
(Baixado) Executiva
Banco Ok ?
N
Gerência ou
S
Coordenadoria
COFIN
da área
1 via do borderô e solicitante
Títulos em Aberto
Gerenciador documentos para
Nota Fiscal ou
financeiro pagamento Importação e
Extrato bancário Recibo DAF
conciliação

Nota Fiscal ou
Recibo
(Atestado)

Contata os
Office-boy
clientes
Contrato
COFIN
Oracle

Planilha de
Banco Provisão /
Controle ‘ Instituição
Financeira
Concilia sistema
com extrato

Documentos Houve
Agenda datas para Nas datas, verifica
autenticados pagamento ?
N pagamentos o pagamento
Verifica S
lançamentos e N
Conciliação
busca
Ok ? Ordem de Houve Notificação
regularização GEFIS
Protesto Pagamento ?
S S S
N
N

Office-boy Contata gerencias

Título pago ? Contata cliente Aguarda pgto.
comerciais
? ?
A N N
S Notificação
(Assinada)
GEFIS

COFIN – Cadastramento de Clientes

Analista
Financeiro
Senior
S
Notificação
Entrevista com Grupo de Trabalho Envio via Gerências
Correio COFIN (Assinada)
correio ? comerciais

N
GECOM N
GEOPE GECOM
Documentos Cliente Cliente
Ok ? Cópia de
Gaseificação Rescisão
Contrato
S
Base
ASJUR Operacional

Execução de
Garantias
GECCO COFIN
N S
N
E-mail
GEOPE Aguarda
Corta comunicando a Cliente propos Houve
DAF / DTC transcurso de
fornecimento ? Diretoria negociação ? pagamento ?
Corte prazo
N
Cadastra dados S S
no sistema
N

Informe sobre
Negocia Saldo Aceita solicitação de
Cliente GEFIS DAF / DTC
devedor negociação ? negociação

S
Oracle

Página 1

38
38
 Fases da Metodologia
1. Representação Gráfica

Entrevistas com profissionais da Empresa

Desenho dos Fluxos

Validação dos fluxos com os profissionais da Empresa

As reuniões de validação são realizadas conforme

programado, envolvendo, além do profissional
entrevistado, os níveis hierárquicos superiores e/ou
um colegiado de administradores da empresa.

39
39
 Fases da Metodologia
1. Representação Gráfica

Entrevistas com profissionais da Empresa

Desenho dos Fluxos

Validação dos fluxos pelos profissionais da Empresa

Desenho final e impressão (plotagem) dos fluxos

40
40
 Fluxos Área “A” (Versão 06)
GECOM – GERÊNCIA COMERCIAL INDUSTRIAL
Fluxograma

GECOM

Vendas - Industrial GECOM

GECOM

Entrevista com Acelino/Fragoso Política de Apoio à Conversão

Orçamento Anual - Industrial
GPLAN
Novos Gerências Entrevista com Acelino/Fragoso
Mercados Comerciais Entrevista com Acelino/Fragoso
(pesquisa)

CLIENTE GECOM Outras

Demanda de Orçamento GECOM
Prospecções Banco de
mercado Engenheiro Vendas
Dados Comunica ao cliente CLIENTE
de Vendas Industrial
S S
Visita para análise Informa ao cliente GETEC
GECOM Política de Apoio à Política de Apoio à Três orçamentos Laudo Técnico 01
Engenheiro técnica para adesão Engenheiro necessidade de Análise técnica
Política de Apoio à Conversão é aplicável Conversão interessa Cliente
de Vendas ao Plano de Apoio à de Vendas orçamentos para Plano de
Conversão ao cliente / ramal? ao cliente?
Conversão específicos Conversão

Engenheiro N GECOM
N GECOM
de Vendas Banco de
Dados

SST – Laudo % apoio

Solicitação de GETEC
Técnico 01 Número de parcelas
Estudo (Visita)
Valor das parcelas Planejamento -
Complementar
Prospecção – Visita priorizações e escolha
N N de clientes para
para verificar N
potencialidade de serem trabalhados no
uso do GN Encaminhamento da GEPLAN CAR DIRETORIA ciclo seguinte
Ata de Reunião do
proposta de adesão Cálculo dos Delibera sobre Adesão Analisa adesão ao
GECOM GECOM Viável CAR GECOM Adesão aprovada?
ao Plano de Apoio à parâmetros do Plano adesão ao Plano de recomendada? Plano de Apoio à
GPLAN Conversão de Apoio à Conversão Apoio à Conversão Conversão
(Estudo
S S
Complementar)
S
Questionário
Planilha de Orçamento
eletrônico Banco de Solicitação de
Solicitação de EVTE anual – cronograma de
Dados 1 Atualização PC ou SPC
início de consumo

N N

GECOM Termo chancelado

Memorando para Termo assinado ASJUR TAC assinado TAC assinado Termo de Apoio a Elaboram o Termo
Assistente pelo cliente ( 3 ASJUR GEREN DIRETORIA
assinatura do Engenheiro Engenheiro GECOM Termo Revisão jurídica pela GETEC GETEC pela GECOM Conversão - TAC de Apoio a GECOM
Memorando GECOM Admin. de Cliente (3 vias) Análise do
Termo de Vendas vias ) de Vendas Ok ? do termo Conversão - TAC Aprovação do GEREN
Ok ? Vendas GEPLAN cronograma de
ínicio de consumo orçamento
S
S
Semanalmente
Avaliação de PC e SPC
possibilidades/ Atualiza Banco de
prioridades/ Dados
Memorando para Termo assinado Formulário
oportunidades
assinatura do pelo cliente ( 3 Acompanhamento
Termo (Ass.) vias ) Intergerencial
Via original do
Via Original do CEDOC GECOM GECOM
Termo assinado
Termo assinado GECOM
- digitalizado
(Digitalização)
S
Necessita dados
mais detalhados? GEFIS
Termo assinado DAF Termo assinado DP Termo assinado
DTC pela DP ( 3 vias ) Aplicação do Plano
pela DTC ( 3 vias ) pela DAF ( 3 vias ) GECOM
(Assinaturas) de Apoio à Nova análise com
(Assinaturas) (Assinaturas)
N Conversão base no dados
atualizados

N
Interesse do Engenheiro Informa implantação GETEC Laudo Técnico 02
Cliente ? de Vendas A pelo cliente Análise técnica 02
Orçamento Anual
Monitorador

S
GECOM

Possui Projeto
S
Precisa ser
N
Pós-Venda - Industrial
Conceitual ? atualizado ? GECOM

Entrevista com Acelino/Fragoso

N S
Contrato - Industrial
Incluindo lista de
equipamento e consumo
potencial (para engenharia Entevista com Acelino/Fragoso
dimensionar ERPM) SPC - Solicitação
de Projeto
E-mail Pedido de
atualização de
Necessidade 4
gerencial qualquer
Conceitual Projeto Conceitual
N N N

