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[TUTO] CRÉER SA SOCIÉTÉ DANS SAGE

GESTION COMMERCIALE
Ce tutoriel a pour objectif de vous aider dans la création du fichier commercial de
votre entreprise. Il sera également question du fichier comptable qui doit lui être associé.
La création de fichiers commerciaux et comptables est possible avec toutes les versions
du logiciel Sage Gestion Commerciale
À noter que la majeure partie des fonctions disposent d’un assistant. Pour en bénéficier, il
vous suffit simplement de cocher la case « Mode Assistant » dans le menu « Fenêtre »
du logiciel.

1 – LANCEMENT DU PROCESSUS DANS SAGE


GESTION COMMERCIALE
Après avoir activé le « Mode Assistant », lancez la création de vos fichiers en cliquant
sur Nouveau Fichier dans la barre d’outil Standard (ou en sélectionnant Fichier puis
Nouveau) Sage Gestion Commerciale. Vous pourrez alors choisir entre reprendre un
fichier comptable existant ou en créer un nouveau. C’est cette deuxième possibilité que
nous détaillons dans ce tutoriel.

2 – RAISON SOCIALE DE LA SOCIÉTÉ


La fenêtre qui vient de s’afficher vous permet d’enregistrer le nom que vous souhaitez
donner aux fichiers commerciaux et comptables que nous allons créer. Une fois cela
effectué, cliquez sur le bouton Suivant.
La fenêtre suivante doit contenir des informations sur votre société, enregistrées au cours
de l’installation du logiciel Sage Gestion Commerciale. Si nécessaire, vous pouvez les
modifier avant de cliquer sur Suivant.

3 – DÉFINITION DE L’EXERCICE ET DE LA LONGUEUR


DES COMPTES
La fenêtre suivante vous permet de définir les dates de début et de fin de votre exercice
comptable. Ce dernier ne doit pas excéder 36 mois et peut être réparti sur 2 années
civiles.
Pour la valeur des comptes généraux et des sections analytiques, laissez la valeur 0 : vous
pourrez ainsi saisir des comptes de longueur variable.
Cliquez sur le bouton Suivant.

4 – IDENTIFICATION DE LA MONNAIE DE TENUE


COMPTABLE
Sur cette fenêtre, vous avez la possibilité de choisir votre monnaie de tenue comptable.
Cette dernière peut être différente de la monnaie de tenue commerciale.
Cliquez sur le bouton Suivant.
Sur la fenêtre qui s’affiche, cliquez sur la case « Oui, le fichier sera prêt à l’emploi » avant
de cliquer à nouveau sur le bouton Suivant.

5 – REPRISE DES ÉLÉMENTS COMMERCIAUX


La fenêtre qui s’ouvre permet de sélectionner le mode de création du fichier
commercial. Laissez cochée l’option « Oui, le fichier sera prêt à l’emploi » pour bénéficier
d’une gestion simple des articles et des familles. Cliquez sur le bouton Suivant.
Pour découvrir une à une les différents possibilités de paramétrage des options du logiciel
Sage, vous pouvez cocher la case « Oui, mais avec un paramétrage de certaines options ».
Vous aurez alors accès à une succession de fenêtres vous offrant le paramétrage de
diverses options du programme :
– gestion du fichier commercial ;
– codification automatique des références articles ;
– codification automatique des codes-barres ;
– initialisation des données commerciales ;
– structuration et classification du catalogue article ;
– paramétrage des tarifs.

6 – CRÉATION DU FICHIER COMPTABLE DANS SAGE


GESTION COMMERCIALE
Pour sélectionner le dossier de stockage de votre fichier, cliquez sur Parcourir. Entrez
ensuite le nom que vous souhaitez lui attribuer.
Cliquez sur le bouton Enregistrer puis sur Suivant.
7 – CRÉATION DU FICHIER COMMERCIAL ET
FINALISATION
Il vous suffit d’effectuer la même démarche qu’à l’étape précédente.

Cliquez sur le bouton Fin pour terminer la procédure : vos fichiers comptables et
commerciaux sont alors créés dans Sage gestion commerciale !

[TUTO] CRÉER UNE FICHE CLIENT DANS


SAGE GESTION COMMERCIALE
L’objectif de ce tutoriel est de vous expliquer comment créer un compte de tiers client dans le logiciel Sage
Gestion Commerciale. La démarche qui va suivre peut être effectuée avec toutes les versions du logiciel.

LANCEMENT DE LA PROCÉDURE
Pour commencer, fermez la barre d’outils Comptabilité si celle-ci est ouverte et ouvrez la barre Gestion des
ventes. En fonction de la version du logiciel de gestion que vous utilisez, le contenu de la barre peut varier.
La création d’une fiche client nécessite d’ouvrir la liste des clients depuis votre base comptable. Pour cela,
deux processus sont possibles :

 Cliquez sur le menu Structures / Clients


 Cliquez sur le bouton Liste des Clients de la barre d’outils Gestion des Ventes
La liste qui s’ouvre alors est vide, sauf dans le cas d’une association de fichier comptable déjà existant.

Une fois que la liste des clients est ouverte, vous pouvez créer un fichier client via plusieurs démarches :

 Cliquez sur le bouton Ajouter de la barre d’outils Navigation


 Appuyez sur CTRL + J
 Dans le menu contextuel, cliquez sur Ajouter un nouvel élément
 Cliquez sur Edition / Ajouter
 Cliquez sur le bouton Créer un client présent sur la barre d’outils Gestion des ventes
La fenêtre de création de fichier client qui s’ouvre alors se compose de plusieurs volets. La suite de ce
tutoriel va vous expliquer comment remplir ces volets.

VOLET IDENTIFICATION
Le volet Identification sert à enregistrer les informations d’identification du client. Les zones sont à
remplir avec ces informations. Utilisez la touche TAB pour passer d’une zone à l’autre et MAJ + TAB pour
revenir à la zone précédente.
Une fois les données fournies, la zone N° Client devient grisée : la fiche client est enregistrée et n’est plus
accessible pour éviter toute modification involontaire.
Vous pouvez désormais passer à l’onglet suivant, les saisies étant automatiquement enregistrées.

VOLET CONTACTS
Cet espace permet d’enregistrer les divers contacts que vous possédez chez le client. Remplissez toutes les
zones puis appuyez sur ENTREE.

VOLET COMPLÉMENT
Le remplissage de ce volet est essentiel pour comptabiliser des mouvements passés sur le compte en cours
de saisie. Il se peut que certaines zones du volet soient déjà complétées par le programme.
Pour les rubriques Devise et Langue, laissez l’intitulé Aucune si le client utilise la même devise et la même
langue que vous.
Dans le volet Complément, vous trouverez également les Conditions de règlement afin de paramétrer les
conditions de règlement autorisées au client.
VOLET BANQUES
Ce volet permet de saisir les différentes banques ainsi que les coordonnées bancaires du client.
Une fois l’enregistrement et la validation des informations terminés, sélectionnez la ligne de la banque dans
la liste et cliquez sur Adresse Banque. La fenêtre qui s’ouvre vous permettra alors d’enregistrer les
coordonnées de la banque, notamment le code BIC. L’IBAN sera calculé automatique si la case Calcul
automatique de l’IBAN est cochée dans le volet Banques.
VOLET LIVRAISONS
Cette zone a pour but d’enregistrer les différentes adresses de livraison ainsi que les conditions
d’expédition du client.
VOLET TARIFS
L’onglet Tarifs de Sage Gestion Commerciale permet d’enregistrer plusieurs types de données :
 Une éventuelle affiliation du client à une centrale d’achat

 La catégorie tarifaire du client

 Les taux de remise et taux d’escompte permanents

 Les tarifs particuliers pour certaines familles d’articles


 Les tarifs particuliers pour certains articles
Ces deux derniers points possèdent chacun un sous-volet spécifique :

SOUS-VOLET TARIFS PARTICULIERS FAMILLES D’ARTICLES


Pour chaque famille d’articles, enregistrez le taux de remise autorisé au client puis validez. Cliquez ensuite
sur l’onglet Tarifs d’exception pour accéder au second sous-volet.
SOUS-VOLET TARIFS PARTICULIERS ARTICLES
Enregistrez la référence de l’article ainsi que les conditions particulières de tarification puis validez.

VOLET STATISTIQUES
Ce dernier volet contient 3 parties réparties en 3 onglets différents.

