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DATOS GENERALES
Instancia: Planificación y Control Interno Dirección: Dirección General Dependencia: SENASA
Actividad: Autoevaluación Fecha de realización: 20/12/2013

PLAN DE ACCIONES
Hallazgo Aprobación
Fecha de o Rechazo
Descripción de la No Análisis de Causa Acción (es) Correctiva Situación
Responsable Cumplimiento del Equipo
Conformidad u Observación (s) y/o Preventiva (s)
Nº NC Ob Auditor o
Director
Jefe
Departamento
de Recursos
Elaborar el Humanos,
La institución no cuenta con Falta fortalecimiento procedimiento de Jefe Diciembre
1.8 1 un procedimiento de de la Unidad de Supervisión de Planificación y Aprobado Corregida
2014
supervisión del personal Gestión de Calidad. personal del Control
SENASA Interno y Jefe
Unidad de
Gestión de
Calidad
La Institución no ha Dirección
construido el Administrativa
Elaborar, difundir y
La institución no cuenta con un Departamento de aplicar el registro
Financiera
registro para la programación Diciembre
1.1 Recursos Humanos para la programación Aprobado
2 de la inducción del personal de 2014 Corregida
3 con todos sus de la inducción del
la institución componentes y en esta personal del
SENASA
función depende del
MAG
1.20 3 La institución no tiene No se cuenta con un Dar el lineamiento a las Jefe Febrero 2015 Aprobado En trámite
sustitutos de trabajo en los sistema de gestión de Direcciones Nacionales Departamento
calidad homologado en y Regionales sobre el de Recursos

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diversos puestos. toda la institución lo que Humanos, Jefe

permite que algunas Planificación y
nombramiento de los
instancias lo tengan y Control Interno
sustitutos de cada uno
otras no, además de no y Jefe Unidad
de los puestos y el
contar con el de Gestión de
registro de estos ser
departamento de Calidad
orientado por el sistema
recursos humanos
de gestión de calidad
implementado en todos
sus alcances
La institución no cuenta con Falta un Jefe
una política para la rotación departamento de Departamento
sistemática de aquellos recursos humanos y Crear la política y los de Recursos
funcionarios que realizan un sistema de calidad Humanos, Jefe
instrumentos de 2015 Aprobado
1.23 4 labores o funciones afines, integrado Planificación y En trámite
operacionalización de Control Interno
siempre y cuando la naturaleza la rotación de personal y Jefe Unidad
de tales labores permita aplicar de Gestión de
esta medida Calidad
Las Directores Nacionales no Falta de fortalecimiento La Unidad de Gestión de Jefe Unidad de
están presentado a la Dirección de la Reunión de las Calidad propone y Gestión de
General el informe de labores Direcciones Nacionales fortalece la reunión de Calidad, Jefe
bisemanal Revisión por la en cuento a la la Dirección General con Unidad de
3.10 5 Comunicación Julio 2014 Aprobado Corregida
Dirección, de acuerdo al composición la agenda las Direcciones y Notificación y
registro SENASA-PG-004-RE- Nacionales en la Jefe
005 composición de la Planificación y
agenda Control Interno
5.1 6 En Revisión por la Dirección se Falta revisión de Separación de la Unidad Jefe Unidad de Julio 2014 Aprobado Corregida
incluye informes de: procedimiento SENSA- de Gestión de Calidad Gestión de
actividades de capacitación, PG-004 y sus registros. de la Unidad de Calidad, y Jefe
sistema de gestión de la Planificación y
La Unidad de Gestión Planificación y Control
calidad, quejas, sugerencias, Control Interno
de Calidad está Interno.
identificación de oportunidades concentrada y Revisión del

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de mejora, presentación de centralizada con la Procedimiento e

planes futuros y estimaciones Unidad de Planificación SENSA-PG-004 y sus
de trabajo, equipos, roles de y Control Interno. registros por parte de la
trabajo, faltando incorporar Unidad de Gestión de
índice de gestión institucional, Calidad.
clima organizacional y servicio
al cliente
La institución no cuenta con un Falta de fortalecer los Establecer el
registro para la programación procesos de recursos instrumento mediante
de la inducción del personal de humanos e integrarlos el cual se establezca
Jefe Unidad de
la institución al sistema de calidad
la programación de la Gestión de
inducción del personal Calidad, y Jefe
Planificación y
Control Interno Enero 2015 Aprobado
1.13 7
Jefe de la
En trámite
Unidad de
Gestión de
Servicio y
Empleo