Assist. Adm. Minuta de Atualiza os dados

Negociação do
de Vendas Engenheiro Cliente aceita Ass. Adm.
Contrato GECOM Minuta Ok? Contrato com o Cliente na minuta GECOM Minuta atualizada
ou Eng. de de Vendas condições ? Vendas
cliente Ok ?
Coord. de Atendimento ao Vendas
Comitê de CLIENTE S S
Vendas cliente
Comercialização
(GECOM-GEURV- S
COAUT)
B
Acompanha QDC versus QDR Imprime contrato final e
N assina
Monitoramento de
consumo e apoio
ao ajuste do
Memorando para
Assistente
Contrato final 5 Contrato Final
CLIENTE assinatura do assinado pelo
cliente na faixa Memorando GECOM Admin. de (3 vias)
As outras gerências SAD contrato cliente ( 3 vias )
ideal de take or Ok ? Vendas
comerciais analisam a GEREN/
possibilidade de incluir pay
GEOPE GECOM
outros clientes na mesma Gaseificação S 3
SPC (complementação) N

Relatório Mensal de Contrato final Contrato final

Pós-Venda MONITORADOR GECOM ou ASJUR
Engenheiro assinado pelo Engenheiro chancelado ASJUR Assina contrato Engenheiro
Cliente Engenheiro Contrato Final Revisão jurídica
de Vendas cliente ( 3 vias ) de Vendas (3 vias) final de Vendas
de Vendas Ok ? do contrato
SPC - Solicitação de S
Projeto Conceitual Memorando para Contrato final Formulário
com parecer das assinatura do assinado pelo Acompanhamento
gerências comerciais Apoio ao cliente contrato (Ass.) cliente ( 3 vias ) Intergerencial
Monitora período para ajuste do QDC
de teste do cliente CLIENTE
após período de
teste IC - Informação de
GECOM Contrato

GEREN
Cálculo do
2 DTC

custo da GEFIS
Termo de Adesão (Assinaturas)
obra Engenheiro Adesão
Cliente (Assinado)
de Vendas Agência
Banco de Dados Virtual N
IC
Ok ?
N Contrato final
PC – Projeto assinado pela F GETEC
Conceitual DTC ( 3 vias ) S
Avalia interesse Termo de Adesão
Cliente tem Preenche o Termo
do cliente na preenchido ASDTC
interesse ? de Adesão
Agência Virtual Gerências Comerciais
GEREN
S IC - Informação de
Visita para apoio e TRIM SST-VMI GETEC Relatório apoio Contrato com VMI GECOM
manutenção dos Reuniões de (Solicitação de Cálculo da VMI
Coord. de técnico - VMI GECOM preenchida
pontos do Plano CLIENTE acompanhame Serviço Técnico) (Vazão Máxima
GECOM ou Vendas DAF (3 vias)
Engenheiro de Fidelidade pelo nto Instantânea)
de Vendas
Engenheiro
Visita para
identificação de
Plano de Fidelidade
Preenchimento e
assinatura do Termo
de Adesão do Plano
cliente
(Assinaturas) Renovação / Aditamento de contratos
potencialidade de CLIENTE
de Vendas interessa ao cliente? de Fidelidade
adesão ao Plano
Calendário
de Fidelidade GEFIS Entrevista com Acelino/Fragoso
TRIM (90 eou
Processamento do
180 dias)
Cálculo do IVP Plano de Fidelidade Contrato final
(Índice de assinado pela
Viabilidade Prévia) DAF ( 3 vias )
GECOM
por cliente
Laudo 100%GN 2 - Perfil de consumo do cliente
- Situação contratual (vencimento, QDC, etc.)
GECOM MONITORADOR - Situação do Plano de Fidelidade
- Sugestão para encaminhamento do termo aditivo

GETEC DP Necessidade
Cood. E-mail
Diagnóstico de SST – 100%GN Análise técnica Cliente manifestada pelo
IVP Via original do Vendas
potencialidade de para constatação Via original do cliente
(Assinaturas) CEDOC contrato assinado
apoio à conversão de 100%GN contrato assinado GECOM
Estudo de Viabilidade (Digitalização) - digitalizado
Técnico-Econômica GECOM

N
GECOM

Contrato final
N S assinado pela DP
Solicitação de Junto com uma via do
IVP Valor do IVP pouco cálculo do EVTE ( 3 vias ) contrato assinado
é viável ? menor que zero ? EVTE
GPLAN A
Ofício para envio
Assistente Verifica
do contrato ao Engenheiro
S GECOM Admin. de Cliente necessidade de
cliente de Vendas
Vendas troca de garantias
N

EVTE
GECOM CLIENTE
é viável ?
S
S
Troca Garantias ?

Via do contrato
Informa GEFIS
N assinado
Solicitação de Assist. Adm. Solicitação de Assist. Adm. (Faturamento) N
GEFIS
Garantias Engenheiro SERASA de Vendas SERASA análise documental de Vendas
Cliente (Consulta
(Caução) de Vendas Ok ? ou Eng. de (SERASA) ou Eng. de
SERASA)
Vendas Vendas

S Engenheiro
de Vendas DTC
A Físico
N - Contratos tácitos (vencidos e não renovados)
N
S - A vencer e no prazo de negociação
Montagem de - Renovável automaticamente
Cliente Engenheiro Consumo previsto
processo para o - Já renovados
Concorda? de Vendas > ou = a 2000 m³/
CAR - A negociar
dia ? Renovação /
Aditamento - Nova versão inclusive com troca de garantia

S N

Reunião Cliente DTC

CAR Solicitação de GECCO Análise de Estratégico ? (Aprovação)
Balanço e Coord.
Engenheiro Solicita Balanço e Engenheiro análise documental Análise de Situação
Cliente Balancetes GECOM S Vendas
de Vendas Balancetes de Vendas (An. de Balanço) Situação Financeira B
Financeira
N
N
N Termo aditivo com
Contrato está na Próximo da data de Inclui cláusula de
GECOM
Analise de Sit. GEREN Planejamento GEOPE última revisão?
S
vencimento?
S
renovação
cláusulas alteráveis 3
Financeira Ok ? Reuniões Dados Técnicos
Projeto GEREN GEOPE semanal (curto Gaseificação
GECOM Execução da Obra semanais de de Gaseificação GECOM
recomendado ? (Obra) GECOM prazo) dos eventos (Junto com
Solicita análise de gaseificação
Solicita Garantias Documentos Engenheiro GEURV de gaseificação documentos)
Cliente GECOM documentos S N
de Vendas S

Novo contrato na
versão atual
- Hipoteca: Documentação Cartorial N
- Caução: Comprovante de Depósito N Documento
Análise de Depende de Ata de
- Fiador PF: Imposto de Renda comunicação de
Garantias Ok ? Monitoramento Depósito em gaseificação
- Fiador PJ: Balanço / Balancete Engenheiro início de consumo
F de Vendas
durante o período Caução ?
da obra
S
S Cliente aceita nova
versão?
S 4
Engenheiro Ata de reunião MONITORADOR
do CAR DE
de Vendas (Conhecimento) Providencia Coordenadoria N
Depósito em DTC de Vendas
Caução

N Negociação 5
PAC – Proposta
CAR
de Aprovação
GECOM PAC Ok ? Reunião MONITORADOR
ao CAR Comprovante de
semanal
Depósito em
S Caução

Engenheiro
GEFIS
de Vendas

Página 1 - rev.05

41
41
 Fluxos Área “B” (Versão 03)
GERHS – COORDENADORIA ADMINISTRATIVA
Fluxograma

