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ADMINISTRAÇÃO – 2014.1
TURMA MH
GRUPO 6
Andrey Damasceno
Gregório Marques
Márcio Capone
Nathalia Feitosa
Ruannytha Ribeiro
Sérgio Clodoaldo
GRUPO 6
EQUIPE:
Andrey Damasceno
Gregório Marques
Márcio Capone
Nathalia Feitosa
Ruannytha Ribeiro
Sérgio Clodoaldo
OBTENÇÃO E RECEBIMENTO
NOÇÕES BÁSICAS DE GERENCIAMENTO DE COMPRAS E
ALMOXARIFADO
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SUMÁRIO
1 Introdução 04
2 Administração de Materiais 05
2.1 Conceito
2.2 Evolução
2.3 Objetivos gerais
2.4 Funções na Administração de Materiais
3 Recursos Materiais 08
3.1 Tipos de Classificação
4 Gestão de Compras 09
4.1 Atividades na Função de Compras
4.1.1 Atividades Primárias
4.1.2 Atividades de Apoio
4.2 Solicitação de Compras
4.3 Ordem de Compra
5 Recebimento 15
5.1 Devolução de Materiais
5.2 Material de Trânsito Direto
5.3 Conferencia Quantitativa
5.4 Competências do setor de controle de materiais
5.5 Sistemas de Estocagem
5.5.1 Sistemas de Localização de Estoques
5.5.2 Dimensionamento de Espaços
6 Cuidados ao Comprar 22
6.1 Inversão da Posição Comercial
6.2 Cuidados ao rejeitar uma Proposta
6.3 Classes de prazo e entregas
7 Cuidados ao Receber 24
7.1 Prazos de Entrega
7.2 Controle Quantitativo
8 Custos 25
9 Conclusão 27
10 Bibliografia 28
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1. INTRODUÇÃO
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2. ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS
2.1. CONCEITO
2.2. EVOLUÇÃO
Atividade exercida diretamente pelo proprietário da empresa, uma vez que comprar
era a essência do negócio;
Atividades de compras como apoio às atividades produtivas e, portanto, integradas à
área de produção;
Coordenação dos serviços envolvendo materiais, começando com o planejamento das
matérias-primas e a entrega de produtos acabados, em uma organização
independente da área produtiva;
Agregação à área de logística das atividades de suporte à área de marketing;
Modelo atual da área de logística da qual faz parte a administração de materiais.
A evolução da administração de materiais até chegar à fase atual pode ser melhor
compreendida quando se considera o fato de que, para haver o progresso da atividade
produtiva, se fez necessário o suporte dos recursos de materiais.
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mecânico explosão, rádio e TV. biotecnologia.
adubo
químico.
Fonte: Francischini, P. G. & Gurgel, F. A. Administração de materiais e do patrimônio. São Paulo: Pioneira,
2002. Página 4.
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3. RECURSOS MATERIAIS
Define-se como recursos materiais todos componentes que uma empresa necessita
em suas operações do dia-a-dia, na elaboração do seu produto final ou na consecução do
objeto social. Como tais são adquiridos regularmente, constituindo os estoques desta. Eles
podem ser classificados em materiais auxiliares, matéria-prima, produtos em processo e
produtos acabados.
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Manutenção de estoques
É a atividade para atingir-se um grau razoável de disponibilidade de produto em face
de sua demanda, e é necessário manter estoques, que agem como amortecedores entre a
oferta e a demanda. A grande preocupação da administração de estoques envolve manter
seus níveis os mais baixos possíveis, e ao mesmo tempo prover a disponibilidade desejada
pelos clientes.
Transporte
É uma das atividades logísticas mais importantes, simplesmente porque ela absorve,
em média, de um a dois terços dos custos logísticos. É essencial, porque nenhuma
organização na atualidade pode funcionar sem providenciar a movimentação de suas
matérias-primas ou de seus produtos acabados para serem levados, de alguma forma, até ao
consumidor final. Ele refere-se aos vários modelos disponíveis para se movimentar matéria-
prima, materiais produtos e serviços, e os modais utilizados são: rodoviário, ferroviário,
hidroviário, dutoviário e o aeroviário.
Processamento de pedidos
Sua importância deriva do fato de ser um elemento crítico em termos do tempo
necessário para levar bens e serviços aos clientes, em relação, principalmente, à perfeita
administração dos recursos logísticos disponíveis. Ela dá partida ao processo de
movimentação de materiais e produtos bem como a entrega desses serviços.
São adicionais, as quais dão suporte ao desempenho das atividades primárias, para
que possamos ter sucesso na administração organizacional, que é manter e criar clientes
com pleno atendimento do mercado e satisfação total do acionista em receber seu lucro.
São as seguintes:
Armazenagem
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É o processo que envolve a administração dos espaços necessários para manter os
materiais estocados, que podem ser internamente, na fábrica, como em locais externos,
mais próximos dos clientes. Essa ação envolve fatores como localização, dimensionamento
da área, arranjo físico, equipamentos de movimentação, recuperação do estoque, projeto de
docas (plataformas) ou baías de atracação, necessidades de recursos financeiros e humanos.
