DOCUMENTOS FUENTES

2.1. ÁREA DE PRESUPUESTO

Los documentos que sustenten las operaciones contables de bienes, servicios y

de fondos servirán para la afectación presupuestaria, en lo que corresponda.

INFORMES DE MOVIMIENTOS

Son los documentos o formatos que centralizan las operaciones o transacciones

de cada área de actividad, recogiendo la información contenida en los
documentos fuente y proporcionar los resultados que han de ser expresados en
asientos contables a través de notas de contabilidad. Los informes de
movimiento también pueden ser analíticos, si se trata de obtener por su
intermedio la disminución puntual de las cuentas de mayor que se presentan
globalmente en los EE.FF.

2.2. ÁREA DE OPERACIONES COMPLEMENTARIAS

Los documentos que se utilizan en las áreas antes referidas, también son
documentos fuente de esta área, además otros documentos tales como
Resoluciones, Declaraciones Juradas, Contratos, Cartas Fianza, etc.

Contabilidad Gubernamental
 LIBROS CONTABLES

3.1. INTRODUCCIÓN:

Libros contables principales y auxiliares que deben llevar las entidades del
Sector Público. Los Organismos del Sector Público Nacional, excepto Empresas
Públicas continuarán registrando sus operaciones en los libros contables que a
continuación se indican.

3.2. LIBROS PRINCIPALES

3.2.1. LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES

El libro Inventarios y Balances, se apertura con el inventario inicial, al

empezar sus operaciones el mismo que revelará: Dirección Nacional de
Contabilidad Pública - Instructivo Nº 0013:

• La relación exacta de dinero, valores, créditos, efectos por cobrar,

bienes muebles e inmuebles, mercaderías y otros, que constituyan el
activo de la Entidad.
• La relación exacta de las deudas y toda clase de obligaciones
pendientes, si las tuviere, y que formen el pasivo de la Entidad.
• Fijará en su caso, la diferencia exacta entre el activo y el pasivo, que
será el patrimonio con que inicia su gestión.
• La entidad además al finalizar el ejercicio reflejará en el mismo libro el
Inventario Final y Balance General de su Gestión.

Este libro será de foliación simple. Cuando se trata de la creación, fusión

o transferencia de Activos, Pasivos y Patrimonio a otra entidad, deberá
figurar en este libro y ser coincidente con la verificación física de los
mismos.

Por su aspecto legal y técnico este libro es obligatorio y principal de

foliación simple (enumeración de folios) en el que anotaran y registraran
todos los inventarios que la empresa realiza bajo su firma y
responsabilidad como reflejo de todo lo que posee la empresa o negocio
para su funcionamiento y desarrollo, especificando lo siguiente:

Contabilidad Gubernamental
 1° La relación exacta del dinero, valores, derechos (créditos por cobrar),
bienes muebles e inmuebles que son de su pertenencia y que los pone al
servicio del funcionamiento y desarrollo de su empresa o negocio, de esta
manera constituye su ACTIVO.
2° La relación exacta de las obligaciones (deudas) que contrae con
proveedores y terceros apreciados en su valor real los cuales constituyen
su pasivo.
3° Marcara la diferencia (resta) entre el activo y el pasivo cuyo resultado
reflejara el CAPITAL con el que inicia sus operaciones comerciales y
financieras.

3.2.2. LIBRO DIARIO

El libro Diario será de foliación simple y contendrá en cada folio el

movimiento diario del debe y del haber.

Es el libro en el cual se registran todos los ingresos y egresos efectuados,

en el orden que se vaya realizando durante el período (compra, ventas,
pagos, cobros, gastos, etc.). Éste libro consta de dos columnas: la del
Debe y la del Haber. Para que los registros sean válidos deben asentarse
en el libro debidamente autorizado.

A esta operación se le llama asentar en el diario. El diario es un libro de

registro original o de primera anotación.

El primer registro de una operación se hace en el diario.

3.2.3. LIBRO MAYOR

En este libro principal se registrarán todas las cuentas asentadas en el

libro Diario.

Libro Mayor es donde se registran las cuentas de activos, pasivos y

patrimonio de la cooperativa.

Es el libro de contabilidad en donde se organizan y clasifican las

diferentes cuentas que moviliza la cooperativa de sus activos, pasivos y
patrimonio. Para que los registros sean válidos deben asentarse en el
libro debidamente autorizado.

Contabilidad Gubernamental
 Es el registro o resumen de todas las transacciones que aparecen en el
libro diario, con el propósito de conocer su movimiento y saldo en forma
particular.

Los cargos y créditos a las distintas cuentas, según se muestra en los

asientos de diario, se registran en las cuentas mediante el proceso
llamado pasar al mayor.