GERHS GERHS GERHS GERHS

GERHS GERHS

CORHA – Feiras e Eventos CORHA – Material Promocional CORHA – Controle de Ativos Fixos CORHA – Controle de Ativos Fixos GERHS

CORHA – Controle de Ativos Fixos GERHS

GERHS

CORHA – Controle de EPI’s

GERHS
( Móveis e Equipamentos de Informática ) ( Obras ) CORHA – Ativo em Formação ( Conciliação )
( Ativação de Ligações ) CORHA – Aquisições de Hospedagem CORHA – Instalações Internas
CORHA – Aquisições de Passagens
Entrevista com Fernanda e Renata Entrevista com Fernanda e Renata
Entrevista com Fernanda e Renata Entrevista com Fernanda e Renata
Entrevista com Fernanda e Renata Entrevista com Fernanda e Renata
Entrevista com Fernanda e Renata
Entrevista com Fernanda e Renata
Entrevista com Fernanda e Renata
Entrevista com Fernanda e Renata
Gerências GERHS Orçamento GEREN

DTC
ASSMS
Oracle Gerências,
Empregado Empregado Assessorias
Equipamentos e materiais ou Diretorias
Informe da data (estações, medidores, Solicitação de
GERHS Planilha de Preços
do evento e Sugestões dos válvulas, etc.) entrega material
Unitários Fornecedor
necessidades tipos de brindes na Obra
CORHA E-mail
comunicado de Analista Requisita
ligação Contábil material
Requisita via Requisita via Solicitação da
Serviços e mão-de-obra
e-mail e-mail necessidade

Sugestões para a GERHS GERHS GERHS Engloba todos os materiais

Requisição de que compõe a estrutura de
CORHA Diretoria (DE)
Compra ligação (estações, válvulas,
CORHA Almoxarifado Almoxarifado Razão Edificações Relatório Sumário
tubos, etc.)
- Espaço Razão Tubulações e Eq. de CIP - Ativo em
GERHS
- Equipamentos Operacionais Formação
- Sonorização Oracle
- Informática CORHA CORHA CORHA
- Buffet
- Recepcionistas, etc Manda
Recebe
Contata Diretoria Analista Nota Fiscal equipamento / Nota Fiscal
equipamento /
fornecedores Executiva Contábil material para a
Oracle material
Obra
Analista Técnico ou
Concilia Engº.
Contábil
Segurança S
Contata Contata Hotel
Fornecedor Requisição Grande porte ?
N Conveniado
Oracle

Fornecedor Aprova ? Alimenta planilha Analista Analista

GERHS N N
PPU Contábil Contábil
Oracle Empreendimentos Localiza e
Gaseificados Identifica Conciliação Requisição
S diferença Ok ?

Nunca acontece Define horários e GERHS Solicitação de

N S Solicita Reserva
N trechos orçamento
Identifica por
Evento GERHS Aprova ? Excel Saída Ok ?
plaquetas
Comunicado para Elabora um
Agenda para 2 ASSMS
S GECCO relatório de
S meses
conciliação

Solicita emissão Fornecedor Liberação Fornecedor

Planilha de passagem
Notas Fiscais do Equipamentos / Decompor valores
Define conteúdo Materiais
Fornecedor CORHA da Nf por
Institucional Almoxarifado componente
Relatório de Requisição
Localiza projeto
GECCO Conciliação Assinada
no Ativo Fixo
Após E-mail
Hospedagem o confirmação de Orçamento
Fornecedor CORHA
Planilha NF Saída Hotel emite nota reserva
Requisição de GERHS
Diretoria – Ativo em fiscal
CORHA Compra
Executiva Andamento

CORHA – Controle de Serviços Executados Capitaliza bens

(imobiliza)
COSUP
S
E-mail de
N N Quinzenalmente Passagem confirmação da Nota Fiscal Requisição
No final do mês CORHA CORHA
emite nota-fiscal aérea ? reserva
realiza
ASCOM ? Atesta Nota Fiscal Aprova ? COSUP Entrevista com Fernanda e Renata
conferência com
Oracle sistema ADI N
E-mail informando Processo de
S S imobilização Licitação
Oracle N
Aplication Desktop Nota Fiscal
Integration (Aplicativo do Office-boy CORHA CORHA Empregado GERHS Aceita ?
Oracle)
ASCOM GECCO GERHS Compra
GECCO ADI
S
Oracle RI
GECCO Fornecedor

N
GERHS Requisição
CORHA
Empregado Nota Fiscal (Assinada) Fornecedor
Contata Planilha de Rateio Ok ?
COSUP Fornecedor Relatório Code-

CORHA – Ativo em Serviço ( Conciliação )

fornecedor Analista Despesas
Oracle Block Oracle
Contábil Administrativas S
Nota Fiscal
Equipamento Emitido decendialmente
Boletim de
Entrevista com Fernanda e Renata Medição (2 vias) Registra dados de
data e valor em CORHA Executa serviço
Contrato
Processocom
de Notas Fiscais planilha (excel)
Fornecedor GECCO GECCO
Fornecedor
Licitação Material Razão Contábil Analista
Contábil
GERHS
GECCO
Almoxarifado

Fiscal do
Oracle
Contrato Planilha de Diárias Nota Fiscal Nota Fiscal
COSUP
Notas Fiscais N
Notas Fiscais
(Cópia) CORHA
Brindes Mensalmente
Confronto Ok ? Identifica o Projeto
Comunicado ao
requisitante
Analista Boletim de
S Contábil Medição
GERHS Comunicado ao (Assinado)
Processo de
GERHS almoxarifado GECCO CORHA
Licitação
Almoxarifado
Consulta Code-
Registro no controle de block e vincula o nº Técnico ou
do projeto com GERHS Razão Conta Engº.
Estoque
códigos dos bens Sumário de Ativos Balancete – Ativo Segurança
Gerente
Permanente da Área
Notas Fiscais

Oracle Brindes Oracle

Termo de
responsabilidade
Direciona material
para Gerências
Analista de
Suprimentos
CORHA – Estacionamentos (Locações e Rotativo) Fornecedor GERHS
N
Planilha de
Serviços Bens a
Entrevista com Fernanda e Renata Vistoria
Pendentes associar ? Boletim de
equipamento
Confronta Medição
GECCO Diretorias
(Assinado)
S
Etiquetas de OC - Ordem de
Gerências patrimônio Compra
Elabora projeto
Orçamento Empregado N
Distribui valores N Equipamento GERHS
proporcionais Ok ? Fornecedor
N GECCO Ok ?