Manuseio de materiais
Está associado com a armazenagem e também à manutenção dos estoques. Essa
atividade envolve a movimentação de materiais no local de estocagem, que pode ser tanto
estoques de matéria-prima como de produtos acabados. Pode ser a transferência de
materiais do estoque para o processo produtivo ou deste para o estoque de produtos
acabados. Pode ser também a transferência de um depósito para outro.
Embalagem
Dentro da logística tem como objetivo movimentar produtos com toda a proteção sem
danificá-los além do economicamente razoável. Um bom projeto de embalagem do produto
auxilia a garantia perfeita e econômica movimentação sem desperdícios. Além disso,
dimensões adequadas de empacotamento encorajam manuseio e armazenagem eficientes.
Suprimentos
É a atividade que proporciona ao produto ficar disponível, no momento exato, para ser
utilizado pelo sistema logístico. É o procedimento de avaliação e da seleção das fontes de
fornecimento, da definição das quantidades a serem adquiridas, da programação das
compras e da forma pela qual o produto é comprado.
Planejamento
Refere-se primariamente às quantidades agregadas que devem ser produzidas bem
como quando, onde e por quem devem ser fabricadas. É a base que servirá de informação à
programação detalhada da produção dentro da fábrica. É o evento que permitirá o
cumprimento dos prazos exigidos pelo mercado.
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Sistema de informação
São as informações necessárias de custo, procedimentos e desempenho essenciais
para o correto planejamento e controle logístico. Por conseguinte, uma base de dados bem
estruturados, com informações relevantes sobre os clientes, sobre os volumes de vendas,
sobre os padrões de entregas e sobre os níveis dos estoques e das disponibilidades físicas e
financeiras que servirão com base de apoio a uma administração eficaz das atividades
primárias e de apoio ao sistema logístico.
Sistema Just-in-Time
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O sistema just-in-time é um método de produção com o objetivo de disponibilizar os
materiais requeridos pela manufatura apenas quando forem necessários para que o custo de
estoque seja menor.
O JIT, que é baseado na qualidade e flexibilidade do processo de compras, também
pode disparar o processo de compras.
Sistema de Reposição Periódica
Para determinarmos itens de estoque, recomenda-se a utilização do sistema
denominado reposição periódica ou intervalo padrão. No sistema de reposição periódica,
depois de decorrido um intervalo de tempo preestabelecido, um novo pedido de compra
para certo item de estoque é emitido. Para determinar o quanto deve ser comprado no dia
da emissão do pedido, verifica-se a quantidade ainda disponível em estoque, comprando-se
o que falta para atingir um estoque máximo, também determinado anteriormente.
Caixeiro-Viajante
O sistema de caixeiro-viajante consiste em um vendedor visitar os clientes e verificar in
loco se está faltando mercadoria no estoque para que ele, em comum acordo com o cliente,
tire o pedido. O sinal da demanda, no caso, a falta de mercadoria, é identificada pelo
caixeiro-viajante. Com a inovação dos sistemas de comunicações, a internet principalmente,
este sistema está desaparecendo.
Contratos de Fornecimento
Nos contratos de fornecimento o processo de compra é iniciado em função de uma
necessidade de produção. Assim, quando o material se faz necessário, o próprio sistema de
computador emite e envia uma ordem de compra.
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Softwares de Planejamento e Controle
Quase todas as empresas, a partir de certo porte, já dispõem de softwares para o
acompanhamento do processo de compras. Em muitos deles o pedido de compra é emitido
pelo próprio computador, que esteja usando, para um dado item em estoque, o método do
lote padrão ou do intervalo padrão.
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5. RECEBIMENTO
Ao receber o material, o recebedor confronta a nota fiscal com o pedido. Uma vez
conferido antes de dada quitação assinando a respectiva nota fiscal, deve-se proceder a uma
conferência rigorosa conforme as indicações abaixo:
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5.1. Devoluções de Materiais
É muito comum numa empresa a devolução de materiais. Com isso o recebedor tem
que estar bem preparado para providenciar uma devolução. Normalmente o material é
rejeitado pelo C.Q.R. ou pelo usuário, e é muito importante que o departamento de compras
fique informado sobre a rejeição do material, fazendo assim. O contato com o fornecedor e
acertando todos os detalhes da devolução. Uma vez autorizado pelo departamento de
compras, o Almoxarifado providenciará o formulário de devolução para a emissão da nota
fiscal e logo em seguida o despacho.
Caso o material tenha que ser devolvido no ato do recebimento, o recebedor
escreverá no verso da nota fiscal em todas as vias, o motivo da devolução, datar e assinar.
Procedendo assim não será necessária a emissão de uma nota fiscal.
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5.5.1. Sistemas de Localização de Estoques
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Política de reposição
Unidade de estocagem
Volume recebido/expedido por período de tempo
Tipo de área de estocagem (disponível ou sendo planejada)
Método de movimentação atuais ou planejados
Capacidade de equipamento - disponível ou proposto: tipo, tamanho, capacidade, raio
de giro, etc.