Los diversos puestos de trabajo Falta de fortalecer los Establecer Jefe Unidad de
de los funcionarios no cuentan procesos de recursos formalmente un Gestión de
con un sustituto formalmente humanos e integrarlos sustituto designado Calidad, y Jefe
designado. al sistema de calidad Planificación y
para los diversos Febrero de
Control Interno Aprobado
1.20 8 2015 En trámite
puestos de trabajo Jefe de la
Unidad de
Gestión de
Servicio y
Empleo

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La institución no cuenta con Falta de fortalecer los Establecer política de Jefe Unidad de
una política para la rotación procesos de recursos rotación sistémica de Gestión de
sistemática de aquellos humanos e integrarlos aquellos funcionarios Calidad, y Jefe
funcionarios que realizan al sistema de calidad Planificación y
que realizan labores o
labores o funciones afines, Control Interno Diciembre 2015 Aprobado
1.23 9
siempre y cuando la naturaleza funciones afines, Jefe de la
En trámite
de tales labores permita aplicar siempre y cuando la Unidad de
esta medida naturaleza de tales Gestión de
labores permita aplicar Servicio y
Empleo
esta medida
La institución no se ha una No se cuenta con el Nombrar el Auditor Dirección
auditoría de la ética orientada a Auditor Interno Interno Administrativa
la identificación de riesgos de nombrado. Financiera
Primer
fraude Jefe de la
1.24 10 semestre del Aprobado En trámite
Unidad de
2015
Gestión de
Servicio y
Empleo

1.25 11 No se han establecido en la
institución mecanismos para
prevenir, detectar y corregir
situaciones contrarias a la
ética, que se puedan presentar
en relación con los siguientes
temas: a) Conflicto de
intereses, b) Ejercicio de
profesiones liberales y de
cargos incompatibles con la
función pública, c) Desempeño
simultáneo de cargos públicos,
Falta establecer la Elaborar y aplicar la Jefe Unidad de Diciembre 2015 Aprobado En trámite
metodología e metodología e Gestión de
instrumentos para instrumentos para Calidad, y Jefe
prevenir, detectar y prevenir, detectar y Planificación y
corregir situaciones Control Interno
corregir situaciones
contrarias a la ética,
que se puedan contrarias a la ética,
presentar en relación que se puedan
con los siguientes presentar en relación
temas: a) Conflicto de con los siguientes
intereses, b) Ejercicio temas: a) Conflicto de
de profesiones
intereses, b) Ejercicio

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d) Compensaciones salariales liberales y de cargos de profesiones

adicionales a la retribución del incompatibles con la liberales y de cargos
regimén de derecho público, e) función pública, c) incompatibles con la
Aceptación de donaciones, Desempeño
función pública, c)
obsequios y dadivas, f) simultáneo de cargos
Sustracción o uso indebido de públicos, d) Desempeño
recursos, g) Falsificación de Compensaciones simultáneo de cargos
registros, h) Favorecimiento salariales adicionales públicos, d)
ilícito, i) Tráfico de influencias. a la retribución del Compensaciones
régimen de derecho salariales adicionales
público, e) Aceptación a la retribución del
de donaciones,
régimen de derecho
obsequios y dadivas,
f) Sustracción o uso público, e) Aceptación
indebido de recursos, de donaciones,
g) Falsificación de obsequios y dadivas,
registros, h) f) Sustracción o uso
Favorecimiento ilícito, indebido de recursos,
i) Tráfico de g) Falsificación de
influencias.
registros, h)
Favorecimiento ilícito,
i) Tráfico de
influencias.
1.26 12 La institución no se ha No se cuenta con el Nombrar el Auditor Dirección Primer Aprobado En trámite
sometido a una auditoría de la Auditor Interno Interno Administrativa semestre del
gestión ética institucional por nombrado. Financiera 2015
parte de la administración de la Jefe de la
auditoría interna o por un sujeto Unidad de
externo. Gestión de
Servicio y