CORHA – Controle de Máquinas e Equipamentos

S
Material Ok ? Projeto
GECCO
S
GERHS Solicita EPI
S Informe para Boletim de
GERHS Medição Entrevista com Fernanda e Renata
ADI (Assinado)
Concilia junto com
Termo de a COCCN o ativo
responsabilidade e a depreciação
(Assinado) Libera para cada bem Requisição Solicitante
específico (conforme rateio) CORHA

CORHA
CORHA Empregado
Oracle

N
- Máquina fotográfica
- Celulares Aprova ?
Verifica no PPRA
- etc
Oracle se o empregado
precisa ou faz uso Recibo de entrega
Prepara de equipamento e Requisição
do equipamento S
Treinamento treinamento DAF
(Intranet)

GERHS
GERHS COSUP
N CORHA

CORHA – Controle de Veículos

PPRA Prevê uso Boletim de

CORHA – Aquisições de Áreas

p/ empregado ? ASSMS Medição
CORHA
GERHS (Assinado)

( Frota Própria ) S

Entrevista com Fernanda e Renata CORHA – Controle Km Processo de

Contratação
Entrevista com Fernanda e Renata
N
N
Execução do
Projeto
Informe / Solicitação
de conferência de
Ativo Fixo
Requisita Ministra curso e
Eq. Disponível entrega Equipamento
material
? Oracle equipamento CORHA disponível ?
Entrevista com Fernanda e Renata
S
S
Orçamento GEREN
Contrato
GERHS
Fornecedor
1 via - Boletim de 1 via - Boletim de Ativo Fixo
Recibo de Entrega Nota Fiscal Recibo
Curso Medição Medição
Fornecedor de Equipamento Equipamento
Combustível
Solicitação de
CORHA CORHA aquisição de área

Nota Fiscal

Cupom Fiscal GECCO Empregado

(Assinado) Empregado

Distribuição das
Requisição de vagas por GERHS
Compra usuários
CORHA
Recibo
Recibo de Entrega
Quinzenal (Assinado)
CORHA (Assinado)

Cobrança do Prestador
Fornecedor Estacionamento de Serviço
Oracle

Oracle
Planilha controle CORHA CORHA
de Km
Negocia compra e
executa
CORHA
levantamento de
GERHS documentos
GERHS

Entrega
Relatório Rateiro Relatório Controle Relatório Relatório Controle de equipamento
de Aluguel de Veículo por Faturamento Rateio Consumo de Vencimento de
N (Veículo Multiuso) Usuário de Combustível Combustível Habilitação Processo de
Executa rateio aquisição
Aprova ?
Aprova

S
Devolve
Planilha Rateio Relatório Consumo Empregado
de Combustível E-mail comunicado
equipamento
Veículos (Mensal) Monitorador (Frota Gás) Planilha de rateio
de
estacionamento CORHA
Oracle GECCO

ASSMS CORHA
ASDAF Técnico de Empregado
Oracle Segurança

CORHA Oracle ASJUR GERHS

Empregado
GERHS N

CORHA – Controle de Aparelhos Celulares

Retorno do usuário quanto a GERHS
procedimentos de segurança
Nota de Débito

CORHA – CEDOC – Documentos Externos

quando do abastecimento de Equipamento
GERHS

CORHA – Controle de Energia Elétrica

gás pelo posto N Solicitação para Ok ?
N
Tem antecipação de
GECCO
orçamento ? valor Processo S
Requisição Entrevista com Fernanda e Renata Entrevista com Fernanda e Renata
Ok ?
GEFIS
S
N Entrevista com Fernanda e Renata
S
Recibo
Aprova ? (Baixado)

GERHS CELESC
Diretoria Operadora Correio Terceiros
S Diretoria
GERHS Executiva Concessionária

GECCO N
Cobrança do
Estacionamento N Contrato de
Aprova ? Define quem terá
(Aprovada) Comodato CEDOC
Requisição
direito Faturas
(Assinada) Autoriza ?
S

GERHS

CORHA Separa por área

CORHA – IPTU’s
COSUP CORHA

ASJUR GEFIS

Entrevista com Fernanda e Renata

S
Verifica e separa E-mail informe de
Solicitação de Carimbo da correspondência
Faturas SEDE / GEOPE Periódicos ? Out Look
Processo de aparelho / linha Empresa recebida
(Bases e
Licitação
Medidores)
Contrato de Cheque para Anualmente
Compra e Venda pagamento N
recebe carnês de
GERHS IPTU
GERHS

CORHA – Controle de Veículos CORHA – Controle de Gastos do Condomínio Operadora Planilha de Rateio
de Energia
Carimbo com data Destinatário
Fornecedor GEOPE

( Infrações ) ( Predial ) GERHS Carnê IPTU

N
Contata bases
Elétrica

operacionais e
recebido ?
solicita carnês
Entrevista com Fernanda e Renata
Entrevista com Fernanda e Renata
S Envia aparelho
com linha pelo Office boy
Nota Fiscal correio GECCO
Veículo
Administradora do Administradora de Base
DETRAN Formaliza compra
Condomínio Imóveis Operacional

Áreas
específicas
Correio GEFIS
CORHA GERHS Boleto bancário Boleto bancário
Notificação de Contrato de
(Cota (Cobrança

CORHA – Controle de Veículos

Infração Compra e Venda Carnê de IPTU
Condominial) Aluguel)
(Assinado)

N ( Licenciamentos e Seguros ) CORHA

Veículo e NF
Ok ? Entrevista com Fernanda e Renata N
CORHA Analista Prestador Carnê IPTU
S Administrativo de Serviço Ok ?

S Norma de
Recibo
Utilização
Planilha de
Solicita
Controle de Analista Identifica o Planilha de Rateio Planilha de Rateio
Adesivagem Escritura
Contratos Administrativo Condutor Infrator de Condomínio de Aluguel Planilha de Rateio GERHS
de IPTU

GERHS
GERHS
CORHA – CEDOC – Documentos Internos
CORHA – Impressões Especiais
CORHA – Controle de Correio
Empregado
Entrevista com Fernanda e Renata
Verifica vencimento Relatório Planilha Relatório Planilha ( Usuário )
Envia notificação
de IPVA / de Rateio de de Rateio de
Fornecedor para CORHA
Licenciamento ou Condomínio Aluguel
preenchimento
Seguro Oracle
Entrevista com Fernanda e Renata
Área Diretorias
Entrevista com Fernanda e Renata Solicitante ou ASJUR
No caso de
S
perda / furto ou
Solicitação do quebra do
DETRAN Valor do IPVA IPVA ? Condutor Planilha Controle aparelho Gerências
Veículo Adesivado GECCO
Escritura Correio ou
de IPTU GECCO
Requisição de Boletos Bancários Imobilização Assessorias
Pagamentos Documentos para Documentos para Documentos para
N
remessas arquivo digitalização

Boletim de
Notificação de Ocorrência
Analista Analista Contata agente de Infração
CORHA Seguro Solicitação de
GERHS Administrativo Administrativo seguro (BESC) (Preenchida) Fatura
impressão

CORHA – Controle de Veículos Oracle

CEDOC
GRD - Guia de
remessa de
documentos
(2 vias)
( Frota Multiuso ou Alugada ) Guias para CORHA
Correio

Agente de
Direciona Veículo pagamento CORHA
Seguro S CEDOC CORHA
Entrevista com Fernanda e Renata
Tem verba ? GERHS Liberação S
Planilha de
Monitorador controle (Access) Carimbo SEDEX SEDEX ? CEDOC
N
S Especificação de Ou através do 0800
Recibo de entrega Notificação de Cópia da Carteira E-mail Informe
Informe de prêmio substituição de N
e Infração de Habilitação do para Operadora
GEFIS segurado aparelho e linha Banco de
Empregado Multiuso ? Responsabilidade (Preenchida) Condutor Office boy
Dados
Relatório Planilha
de Rateio de S N
N Já vem com o
Condomínio
Oracle cartão preenchido Documentos
AR ?
pela área Ok ?
remetente
Guias para N
CORHA DETRAN Operadora N
pagamento Providencia S
Solicitação Faturas Ok ?
(quitadas) serviço
Empregado
GECCO
GECCO S
Orçamentos 1 via da GRD 1 via da GRD Documento para
Remessa normal (Protocolada) (Protocolada) arquivo