ONGLET N°1 : SOLVABILITÉ


Cet onglet permet de s’informer sur la solvabilité du client (retards de paiement, en-cours…)
ONGLET N°2 : STATISTIQUES
L’onglet Statistiques reprend l’ensemble des données dans le but de concevoir des analyses financières
ONGLET N°3 : SURVEILLANCE
Le dernier onglet fournit des informations sur l’état de solvabilité du client et permet d’être informé dès
que la situation de ce dernier évolue.
Le volet Statistiques ne nécessite pas de modification, il s’agit d’un volet d’informations.

Votre fiche client est désormais terminée.

[TUTO] PERSONNALISER LA BARRE DE


NAVIGATION DE SAGE 100 GESTION
COMMERCIALE
Sage 100 Gestion Commerciale vous propose de nombreuses fonctions, au risque parfois de s’y perdre. En
optant pour la personnalisation de votre logiciel, vous avez la possibilité de créer vos propres raccourcis-
clavier, changer le nom des menus, ou encore présenter les barres d’outils avec des icônes plus claires.

CRÉER SES PROPRES RACCOURCIS


La personnalisation de la barre de navigation de Sage 100 Gestion Commerciale permet d’adapter les
fonctionnalités du logiciel à votre usage. Par exemple, si vous utilisez très souvent la calculatrice, il pourrait
être pertinent d’obtenir un accès plus facile pour celle-ci. Pour cela, il vous suffit de diriger votre souris et de
cliquer sur le menu « Fenêtre », puis sur « Barre verticale ». Une fois la barre verticale apparue, faites un clic
droit sur celle-ci puis cliquez sur « Ajouter un raccourci ». Une nouvelle fenêtre s’ouvre : il ne vous reste
plus qu’à sélectionner la calculatrice, à cliquer sur « Ouvrir » et votre raccourci est créé !
LES AUTRES ASTUCES POUR UNE UTILISATION PLUS
FACILE DE SAGE 100
Il est également possible de pousser la personnalisation aux noms de la barre d’outils. Nativement, ils sont :

 Navigation

 Standard

 Comptabilité générale

 Gestion des tiers

 Comptabilité analytique et budgétaire

 Fonctions avancées

Pour personnaliser la barre d’outils de ce logiciel de gestion commerciale, il suffit de vous rendre dans le
menu « Fenêtre », puis de cliquer sur « Personnaliser l’interface », et enfin sur l’onglet « Barre d’outils ».
Pour modifier le nom de la barre, il faut simplement cliquer dessus pour lui en attribuer un nouveau. En
dessous, vous trouverez trois cases à cocher : « Boutons agrandis » (celui-ci permet d’agrandir les boutons
pour mieux les distinguer), « Afficher les infos-bulles » (qui permet d’afficher le titre du bouton lorsque vous
le survolez), puis « Afficher les touches de raccourcis dans les infos-bulles » (ce dernier, permet non
seulement d’afficher le titre, mais aussi le raccourci clavier qui lui est associé).

[TUTO] MODIFIER UNE FACTURE NON


COMPTABILISÉE SUR SAGE 100 GESTION
COMMERCIALE
Vous utilisez la version 15 du logiciel de Sage 100 Gestion Commerciale et vous venez de vous rendre
compte d’une erreur après la vérification de la facture non comptabilisée? Pas de panique, la nouvelle version
du logiciel vous permet de modifier une facture non comptabilisée, sans changer la numérotation des
factures.
LES ÉTAPES À SUIVRE
Voici le pas à pas vous permettant de modifier votre facture non comptabilisée dans le logiciel de gestion
commerciale. Ces modifications relativement simples à effectuer se déroulent en cinq étapes que vous devez
impérativement suivre à la lettre :

Étape 1 : Vous devez d’abord sélectionner la facture non comptabilisée que vous avez validée afin de
pouvoir la modifier, et corriger les erreurs que vous avez pu faire concernant la date ou le nom de la société
par exemple.

Étape 2 : Vous devez ensuite cliquer sur le bouton Dupliquer, ce qui vous permettra d’accéder à la facture
non comptabilisée afin de la modifier.

Étape 3 : Puis, vous devez cocher la case « Remplacer le document d’origine ». C’est lors de cette troisième
étape que vous allez pouvoir changer les informations erronées, comme par exemple la date de la facture, le
nom du client. Lorsque vous avez modifié les informations et que vous les avez vérifiées, vous pouvez
cliquer sur « Ok ».

Étape 4 : Une fenêtre va alors s’ouvrir sur votre écran, vous demandant de confirmer le remplacement de
votre facture. Si vous êtes certain d’avoir corrigé toutes les erreurs de votre facture non comptabilisée, vous
pouvez alors cliquer sur « Oui ».

Étape 5 : Vous avez enfin la possibilité de modifier le contenu de la facture en cas d’erreur ou de besoin.
Cette cinquième étape constitue la dernière étape avant la validation de votre facture corrigée.

Si toutes ces modifications sont faciles à mettre en place pour une facture non comptabilisée, sachez qu’elles
sont impossibles si votre facture est comptabilisée. En effet, une facture comptabilisée ne peut plus être
modifiée.
L’ENVOI DES COMMANDES FOURNISSEURS
EN MODE SIMPLIFIÉ DANS SAGE 100 GESTION
COMMERCIALE
LA FONCTION D’ENVOI DES COMMANDES
FOURNISSEURS EN MODE SIMPLIFIÉ
Sage 100 Gestion Commerciale est un logiciel permettant aux entreprises de contrôler les coûts et de
garantir la rentabilité des entreprises, grâce à de nombreux outils. Ce logiciel de gestion commerciale permet
notamment de pouvoir gérer l’envoi des commandes fournisseurs dans un mode simplifié.
Cette fonction est en effet l’un des avantages de ce logiciel en permettant de structurer les données et faciliter
l’accès aux différentes information.
Voici donc comment procéder.

LES DIFFÉRENTES ÉTAPES À SUIVRE :


1) Utiliser le bouton « Envoi commandes fournisseurs » situé dans la barre d’outils « Gestion des achats »

2) La zone de saisie « Date de livraison » permet de sélectionner les préparations de commandes. En


ouvrant le calendrier, il est donc possible de sélectionner la date de livraison.

3) La zone de saisie « N° de fournisseur » permet de sélectionner la fourchette fournisseurs

4) La case « Impression des bons de commande » est cochée par défaut. Cette action permet de générer
automatiquement l’impression des bons de commande fournisseurs. Il faut avant tout paramétrer les
quantités d’impression et le modèle de mise en page dans l’option « Organisation »

5) Le bouton « Plus de critères » permet d’accéder à de nombreux critères de sélection.

6) Le bouton « Etat de contrôle » permet de gérer facilement l’état de contrôle par fournisseur et par article.
Les quantités passées en commande sont visibles dans cette fenêtre.

7) Cliquer sur OK.


8) L’option « Envoi commandes fournisseurs » simplifie cette démarche en mettant à jour les lignes
disposent d’une valorisation dans une devise. Une liste déroulant permet alors de choisir la valeur par défaut
ou de recalculer les montants en devises.

[TUTO] LA SAISIE DE L’INVENTAIRE EN


SÉLECTION SIMPLIFIÉE DANS SAGE 100
GESTION COMMERCIALE
Le logiciel Sage 100 Gestion Commerciale offre la possibilité de gérer l’inventaire en sélection
simplifiée. Cette commande permet d’afficher rapidement l’état actuel du stock, et d’y apporter les
modifications nécessaires simplement.
Voici la façon de procéder :

1. Cliquer sur le bouton « Enregistrer les saisies d’inventaire » de la barre verticale « Gestion des articles et
stocks» pour lancer la commande.
Une fenêtre s’ouvre permettant la gestion simplifiée de la saisie de l’inventaire.
Dans cette fenêtre, il y a plusieurs cases à remplir :
 Le bouton « Traitement » est un menu déroulant permettant de :
 Saisir les régularisations

 Importer la situation de stock

 Exporter la situation de stock

 Le bouton « Type d’inventaire » est un menu déroulant permettant d’indiquer le type d’inventaire envisagé,
à savoir les cumuls de stock, le stock ou encore le stock à la date indiquée. C’est ici qu’il est possible de
choisir la date à laquelle doit être calculé l’inventaire.
Un calendrier est disponible pour sélectionner plus facilement la date.