Layout
No projeto do "layout" há diversos itens que merecem considerações cuidadosas.
Entre eles estão os seguintes:
Tamanho do produto
Tamanho do palete
Equipamento mecânico a ser usado - empilhadeira para corredor estreito VS e
empilhadeira contrabalanceada
A razão entre a largura do corredor e o tamanho do palete
O espaçamento do palete nos porta-paletes
O espaçamento entre dois paletes
O espaçamento das colunas
A forma e tamanho do prédio
Localização desejada do recebimento e expedição
Localização dos corredores
Área de serviço requerida, sua localização e tamanhos desejados.
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Corredores
O arranjo e dimensionamento dos corredores é uma das chaves para se conseguir a
máxima eficiência do armazém. Eles são os caminhos de passagem dentro e entre as áreas
de estocagem, recebimento e expedição.
Alguns dos fatores que afetam a distribuição e a largura dos corredores são:
Corredores de Trabalho
São aqueles através dos quais o material é colocado ou retirado na estocagem:
a) Corredores de transporte principal - se estendem através de todo o prédio e permitem
tráfego nos dois sentidos;
b) Corredores de cruzamento - se estendem através de todo o prédio geralmente
conduzindo a portas opostas do armazém.
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Corredores de Pessoal
São aqueles usados somente por pessoas para acesso a áreas especiais ou interiores
do prédio. Devem, na medida do possível serem demarcados.
Corredores Auxiliares
Necessários para acesso a fontes de utilidades, equipamento anti-incêndio, etc.
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6. CUIDADOS AO COMPRAR
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7. CUIDADOS AO RECEBER
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8. CUSTOS
Custo Total
Multiplicando o custo unitário de pedido, ou seja, o custo de um único pedido, pelo
número de pedidos realizados em um período, em geral 1 ano, encontra-se o custo total.
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Custos de Falta
São os custos decorrentes da escassez do material. Valores que surgem em função de
um pedido não atendido, atrasos na produção por falta de matéria-prima, abalos à imagem
da organização no mercado. Incluirão levantamentos específicos de setores da produção
para a sua apuração, dificultando a determinação do valor exato. São ligados à possibilidade
de escassez do material, sendo, em função de trabalharmos para que essa escassez não
aconteça; de difícil apuração, pois inclui informações a respeito do levantamento de valores
de pedidos não aceitos, encomendas não enviadas, mão-de-obra parada, reprogramação de
máquinas da linha de produção, lucros não realizados. Outro fator que dificulta a
determinação do custo de falta é a questão do prejuízo à imagem da organização no
mercado que, apesar de ter consequências de curto e médio prazo, também possui
consequências de longo prazo, tornando a apuração demorada.
Em geral a consequência imediata da escassez acaba no registro das compras
emergenciais que a organização faz para suprir e dar continuidade ao processo principal.
Tais compras, em geral, acabam trazendo prejuízos por ocorrerem em época de dificuldades,
além de serem realizadas com condições desfavoráveis de preço.
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9. CONCLUSÃO
Em suas operações diárias, toda empresa faz uso de recursos materiais, sejam matéria-
prima, intermediários ou mesmo material para escritório. A escolha do material certo é
requisito para otimização de capital, não apenas pelo viés econômico, tendo em vista o
melhor aproveitamento de receitas, mas também pelo aspecto socioambiental.
O ciclo de obtenção e recebimento deve ser cuidadosamente observado pelos
funcionários envolvidos e coordenado de perto por um gestor apropriado. Resumidamente,
ele deve seguir as seguintes etapas: 1. Solicitação de Compras; 2. Realização de orçamentos
nos fornecedores selecionados; 3. Opção pela mercadoria com melhor custo-benefício; 4.
Ordem de compra; 5. Recebimento do material, com adequada conferência e 6. Pagamento
ao fornecedor. Obviamente, deve haver esforço conjunto da equipe a fim de evitar defeitos
nessa sequência, tais como falhas de comunicação, intempestividade na entrega (o que pode
ser amenizado com a existência de outros fornecedores), recebimento sem a devida
verificação, etc.
Embora contribua a observância cuidadosa de todas as etapas supracitadas não é
garantia de eficácia operacional. No cenário do mundo contemporâneo, as entidades
empresariais precisam, além de tudo, prezar pelo gerenciamento ecológico e dotado de bom
senso. A inovação, aliada ao questionamento de antigos paradigmas, pode trazer à tona
descobertas altamente vantajosas. Tal postura é imprescindível a qualquer organização que
deseje ser, além de ativa, lucrativa.
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10. BIBLIOGRAFIA
MOURA, Reinaldo A. Armazenagem e Distribuição Física. 2. ed. São Paulo: Iman, 1997.
Capítulos 5, 6, 7, 12 e 13. (série manual de logística; v. 2) Número de Chamada: 658.784
M929A.
VIANA, João José. Administração de materiais. 1. ed. São Paulo: Atlas, 2002. Capítulo 13.
Número de Chamada: 658.566. V614a
MESSIAS, Sérgio Bolsonaro. Manual de Administração de Materiais. São Paulo: Atlas, 1989.
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