Envia novo Fatura

Multa
Requisição aparelho
Analista CORHA Fornecedor
CORHA Administrativo
Recibo
(Assinado)

CORHA GEFIS
Área
Solicitante
N Verifica baixa dos ISODOC CEDOC
CORHA CORHA Planilha de Rateio Mensalmente
pagamentos e Fatura Canhoto de
Solicita locação Oracle de Correio Nota Fiscal Impressões
Fornecedor Disponibilidade busca DUT no Controle
? CORHA DETRAN

S
Decorrido prazo legal
- Prancheta de arquivamento
- Chave 1 via - Multa Memorando transfere para arquivo
- Controle GERHS Liberação inativo (Tijucas)
Boletim de DETRAN
Utilização de Office boy CORHA

Veículo Veículo - BUV

GERHS GERHS GERHS

Liberação GECCO Condutor
DUT Gerências
Oracle Aguarda emissão Tijucas
ou
CORHA Empregado da NF

CORHA – Serviços de Telefonia Fixa CORHA – Serviços de Telefonia ( Serviços ) CORHA – Serviços de Telefonia ( Móvel )
Assessorias

Até a data do vencimento da

multa

Providencia Entrevista com Fernanda e Renata Entrevista com Fernanda e Renata Entrevista com Fernanda e Renata
CORHA GEFIS pagamento junto GERHS N
Analista ao GEFIS
Administrativo NF e Canhotos
Vistoria do Veículo Ok ?

S
Concessionária Operadora
Concessionária
GERHS
Requisição Aprova

CORHA – CEDOC – Atendimento

N DUT DUT
(Cópia) (Original) Analista
Movimentação por aparelho / Administrativo
Veículo Ok ? linha
Entrevista com Fernanda e Renata
O DETRAN-SC exige que o Contas de Faturas Faturas
Arquivo
S DUT original acompanhe o Telefone
veículo
GERHS CORHA
Planilha de Rateio
Relatório de Veículo
de Impressões
Vistoria Empregado
Empregado CORHA
(Assinado)
CORHA CORHA
CORHA

Requisição
(Assinada) GECCO
E-mail, telefone ou
Controle Diário de pessoalmente Solicitação de
Após utilização do Solicitação de
Utilização de Oracle material da
veículo retorna Verifica se houve documento
Veículo biblioteca
para SCGÁS Planilha de Rateio ultrapassagem de
Faturas limite mensal
Telefonistas Concessionária
contratado
COSUP

GERHS
N
CORHA Empregado CEDOC CEDOC
Identificam números Ultrapassou Faturas
GEFIS
da conta e anotam limite ?
responsável pelo
(COSIN)
ramal
Contratação
S

Aprova
Verifica se os informes
Vistoria do Veículo são suficientes para
N localizar o documento
Analista
Administrativo Faturas Ok ? Cópia da Fatura Memorando
GECCO
Agente de
Seguro

N S
N
CORHA
Veículo Ok ? Suficientes ?
Separa por Centro
de Custo Empregado
Apólice e CORHA S
S ( Usuário )
Documentos

GECCO Localiza o
documento e
CORHA S encaminha para
solicitante
Chamadas Identifica ligações
Ok ? GECCO
particulares
CORHA
N
S

Veículo Documento GRD

Fornecedor
Veículo Alugado ?
Conta responsável Contas Planilha de Rateio
pelo Ramal Telefônicas Concessionária
N CORHA

Apólice Documentos

Fornecedor Precisa Lavar Empregado

Veículo ? Cópia da Nota de Nota de Débito no (Solicitante)
Débito valor da despesa GECCO
N Veículo Cópia da nota de Nota de débito de
débito valor

CORHA GRD
Veículo Limpo (Protocolada)
Empregado GEFIS

Empregado
( Usuário )
GEFIS

Boletim de
Utilização de
Veículo - BUV CEDOC

Veículo

Estacionamento

Página 1

42
42
 Fluxos Área “C” (Versão 03)
GEFIS – COORDENADORIA DE FINANÇAS
Fluxograma

GEFIS
GEFIS GEFIS
GEFIS

COFIN – Contas a Pagar COFIN – Contas a Receber COFIN – Relatório Mensal

GEFIS
COFIN – Captação de Recursos
Entrevista com Marcelo
Entrevista com Marcelo COFIN – Controle Financeiro Entrevista com Marcelo
Entrevista com Fábio
Fluxo de Caixa (12 meses)
GPLAN
GECCO GEOPE Política Entrevista com Marcelo
tarifária Fluxo de
Faturamento
Caixa
Orçamento Gerências

Orçamento

Documentos para Informe de

pagamento Volumes COFIN ou
Oracle Oracle Analista
Financeiro Informações
Senior GEFIS Gerenciais

COFIN

Analista
Financeiro COFIN Relatório com
Senior dados financeiros
Carta Consulta

Fluxo projetado
Adesão (12 meses) A
Alteração de QDC
100 % GN
Busca dados no
Importa dados Gerências BNDES
Oracle GEFIS
Comerciais Inadimplência
Extratos
Aplicações DAF
Atualiza dados e
verifica Aging List
disponibilidade
N N para aplicação

Oracle e Mensalmente Relatório da

Oracle e docts. Política de plano ASDAF DAF
informe Ok ? compara com o comparação GECCO
Ok ? fidelidade e apoio
a conversão orçado
S S Instituição
N
Financeira
Aplicação ?

S
Cheque Faz jus ao
Pagamento em S Semanalmente Relatório de
cheque ? plano de Gerências
encaminha para a Inadimplência N
S fidelidade ? COFIN Comerciais
Diretoria
Operação
N N DAF Fim
enquadrada ?
GEFIS
GEFIS S
Borderô de
Pagamento Fluxo mensal e
(2 vias) anual DAF
Deflagra
faturamento
Calcula descontos COFIN – Fundo Fixo (R$ 3.000,00) Gerências DAF
Define instituição
financeira e tipo
de aplicação Entrevista com Marcelo
Posição de
COFIN Aplicações

E-mail com Etiquetas de Informações

NF (3 vias) Boleto bancário Arquivo para
Espelho de NF endereçamento Gerenciais GEFIS
transmissão

Efetua aplicação
N Bases
Operacionais
Borderô Ok ?

2ª vias da NF 1ª e 3ª vias da NF
Projeto
S

Banco
Qualquer
GEOPE
Borderô de colaborador
Pagamento
GEFIS
(Vistado)
GECCO Envelopamento DAF

Prestação de
Solicita verba até
contas
R$ 200,00
Borderô ou
Cheque
(Assinados)
Instituição
Cliente DAF
Financeira

COFIN COFIN

N S
COFIN
Paga o boleto Projeto Projeto
Banco DAF
bancário Aprovado ? Incompleto ?