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Empleo

La institución no ha ejecutado Falta de fortalecer los Elaborar e Jefe Unidad de

un plan de sucesión para procesos de recursos implementar un plan Gestión de
prever la dotación de humanos e integrarlos de sucesión para Calidad, y Jefe
funcionarios que sustituyan a al sistema de calidad Planificación y
prever la dotación de Control Interno Diciembre 2015 Aprobado
1.27 13 quienes dejan la entidad En trámite
funcionarios que Jefe de la
sustituyan a quienes Unidad de
Gestión de
dejan la entidad Servicio y
Empleo
Los Directores Nacionales no Falta de Realizar Aprobado Corregido
han presentado un informe de acompañamiento en la acompañamiento en la
Revisión por la Dirección, de preparación y
preparación y
acuerdo al registro SENASA- presentación del Jefe de
presentación del
PG-004-RE-002 informe de Revisión Gestión de
Diciembre 2’14
3.10 14 por la Dirección, de informe de Revisión
por la Dirección, de Calidad
acuerdo al registro
SENASA-PG-004-RE- acuerdo al registro
002 SENASA-PG-004-RE-
002
La institución no cuenta con un Falta coordinación entre Realizar reuniones de Directora Aprobado Trámite
plan plurianual de la Dirección coordinación para la Administrativa
programación financiera Administrativa y la Financiera y la
Unidad de Control elaboración del plan Diciembre 2015
3.12 15 Unidad de
Interno plurianual de
Planificación y
programación
Control Interno
financiera
3.13 16 Tiene la institución el Falta coordinación entre Realizar reuniones de Directora Diciembre 2015 Aprobado Trámite
presupuesto congruente con la Dirección coordinación para la Administrativa
los supuestos de programación Administrativa y la elaboración del plan Financiera y la
Unidad de Control

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financiera plurianual Interno plurianual de Unidad de

programación Planificación y
financiera Control Interno

La institución no cuenta con un Falta acompañamiento Coordinar las Aprobado Trámite

manual de funciones para elaborar un manual reuniones de Directora
actualizado y oficializado para de funciones para Administrativa
acompañamiento para
organizar el desarrollo de organizar el desarrollo Financiera y la
elaborar un manual de Diciembre 2015
3.14 17 proceso financiero-contable de proceso financiero- Unidad de
contable funciones para
Planificación y
organizar el desarrollo
Control Interno
de proceso financiero-
contable
La institución no cuenta con un Falta coordinar con Elaborar procedimiento Aprobado Trámite
procedimiento establecido para Asesoría Jurídica para para efectuar Asesoría
efectuar investigaciones la elaboración de un Jurídica,
procedimiento para investigaciones
internas para determinar la Unidad de
efectuar internas para
responsabilidad ante una Gestión de
3.18 18 investigaciones determinar la Diciembre 2014
eventual sentencia judicial Calidad y
internas para responsabilidad ante Unidad de
determinar la una eventual Planificación y
responsabilidad ante sentencia judicial
Control Interno
una eventual
sentencia judicial
3.16 19 La institución no cuenta con un Falta coordinar con Elaborar registro para Asesoría Diciembre 2014 Aprobado Trámite
registro o base de datos que Asesoría Jurídica para efectuar Jurídica,
contengan la información la elaboración de un Unidad de
investigaciones
específica sobre las sentencias registro para efectuar Gestión de
investigaciones internas para
dictadas en sede judicial, que Calidad y
establezcan una condena internas para determinar la
Unidad de
patrimonial en contra de la determinar la responsabilidad ante
Planificación y
Administración, así como las responsabilidad ante una eventual

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acciones emprendidas por la una eventual sentencia judicial

