El sistema de información

contable y su influencia en la
toma de decisiones

¿Recordando la Teoría General de

Sistemas?

z Concepto de Sistema
z Tipos de Sistemas
z Esquema clásico de un sistema.
z Elementos de un Sistema
z Características de los Sistemas
z Sistemas de Información
Administrativos

1
 Sistemas de Inf. Administrativos

z Sistemas de Información
Administrativos
- Dato
- Información
- Sistema
- Sistema de Información
- Sistema de Información Administrativo

Objetivos de los Sistema de Información

z Las Organizaciones deben verse z El objetivo común de todo

a sí mismas como sistemas
totales, compuestos de
funciones interdependientes que
forman un todo unificado.
z Por tanto, el objetivo de la
integración por lo que respecta a
los Sistemas de Información es
el de proporcionar un flujo de
Información a niveles múltiples y
a través de las funciones para
apoyar esta interdependencia.
Sistema de Información es el de
apoyar las actividades de la
organización y toma de
decisiones de una empresa o
una institución.
z Asegurar que la información
generada sea exacta, confiable y
esté disponible en cualquier
instante, lo cual permitirá un
incremento en la eficiencia y
eficacia, y en la competitividad
de cualquier empresa o
institución.

Esquema de un sistema de
información administrativo:

Reglas, Procedimientos e
Instrucciones

Entrada Salida
Procesamiento de Datos Información
Datos

Archivos y
Registros

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 Sistemas de Inf. Administrativos
z Los Sistemas de Información y el Control
Todos los Sistemas tienen niveles aceptables de desempeño
denominados estándares.
La Información proporcionada al comparar los resultados de los
estándares junto con el proceso de reportar las diferencias a los
elementos de control se le llama retroalimentación.
z Los Sistemas emplean un modelo de control básico consistente en:

1. Un estándar para lograr un desempeño aceptable

2. Un método para medir el desempeño actual
3. Un medio para comparar el desempeño actual contra el estándar
4. Un método de retroalimentación

Sistemas de Inf. Administrativos

z Objetivos estratégicos de los SIAs.

• Automatización de procesos operativos.

• Proporcionar información que sirva de apoyo al
proceso de la toma de decisiones.

• Lograr ventajas competitivas a través de su

implementación y uso.

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 Los SIA y la organización.

Nivel de Planificación

Estratégicos

Tácticos

Operacionales
Finanzas RR HH Informática Producción Marketing

Areas Funcionales

Objetivos del Sistema de

Información para la empresa

z Asegurar que la información generada sea

exacta, confiable y esté disponible en
cualquier instante, lo cual permitirá un
incremento en la eficiencia y eficacia, y en la
competitividad de cualquier empresa o
institución.
z El Subsistema Contable provee información
para la toma de decisiones.

La Contabilidad y la información

z “La Contabilidad en su proceso de reconocimiento de

los efectos que producen los hechos económicos en
la estructura patrimonial de la empresa, actúa
captando datos acerca de los flujos económicos y
financieros y sus sucesivas transformaciones,
realizadas tanto al interior de la empresa o como del
intercambio con el medio”.(Berta Silva P)
z Dichos flujos y transformaciones forman parte del
proceso básico vital, conocido como proceso primario
o ciclo operacional.

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 Usuarios de la Información

z Usuarios Internos
• Administradores
• Trabajadores
• Sindicato
z Usuarios Externos
• Inversionistas
• Propietarios
• Clientes y Proveedores
• Gobierno
• Extranjeros

La Información y los Objetivos de la

Organización

z Objetivos Estratégicos
• Enfocada a la planeación a largo plazo
• Orientada a la alta administración.
z Objetivos Tácticos
• Información de control administrativo
• Tiene una utilidad a corto plazo.
z Objetivos Operacionales
• Información rutinaria.
• Muestra la operación diaria.
• Tiene una utilidad a muy corto plazo.