N N
Recibo de entrega S
de numerário
Numerário Prestação Ok
?
COFIN ou
DAF Analista S
Financeiro DAF
Senior

Providencia
GEFIS Colaborador
reembolso
Borderô ou
Cheque
(Assinados) Acessa sistema
do Banco COFIN – Negociações com Clientes Diretoria
Executiva

Recibo de entrega
Prestação de
Entrevista com Marcelo de numerário
Realiza gasto contas
GEFIS (Assinado) Numerário

COFIN

COFIN – Conciliação Financeira Francesinhas

CAD

Nota Fiscal ou
Entrevista com Marcelo Bases
Recibo
Operacionais
S
Emite relatório de
N títulos em aberto Recibo de entrega
Pagamento 1 via do borderô
eletrônico de numerário Diretoria
Francesinhas
(Baixado) Executiva
Banco Ok ?
N
Gerência ou
S
Coordenadoria
COFIN
da área
1 via do borderô e solicitante
Títulos em Aberto
Gerenciador documentos para
Nota Fiscal ou
financeiro pagamento Importação e
Extrato bancário Recibo DAF
conciliação

Nota Fiscal ou
Recibo
(Atestado)

Contata os
Office-boy
clientes
Contrato
COFIN
Oracle

Planilha de
Banco Provisão /
Controle ‘ Instituição
Financeira
Concilia sistema
com extrato

Documentos Houve
Agenda datas para Nas datas, verifica
autenticados pagamento ?
N pagamentos o pagamento
Verifica S
lançamentos e N
Conciliação
busca
Ok ? Ordem de Houve Notificação
regularização GEFIS
Protesto Pagamento ?
S S S
N
N

Office-boy Contata gerencias

Título pago ? Contata cliente Aguarda pgto.
comerciais
? ?
A N N
S Notificação
(Assinada)
GEFIS

COFIN – Cadastramento de Clientes

Analista
Financeiro
Senior
S
Notificação
Entrevista com Grupo de Trabalho Envio via Gerências
Correio COFIN (Assinada)
correio ? comerciais

N
GECOM N
GEOPE GECOM
Documentos Cliente Cliente
Ok ? Cópia de
Gaseificação Rescisão
Contrato
S
Base
ASJUR Operacional

Execução de
Garantias
GECCO COFIN
N S
N
E-mail
GEOPE Aguarda
Corta comunicando a Cliente propos Houve
DAF / DTC transcurso de
fornecimento ? Diretoria negociação ? pagamento ?
Corte prazo
N
Cadastra dados S S
no sistema
N

Informe sobre
Negocia Saldo Aceita solicitação de
Cliente GEFIS DAF / DTC
devedor negociação ? negociação

S
Oracle

Página 1

43
43
 Fases da Metodologia

2. Definição de Macroprocessos e Processos

Definir Macroprocessos e Processos

Representação Gráfica

Macroprocessos e Processos
Com base nos fluxos validados e totalmente disponíveis,
são definidos os Subprocessos, e os Processos da
empresa.
1.

44
44
 MACROPROCESSO
Título dado ao agrupamento de diversos Processos conforme certos
interesses e submissos a Cadeia de Valor diagnosticada.

PROCESSO
Título dado a uma série de atividades/objetos, transformando entradas
(inputs) em saídas/produtos (outputs), de forma a atribuir determinado grau
(tangível) de agregação de valor. Um processo deve necessariamente
começar e terminar em outro processo ou em um dos cinco clientes externos
(obrigatório, cliente final, cliente intermediário, fornecedor e monitorador).

45
45
ABORDAGEM POR PROCESSOS “PONTA A PONTA”:
“Consiste na aplicação de um sistema de processos em uma organização, junto com a
identificação e interações destes processos e sua gestão”. (Fonte MPQ DNV)

46
46
ABORDAGEM POR PROCESSOS:
“Consiste na aplicação de um sistema de processos em uma organização, junto
com a identificação e interações destes processos e sua gestão”. (Fonte ABPMP)

47
47
Ambientes de Gestão - Exemplo

CLIENTES MERCADO

PROCESSOS PRINCIPAIS

- Ciclo de Relacionamento com Clientes PROCESSOS DE GESTÃO

- Ciclo do Negócio
- Ciclo de Controle de Empreendimentos - Ciclo de Melhoria e Aprendizado
- Ciclo Operacional - Ciclo da Qualidade
- Ciclo de Planejamento e Controle
- Ciclo de Entrega

PROCESSOS DE APOIO

- Ciclo de Contratação e Desligamento

- Ciclo de Convivência
- Ciclo de Aquisições
- Ciclo Financeiro
- Ciclo Contábil / Fiscal
- Ciclo de Infra-Estrutura

* NOME DOS CICLOS MERAMENTE ILUSTRATIVOS

48
48
Cadeia de Valor - Exemplo

* NOME DOS CICLOS MERAMENTE ILUSTRATIVOS

49
49
 ORGANOGRAMA MATRICIAL
Presidente

Diretor A Diretor B Diretor C

Gerente A1 Gerente A2 Gerente B1

Supervisor 1 Supervisor 3

Supervisor 2

Proc. A
Proc. B
Proc. C
Proc. D

Proc. E
Proc. F

50
50
ORGANOGRAMA MATRICIAL
Presidente

Diretor A Diretor B Diretor C

Gerente A1 Gerente A2 Gerente B1

Supervisor 1 Supervisor 3

Supervisor 2

51
51
Trajetória na adoção da
Gestão por Processos
Fonte: ABPMP

52
52
Nomes das Funções de Gestão POR
Processos

Fonte: CBOK ABPMP

53
53
 Fases da Metodologia
3. Redesenho dos Processos

Reuniões de “Karoshi” e “Teians”

Oficina de Indicadores
Representação Gráfica

Definição de Ciclos

Oficina de Indicadores
Evento realizado com a participação do corpo
administrativo da empresa para definir, com base
nos Fatores Críticos de Sucesso para cada Processo
(Ciclo), os indicadores de performance destes.
2.
1.

54
54
Foco no Uma coisa é definirmos “se..”,
COMO “quando..” e “por que…” …um nó de
FAZER…. gravata precisa ser feito!
Foco
Foco BPMN / BPMS
BPM
Outra coisa, bem
diferente e
extremamente
importante é saber
COMO fazer o respectivo
nó de gravata com a
qualidade necessária, em
tempo recorde e com um
custo competitivo!

55
55
METODOLOGIA SEGPLAN

Escritório de Processos

56
56
57
 Maria Christina de Azeredo Costa Reis
SUPERINTENDENTE DE MODERNIZAÇÃO INSTITUCIONAL

Janine Almeida Silva Zaiden

GERENTE DE ESCRITORIO DE PROCESSOS

EQUIPE TÉCNICA

Declieux Crispim Baiocchi de Paula

Fernando Carlos Pereira
Guilherme Guimarães Corrêa
João Paulo Pires Bittencourt
Keity Bonatti dos Santos
Rafael Chedid Cardoso
Sílvia de Brito Teles

58
Base conceitual

GUIA “D” SIMPLIFICAÇÃO

ADMINISTRATIVA

59
O foco das ações de desburocratização está na racionalização e otimização
dos processos de trabalho e na desregulamentação dos instrumentos legais,
visando atender os clientes internos (funcionários ou servidores públicos) e
usuários externos e proporcionar ao cidadão qualidade e satisfação em
relação aos serviços prestados.