Administración para la sentencia judicial
determinación de
responsabilidades sobre los Control Interno
funcionarios que han actuado
con dolo o culpa grave en las
conductas objeto de esas
condenatorias
La institución no verifica Falta establecer una Establecer una Aprobado Trámite
anualmente que la liquidación metodología para metodología para
presupuestaria tenga verificar que la verificar que la Dirección
correlación con la información liquidación liquidación Administrativa
de la contabilidad financiera presupuestaria tenga Financiera y Diciembre 2015
3.32 20 correlación con la presupuestaria tenga
patrimonial Unidad de
información de la correlación con la
Contabilidad
contabilidad financiera información de la
patrimonial contabilidad financiera
patrimonial
La institución no revisa por un Falta realizar solicitud Informe de solicitud y Aprobado Trámite
tercero independiente la de revisión revisión de la
liquidación presupuestaria, en independiente de la
liquidación
los términos señalados por el liquidación Dirección
numeral 4.3.17 de las Normas presupuestaria, en los presupuestaria, en los Administrativa Diciembre 2015
3.33 21
técnicas sobre presupuestos términos señalados términos señalados
Financiera
públicos por el numeral 4.3.17 por el numeral 4.3.17
de las Normas de las Normas
técnicas sobre técnicas sobre
presupuestos públicos presupuestos públicos
4.12 22 La institución no cuenta con un Falta seguimiento para establecer un modelo de Departamento Diciembre 2015 Aprobado Trámite
modelo de entrega de servicio que los actores entrega de servicio de de Tecnología
relacionados puedan

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de TI que defina los acuerdos establecer un modelo TI que defina los de la

de nivel de servicio con los de entrega de servicio acuerdos de nivel de Información,
usuarios de TI que defina los servicio con los Unidad de
acuerdos de nivel de Gestión de
usuarios
servicio con los Calidad y
usuarios Unidad de
Planificación y
Control Interno

No existe en la institución un Falta establecer un plan Elaborar un plan que Departamento Aprobado Trámite
plan formal que asegure la que asegure la asegure la continuidad de Tecnología
continuidad de los servicios de continuidad de los de los servicios de de la
tecnologías de información en servicios de Información,
tecnologías de
la organización tecnologías de Unidad de
información en la información en la Diciembre 2015
4.13 23 Gestión de
organización organización
Calidad y
Unidad de
Planificación y
Control Interno

La institución no ha Falta establecer los Establecer e Departamento Aprobado Trámite

implementado mecanismos que mecanismos que le implementar los de Tecnología
le posibiliten la aceptación de posibiliten la mecanismos que le de la
documentos digitales mediante aceptación de posibiliten la Información,
el uso de firma digital para la documentos digitales Unidad de Diciembre
aceptación de
4.14 24 aceptación de trámites de los mediante el uso de Gestión de 2016
usuarios firma digital para la documentos digitales
Calidad y
aceptación de trámites mediante el uso de
Unidad de
de los usuarios firma digital para la
Planificación y
aceptación de trámites Control Interno
de los usuarios

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La institución no ha emitido y Falta elaborar una Elaborar política sobre Aprobado Trámite
divulgado, con base en la Ley política sobre la la atención del
N.° 9097, una política sobre la atención del derecho derecho de petición
atención del derecho de de petición que que contenga al
petición que contenga al menos contenga al menos lo menos lo siguiente:
lo siguiente: siguiente:
a. Requisitos para
a. Requisitos para solicitar a. Requisitos para solicitar información. Unidad de
información. solicitar información.
b. Condiciones de Gestión de
Primer
4.15 25
b. Condiciones de admisibilidad b. Condiciones de admisibilidad o Calidad y
admisibilidad o rechazo de solicitudes. Unidad de Semestre 2015
o rechazo de solicitudes.
rechazo de
c. Plazos de respuesta de las c. Plazos de respuesta Planificación
solicitudes.
solicitudes de información. de las solicitudes de
c. Plazos de información.
d. Proceso interno de trámite
respuesta de las
de solicitudes. d. Proceso interno de
solicitudes de
información. trámite de solicitudes.

d. Proceso interno de
trámite de solicitudes.
5.1 26 En Revisión por la Dirección no Falta realizar revisión Actualización del Unidad de Primer Aprobado Trámite
se incluyen informes de: del procedimiento procedimiento SENASA- Gestión de Semestre 2015
actividades de capacitación, SENASA-PG-004 PG-004 Revisión por la Calidad
sistema de gestión de la Revisión por la
Dirección
calidad, quejas, sugerencias, Dirección
identificación de oportunidades
de mejora, presentación de
planes futuros y estimaciones
de trabajo, equipos, roles de
trabajo, índice de gestión
institucional, clima
organizacional y servicio al

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cliente

Unidad de Planificación y Control Interno Firma 20/12/2013

Elaborado por: Fecha:
:
Aprobado por:
Dirección General Firma
Fecha:
20/12/2013
:
INSTRUCTIVO

1- Instancia: nombre de Quien realizo la actividad (Autoevaluación __Evaluación __Auditoría __Otros).