 Le bouton « Classement » est un menu déroulant permettant de choisir l’ordre de classement de la saisie
d’inventaire, sachant qu’il est possible de choisir entre « article », « famille », « fournisseur principal » ou
encore « emplacement de stockage ».
 Le bouton « Unité d’inventaire » est une liste déroulante permettant de choisir l’unité de vente ou le
conditionnement de stock.
 Le bouton « Dépôt » offre la possibilité de choisir un des dépôts de l’entreprise.
 Le bouton « Famille de / à » permet de préciser une famille d’article. Il en est de même pour le bouton
« Article de / à » et « Fournisseur de / à »
2. Cliquer sur le bouton « OK »

Sage 100 Gestion commerciale permet de de constituer un autre format de sélection en fonction de
critères enregistrés précédemment et gardés en mémoire. Ces différentes manipulations permettent de
simplifier la gestion de l’inventaire.

[TUTO] SAISIR UN NOUVEL ÉVÉNEMENT DANS


L’AGENDA AVEC SAGE 100 GESTION
COMMERCIALE
Le logiciel Sage 100 Gestion Commerciale permet de couvrir l’ensemble des besoins de la chaîne
commerciale de l’entreprise et notamment de planifier et notifier les événements à venir grâce aux
fonctionnalités de l’agenda.
Le volet « Agenda est accessible tout simplement en cliquant sur l’onglet du même nom pour les utilisateurs
Windows ou en sélectionnant le bouton [Agenda] sur Mac, les utilisateurs du logiciel Sage ont ainsi la
possibilité de saisir un nouvel élément dans l’agenda de manière simplifiée.
SAISIR UN ÉVÉNEMENT DE FAÇON SIMPLIFIÉE
L’agenda permet d’enregistrer les dates et périodes d’événements de l’entreprise (périodes de congès,
rendez-vous auprès des fournisseurs, promotions par exemple).
Un outil qui peut s’avérer précieux pour planifier sa mise aux normes aux nouvelles obligations des
commerçantspour 2016 par exemple.
1. Pour saisir ou modifier un événement, se rendre dans la fenêtre de saisie des événements, et faire défiler ces
fenêtres à l’aide des boutons « Précédent » et « Suivant.
2. Il est ensuite nécessaire de renseigner toutes les zones, à l’exception des « Commentaires » et de l’option
« Alerte » qui peuvent être laissées vides ;

LES FONCTIONNALITÉS À CONNAÎTRE


 La zone « Intéressé » de même que la zone « Numéro Client » ne peuvent pas être changées puisqu’il s’agit
du client et que ce n’est pas modifiable ;

 Concernant le sujet, deux zones sont accessibles : « Groupe d’événements », une liste déroulante permettant
de sélectionner des options, et « Evènements » qui permet de sélectionner l’événement ;

 L’entrée « Période » offre la possibilité de personnaliser entièrement les dates de l’événement (sous le format
numérique JJMMAA).
 Il est possible d’activer l’icône « Alerte » et de paramétrer cette alerte afin d’être averti de l’imminence de
l’événement ;

 Enfin, la zone « Commentaires » peut être utilisée pour décrire l’événement, sachant que le nombre de
caractères est limité à 69.

[TUTO] COMMENT ENVOYER LES


DOCUMENTS DE VENTE PAR MAIL DANS
SAGE 100 GESTION COMMERCIALE ?
Toute société a besoin de communiquer avec ses clients et ses fournisseurs. Entre autres, elle est
régulièrement amenée à leur adresser des documents de vente. Grâce au logiciel Sage 100 Gestion
Commerciale, il est d’ailleurs possible d’envoyer tous ces documents par mail.
Voici la procédure à suivre pour cela.
L’ENVOI DES DOCUMENTS DE VENTE PAR MAIL AVEC
SAGE 100 GESTION COMMERCIALE
Solution logicielle dédiée aux PME pour leur gestion des cycles de stock, d’achat mais aussi de vente, Sage
100 Gestion Commerciale permet aux sociétés d’adresser par mail à leurs clients de nombreux documents
tels que devis, bon de commande, préparation de livraison, bon de livraison, bon de retour, bon d’avoir
financier ou encore facture.
COMMENT PROCÉDER ?
Pour procéder à un envoi de documents de vente par mail, la procédure est très simple :
 Allez dans la rubrique « liste des documents de vente»
 Sélectionnez les documents que vous désirez envoyer en veillant à ce qu’ils soient tous de la même nature
 En fonction du type de document, un mail sera généré automatiquement. Le document sera placé en pièce
jointe au format HTML et servira au logiciel pour définir le destinataire.
 Si la zone « Contact » de la fenêtre « Informations document » est vide, c’est à l’adresse mail enregistrée
dans le volet « Identification » de la fiche du client que le courriel sera envoyé

 Si la zone « Contact » de la fenêtre « Informations document » mentionne un nom également présent dans la
fiche client avec une adresse électronique liée, c’est à lui que sera envoyé le mail

 Si la zone « Contact » de la fenêtre « Informations document » mentionne un nom qui n’est pas présent dans
la fiche client ou dont l’adresse mail n’a pas été renseignée, un message d’erreur apparaîtra

Il est aussi possible de paramétrer le destinataire des documents dans la commande Fenêtre -à
Préférences. L’adresse mail sélectionnée sera alors celle du premier volet de la fiche client ou le contact
propre à un service donné
 Sélectionnez le modèle de mise en page adéquat
 Les mails comprenant vos documents de vente sont envoyés à leurs destinataires

[TUTO] BIEN CONFIGURER LES PARAMÈTRES


DE PAIE DE SA SOCIÉTÉ DANS SAGE PAIE
Dans le logiciel de gestion de paie Sage Paie, il est possible de configurer les paramètres de paie de la
société. Le processus se déroule en 6 étapes, accessibles et modifiables à n’importe quel moment via le
menu Fichier/Paramètres/Paramètres de paie.

PAGE 1 – EXERCICE COMPTABLE


Cette page vous permet de saisir la période correspondant à l’exercice comptable.
Si vous débutez votre paie au cours d’un exercice, sur la zone Début d’année il ne faut pas saisir le mois de
démarrage mais le premier mois de l’exercice de paie. La zone Mois en cours permet de renseigner le mois
de démarrage de l’exercice.
Cliquez sur le bouton Suivant.

PAGE 2 – CONSTITUTION DES BULLETINS DE PAIE


DANS SAGE PAIE
Sur cette deuxième page de Sage Paie, vous pouvez saisir les tailles de constitution de bulletins de paie,
leur mode d’impression ou encore les modes de paiement en vigueur au sein de l’entreprise. Il est possible de
sélectionner le type de bulletin qui sera proposé par défaut lors de l’édition des bulletins.
Cliquez sur Suivant.

PAGE 3 – RENSEIGNEMENTS SUR LA SOCIÉTÉ ET LE


FORMAT DES COMPTES
La page n°3 contient trois onglets différents.

– ONGLET FICHIERS DE PAIE


Cet onglet vous permet de paramétrer les codes correspondants à vos Départements, Unités, Services,
Catégories de personnel, Etablissements, Matricules salariés ou encore ceux faisant référence à vos Comptes
généraux, analytiques et auxiliaires.
– ONGLET MODÉLISATION COMPTABLE
Sur cet onglet, vous pourrez renseigner le format des comptes en fonction de vos paramètres comptables. Il
est bon de noter qu’afin que le transfert de données puisse être correctement effectué, la structure des
comptes généraux doit être conforme à celle définie dans le logiciel de comptabilité.
– ONGLET EURO
Le dernier onglet de la page 3 permet de gérer un double affichage monétaire (Euro/Franc ou Euro/Dollar
par exemple) sur certains états et/ou bulletins de paie.
Cliquez sur le bouton Page Suivante.

PAGE 4 – SAISIE DES HEURES


Cette page vous permet de paramétrer les heures effectives travaillées. Afin de démarrer immédiatement
votre paie, il vous suffit de valider les informations de cette page puis de cliquer sur Page Suivante.

PAGE 5 – ETATS ADMINISTRATIFS


La page 5 propose le paramétrage des Etats Administratifs (via le bouton Etats Administratifs) :
Attestations ASSEDIC, Maladie, Solde de tout compte, etc.
Une fois ces paramétrages effectués dans Sage Paie, validez les informations proposées sur la page 5 en
cliquant sur Page Suivante.

PAGE 6 – SAISIE DES VALEURS DANS SAGE PAIE


La dernière page des paramètres de paie vous permet une saisie rapide des valeurs de base des bulletins de
paie.
Une fois la saisie effectuée, vous pouvez valider vos paramètres de paie en cliquant sur OK.
Dès que ces paramètres seront configurés, ce logiciel de gestion de paie sera un gain de temps considérable
ainsi qu’une aide à la décision non négligeable.