Otimizar os processos nos órgãos e entidades do Poder Executivo Estadual,

por meio do apoio técnico e metodológico no mapeamento, análise e
melhoria dos processos organizacionais, vislumbrando a excelência na
prestação de serviços à sociedade.

60
 4 ETAPAS – 7 PASSOS
• I - Planejamento da Melhoria: consiste no arranjo das condições para iniciar o trabalho
de melhoria, como a formação e capacitação da Equipe de Gestão Estratégica (EGE),
mobilização da organização, priorização e delimitação dos processos, formação dos
Grupos de Trabalho (GT’s), e ainda, elaboração do Plano de Trabalho.

• II - Modelagem do Processo: consiste no início do trabalho de mapeamento do

processo, em que será desenhado o fluxo atual do processo (Fluxograma AS-IS),
levantadas as normas inerentes ao processo e registrados os problemas e possíveis
oportunidades de melhoria.

• III - Análise e Melhoria: consiste na análise do fluxo atual e de outras condições que o
influenciam para identificar possíveis soluções.
Ao mesmo tempo, será ainda trabalhada a formatação do novo fluxo e dos indicadores
que servirão para monitorar o desempenho do processo ao longo do tempo.

• IV - Implementação das Melhorias: consiste na etapa final do trabalho, que dispõe sobre
as condições necessárias para a efetiva implementação do novo processo, como a
manualização dos procedimentos e demais documentos necessários e a capacitação dos
colaboradores para realização do novo fluxo do processo. 61
61
62
63
 TIPOS DE PROCESSOS

• FINALÍSTICOS: Em um Órgão Público, um típico processo finalístico poderia ser o de

Prestação de Serviços ao Cidadão (emissão de certidões e/ou documentos, concessão de
aposentadoria, benefícios e outros).

• DE APOIO: Os seus produtos e serviços se caracterizam por terem como clientes,

principalmente, elementos pertinentes ao sistema (ambiente) da organização
(contratação de pessoas, licitação de bens e materiais, desenvolvimento de tecnologia
da informação e execução orçamentário-financeira).

– GERENCIAIS: Formulação de políticas e diretrizes para o estabelecimento e

consecução de metas; estabelecimento de métricas (indicadores de desempenho) e
formas de avaliação dos resultados alcançados interna e externamente à
organização (planejamento estratégico, gestão por processos e gestão do
conhecimento são exemplos de processos gerenciais).

64
64
TIPOS DE PROCESSOS

65
65
Hierarquia de processos

66
66
Hierarquia de processos

Processo organizacional

Subprocesso

Etapas e atividades

67
67
1. MOBILIZAÇÃO

PRODUTOS:
*EGE formada
*Processos priorizados e GT’s nomeados
*Organização mobilizada

68
68
Macrovisão

69
 Mobilização

São as condições
necessárias que devem
ser criadas para que se
possa iniciar a aplicação
da metodologia.

70
 Mobilização
• Formação da Equipe de Gestão Estratégica – EGE: consiste em instituir o grupo de
facilitadores responsável pela condução dos trabalhos de melhoria de processos no
órgão;

• Mobilização da Organização: consiste na realização de ações para compartilhamento

dos conceitos acerca deste manual e para despertar nos servidores a disposição e a
abertura para atuarem de forma participativa na consecução das etapas da
metodologia de trabalho.

• Priorização dos processos: consiste na definição, por parte da organização, dos

processos a serem trabalhados;

• Formação dos Grupos de Trabalho – GT’s: consiste na nomeação, por parte da

organização, de pessoas que trabalham diretamente com os processos priorizados;

71
 EGE – Equipe de Gestão Estratégica
• Entusiastas da metodologia
• Fonte de recebimento e disseminação de informações

72
EGE – Equipe de Gestão Estratégica

73
 Grupos de Trabalho

A EGE do órgão deverá reunir todos os colaboradores que executam as

etapas relacionadas aos processos organizacionais priorizados, bem
como representantes de outras áreas ou órgãos que possam sofrer ou
exercer influência sobre tal processo. Este grupo de pessoas será, a
partir deste momento, denominado “Grupo de Trabalho” ou
simplesmente “GT”, que deverá ser devidamente nomeado e
responsabilizado.

74
 Resultados desta etapa

• Equipe de Gestão Estratégica – EGE constituída;

• Processos priorizados;
• Grupos de trabalho nomeados;
• Organização mobilizada;
• Nivelamento dos conhecimentos básicos acerca da metodologia entre os
colaboradores do Órgão, como meio de despertar seu interesse pela
implementação das ações de Melhoria de Processos no âmbito de seu
campo de atuação.

75
2. DELIMITAÇÃO DE ESCOPO

PRODUTOS:
* Escopo do processo priorizado delimitado
* Plano de Trabalho elaborado

76
76
Macrovisão

77
 Importante: estabelecer limites

De... Até...

PROCESSO PRIORIZADO

Limites

78
Plano de trabalho

79
3. MODELAGEM AS-IS

PRODUTOS:
* Fluxograma AS-IS
* Relação de Normas Identificadas
* Problemas Identificados Registrados

80
80
Macrovisão

81
Notação utilizada: fluxograma em raias

82
82
Notação utilizada: fluxograma em raias

Início de processo
Atividade

Fim de processo

Documentos gerados
Decisão (relatórios, ofícios,
memorandos, solicitações,
requisições, etc.)

83
83
 Identificação dos atores

Os atores correspondem aos executores das etapas, podendo ser

representado, dentre outros, por:
• Um setor do próprio órgão (diretoria de administração, coordenação de
informática; serviço de capacitação institucional);
• Uma outra organização (órgão externo);
• Um grupo de pessoas (equipe técnica, equipe de apoio);
• Uma função exercida por um grupo de pessoas (agentes de saúde, analistas
judiciários);
• Nome de uma profissão (gestor, médico, promotor, engenheiro);
• Um sistema de informação (sistema de contabilidade, sistema financeiro,
sistema de cadastro de fornecedores).
84
 Levantamento de Normas

Identificação da legislação que afeta o processo.

Levantar:

• Legislação vigente e normas infra-legais utilizadas para a execução do

rabalho (Lei, Decreto, Resolução, Portaria, Norma de Serviço, outros);
• Número do instrumento normativo;
• Ano da publicação;
• Esfera de criação (federal, estadual, municipal, interna);
• Sumário resumido do conteúdo;
• Trecho cujo conteúdo impacta o processo/etapa analisado;
• Indicação do grau de influência da norma no desenvolvimento do processo
(alto, médio ou baixo). A medição da influência será apreciada pelo próprio
GT que poderá verificar dentre outros aspectos: nível de emperramento do
processo; norma aplicada em várias partes do processo; interpretações
variadas da norma, outros.
85
Levantamento de Normas

86
4. ÁRVORE DE SOLUÇÕES, ANÁLISE
E MODELAGEM TO-BE
PRODUTOS:
*Formulário de Árvore de Soluções
*Fluxograma TO-BE

87
87
Macrovisão

88
 Árvore de Soluções

Identificação dos principais problemas que afetam um determinado processo

de trabalho, com o respectivo encaminhamento para sua solução.