Cuenta es una ficha individual que registra las cantidades de una cuenta
en el debe y en el haber, así como el saldo de la misma. El libro mayor
precisamente lo que hace es eso; anotar las cantidades que intervienen
en los asientos en su correspondiente cuenta del libro mayor,
representada por una T.

3.3. LIBROS AUXILIARES

3.3.1. CAJA

Utilizar el diseño que estime conveniente el usuario. Este es un libro

contable que se utiliza para diferentes fines. En finanzas, para saber
cuánto tenemos de disponible para realizar las transacciones. En
tributación para dar fe del pago de los tributos. En contabilidad para llevar
un registro ordenado de los cobros y pagos de efectivo y equivalentes de
efectivo. Es un libro de mucha importancia porque lleva el manejo del
dinero.

Es un libro auxiliar pero obligatorio en donde se registra todas las

operaciones al contado que realiza la empresa, entendiendo como tales,
aquellas donde interviene dinero en efectivo y/o cheques bancarios.

3.3.2. LIBRO BANCOS

Es un libro de rayado especial, en el cual se debe anotar todas las

operaciones que realiza la empresa, o la entidad bancaria en la cual se
mantiene la cuenta corriente. Desde el punto de vista legal es un libro
voluntario y desde el punto de vista técnico-contable se le considera
como un libro auxiliar.

Contabilidad Gubernamental
 Su importancia radica, en que mediante este libro, se ejerce un mejor
control de las operaciones bancarias en lo referente a entregas o
depósitos, retiros, emisión de notas de cargo, notas de abono o cualquier
otra operación que signifique aumentar o disminuir el saldo de la cuenta
corriente de la empresa.

El mejor control ejercido sobre las operaciones bancarias, es un elemento

que facilita la optimización de los recursos financieros de la empresa y
por ende facilitan el gerenciamiento eficaz que viene a ser el objetivo
final.

3.3.3. REGISTRO DE VENTAS

Es un auxiliar obligatorio de característica tributario de foliación doble en

el cual se registran en forma detallada, ordenada y cronológica, cada una
de las ventas de bienes o servicios que realiza la empresa en el
desarrollo habitual de sus operaciones. Los documentos que sustentan
las ventas realizadas son las facturas, boletas de venta, notas de crédito,
notas de débito, etc.
Al finalizar cada mes deberá sumarse cada una de las columnas que
registran importes debiendo cuadrarse cada una de las cifras
comprobándose la operación con el total registrado, el cierre significa
hacer una doble raya por debajo de las cifras registradas. La información
que presenta este cierre mensual es trasladada al asiento del libro diario
denominándose a esta operación centralización.

3.3.4. REGISTRO DE COMPRAS

El registro de Compras es un libro auxiliar obligatorio de característica

tributario de foliación doble. El registro se realiza en forma detallada,
ordenada y cronológica de cada uno de los documentos de compras de
bienes y servicios que registre diariamente.
Cada uno de los documentos recibidos por la empresa se irá registrando
día a día en orden correlativo y al final del mes debe ser traslado al libro
diario previa verificación de su consistencia.

Contabilidad Gubernamental
 3.3.5. REGISTRO DE FONDOS PARA PAGOS EN EFECTIVO

Se utilizará el documento denominado "Rendición del Fondo para Pagos

en Efectivo".

El Fondo para Pagos en Efectivo tiene por objetivo atender gastos de

menor cuantía de rápida cancelación que por sus características no
puede ser programado para efectos de su pago mediante cheque.

La finalidad de este registro es establecer los procedimientos para la

asignación, utilización, rendición, y liquidación del Fondo para Pagos en
Efectivo.

A. GENERALIDADES

 El Fondo para Pagos en Efectivo servirá sólo para pagos que por
fuerza mayor o dificultad no sea posible realizarlo mediante
cheques tales como:
a) Gastos menores y urgentes así como pagos de viáticos urgentes
no programables, debidamente autorizados.
b) Refrigerios, portes, movilidad y otros gastos menores
debidamente autorizados.
 Queda prohibido la aplicación del Fondo para cubrir gastos por los
siguientes conceptos, bajo responsabilidad del funcionario a cargo:
a) Adelanto de Haberes
b) Cambio de cheques a particulares o servidores de CONIDA
c) Adquisiciones de artículos de higiene y aseo personal.
d) Adquisición de material y útiles de oficina por montos superiores
al 3.0% de la UIT. Cualquier adquisición de útiles y material de
oficina deberá ser autorizado por el Director General de
Administración.
e) Igualmente está prohibido el uso del FPPE para gastos de taxi
cualquiera sea el destino, con excepción del Jefe Institucional y
Directores Generales. La Oficina General de Administración sólo
autorizará gastos en movilidad masiva y cuando la circunstancia lo
amerite autorizará el uso de taxi.
 La renovación del Fondo para Pagos en Efectivo se efectuará hasta
un máximo de tres veces durante el periodo mensual, de acuerdo a

Contabilidad Gubernamental
 la operatividad de la institución y previa rendición de cuentas
debidamente documentadas.
 Su monto será establecido mediante Resolución del Director
General de Administración, teniendo en cuenta el flujo operacional
de gastos menores.