[TUTO] PARAMÉTRER LES CONSTANTES DE


LA RUBRIQUE DE PAIE DANS SAGE PAIE
Sage Paie permet de simplifier la gestion et l’édition des bulletins de paie dans la société. A cet effet, il est
nécessaire d’effectuer quelques paramétrages dès le départ pour simplifier par la suite l’édition de ces
bulletins.
Sage utilise pour l’édition des bulletins de paie les informations fournies par les constantes et les
rubriques. Les rubriques sont les différentes parties composant le bulletin de paie alors que les constantes
sont des paramètres servant à éditer les différentes rubriques. Les bulletins de paie dit « modèles » sont
notamment particulièrement efficaces pour éviter les ressaisis. Ce tutoriel va vous présenter comment
paramétrer certaines constantes dans le logiciel et créer ou modifier un modèle de bulletin de paie.

PARAMÉTRAGE DE LA CONSTANTE HORAISOC


La constante HORAISOC est une constante de type valeur, elle a pour objectif d’indiquer la valeur de
l’horaire collectif de la société. Pour la paramétrer, vous devez vous rendre dans le menu Listes /
Constantes (ou cliquer sur le bouton Constantes) de Sage Paie.
Lorsque la liste des constantes apparaît, double-cliquez sur la constante HORAISOC. Dans la fenêtre de
paramétrage qui s’ouvre, vous pouvez fournir (si besoin est) les données correspondantes (code, intitulé,
valeur). Cliquez ensuite sur OK pour valider.
PARAMÉTRAGE DE LA RUBRIQUE SALAIRE MENSUEL
La rubrique Salaire Mensuel est très importante pour paramétrer un bulletin de salaire : il s’agit de
l’élément de départ du calcul du bulletin. La rubrique est notamment constituée de la valeur de la constante
SALBASEcorrespondant au salaire mensuel de base.
Pour paramétrer la rubrique Salaire Mensuel, ouvrez l’onglet Listes / Rubriques. Dans la liste des
rubriques, double-cliquez sur Salaire Mensuel. La fenêtre qui apparaît alors montre que la rubrique est le
résultat de la valeur de la constante SALBASE. Cette dernière reprend la valeur du salaire saisi dans le sous-
onglet Salaire de la fiche du personnel.
Une fois paramétrée, la rubrique Salaire Mensuel permet de retrouver le salaire de base de chaque
salarié sans avoir à le saisir de nouveau.
PARAMÉTRAGE DU PLAN DE PAIE VIA LES PROFILS
DE PAIE
Les bulletins modèles (ou profils de paie) représentent l’ensemble des rubriques de paie nécessaires à la
constitution des bulletins de paie d’un ensemble de salariés soumis aux mêmes règles de paie. Idéalement, il
est judicieux de créer autant de bulletins modèles qu’il y a de profils de paie différents dans l’entreprise.
COMMENT MODIFIER LE BULLETIN MODÈLE EMPLOYÉ
MENSUEL ?
Pour cette étape, ouvrez dans Sage le menu Gestion / Bulletins Modèles. Dans la liste qui apparaît, double-
cliquez sur le premier bulletin modèle Employé Mensuel. La fenêtre qui s’ouvre ensuite se compose de
deux parties : une première incluant les paramètres généraux (horaire, format de bulletin) et une seconde
comportant les rubriques de paie constituant le bulletin.
Dans cette fenêtre à deux parties, nous allons par exemple ajouter une rubrique prime. Pour cela, sélectionner
le menu Edition / Activer une rubrique. La liste des rubriques encore non affectées au bulletin
apparaît. Cliquez ensuite sur la rubrique 1011 Prime d’équipement : cette dernière apparaît désormais
dans la liste des rubriques du bulletin modèle.

[TUTO] CRÉER UN NOUVEAU SALARIÉ DANS


SAGE PAIE
Avant de débuter la création d’un salarié dans le logiciel Sage Paie, il est nécessaire d’être en possession du
nom des comptes comptables auxiliaires des différents salariés ainsi que de leurs coordonnées personnelles et
bancaires.

Pendant la création de la fiche salarié, certains éléments peuvent être mis en attente et repris par la suite.
Pour lancer la procédure, cliquez sur le menu Listes puis Fiches de personnel et enfin sur l’icône de
création.
Vous trouverez des informations complémentaires sur le fonctionnement de Sage Paie sur notre plaquette de
présentation.
PAGE ETAT CIVIL
Cette page se divise en deux parties : l’état civil et l’immatriculation. Chaque zone est à remplir avec les
données de chaque salarié.
Cliquez ensuite sur la page Coordonnées.

PAGE COORDONNÉES
Cette division contient quatre parties : Adresse principale, Adresse secondaire, Banques et Paiement. Comme
précédemment, les zones sont à compléter avec les renseignements à disposition. Passez ensuite à la page
Poste.
PAGE POSTE
La page Poste contient quatre parties : Entrée, Sortie, Poste et Ancienneté. L’ancienneté est indiquée en mois
et en année et se calcule automatiquement grâce à la date d’ancienneté.

La partie Poste contient quant à elle quatre sous-parties : Département, Service, Unité, Catégorie. Pour les
remplir, cliquez sur le bouton […]. Vous aurez alors accès aux données créées lors de la création des
paramètres.

Cliquez ensuite sur la page Contrat.

PAGE CONTRAT
Dans cette partie, vous aurez à renseigner les trois parties : Contrat de travail , Emploi et Statut.
Passez ensuite à la page Paie.

PAGE PAIE
Divisée en cinq parties, la page Paie inclut les Salaires, les Congés, le Repos compensateur, le Dernier
enregistrement et le Droit individuel à la formation.
L’inscription Bulletin modèle correspond à un plan de paie type et peut s’appliquer à un ensemble de
salariés. Il renseigne alors par défaut le Type et l’Horaire (données qui restent modifiables par la suite). Les
zones Dernière période de paie et, Dernière clôture et Dernier enregistrement sont complétées
automatiquement et non modifiables.
À noter qu’il est conseillé de laisser cochée la case Régularisation Systématique.
PAGE DADS-U
Cette page contient six parties :

 Informations DADS-U

 Modalité de prise en charges des frais professionnels

 Déduction supplémentaire

 Changement de situation particulier

 IRCANTEC

 Taxe sur les salaires

PAGE ADMINISTRATIF
Cette partie contient également 6 types de renseignements :
 Service de santé au travail

 Accident du travail

 Multi-employeurs

 Compte

 Epargne salariale

 Organisation de cotisation

La page Administratif offre également la possibilité de créer un compte auxiliaire.


PAGE BTP
Uniquement accessible pour les entreprises de type BTP (information à rentrer lors du paramétrage du
logiciel), la page BTP contient quatre parties : Profession, Cotisation aux caisses de retraite, Convention
nationale PGN, DADS-U.
PAGE COMPLÉMENT
Cette partie permet la gestion des réponses aux questions des salariés
PAGE LIBRE
Cette dernière page permet d’insérer des données individuelles non prévues dans la base de données du
logiciel. Ces données se divisent en deux catégories :
 Informations libres : montant, date, texte, …
 Autres : taux, fourchettes de dates, commentaires, …

Pour terminer la procédure de création d’un salarié dans Sage Paie, validez par OK.