Los usuarios y sus requerimientos de información

Administración Ejecuta Planes Información a los distintos
niveles de administración
Usuarios Ejecuta / Controla
Internos
Planes y
correcciones Sist. Información
Estratégico
Información desde
los niveles de Otros Subsistemas
Táctico
administración
Datos de la
competencia
Operacional
y medio
ambiente Hechos no
Usuarios
ecomómicos
Externos

Hechos
Ciclo Operacional
ecomómicos

Empresa
recibe
recursos y
servicios del
medio. Subsistema Contable

Asignación de recursos, correcciones a

la ejecución de planes

Medio ambiente : •Empresas de la competencia

Entrega de
•Consumidores
recursos al
medio •Organismos Fiscalizadores
•Proveedores, otros

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 Proceso de Toma de Decisiones

z Análisis Preliminar
z Planteamiento de la situación o problema
z Alternativas Posibles
z Evaluación Alternativas
z Elección de la mejor
z Implementación
z Control

Características de la Información

z Completa : Que proporcione todos los datos necesarios para

tomar la decisión
z Precisa : Que esté exenta de ambigüedad, que sea lo más
cercana a la exactitud
z Verificable : Que sea comprobable mediante demostración, con
documentación de apoyo.
z Relevante : Que se refiera a hechos significativos que apoyen
a la decisión.
z Comprensible : Que proporcione datos inteligibles.
z Oportuna : Que se proporcione en el tiempo y lugar
convenientes
z Equitativa, y por tanto satisfacer las características de ser:
• Objetiva Que presente los hechos sin deformaciones.
• Confiable Que esté conforme a normas que le den credibilidad.

¿Aporte contable, realidad o mito?

Sin contabilidad no hay gestión

profesional de empresas. Quien
tiene atrasadas o distorsionadas
sus cuentas no puede comunicarse
adecuadamente con terceros. Ni
siquiera conoce la verdadera
situación de su compañía.

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 Conclusión

z El sistema de información contable es

un subsistema del sistema empresa, el
cual a través de un proceso de
transformación de hechos económicos
susceptibles de ser contabilizados
provee a través de estados financieros e
informes de gestión provee información
que alimenta el proceso de toma de
decisiones llevado a cabo por los
usuarios que la requieren.

Los sistemas contables y sus

diferencias sustantivas

SISTEMA CONTABLE.

Es un conjunto de elementos que, ordenadamente entre sí,

contribuyen a producir información útil y necesaria para la
administración de una Empresa.

z Elementos
• Principios y normas que lo sustentan.
• Formularios.
• Cuentas.
• Registros.
• Informes.
• Procedimientos contables.

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 Tipos de Sistemas

z Sistema de Diario - Mayor

z Sistema de Diario y Caja
z Sistema Centralizador
z Sistema Jornalizador
z Sistemas computacionales

Tipos de Sistemas - Americano

z a) Sistema de Diario - Mayor Único

z Este sistema consiste en la fusión del libro Diario con

el Mayor, en este libro de anota cronológicamente
cada hecho económico, pero no en la forma
tradicional de asiento que conocemos, sino en
columnas diseñadas para cada cuenta.
z Este sistema es sólo aplicable en empresas con poco
movimiento, debido a que concentra la mayor parte
del trabajo en una sola persona, que será la
encargada de llevar este libro.

Tipos de Sistemas - Americano

z El diseño debe ser tabular, debe estar dividido

en columnas una de ella denominada
CONTROL, se identifica con el libro diario y
diferentes columnas que representan al
mayor, destinadas a las cuentas que forman el
plan de cuentas de la Empresa, divididas en
DEBE y HABER.
z Aquellas cuentas que tienen poco movimiento
se registran en una columna llamada VARIOS,
que esta subdividida en tres partes: Debe,
haber, nombre de la cuenta

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 Tipos de Sistemas - Americano
z La suma de la columna CONTROL tendrá que ser igual a:
• La suma de todos los débitos, y a
• La suma de todos los créditos del mayor.
z Ahora bien, si este Diario-Mayor lo complementamos con
registros auxiliares, tendremos un sistemas que nos
permitirá abreviar el trabajo.
z Se denomina CONTABILIDAD AMERICANA, se llama así
porque fueron los americanos los que mas utilizaron el
Diario-Mayor fusionado, a pesar que lo creó Degrange
(Francés) en el Siglo XVIII.