2- Dirección: nombre de la instancia responsable del Plan de acciones correctivas y /o acciones preventivas, es el mismo nombre de la Dirección que recibió la actividad.
3- Dependencia: Instancia de la Dirección involucrada en el Plan de acciones correctivas y /o acciones preventivas.
4- Actividad: se refiere al nombre y número, si corresponde, de la actividad que da origen al Plan de acciones correctivas y /o acciones preventivas. Tenemos tipos de actividades: __ Autoevaluación __Evaluación
__Auditoría __Otros.
5- Fecha de realización: Se anota la fecha de realización de la actividad; __ Autoevaluación __Evaluación __Auditoría __Otros
6- Hallazgo: resultados de la evaluación de la evidencia de la actividad (Autoevaluación __Evaluación __Auditoría __Otros) recopilada frente a los criterios de la actividad (Autoevaluación __Evaluación
__Auditoría __Otros). Los hallazgos pueden indicar no conformidad u observaciones, u oportunidades de mejora.
7- Nº: Corresponde a número. En la casilla de número cuando la actividad es Autoevaluación se hace referente al ítem del SENASA-MC-001-RE-001 y si detecta más de una No conformidad u observación se numera
consecutivamente, ejemplo: 1.1.1, 1.1.2, etc. Cuando la actividad es auditoría se numera conforme al consecutivo dado por el Auditor y si es evaluación se coloca el número que asigne el informe de la evaluación.
8- NC: No Conformidad. Incumplimiento de una necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.
9- Ob: Observación. Falta menor o no conformidad potencial encontrada en una auditoría u autoevaluación. La observación debe tener un Plan de acciones preventivas.
10- Descripción de la No Conformidad u Observación: Aquí se describe la No conformidad o la Observación según corresponda.
11- Análisis de causa: En SENASA-PG-002-RE-009, se realizó el análisis de causa donde se expuso todas las ideas que explican la situación. Por lo general para realizar el análisis se involucro varios participantes
relacionados con la situación; puesto que ellos son los que conocen el problema o situación relacionada con el hallazgo. Seleccionadas las causas potenciales, se enumeraron. En este apartado se coloca la causa
potencial con su numeral correspondiente.

12- Acción (es) Correctiva(s)/ Acción (es) Preventiva (s): Acción tomada para eliminar la causa de una No Conformidad u Observación, detectada u otra situación no deseable. La acción correctiva se toma para evitar que
una situación vuelva a producirse, mientras que la acción preventiva se toma para prevenir que algo suceda.
13- Fecha de Cumplimiento: fecha de ejecución de la acción establecida.
14- Responsable: cargo del funcionario encargado de llevar a cabo la acción.
15- Aprobación o rechazo del Equipo auditor o Director: cuando no se acepta una acción correctiva o acción preventiva debe indicarse el motivo del rechazo. El tiempo para el análisis es de 10 días hábiles. Se guarda el
registro con la última aprobación.
16- Situación: Corregida: Cuando la No conformidad u Observación está levantada. Cierre de las acciones. En Trámite: Cuando las acciones aún no se han terminado de ejecutar, es decir; se encuentran en proceso de
ejecución.
17- Elaborado por: funcionario que prepara el Plan de Acciones Correctivas y/o Preventivas.
18- Aprobado: En una Auditoría Interna, el Auditor Líder aprueba el de Plan de Acciones Correctivas y/o Preventivas, y en una Autoevaluación, el Director correspondiente.
Importante: El Plan de Acciones Correctivas y /o Preventivas, tiene como fecha límite de entrega 20 días hábiles a partir de la recepción del Informe de auditoría o en su defecto de la Autoevaluación SENASA-MC-001-
RE-001. Cuando se trate de una Auditoría Interna, el Plan de acciones correctivas se debe presentar al Auditor Líder para su revisión y aprobación y cuando se trate de la Autoevaluación se debe presentar al Director que
corresponda.

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