[TUTO] ENREGISTRER DÉFINITIVEMENT LES


ÉLÉMENTS DE PAIE DANS SAGE PAIE

Enregistrer définitivement les éléments de paie dans Sage Paie, est nécessaire pour
passer au mois suivant. Vous devez en effet faire ce qu’on appelle « une clôture mensuelle »
1. LA CLÔTURE
La clôture apparaît dans le menu Gestion. Mais surtout, n’oubliez pas de sauvegarder la situation avant
clôture, sinon vous ne pourrez pas y revenir ultérieurement : sans la sauvegarde avant clôture, vous ne
pourrez pas revenir à la situation avant clôture. Il est donc essentiel d’effectuer une sauvegarde des fichiers
de l’entreprise de type DUPLICATA.
2. LES CONGÉS PAYÉS ET LES RTT
Sous Sage Paie, les congés payés et les RTT sont liés aux clôtures mensuelles. Vous devez donc
impérativement clôturer chaque mois la situation comptable pour y accéder.
3. LES BULLETINS DE PAIES
Avant de faire la clôture mensuelle, les paies du mois doivent avoir été vérifiées et les bulletins de salaire
édités. En effet, lorsque l’enregistrement est fait, il est impossible de modifier les bulletins de paie. Pour
vérifier que tous les bulletins de paie ont bien été édités, vérifiez que la dernière colonne affiche une petite
imprimante pour tous les salariés.
4. LANCER LA CLÔTURE MENSUELLE
Pour lancer la manipulation de la clôture mensuelle dans ce logiciel de gestion, vous devrez ouvrir le Menu
Gestion, puis Clôtures et enfin Mensuelle. Si aucun message ne s’ouvre, alors vous pouvez clôturer votre
mois puis ouvrir un nouveau mois comptable.
5. MESSAGE DE SAGE PAIE
Au moment de lancer la clôture mensuelle, vous pouvez avoir un message vous proposant de forcer la
clôture. Il est possible que les causes de non-clôtures soient importantes. Il est donc conseillé de ne pas
forcer la clôture avant de vérifier les états de paie de chaque salarié.
6. OUVRIR UN NOUVEAU MOIS DE PAIE
Lorsque vous avez définitivement clôturé votre mois, vous pouvez accéder à l’onglet Gestion puis Ouverture
du Mois. Vous avez alors la possibilité d’ouvrir un nouveau mois comptable. Cette ouverture de nouveau
mois dépend uniquement de la clôture définitive du mois précédent.

La clôture mensuelle est une étape délicate dans la gestion comptable de l’entreprise, et fois impérativement
être réalisée avec soin et concentration. Une fois clôturé, il est impossible de revenir sur les informations
entrées dans Sage Paie.
[TUTO] CRÉER, MODIFIER ET ÉDITER UN
MODÈLE DE PLANNING ANNUEL SUR SAGE
PAIE

Lorsque vous utilisez le logiciel Sage Paie, vous avez la possibilité de


créer un modèle de planning annuel. Plusieurs modèles de planning peuvent être créés, afin d’organiser les
paies d’une société en fonction de ses services par exemple. Particulièrement utile, cette fonction permet
d’organiser de manière claire et simple les horaires des différents salariés d’une entreprise.

1. ACCÉDER À LA LISTE DES PLANNINGS SUR SAGE


PAIE
Pour accéder aux différents plannings, vous devez tout d’abord ouvrir le menu Listes, puis sélectionner la
commande appelée Plannings Annuels Modèles. A partir de cette liste, vous pouvez créer, modifier ou
encore supprimer un planning existant.

2. CRÉER UN PLANNING MODÈLE


Pour créer un nouveau planning, il vous suffit de cliquer dans le menu sur Listes, puis sur la commande
Plannings Annuels Modèles, et enfin sur le bouton Créer. Vous devrez ensuite créer un code à 4 chiffres, qui
sera un code unique et non modifiable. Ensuite, vous choisissez un intitulé de 30 caractères maximum, qui
correspondra au titre de votre nouveau planning. C’est sous ce nom qu’il apparaîtra dans la liste des
plannings : il est donc important de choisir un intitulé simple et clair.

3. QU’EST-CE QUE LE PARAMÈTRE HS ?


Le paramètre HS sera par défaut attribué avec la valeur zéro. La zone contenant le bouton Zoom vous permet
d’attribuer un paramètre HS afin d’attribuer une fiche de paie et de l’ajouter à votre planning.
Les salariés rattachés à un planning annuel et ne nécessitant donc pas de code HS bénéficieront
automatiquement d’un code nul, ne donnant ainsi aucun résultat.
4. COMMENT DÉCHIFFRER LE TABLEAU ANNUEL ?
Le tableau annuel se compose de 5 colonnes. La première colonne concerne la Semaine et affiche donc les
semaines civiles. Viennent ensuite les colonnes de Date de Début et de Date de fin, qui correspondent à
l’exercice. La quatrième colonne est celle du modèle hebdomadaire. Enfin, la dernière colonne correspond au
nombre d’heures prévues pour chaque semaine.

5. QU’EST-CE QUE LE BOUTON SAISIE RAPIDE ?


Le bouton Saisie Rapide permet d’associer un modèle hebdomadaire sur une période que vous aurez
sélectionnée. Les zooms permettent de saisir directement les dates et les semaines d’affichage. Il est possible
de sélectionner plusieurs semaines et de choisir la date de commencement ainsi que la date de fin. Vous
pourrez ensuite choisir le modèle à appliquer pour la période choisie.

6. COMMENT MODIFIER, SUPPRIMER OU DUPLIQUER UN


PLANNING ANNUEL ?
Pour modifier, supprimer ou dupliquer un planning annuel sur Sage Paie, il vous suffit d’aller dans le menu
et de choisir Plannings Annuels Modèles. Une fois que vous aurez cliqué, vous pourrez choisir de modifier
votre planning. Tout est modifiable sauf le Code du planning annuel modèle. Ensuite, vous avez la possibilité
de supprimer un planning annuel, mais attention, toute suppression est définitive ! Ensuite, vous pouvez
dupliquer un modèle existant, et le modifier par la suite.
7. L’ÉDITION DU PLANNING ANNUEL
Lorsque vous avez terminé les modifications à apporter à votre planning, vous pouvez l’éditer. Il suffit de
cliquer sur le bouton Editer. Vous pouvez choisir une édition réduite qui présente le code et l’intitulé, ou
préférer une édition détaillée qui donne pour chaque planning les informations précises.

[TUTO] LA SAISIE DES HEURES


SUPPLÉMENTAIRES SUR SAGE PAIE ET RH
Ce tutoriel vous explique comment saisir les heures supplémentaires sur Sage Paie et RH.

PARAMÉTRAGE DE LA NATURE
Dans la saisie d’une nature d’heures, ouvrez l’onglet bulletin et cochez la case heures de travail/heures
supplémentaires. Une fois la fonction activée, validez votre choix.
SAISIR LES HEURES SUPPLÉMENTAIRES
1. Ouvrez la fiche associée au salarié pour qui vous désirez déclarer des heures supplémentaires.
2. Cliquez ensuite sur l’onglet « Heures de travail/HS ». Un tableau s’affiche alors avec les champs
suivants : Code, Intitulé, Début, Fin, Validité, Valeur et Calcul. À cette étape de la saisie, seules les
cases Intitulé, Début et Fin vous concernent.
3. Dans le champ Intitulé, renseignez la dénomination de l’heure supplémentaire : HS 125%, ou HS 150%
selon le taux appliqué.
4. Dans les champs Début et Fin, saisissez la période correspondante. Il s’agit de la semaine où les heures
supplémentaires ont été réalisées par le salarié.
CONSULTATION DES HEURES SUPPLÉMENTAIRES
Dans le Menu « État », rendez-vous dans l’onglet « Suivi des heures », puis « État des heures ». Vous
retrouvez toutes les heures supplémentaires faites par le salarié sur la période donnée.
CALCULER AUTOMATIQUEMENT LES HEURES
SUPPLÉMENTAIRES
Le logiciel permet de calculer automatiquement les heures supplémentaires, en se basant sur les heures
« normales ». Pour paramétrer ce module, ouvrez la fonction « paramétrage de contrôles ». Ouvrez
ensuite l’onglet « H.S ». Vous pouvez alors saisir les horaires du salarié, et déterminer le taux à appliquer.
Voici un exemple de renseignements à fournir dans le cas d’un employé travaillant 35 heures par semaine :

 Intitulé : Heures normales / Seuil minimum : 0 / Seuil maximum : 35,0

 Intitulé : Heures supplémentaires à 125% / Seuil minimum : 35,0 / Seuil maximum : 43,0

 Intitulé : Heures supplémentaires à 150% / Seuil minimum : 43,0 / Seuil maximum : 99,0

Pour valider le calcul automatique, cochez enfin la case « Impact direct des heures dans le bulletin ».
Lancez ensuite la fonction « calcul des heures supplémentaires », située dans le menu gestion.

[TUTO] LA GESTION DES ACOMPTES DANS


SAGE PAIE ET RH
La gestion des acomptes de paie dans le logiciel Sage Paie est un point essentiel en comptabilité. Voici le pas
à pas sur la manière de procéder.

QU’EST-CE QUE LA GESTION DES ACOMPTES ?