Tipos de Sistemas - Americano

z Concentra en un solo libro las anotaciones

cronológicas y analíticas.
z Simplifica los asientos y reduce el margen de
error en las cuentas.
z Economiza tiempo al registrar,
simultáneamente, en el Diario y en el Mayor
las operaciones.
z Facilita la detección de errores.
z Facilita la confección del Balance General.

Tipos de Sistemas – Diario y Caja

b) Sistema Diario y Caja:

En los negocios en general, la mayoría de las transacciones
esta relacionada con movimiento de dinero, esto se traduce
en numerosos asientos repetitivos en el diario:
Por algún ingreso:
------------------ X ------------------
CAJA
Cuenta XX (cuenta que dio origen al ingreso)
Por algún egreso:
------------------ X ------------------
Cuenta XX (cuenta que dio origen al egreso)
CAJA

Con el objetivo de evitar el continuo registro de asientos de ingresos, se

decidió llevar en forma separada todo lo correspondiente a movimiento
de efectivo, es decir, de aquí nació el sistema CAJA-DIARIO.

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 Tipos de Sistemas – Centralizador

c) Sistema Centralizador
z Se hizo necesario implantar nuevas subdivisiones al Libro Diario,
creando registros auxiliares para todas aquellas transacciones de
una misma naturaleza que se repartían con frecuencia. Es así
como nace el SISTEMA CENTRALIZADOR O DE DIARIOS
MULTIPLES. Este sistema nace con la necesidad de registrar
diariamente un gran número de operaciones muy similares las
cuales se canalizan en libros diarios en forma muy específica
según el tipo de las mismas son:
z Diario de Cajas y Bancos, Diario de Compras, Diario de Ventas,
Diario de Letras posteriormente se incorporan otros libros
auxiliares y que forman parte del sistema centralizador, como
libro de remuneraciones, libro retenciones entre otros.

Tipos de Sistemas – Centralizador

z La base de este sistema esta en el hecho que

se pueden crear tantos diarios como sean
necesarios para la Empresa , no existe numero
limitado para ellos.
z El buen funcionamiento de este sistema
depende:
• Del diseño que tengan los libros auxiliares,
• De su facilidad de uso
• Facilidad de adaptación a las necesidades de
información de la Empresa, y
• De la correcta sincronización y coordinación de los
diferentes auxiliares entre sí.

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 Tipos de Sistemas – Centralizador

z Después de un periodo, generalmente en un mes, se

acostumbra a sumar todos los Diarios Auxiliares y
traspasar esas cifras al Diario General a través de un
asiento de Centralización, que es el resumen de todas las
anotaciones efectuadas en el registro auxiliar.
z El sistema centralizador tiene mas ventajas que falencias:
• Permite al máximo la división del trabajo.
• Proporciona la información completa y detallada.
• Al estar las operaciones agrupadas por funciones, se
simplifica la anotación pudiendo encomendar ciertas labores
simples a personas que no sean técnicos en la materia.
• Se mantiene la cronología en cada Registro Auxiliar, pero se
pierde en el Diario General.

Tipos de Sistemas – Jornalizador

z d)Sistema Jornalizador:
z Este sistema es el más primario, en él se utilizan
solamente los registros obligatorios establecidos en el
código del comercio.
z Este sistema hace muy difícil la intervención de varias
personas en el manejo de la contabilidad, con lo cual no se
aprovechan las enormes ventajas de la división del trabajo.
z Existen disposiciones legales que obligan a los
comerciantes a llevar algunos libros auxiliares del Diario.
z En todo caso este sistema ha sido la base para todos los
demás sistemas que emplea la contabilidad.