B. DE LA ASIGNACIÓN DEL FONDO

 La Oficina General de Administración es el único órgano autorizado

a utilizar los recursos del Fondo para pagos en efectivo., pudiendo
distribuir recursos a las Actividades.
 El monto del Fondo requerido por las Actividades debe estar
condicionado al flujo de movimiento operacional y los resultados de
gastos menores a las unidades Operativas.
 El monto a girar para la constitución del Fondo será autorizado por
el Director General de Administración y estará en función a las
necesidades de cada Actividad y de la función que desarrolla.
 El Director General de Administración, autorizará la apertura del
Fondo para Pagos en Efectivo, mediante Resolución Directoral.
 El Director General de Administración designará al servidor que
será el responsable del Fondo Para Pagos en Efectivo, quien
tendrá el manejo centralizado y a nombre de quien con carácter de
exclusividad deberán ser girados los cheques para la constitución o
reposición del Fondo. Las Oficinas que requieren el uso de Fondos
en Efectivo solicitarán como parte del Fondo Para Pagos en
Efectivo, al Encargado único.
 El Titular del Fondo podrá distribuir el Fondo Para Pagos en
Efectivo, hasta el monto autorizado en cada caso, a los servidores
designados en la Resolución de Apertura del FPPE, debiendo éstos
efectuar la rendición al responsable del Fondo.
 Las Actividades, por la naturaleza de sus funciones, podrán
solicitar, a través de su Jefatura, recursos del Fondo hasta el monto
máximo autorizado
 Para renovar los Fondos en Efectivo, previamente se rendirá cuenta
documentada de la utilización de por lo menos el 50% de la
dotación autorizada, mediante el formato "Rendición del Fondo para
Pagos en Efectivo"; esta rendición se efectuará ante el responsable

Contabilidad Gubernamental
 del fondo, quien dará su conformidad y remitirá a la Oficina General
de Administración, que trasladará a la Oficina de Contabilidad y
Tesorería para su fiscalización y renovación del FPPE.
 Está prohibido que el personal contratado por servicios no
personales sea titular del fondo.
 La Resolución del Director General de Administración que aprueba
la apertura del Fondo Para Pagos en Efectivo, deberá contener:

 Nombre del funcionario encargado único de su manejo.

 El monto máximo del Fondo, según sea variable o fijo en cada
nivel de manejo de Fondos en efectivo.
 El monto máximo de cada pago en efectivo.
 La asignación presupuestal y programa al cual se afectará.
 El tipo de gasto a efectuar teniendo en cuenta las limitaciones
establecidas en la norma del procedimiento de pagos y en la
presente Directiva.
 La exigencia de rendir cuenta documentada por lo menos
teniendo en consideración el 50% de la dotación autorizada,
para recibir nuevos Fondos en efectivo.
 Se informará periódicamente al Tesoro Público del movimiento y
la reposición del fondo vía SIAF SP.

C. DE LA UTILIZACIÓN Y REGISTRO

El Fondo Para Pagos en Efectivo se utilizará para cubrir los gastos;

estos son: gastos menudos y urgentes tales como refrigerios, portes
movilidad y otros gastos menudos así como viáticos urgentes no
programables, debidamente autorizados.
Los responsables del manejo de fondo antes de atender cualquier
pago verificarán que la orden para el desembolso cuente con la
autorización del Director General de Administración.
Los Comprobantes de Egresos Provisionales (vales) deberán ser
regularizados por el usuario rindiendo cuenta documentada de los
gastos producidos, en el término de las 72 horas.
Todo egreso del Fondo estará respaldado por documentos
justificatorios y debidamente firmados por los Funcionarios y Jefaturas

Contabilidad Gubernamental
 responsables. A cada documento de egreso se le consignará el sello
fechado pagado cuyas características son:

 Encabezamiento: Nombre de la entidad

 Se resaltará la palabra PAGADO, y tendrá un espacio interno para
consignar la fecha.

El encargado del fondo para pagos en efectivo debe utilizar un auxiliar

para el registro cronológico del movimiento de gastos efectuados, con
los sustentos de los vaucher de registros de los formatos de rendición
del FPPE, por el monto asignado inicialmente así como por las
rendiciones presentadas abonando por cada uno de los pagos
efectuados. El registro, auxiliar estándar, será proporcionado por la
Oficina de Contabilidad y Tesorería.