Un acompte de paie consiste à verser à un employé une partie de son salaire en avance. En effet, si la date
de paiement du salaire est par exemple le 29 du mois, un employé est en droit de demander un acompte
de paie le 15 du mois, le montant correspondant à ce qu’il a déjà effectué au jour de l’acompte. Il est rare
qu’un employeur refuse un acompte de paie, notamment s’il s’agit d’une demande exceptionnelle.
Il existe certains cas dans lequel l’employeur n’a pas le droit de refuser l’acompte de paie, notamment pour
les salariés mensualisés, les salariés non mensualisés devant être payés au moins deux fois par mois, les
salariés aux pièces dont l’exécution du travail doit durer plus de quinze jours ou encore les VRP en fonction
des commissions effectivement dues au titre du trimestre en cours.
L’acompte de paie peut être directement géré au sein du logiciel Sage Paie.
LE PAS À PAS DES ACOMPTES DE PAIE
1) Ouvrir le menu « Gestion » pour accéder à la liste des employés
2) Saisir le montant d’acompte et choisir sa régularité ou son côté exceptionnel. Il est possible à ce stade de
procéder à une saisie individuelle ou collection en allant dans le menu « Edition » puis « Acomptes par
population »
3) Plusieurs colonnes sont alors disponibles :
– La colonne intitulée « à verser » qui présente l’acompte prochainement versé
– La colonne intitulée « Paiement » avec le montant de l’acompte. Dans cette colonne, on peut retrouver le
Psignifiant que l’acompte a été payé, le * signifiant que l’acompte a été généré dans le bulletin de paie, et
enfin le *P qui signifie que l’acompte a été traité deux fois.
4) Aller dans « Gestion » puis « Ordres de paiement » afin d’éditer le paiement de l’acompte et d’éditer l’état
de contrôle
5) Générer le fichier des virements ou d’édition des chèques. Suite à cette manipulation, un bordereau est
édité afin de sécuriser le contrôle.
6) Editer le rapport de la bonne génération des acomptes de paie.
Il est essentiel de générer les acomptes avant la clôture de la paie en cours.

[TUTO] L’UTILISATION DE LA MULTI COLONNE


ET DU TRI SUR SAGE PAIE ET RH
Le présent tutoriel vous explique comment utiliser la multi colonne et le tri sur Sage Paie et RH.

QU’EST-CE QUE LA MULTI SÉLECTION ?


La multi sélection est une fonctionnalité permettant de choisir plusieurs éléments en une seule fois. Au lieu
de sélectionner les données une par une, l’utilisateur opte en un clic pour différentes informations d’une
même liste. Une option pratique qui représente un gain en productivité. La recherche des variables est
simplifiée et s’effectue beaucoup plus rapidement.
COMMENT UTILISER LA MULTI COLONNE ET LA
FONCTION TRI ?
Deux touches vous seront indispensables pour sélectionner plusieurs éléments. Comme dans les logiciels
Windows, en pressant la touche « Shift » et en la maintenant, vous pouvez choisir plusieurs données dans une
liste. En appuyant de façon prolongée sur la touche « CTRL » et en cliquant sur les variables souhaitées,
vous sélectionnez plusieurs informations.
Quant au tri sur colonne c’est une fonction de tri des éléments d’une même colonne. Il permet par exemple
d’afficher les noms des salariés par ordre alphabétique. Une fonctionnalité pratique qui fera gagner du temps
au gestionnaire notamment dans l’insertion des rubriques, la sélection de salariés ou l’effacement des DUCS.
Pour ce faire, il suffit de cliquer sur l’en-tête de la colonne.
SAGE PAIE ET RH : LE LOGICIEL QUI SIMPLIFIE LA
GESTION DES RESSOURCES HUMAINES
Sage Paie et RH est une solution de gestion administrative du personnel. Le logiciel propose l’édition des
bulletins de paie et l’administration des données des salariés. Son utilisation représente un gain de temps
pour les employés chargés des ressources humaines. L’outil est facile à prendre en main et offre des
fonctionnalités complètes.
Ses principales fonctions sont :
– la gestion des données des salariés
– la définition du bulletin de salaire
– l’édition de bulletins modèles
– la gestion des heures supplémentaires et des 35 heures
– l’historique des employés
– les traitements comptables
– les traitements de fin d’année.
Sage Paie et RH est un logiciel intuitif qui facilite le suivi des données administratives et salariales.

[TUTO] LA PERSONNALISATION DU SOLDE DE


TOUT COMPTE EN GESTION AVANCÉE DANS
SAGE PAIE ET RH
Pendant l’installation de la paie, le logiciel Sage Paie procède à la copie par défaut d’un modèle de Solde de
tout compte. Son utilisation requiert ainsi une personnalisation par la commande GA/Modèles pour
l’adapter à un plan de paie.
Pour ce faire, deux possibilités existent :

– Par la modification du modèle existant


– Par la duplication de ce modèle dans [Dupliquer du menu Éditions] et ainsi travailler sur ce modèle.
Pour procéder à la modification du modèle d’origine ou dupliqué, il est nécessaire de se mettre sur la ligne
du modèle et faire un double clic dessus ou d’un simple clic sur [Modifier]. Les données à modifier sont
souvent les montants versés au salarié pour Solde de tout compte.
PERSONNALISATION D’UNE LIGNE
 Faire un clic sur l’item Intitulé puis sur [Modifier]
 Informer la zone Code de la constante (ou de la rubrique) de manière manuelle ou en faisant une
sélection d’une fiche dans la liste ouverte par le spin zoom
 Sinon, procéder à la modification de la zone [Titre] pour faire l’identification de l’élément traité et
confirmer la fenêtre de paramétrage dans le modèle
 Même manipulation pour l’item Montant
Même procédé pour chaque montant sur le Solde de tout compte.
Appuyer sur [Enregistrer] pour sauvegarder le modèle et les lignes modifiées.
ÉTAPE DE SÉLECTION
Passer à la création d’une sélection GA vérifiant la date de sortie des salariés.
 En sélectionnant GA/Sélection, procéder au tri de la ligne de la sélection « SORTIES » produite par défaut
lors de l’installation
 Dans la rubrique Critères de sélection, introduisez un item en cliquant sur [Activer]
 Dans la liste ouverte, passer à la sélection du groupe Lieu de travail puis l’item Date de départ société
 Quand l’item est inséré, faire un double clic dessus et entrer les dates de début et de fin du mois pour lequel
les soldes de tout compte doivent être édités
 Passer à valider la sélection créée
ÉTAPE D’ÉDITION
Procéder au lancement de GA/Editions ou faire un clic sur [Editions GA] inscrit dans la barre d’outils
principale.
Sur l’écran ouvert, faire une sélection du modèle de Solde de tout compte à éditer, ainsi que le fichier de
sélection et cliquer sur [Ok].

Puis valider les écrans de sélection.

[TUTO] LA GESTION DES ALERTES


ADMINISTRATIVES DANS SAGE PAIE ET RH
QUE SONT LES ALERTES ADMINISTRATIVE DANS
SAGE PAIE ?
Les alertes administratives dans Sage Paie et RH permettent à l’utilisateur de créer des alertes en fonction
de différents critères. C’est l’utilisateur qui détermine ces derniers, ce qui lui permet de créer sa propre
alerte, en fonction de ses besoins professionnels. Pour ce faire, il doit utiliser la gestion des alertes du
logiciel et les personnaliser. Découvrez ici la marche à suivre pour gérer les alertes
administratives dans Sage Paie et RH.

LES ÉTAPES À SUIVRE POUR GÉRER LES ALERTES


ADMINISTRATIVES
Étape N°1 :
Pour paramétrer une alerte administrative dans Sage Paie et RH, il faut tout d’abord se rendre dans
le menu Fichierpuis dans le sous-menu Alertes.
Étape N°2 :
Si vous cliquez sur Alertes Actives, vous pourrez découvrir les alertes administratives qui ont d’ores et déjà
été activées. En vous rendant sur ce tableau de bord, vous avez la possibilité de désactiver certaines d’entre
elles, et de personnaliser vos alertes.

Étape N°3 :
Si vous cliquez sur Paramétrage des alertes, vous parvenez à l’intégralité des alertes administratives
paramétrées. Vous pouvez alors accéder à chacune des alertes et les paramétrer.

Étape N°4 :
Vous pouvez également créer une nouvelle alerte administrative. Vous devrez alors indiquer un certain
nombre de critères, comme par exemple le destinataire, la date de l’alerte, les salariés concernés par l’alerte
ou encore l’importance accordée à cette alerte

Étape N°5 :
Pour activer une alerte administrative dans Sage Paie et RH, vous devez fermer le dossier, puis le rouvrir :
c’est seulement à ce moment-là que votre nouvelle alerte sera prise en compte par le logiciel.
Pour les entreprises ayant fait le choix de s’équiper d’un logiciel de gestion de la paie, la gestion des alertes
administratives peut s’avérer particulièrement utile et reste une chose très simple à paramétrer.