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 Sistemas Contables Computacionales

z De amplia difusión y diversa confección, han

integrado el sistema jornalizador y el centralizador en
uno solo, con base en la programación de distintos
lenguajes de computación.
z Existen muchas empresas y software en el mercado,
de los más destacadas encontramos a :
9Flexline, de Aisoft
9Contaplus, de Softland,
9Manager,
9Transtecnia,
9Gestión
9Otros específicos.

CONFIGURACIONES
COMPUTACIONALES.

Mainframe
z Esquema de computador central con terminales
“tontos” como estaciones de trabajo
Cliente/Servidor
z Arquitectura basada en servidores de datos, de
aplicaciones, de impresión y PCs como
estaciones de trabajo
Distribuida
z Los componentes de la red pueden actuar como
servidores y como clientes.

TIPOS DE PROCESAMIENTO

Procesamiento Batch
z El procesamiento o tarea se realiza sin que intervenga el
usuario.
z Se ingresan los parámetros y se envía procesar. El
proceso ingresa a una cola de procesos que son
ejecutadas de acuerdo al orden de ingreso, al terminar el
proceso envía un mensaje al usuario. Los mensajes de
error son grabados en un archivo con extensión log.
z Ejemplo
z Actualización de comprobantes contables.
z Nombre del programa: Con100.exe ( el ejecutable )
z Nombre del listado: Con100.lst o Con100.lis
z Nombre del archivo log: Con100.log

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 TIPOS DE PROCESAMIENTO

Procesamiento en Línea
z Al usuario se le asigna un proceso, al cual se le asigna los
recursos solicitados, como recursos de CPU / Disco /
Impresión.
z El usuario interactúa con el computador central en forma
interactiva a través de un sistema, de cuyas componentes
primarias, programas computacionales, el usuario tiene el
control de los mismos.
Ejemplos :
z En el Sistema de Contabilidad el ingreso de comprobantes.
z En general, el ingreso de información de los sistemas de
información es en línea, posilibitando aplicar validaciones
a los datos ingresados.

TIPOS DE PROCESAMIENTO

Procesamiento en Tiempo Real

z Características :
z - La respuesta al impulso es tán rápida que se asemeja
a lo inmediato
z - No son aceptables las demoras
z El sistema se integra en tiempo real a las transacciones
que realizan los clientes, es decir, se procesan en forma
inmediata los requerimientos.
z - Aplicaciones de poca difusión en los SIA
z - Generalmente disponen en forma exclusiva de un
procesador propio
Ejemplos :
z - Ventas en un supermercado.
z - Barreras de plazas de peajes

TIPOS DE PROCESAMIENTO
Procesamiento Interno
z Consiste en realizar los procesos computacionales en
instalaciones del usuario y bajo su responsabilidad.

Procesamiento Externo
z Consiste en realizar los procesos computacionales en
instalaciones y bajo responsabilidad de terceros.

z Consideraciones para usar una u otra

• - Disponibilidad de Estructura propia

• - Costos de oportunidad
• - Sistema estándar
• - Proveedor confiable
• - Costos

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 Lenguajes, Programas y Algoritmos

z Un lenguaje es un conjunto de instrucciones

que permiten estructurar un programa
computacional.
z Los lenguajes se han desarrollado de tal
manera de hacer más amistosa las
transacciones de los usuarios, es así como de
lenguajes de uso masivo en la década de los
80, como es el Cobol, ha comenzado la
construcción principalmente en
administradores de bases de datos como son
el Oracle y el Informix o SQL.

Lenguajes, Programas y Algoritmos

Programa
z Un programa computacional es un conjunto de
instrucciones estructuradas de tal manera de cumplir un
objetivo de manera eficiente, del uso adecuado de
estructuras de datos, y eficaz a través de un algoritmo
bien diseñado.
• Los programas se desarrollan de algoritmos de tipo
secuencial con ocasionales bifuraciones, de gran tamaño, es
decir, cumpliendo varios objetivos, a algoritmos de tipo Top
Down, el cual cumple sólo un algoritmo.
Algoritmo
z es un conjunto de pasos de manera de cumplir un
objetivo de la manera más eficaz desde el punto de vista
del número de instrucciones que se debe ejecutar para
cumplir el objetivo.