Etapas:
1) Identificação dos problemas;
2) Análise de causa e efeito;
3) Detalhamento das causas dos problemas; e
4) Análise e Priorização de Solução.

Insumos:
- Diagrama AS-IS
- Levantamento de normas
- Registros de sugestões colhidos durante as entrevistas

89
 Modelo CAUSA/SINTOMA/EFEITO
CAUSA 1 EFEITO 1

CAUSA 2 SINTOMA EFEITO 2

CAUSA 3 EFEITO 3

BEBER DEMAIS INDISPOSIÇÃO

DOR DE
NÃO SE ALIMENTAR NÃO SE CONCENTRAR
CABEÇA
FICAR NO SOL MORRER

TOMAR UM COMPRIMIDO
TRATAMENTO DA DOR (SINTOMA),
E NÃO DO PROBLEMA (CAUSA).
Ação voltada ao sintoma, e não às causas.
Isto não soluciona o problema de forma definitiva. 90
 Roteiro
• Qual o problema encontrado na execução do processo
de trabalho em estudo?
• Este é o problema ou é algo que vem antes de ele
acontecer?
• O que provoca esse problema? Qual é causa de sua
ocorrência?
• O que pode ser feito para eliminar a causa do problema?
• O que pode ser feito para minimizar o problema de
imediato?
• Qual é o problema que deve ser tratado com maior
prioridade?
91
Algumas técnicas de análise e solução de problemas
Identificação do Contenção Análise de Modo Escolha e Controlar e
Problema de Falha e Causa Implementação Padronizar
Raiz de Ações
Corretivas
•Análise de •Processo de •Análise de 5 por •Matriz de •Carta de
Pareto contenção quês Decisão Controle
•Índice de •Estatística •Diagrama de •Gráfico de Gantt •Plano de
FERRAMENTAS DE NÍVEL BÁSICO

Capacidade descritiva Causa e Efeito •Carta seqüencial Controle de

(Qualidade) •Matriz de Causa / Carta de Processo
•Folha de e Efeito tendência •Poka-Yoke
Verificação •Brainstorming •Releitura/
•É/Não é (análise •Histograma Replicação
de estratificação) •Fluxograma •Banco de Dados
•GUT •Análise do Fluxo de Lições
•R&R de de Trabalho Aprendidas
instrumentos de •Benchmarking
medição •Diagrama de
Dispersão
•Diagrama de
Concentração
92
Algumas técnicas de análise e solução de problemas
Identificação do Contenção Análise de Modo de Escolha e Controlar e
Problema Falha e Causa Raiz Implementação Padronizar
de Ações
Corretivas

•SIPOC •Análise de Modo e •Controle

FERRAMENTAS DE NÍVEL INTERMEDIÁRIO

(Fornecedor – Efeito de Falha Estatístico do

Entrada – (FMEA) Processo
Processo – Saída •Análise de Árvore •Gráfico Pré-
– Cliente) de Falhas Controle
•Análise de
Regressão Linear
•Testes de Hipótese
•Gráfico de Paytner
•Análise Multivari
•Diagrama-P /
Projeto de
Parâmetro

93
Algumas técnicas de análise e solução de problemas
Identificação do Contenção Análise de Modo de Escolha e Controlar e
Problema Falha e Causa Raiz Implementação Padronizar
de Ações
Corretivas
•Desdobramento •Projeto de •Teste Até Falhar
FERRAMENTAS DE NÍVEL AVANÇADO

da Função Experimentos •Simulações de

Qualidade (QFD) (Fatorial Completo e Monte Carlo
Fatorial Fracionado) •Projeto Robusto
•Tolerância (Taguchi)
Estatística

94
 Técnicas de análise de processo
• Análise On Process
• Análise Out Process
• Análise In Process
• Modelo dos 8 gatilhos
• Análise do fator tempo
• Etc.

95
Árvore de Soluções – Parte I

96
 Priorização de melhorias

Matriz GUT
(G x U x T)

• G (gravidade): diz respeito ao custo, ao quanto se perderia pelo

fato de não se melhorar determinado processo de trabalho ou
adotar determinadas medidas de inovação deste processo;
• U (urgência): refere-se ao prazo necessário para implementar
melhorias ao processo, em que espaço de tempo o processo deve
ser melhorado, sob o risco de causar danos;
• T (tendência): refere-se à inclinação do processo em piorar, o
grau de propensão em tornar-se problemático ou em agravar sua
situação. 97
Árvore de Soluções – Parte II

98
 Fluxograma TO-BE

AS-IS Análise TO-BE

99
5. SISTEMA DE MEDIÇÃO DE
DESEMPENHO
PRODUTOS:
* Cadastro de Indicadores elaborado

100
100
Macrovisão

101
 Sistema de Medição

É a denominação que se dá à atividade sistemática e contínua de medir e

avaliar a eficiência, a eficácia, a economicidade e a efetividade dos processos,
por meio da aplicação de indicadores previamente formulados.

102
 O modelo dos 6Es
EFETIVIDADE – Impactos gerados pelos produtos/serviços, processos ou projetos no
cidadão. Capacidade que uma ação tem de ser continuada de forma a
manter ou melhorar seus resultados.

EFICIÊNCIA – Relação entre os produtos gerados e os insumos empregados. Capacidade de

empregar da melhor maneira a relação entre os meios disponíveis para
obtenção do efeito que se deseja. Está relacionada com os recursos utilizados
no subprocesso.

EFICÁCIA – Quantidade e qualidades dos benefícios entregues ao usuário. Capacidade de

obter o efeito que se deseja (os meios não são considerados). Está relacionada
ao resultado gerado pelo subprocesso.

EXECUÇÃO – Realização dos projetos, processos e planos de ação conforme estabelecidos

EXCELÊNCIA – Conformidade a critérios e padrões de qualidade/excelência

ECONOMICIDADE – Obtenção e uso do recurso com menor ônus possível. Minimização dos
custos de uma atividade, sem o comprometimento dos padrões de
qualidade.
103
Ficha de cadastro do indicador

104
 Aplicação do Sistema de Medição do
Desempenho

É a análise do histórico dos resultados dos processos, para verificar sua

tendência, comparando com referencial externo, e subsidiar o

processo decisório por intermédio de fatos e dados concretos.

105
6. PROPOSTA DE MELHORIA

PRODUTOS:
*Proposta de Melhoria elaborada

106
106
Macrovisão

107
 Proposta de melhoria

É o documento que apresenta a síntese do Novo Desenho do

Processo de trabalho e tem como objetivo sua submissão à
apreciação da autoridade competente para que seja aprovada e
implementada..

108
Proposta de melhoria

109
7. IMPLEMENTAÇÃO DO NOVO
PROCESSO
PRODUTOS:
* Plano de implementação
* Procedimentos elaborados
* Colaboradores capacitados
* Novo Processo divulgado

110
110
Macrovisão

111
Plano de implantação

112
Procedimento

113
Plano de implantação

114
 Últimas etapas
• Capacitação dos envolvidos no novo processo de
trabalho
– De acordo com a padronização do procedimento

• Divulgação do novo funcionamento do processo

115