[TUTO] LA GESTION DES CONGÉS PAYÉS


DANS SAGE PAIE ET RH
Le logiciel de paie et de gestion des ressources humaines Sage Paie facilite la vie des employeurs. Voici
comment il faut le programmer pour qu’il calcule automatiquement les indemnités de congés payés.
1. LES CONSTANTES INDIVIDUELLES INVARIABLES
Certaines constantes individuelles sont invariables et peuvent être saisies une fois pour toutes, en indiquant
sur la page 6 des Paramètres de paie que leurs valeurs sont à reporter après clôture. Il s’agit de :
 COACMOIS, ou le nombre de jours de congés acquis au cours du mois
 COREGMOIS, ou la régularisation des congés pris
2. LES CONSTANTES INDIVIDUELLES VARIABLES
La valeur de ces constantes individuelles doit être inscrite sur la fiche personnelle de chaque salarié. Ces
paramètres correspondent à l’acquis de congés payés, exprimé en jours ou en euros, pendant la période de
référence.
 CONGAC : le nombre de jours acquis pendant la période précédente
 CONGAPRE : le nombre de jours restant à prendre sur la période de référence précédente
 BRUTPREC : le montant brut annuel acquis sur la période précédente
 BRUTCONG : le montant brut acquis pendant le mois en cours
 COACOURS : le nombre de jours acquis pendant l’année en cours
La valeur COPRIMOI, qui se rapporte au nombre de jours de congés pris pendant le mois, doit quant à elle
être saisie au moment de la préparation des bulletins de paie.
3. PARAMÉTRER LE MOIS DE CLÔTURE
Il est possible de modifier ou de personnaliser par salarié le mois de clôture des congés payés grâce à la
fonction « Paramètres de paie », que vous retrouverez sur la page 1.
4. REPORTER UNE CONSTANTE D’UNE FICHE DE PAIE
À L’AUTRE
En règle générale, les salariés ont droit à deux jours et demi de congés payés par mois. COACMOIS est donc
égal à 2, 5. Reportez cette constante d’une paie à l’autre en cochant la case de la colonne « Report de la
constante », dans le cadre « Valeur à reporter » page 6.
CALCULER LES INDEMNITÉS DE CONGÉS PAYÉS
Deux paramétrages permettent de calculer les indemnités de congés payés :
 Indemnité annuelle de congés payés

 Calcul de l’indemnité compensatrice de congés payés

Vous retrouverez toutes les constantes et rubriques de ces deux paramétrages sous le code Memo
[CONGE].

[TUTO] LA MISE À JOUR DU PLAN DE PAIE


DANS SAGE PAIE ET RH
Si le logiciel Sage Paie et RH s’est imposé comme une référence au service des entreprises, toutes sont
ravies de profiter des mises à jour régulières (nouveaux taux, nouvelles réglementations) du plan de paie qui
intègre toutes les données légales relatives à la paie et qui offre de nombreuses possibilités de
paramétrage pour l’établissement des bulletins de salaire.
LE TÉLÉCHARGEMENT DU PLAN DE PAIE SAGE
Intégré au logiciel Sage Paie et RH, le Plan de Paie Sage peut être mis à jour via Internet afin d’être
toujours en parfaite adéquation avec les normes sociales et légales en vigueur.
Pour effectuer la mise à jour générale du Plan de Paie, la procédure est la suivante :

1) Aller dans le menu « ? » puis dans le sous-menu « Mise à jour du Plan de Paie Sage»
2) Lancer le téléchargement de la mise à jour en cliquant sur « Télécharger»
3) Le téléchargement terminé, vous pouvez cliquer sur « Documentation» pour découvrir quelles nouveautés
ont été intégrées au Plan de Paie
LA MISE À JOUR DE SON PROPRE PLAN DE PAIE
SAGE
Si, désormais, vous désirez mettre à jour votre propre Plan de Paie dans Sage Paie et RH, la procédure est
quelque peu différente mais peut se résumer ainsi :
1) Ouvrez votre logiciel, activez la fonction « Gestion Multi-sociétés» dans l’onglet « Fichier » et accédez
au Plan de Paie
2) Activez la fonction Listes / Constantes ou sélectionnez un onglet où vous avez sauvegardé un
paramétrage et cochez « Tout ».
3) Activez la fonction Listes / Rubriques ou sélectionnez un onglet où vous avez sauvegardé un
paramétrage et cochez « Tout »

Pour cette étape et pour la précédente, vous pouvez également activer la fonction Edition / Nouveaux
éléments. Seront alors uniquement sélectionnées les constantes ou rubriques ayant connu des modifications
consécutives à des évolutions réglementaires

1) Ouvrez maintenant la fonction « Mise à jour des sociétés» puis sélectionnez le dossier .prh relatif à votre
société. Cliquez sur « Mise à jour » et votre Plan de Paie s’actualisera.
2) Désactivez la fonction « Gestion Multi-Sociétés » et activez les rubriques utiles à l’établissement de vos
bulletins de salaire.

[TUTO] : LE LANCEMENT DE LA CLÔTURE


MENSUELLE DE LA PAIE DANS SAGE PAIE
Pour passer à un nouveau mois comptable dans le logiciel Sage Paie, il est nécessaire de réaliser une clôture
mensuelle. Il s’agit en réalité de clôturer un mois pour pouvoir en ouvrir un nouveau. Cette démarche
comptable est très importante puisqu’une fois l’enregistrement de la clôture mensuelle fait, il est impossible
de modifier les bulletins de paie. Voici les différentes étapes à suivre dans le cadre du lancement de la
clôture mensuelle de la paie dans Sage Paie.
LA CLÔTURE MENSUELLE EN 4 ÉTAPES
Etape 1 :
Il faut tout d’abord vérifier que les bulletins de salaire du mois en cours de clôture aient bien été tous
édités ;
Etape 2 :
Puis, il est essentiel de faire une sauvegarde avant clôture afin de pouvoir rétablir la situation avant clôture
mensuelle, notamment en cas d’erreur ;
Etape 3 :
Aller ensuite dans le menu Gestion / Clôture / Mensuelle. Il est possible qu’apparaisse alors un message
proposant de forcer la clôture mensuelle. Si ce message apparaît, il est conseillé de répondre « non » afin
de vérifier qu’il n’y ait pas une erreur. Une fois la vérification effectuée, vous pouvez alors forcer la
clôture mensuelle. Mais généralement, si tout est comptablement bon, le message n’apparaîtra pas et la
clôture mensuelle sera effectuée.
Etape 4 :
Lorsque la clôture mensuelle de la paie a été effectuée, il est possible d’ouvrir un nouveau mois de paie,
grâce à la commande Gestion / Ouverture de mois.

La clôture mensuelle de paie est une étape importante et nécessaire pour pouvoir ouvrir un nouveau mois de
paie. Lelogiciel Sage Paie vous guide tout au long de la démarche, sachant qu’il est recommandé d’effectuer
une sauvegarde avant la clôture pour éviter tout désagrément.
[TUTO] AJOUTER UN ÉTABLISSEMENT
BANCAIRE DANS SAGE 100 COMPTABILITÉ
La rubrique Banque du logiciel Sage 100 Comptabilité permet de créer, consulter, modifier ou encore
supprimer les coordonnées des différents établissements bancaires de l’entreprise.

Pour ajouter un établissement bancaire, il est nécessaire de remplir des différents volets (accessibles via
quatre principaux onglets) que contient une fiche de banque.