Tipos de sistemas.

Tipos de sistemas.
Sistema de Procesamiento de Transacciones:
reemplaza los procedimientos manuales por
procesos automatizados.
z Sistema de Información Administrativa:
proporcionan la información requerida en los
procesos de decisión administrativa.
z Sistema de apoyo a la Toma de Decisiones:
facilita los procesos de toma de decisiones
con algún grado de estructuración.

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 Tipos de sistemas.

z ERP ( Enterprise Resource Planning) sistemas que

estructuran la información de tal manera de apoyar los
procesos de toma de decisión al interior de la empresa y
su comunicación a través de e-business a socios
comerciales relacionados a la cadena de valor de la
empresa.

z CRM ( Customer Relationship Management ) estrategia

integrada de herramientas de software, los procesos de
la empresa y las habilidades de los empleados que
permiten a la empresa entregar un servicio de marketing
personalizado, de promoción y de estrategia de precios.

Tipos de sistemas.

z Datawarehouse: administración de base de

datos, que permiten acceder en forma eficiente
a todo tipo de datos de gestión de la empresa,
incorpora técnicas que facilitan filtrar y recuperar
información.

TIPOS DE SISTEMAS

Front-office / Back-office.
z Front office son todos aquellos sistemas que
se relacionan con alguna transacción del
cliente, como por ejemplo:

z Sistema de Precios.
z Sistema de Ventas.
z Sistema de Atención de clientes.
z Sistema de Reclamos

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 TIPOS DE SISTEMAS

z Back office son todos aquellos sistemas que

prestan apoyo a las transacciones realizadas
por los clientes, como por ejemplo:

z Sistema de Contabilidad.
z Sistema de Activo Fijo.
z Sistema de Costos.

Modelos de e-business

Los modelos de negocio de la empresa a través de e-business

son:

z B2C / B2B y B2G

z Para implementar una estrategia en alguno de los modelos

de negocio mencionados, se debe reestructurar la cadena
de valor, de manera de reestructurar cada uno de los
procesos en función de la tecnologías existentes.
z Los modelos B2C son modelos en los cuales, las
empresas entregan a sus clientes productos
personalizados de acuerdo a sus necesidades, esto es, a
través de la identificación de las componentes que
satisfacen las necesidades de cada cliente.

Modelos de e-business

z Los modelos B2B permiten disminuir los inventarios

de materias primas, al disminuir los tiempos para
poner Ordenes de Compra en función del acceso a
las bases de datos del proveedor y fijando un precio
conveniente para ambas partes a través de Internet.

z Los modelos B2G facilitan obtener una mayor

transparencia en la entrega de productos a los
organismos de gobierno, este a su vez obtiene
considerables rebajas en los precios a los cuales
finalmente obtiene los recursos materiales necesarios
para su gestión.

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 •Externos
DECISIONES USUARIOS
•Internos
•De Caja y Banco
•De Clientes
•Específicos •De Proveedores
•De Ventas
•Otros

•Hojas de Trabajo
INFORMES
•Intermedios •De Comprobación y de Saldos
•De Balance Tabular

•Balance
•Estado de Resultado
•Finales
•Estado de Flujo de Efectivo

•Inventarios y Balance
•Principales •Diario
LIBROS
•Mayor
DE
CONTABILIDAD
•Compras
(Registros) •Auxiliares •Ventas
•Remuneraciones
•Retenciones
•Letras
•Ingresos •Otros
•Egresos
COMPROBANTES •Traspasos

•Compras •Depósitos
•Ventas •Giro de Cheques
TRANSACCIONES •Cobros •Remuneraciones
•Pagos •Arriendos
•Otros

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