 Las hojas de Auxiliar Standard a utilizarse deberán estar sellados y

visadas por el Director General de Administración y/o Contador a
manera de legalización.
 Mantendrán al día los análisis y la documentación sustentatoria
convenientemente archivadas a fin de facilitar la operación de
arqueo, que será efectuada mensualmente por la oficina de
Contabilidad.

D. DE LA RENDICIÓN

Los encargados del manejo del Fondo prepararán su rendición para

Pagos en Efectivo con la oportunidad debida; a fin de disponer en
forma permanente con efectivo para operar, recomendándose
presentar rendiciones documentadas cuando por lo menos se ha
utilizado el 50% de la dotación autorizada.
Al final de cada mes se preparará, sobre la base de los montos del
Registro Auxiliar Standard, una última Rendición de reembolso con los
últimos Comprobantes pagados de tal modo que se contabilicen todas
las operaciones dentro del mes al cual correspondan los pagos según
el cierre de operaciones mencionadas.

Contabilidad Gubernamental
 Las Rendiciones del Fondo para Pagos en Efectivo cuyo desembolso
se solicita, deberán contener documentos que cumplan los siguientes
requisitos:

 La factura o boleta de venta por compra de bienes y servicios,

deben contener la razón social, dirección, numeración, RUC,
artículos o servicios recibidos, nombre y razón social del comprador
lugar y fecha de emisión; vales de movilidad autorizadas.
 La factura y documentos aludidos deberán contar con la firma de la
persona que recepciona y visado por la Dirección y/o Jefatura que
requirió el bien o servicio debiendo también estar autorizada por el
Director General de Administración.

E. LIQUIDACIÓN

La liquidación del Fondo para pagos en Efectivo se efectuará en los

siguientes casos:
 A la liquidación del período presupuestal
 Por disposición, del Titular del Pliego
 Por disposición del Jefe Institucional.
Para proceder a la liquidación se preparará una Rendición del Fondo
con la Documentación pagada al momento de decisión de la
liquidación. La rendición en su documentación sustentatoria y el
original del registro de Ingresos deben ser remitidos mediante Informe
a la Oficina de Contabilidad y Tesorería solicitando se liquide el Fondo
asignado.

F. MECANISMO DE CONTROL Y CUSTODIA

El Fondo para Pagos en Efectivo será custodiado en caja de seguros,

cuya clave debe ser conocida únicamente por el empleado
responsable (Cajero - Pagador). El Director General de Administración
tendrá en su poder un sobre lacrado conteniendo la clave de dicha
caja. En casos de fallecimiento, incapacidad, física o abandono del
responsable del Fondo, el sobre será aperturado por una Comisión de
Funcionarios que nominará el Jefe Institucional.
Dicha comisión procederá a realizar un arqueo del fondo elevando un
acta de arqueo que, permitirá el cambio de clave y hacer entrega al

Contabilidad Gubernamental
 nuevo responsable del cargo, mediante Resolución del Jefe
Institucional.
Para casos de pérdida, robo, fraude o cualquier acto de infidelidad que
pudiera perjudicar al encargado del Fondo, se adquirirá una póliza de
Seguros de Infidelidad.
 Se efectuarán arqueos periódicos y sorpresivos
 Se mantendrán debidamente archivadas las Resoluciones de la
Presidencia y de la Jefatura Institucional de aprobación,
modificación o anulación del Fondo, según sea el caso.

El registro de las operaciones de los libros Auxiliares mencionados deberá

efectuarse en el formato Auxiliar Estándar del Sistema de Contabilidad
Gubernamental, excepto el Registro de Ventas y el de Compras.

En lo referente a los auxiliares Documentos por Cobrar, Documentos por Pagar,

Anticipos Concedidos, Encargos Otorgados, Encargos recibidos; éstos registros
deberán tener una información más detallada para facilitar su análisis.

En cuanto al auxiliar Inmuebles, Maquinaria y Equipo, se debe llevar en forma

individual por cada bien, indicando la fecha de adquisición, monto, fecha de
salida para su uso, adiciones y mejoras, ajuste, para facilitar el proceso de su
depreciación y/o revaluación.

3.4. LEGALIZACIÓN DE LOS LIBROS CONTABLES

La función de registro, foliación y rubricación de los libros principales y auxiliares,

corresponde a las Direcciones Generales de Administración u oficinas que hagan
sus veces en las entidades públicas, excepto empresas; para tal efecto se
aperturará un registro en el que se inscribirá antes de ser usados. La legalización
de los libros contables principales se efectuarán de acuerdo a los dispositivos
legales vigentes.

Comentario

Las entidades cuya contabilidad lo llevaren por programas computarizados,

siempre y cuando cumpla con las exigencias del Sistema de Contabilidad
Gubernamental, deberán compaginarse y empastarse los libros principales y
auxiliares, para proceder a su legalización respectiva.

Contabilidad Gubernamental