ONGLETS DE NAVIGATION
Les différents onglets de la rubrique banque de Sage permettent d’accéder aux volets correspondants :
 Onglet Identification : accès au volet Identification
 Onglet Contacts : accès au volet qui permet d’enregistrer les divers correspondants au sein de la banque
 Onglet Comptes bancaires : accès au volet permettant l’enregistrement des numéros de comptes bancaires
 Onglet Paramètres : ouvre l’accès au volet qui permet l’enregistrement du site bancaire, nécessaire à la
récupération des extraits bancaires par internet
La page d’accueil de la rubrique Banque dans Sage Comptabilité contient également un
bouton Options donnant accès à la commande permettant d’enregistrer les données de structures
internationales de la société (devise, taux, etc.).
VOLET IDENTIFICATION
Ce volet permet la saisie des coordonnées complètes de la banque. Ces coordonnées se répartissent comme
suit :
 Abrégé : obligatoire et unique, ce code abrégé significatif sera utilisé dans la commande Règlement Tiers
 Intitulé : nom de la banque
 Code BIC : Identifiant International de l’Etablissement
 Interlocuteur : nom de la personne à contacter
 Coordonnées : adresse précise de la banque
 Télécommunication : téléphone, portable, télécopie, e-mail de la banque
VOLET CONTACTS
Le volet Contacts permet d’enregistrer les coordonnées des différents contacts en remplissant les
renseignements suivants :
 Type de contact

 Civilité

 Nom et prénom

 Service

 Fonction

 Télécommunication

VOLET COMPTES BANCAIRES


Cette rubrique fournit l’accès à l’Abrégé, au RIB et à la devise de la banque créée. Le volet Comptes
bancaires se divise en deux sous-volets :
SOUS-VOLET IDENTIFICATION
Cet espace permet d’enregistrer les différents comptes détenus par la société en fournissant les
renseignements suivants :
 Abrégé
 Commentaire
 Définir comme intra-groupe (pour les comptes bancaires du même groupe mais non gérés directement
depuis le fichier comptable de la société)
 Devise
 Pays
 Structure : Locale ou Autre (si la banque se situe en France ou à l’étranger), le BBAN et l’IBAN (si le
calcul automatique est activé, l’IBAN sera recalculé à chaque modification d’un élément de la banque)
 RIB : code banque et guichet, numéro de compte, clé, IBAN, code BIC
 Code journal : banque (code du journal où seront enregistrés les mouvements du compte) et escompte /
encaissement (journaux de trésorerie utilisés par l’application Moyens de paiement)
SOUS-VOLET AGENCE
Ce volet permet d’enregistrer le nom et l’adresse de l’agence bancaire.

VOLET PARAMÈTRES
Ce dernier volet indique l’adresse URL du site internet de chaque banque, nécessaire
pour la récupération des extraits bancaires via internet.

[TUTO] : COMMENT MODIFIER LE PLAN


COMPTABLE DANS SAGE 100 COMPTABILITÉ?
Ce tutoriel a pour objectif de vous aider à modifier ou à supprimer les comptes du plan
comptable dans le logiciel Sage 100 Comptabilité.

1. LE « PLAN COMPTABLE » DE SAGE 100


COMPTABILITÉ
Dans le menu « Structure », survolez « Comptabilité » pour voir apparaître une extension
du menu et ainsi pouvoir cliquer sur « Plan comptable ». Au clic, la liste des comptes créés
apparaîtra.

2. LA LISTE DES COMPTES GÉNÉRAUX


L’écran détaille la liste des comptes généraux avec trois colonnes :
– Le type : Détail (comptes classiques servant à l’enregistrement en détail des écritures)
ou Total (comptes servant à la totalisation des comptes de détail ayant la même racine)
– Le numéro
– L’intitulé (zone alphanumérique de 35 caractères)
À noter qu’en cochant la case « Actifs », les comptes qui n’ont pas été mis en sommeil
figureront dans la liste ; en cochant la case « Mis en sommeil », les comptes dans cet état
apparaîtront.
Pour info : la mise en sommeil est déterminée sur la fiche du compte dans Sage 100
Comptabilité.
3. LES OPÉRATIONS POSSIBLES SUR LA LISTE DES
COMPTES GÉNÉRAUX
La barre d’outils Navigation est pleinement utilisable : elle permet de créer, consulter,
modifier ou supprimer un compte. À noter que pour cette dernière action, il n’est pas
possible de supprimer un compte mouvementé sur l’exercice en cours ou sur un autre
exercice, ou simplement utilisé dans une autre commande de ce logiciel de gestion.
Cette barre d’outils permet également de personnaliser la liste, via la fonction « tri » et les
filtres « numéro », « type » et « classement ». Et d’effectuer une recherche, en tapant les
premiers caractères du numéro ou du classement, en fonction du mode de tri utilisé.

Le menu contextuel : il permet l’accès rapide à certaines commandes, sans avoir à passer
par la barre de menus. Il s’affiche par un clic droit sous Windows. À noter que la
commande « Interroger le compte » est spécifique à ce menu et permet d’aller
directement à la commande « Traitement / Gestion des comptes généraux » après avoir
sélectionné le compte à interroger sur la liste.

[TUTO] RECOUVRER LES CRÉANCES DANS


SAGE 100 COMPTABILITÉ
Le logiciel Sage 100 Comptabilité propose plusieurs outils permettant de recouvrer les
créances. Pour ce faire, il faut suivre plusieurs étapes, le recouvrement se déroulant en
plusieurs phases. Voici quelques informations qui vous aideront dans le recouvrement
des créances dans Sage 100 comptabilité.

1. LES RELANCES PRÉVENTIVES


La gestion des relances préventives est la première étape dans le cadre
du recouvrement des créances. En effet, elle indique la date d’échéance du règlement.
Pour la relance préventive, procédez comme suit :
 Paramétrez une période de rappel en vous rendant dans Fichier / A Propos de votre
société / Options / Période de rappel ;
 Pour imprimer une relance préventive, rendez-vous sur la fonction Traitement / rappel /
relevé, puis choisissez le traitement correspondant.

2. LES DOSSIERS DE RECOUVREMENT


Le logiciel Sage 100 comptabilité offre la possibilité de créer un dossier de
recouvrement pour les créances qui n’ont pas été réglées. Ainsi, ce dossier réunit les
informations en lien avec le recouvrement de la créance ce qui facilite sa gestion. Ce
dossier comporte :
 un numéro ;

 une date de création ;


 le motif du litige ;

 le code du client ;

 le nom de la personne en charge du dossier de recouvrement ;

 le nom du contact chez le client ;

 le scénario de recouvrement choisi.

Dans l’onglet Traitement / Recouvrement, vous retrouverez toutes les interventions à


réaliser.
3. LES SCÉNARIOS DE RECOUVREMENT
Le scénario de recouvrement est l’ensemble des tâches qui permettent d’obtenir la
finalisation de la créance et donc d’obtenir le paiement. Le scénario est propre à chaque
cas mais comporte plusieurs étapes que vous pouvez définir vous-même, comme par
exemple :
 relance téléphonique ;

 relance par courrier ;

 relance par email.

Les scénarios de recouvrement permettent d’organiser le recouvrement de la créance.

[TUTO] CRÉER UN DEVIS À PARTIR D’UN


FICHIER EXCEL DANS SAGE 100 MULTI DEVIS
Sage 100 multi devis offre la possibilité d’importer une ou plusieurs lignes d’un fichier
Excel. C’est une fonctionnalité pratique pour la création de devis. Ce tutoriel vous explique
comment créer un devis depuis un fichier Excel dans Sage 100 multi devis.

CRÉATION D’UN MODÈLE D’IMPORT


Pour pouvoir importer des données depuis Excel dans Sage 100 multi devis, vous
devez créer un modèle d’import. Ce dernier reprend la description du fichier Excel à
importer. La première étape est d’organiser votre tableau Excel. Dans le cadre d’un devis,
le document pourra se structurer ainsi :
 Les deux premières colonnes (A et B sous Excel) correspondent à la numérotation des
lignes avec pour l’une la ligne directe, pour l’autre la composante d’un ouvrage
 La troisième colonne (C dans Excel) correspond au code du service : F pour Fournitures
et matériaux, M pour Main d’œuvre, A pour Engins, P pour Prestations, S pour Sous-
traitance, OT pour ouvrage travaux, OD pour ouvrage détaillé.
 La quatrième colonne correspond à la référence de l’article
 La cinquième est le libellé de l’article
 La sixième la quantité
 La septième le déboursé
Votre fichier doit être enregistré au format .csv.

LA FONCTION IMPORTATION DE SAGE 100 MULTI


DEVIS
Étape 1 : Ouvrez maintenant le devis que vous souhaitez éditer, ou bien créez un nouveau
document devis.
Étape 2 : Cliquez ensuite sur l’onglet Études/Lignes, puis dans Insertion, Importer, et
sélectionnez Fichier externe.
Étape 3 : Choisissez votre fichier en .csv à uploader, et validez l’opération.

AFFICHAGE DES LIGNES EXCEL DANS SAGE 100


MULTI DEVIS
Dans Multi Devis, les données s’afficheront dans cet ordre : Niveau, Niveau Composante,
Type de ligne, Référence, Désignation Commerciale, Quantité, Déboursé.
Vous pourrez modifier la méthode d’import si elle ne convient pas. Si elle est adaptée, il
vous suffira de cliquer sur « suivant » pour lancer l’importation.

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